This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'FOI request concerning Veolia Environmental Services and Brent Council.'.

StreetCare (StreetScene) / Veolia 
Team Leaders / Managers Meeting held at Laxcon Close 
Tuesday 20th April 2010 
 
 
 
 
No. 
Item 
Actions 
 
 
 
 
1. 
Persons Present 
 
John Rymer 
 
(JR) 
StreetCare Team Leader 
Dave Lynas 
 
(DL) 
Veolia – Senior Recycling Manager 
Mick Minogue   
(MM)  Veolia –Recycling Manager 
Steve Speller 
 
(SS) 
Veolia – Recycling Manager 
 
 
 
 
2. 
Apologies for Absence 
 
 
Mark O’Brien   
(MOB)  StreetCare – Team Leader 
Eugene Buckley  
(EB) 
Veolia- Refuse Environmental Manager 
Jean-Francois Moreau  (JfM) 
Veolia – Senior Cleaning Manager 
Dan Kelly                           (DK)       Veolia – Street Cleansing Env Manager 
Paul Booth 
 
(PB) 
Veolia – Senior Refuse Manager 
 
 
 
 
3. 
Minutes of Previous Meeting 
 
 
The minutes of the meeting held on Tuesday 13th April 2010 were circulated 
prior to and at the meeting and were agreed as an accurate record. 
 
 
 
 
 
4. 
 
Matters Arising 
 
 
 
 
 
4(a) 
 
Unfinished Villages 4(a) 
 
 
 
 
 
 
4(a)i 
Kilburn  
JfM/JR 
 
 
No up-date on Kilburn Village today. 
 
 
 
 
 
 
4(a)ii  Harlesden/Willesden 
JfM/JR 
 
 
Awaiting feed-back on Willesden Sports Centre site 
 
 
 
 
4(b) 
 Meath Court, Buck Lane, Fryent 4(b) 
MOB / EB 
 
No reported problems.   
 
 
 
 
4(c) 
Green Box Contamination  
JR/MOB/ 
 
DL  to  provide  list  of  worst  5  streets  for  contaminated  green  box 
CW/DL 
 
collections  and  JR  will  organise  advice  and  education  for  any  needy 
 
 
residents. 
 

 

 
 
 
4(d) 
Brent Sweeping Schedule 
JfM/MOB 
 
JfM  reported  this  is  missing  from  the  Brent  website.    MOB  reported 
 
 
that this is still outstanding. JfM – to be completed in the future.  O/s 
 
 
 
 
4(e) 
Riverside Gardens 
MOB/DL/ 
 
MM  reported that  collections  have  been  completed for  the  past  two  EB 
 
weeks.  On-going problem 
 
 
 
 
4(f) 
Weeds 
MOB/JR/ 
 
JR reported that he had sent email to StreetCare Officers to take the  JfM 
 
following action:- 
 
 
•  Liaise  with  Village  Manager  to  make  them  aware  about  the   
 
weeds. 
 
 
•  Enter details on Contender and place on hold 
 
 
•  JR/MOB will bring weekly list to Tuesday meeting for JFM 
 
 
 
 
  4(g)    
St Mary’s RC Primary School, Kilburn. 
Completed 
 
JR  –  Misty  reports  that  she  is  liaising  with  DL  and  collections  are 
 
 
currently happening  
 
 
 
 
4(h) 
New Block near Bruce/Alric Road, Stonebridge.  
Completed 
 
MM reported that this is still being developed.  PM and EB have liaised 
 
 
over collections from this development. 
 
 
 
 
4(I) 
Atlas Road/Flats Opposite Alperton Station 
EB/MOB 
 
EB update – working with Tony Martin on this.  
 
 
 
 
4(j) 
Extra  Meeting  for  Veolia  Managers  and  StreetCare  officers.    JR/MOB/ 
 
16/2/2010 
JfM 
 
This  suggestion  to  be  progressed  asap.    JR  will  contact  JfM  re  dates 
 
 
when this can happen. 
 
 
 
 
4(k) 
Euro bin Removal - 16/2/2010 
Completed 
 
It was decided that any bins taken into store should be taken to the SC 
 
 
storage  depot  for  storage  by  driver  who  delivers  bins  and  boxes  on 
 
 
Sundays. 
 
 
 
 
4(l) 
Mallard Court/Mallard Way – Welsh Harp - 16/2/2010 
MOB/DL 
 
Still awaiting response from Christina Byrne (BHP) re refuse problem. 
 
 
 
 
4(m) 
Ticket for Mechanical Sweeper in Bus Lane - 23/2/2010 
JR/JfM 
 
JR reported that he had requested intervention from KB to make those   
 
issuing PCNs more aware of the work of the mechanical sweepers. 
 
 
 
 
4(n) 
Blenheim Gardens, Preston – 2/3/2010 
MOB/EB 
 
Kerbs being moved to improve access on-going. 
 
 
 
 
4(o) 
34 Shaftesbury Avenue, Preston – 2/3/2010 
MOB/DL 
 
JR reported that the bins have been returned properly over the past 
 
 
two weeks 
 

 

 
 
 
4(p) 
42 Woodhill Crescent, Kenton – 2/3/2010 
MOB/DL 
 
MOB reported recycling bins not cleared regularly.  JR reported Officer   
 
reports collections OK on 8th and 13th April.  
 
 
 
MOB/EB 
4(q) 
Windermere Avenue – 9/3/2010 
 
 
EB  suggested  Transportation  widening  road  as  cab  office  blocking   
 
road.  Also, he asked that 2x1100 bins are replaced by 240L to make   
 
collections  easier  for  the  crew.  MOB  –  Transportation  are  placing   
 
double yellow lines here.  Outstanding issues. 
MOB/JfM 
 
 
 
4(r) 
Footpath between Northwick Park Hospital and University of 
 
 
Westminster. 6/4/2010 
 
 
MOB - Our responsibility to clean, site visit taken place with Dave 
 
 
Claxton, and littering being caused by hospital employees.  One option   
 
is to place two litterbins at heavy littering locations and the hospital 
 
 
empties them.  To be raised at next meeting 
MOB/DL 
 
 
 
4(s) 
24 Lancelot Crescent - 6/4/2010 
 
 
MOB – containers not being returned for 24 Lancelot Crescent (Stage 
 
 
1 Complaint) 
MOB/DL 
 
 
 
4(t) 
60 Jesmond Avenue – 6/4/2010 
 
 
MOB – no contrary card left for green box collection at 60 Jesmond 
MOB/JfM 
 
Avenue.  
 
4(u) 
 
 
 
NCR Banks Cleansing – 6/4/2010 
 
 
MOB reported this was not being cleaned on a regular basis, was part 
 
 
of the contract, and wanted to know the reasons why.  
 
 
 
 
 
JfM - thinks this is not part of the contract and has instructed Dan 
 
 
Kelly to not clean this area do to Health and Safety concerns – the 
EB/Rad 
 
crews would have to use a harness as it is so steep.  
 
 
 
 
4(v) 
Neald Court Bin Access – 13/4/2010 
EB/Rad 
 
EB asked for BHP meeting regarding collections.  Awaits 
 
 
 
 
4(w) 
Windermere Avenue, Preston – 13/4/2010 
 
 
EB has asked that Rad Buchanan look at possible re-location of 2 x 
 
 
1100 bins. MOB advised that Rad can ask the owners/landlords but we 
MOB/EB 
 
have no legal powers over bin placement on private land.  Awaits 
 
 
 
 
4(x) 
Commercial Waste Dumping on Bridge Road/Junction with Chalkhill 
 
 
Road – Service Road behind Shops – 13/4/2010 
 
 
EB – 3 x domestic 1100 bins are constantly full of commercial waste. 
 
 
MOB agreed that Veolia would ring him on collection day (Friday) if 
 
 
there are problems and the StreetCare officer will check for evidence. 
 
 
StreetCare enforcement team notified to inspect and serve Section 34 
DL/DP 
 
– Duty of Care notices.  Awaits 
 
 
 
 
 
 

 

4(y) 
Contrary Cards – 13/4/2010 
 
JR reported that DP had been informed about contrary cards running 
 
out.  They are already on order. 
 
 
 
 
 
5. 
 
Problems 
 
 
 
 
 
5(a) 
 
On Going Problems 
 
 
 
 
MOB/DL 
 
5a(i) 
16 Chippenham Avenue  20/4/2010 
 
 
JR handed DL a letter appreciating the good work provided by the 
 
 
refuse crew at this premises.  They also requested an assisted 
 
 
collection that will be dealt with by RAD. 
 
 
 
 
5a(ii)  Marley Walk, Willesden Green 20/4/2010 
JR/DL 
 
DL forwarded a request from a collection driver for the bush alongside 
 
 
the driveway to be cut back.  JR agreed to forward this to KO. 
 
 
 
 
5(a)iii  58A Harrow Road, Tolkyngton - 20/4/2010 
DL/RAD 
DL reported that the bins are inaccessible at this location due to large 
quantities of dumped rubbish.  JR confirmed that this problem was 
reported to Environmental Health Improvement Team for Clearing 
 
 
 
 
 
6. 
 
Corrective Action Plans 
 
 
 
 
 
6(a) 
 
New C.A.P.  
 
 
 
No new CAPs. 
 
 
 
 
 
6(b) 
 
On-Going Reviews 
 
 
 
 
 
 
6(b)i 
Harrow Road, Queens Park section  CAP 38 
CAP 38 
 
 
StreetCare  and  Veolia  supervisors  to  monitor  that  all  refuse  and 
4/4/2010 
 
recycling  containers  are  emptied  and  returned  properly  to  the 
to 
 
appropriate properties. 
18/5/2010 
 
SAR had reported that one green box went missing during collection, 
 
however all bins emptied and returned properly. 
 
 
6(c) 
End Review 
 
No CAP end reviews. 
 
 
6(d) 
Failures for Forwarding 
No CAPs for forwarding. 
 
 
 
 
 
7. 
 
Other Specific Events 
 
 
 
7(a) 
 
Wembley Events 
 
 
 
 
7(a)i 
Last Event 
 
 
Saracens  v  Harlequins  on  Saturday  17th  April  2010.    JR  reported  that 

 

 
 
the  clean  up went  well  and  asked  that  Keith  Evans  and  the  crews  be 
 
 
thanked 
 
 
 
 
7(a)ii  Next Event 
 
 
Saturday the 8th Sunday the 9th May 2010 the FA Trophy Final and the 
 
 
FA Vase Final 
 
 
 
7(b) 
 
Special Projects 
 
 
No special projects at this time. 
 
 
 
7(c) 
 
Gritting, Leafing, Bins and Weeds 
 
 
 
 
7(c)i 
Gritting 
 
 
Gary Gregory this week. 
 
 
 
 
7(c)ii 
Leafing 
 
 
Leafing season finished.  
 
 
 
 
7(c)iii  Weeds 
 
 
JR emailed the 2007 and 2008 NI195 figures to JfM 
 
 
 
 
7(c)iv  Bins and Boxes 
 
 
Still no green 240L in stock. 
 
 
 
7(d) 
 
Missed Collections 
 
 
JR apologised for no figures this week as he looking at designing a new 
 
 
format with additional information.  They should be ready by the end 
 
 
of April  
 
 
 
 
7(d)i 
Domestic Refuse 
 
 
No new figures  
 
 
 
 
7(d)ii 
Green Box 
 
 
No new figures  
 
 
 
 
7(d)iii  Organic 
 
 
No new figures  
 
 
 
 
7(d)iv  Estates 
 
 
Figures to be produced for February in March. 
 
 
 
7(e) 
 
Rectification Points 
 
 
No new figures  
 
 
 
7(f) 
 
IT Up-Dates 
 
 
No new information. 
 
  
 
 
 
 
 
8. 
 
Any Other Matters 
 
 
 
  
 

 

8(a) 
 
Special Projects 
 
 
 
No current special projects 
 
 
 
 
 
8(b) 
 
Other Matters 
 
 
 
 
 
 
8(b)i 
Joint Training with Call Centre 
 
 
It was suggested that as Nadine is very busy with re-coding etc for new 
 
 
Contender  upgrade  that  this  matter  be  delayed  until  new  version  of 
 
 
Contender  is  up  and  running.    JR  will  inform  Raj.    To  be  shown  as 
 
 
temporarily  completed  and  resurrected  when  new  Contender  is  up 
 
 
and running. 
 
 
 
 
8(b)ii  Communication between Veolia Managers and StreetCare Officers 
Completed 
 
JR  and  MOB  agreed  to  liaise  with  JfM  to  arrange  joint  meetings with 
 
 
Village Managers/foremen.  See item 4(j). 
 
 
8(b)iii  New Builds 
DL  requested  a  list  of  all  new  builds  with  property  numbers  and 
locations.    JR  suggested  that  these  should  all  appear  on  variation 
orders however he will ask if this information can be supplied. 
 
 
 
 
 
9. 
 
Next Meeting 
 
The  next  meeting  of  this  group  will  be  held  on  at  10am  on  Tuesday 
27th April 2010 at Laxcon Close, NW10.