This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'IT Support Services'.






Department for Environment, Food and Rural Affairs 
 
Area 1D, Ergon House 
Horseferry Road 
London  SW1P 2AL 
 
Telephone 08459 33 55 77 
Website www.defra.gov.uk 
 
John Wicker 
 
E-mail: request-101757-
 
xxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx 
 
 
Our ref RFI 4527 
 
Date: 22 February 2012 
 
Dear John 
 
REQUEST FOR INFORMATION: IT SUPPORT SERVICES 
 
Thank you for your request for information on Defra’s hardware and maintenance costs,  
which we received on 25 January 2012. As you know we have handled your request under 
the Freedom of Information Act 2000 We are also responding on behalf of a number of 
Defra network organisations who have also received your request, these include core 
Defra, Natual England (NE), Veterinary Medicines Directorate (VMD), Inland Waterways 
Advisory Council (IWAC), Science Advisory Council (SAC), Advisory Committee on 
Packaging (ACP) and Farm Animal Genetic Resources Committee (FAnGR).  
 
Following careful consideration, we have decided not to disclose some of this information.  
 
I enclose a copy of the information which can be disclosed.  
 
The cost and duration of said contracts, with start and end dates and the names of 
the suppliers of aforementioned support services. 
 
The majority of Defra’s IT needs, including hardware and maintenance services, are 
provided by IBM United Kingdom Ltd under an outsource contract, which started on 19th 
July 2004 and ends on 31st January 2018.   Expenditure under this contract in 2010/11 
was £99.1m.  Additional information on actual expenditure is available on No. 10 Downing 
Street website (http://data.gov.uk/dataset/financial-transactions-data-defra).  
 
As well as the main IBM contract there are a number of other IT contracts (and inhouse 
hardware and maintenance support), throughout the Defra network. Although, not a 
definitive list some of these are detailed below: 
 
  Atos IT Services UK Limited;  
  Accenture; and  
  Cap Gemini. 
 
The name of the person responsible for the Defra network maintenance support contracts 
is available the Defra website (http://reference.data.gov.uk/gov-
structure/organogram/?dept=defra&post=1). 
As the information is publicly available from 
the above source, we are exempt from providing the information under section 21 of the 
Freedom of Information Act.  
 
 
 

 
 
 
 
 
The remainder of the information requested – a list of the models of the physical 
servers, storage devices, tape libraries, network switches and routers under 
support contracts; and service level associated with the equipment; 
 - is being 
withheld as it falls under section 43 of the Freedom of Information Act 2000, which 
relate(s) to information that is likely to prejudice the commercial interests of any person. (A 
person may be an individual, a company, the public authority itself or any other legal 
entity).  
 
Although, I can confirm we hold the information you have requested (a list of the models of 
the physical servers, storage devices, tape libraries, network switches and routers under 
support contracts), providing the information may prejudice the commercial interests of the 
company involved.  
 
In applying this exemption we have had to balance the public interest in withholding the 
information against the public interest in disclosure. We recognise that there is a public 
interest in disclosure of information concerning IT hardware (models of the physical 
servers, storage devices, tape libraries, network switches and routers) and other 
information related to the contract especially in view of the current Governments 
transparency agenda.  
 
On the other hand, there is a strong public interest in withholding the information because 
disclosure of such information would undermine the existing contract by creating an 
environment where third parties may offer to under cut the contract unaware of the full 
services being offered as part of the existing contract. This would also threaten any future 
contract negotiations with the existing suppliers or any new suppliers.   
 
Therefore, we have concluded that in all the circumstances of the case, the information 
should be withheld. 
 
In keeping with the spirit and effect of the FOIA, all information is assumed to be 
releasable to the public unless exempt.  The information released to you may now be 
published on our website together with any related information that will provide a key to its 
wider context. 
 
I attach Annex A, which explains the copyright that applies to the information being 
released to you. 
 
I also attach Annex B giving contact details should you be unhappy with the service you 
have received. 
 
If you have any queries about this letter, please contact me.   
 
 
Yours sincerely 
 
Luyi Brown 
 
 
Email  
xx.xxxxxxxxxxxxxx@xxxxx.xxx.xxx.xx  

 
 
 
 
 
Annex A 
 
Copyright 
 
The information supplied to you continues to be protected by copyright. You are free to 
use it for your own purposes, including for private study and non-commercial research, 
and for any other purpose authorised by an exception in current copyright law. Documents 
(except photographs) can be also used in the UK without requiring permission for the 
purposes of news reporting. Any other re-use, for example commercial publication, would 
require the permission of the copyright holder.  
 
Most documents produced by Defra will be protected by Crown Copyright. Most Crown 
copyright information can be re-used under the Open Government Licence. For 
information about the OGL and about re-using Crown Copyright information please see 
The National Archives website.  
 
Copyright in other documents may rest with a third party. For information about obtaining 
permission from a third party see the Intellectual Property Office’s website. 
 
 

_________________________________________ 
Annex B 
 
Complaints 
 
If you are unhappy with the service you have received in relation to your request you may 
make a complaint or appeal against our decision within 40 working days of the date of this 
letter. Please write to Brendan Walsh, Head of Defra’s Information Rights Team at 
Area1B, Ergon House, Horseferry Road, London, SW1P 2AL, (email: 
xxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxx.xxx.xxx.xx) and he will arrange for an internal review of your case.  
Details of Defra’s complaints procedure are on our website.  
 
If you are not content with the outcome of the internal review, you have the right to apply 
directly to the Information Commissioner for a decision. Please note that generally the 
Information Commissioner cannot make a decision unless you have first exhausted 
Defra’s own complaints procedure. The Information Commissioner can be contacted at: 
 
Information Commissioner’s Office 
Wycliffe House 
Water Lane 
Wilmslow 
Cheshire 
SK9 5AF