This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'FOI request concerning Veolia Environmental Services and Brent Council.'.

 StreetCare (StreetScene) / Veolia 
 
Team Leaders / Managers Meeting 
 
Tuesday 5th June 2007 
 
 
 
 
 
No. 
Item 
Action by 
 
 

 
 
1. 
Persons Present 
 
John Rymer 
 
(JR) 
 
StreetCare - Team Leader West Wards 
Mark O’Brien   
(MOB)  
StreetCare – Team Leader Central Team 
Nicola Percival   
(NP) 
 
StreetCare – Team Leader Education 
Jean Francois Moreau  (JFM)   
Veolia – Street Cleaning Manager 
Steve Speller 
 
(SS) 
 
Veolia – Roe Green Village Manager 
Eugene Buckley 
(EB) 
 
Veolia – Ass Manager Refuse 
Dave Lynas 
 
(DL) 
 
Veolia – Ass Recycling Manager 
 
 
 
2. 
Apologies for Absence 
 
Paul Booth 
 
(PB) 
 
Veolia – At depot 
Dan Green 
 
(DG) 
 
Veolia – Paternity Leave 
Bridie Cahill 
 
(BC) 
 
StreetCare – Annual Leave 
Tony Talman   
(TT) 
 
Site Meeting at Twyford 
 
 
 
3. 
Minutes of Previous Meeting 
 
 
 
The minutes of the previous meeting held on 29th May 2007 were circulated and agreed as 
 
an accurate record. 
 
 
 
New Attendees 
 
 
3a 
JR welcomed SS as Village Manager for Roe Green. 
 
 
 
 
 
 
4. 
 
Matters Arising from Minutes of 15th May 2007 
 
 
 
 
(i) 
Traffic Islands 
 
 
Part delivered with brief safety method statement.  JFM agreed to produce schedule 
JFM 
 
for remaining villages on 12th June 2007. 
 
 
 
 
(ii) 
Assisted Collections 
 
 
Still  outstanding.    Ward  Officers  to  check  accuracy  of  current  list.    List  recently  JR/BC/MOB 
 
circulated by StreetCare Office Manager.  Still outstanding. 
 
 
 
 
(iii) 
New Stickers and Leaflets 
NP 
 
Design  now  completed  and  shown  to  meeting.    To  be  screen  printed  on  top  of 
 
 
organic bin lids. 
 
 
 
 
(iv) 
Designated Blue Bag Collection Points 
JFM 
 
Produced to meeting.  To be photocopied. 
 
 
 
 
 
Wembley Village 
 
(v) 
MOB  reported  problem  with  car  parks.    Everything  else  OK.    JFM  requested  site 
MOB/JFM 
 
meeting with MOB and LB.  To be arranged. 
 

 
 
 
(vi) 
Size of Barrow Beats / Detritus 
MCPM 
 
Awaiting report back from Monthly Contract Performance Meeting.  Still waiting. 
 
 
 
 
(vii) 
Mechanical Schedules 
JFM 
 
To be produced at meeting on 12th June 2007. 
 
 
 
 
(viii) 
Contamination 
o/s 
 
Corrective Action Plan issued to NP.  To liaise with DL and DG.  To be completed 
29th June 07 
 
by meeting on 29th June 2007. 
CAP2 
 
 
 
(ix) 
Collection of Fridges and Freezers for Adopted Highway 
o/s 
 
Not  produced  due to  PB  being  on  leave.    Still  awaiting  production  of  process  and 
7th June 07 
 
procedures for fly tipped fridge/freezer collection. 
CAP4 
 
 
 
(x) 
Leighton Gardens 
 
 
Missed collections to be monitored and BC to report back to meeting. 
BC 
 
 
 
(xi) 
46 Mount Pleasant Road 
 
 
BC reported bins not returned properly.  Awaiting report from PB. 
PB/BC 
 
 
 
(xii) 
Incorrect Entries on Contender 
JR/AB 
 
JR agreed to discuss this with AB before next meeting to try re hasten up-dates and 
 
 
other apparent delays within the Veolia administration regime. 
 
 
 
 
(xiii)  Stage One Complaints 
PB 
 
Problems  with  Special  Collections  with  false  entries  and  unacceptable  delays  still 
 
 
awaiting  resolution  from  PB.    EB  said  that  Refuse  supervised  the  Special 
 
 
Collections so officers should contact Paul, Gary or Eugene when encountering any 
 
 
problems with the service.  This maybe discussed with (xii). 
 
 
 
 
(xiv) 
Delivery of Missing Green Boxes 
o/s 
 
This matter was raised to Monthly Contract Performance Meeting. 
29th May 07 
 
New supply of green boxes should arrive by the end of this week.  Procedure is still 
CAP1 
 
outstanding. 
PB 
 
 
 
(xv) 
Delivery of All Bins and Boxes 
o/s 
 
Corrective  Action  Plan  issued  to  PB  to  arrange  procedures  and  processes  for 
29th May 07 
 
delivery of all boxes and bins within 2 days of the request.  To be completed by 29th 
CAP3 
 
May 2007.   
 
 
 
 
(xvi) 
392 to 436 Neasden Lane North 
PB 
 
At the request of NP PB agreed to deliver green boxes and provided information to 
 
 
all properties from 392 to 436 Neasden Lane North, all houses in Chapel Close and 
 
 
all houses in Chantry Crescent.  Still awaiting feedback from PB. 
 
 
 
 
(xvii)  Contender 
JR/AB 
 
See (xii )above 
 
 
 
 
(xviii
Organic Collections from Schools 
Complete 

This  matter  has  resolved  itself  by  the  crews  liaising  with  the  caretakers.    CAP 
 
 
cancelled. 
 
 
 
 
 
Map for Veolia 
NP 
(xix) 
Ward  map  for  JFM  and  DG  outstanding.    NP  offered  to  organise  for  DG,  JF  and 
 
 
Villages 
 
 
 
 
 
JR/MEET/CONT MEET/2007/29th May 
2

5. 
 
Refuse Issues 
 
 
 
 
 
 
 
Household Residue Waste 
 
 
5(a) 
No problems reported 
 
 
 
 
 
 
Bulky Household Waste 
Information 
5(b) 
EB stated that any problems or delays with collection then PB, GG or EB should be 
 
 
contacted as they supervise the collection teams. 
 
 
 
 
 
Bin Delivery 
 
5(c) 
 
 
 
Green Boxes 
 
5(c)1  Boxes ordered.  Should be in by end of this week. 
TT 
 
 
 
 
 
6. 
 
Recycling Issues 
 
 
 
 
 
 
6(a
Green Box 
 
 
 
 
 
 
6(a)1  Green Box Collections 
Information 
 
 
There has been a continued marked improvement in reports of missed collections. 
 
 
 
 
 
 
6(a)2  Sellons Avenue Area 
Information 
 
 
DL  reported  that  this  area  has  now  reverted  to  a  Wednesday  collection  as  per  the 
 
 
 
schedule. 
 
 
 
 
 
 
6(a)3  Kenwyn Drive 
DL 
 
 
MOB flagged this area up as continually being reported for missed collections.  DL 
 
 
 
to instruct crews. 
 
 
 
 
 
 
6(b) 
Organic Bin Collections 
 
 
 
 
 
 
6(b)1  Aylestone Avenue 
DL 
 
 
NP reported Aylestone Avenue has been reported as the whole road missed.  To be 
 
 
 
checked by DL and crew advised. 
 
 
 
 
 
6(b)2  21 Larch Road 
DL 
 
NP reported this resident was complaining that because she couldn’t recycle much 
 
 
as  she  was  on  her  own  that  the  crew  are  leaving  the  bin.    This  isn’t  acceptable 
 
 
especially in the warm weather. 
 
 
 
 
 
 
 
6(b)3  31 Dundonald Road 
BC 
 
DL reported that the bin is regularly blocked in by building materials being used for 
 
 
renovating  the  house.    It  is  neither  for  the  crew  nor  AS  to  drag  the  bin  over  the 
 
 
obstructions for collection. 
 
 
 
 
6(b)4  Contamination 
 
 
NP  stated  that  we  needed  full  list  to  re-visit  and  educate  residents  to  improve 
See (viii) 
 
figures.    The  new  stickers  may  help  but  system  needed  to  persistently  educate 
 
 
residents. 
 
 
 
 
6(c) 
Bring Banks 
 
 
 
 
6(c)1  Glass Banks 
NP/DL 
 
The glass banks are being relabelled with new stickers for paper.  MM has to do this 
 
 
with the teams when emptying the banks to avoid mixed recyclables. 
 
 
 
 
JR/MEET/CONT MEET/2007/29th May 
3

6(d) 
Estate Banks 
 
 
Nothing new to report 
 
 
 
 
6(e) 
Schools 
NP 
 
25 more schools signing up for organic collections which will mainly be cardboard 
 
 
and  food  waste.    NP  to  liaise  with  DL  and  up-date  when  ready  to  commence 
 
 
collections. 
 
 
 
 
6(f) 
Home Compost Bins 
Complete 
Nothing new to report.  To be included with bins under 5(c) in future 
 
 
 
 
 
7. 
 
Street Cleaning Issues 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
7(a) 
General Street Cleaning 
 
 
 
 
7(a)1  Rectifications 
Information 
 
Photographs  were  provided  by  StreetCare  Team  Leaders  of  persistent  problems 
 
 
experienced by Ward Officers at the following selected locations to evidence some 
 
 
of the rectification points issued during the week: 
 
 
•  Dumped fridge o/s for 2 days in Wembley Hill Road 
 
 
•  Elm Way litter and detritus 
 
 
•  Dumped fridge in Jackman Mews 
 
 
•  Littered shrub site at Cecil Ave/Rosemead Ave 
 
 
•  Littered shrub site at Montrose Ave 
 
 
 
 
 
Operation Pay Back 
 
7(a)2  MOB reported Operation Pay Back cleared all the litter and detritus under the North  Information 
 
Circular foot bridge next to Woodheyes Road where it is fenced off above the canal 
 
 
area.    They  will  schedule  this  work  for  every  six  months  or  more  quickly  if 
 
 
requested. 
 
 
 
 
7(b
Leafing/Blossom 
 
 
 
JFM 
7(b)1  Leafing Season 
 
 
There was discussion surrounding the leafing programme for the leafing season next 
 
 
autumn.  It was suggested that JFM liaise with NP or JR for last years schedule and 
 
 
reproduce a new schedule for this year.  Ward officers and team leaders will offer 
 
 
historical knowledge and assistance before acceptance of  
 
 
 
 
7(c) 
Gritting 
 
 
 
BC 
7(c)1  Checking Grit Bins 
 
 
BC to visit and check grit bins are cleaned and properly stored is outstanding. 
 
 
 
 
 
 
8. 
 
Other Issues 
 
 
 
 
8(a
Wembley Events 
 
 
 
 
8(a)1  Friday England Friendly against Brazil 
Complete 
 
Three  teams  from  Veolia  with  three  client  officers.    No  problems.    Full  house  of 
 
 
90,000 spectators in attendance.  Kick off at 8pm.  Went well for first  
 
 
 
 
8(a)2  Saturday & Sunday George Michael Concert 
Information 
 
Suggested three teams with three client officers.  85,000 spectators expected.  MOB 
 
 
to advise JFM of start times. 
 
JR/MEET/CONT MEET/2007/29th May 
4

 
 
 
8(b) 
On Street Recycling 
 
 
 
 
8(b)1  Metro Bins 
TT 
 
It  was  suggested  that  the  240L  bins  would  be  better  than  any  smaller  due  to  the 
 
 
problems with emptying frequencies. 
 
 
 
 
8(c) 
Special Projects 
 
 
 
 
8(c)1  Ace Café 
Information 
 
TT reported he is still awaiting response from Veolia Environmental Trust 
 
 
 
 
 
 
 
8(d) 
Statistics 
 
 
 
 
8(d)1  Missed Collections 
Information 
 
Reported  missed  statistics  were  produced  by  JR.    A  continued  general  downward 
 
 
trend was noted. 
 
 
 
 
8(d)2  Rectification Points 
JR 
JR  produced  details  of  rectification  points  issued.    None  were  contested  but  DL 
 
asked  for  them  to  be  split  down  into  smaller  groups  so  that  different  sections  of 
 
Veolia  could  be  more  responsible.  JR  agreed  to  talk  to  StreetCare  IT  to  see  what 
 
could be completed. 
 
 
 
 

 
 
 
9. 
Date of Next Meeting 
 
The next meeting will be held at 10am on Tuesday 12th June 2007 in the meeting room in 
StreetCare  on  First  Floor  West,  Brent  House,  and  349  –  357  High  Road,  Wembley,  HA9 
6BZ. 
 
 
JR/MEET/CONT MEET/2007/29th May 
5