This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'FOI request concerning Veolia Environmental Services and Brent Council.'.

 StreetCare (StreetScene) / Veolia 
 
Team Leaders / Managers Meeting held at Laxcon Close 
 
Tuesday 31st March 2009 
 
 
 
 
No. 
Item 
Action by 
 
 

 
 
1. 
Persons Present 
 
John Rymer                  (JR)              
StreetCare – Team Leader 
Jean Francois Moreau  (JfM)   
Veolia – Street Cleansing Operational Manager 
Dave Lynas 
 
(DL) 
 
Veolia – Senior Recycling Manager 
Steve Speller 
 
(SS) 
 
Veolia – Recycling Manager 
 
 
 
 
2. 
Apologies for Absence 
 
Mark O’Brien   
(MOB)  
StreetCare – Team Leader 
Eugene Buckley 
(EB) 
 
Veolia – Refuse Manager 
Dave Lynas 
 
(DL) 
 
Veolia – Senior Recycling Manager 
Paul Booth 
 
(PB) 
 
Veolia – Senior Refuse Manager 
 
 
 
 
 
 
3. 
Minutes of Previous Meeting 
 
 
 
The  minutes  of  the  meeting  held  on  24th  March  2009  were  circulated  prior  to  and  at  the 
meeting and were agreed as an accurate record. 
Up to date statistical information regarding missed collections and rectification points was also 
circulated. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
4. 
 
Matters Arising 
 
 
 
 
4(a) 
Unfinished Villages 4(a) 
JfM, JR  
 
Jf mentioned a problem with the current village depot not opening until 6.30am but 
 
 
DL, AB and Teddy had arranged a meeting for 10am this am. 
 
 
 
 
4(b) 
Alperton Lane Bring Site, Alperton 4(b) 
MOB/DL 
 
JR reported that the site was completed last week and a very good job was done by 
 
 
Transportation. 
 
 
 
 
4(c) 
19 Bacon Lane, Queensbury 4(c) 
MOB 
 
JR reported that the green box wasn’t returned properly last week.  SS was aware 
DL/PB 
 
and has spoken to the crew. 
 
 
 
 
4(d) 
39 Kings Drive, Barnhill 4(d) 
MOB 
 
No new information.  Awaiting up-date from MOB. 
DL/PB 
 
 
 
4(e) 
38a Craven Park, Harlesden 4(e) 
JR 
 
SAR  reported  OK  last  week.    GG  reported  problems  this  morning.    Crews  have 
PB/DL 
 
been spoken to.  Monitoring to continue.  Possibility of corrective action plan being 
 
 
agreed  unless  the  collections  are  completed  as  requested,  i.e.  as  resident  of  38a 
 
 
shares the path with 38b JR instructed 38a and 38b to be treated as assisted. 
 
 
 
 

4(f) 
Meath Court, Buck Lane, Fryent 4(f) 
MOB / EB 
 
Awaiting feedback from site meeting between MOB and EB. 
 
 
 
 
4(g) 
High Road litter bins, Wembley 4(g) 
MOB/JfM 
 
JR reported that TM had ordered extra keys and was chasing up the order today. 
 
 
 
 
4(h) 
Recycling Crew Behaviour at 7 Ardley Close, Welsh Harp 4(i) 
MOB/SS 
 
SS has spoken to the crew who deny the allegation.  He up-dated MOB last week 
 
 
 
 
4(i) 
Brent Information 4(j) 
MOB 
 
Awaiting feedback from MOB whether this problem was reported to JES to resolve. 
 
 
 
 
4(j) 
2 Bacon Lane, Queensbury5 (a)i 
Completed 
 
SS reported that the crew were advised to empty every bin no matter how little was 
 
 
in it. 
 
 
 
 
4(k) 
5 Callcott Road, Kilburn 5(a)ii 
JR/DL 
 
JR  reported  that  this  was  checked  on  25th  March  by  AS  and  found  collected  OK.  
 
 
Monitoring to continue. 
 
 
 
 
4(l) 
Mapes House, 43 Winchester Avenue, Queens Park 5(a)iii 
Completed 
 
PB  reported  that  the  crew  denied  the  allegation  but  he  advised  them  as  to  their 
 
 
future conduct. 
 
 
 
 
4(m) 
Churchill Road, Willesden Green 5(a)iv 
Completed 
 
JR  advised  that  IS  and  DP  agreed  that  all  bio  sacks  should  be  collected  on  the 
 
 
scheduled day for the green bin in this road.  GG reported that one resident who has 
 
 
a green bin was always requesting bio-sack collections.  GG will inform JR of the 
 
 
house number so a letter can be sent advising the resident of the scheduled day of 
 
 
collection. 
 
 
 
 
4(n) 
Taylor’s Lane Railway Bridge, Stonebridge 5(a)v 
Completed 
 
JR  reported  that  this  matter  was  now  with  Network  Rail  for  pigeon  proofing.  
 
Sweeping and weekly washing to continue. 
 
  
 
 
 
 
 
 
 
5. 
 
Problems 
 
 
 
 
5(a) 
New Problems 
 
 
 
 
5(a)i 
6 Bank Buildings, Harlesden 
JR/DL 
 
JR enquired about the emailed request from RR re the 3 x 240L bins at this address.  
 
 
GG will investigate and call RR direct. 
 
 
 
 
5(a)ii 
Southview Avenue, Dudden Hill 
JR/PB 
 
JR  reported  bins  on  pavement  at  Southview  Close  and  Southview  Avenue.    PB 
 
 
agreed to advise the crew to return bins to cartilage of the property. 
 
 
 
 
5(a)iii 
Refuse Disciplinary Reports 
JR/PB 
 
JR  handed  PB  two  reports  of  allegations  against  refuse  crews.    One  from  Cllr 
 
 
alleging transfer of rubbish from rear of van to freighter and the other was that the 
 
 
crew asked for  money  to  remove  waste  from  the  Harlesden Working  Men’s  Club.  
 
 
PB advised that he hadn’t received the photos of the first incident from IS and initial 
 
 
enquiries showed the index number given was probably wrong as the truck wasn’t 
 
 
at the location at the time stated.  JR will enquire with IS the current state. 
 
 
 
 

 

5(a)iv 
27/27a Princess Road, Kilburn 
JR/PB 
 
JR  reported  that  refuse  collections  at  these  premises  are  getting  missed  regularly.  
 
 
PB will speak to crew and arrange monitoring by supervisors. 
 
 
 
 
5(a)v 
Verney Street, Welsh Harp 
JR/PB 
 
Resident complained that  crew  doing  collection in Varney  Street  gave  her the  ‘V’ 
 
 
sign after she tooted them.  When she asked why they did that they told her to F### 
 
 
Off.  JR gave PB Contender report and requested investigation. 
 
 
 
 
5(a)vi 
Crown Green Mews, East Lane 
Information 
 
GG reported that he was instructed to deliver 13 green bins but there was no room 
 
 
so  they  were  returned  to  store.    There  are  green  boxes  for  use  by  residents.    GG 
 
 
requested JR inform TOR of this problem. 
 
 
 
 
5(a)vii 
Westmoreland Road Bring Banks, Queensbury 
MOB/DL 
 
GG and SS reported that these bring banks are heavily contaminated.  The padlocks 
 
 
do  not  seem  to  be  working  and  there  are  now  regular  fly  tips.    JR  suggested  a 
 
 
meeting between recycling, MOB and DK to try to resolve this matter. 
 
 
 
 
5(a)viii  Willesden Green Library Bring Banks, Willesden Green 
TOR/DL 
 
GG reported that since these banks have been returned to the library car park they 
 
 
have become badly contaminated.  There was no contamination when they were left 
 
in the open at the front of the library in clear view.  He reported that they were very 
 
easy to collect from the open location.  JR agreed to relay this information back to 
 
TOR for comment. 
 
 
5(b) 
On-going Problems 
 
See items 4(a) to 4(n) above.   
 
 
5(c) 
For Further Action 
See 4(a) to 4(i) and 4(k) above 
 
 
 
 
 
6. 
 
Corrective Action Plans 
 
 
 
 
6(a) 
New C.A.P.s 
 
 
 
 
6(a)i 
C.A.P. 35 – 92 Buck Lane, Fryent 
MOB 
 
Problems  being  experienced  with  collections  at  this  dwelling  that  is  an  assisted 
PB/DL 
 
collection.  It was agreed that the collections will be jointly monitored for 8 weeks 
 
 
until 19th May.  The locations where the bins should be left is clearly defined in the 
 
 
corrective action plan. 
 
 
 
 
6(a)ii 
C.A.P. 36 – 54 Grasmere Avenue, Preston 
MOB 
 
Once  again  problems  are  being  experienced  at  this  assisted  collection.    It  was 
PB/DL 
 
agreed  that  the  collections  will  be  jointly  monitored  for  8  weeks  until  19th  May.  
 
 
The  locations  where  the  bins  and  boxes  should  be  left  is  clearly  defined  in  the 
 
corrective action plan. 
 
 
6(b) 
On-Going Reviews 
 
No on-going reviews 
 
 
6(c) 
End Review 
 
No end reviews 
 
 
6(d) 
Failures for Forwarding 
 
 
No failures for forwarding. 

 

 
 
 
 
 
 
 
 
7. 
 
Other Specific Issues 
 
 
 
 
 
7(a) 
Wembley Events 
 
 
 
 
7(a)i 
Last Events 
Information 
 
England verses Slovakia went very well with very fast dispersal from Wembley. 
 
 
 
 
7(a)ii 
Next Events 
Information 
 
On Wednesday 1st April England plays Ukraine in a World Cup qualifier. 
 
 
On Sunday 5th April there is the Johnstone’s Paint Trophy final. 
 
 
On the weekend of 18th/19th April there are the FA Cup semi-finals. 
 
 
On the weekend of 9th/10th May there are the Carlsberg Trophy and Vase finals. 
 
 
On the 23rd/24th/25th May are the League Play-Off finals 
 
 
On Saturday 30th May is the FA Cup final. 
 
 
  
 
7(b) 
Special Projects 
Information 
 
Capital Standards have a Capital Clean Up running between 27th April and 5th June.  
 
 
One of the projects is volunteers cleaning the sides of the Grand Union Canal.  This 
 
 
is a joint borough project with Camden and Islington.  JR asked if Veolia had any 
 
 
suggestions for clean-up projects in Brent. 
 
 
 
 
7(c) 
Gritting, Leafing, Bins and Weeds 
 
 
 
 
7(c)i 
Gritting 
Information 
 
This week out of hours officers are NSL and PM; from Veolia it is AB, SS and DC.  
 
 
Next week it is MOB and DK; from Veolia it is PB, NE and DT (Dan Tylee). 
 
 
  
 
7(c)ii 
Leafing 
 
 
Nothing to report 
 
 
 
 
7(c)iii 
Grey Bins 
 
 
Nothing to report 
 
 
 
 
7(d) 
Weeds 
Information 
 
JfM reported additional staff was being trained in weed spraying this morning.  JR 
 
 
reported  that  StreetCare  Officers  were  instructed  to  put  weeding  problems  onto 
 
 
Contender but not to expect action until at least 10 days after the scheduled spraying 
 
 
in  order  to  give  weed  roots  time  to  die  and  minimise  problems  with  damaged 
 
 
paving. 
 
 
JfM hand JR a record of the weeding completed to date. 
 
 
 
 
7(e) 
Missed Collections 
Information 
 
 
 
7(e)i 
Domestic Refuse 
 
 
71 missed collections reported last week.  This is above the target of 44. 
 
 
 
 
7(e)ii 
Green Box 
 
 
49 missed collections reported last week.  This is above the target of 35 
 
 
7(e)iii 
Organic  
 
66 missed collections reported last week.  This is above the target of 24 
 
 
7(e)iv 
Estate Collections. 
 
42 missed estate collections reported so far during March. 
 
 

 

7(e)v 
Rectification Points 
 
There  were  a  total  of  546 rectification  points  issued  last  week  compared  with  684 
 
the previous week.  JR complimented street cleaning service on the improvement on 
 
the performance framework. 
 
 
7(e)vi 
WEEE Collections 
 
Awaiting report from TT 
 
 
7(f) 
IT Up-dates 
 
Nothing new to add. 
 
 
7(g) 
NI195 Information 
 
 
7(g)i 
Next Traunch 
 
JR  informed  the  meeting  that  the  next  NI  195  traunche  will run  between  1st  April 
 
and  31st  July  and  the  5  target  Wards  are  Kenton,  Wembley  Central,  Brondesbury 
Park, Kensal Green and Dollis Hill. 
 
 
 
 
 
8. 
 
Any Other Matters 
 
 
  
 
8(a
Special Projects 
 
 
 
 
8(a)i 
Deep Cleaning, Brondesbury Park &Kensal Green  
Information 
 
JR informed the meeting that deep cleansing of hard-to-clean streets will take place 
 
 
in Brondesbury Park and Kensal Green hopefully before the NI195 inspections take 
 
 
place. 
 
 
 
 
8(a)ii 
Church Road, Harlesden - Land near Car Park 
Information 
 
JR informed meeting that RR is working on a landscaping improvement scheme for 
 
 
no mans land adjacent to Church Road Car Park prevalent with dumping. 
 
 
 
 
8(a)iii 
Kilburn Clean Up 
Information 
JR reported that the Kilburn Clean Up last Saturday was successful. 
 
 
 
 
 
9. 
 
Next Meeting 
 
The next meeting of this group will be held on at 10am on Tuesday 7th April 2009 at 
Laxcon Close, NW10.