This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'FOI request concerning Veolia Environmental Services and Brent Council.'.

 StreetCare (StreetScene) / Veolia 
 
Team Leaders / Managers Meeting 
 
Tuesday 30th October 2007 
 
 
 
 
 
No. 
Item 
Action by 
 
 

 
 
1. 
Persons Present 
 
John Rymer 
 
(JR) 
 
StreetCare – Team Leader 
Bridie Cahill                  (BC)                   StreetCare – Team Leader 
Mark O’Brien   
(MOB)  
StreetCare – Team Leader Central Team 
Nicola Percival   
(NP) 
 
StreetCare – Education Team 
Jean Francois Moreau  (JFM)   
Veolia – Street Cleaning Manager 
Dan Green 
 
(DL) 
 
Veolia – Recycling Manager 
Michael Minogue 
(MM)   
Veolia – Village and Leafing Manager 
Tony Talman   
(TT) 
 
StreetCare – Senior Waste and Environment Officer 
 
 
 
 
2. 
Apologies for Absence 
 
Paul Booth  
 
(PB) 
 
Veolia – Catching up after maternity leave 
 
 
 
 
3. 
Minutes of Previous Meeting 
 
 
 
The minutes of the meeting held on 16th October 2007 were previously circulated and agreed as 
 
an accurate record. 
 
 
 
 
 
 
4. 
 
Matters Arising from Minutes of 4th August 
 
 
 
 
 
 
 
(i) 
Brondesbury Park Ward (i) 
BC/PB 
 
Problem continues.  BC to agree C.A.P. with PB 
CAP 
 
 
 
(ii) 
Abbeydale Shrub Sites (iii) 
MOB/JFM 
 
Problem continues.  MOB to agree CAP with JFM. 
CAP 
 
 
 
(iii) 
Wembley Alleyway (iv) 
MOB/JFM 
 
Work not completed.  MOB to agree CAP with JFM 
CAP 
 
 
 
(iv) 
Wembley Central Ward (v) 
MOB/JFM 
 
Sweeper  is  showing  an  improvement  since  his  return  from  leave.    Monitoring  to 
 
 
continue 
 
 
 
 
(v) 
Alperton Ward ((vi) 
MOB/JFM 
 
Heather Park Open Space Cleaned 
 
 
 
 
(vi) 
Barrows not Wheelie Bins (viii) 
BC/JFM 
 
JFM to check and report when new barrows are delivered 
 
 
 
 
(vii) 
62 Cambridge Close (ix) 
Completed 
 
Completed. 
 

 
 
 
(viii) 
Same Day Collections (xii) 
NP/DG 
 
NP reported that there are about 50 streets with problems.  These are often where there 
 
 
are some properties with twice a week collections. 
 
 
 
 
(ix) 
Dudden Hill (xiv) 
Completed 
 
Completed 
 
 
 
 
(x) 
Cricklewood Sweeper (xvi) 
BC/JFM 
 
BC reported that part of this Zone One isn’t being cleaned until 09.30hrs.  BC to agree 
CAP 
 
C.A.P. with JFM. 
 
 
JFM suggested a meeting between all Ward Officers whose street cleaning is managed 
 
 
by NE, JFM, BC and MOB to jointly discuss the problems in this village.  BC agreed 
 
 
to assist but pointed out that operational matters were a matter for Veolia.  StreetCare 
 
 
wanted all streets to be above BVB during the relevant times. 
 
 
 
 
(xi) 
31 Wendover Road  5(a)1 
PB/PB 
 
Bins being pulled out at 5.15am.  Monitoring to continue. 
 
 
 
 
(xii) 
277 Ealing Road 6(a)1 
MOB/PB 
 
Problems still exist.  MOB to agree CAP with all collection managers and include 123 
CAP 
 
Ealing Road 
 
 
 
 
(xiii)  26 Saltcroft Close 6(a)3 
Completed 
 
No further reports.  Completed 
 
 
 
 
(xiv) 
PM GBox Crew 6(a)6 
Completed 
 
DG reported that this crew is working most Tuesdays, Wednesdays and Thursdays as 
 
 
and when required. 
 
 
 
 
(xv) 
Compulsory Recycling 6(a)7 
Completed 
 
DG  reported  that  Volvo  now  expect  to  deliver  the  two  new  stillage  vehicles  in 
 
 
November.  No date known. 
 
 
 
 
(xvi) 
Drop off Points 6(a)8 
Completed 
 
BC  arranged  for  the  bins  to  be  removed  inside  park.    This  bin  is  being  used  by  the 
 
 
Powerflex to empty into during days work to save trip back to depot. 
 
 
 
 
(xvii)  Estate Bins Signage 6(d)1 
NP/DG 
 
NP reported that the new labels are on order.  MM will liaise with DG to go out with 
 
 
the glass collection 
 
 
DG  reported  that  he  is  working  on  rescheduling  and  trialling  a  3  compartment  top 
 
 
loader so all different materials on estate are collected at the same time. 
 
 
 
 
(xviii)  Missed Collections 6(e)1 
NP/DG 
 
DG is addressing missed collections in schools along with (xvii) above. 
 
 
 
 
(xix) 
Wembley Area 7(a)1 
MOB/JFM 
 
No negative feedback.  Completed 
 
 
 
 
(xx) 
Fryent Ward 7(a)2 
JR/JFM 
 
Work completed to a good standard.  Completed 
 
 
 
 
(xxi) 
Mechanical Sweepers 7(a)3 
MOB/JFM 
 
List of availability to be available by 6.30am every day.  JFM reported that he had just 
 
 
come back from leave and hadn’t met NPatterson yet to confirm if request is agreed. 
 
 
 
 
(xxii)  Tonnages at Twyford 7(b)1 
Information 
 
2

 
TT had reported to JR about 8 tonnes into Twyford to date. 
 
 
 
 
(xxiii) 
Leafing Schedules 7(b)2 
TOR 
 
MM reported he had been liaising with TOR every morning. 
 
 
 
 
 
 
 
(xiv) 
C.A.P. 14, 15, 16 and 17 9(a)2,3,4 and 5 
Information 
From today it was agreed to discuss corrective action plans under the specific heading 
of CAPs. 
 
 
 
 
 
5. 
 
Refuse Issues 
 
 
 
 
 
 
5(a) 
Household Residue Waste 
 
 
 
.No new information 
 
 
 
 
 
5(b) 
Bulky Refuse 
 
No new information 
 
 
5(c) 
Bin, Box & Compost Delivery and Fridge Collections 
 
No new information 
 
 
5(d) 
WEEE Collections 
 
 
5(d)1  Tonnages at Twyford 
TT reported the tonnages for WEE was steadily increasing.   
 
 
 
 
 
 
6. 
 
Recycling Issues 
 
 
 
 
 
 
6(a) 
Green Box 
 
 
 
 
6(a)1  Problems with Collection Crews 
NP/DG 
 
NP  reported  that  she  had  received  reports  from  PB  and  5050  operatives  that  the  box 
 
 
crews were only taking what they wanted and some of the items not taken were being 
 
 
thrown into the garden. 
 
 
DG admitted that a training issue had been raised with new temporary staff and a re-
 
 
training  issue  for  some  of  the  more  experienced  staff.    DG  agreed  to  investigate  and 
 
 
take appropriate action. 
 
 
 
 
6(a)2  97 The Avenue (Barnhill) 
NP/DG 
 
NP reported an allegation that recyclables were being thrown into the refuse bin.  DG 
 
 
will investigate. 
 
 
 
 
6(b) 
Green Bin 
 
 
No new information 
 
 
 
 
6(c) 
Bring Banks 
 
 
 
 
6(c)1  Queens Park Recycle Bins 
NP/DG 
 
NP  had  received  a  report  from  the  park  keeper  that  the  recycling  banks  hadn’t  been 
 
 
emptied for some time.  Although not full the did need emptying.  DG to arrange. 
 
 
The park keeper requested a collection of one bin full of cardboard.  DG will arrange 
 
 
for  organic  crew  to  collect.    NP  said  bell  in  Montrose  Rd  needs  to  be  rung  to  get 
 
 
access. 
 
 
NP reported pile of leaves ready for recycling collection.  MM will liaise and collect at 
NP/MM 
 
10am tomorrow 
 
 
3

 
 
 
6(d) 
Estate banks 
 
 
 
 
6(d)1  Elliott Close, Wembley 
NP/DG 
 
DG reported that estate frame was needed at Elliott Close and the boxes removed.  NP 
 
 
informed DG that boxes were used at the request of the residents.  NP will investigate. 
 
 
 
 
6(e) 
Schools 
 
 
 
 
6(e)1  St Joseph’s School 
NP/DG 
 
NP reported a problem at this school with the organic waste collection.  DG agreed to 
 
arrange collection. 
 
 
 
 
 
7. 
 
Street Cleaning Issues 
 
 
 
 
7(a) 
General Street Cleaning 
 
 
 
 
7(a)1  Market Way, Wembley 
MOB/JFM 
 
MOB  requested  if  JFM  could  check  that  this  very  short  street  is  on  the  sweepers’ 
 
 
schedule. 
 
 
 
 
7(a)2  Queensbury Ward 
JR/JFM 
 
JR produced evidence from DK concerning the following problems that weren’t being 
 
 
rectified within the specific time scales. 
 
 
• 
Roe End has a problem with leaves, litter and detritus in the channels 
 
 
• 
Oakleigh Court has a problem with weeds not being removed. 
 
 
 
 
7(a)3  Information 
BC/JFM 
 
BC reported that she had spoken to a sweeper and that he had told her he spoke to the 
 
foreman and requested bags to contain the litter.  The foreman had no bags with him 
 
and went to collect some.  The sweeper waited for the foreman in a café.  The foreman 
 
returned about 4 hours later.  A complete waste of resources. 
 
BC said that this should never happen and asked JFM to remind managers and foreman 
 
about  their  responsibilities and  to  always  carry  sufficient equipment  for the sweepers 
 
like bags, gloves etc. 
 
JFM agreed to address this problem and report back to the meeting. 
 
 
7b 
Leafing/Blossom Fall 
 
 
7(b)1  Tonnages at Twyford 
 
TT reported about  8 tonnes  collected  so  far.   The  collections appear to  be improving 
 
but need more improvement. 
 
 
7(b)2  Increased Resources 
 
The  meeting  discussed  the  matter  of  the  leafing  team  resources  and  all  decided  that 
 
more  resources  were  needed  to  ensure  collection  and  recycling  of  the  maximum 
 
amount of leaves.  JFM said that he was informed the maximum number of operatives 
 
was 10. 
 
MM reported that he currently had 2 good teams collecting the leaves and many of the 
 
sweepers  were  using  the  pink  bio-degradable  bags.   These  bags  were being  collected 
 
by MM or ‘Lucas’ and being taken to Twyford.  MM is also checking blue sweepers’ 
 
bags  that  appear  to  be  full  of  leaves.    If  only  containing  leaves  he  is  emptying  these 
 
bags into the collection freighter for recycling through C.A. site.   
 
The  system  of  the  pink  bags  being  taken  to  Villages  was  scrapped  because  the  bags 
 
started to decompose and broke, hence defeating their objective. 
 
It was agreed by BC, MOB and JR to raise this issue with IS for discussion at a higher 
 
level. 
 
4

 
 
7(c) 
Gritting 
 
No new information 
 
 
 
 
 
 

 
Other Issues 
 
 
 
 
8(a) 
Wembley Events 
 
 
 
 
8(a)1  Last Event 
Information 
 
Two  teams  instead  of  three  for  90,000  crowd  NFL  league  game  between  Miami  and 
 
 
New  York.    JR  reported  an  excellent  clean  crowd  with  very  little  litter  and  minimal 
 
 
traffic congestion.  MM reported low tonnages compared to other events. 
 
 
MM reported that as the crowd were very clean some of the down time was used by the 
 
 
crews to recycle leaves in Brook Road. 
 
 
 
 
8(a)2  Next Events 
Information 
 
Following  event  on  Wednesday  21st  November  when  England  play  Croatia  in  a 
 
 
European  Cup  qualification  game.    MOB  reported  that  no  further  information  was 
 
 
available  and  that  there  would  be  further  up-dates  as  more  information  becomes 
 
 
available. 
 
 
 
 
8(b) 
On Street Recycling 
 
 
No new information 
 
 
 
 
8(b)1  Contender Code 
NP 
 
NP reported that there was a need for a Contender code to distinguish Metro-bins from 
 
 
other bins when they are to be sited, removed etc.  NP agreed to approach JES 
 
 
 
 
8(b)2  Metro-Bins on Estates 
NP/DG 
 
Some  Metro-bins  had  also  been  used  on  estates  by  mistake.    DG  agreed  to  get 
 
 
collection crews to collect and will liaise with TT for removal of those and installation 
 
 
of the correct bins.  
 
 
 
 
8(c) 
Special Projects 
 
 
 
 
8(c)1  Participation Monitoring (GBs) 
NP/JR 
 
NP  thanked  DG  for  the  maps  of  the  three  rounds  to  be  used  in  the  comparison 
 
 
monitoring  for  green  box  usage.    Arrangements  for  Ward  Officers  to  carry  out  the 
 
 
monitoring will be discussed after the meeting. 
 
 
 
 
8(c)2  Cumberland Storage Facility 
TT/PB 
 
TT reported that the storage site for bins was becoming very untidy and need cleaning 
 
 
up.  DG agreed to pass the message onto PB and ask him to liaise with TT. 
 
 
 
 
8(c)3  Consort Litter Bins 
Information 
 
TT reported that there were now 110 consort litter bins in stock at Cumberland Road. 
 
 
 
 
8(d) 
Statistics 
 
 
 
 
8(d)1  Missed Collections 
Information 
 
JR had prepared figures.  These showed the following:- 
 
 
Domestic  Refuse  –  increase  in  last  3  weeks  from  52  to  76  to  76  missed  bins,  BVPI 
 
target of 42. 
 
Green  Box  –  steady  decrease  in  last  3  weeks  from  213  to  179  to  166  missed  boxes, 
 
BVPI target is 31.  Crews are slow in getting used to their new rounds. 
 
Organic –increase in last 3 weeks from 126 to 151 to 146 missed bins, BVPI target of 
 
24.  Crews are slow in getting used to their new rounds. 
 
5

 
 
 
Overall BVPI of 161, 167 and 160 missed per 100,000 collections for all 3 services 
 
for past 3 weeks. 
 
 
8(d)2  Rectification Points 
 
JR reported 7025 points for last week.  An increase of 19% over the 2 week period. 
 
The  algorithms  have  been  changed  over  the  weekend  and  should  be  more  accurate 
 
from  yesterday.    If  anyone  notices  any  problems  please  pass  to  JES  or  CP  who  will 
 
rectify if able or pass to DataPro after investigation. 
 
JR reported that he hoped to use a new report in 3 weeks time that will identify types 
 
of problems more clearly and also identify which ward they are in.  This should assist 
 
present the statistics in a better format for use by managers of StreetCare and Veolia to 
 
more readily identify where problems are. 
 
 
 
 
 
 
9. 
 
Any Other Important Items 
 
 
 
 
9(a) 
Corrective Action Plans 
 
 
 
 
9(a)1  C.A.P. 14 
CAP 14 
 
To  encourage  a  hasty  decrease  in  reported  missed  green  box  and  organic  bin  missed 
JR/DG 
 
collections  after  the  start  of  the  same  day  collections  CAP  14  agrees  for  a  25% 
 
 
reduction  in  reported  missed  collections  (GB01  and  ORG01)  for  both  green  box  and 
 
 
organic collections by next Monday when the statistics will be calculated for this week. 
 
 
This reduction will reduce the green box reported missed collections from 213 to 160 
 
 
and also reduce the organic bin reported missed collections from 126 to 95. 
 
 
 
 
 
Figures showed that the agreed target wasn’t achieved and the meeting agreed Details 
Information 
 
will  be  forwarded  by  JR  to  IS  and  CW  for  liquidated  damages  of  £200  to  be  levied 
 
 
under the performance framework. 
 
 
 
 
9(a)2  C.A.P. 15 
CAP 15 
 
To  encourage  a  sustainable  decrease  in  reported  missed  domestic  refuse  collections 
JR/PB 
 
CAP  15  agrees  for  a  10%  reduction  in  reported  missed  collections  (R01)  by  next 
 
 
Monday for this week.  This reduction will reduce the reported missed collections from 
 
 
52 to 47. 
 
 
 
 
 
Figures showed that the agreed target wasn’t achieved and the meeting agreed.  Details 
Information 
 
will  be  forwarded  by  JR  to  IS  and  CW  for  liquidated  damages  of  £100  to  be  levied 
 
 
under the performance framework. 
 
 
 
 
 
 
 
9(a)3  C.A.P. 16 
CAP 16 
 
To  encourage  an  improvement  of  standards  on  the  domestic  refuse  services  CAP  16 
JR/PB 
 
agrees  that  rectification  points  for  the  domestic  refuse  service  should  be  50  or  less  a 
 
 
week.  Current figures are 201, 162, 78 and 97. 
 
 
 
 
 
Figures showed that the agreed target wasn’t achieved and the meeting agreed.  Details 
Information 
 
will  be  forwarded  by  JR  to  IS  and  CW  for  liquidated  damages  of  £100  to  be  levied 
 
 
under the performance framework. 
 
 
 
 
 
 
 
9(a)4  C.A.P. 17 
CAP 17 
 
To  encourage  an  improvement  of  standards  on  the  recycling  services  CAP  17  agrees 
JR/DG 
 
that rectification points for the 2 recycling services should be 50 or less each a week.  
 
 
Current figures are: - 
 
 
ORG 
103, 129, 186 and 263 
 
 
GB 
49, 32, 146, and 334 
 
 
6

 
 
 
 
Figures showed that the agreed target wasn’t achieved and the meeting agreed.  Details 
Information 
 
will  be  forwarded  by  JR  to  IS  and  CW  for  liquidated  damages  of  £200  to  be  levied 
 
 
under the performance framework. 
 
 
 
 
9(a)5  C.A.P.s from this meeting 
 
 
Corrective action plans shown earlier in the minutes at items (i), (ii), (iii), (x) and (xii) 
All 
will be documented and agreed before the next meeting on 6th November. 
 
 
 
The problems in CAPs 14, 15, 16 and 17 will be revisited when details of the amended 
JR 
algorithms 
 
 
 
 
 
10. 
 
Date of Next Meeting 
 
The next meeting will be held at 10am on Tuesday 6th November 2007 in the meeting 
room at StreetCare on the first floor (west wing) of Brent House. 
 
 
 
7