Mae hwn yn fersiwn HTML o atodiad i'r cais Rhyddid Gwybodaeth 'School Transport ASN'.


 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
NORTH LANARKSHIRE COUNCIL 
 
EDUCATION & FAMILIES 
 
 
 
SPECIAL CONDITIONS 
 OF CONTRACT  
 
 
 
2021/2022 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 


 
 
 
 
Updated March 2019 
 
 
 
GLOSSARY  
 
 

“Contractor” 
means the tenderer that has been awarded 
the contract at the conclusion of the 
Procurement and, where the context so 
requires includes any subcontractor 
“Council” 
means North Lanarkshire Council, a local 
authority established by the Local 
Government etc. (Scotland) Act 1994 
having its principal office at Civic Centre, 
Windmillhill Street, Motherwell, ML1 1AB 
“ITT” 
means the invitation to tender document 
and related documentation issued to 
organisations that expressed an interest in 
the Procurement 
“Vehicle” 
means a vehicle for use in servicing the 
contract whilst meeting all legislative 
requirements contained within the ITT, 
Terms and Conditions and Special Terms 
and Conditions of Contract. 
“Driver” 
means the Contractor who uplifts the pupil 
at the home address and transports them to 
and from the educational establishment, as 
stated on the contract schedule 
“Escort” 
means the person who accompanies the 
pupil whilst being transported 
“Parent/Carer” 
means any person who has parental 
responsibility for the pupil 
“Head of Establishment” 
means head teacher of the educational 
establishment attended by the pupil 
 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 


 
 
 
 
Safety and Security 

 
 
  1 
In  the  event  of  a  Parent/Carer  not  being  at  home  to  take  charge  of  the  pupil,  the 
Contractor should contact the educational establishment attended by the pupil in the 
first instance and thereafter the Council, Tel No. 01236 812423 or 01236 812249. 
 
  2  
The Contractor shall be responsible for the safety of the pupils while they are being 
transported.  This includes the safe securing of wheelchairs where the wheelchair user 
is travelling whilst seated in the wheelchair. Makes/models of wheelchair differ from 
person  to  person,  therefore  advice  should  be  sought  from  the  Parent/Carer  on  the 
correct procedure for their child’s particular wheelchair. If you are in doubt of the most 
appropriate  method  of  securing  a  particular  wheelchair,  please  contact  the  Council 
who will seek appropriate advice.    
 
  3 
Where childproof locks are fitted to any vehicle used under this contract, such locks 
 
must be in operation at all times. 
 
  4 
The Contractor shall ensure that the seats on all minibus vehicles used on this contract 
with a passenger carrying capacity of 16 seats or less, excluding the driver’s seat, shal  
be fitted with fully functional lap and diagonal seatbelts, securely fitted in accordance 
with the vehicle manufacturer’s specifications and to any relevant European or British 
Standards regarding materials and taking the appropriate account of the condition of 
the individual vehicle. All motor cars/taxis used on this contract shall be fitted with lap 
and diagonal seat belts for use by each pupil carried, where special restraints have not 
been specified. 
 
  5 
Smoking is not permitted in any vehicle used on Council contracts. 
 
  6 
Vehicles must be parked to ensure pupils are not required to cross the road to either 
board or alight the vehicle.  
 
  7 
A mobile telephone must be available within the vehicle for emergency situations. 
 
  8 
Any vehicle,  which is constructed in such a manner that it has an open platform for
 
access and egress, must have the said platform enclosed by doors operable by the 
 
driver. 
 
  9 
Any accident involving any vehicle while carrying passengers for the purpose of this  
contract must be reported to the Council immediately, giving full details of the accident 
and any remedial action taken thereafter. 
 
 10 
Vehicles operating this contract must carry an approved fire extinguisher and first aid 
 
kit. 
  
 11       If, for any reason, eg adverse weather, the Contractor is unable to complete the  
 
required journey either to or from any educational establishment attended by the pupil, 
 
they must immediately contact the Council’s Contracts Section on  01236 812423 or  
01236 812249 for further instructions. All pupils must remain in the Contractors vehicle   
until further instructions are received. 
 
 

 
 
Alterations/Cancellation  

 
 12 
The Contractor shall take instruction from the Council with regard to change of pupil 
address or change in pick up times. 
 
 13 
Provided  capacity  is  available  on  the vehicle,  and  provided  no  additional mileage  is 
involved,  the  Contractor  will  convey  additional  passengers  only  as  authorised  or 
required by the Council whilst the vehicle is being used to carry out this contract.  In 
circumstances were a ‘privilege’ pupil is added to a contract to which their sibling is 
already  travelling  on,  should  the  entitled  sibling  be  absent  for  any  reason,  the 
Contractor is not required to transport the privilege pupil and therefore cannot claim for 
these  journeys.  In  instances  were  capacity  is  available  in  the  vehicle  but  additional 
mileage would be incurred, the Contractor is obliged to add any additional pupil(s) but 
only  as  authorised  or  required  by  the  Council  (acting  reasonably)  with  a  negotiated 
additional cost being agreed in advance for the addition of the pupil(s).      
 
 14 
Without prejudice to any other clause in this contract, either party shall be entitled to 
terminate the contract without incurring any liability for so doing by giving to the other 
party 28 days written notice of the intention to terminate. 
 
 15 
The Council reserves the right to suspend a contract at any time, without payment to 
the contractor, e.g. if a pupil is absent long term or pending the result of an investigation 
involving the operation of the contract.     
 
 16 
In an emergency, the circumstances of which must be related to the Council in detail, 
the Contractor may sub-contract the contract for an initial period of not more than one 
working day (which shall in terms of this contract be constituted by one journey in the 
morning and one journey in the afternoon to and from school.)  In such an event the 
Council  must  be  advised  of  the  circumstances  within  24  hours  of  the  emergency 
arising.  Thereafter  the  Council  may  extend  the  initial  period  allowed  for  the  sub-
contract at their sole discretion.   At all times the Contractor  shall be responsible for 
ensuring that all conditions of contract are complied with. 
 
 17 
The Council reserves the right to alter from time to time the specification in respect  
of services provided for the said routes (as defined in the Schedule to this contract), 
and as from the date required by the Council, the services shall be in accordance with 
the specifications as so altered.  Where any such alteration involves an amendment to 
the  cost  of  provision  of  services,  such  amendment  shall  be  made  as  appropriate.  
Where such alterations involve a deletion of a route, this shall be without prejudice to 
 
(a) 
 
services in respect of the remaining route, 
and 
(b) 
 
payments due to the Contractor in respect only of those remaining 
 
 
 
routes 
 
  18 
Additional journeys will be paid in accordance with the Taxi Fares Tariff as set by North 
Lanarkshire Council. 
 
  19 
Where there is only one pupil on a contract and the Parent/Carer or the educational 
establishment advises that the pupil will not attend that day the contractor will be paid 
50% of the daily cost. 
 

  20 
Where  there  is  more  than  one  pupil  on  a  contract  and  the  Parent/Carer  or  the 
educational establishment advises that a pupil will not attend that day the Contractor 
should reduce the daily cost in agreement with the council. 
 
 21 
The Contractor will be advised of the duration of the suspension and this  will dictate 
when the contract will restart. 
      
   
 22 
If  at  any  time  the  Contractor  becomes  aware the  service may  not  be required  for  a 
number of days, the Contractor must inform the Council.   
 
 
 
Journeys cancelled, for example, because of pupil absence, or not attempted by the 
Contractor because of severe weather conditions, shall be paid as follows: 
 
(a)  If transport arrives at the pupils door  and the child is clearly absent  for the day 
there is only a 50% payment for that day 
 
(b)  Where Contractor is are given more than 12 hours’ notice a full 100% reduction wil  
be applied 
 
(c)  Journeys attempted but not completed due to adverse weather conditions will be 
paid in full subject to agreement by the Council that the relevant weather conditions 
warrant  the action taken by the Contractor 
 
  23 
Contractors shall only continue to attempt to make pick-ups for regular non-attenders 
at  the  educational  establishment  which  should  be  attended  for  a  maximum  of  five 
consecutive  days.    Following  this  period  no  pick-ups  shall  be  made  without  prior 
consultation with the Council. 
 
                                                                   
 
 
General 
 
  24 
It is a requirement that the Driver and Escort meet with the Parents/Carers of each 
 
pupil before the start of a contract to discuss each pupil’s specific needs. Please 
 
ensure that information/advice is received from Parent/Carer in relation to the safe 
 
anchoring/securing of wheelchairs for pupils who require to travel in their 
 
wheelchairs.   
 
  25 
Wherever  possible  escorts  should  remain  the  same  throughout  the  term  of  this 
contract. In emergency situations, e.g. holiday periods etc Contractors should notify 
the Council and the parent of any change of escort. 
 
 
  26  
The Council must be able to contact Contractors by telephone/email between the hours 
 
of 8.00am and 4.00pm.   
 
  27 
It  is  the  responsibility  of  the  Contractor  to  consult  the  Head  of  Establishment  and 
Parent/ Carer regarding the school hours, as well as dates of holidays and other days 
when transport may not be required. 
 
 
  28         Only  persons  agreed  by  the  Council  shall  be  allowed  to  travel  in the  vehicle  whilst 
 
 carrying  out this contract. 
 
  29 
No animals are permitted on the vehicle whilst carrying out this contract. 
 

  30      Whilst a vehicle is being used for the contract, a sign of not less than 250mm x  
 
120mm shall be visibly displayed on the nearside of the vehicle showing in bold print 
 
the words ‘SCHOOL CONTRACT’.  Signs are available from the Council’s Contracts   
 
Section Civic Centre, Motherwell . 
 
  31        The  Contractor  will  be  aware  of,  and  operate  within  all  relevant  legislation  and  in 
 
particular Disability Discrimination Act 1995 (as amended). 
 
 
32 
All Contractors will be aware of, and operate within, all relevant requirements of the 
Data Protection Act 2018 and will require to have in place a signed Data Sharing 
Agreement between the Council and themselves.   
 
33 
The use of recording devices, audio or visual, which record activity within the vehicle 
is not permitted whilst carrying out a Council contract.  
 
  34     Vehicles used for this contract must have an adequate heating system in good working 
           order. 
 
  35     It is recommended that all drivers and escorts carrying out School Contracts should 
 
attend an “Induction Day” delivered by the Council.  
 
 
Vehicles 
  
   36 
Appropriate registration documents, insurance policies and/or renewal certificate, MOT 
vehicle  certificate,  as  appropriate,  must  be  exhibited  to  the  Council  before 
commencement of this contract and at any other time during the term of this Contract 
on request by the Council in respect of all vehicles owned by the Contractor. 
 
   37 
The  Contractor  and  any  persons  employed  as  drivers  or  who  act  on  behalf  of  the 
Contractor under the terms of the contract and any vehicle used for the purposes of 
this contract, shall conform fully with the road traffic and transport acts, notwithstanding 
that the Contractor will not be required to obtain a private hire car licence if after taking 
account  of  the  obligations  on  the  Contractor  under  this  contract,  the  Contractor  is 
exempt from the requirement under section 22 (c) of the Civic Government (Scotland) 
Act 1982.  In this respect the Contractor will be held to have satisfied themselves in 
respect of what documentation, by way of certificate/licences and records of inspection 
and  maintenance,  will  be  required  in  relation  to the  carrying  out  of  the  contract  and 
must display these to the Council as and when required.  Notwithstanding this provision 
where a Contractor, their employee or a driver who is acting on their behalf, requires 
to obtain a new or upgraded PSV operators’ licence in order to carry out this Contract, 
such a licence shall be displayed to the Council prior to the award of a contract. 
 
   38 
Vehicles used for the purpose of the contract must have at least four doors. All vehicles 
used at any time for the purpose of the contract, prior to such use, must have been 
examined  at  the  Council’s  discretion  at  a  vehicle  testing  station  approved  by  the 
Council and must have been found to be in a satisfactory condition.   If required at any 
time,  evidence  of  such  inspection  shall  be  displayed  on  demand  to  the  Council.   
Furthermore, any vehicle used on this contract and in any premises in which such a 
vehicle is garaged or maintained shall be made available during normal working hours 
for inspection by representatives of, or persons authorised, by the Council. 
 
   39 
The  Contractor  shall  maintain  all  the  vehicles  under  the  contract  and  their  seating 
accommodation  to  the  satisfaction  of  the  Council  and  in  the  event  of  the  vehicles 

ceasing  to  be  serviceable  or  roadworthy,  either  permanently  or  temporarily,  the 
Contractor shall make suitable alternative arrangements for the punctual transport of 
the passengers to the satisfaction of the Council.  Any substitute vehicle used for this 
purpose must conform to the above requirements, whether owned by the Contractor 
or others.   The Contractor must ensure that pupils transported under these conditions 
will be allocated one seat per child notwithstanding the provision of Regulation 5(2) of 
the public Service Vehicle (Carrying Capacity) Regulations 1984. 
 
   40 
The  Contractor  must  ensure  the  vehicle  used  has  Hire  &  Reward  Insurance  or 
Business Insurance which states “you are covered for the use for the carriage of school 
children for hire or reward in connection with their attendance at school”.  
 
Any  licence/certificate  in  this  respect  shall  be made  available  to the  Council  as  and 
when required  
 
 
Drivers/escorts
 
    
 
41 
Any vehicle used at any time for the purpose of this contract may be examined at the 
Council’s discretion by Strathclyde Partnership for Transport to ensure the vehicle is 
in a satisfactory condition and all relevant vehicle documentation must be forwarded 
to the Council prior to this Contract commencing. 
 
42 
It  is  the  Contractor’s  responsibility  to  ensure  all  drivers  and  escorts  employed  on 
School  contracts  are  members  of  the  Protection  of  Vulnerable  Groups  Scheme.  
Badges must be displayed at all times.  
 
Any  breach  of  this  condition  shall  entitle  the  Council  to  terminate  each  and  every 
contract awarded by the Council to the Contractor.  
 
The Contractor shall ensure: 
 
(a) 
the competency and reliability of the drivers employed by them.  
 
(b) 
that drivers are fully licensed to drive the vehicle used 
 
 
The Contractor shall also ensure: 
 
(a) 
escorts are seated with pupils and shall be responsible for  attending to their 
comfort, security and safety.   
 
(b) 
escorts provide physical assistance in uplifting or setting down pupils. 
 
(c 
escorts assist in carrying schoolbooks or other luggage of any pupil.  
 
(d) 
pupils are appropriately secured in their seat. 
 
(e) 
the  carriage  of  messages  between  pupils’  homes  and  educational 
establishments. 
 
(f) 
drivers/escorts are aware of the procedures for medical emergencies. 
 
(g) 
drivers/escorts  are  able  to  secure  a  wheelchair  in  order  that  a  pupil  who  is 
wheelchair bound can travel safely.       
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 

     
 Payment Method 
 
    43  The Council’s standard method of payment is via the BACS system.  The successful 
contractor will, on notification of the award of the contract, supply to the Council, in a 
form specified such details of their bank account as are necessary to effect payment 
by BACS.  The Council must be informed in writing of any change of bank details. 
 
    44  All attendance sheets must state the name of the Driver and the Escort carrying out 
the contract.   Failure to provide this information will result in a delay in payment of 
invoices.