This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'FOI request concerning Veolia Environmental Services and Brent Council.'.

 StreetCare (StreetScene) / Veolia 
 
Team Leaders / Managers Meeting held at Laxcon Close 
 
Tuesday 9th December 2008 
 
 
 
 
No. 
Item 
Action by 
 
 

 
 
1. 
Persons Present 
 
John Rymer                  (JR)              
StreetCare – Team Leader 
Mark O’Brien   
(MOB)  
StreetCare – Team Leader 
Jean Francois Moreau  (JfM)   
Veolia – Street Cleansing Operational Manager 
Dave Lynas 
 
(DL) 
 
Veolia – Recycling Manager 
Eugene Buckley 
(EB) 
 
Veolia – Refuse Manager. 
 
 
 
 
2. 
Apologies for Absence 
 
Tony Talman   
(TT) 
 
StreetCare – Snr. Waste & Env. Officer. 
Tanya O’Rourke 
(TOR)   
StreetCare – Education Team 
Costas Malas 
 
(CM)   
StreetCare – Education Team (Compulsory recycle) 
Gary Gregory   
(GG) 
 
Veolia – Recycling Manager 
Paul Booth 
 
(PB) 
 
Veolia – Refuse Manager 
Nadine Ashton               (NA)                  Veolia – Control Room Manager. 
 
 
 
 
3. 
Minutes of Previous Meeting 
 
 
 
The  minutes  of  the  meeting  held  on  9th  December  2008  were  circulated  at  the  meeting  and 
agreed as an accurate record.   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
4. 
 
Matters Arising 
 
 
 
 
4(a) 
Extra Keys 4(a) 
MOB/DL 
 
The requested FB keys are on order.  MOB reports that TM is currently on Annual 
 
 
Leave. 
 
 
 
 
4(b) 
13, The Close, Barnhill  4(c) 
MOB/PB 
 
MOB  reported  no  further  problems  but  the  complainant  is  likely  to  go  to  the 
 
 
ombudsman now.  MOB requested monitoring to continue. 
 
 
 
 
4(c) 
25 Barn Way, Barnhill 4(d) 
Completed 
 
MOB  reported  that  there  have  been  no  problems.    Issue  is  now  completed  unless 
 
 
problems come to light in the future. 
 
 
 
 
4(d) 
39 Kings Drive, Barnhill 4(e) 
Completed 
 
No reports of problems since 27th November.  Matter now complete. 
 
 
 
 
4(e) 
Unfinished Villages 4(f) 
JfM, JR & 
 
JR  reported  that  he  had  been  informed  that  Veolia  Property  Management  had  a 
MOB 
 
meeting this morning with Brent Property Management regarding the Victoria Road 
 
 
Toilets being used as a village depot. 
 
 
AB had agreed to liaise with AS over this village depot regularly. 
 
 
 
 

4(f) 
Princess Road, Kilburn - Varied Collection Days 4(g) 
Completed 
 
EB reported that the refuse collections were now back to the same day as recycling 
 
 
and organic, i.e. Tuesdays. 
 
 
 
 
4(g) 
54 Evelyn Avenue, Queensbury 5(a)i 
MOB/EB 
 
EB reported that the matter had been resolved.  It was agreed to check for one more 
 
 
week. 
 
 
 
 
4(h) 
Oakington Manor School, Tokyngton 5(a)ii 
DL 
 
DL will liaise with YC to find out why cardboard not collected. 
 
 
 
 
4(i) 
1d Leopold Road, Harlesden 5(a)iii 
JR/EB 
 
RR to check if bin yet delivered. 
 
 
 
 
4(j) 
Problems with Call Centre 5(a)iv 
Completed 
 
BH and RC in Call Centre informed.  Matter now complete. 
 
 
 
 
4(k) 
Leafing Tonnages 5(a)v 
Completed 
 
Matter reported to CW and IS 
 
 
 
 
4(l) 
Vehicles Off Road 5(a)vi 
JfM 
 
JfM reported that a report was being compiled for daily distribution. 
 
 
  
 
 
 
 
Problems 
 
 
 
 
5(a) 
New Problems 
 
 
 
 
5(a)i 
7 Ardleigh Close, Welsh Harp 
MOB/EB 
 
MOB  reported  bins  are  being  left  on  pavement.    EB  and  DL  agreed  to  check  and 
 
 
report back. 
 
 
 
 
5(a)ii 
55 Mortimer Road, Queens Park 
JR/EB 
 
JR  reported  problems  with  special  collection  where  SC  Officers  could  find  no   
 
access problems. 
 
 
 
 
5(a)iii 
Alperton Lane Bring Site, Alperton 
DL/MOB 
 
DL reported that the uneven floor needs making safe. 
 
 
 
 
5(a)iv 
Chaplin Road Hospital, Wembley Central 
MOB/DL 
 
DL  reported  that  two  paper  bins  are  missing.    MOB  will  liaise  with  TM  to 
 
 
investigate 
 
 
 
 
5(a)v 
Mead Court, Buck Lane, Kingsbury 
EB/MOB 
 
EB reported that the surplus wasn’t being presented properly. 
 
 
5(b) 
On-going Problems 
 
See items 4(a) to 4(l) above.   
 
 
5(c) 
For Further Action 
See 4(a), (b), (e), (g), (h), (i) and (l) 
 
 
 
 
6. 
 
Corrective Action Plans 
 
 
 
 
6(a) 
New C.A.P.s 
 
 
No new CAPs 
 
 
 
 

 

6(b) 
On-Going Reviews 
 
 
 
 
6(b)i 
CAP 35 - 124 Monks Park, Tokyngton – assisted collection 
CAP 35 
 
MOB reported that collections were reported properly last week.  The last reported 
31/01/2009 
 
problem was on 27th November 
MOB 
 
 
 
6(c) 
End Review 
 
 
No end reviews 
 
 
 
6(d) 
Failures for Forwarding 
 
 
No failures for forwarding. 
 
 
 
 
 
7. 
 
Other Specific Issues 
 
 
 
 
 
7(a) 
Wembley Events 
 
 
 
 
7(a)i 
Race of Champions 
Information 
 
The  Race  of  Champions  held  on  Sunday  14th  December  went  off  very  well  with 
 
 
attendance of about 45,000 
 
 
 
 
7(a)ii 
Next Event 
Information 
 
The next event is believed not to be until March. 
 
 
 
 
7(b) 
Special Projects 
 
 
 
 
7(b)i 
NI 195 Surveys.   
Information 
 
A separate meeting arranged between all client officers and Veolia managers for the 
 
 
target wards was held prior to this meeting.  JR, MOB and JfM all said that it was a 
 
 
good meeting with. 
 
 
Immediately  after  the  meeting  it  was  discovered  that  the  Capital  Standards 
 
 
surveying team was already in Brent. 
 
 
 
 
7(c) 
Gritting, Leafing and Bins 
 
 
 
 
7(c)i 
Gritting 
Information 
 
JR reported that NSL and JB were on out of hour’s duty this week and that MOB & 
 
 
PM would start next Monday.  The week commencing 29th December would be JR   
 
and KO. 
 
 
 
 
7(c)ii 
Leafing 
Information 
 
JfM reported that the leafing crews were working in the five target wards until 19th 
 
 
December. 
 
 
 
 
7(c)iii 
Grey Bins 
Information 
 
On going deliveries of grey refuse bins. 
 
 
 
 
7(c)iv 
Weeds 
Information 
 
JR reported that there were no reports of weeds on contender last week.  SC officers 
 
 
were working closely with Village managers. 
 
 
 
 
7(d) 
Missed Collections 
Information 
 
 
 
7(d)i 
Domestic Refuse 
 
79 reported missed collections for last week compared to 49 the previous week. 
 
 
7(d)ii 
Green Box 

 

 
26 reported missed collections for last week compared to 32 the previous week.   
 
 
7(d)iii 
Organic  
 
33 reported missed collections for last week compared to 30 the previous week. 
 
 
7(d)iv 
Estate Collections. 
 
December report due in January. 
 
 
7(d)v 
Rectification Points 
 
Rectification points for last week were 877 compared to 1057 the previous week. 
 
 
7(d)vi 
WEEE Collections 
 
JR reported that TT was aware the meeting was awaiting WEE tonnages. 
 
 
7(e) 
IT Up-dates 
 
Nothing new to add. 
 
 
7(f) 
NI195 Information 
 
There  was  a  separate  meeting  discussing  NI195  issues  prior  to  this  meeting.    See 
 
item 7(b)I above. 
 
 
 
 
 
8. 
 
Any Other Matters 
 
 
  
 
8(a) 
Special Collections over Christmas 
EB 
 
In  answer  to  what  was  happening  with  Special  Collections  over  Christmas  JR 
 
 
reported he would ask RC to liaise a 
 
 
 
 
8(b) 
New Special Collections Veolia Procedure 
 
EB reported that Veolia introduced a new system whenever the bulky crews came 
  
across access problems. 
•  Crew comes across access problem. 
•  Problem reported to Veolia Control Room by Crew who must stay on site. 
•  Control Room notify Veolia Manager or foreman who will attend site 
•  Veolia Manager or foreman assesses problem then 
•  Either the crew clear bulky waste or StreetCare Ward Officer informed of the 
access problem. 
It is hoped that this will reduce collections missed due to reports of access problems 
by crews. 
 
 
 
 
 
9. 
 
Next Meeting 
 
The next meeting of this group will be held on at 10am on Tuesday 23rd December 
2008 at Laxcon Close, NW10.