This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Criminal Procedure and Investigations Act 1996.'.

Investigation Policy 
 
Page 1 
CASEWORK MANAGEMENT (ENGLAND & WALES) 
1. 
PURPOSE 
 
The aim of this policy is to ensure that adequate controls are in place to maintain standards 
throughout investigation processes. 
 
2. 
LINK TO ACCOUNTABILITIES 
 
Security Managers 
 
3. 
POLICY 
 
3.1 
REPORTING STANDARDS 
 
• 
Industrial Tribunals have criticised the practice of refusing to disclose investigation 
reports to interviewees on the grounds of privilege. As a consequence, it is now business 
policy to release investigation reports to the subjects of those investigations during the 
disciplinary process. It is therefore essential that consistent standards are applied by all 
staff in the Security Community when compiling investigation reports to comply with 
business requirements whilst avoiding unauthorised disclosure of sensitive material. 
 
• 
As a consequence of this criticism there is now a necessity for Security Managers to 
prepare two reports, both of which are to be included within the case file. One report is to 
be clearly marked  ‘CONFIDENTIAL’ : (insert name of business) and addressed to our 
Legal Services. The second report is to be marked  ‘CONFIDENTIAL’ : (insert name of 
business) and addressed ‘For the attention of the Discipline Manager’. This is known as 
the Conduct report. 
 
• 
Conduct reports should detail the facts of the case, including admissions and denials, 
and only contain al egations against an individual that can by supported by the evidence 
collected during the course of the enquiry. Care should be taken not to express 
unsubstantiated personal opinions, which might unfairly influence subsequent 
disciplinary action. 
 
• 
Reports addressed to Legal Services must contain the same information as the Conduct 
Report and also include the following: 
 
•  Accusations, suspicions or opinions which are unsubstantiated but nevertheless need 
to be considered by Legal Services 
 
•  Al egations or suspicions directed against individuals not yet questioned 
•  Information or opinions concerning the reliability of witnesses 
•  Disciplinary findings against witnesses 
•  Personal details of informants 
•  CRO numbers 
 
• 
A copy of the Conduct report and a summary or transcript of the interview wil  be 
submitted to the relevant discipline manager who wil  release a copy of the report to the 
individual concerned during the conduct procedure in accordance with the business 
conduct code. To preserve the integrity of the decision making process, reports wil  be 
sent directly to the decision making manager concerned. This wil  be done by the 
Prosecution Support Office. 
 
• 
The Prosecution Support Office wil  ensure that al  investigation reports are vetted for 
content before copies are supplied for disciplinary purposes. 
Policy Title 
Casework Management 
Version 
4.0 
Date 
October 2002 
 

Investigation Policy 
 
Page 2 
CASEWORK MANAGEMENT (ENGLAND & WALES) 
 
• 
In England and Wales, Legal Services wil  decide what information wil  be disclosed to 
the Defence in compliance with the Criminal Procedure and Investigations Act 1996. 
 
• 
If during the course of an enquiry, failures in security or operational procedures are 
identified which may or may not be directly connected with the offence/s under 
investigation, ful  detail must be included within the report to Legal Services. If 
necessary, any urgent remedial action can be notified to the appropriate operational 
manager verbally. If a report is either requested or deemed necessary then this must be 
out with the Investigation file.  Legal Services must be notified of any communication 
between the Security Manager and the operation. 
 
• 
The issue of dealing with information concerning procedural failures is a difficult one.  
Some major procedural weaknesses, if they become public knowledge, may have an 
adverse effect on our Business. They may assist others to commit offences against our 
Business, undermine a prosecution case, bring our Business into disrepute, or harm 
relations with major customers. Unless the offender states that he is aware that 
accounting weaknesses exist and that he took advantage of them, it is important not to 
volunteer that option to the offender during interview. The usual duties of disclosure 
under the Criminal Procedure and Investigations Act 1996 stil  apply. 
 
• 
When reporting the outcome of an enquiry, sufficient details should be provided for an 
offender record to be made in respect of persons:- 
 
- who have admitted offences 
- who have been charged with an offence 
- against whom a summons or warrant for arrest has been issued 
- who resign to escape dismissal 
- who are debarred for criminal reasons 
 
The procedure for reporting criminal offences to Police is detailed at Appendix 15. 
 
• 
Investigation reports should be marked  ‘CONFIDENTIAL’: (insert name of business) in 
cases where the honesty of a member of staff may be in question and an appropriate 
privacy marking should be used in al  Children and Young Persons cases. 
 
• 
The standard preamble for investigation reports is set out at APPENDIX 6. 
 
 
3.2 
PROSECUTION CASEWORK 
 
• 
Details of evidential requirements, casework preparation and submission timescales are 
set out in the Prosecution Guidelines  (under review Oct/2002). 
 
• 
To maintain standards and ensure consistency, official forms should always be used in 
preference to local y produced forms and proformas. 
 
• 
Casework should always be presented in standard SIS-supplied file jackets, with ‘Urgent 
Today’ label CS104 attached. 
 
• 
Reports, including any preliminary incident reports, should be single sided and placed in 
the file in date order with each page numbered consecutively in pencil at the top right 
corner. 
 
• 
Typed tape summaries and statements should be paged in immediately fol owing the 
main investigation report in the order in which the interviews are conducted. 
Policy Title 
Casework Management 
Version 
4.0 
Date 
October 2002 
 

Investigation Policy 
 
Page 3 
CASEWORK MANAGEMENT (ENGLAND & WALES) 
 
• 
Legal Services wil  not recommend prosecution in respect of offenders who have not 
been suspended from duty or dismissed therefore a copy of the disciplinary papers 
should be placed in the file or forwarded separately to Legal Services immediately they 
are available. 
 
• 
Enclosure envelopes should be used to enclose the following supporting documents:- 
 
(a)   Appendix A 
 
• 
Copy Statements and, where appropriate, copies of original exhibits * 
 
(b)  Appendices B, C etc. 
 
Personnel Printouts 
Friend forms 
Search records 
Antecedents 
NPA Forms 
Disclosure forms 
Interview copy tape 
Copy investigation reports - (3) 
Copy Tape Summaries/NOI - (1) 
Committal Bundles (if for Crown Court) 
Copies of summons/indictments/Counsel’s advice as appropriate 
 
• 
Copies of any exhibits produced during the interview should also be enclosed in the file. 
 
• 
An encompassing Privacy Marking should be applied to the file cover and relevant 
markings to any subsequent sensitive enclosures. 
 
• 
Al  original exhibits must be retained securely by the officer in the case and provisions 
must be in       place to allow another officer access to those exhibits in unforeseen 
circumstances. 
 
 
3.3 
CASEWORK MANAGEMENT 
 
• 
In the interests of fairness and in compliance with the Attorney General’s guidelines it is 
essential that every case where an employee is given into custody or suspended from 
duty must be dealt with urgently at al  stages. This enables the separate questions of 
prosecution and dismissal/disciplinary action to be resolved with minimal delay.  
 
• 
To reduce the risk of files becoming lost/mislaid a central register of casework should be 
maintained which logs al  movement of all papers. Each investigator should maintain an 
individual record of investigations for which he/she is responsible and regular 
supervisory checks should be made of this record to ensure accuracy.   
 
• 
Prosecution cases should be regularly monitored for compliance with timescales laid 
down in the Prosecution Guidelines. 
 
• 
A central record of offenders and action taken against them must be maintained by each 
S & I unit. 
 
• 
All of our employees who are dismissed for criminal activity must be debarred from 
future employment in any area of our Business and a copy of the debarment notice must 
Policy Title 
Casework Management 
Version 
4.0 
Date 
October 2002 
 

Investigation Policy 
 
Page 4 
CASEWORK MANAGEMENT (ENGLAND & WALES) 
be supplied to SIS Vetting Section.  
 
• 
To ensure compliance with Data Protection Legislation investigation files should not be 
circulated  for information purposes, accounting action etc. These matters should be 
dealt with by separate proformas. 
 
• 
Team Leaders should ensure all avenues of enquiry have been exhausted and al  
outstanding matters have been completed in each case before an investigation is closed 
and the papers filed. 
 
• 
Any procedural failures in the investigation or prosecution processes should be 
thoroughly investigated and suitable action taken by reviewing working methods and the 
provision of additional training where required. Any failures considered to be due to 
weaknesses in existing S&I Standards should be referred to the Investigation Policy 
Manager at SIS Corporate Security.     
 
• 
The aspects to be covered in the final report on prosecution are detailed in Appendix 4.  
 
• 
Priority Services must be used for the transmission of all files due to the sensitive nature 
of information contained within. The only exception is internal mail.  
 
• 
Cases and all related exhibits should be securely retained as follows:- 
 
1.  Flag or cases that attracted special interest, i.e. media/POSTCOMM     8 YEARS 
2.  Cases that resulted in appeals or complaints      
 
 
     "     " 
3.  Al  offender cases                    
 
 
 
5 YEARS 
4.  Unresolved cases of major loss/incident 
 
 
 
     "     " 
Cases where a member of our staff  has come under suspicion 
of dishonesty but guilt has not been proved    
 
     "     " 
5.  A series of systematic offences against our Business where the  
offender/suspected offender is an outsider 
 
 
 
     "     " 
6.  Al  other cases 
 
 
 
 
 
 
3 YEARS 
 
 

3.4 
POLICE (PROPERTY) ACT 1897 
 
• 
Many inquiries relating to any of our property that has been stolen, are undertaken by 
Police who are, of course, fully aware of the provisions of Sections 24 and 28 of the 
Theft Act 1968.  Investigators should do what they can to ensure that the opportunity to 
recover official property in Police prosecution cases is not lost by default - e.g. through 
the absence of a Business applicant or through inadequate liaison arrangements with 
the Police force concerned. 
 
• 
Applications for recovery of property obtained dishonestly where the property is in the 
hands of the Police can be made under the Police (Property) Act 1897. Legal Services 
must be informed if an action is contemplated.  It is important to remember that time is of 
the essence for making such applications because there is a six month time limitation 
period from the time that the matter of complaint became due for commencing 
proceedings in the Magistrates’ Court under the 1897 Act.  In addition, there is a 
separate six month time limitation period from the date of an order under the 1897 Act 
for a person to commence legal proceedings against any person in possession of 
property delivered by virtue of an order for recovery of the property under the 1897 Act. 
 
3.5 
CRIMINAL BANKRUPTCY 
 
In cases involving large sums of money advice concerning criminal bankruptcy should be 
Policy Title 
Casework Management 
Version 
4.0 
Date 
October 2002 
 

Investigation Policy 
 
Page 5 
CASEWORK MANAGEMENT (ENGLAND & WALES) 
sought from Legal Services 
 
4. 
Links to other reference material (policies, processes and procedures, etc.) 
 
Title 
Author 
Located  Version 
Type 
Policy 
No. 
4.1 
Criminal Procedure & 
HMSO 
 
1996 
Act 
3.1/3.3 
Investigations PO Code of 
Practice 
4.2 
PO Prosecution 
 
 
 
Guidelines  3.2/3 
5. 
Document details 
 
5.1 
Author : 
 
5.2 
Owner : 
Head of Corporate Security 
5.3 
Audience: 
Security Community 
5.4 
Enquiry point : 
Programme Manager, Law & Legislation, Corporate 
Security, 4th Floor, Impact House, 2 Edridge Road, 
CROYDON, CR9 1PJ 
5.5 
Effective from : 
February 2002 
5.6 
Review date : 
February 2003 
5.7 
Last updated :  
November 2001 
6. 
Assurance Details 
 
6.1 
Name: 
 
6.2 
Business Unit: 
Legal Services/P.O. Ltd. 
6.3 
Assurance Date: 
29 November 2001 
7. 
Final Review 
 
7.1 
Approved by  
 
7.2 
Documented (Hard Copy) 
YES/NO          Location: 
7.3 
          “         (Electronic) 
YES/NO          Location: 
 
Policy Title 
Casework Management 
Version 
4.0 
Date 
October 2002