This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Transfer of Equality Obligations'.



 
23 May 2012 
Our Ref 
FOIA043/12 
Your Ref 
[Ref]  
 
Mr Nick Brown 
 
By e-mail to: 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx 
 
 
Dear Mr Brown,  
Internal review of Freedom of Information request - Transfer of Equality Obligations 
I am writing further to your request of 12th April for an internal review into British Waterways’ 
response to your request for information sent on 1st March 2012. I have reviewed all the 
correspondence relating to this request and considered the points which you raise in your 
review request, and subsequent e-mail of 14th April, and I am now in a position to respond to 
you.   
I believe that it would be helpful at this stage for me to revisit the correspondence between 
you and British Waterways.   
On 1st March you wrote to British Waterways, via the ‘Whatdotheyknow.com’ website to 
request the following information: 
 
“Al  correspondence between Sally Ash, Damian Kemp and Greta O'Shea regarding the 
question whether British Waterways' equality obligations as a public body will be transferred to the 
Canal and River Trust, between 8 December 2011 and now. 
      
All internal reports and briefing documents written by the BW Legal Department regarding the 
transfer of BW's equality obligations to the CRT.” 
Your request was acknowledged on 2nd March and on 29th March Miss Young sent our 
response to your request.   
 
 “I am writing further to your request received on 1st March 2012.  In your e-mail you 
requested the following information from British Waterways: 
 
1) All correspondence between Sally Ash, Damian Kemp and Greta O'Shea regarding the 
question whether British Waterways' equality obligations as a public body will be transferred to the 
Canal and River Trust, between 8 December 2011 and now. 
2) All internal reports and briefing documents written by the BW Legal Department regarding 
the transfer of BW's equality obligations to the CRT. 
British Waterways  64 Clarendon Road  Watford  Hertfordshire  WD17 1DA 
T  01923 201289   F  01923 201455   E  xxxxxxxxx.xx@xxxxxxxxxxxxxxxx.xx.xx 
www.britishwaterways.co.uk 
 
 
 

We have considered your request and understand that the information you have requested above is 
not held by British Waterways.” 

On 12th April you made a request for British Waterways to undertake an internal review of 
our response, your request included the following information: 
 
“I am writing to request an internal review of British Waterways Board's handling of my FOI 
request 'Transfer of Equality Obligations'. 
      
You have informed me that BW holds no information that fulfils this request. 
      
However I know that BW does hold this information as the existence of the information is 
identified in internal memos of which I have had sight. 
      
Therefore BW has not responded accurately to the requisition. 
      
In addition I note that the passage of BW to the Canals and Rivers Trust is being scrutinised 
by 5 Parliamentary Select Committees. I note that the issue of transfer of statutory obligations falls 
under this scrutiny. It is therefore inconceivable that BW has not conducted internal evaluation of this, 
including the information I seek. It follows that BW has not complied with my requisition.” 
Miss Young replied on 13th April to your request for an internal review by requesting further 
clarification of the memo of which you had sight.  Miss Young states in this e-mail:-  
 
“We maintain that British Waterways does not hold copies of the information you requested in 
your e-mail of 1st March, specifically: 
"Written correspondence between Sally Ash, Damian Kemp and Greta O'Shea regarding the 
question whether British Waterways' equality obligations as a public body will be transferred to the 
Canal and River Trust, between 8 December 2011 and now." 
You mention that you believe this information does exist because "the existence of the 
information is identified in internal memos".  We are not aware of any internal memos which mention 
correspondence between Sally Ash, Damian Kemp and Greta O'Shea regarding the question of 
whether British Waterways' equality obligations as a public body will be transferred to the Canal and 
River Trust, between 8 December 2011 and now. 
Please forward me a copy of this internal memo you refer to and we will look into the matter 
further.” 
On 14th April you, very helpfully, responded to this request and provided more specific 
details of the internal memo you referred to in your e-mail of 12th April.  This e-mail states:-  
 
“Please could I draw your attention to the web page: 
http://www.whatdotheyknow.com/request/ka_mooring_and_mooring_strategy  
      
This FoI requisition response contains a ZIP file URL 
http://www.whatdotheyknow.com/request/92175/response/258616/attach/2/FOIA024%20reports.zip       
      
The ZIP file contains a document named “BANES meeting notes 8 Dec 2011.pdf”. 
      
This is a copy of the notes taken by BW of a meeting held between BW and BANES Council 
on 8th December 2011. 
      
It is clear from these notes that: 
1.  BW attended a meeting with BANES to discuss mooring strategy on the Kennet and Avon 
Canal 
 

2.  the meeting discussed equality issues 
3.  Further correspondence had been entered into and was ongoing, between Sally Ash and 
Greta O'Shea, on the subject. 
      
Please could I draw your attention to the web page: 
http://www.whatdotheyknow.com/request/policy_on_boat_dwellers  
This FoI requisition response contains a ZIP file URL 
http://www.whatdotheyknow.com/request/107947/response/271891/attach/4/Requested%20Informati
on.zip       
     The ZIP file contains a document named “Meeting notes - BW and B&NES 8 December 
2011.pdf”.This is a copy of the notes taken by BANES of the same meeting. 

     It is clear that Sally Ash presented to BANES on the issues of equality. 
     In turn it follows that 
     (1) BW does indeed hold documents relating to the transfer of equality obligations 
     (2) that these documents are held by Sally Ash and Greta O'Shea 
     (3) that these documents have been withheld from me; and 
     (4) that it is likely that these documents have been concealed internally within BW. 
     I also note that I previously requested an internal review of the disclosure by BW. In your response 
you state that BW maintains its position, that it holds no documents meeting the description that I 
have laid out. 
     I also stated that it was incumbent on BW for another member of staff (other than yourself) to 
conduct the review. I note that you responded to and conducted the review. 
     Therefore I require the documents that I have requested to be made available to me within seven 
(7) days upon the expiry of which, if the documents have not been made available to me, I shall refer 
the matter to the ICO.” 

Firstly I would like to apologise for any confusion caused by Miss Young’s e-mail to you of 
13th April.  It is clear from your subsequent e-mail dated 14th April that you believe this to be 
British Waterways’ substantive response to your request for an internal review.  Clearly, as 
you have highlighted in your correspondence of 12th and 14th April, the Internal Review 
should be conducted by another individual within British Waterways.  Miss Young had written 
to you in order to seek some further clarification of the ‘internal memo’ you referred to in your 
request for a review.  As we maintained that none of the information you requested was held 
by British Waterways and it was your belief that it must, based on this memo, it was 
appropriate for British Waterways to have sight of this document in order to be in a position 
to properly respond to your concerns.   
I would also like to thank you for then supplying the links to the document you referred to in 
your e-mail of 12th April.  This has enabled us to undertake a more thorough investigation 
into these matters and to understand the basis for your concerns.   
The document in question is a note of the meeting held on 8th December between Sally Ash, 
Damian Kemp and representatives from Bath & North East Somerset Council.  I also 
enclosed a copy of this note.  Reading through this note I can see that the second bullet 
point refers to our equalities obligations, specifically: 
 


 
“We gave background detail on move to Third Sector. We were unsure whether our equalities 
obligations as a public body were also being transferred – Sally has subsequently contacted Greta for 
input.”      

In light of this document I can understand your concern when our response to your request 
for information informed you that no relevant information was held by British Waterways.  
Following my investigations and discussions with the staff involved I am now fully informed 
of the background and chronology of events.  
I can confirm that British Waterways’ original response to your request was incorrect as my 
investigations have located a single piece of correspondence which falls within the scope of 
your request for: 
 
“Al  correspondence between Sally Ash, Damian Kemp and Greta O'Shea regarding the 
question whether British Waterways' equality obligations as a public body will be transferred to the 
Canal and River Trust, between 8 December 2011 and now.”  

However, this correspondence is exempt from disclosure under section 42 (1) [Legal 
Professional Privilege] of the Freedom of Information Act 2000.  This is because the 
correspondence that you requested, which we have located, is confidential and was made 
between British Waterways and our lawyers, who were acting in their professional capacity.  
In addition to this the information you requested was made for the sole, or dominant, 
purpose of obtaining legal advice. 
Furthermore, we believe that the public interest in maintaining this exemption outweighs any 
public interest in disclosing it. We believe this to be the case because the advice sought by 
British Waterways from our Lawyers was recent and relates to live issues. 
I can also confirm that, following the meeting with BANES Council representatives, Sally Ash 
met with Greta O’Shea in person to discuss this matter.  I understand that there were no 
notes made at this meeting.  
It was for this reason that when your request for information was considered initially we were 
confident that no such information or correspondence was held.  I sincerely apologise for 
any inconvenience caused by our initial response to you and I trust that this review clarifies 
the situation for you now.  
However, should you remain dissatisfied by our response then you should contact the 
Information Commissioner’s Office, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire SK9 
5AF www.ico.gov.uk/Global/contact_us.aspx.  
 
Yours sincerely, 
 
 
 
SIMON SALEM 
Marketing & Fundraising Director 
 
Enc:  BANES meeting notes 8 Dec 2011