This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'UEA emails investigation - man hours'.


 
 
 
 
 
 
 
 
Mr Andrew Montford 
Norfolk Constabulary 
 
[FOI #107693 email]  
Freedom of Information Department 
Jubilee House 
 
Falconers Chase 
 
Wymondham 
Norfolk NR18 0WW 
 
 
 
Tel:   01953 425699 Ext: 2803 
Fax:  01953 42 3948 
24th April 2012 
Email: [Norfolk Constabulary request email] 
 
 
Dear Mr Montford 
 
Freedom of Information Request Reference No: FOI 677/11/12 
 
I write in connection with your request for information received by the Norfolk Constabulary on the 
26th March 2012 in which you sought access to the following information: 
 
Following our response to your request regarding hours spent on the investigation into the 
acquisition of emails from the University of East Anglia you have requested that we provide 
any details of man hours that we do have.  
 
Norfolk Constabulary holds information relevant to your request. 
 
Response to your Request 
 
Norfolk Constabulary has located the following information as relevant to your request. 
 
When responding to a request for information under the terms of the Freedom of Information Act, a 
public authority is not obliged to provide information if the authority estimates that the cost of the 
retrieval of the information requested would be in excess of £450 (equivalent to 18 hours work). 
 
The costs criteria relates to a request in its entirety, which means that if we cannot retrieve all of 
the  information  requested  within  the  costs  limit,  we  are  not  obliged  to  retrieve  any  of  the 
information requested.  
 
The Norfolk Constabulary estimates that to retrieve all the information you have requested would 
exceed cost in excess of £450.   
 
In  our  response  to  your  previous  request  for  information  (FOI  ref  629/11/12),  officers  and  staff 
involved in this investigation will also be involved in a number of other enquiries at the same time.  
It  would  not  be  necessary  for  them  to  record  their  time  spent  on  the  individual  enquiries.    Some 
information regarding hours spent on specific activities may exist but this will depend on whether 
the  individual  officers  have  noted  these  in  either  their  own  pocket  note  books  or  rough  books.  
Therefore any information provided  would not answer  your request in full as it would not capture 
the total number of hours worked on this enquiry.   
 
The  only  way  to  locate  any  information  relevant  to  your  request  would  be  to  ask  all  officers  who 
have  been  involved  in  the  investigation  since  it’s  commencement  to  review  their  PNBs  or  rough 
books,  for  the  relevant  time  period,  to  see  if  any  hours  have  been  recorded.    To  date  a  large 
number  of  officers  have  been  involved  in  this  enquiry,  in  a  variety  of  roles  and  for  differing  time 
periods,  since  the  start  of  the  enquiry  therefore  to  undertake  this  task  would  clearly  exceed  the 
 

 
appropriate limit for dealing with Freedom of Information requests, in terms of costs, and therefore 
Section 12(1) of the Freedom of Information Act applies.   
 
Section 12(1) of the Freedom of Information Act states that a public authority is not obliged to: 
 
“…comply with a request for information if the authority estimates that the cost of complying with 
the request would exceed the appropriate limit”. 
 
The  Freedom  of  Information  (Appropriate  Limit  and  Fees)  Regulations  2004,  defines  the 
‘appropriate limit’ for the Norfolk Constabulary as £450, and specifies that this sum equates to 18 
hours work at a standard rate of £25 per hour.   
 
In accordance with Section 17 of the Freedom of Information Act (2000), this serves as a  Refusal 
Notice for your request.   
 
 
Although  we  have  detailed  above  that  to  locate  any  information  relevant  to  your  request  would 
exceed the appropriate limit when dealing  with a Freedom  of Information request, we have been 
able to extract details of overtime hours that have been claimed since the start of the investigation. 
These  are  overtime  hours  that  have  been  submitted  for  payment  by  officers  of  the  rank  of 
constable or sergeant.  Ranks above sergeant do not claim overtime for payment.    
 
Month 
Hours 
November 2009 
123 ½  
December 2009 
140 ¾  
January 2010 
65 ¾  
February 2010 
38 ¼  
March 2010 

April 2010 

May 2010 
24 ½  
June 2010 
19 
July 2010 
4  
November 2011 

December 2011 

January 2012 
4  
Total 
430 ¾  
 
 
This  response  will  be  published  on  the  Norfolk  Constabulary’s  web-site  www.norfolk.police.uk  
under the Freedom of Information pages at Publication Scheme - Disclosure Logs. 
 
Should  you  have  any  further  queries  concerning  this  request,  please  contact  me  quoting  the 
reference number shown above. 
 
Yours sincerely, 
 
 
Amanda Gibson 
Freedom of Information Department 
 
A full copy of the Freedom of Information Act (2000) can be viewed on the ‘Office of Public Sector 
Information’ web-site; 
http://www.opsi.gov.uk/ 
 
The Norfolk Constabulary is not responsible for the content, or the reliability, of the website referenced. The 
Constabulary cannot guarantee that this link will work all of the time, and we have no control over the 
availability of the linked pages. 
 

 
Your Right to Request a Review of Decisions Made Under the Terms of the  
Freedom of Information Act (2000). 
 
If  you  are  unhappy  with  how  your  request  has  been  handled,  or  if  you  think  the  decision  is 
incorrect, you have the right to ask the Norfolk Constabulary to review their decision. 
 
Ask the Norfolk Constabulary to look at the decision again. 
 
If you are dissatisfied with the decision made by the Norfolk Constabulary under the Freedom of 
Information Act (2000), regarding access to information, you must notify the Norfolk Constabulary 
that  you  are  requesting a  review  within  2  months  of the  date  of  its response  to  your  Freedom of 
Information request.  Requests for a review should be made in writing and addressed to: 
Freedom of Information Decision Maker 
Professional Standards Department 
Norfolk Constabulary 
Operations and Communications Centre 
Jubilee House 
Falconers Chase 
Wymondham 
Norfolk NR18 0WW 
OR 

 
 
 
 
Email: [Norfolk Constabulary request email] 
 
In all possible circumstances the Norfolk Constabulary will aim to respond to your request for us to 
look at our decision again within 20 working days of receipt of your request for an internal review. 
 
The Information Commissioner. 
 
After lodging a request for a review with the Norfolk Constabulary, if you are still dissatisfied with 
the decision, you can apply to the Information Commissioner for a decision on whether the request 
for information has been dealt with in accordance with the requirements of the Act. 
 
For  information  on  how  to  make  application  to  the  Information  Commissioner  please  visit  their 
website at www.informationcommissioner.gov.uk or contact them at the address shown below: 
The Information Commissioner’s Office 
Wycliffe House 
Water Lane 
Wilmslow 
Cheshire 
SK9 5AF 
Telephone: 01625 545 700