This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'FOI request concerning Veolia Environmental Services and Brent Council.'.

 StreetCare (StreetScene) / Veolia 
 
Team Leaders / Managers Meeting held at Laxcon Close 
 
Tuesday 19th August 2008 
 
 
 
 
No. 
Item 
Action by 
 
 

 
 
1. 
Persons Present 
 
John Rymer                  (JR)              
StreetCare – Team Leader 
Mark O’Brien   
(MOB)  
StreetCare – Team Leader 
Dave Lynas 
 
(DL) 
 
Veolia – Recycling Manager 
Jean Francois Moreau  (JFM)   
Veolia – Street Cleansing Operational Manager 
Nadine Ashton            (NF)                 
Veolia – Control Room Manager 
 
 
 
 
2. 
Apologies for Absence 
 
Tony Talman   
(TT) 
 
StreetCare – Snr. Waste & Env. Officer 
Yvonne Crace   
(YC) 
 
StreetCare – Education Team 
Costas  Malas   
(CM)   
StreetCare – Education Team 
Tanya O’Rourke 
(TOR)   
StreetCare – Education Team 
Gary Gregory   
(GG) 
 
Veolia – Bin and box delivery Manager 
Eugene Buckley 
(EB) 
 
Veolia – Refuse Manager 
Dan Green  
 
(DG) 
 
Veolia – Recycling Manager 
Paul Booth 
 
(PB) 
 
Veolia – Refuse Manager 
Mick Minogue   
(MM)   
Veolia – Village Manager  
 
 
 
 
3. 
Minutes of Previous Meeting 
 
 
 
The  minutes  of  the  meeting  held  on  12th  August  2008  were  circulated  and  agreed  as  an 
accurate record. 
 
 
 
 
 
4. 
 
Matters Arising 
 
 
 
 
4(a) 
13 The Close 4(a) 
MOB, 
 
MOB  reports  no  problems last  week.    MOB asks  for continued  monitoring  due to 
EB & DG 
 
possibility of being escalated to a Stage 3. 
 
 
 
 
4(b) 
Rear of 305a Neasden Lane 4(b) 
JR, 
 
JR reported a problem Monday morning.  Awaiting feedback from PB regarding 2 
PB & EB 
 
collections every week so we can remove 1 bin 
 
 
 
 
4(c) 
Roundtree Estate 4(c) 
CM 
 
This  is  a  contamination  problem.    Still  awaiting  report  from  CM.    JR  reported  no 
DG & DL 
 
reports from CM.  This will be discussed under item 6(a). 
 
 
 
 
4(d) 
Introduction between Crews and Officers 4(d) 
Completed 
 
This is outstanding due to bedding down of crews on new rounds.  To be raised by 
 
 
DL in October. 
 
 
 
 
4(e) 
New Property List 4(h) 
MOB & NA 
 
Nadine  is  awaiting  checked  list  for  North  Wards  before  the  South  streets  are  sent 
 
 
out.  MOB to chase up some officers for outstanding lists. 
 

 
 
 
4(f) 
Eastleigh Close 4(j) 
Completed 
 
There  is  a  discussion  between  Veolia  management  and  Union.    Until  there  is  an 
 
 
agreement the crew will walk out the bins. 
 
 
 
 
4(g) 
Freeman Centre, Longstone Ave 4(k) 
JR 
 
Long term non-collection.  Bins ordered and awaiting delivery.  Crew appear to be 
PB & EB 
 
very obstructive to resolving this problem.  JR left photos of missed collections for   
 
PB where the occupants had left the sacks adjacent to the road and the crew failed   
 
to  collect.   This  week  the occupants  offered to remove  the  bags  from  the  bin  area   
 
but the crew just drove off.  As no-one from refuse was at the meeting there was no   
 
further  action  but  a  CAP  will  be  discussed  next  meeting  unless  the  problem  is   
 
resolved by them 
 
 
 
 
4(h) 
Church in The Avenue, Barn Hill 4(m) 
Completed 
 
MOB checked last week and there was no trade waste 
 
 
 
 
4(i) 
Kings Drive, Barnhill 4(p) 
MOB 
 
BHP agreed for Woottons (caretakers) to pull out the problem bins until the longer 
PB & EB 
 
term solution is put in place in September 2008. 
 
 
 
 
4(j) 
New Crescent Yard, Harlesden 4(q) 
JR 
 
JR reported that a fob had been supplied to Dan by the Residents Chair via Varsha 
DL & DG 
 
and this appears to have been lost by Veolia.  RR reported that crew should ring unit 
 
 
19 (9am to 5pm) and admission will be given. 
 
 
 
 
4(k) 
7 Sellons Avenue, NW10 5(a)i 
Completed 
 
JR reported that the spillage was cleaned by ‘Streets’.  Thank you. 
 
 
 
 
4(l) 
Tower Road, NW10 5(a)ii 
JR 
 
Awaiting feed back from PB concerning allegation of crew taking trade waste from 
PB & EB 
 
garage  and  demanding  cash  from  resident  to  remove  bagged  surplus  domestic 
 
 
refuse. 
 
 
 
 
4(m) 
Hargood Close, Kenton 5(a)iii 
MOB 
 
MOB  reported  complaint  of  crew  urinating  in  alcove.    MOB  supplied  further 
PB & EB 
 
information for PB’s investigation.  Awaiting report from PB. 
 
 
 
 
4(n) 
Merley Court, Welsh Harp 5(a)iv 
Completed 
 
MOB reported the problem was raised to be dealt with by IS and CW. 
 
 
 
 
4(o) 
Heather Park Open Space, Alperton 5(a)v 
Completed 
 
Supervisory problem now resolved by MM. 
 
 
 
 
4(p) 
21 Barn Way, Barn Hill 5(a)vi 
Completed 
 
MOB reported collections checked and found correct last week. 
 
 
 
 
4(q) 
213 The Mall 5(a)vii 
Completed 
 
DL reported that the crew were advised that this is an assisted collection. 
 
 
 
 
  4(r) 
Coronation Court, Willesden Lane 5(a)viii 
TOR 
 
This property has a side passage with spare capacity.  DG agreed to liaise with TOR 
DG & DL 
 
to initiate dry recycling at this block.  Awaiting feedback from TOR. 
 
 
 
 
4(q) 
Green Organic Bins 5(a)ix 
TOR & NA 
 
Awaiting report from TOR concerning future order of green bins 
 
 
 
 
 
 
 
 


4® 
Contender printing / reprinting problem 5(a)xi 
Completed 
 
See item 7(e)I below.  Now an agenda item 
 
 
 
 
 
5. 
 
Problems 
 
 
 
 
5(a) 
New Problems 
 
 
 
 
5(a)i 
Communication with Recycling 
JR 
 
DL  requested  that  any  contact  for  recycling  team  be  through  Contender  and  any 
 
 
emails  are  sent  to  NA.    This  is  because  Recycling  do  not  have  Contender  at  their 
 
 
depot so have to call NA or the Veolia Control Room to access the initial report and 
 
 
to request additions to Contender.  Any serious problems direct to DG and DL via 
 
 
phone or email. 
 
 
JR agreed to email Officers. 
 
 
 
 
5(a)ii 
Missed Collections to be checked 
JR 
 
DL  requested  that  before  StreetCare  Ward  Officers  send  any  emails  regarding 
 
 
missed collections that they check the bin/box to make sure it’s not contaminated. 
 
 
 JR asked for crews to record any problems and to let StreetCare know asap so we 
 
 
can try to resolve as and when they occur if possible. 
 
 
JR agreed to email Officers 
 
 
 
 
5(a)iii 
24 Tookey Close 
MOB / NA 
 
This is an assisted collected that it appears crew are unaware of.  NA will liaise with 
 
 
MOB to resolve the matter. 
 
 
 
 
5(a)iv 
Kynch Grove, Barnhill 
MOB / JFM 
 
MOB  reported  that  this  is  now  a  Stage  One  complaint  and  requested  regular 
 
 
monitoring by village manager/foreman. 
 
 
JFM agreed. 
 
 
 
 
5(a)v 
Cleaning During Notting Hill Carnival 
JR 
 
JFM requested approval for the early morning cleaning after Carnival.  JR agreed to 
 
 
ensure this matter was passed to IS and CW. 
 
 
 
 
5(a)vi 
7 Drayton Road, Harlesden 
JR 
 
Resident  awaiting  delivery  of  green  bin.    JR  requested  up-date  required  for  next 
DG & DL 
 
meeting and if there are any problems. 
 
 
 
 
5(a)vii 
2b Riffel Road, Dudden Hill 
JR 
 
JR  reported  that  there  was  a  problem  with  the  Green  Box  collection.    To  be 
DG & DL 
 
monitored on Friday’s collection. 
 
 
 
 
5(a)vii 
33 Cobbold Road, Dudden Hill 
JR 
 
JR reported a problem with the collection of textiles presented in a bag as requested 
DG & DL 
 
on  web  site.    There  was  discussion  concerning  multiple  items  in  one  bag  but  JR 
 
 
confirmed that this wasn’t the case.  DL agreed to make sure textiles are collected 
 
 
when properly presented 
 
 
 
 
5(a)viii  22 Balmoral Road 
 
 
Bin was reported by resident as missing and ending up in back of freighter previous 
 
 
week.  Awaiting delivery.  Report of refuse crew refusing to take black sacks and 
 
 
asking for money from residents to clear normal refuse. 
 
 
 
 
5b) 
On-going Problems 
 
 
 
Information 
5(b)i 
240L Grey Bins 
 


 
The expected 100 x 240L grey bins never arrived.  Still awaiting orders expected in 
 
September.  All requests for 240L grey bins are completed up to about mid June. 
 
 
5(b)ii 
Weeds throughout Brent 
 
JFM reported that three extra teams of operatives were manually clearing the weeds.  
 
This  week  there  were  7  extra  operatives  working  in  East  Lane  Village,  7  extra 
 
operatives  in  Gladstone  Village  and  a  mobile  team  of  6  operatives  working  as 
 
follows: 
 
Alperton Village 
 
Monday + Tuesday 
 
Harlesden Village 
 
Wednesday 
 
Kilburn Village  
 
Thursday 
 
Awaits   
 
 
Friday 
 
 
 
Weed  spraying  is  taking  place  in  Barnhill  Ward  today  and  the  rest  of  the  Ward 
 
should  be  completed  by  the  end  of  the  week  if  possible.    LB  is  overseeing  this 
 
project. 
 
 
 
JR felt that this may be too little and too late for the BV195 inspections. 
 
 
5(c) 
For Further Action 
Nothing for discussion this week.  Most matters recorded in item above. 
 
 
 
 
 
6. 
 
Corrective Action Plans 
 
 
 
 
6(a) 
New C.A.P.s 
 
 
 
 
6(a)i 
CAP 32 – 77a Buchanan Gardens, Kensal Green 
JR 
 
To  ensure  that  the  green  box  collections  at  the  above  property  are  completed 
DG & DL 
 
properly on the scheduled day (Tuesdays) for the next 8 weeks. 
 
 
Monitoring by Veolia and StreetCare 
 
 
 
 
6(b) 
On-Going Reviews 
 
 
 
 
6(b)i 
CAP 31 – 92 Craven Park Road, Harlesden 
JR/PB 
 
Feedback from RR is very negative.  He feels that the crews aren’t trying to comply 
CAP31 
 
with the CAP and that the bins appear to always be on the street.  Since the start of 
11/08/08 
 
the CAP the bins have rarely been replaced properly 
 
 
 
 
 
End Review 
 
6(c) 
No end reviews 
 
 
 
 
 
Failures for Forwarding 
 
Information 
6(d) 
CAP31 to be reviewed by RR and PB during the week.  See 6(b)i above. 
 
 
 
 

 
 
 
 
7. 
 
Other Specific Issues 
 
 
 
 
 
7(a) 
Wembley Events 
Information 
 
Next event is 20th August – England –v- Czech Republic. (tomorrow) 
 
 
 
 
7(b) 
Special Projects 
 
 
Nothing new to report 
 
 
 
 
7(c) 
Gritting and Leafing and Bins 
 
 
 
 
7(c)i 
Gritting 
 
 


 
No new information 
 
 
 
 
7(c)ii 
Leafing 
Information 
 
JFM handed out a proposed leafing programme that was to be discussed by IS, CW, 
 
 
TP and NP at a subsequent meeting.  Leaflet for information only. 
 
 
 
 
7(c)iii 
Grey Bins 
Information 
 
No new reports. 
 
 
 
 
7(d) 
Statistics 
Information 
 
JR circulated statistics but there was insufficient time for discussion. 
 
 
 
 
 
Missed Collections 
 
 
 
 
7(d)i 
Domestic Refuse 
Information 
 
Increase  in  missed  collections  from  93  last  week  to  105  this  week.    JR  reported 
 
 
these to be very high and well above the target of 42. 
 
 
 
 
7(d)ii 
Green Box 
Information 
 
Decrease  in  green  box  missed  collections  from  231  last  week  to  182  this  week.  
 
 
Figures are very high but it is thought that some contaminations are wrongly being 
 
 
reported as missed collections. 
 
 
 
 
7(d)iii 
Organic  
Information 
 
Decrease in missed organic collections from209 to 164.  Figures are very high but it 
 
 
is  thought  that  some  contaminations  are  wrongly  being  reported  as  missed 
 
 
collections as with green box collections. 
 
 
 
 
7(d)iv 
Estate Collections. 
Information 
 
There were 34 reported missed estate collections in July. 
 
 
 
 
7(d)v 
Rectification Points 
Information 
 
Rectification  points  for  the  last  week  are  2082,  a  slight  increase  from  2063.    The 
 
 
number of points for Street Cleaning appears to be reducing.  Well done the street 
 
 
cleaning crews. 
 
 
 
 
7(d)vi 
WEEE Collections 
Information 
 
Awaiting WEE tonnages from TT 
 
 
 
 
7(e) 
IT Up-dates 
 
 
 
 
7(e)i 
Contender printing / reprinting problem 5(a)xi 
Information 
NA  explained  that  currently  no  information  is  being  printed  from  contender  to 
Veolia because it appears that the print queue is stuck and nothing seems to be able 
to clear it.  IT, DataPro and JES are all looking into the problem.  As of this moment 
we have no solution but hopefully we will soon.  
Currently  the  only  information  which  is  necessary  to  receive  via  prints  are 
“reprints”  from  contender,  all  other  information  is  ‘live’  to  be  actioned  on 
Contender. 
NA asks that officers could in cases were they were updating important information 
and were unable to re-default the job (maybe because the job had been cleared and 
then realised it that there was a further problem) or on an Adhoc (were information 
can not be re-defaulted only reprinted), to email NA something basic like a screen 
print  or  a  reference  number  so  Veolia  will  still  know  that  there  is  something  that 
needed to  be  done  on that  request. Most jobs  which officers  dealt  with  can  be  re-
defaulted and therefore this would only be for the odd ones that can’t. 
 
 


 
 
 
 
8. 
 
Any Other Matters 
 
 
 
 
8(a) 
Green Box Deliveries  
Information 
 
The green box deliveries were progressing well considering the number of requests 
 
 
coming in. 
 
 
 
 
8(b) 
Extra Keys 
MOB 
 
DL asked for FB11 and FB14 keys.  MOB to remind Tony Martin to provide keys.  
DG & DL 
 
Two  keys  for  Wembley  litter  bins  handed  to  JFM  by  MOB  for  Wembley  Events 
 
 
clean ups. 
 
 
 
 
8(c) 
Training for Call Centre 
Call Centre 
 
DL  suggested  that  training  may  be  necessary  to  ensure  that  the  Call  Centre  are 
 
asking the right questions when residents call to report missed collections or other 
 
problems.    Many  of  the  missed  collection  calls  are  actually  contaminated  and  as 
 
such  the  crews  leave  the  uncollectible  items  with  a  contrary  card  to  educate 
 
residents.  DL feels that insufficient investigation is being completed at the time of 
 
the initial report and an opportunity to educate residents is being missed by the call 
 
centre.   
 
JR agreed to pass suggestion to Raj and Marjaneh. 
 
 
8(d) 
Abuse by Residents to Crew 
 
DL  reported  an  increase  in  abuse  by  residents  to  his  crews  since  the  start  of 
 
compulsory  recycling.    JR  and  MOB  agreed  to  liaise  with  DG  and  DL  and  try  to 
 
resolve any problems between residents and operatives. 
 
 
 
 
 
 
9. 
 
Next Meeting 
 
The  next  meeting  of  this  group  will  be  held  on  at  10am  on  Tuesday  26th  August 
2008 at 10am at Laxcon Close.