This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Board Meeting - January 2012'.


CONFIDENTIAL 
 
 
AUDIT COMMITTEE 
 
Minutes of the Meeting of the Audit Committee (the Committee) held at British Waterways’ London 
Office, 1 Sheldon Square, Paddington W2 6TT on Wednesday 11 January 2012 at 10.30 a.m. 
 
 
 
PRESENT: 
 
 
 
 
 
Mr N Hugill (Chairman), Mr T Hales, Mr J Bridgeman and Mr R Green 
 
 
 
 
 
APOLOGIES: 
 
 
 
 
 
Mr P Sarwal, Dr J Hargreaves 
 
 
 
 
 
IN ATTENDANCE: 
 
 
 
 
 
M  R  Evans,  Mr  N  Johnson,  Mr  P  Ridal,  Mr  K  Labbett,  Mr  A  Glyde  (all  from 
 
BW), Mr J Dodwell (Trustee Designate, CRT), Mr S Maslin, Mr T Lincoln, Ms C 
Reid (all from Grant Thornton) and Mr M Devin (Prism Cosec, minutes) 
 
 
 
12/A01  MINUTES OF THE PREVIOUS MEETING 
 
 
 
 
 
The  minutes  of  the  meeting  of  the  Committee  held  on  Wednesday  14 
 
September 2011 were amended and approved. 
 
 
 
12/A02  ACCOUNTING POLICIES (BW/A337) 
 
 
 
 
 
Mr  Ridal  introduced  a  report  on  (i)  the  process  agreed  with  the  UK  and   
Scottish  Governments  for  the  preparation  and  signing  of  the  statutory 
accounts  following  the  transfer  to  the  Canal  and  River  Trust;  and  (ii)  the 
accounting  policies  to  be  used  in  the  preparation  of  the  annual  report  and 
accounts for the year ended 31 March 2012 or longer period if extended. 
 
The  Committee  (i)  noted  the  process;  and  (ii)  endorsed  the  proposed 
accounting policies appended to the report. 
 
 
 
12/A03  EXTERNAL AUDIT APPROACH (BW/A338) 
 
 
 
 
 
Mr Lincoln presented Grant Thornton’s audit approach memorandum, drawing 
 
to  the  attention  of  Committee  members  the  key  points.    The  date  of  the 
 
transition  remained  the  key  determinant  driving  the  audit  timetable,  to  which 
 
end  Grant  Thornton  had  held  meetings  with  both  Defra  and  the  Scottish 
 
Government  since  the  last  Audit  Committee  meeting  in  September  and  in 
 
December  had  conducted  a  series  of  briefings  for  financial  controllers  on 
 
charity accounting.    
 
 
 
Turning to the key audit issues, Mr Lincoln explained that the preparation and 
 
signing of the accounts, disclosure of the proposed statutory transfer of assets 
 
to  the  CRT  and  going  concern  statement  were  dependent  upon  the  transfer 
 
date.    Assuming  disclosure  of  the  transfer  in  the  March  2012  year-end 
 
accounts,  an  extensive  post-balance  sheet  event  note  would  be  required 
 
setting  out  the  basis  of  the  transaction  and  the  proposed  business  model 
 
going forward in terms of funding.   
 

British Waterways Audit Committee – 11 January  2012 
Confidential 
The  Committee  agreed  that  a  nuanced  approach  to  the  writing  of  the  Group 
 
overview  section  would  be  required,  including  a  full  narrative  report 
 
documenting the achievements of the past 50 years up to the transition to the 
 
CRT  and  sensitive  to the  concerns  of  a  cross  section  of  interest groups.   To 
 
this  end,  it  was  agreed  that  a  short  form  annual  report  should  also  be 
PR 
produced. 
 
 
 
It was noted that the going concern statement would apply to the 12 months 
 
from the date of the signing of the financial statements in relation to the trade 
 
and assets relating to BW Scotland post-transfer of the BW England & Wales 
 
assets to the CRT. 
 
 
 
Mr Lincoln drew the Committee’s attention the increase in the pension deficit 
 
to  approximately  £125m  as  at  the  date  of  the  last  valuation  (30th  November 
 
2011),  which  was  due  to  falls  in  gilt  yields.    Grant  Thornton’s  actuarial 
 
specialists  would  be  reviewing  the  valuation  and  actuarial  disclosures  to 
 
ensure  appropriateness.  Mr  Bridgeman  cautioned  that  several  of  the 
 
assumptions  might  be  liable  to  significant  change,  prefacing  his  remark  by 
 
declaring his interest as a pension fund trustee. 
 
 
 
Mr  Lincoln  next  considered  the  post-transaction  accounting  implications.  
 
Acquisition  fair  value  accounting  principles  would  be  applied  to  assets 
 
transferred to the CRT and, in general, the accounts of the CRT would need to 
 
be  prepared  in  accordance  with  UK  GAAP  and  the  Charity  SORP  and  Mr 
 
Lincoln  advised  the  Committee  to  seek the  views  of  the  Charity  Commission 
 
with  regard  to  the  issue  of  accounting  format.    Mr  Johnson,  commenting  on 
 
State aid, emphasised the importance of representing this as a continuation of 
 
ongoing Government support. 
 
 
 
The Committee noted and approved Grant Thornton’s fee proposal.  Mr Ridal 
 
anticipated some revision to the figures set out in GT’s report, specifically with 
 
reference  to  the  transfer  audit,  and  so  with  no  further  meetings  of  the  Audit  NH/PR 
Committee  scheduled  until  after  completion  of  the  statutory  audit,  it  was 
agreed  
to  delegate  authority  to  Messrs  Hugill  and  Ridal  to  consider  and,  if 
appropriate, approve modest incremental fees for advisory work in relation to 
this  work.    In  addition,  the  Committee  approved  audit  advisory  work  above 
£12,500. 
 
Mr  Evans  queried  Grant  Thornton’s  position  in  relation  to  the  procurement 
rules  in  the  event  that  vesting  was  delayed  beyond  31st  March  2012.    Mr 
Maslin  explained  that,  in  the  event  of  a  delay,  Grant  Thornton’s  current 
appointment  covering  the  2011-12  financial  year  would  be  extended 
automatically and that an issue would arise only if GT were commissioned to 
undertake work relating to the 2012-13 financial year. 
 
 
 
12/A04  AUDIT COMMITTEE ARRANGEMENTS (BW/A339) 
 
 
 
 
 
Mr  Johnson  tabled  an  appendix  dated  10th  January  to  his  paper  dated  21st 
 
December  2011,  which  set  out  the  process,  responsibilities  and  proposed 
 
timetable for the preparation of the annual report and accounts and Scotland 
 
separation assuming a vesting date of 31st March 2012.  The appendix set out 
 
a  suggested  arrangement  in  the  event  of  a  delay  in  vesting  as  now  seemed 
 
likely. 
 
 
 
 
 
 
 
- 2 - 

British Waterways Audit Committee – 11 January  2012 
Confidential 
If the transfer were to be delayed beyond 1st April 2012, it was proposed that 
 
the annual report and accounts should be prepared as normal and laid before 
 
both the UK and Scottish governments as in previous years. 
 
 
 
Any transfer to the CRT after 1st April would be accounted for as a disposal of 
 
assets from BW to the CRT as a significant transaction during the year ended 
 
31st March 2013.  BWS would then report on the period from 1st April 2012 to 
 
the transfer date (BW trading as a GB entity) and from the date of transfer to 
 
31st  March  2013  (Scotland  only  entity).    Mr  Johnson  confirmed  that  the 
 
executive  had  endorsed  this  approach  and  further  stated  that  the  draft 
NJ 
Transfer  Order  could  be  changed  to  accommodate  this  proposal.    It  was 
agreed
 to approve the approach outline above. 
 
Mr Hugill enquired at what point it would be appropriate for BWS to  select an 
auditor.    Mr  Johnson  explained  that  the  BW  Board  was  able  to  make  this 
selection  subject  to  the  approval  of  the  Scottish  government  and  that  BWS 
could then either retain the appointed auditor or select an alternative auditor at 
some future point.  Mr Maslin said that Grant Thornton would be happy to be 
appointed  as  auditor  if  invited  to  do  so  by  the  Scottish  government.    Mr 
Bridgeman  emphasised  the  importance  of  carrying  out  the  post-transaction 
audit in accordance with a timetable of the trustees’ choosing rather than by a 
deadline imposed by government. 
 
 
 
12/A05  RISK 
UPDATE 
(BW/A340); 
CRT 
RISKS 
(BW/A341); 
SCOTTISH 
 
SEPARATION RISKS (BW/A342) 
 
 
 
 
Mr  Evans  presented  an  update  on  the  corporate  risk  dartboard,  highlighting   
the  principal  changes  to  the  previous  version,  and  asked  the  Committee  to 
consider  the  current  risks  and  adequacy  of  the  management  actions  being 
taken. 
 
Risk update  
 
Environmental  regulation  remained  a  red  risk  because  costs  and  obligations 
remained undefined.  Similarly, the continued water shortage had resulted in a 
planned  £700k  spend  on  measures  to  improve  flows  into  the  waterways 
network  to  mitigate  the  impact  of  a  potentially  dry  summer.    On  a  more 
positive  note,  joint  venture  performance/banking  covenants  had  moved  from 
yellow to green following the exit from Gloucester Quays and reduction in Isis 
debt.  It was also anticipated that the gap in steady state funding would narrow 
following the completion of the funding agreement. 
 
The Committee discussed at length the issue of staff morale, which remained 
a  red  risk.    This  was  being  impacted  not  only  by  the  transition  to  the  third 
sector  but  also  the  planned  re-location  from  Paddington  to  Milton  Keynes.  
Strenuous  efforts  continued  to  be  made  using  a  variety  of  means,  including 
focus groups and ‘mending the line’ initiatives to encourage line managers to 
manage  staff  expectations  more  appropriately  although,  as  Mr  Green  noted, 
staff anxiety was quite normal given the extent of the changes now underway.  
Mr  Green  added  that  the  executive  team  should  focus  also  on  the  impact  of 
the  changes,  especially  Scottish  separation,  on  IT  systems.    Mr  Evans 
acknowledged  that  this  was  an  area  of  weakness  for  many  organisations 
undergoing  change  but  said  that  this  had  received  close  attention  and  that 
85% of systems remained unaffected by the planned changes. 
 
 
- 3 - 

British Waterways Audit Committee – 11 January  2012 
Confidential 
CRT project risks 
 
Mr  Evans  presented Mr  Stirling’s  report  dated  23rd  December.   The  principal 
movement  in  risk  related  to  the  parliamentary  process,  in  particular,  the  60-
day  consultation  process  to  be  conducted  by  the  Efra  Committee.    Mr 
Bridgeman  said  that  there  should  be  no  moratorium  on  good  news  stories 
during  this  period  relating  to  the  work  being  done  by  BW/CRT.    The  vesting 
date was likely to be delayed until June on account of the scrutiny process for 
the Transfer Order although this was outside the control of BW/CRT. 
 
Scotland risks 
 
Mr Evans presented Mr Dunlop’s report dated 4th January.  It was noted that 
proposals  were  being  developed  to  grant  delegated  authority  to  BWS  and 
these would be considered by the BW Board in either March or April.   
 
It  was  noted  that  Scottish  Government  would  be  unable  to  appoint  Grant 
Thornton as auditor until after the Transfer Order had completed its passage 
through  parliament.    Mr  Hugill  requested  that  this  be  communicated  to  Dr 
Hargreaves. 
 
 
 
12/A06  INTERNAL AUDIT PLAN 2012-13 (A/343) 
 
 
 
 
 
Mr Labbett presented the Internal Audit plan and asked the Audit Committee 
 
to comment on and approve the general direction of travel and coverage of the 
plan.   
 
Mr  Labbett  explained  that  the  plan  had  been  developed  to  cover  the  period 
2012-13,  the  first  period  of  the  CRT,  allocating  resource  over  a  range  of 
carefully identified strategic objectives.  Whilst most of the key processes and 
standards  remained  unchanged,  a  new  workstream  relating  to  compliance 
with the regulatory regime for charities had been factored into the plan.  It was 
acknowledged  that,  as  the  trustees  considered  the  developing  risk  profile  of 
the  CRT,  they  may  wish  to  re-prioritise  tasks  and  include  new  ones  into  the 
internal audit plan. 
 
The  Committee  considered  the  role  of  the  corporate  website  in  attracting 
donors and volunteers for the CRT.  Mr Evans said that the website would be 
a  critical  gateway  for  potential  supporters  and  Mr  Hugill  enquired  how  the 
Internal  Audit  team  might  assist  in  the  management  of  the  risks  associated 
with the website.  Mr Labbett replied that this area was receiving attention and 
that  more  work  would  be  done  in  the  forthcoming  financial  year  to  provide 
assurance as to the resilience of the new website.   
 
The  Audit  Committee  approved  the  internal  audit  plan  and  commended  it  to 
the Audit Committee of the CRT. 
 
 
 
12/A07  INTERNAL AUDIT PROGRESS REPORT (BW/A344) 
 
 
 
 
 
Mr  Labbett  introduced  his  report,  stating  that  the  work  of  the  Internal  Audit 
 
Team  during  the  period  had  included  efficiency,  safety  and  performance 
measurement reviews.  As a result of this work, an issue had been identified 
relating  to  contract  management  and  the  need  for  improved  tendering 
processes and a methodology for investigating potential irregularities. 
 
 
- 4 - 

British Waterways Audit Committee – 11 January  2012 
Confidential 
Mr Glyde summarised the precise nature of the irregularities and steps being 
taken  to  address  these.    A  supervisor  had  on  five  occasions  shared  tenders 
from  one  company  with  another  whilst  both  were  competing  for  the  same 
tender.  Consequently, one company had an unfair advantage over the other 
and BW had awarded contracts unfairly.  It had transpired that the supervisor 
had  in  June  2011  declared  a  relationship  with  the  relevant  company  but  had 
not done so on his previous returns.   
 
This  extent  of  this  risk was  considered  to  be  more  likely  in  the  case  of small 
contracts,  ie  those  below  £20k,  at  which  point  more  formal  tendering 
processes  are  applied.    In  the  instance  cited,  the  same  individual  had  both 
commissioned and certified the work.   
 
Appropriate  management  action  was  in  progress  to  address  this  problem.  
Specifically,  the  Internal  Audit  and  Legal  Departments  had  worked  closely 
together  to  establish  a  framework  to  underpin  a  more  robust  contract 
management  system  and  Vince  Moran  was  implementing  the  agreed 
procedure.   
 
Mr Hugill enquired how this issue might have been identified had the incident 
cited  above  not  occurred.    Mr  Labbett  replied  that  his  team  carried  out 
healthchecks  to  identify  trends,  for  example,  an  increase  in  the  number  of 
contracts  awarded  to  a  specific  contractor.    In  the  case  cited,  Internal  Audit 
had  identified  similar  trends  in  the  same  location  and  was  working  with  the 
Legal and HR Departments to address the issue.  A further update would be 
provided in a subsequent report to the Audit Committee. 
 
Summarising, Mr Green, whilst noting the actions outlined above, stressed the 
importance  of  ensuring  that  the  Audit  Committee  concentrated  on  managing 
principles and policies and not on managing outcomes. 
 
The Audit Committee noted that the Property Committee would be considering 
a report at its meeting on 1st February on the risk management process for the 
acquisition  and  ongoing  management  of  Daisyfield,  an  investment  property 
believed to have been underperforming since its acquisition in July 2007.  The 
key  point  for  the  Audi  Committee  was  that  a  more  robust  process  had 
superseded the investment policy in place at the time. 
 
 
 
12/A08  DATE OF NEXT MEETING 
 
 
 
 
 
Mr Johnson hoped to be able to provide greater clarity by the end of February 
 
as to whether the next scheduled meeting on Wednesday 13 June would be a 
meeting of the BW or BWS Audit Committee. 
 
There being no further business, the Chairman closed the proceedings at 1:00pm. 
 
 
 
 
 
______________________________ 
Chairman 
 
- 5 -