This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Discharge Letters/Diagnostic Reporting/Digital Dictation/Bed Management Systems Query'.


 
 
 
Please reply to: 
 Trust Headquarters 
Name:  Jeanette Randall 
East Surrey Hospital 
Title:   FOI Officer 
Canada Avenue 
Email:   xxxx.xxx@xxx.xxx 
Redhill 
 
RH1 5RH 
 
 
By Email 
Tel: 01737 768511 
www.surreyandsussex.nhs.uk 
 
 
Our ref: 7510 
       
                                                                                                             27 April 2023 
Dear Emmanuel 
 
Freedom of information request  
 
I am writing in response to your request for information which has been handled under 
the Freedom of Information Act 2000 (FOIA). 
 
Please enter 'No System Installed' or ‘No Department’ under supplier name if your trust 
does not use the system or have the department: 
 
System type – Discharge Letters 
Supplier name - Cerner 
System name - Millennium 
Date installed - Cerner has been in the Trust for many years. We implemented Discharge 
letters on Cerner in 2019 
Contract expiration – 15/10/2030 
Is this contract annually renewed? - No  
Do you currently have plans to replace this system? - No  
Procurement framework – LLP Framework 
Other systems it integrates with? Docman 
Total value of contract (£) - Unable to break down 
Notes - e.g. we are currently out to tender - N/A 

System name - Diagnostic Reporting 
Date installed – 22/06/2013 
Contract expiration – 15/10/2030 
Is this contract annually renewed? - No  
Do you currently have plans to replace this system? - No  
Procurement framework – LLP Framework 
Other systems it integrates with? – None, done within an application in Cerner Millennium 
Total value of contract (£) – Unable to break down 
Notes - e.g. we are currently out to tender - N/A 


System type –Digital Dictation 
Supplier name – Dictate IT 
System name – Dictate IT 
Date installed – 01/04/2018 
Contract expiration – The contract has an end date of 31/03/2026 
Is this contract annually renewed? - No  
Do you currently have plans to replace this system? - No  
Procurement framework – SBS Framework 
Other systems it integrates with? – Cerner  
Total value of contract (£) – Annual £6.1m 
Notes - e.g. we are currently out to tender - N/A 

System type –Bed Management 
Supplier name - Cerner 
System name - Millennium 
Date installed – 01/04/2007 
Contract expiration – 15/10/2030 
Is this contract annually renewed? - No  
Do you currently have plans to replace this system? No  
Procurement framework – LLP Framework 
Other systems it integrates with? – ClinOPs 
Total value of contract (£) – Unable to break down 
Notes - e.g. we are currently out to tender - N/A 
 
System definitions: 
 
Discharge Letters - the ability to electronically generate and send detailed discharge 
letters to GPs and other relevant HCPs, when a patient is discharged from hospital-
based services. 
 
Diagnostic Reporting - test results which are electronically transmitted to the clinician 
who ordered them, with receipt acknowledgement. 
 
Digital Dictation - device used for recording and managing natural speech, allowing staff 
to verbally input a patients' note into a system without having to manually input it. 
 
Bed Management - real-time bed states are viewable and accessible, enabling more 
efficient management of bed occupancy and patient movements. 
 
 
I hope this information is helpful, but if you are unhappy with our response, or the way in 
which your request has been handled, you may request an independent internal review. 
This would be undertaken by an appropriate senior member of staff at the Trust, who 
were not involved in dealing with your original request. We aim to deal with internal 
reviews within 20 working days following receipt. If you wish to request one, please set 
out your grounds for asking for the review in writing and send it by post or email: 
 
By post: 
Please address your letter to “Freedom of Information – Information 
Access Appeal” and send it to our address as shown on this letter. 
 

By Email: 
Emails should be clearly marked ‘Information access appeal’ and sent 
 
to: xxxx.xxx@xxx.xxx.  
  
Should you remain dissatisfied following an internal review, you would have the right to 
appeal to the Information Commissioner’s Office (ICO). However, I should point out that 
under section 50 of the Freedom of Information Act, you are obliged to exhaust the 
Trust’s own internal review process before appealing to the ICO. The ICO’s contact 
details are: 
 
Information Commissioner's Office 
 
Wycliffe House 
 
Water Lane 
 
Wilmslow 
Tel: 0303 123 1113 
Cheshire 
http://ico.org.uk 
SK9 5AF 
 
We would also welcome your feedback on how well we met your expectations in handling 
your FOIA request.  If you have a couple of minutes, please click on this link to complete 
our Freedom of Information Customer Satisfaction Survey and let us know about your 
experience. The survey is anonymous – unless you choose to provide your reference 
number. 
 
Please contact me, quoting our reference, if you have any queries concerning this letter 
and I will be happy to help.  
 
Yours sincerely 
 
 
Jeanette Randall 
FOI Officer