This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Information on Facilities Management Contracts and or Frameworks'.

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
SPECIFICATION OF WORKMANSHIP 
AND MATERIALS 
 
 
 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 - Specification 

link to page 3 link to page 9 link to page 12 link to page 19 link to page 23 link to page 27 link to page 32 link to page 38 link to page 45 link to page 52 link to page 74 link to page 84 link to page 91 link to page 91 link to page 100 link to page 100 link to page 105 link to page 114 link to page 120 link to page 123 link to page 130 link to page 148 link to page 152 link to page 163 link to page 168 link to page 229 link to page 245 link to page 251 link to page 256 link to page 276 M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
CONTENTS 
 
 
GENERAL ............................................................................................................... 1 
EXCAVATION AND EARTHWORK .......................................................................... 7 
DEMOLITION ...................................................................................................... 10 
EXTERNAL WORKS .............................................................................................. 17 
FENCING AND GATES ......................................................................................... 21 
DRAINAGE .......................................................................................................... 25 
CONCRETE WORK ............................................................................................... 30 
BRICKWORK AND BLOCKWORK ......................................................................... 36 
ROOFING ............................................................................................................ 43 
CARPENTRY AND JOINERY ................................................................................. 50 
REPLACEMENT WINDOWS AND EXTERNAL DOORS ........................................... 72 
PERFORMANCE SPECIFICATION FOR EXTERNAL DOORS AND FRAMES ........... 82 
PERFORMANCE SPECIFICATION FOR REPLACEMENT GRP ENTRANCE DOORS & 
FRAMES AND ASSOCIATED FANLIGHTS AND SIDELIGHTS ............................... 89
 

PERFORMANCE SPECIFICATION FOR REPLACEMENT PLASTIC COATED 
ALUMINIUM EXTERNAL DOORS AND SCREENS ................................................. 98 
PERFORMANCE SPECIFICATION FOR REPLACEMENT PVCu WINDOWS ......... 103 
PERFORMANCE SPECIFICATION FOR REPLACEMENT TIMBER WINDOWS ..... 112 
METALWORK ..................................................................................................... 118 
PLASTERWORK AND OTHER FLOOR, WALL AND CEILING FINISHES .............. 121 
PAINTING AND DECORATING .......................................................................... 128 
GLAZING ........................................................................................................... 146 
PLUMBING ........................................................................................................ 150 
MAINTENANCE OF THERMOSTATIC MIXING VALVES ...................................... 161 
HEATING ........................................................................................................... 166 
ELECTRICAL WORKS ......................................................................................... 227 
MAINTENANCE OF ELECTRIC HEATING INSTALLATIONS ................................ 243 
SPECIFICATION FOR SMOKE, HEAT AND CARBON MONOXIDE DETECTORS .. 249 
MAINTENANCE TO MICRO-GENERATION APPLIANCES ................................... 254 
INJECTED DAMP PROOF COURSES AND FUNGUS/BEETLE ERADICATION ...... 274 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 - Specification 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

GENERAL 
 
 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 1 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
GENERAL 
 
 
Applicability 
 
001  This  initial  general  section  applies  to  all  subsequent  sections  of  this  Specification  of  Workmanship  and 
Materials (“this Specification”)
 
002  This Specification is drafted as a series of instructions that the Service Provider must ensure are complied 
with in relation to the Works.  Each instruction includes all tasks necessary to comply fully with the instruction 
and the Schedule of Rates item(s) to which it relates. 
 
003  The Schedule of Rates payments, as adjusted by the Service Provider’s tendered Rates, include for carrying 
out all tasks required by this Specification.  No further payment is due to the Service Provider in respect of 
any such tasks beyond the payments provided for in the Schedule of Rates. 
 
004  Specifications  across  a  number  of  trades  may  be  relevant  to  each  Schedule  of  Rates  item.    The  Service 
Provider must comply with all requirements of this Specification applicable to the specific type of Works to 
be undertaken. 
 
005  References to Paragraphs and Sections in this Specification are to the applicable Paragraph and Section of 
this  Specification.  If  any  contradiction  appears  within  the  Specification  sections,  Schedules  of  Rates,  the 
Client’s Policy documents etc., the most rigorous standard takes precedent. 
 
Standards of workmanship and Materials 
 
006  Carry out and complete all Works: 
 
in accordance with Good Industry Practice; 
 
in accordance with statutory Regulations; 
 
in accordance with the Client’s Policies; 
 
in accordance with the Client’s Codes of Practice; 
 
in accordance with any specific requirements for those Works in this Specification; and 
 
to the satisfaction of the Client (acting reasonably). 
 
007  To the extent that the standard of any Works has not been specified in this Contract, agree the relevant 
standard for the Works with the Client before their execution.  Where particular Works or working methods 
are to be “Approved by” “Agreed with” or are indicated to be “subject to the Approval of” the Client, give the 
Client adequate notice when such Approval or Agreement is needed and retain evidence of all Approvals 
given, and items that have been Agreed, by the Client. 
 
008  To the extent that it is necessary to design any aspect of the Works, in preparing those Designs use the 
reasonable skill and care to be expected of an experienced maintenance Service Provider that is skilled in 
undertaking works similar to the Works. 
 
009  Maintain all existing lines and levels at all times and carry through new work to the same lines and levels 
unless otherwise instructed by the Client. 
 
European and British Standards & Codes of Practice 
 
010  Ensure all Works undertaken and all Materials used in those Works comply with all applicable International, 
European and/or British Standards and Codes of Practice and the Client’s Codes of Practice that are current 
at the time of their use. 
 
011  References in this Specification of Workmanship and Materials to any International, European and/or British 
Standard or Code of Practice are to be construed as references to the version current at the time the Order 
is undertaken. 
 
012  Where a specific International, European and/or British Standard or a Code of Practice is referred to, this sets 
out the minimum acceptable standard of Materials or workmanship. 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 2 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
013  Any requirement in this Specification of Workmanship and Materials to use material or an article which is 
defined  by  reference  to  a  specified  Quality  Assurance  Scheme,  Agreement  Certificate,  British  Standard 
Specification or other approval, may be met by a material or article which has received equivalent approval 
in another Member State of the European Union or an equivalent international standard recognised but not 
yet adopted in the UK. 
 
014  A Service Provider offering a product on the basis of compliance with any such approval shall notify the Client 
of all such substitutions in advance of placing any order and will be required to provide, in English, technical 
or other details of the approval and its qualifying tests. 
 
Materials 

 
015  The Client wishes to standardise the use of Materials across its Properties.  This is in order to simplify parts 
requirements  and  van  stock  loads,  to  improve  its  repairs  processes  and  to  reduce  maintenance  costs.  
Wherever possible, match all Materials used to materials currently used in the Properties, particularly in terms 
of their parts requirements and repair procedures.  In this Specification the Client has set out details of its 
current Materials to which the Service Provider is required to standardise. 
 
016  Where this Specification indicates that Materials are to be “Approved by the Client”, provide samples of the 
proposed  Materials  to  the  Client  for  Approval.    Any  Materials  that  comply  with  the  functionality  and 
compatibility  (including  aesthetic  compatibility)  requirements  of  this  Specification  may  be  proposed.    No 
further Approval is required for any Materials listed in this Specification as being the Client’s currently used 
Materials.  The purpose of the Client’s decision on the use and Approval of such Materials is to ensure that 
they meet the Client’s requirements for functionality and compatibility.  The decision of the Client on this is 
final. No future precedence will be set by individual Client representatives, with exception to those authorised 
to  do  so  within  the  Clients  Headquarters.  A  ‘common  sense’  and  ‘best  practice’  approach  it  is  the 
recommended method of approval.  
 
017  Where  this  Specification  requires  Materials  to  be  matched  to  existing  Materials  or  finishes,  this  match  is 
subject to the Approval of the Client. 
 
018  Do not use any Prohibited Materials in carrying out the Works.  Prohibited Materials are those Materials which 
are generally accepted or (having regard to Good Industry Practice) are reasonably suspected of: 
 
 
being harmful in themselves; 
 
 
being harmful when used in a particular situation or in combination with other Materials; 
 
 
becoming harmful with the passage of time; or 
 
 
being damaged by or causing damage to the structure in which they are to be affixed. 
 
019  Materials are to be regarded as harmful if, in the context of their use in the Works (whether alone or in 
combination with other materials) they: 
 
 
are prejudicial to health and safety; 
 
 
may pose a threat to the structural stability or the physical integrity of any Property; or 
 
 
could materially reduce the normal life expectancy of any part of the Property. 
 
020  Sustainable Timber:  In compliance with Public Procurement Policy, all timber and  wood derived products 
referred to throughout this document and which are supplied to the Client, or used by the Service Provider, 
his agents and Sub-contractorin the performance of any contract to which this document relates, must be 
procured in accordance with the latest edition of the European Union Timber Regulation (EUTR) 
 
021  CE  Marked  Products:  In  compliance  with  Construction  Products  Regulation,  all  products  referred  to 
throughout this document and supplied to the Client, or used by the Service Provider, his agents and Sub-
contractorin the performance of the works, must be supplied with a Declaration of Performance (DoP) and 
carry the CE marking (European Conformity marking).  
 
Performance Standards on the CE Mark must comply with relevant Building Regulations as required. 
 
The CE Mark must be fixed visibly, legibly and indelibly either to the product or to a label attached to the 
product.  If  this  is  not  possible  or  not  warranted,  then  it  must  be  fixed  to  the  packaging  or  within  the 
accompanying documentation.  
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 3 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
The DoP must be made available by the manufacture for 10 years after the product was first placed on the 
EEA market (this may be via a website) 
 
022  Use, fix and apply all Materials strictly in accordance with the manufacturer’s recommendations, directions or 
instructions. 
 
Listed Buildings 
  
For Properties that are listed buildings, all Materials used must comply with all Regulatory Requirements 
that apply to them. To the extent that any requirements set out in this Specification of Workmanship and 
Materials are inconsistent with those Regulatory Requirements, those Regulatory Requirements shall 
prevail.” 
 
023  Participate in joint initiatives with the Client and other Service Providers to establish supply chain agreements. 
 
024  Where appropriate suggest (economically viable) amendments to this Specification where those amendments 
may lead to an improvement in environmental performance or sustainability. 
 
025  At the Client’s request provide all information the Client reasonably requests regarding the environmental 
impact of the supply and use of any Materials and goods the Service Provider selects for use in the Works. 
 
026  [optional clause] In the event that the Service Provider considers that decanting elderly, vulnerable, people 
with disabilities and other occupiers and carers from a dwelling whilst intrusive works or disruption to washing 
and sanitary facilities are required to be undertaken, the Service Provider may be required at his own cost to 
provide the following facilities:  
 
Decant Mobile - Daytime Decant 
 
Temporary Accommodation shall conform to the requirements of BS EN 1645-1:2012, BS 1646-1:2012 and 
BS EN 1647:2012 
 
If it is agreed, prior to a scheme start, that daytime facilities are required this may either be a Touring 
caravan used outside homes between 9am and 5pm and then removed, or a mobile unit located in a fixed 
position supplied with at least the following. 
• 
External door 
• 
Bedroom 
• 
A toilet compartment with wc suite, wash-handbasin and shower unit  
• 
A flued gas fire/electric heater (note: gas is the preferred option ) 
• 
A flued gas fire multi-point water heater or electric water heater. 
• 
Electrical installation to BS 7671:2008+A1:2011 
• 
Mattresses with fireproof removable covers (which shall be thoroughly cleaned and changed after 
each decant) 
• 
A cooking appliance and fridge 
• 
Warning notice for health and safety advice to users 
• 
Fire blanket (to be located by the cooking appliance)  
• 
1kg-powder fire extinguisher (to be located by the main door) 
• 
Smoke Detector  
• 
Carbon Monoxide Detector  
• 
User’s handbook (to be used by Service Provider when demonstrating the mobile to new occupants). 
 
The Service Provider shall also supply the following: 
• 
A security cabinet for two 13kg bottles of propane gas if gas is to be used (red gas bottle). 
• 
Entrance  steps,  handrails,  level  access  ramp  (maximum  1:12)  to  be  provided  for  people  with 
disabilities to the satisfaction of the Client. 
• 
Water supply 
• 
Mains sewerage connection 
 
Daytime decanting shall have agreement between the tenant,  the Client and the Service Provider on the 
hours required for the daytime facility, its location and siting. The provision of car parking by Customers of 
adjoining dwellings must be considered in all circumstances. The form of provision may vary in different 
situations. 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 4 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
The  daytime  facility  is  not  required  to  provide  laundry  and  storage  facilities,  telephone  connections  or 
television aerials or a dedicated car parking facility.  
 
A chemical toilet to BS 2081-1:1998 and BS 2081-2:1998 may be used where no sewer connection is feasible.  
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 5 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
All work during the duration of the contract shall conform to the Health and Safety Legislation, which includes 
installation and checking and is the responsibility of the Service Provider. 
 
Service Providers should be aware of the Code of Practice for the transportation, siting and commissioning 
of caravans published by the National Caravan Council (www.thecaravan.net). 
 
The location of the day-time mobile decant facility must conform to Health and Safety standards and be 
agreed with the Client.  
 
Service checks are to be carried out by suitably qualified personnel after each decant, checks should cover: 
• 
Electrical,  
• 
Gas,  
• 
Water,  
• 
Fire prevention equipment,  
• 
Warning Notices 
• 
Steps and Handrails. 
 
The facility is to be cleaned between each change of user

 
The following notice must be displayed in the Temporary Mobile Accommodation.  
 
A permanent warning notice not less than 200mm x 130mm with the heading printed in red is to be fixed in 
a prominent position. 
 
ADVICE TO OCCUPIERS  
Ventilation 
Do not obstruct the ventilators, which are fitted; your safety depends on them. 
 
In Case of Fire 
 Get everyone out. 
Turn off the outside gas valve 
Raise the alarm and call the Fire Brigade 
Do not stay behind to put the fire out yourself 
Do not put yourself at risk 
 
Fire Precautions 
Children - must not be left alone in the caravan. 
When cooking never leave a cooker unattended  
Do not use multi-adaptors. 
If you smoke use metal or glass ashtrays-not plastic. 
Make sure cigarettes are put out properly  
Do not smoke in bed. 
 
Means of Escape 
Make sure you know the location and operation of the emergency windows and doors, 
Keep door and window keys handy. 
Keep all escape routes clear. 
If there is smoke, keep low where the air is clearer 
Do not go back into the caravan. 
 
Combustible Materials 
Keep them clear of all heating and cooking appliances. 
 
Fire Fighting Equipment 
In addition to the 1kg powder fire extinguisher by the main exit door, a fire blanket is provided next 
to the cooker. Make yourself familiar with the instructions on your fire extinguisher and fire blanket 
and the fire precautions arrangements on site.  Do not stay behind to put the fire out yourself. Do 
not put yourself at risk. 
 
The use of chip pans in mobiles is strictly prohibited. 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 6 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
EXCAVATION AND EARTHWORK 
 
 
 

Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 7 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
EXCAVATION AND EARTHWORK 
 
 
Excavation 
 
001  Leave excavations for the foundations of walls and similar structures exposed until they have been inspected 
and Approved by the Client. Do not fill in trenches or holds or cover up the concrete until dimensions have 
been taken by the Client. 
 
002  Refill any excessive depth to the proper level with concrete (7N/20mm) as specified in the “Concrete work” 
Section.  Excavate the formation level to such further depth as the Client Instructs where the bottom of any 
excavation is found to be soft or otherwise unsound.  Fill any extra depth with concrete (for which additional 
payment is to be made). 
 
003  Any rubble, salvageable building materials and antiquities from the excavations belong to the Client. 
 
004  Check in advance the location of any pipes, cables or any other services when excavations are to be carried 
out. 
 
 
Weed killer 
 
005  Use an organic weed killer Approved by the Client. 
 
 
Disposal of excavated material 
 
006  Remove from site any surplus excavated material from the site to a tip. 
 
 
Filling 
 
007  Use only clean subsoil free from vegetable soil, roots and rubbish for backfilling around foundations or to 
make up levels. 
 
 
Pumping and baling 
 
008  Keep the bottom of excavations free from storm or percolating water by pumping or other means during and 
throughout the progress of the Works until their completion. 
 
 
Supporting excavations 
 
009  Support  all  excavations  using  earthwork  supports  to  ensure  the  safety  of  Staff  and  the  Works  to  the 
satisfaction of the Client. 
 
 
Work in cold weather 
 
010  Protect excavations against freezing.  Do not use frozen materials for backfilling. 
 
 
Hardcore 
 
011  Use for hardcore only hard dry crushed brick or hard broken rubble stone, or limestone quarry waste, free 
from mud, dirt, clay, ashes, clinker, asbestos, timber or any other deleterious matter, broken to pass a 75mm 
diameter ring in all directions, well rolled and consolidated in 100mm layers. 
 
 
Blinding 
 
012  Use for blinding only sand, fine gravel, pulverised fuel ash or other fine materials that are free from dust, 
well rolled and consolidated. 
 
013  Do not use shale either as hardcore or blinding to hardcore. 
 
014  Use sufficient blinding material to fill the surface to provide a close smooth surface for hardcore. 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 8 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
Generally 
 
015  Remove from the Property any imported filling Materials deemed unsuitable by the Client. 
 
016  Keep excavations and areas to be filled free from soil and rubbish. 
 
 
Client’s current manufacturers/suppliers/products 
 
017  Ensure all Materials are compatible with and standardised to the Client’s current products specified in the 
table below (listed by manufacturers, suppliers and/or brand names). 
 
Product 
Brand name 
Manufacturer’s details 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
[complete table as appropriate] 
 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 9 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
DEMOLITION 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 10 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
DEMOLITION 
 
 
GENERAL 
 
 
Generally 
 
001  Execute all demolition Works and alterations in the most careful manner to avoid damage to the surrounding 
structures.  Make good any damage caused. 
 
002  Do not allow dangerous portions of any structure to remain standing during idle periods or overnight except 
where this is unavoidable. Where this is unavoidable, adequately strut and prop such portions to ensure their 
stability until Works recommence.   
 
003  Load and remove from site all materials (including debris) arising from the demolition or alterations.  Do not 
allow these materials to accumulate.  Ensure the care and protection of any Materials to be re-used. 
 
004  Bear the risk of any damage in removing, re-fixing and storing old Materials that are set aside for re-fixing.  
Replace any damaged or defective Materials or missing parts. 
 
 
Survey 
 
005  Before starting the Works, examine all available information, survey the structure(s), site and surrounding 
area.  When requested by the Client provide a survey report with a method statement covering all relevant 
matters listed in the Health and Safety Executive (HSE) guidance in relation to development of safe working 
practices (www.hse.gov.uk) for further information. 
 
 
Bench marks 
 
006  Report to the Client any bench marks or other survey information found on the structure(s) to be demolished. 
Do not remove or destroy unless so Instructed in writing. 
 
 
Existing features and adjacent works to be retained 
 
007  Keep in place and adequately protect from any damage all features and adjacent work/Properties that are to 
be retained.  
 
 
UTILITIES AFFECTED BY DEMOLITION 
 
 
Regulations affecting utilities 
 
008  Carry  out  any  Works  affecting  new  or  existing  services  in  accordance  with  all  applicable  Regulatory 
Requirements. 
 
 
Location of services 
 
009  Locate  and  mark  the  positions  of  services  affected  by  the  Works.    Arrange  with  the  appropriate  Utility 
Providers for the location and marking of the positions of mains services. 
 
 
Disconnection of services 
 
010  Before starting demolition, arrange with the appropriate Utility Provider(s) for the disconnection of services 
and removal of fittings and equipment unless the drawings provided by the Client state otherwise. 
 
 
Disconnection of drains 
 
011  Locate  and  disconnect  all  disused  drains  connections.  Seal  within  the  site  all  the  connections  to  existing 
sewers to the approval of the Utility Provider. 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 11 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
Drains in use 
 
012  Protect drains, manholes, gullies, vent pipes and fittings still in use.  Keep them free of debris at all times. 
Make good any damage arising from demolition.  Leave them clean and in working order on completion of 
the demolition works. 
 
 
Bypass connections 
 
013  Provide bypass connections as necessary to maintain continuity of services to occupied areas of the Property 
and adjoining properties. Give a minimum of 72 hours notice to occupiers if shutdown is necessary during 
changeover. 
 
 
Services which are to remain 
 
014  Notify the Client, Utility Provider and Customer of any damage.  Repair such damage to the satisfaction of 
the Client and Utility Provider. 
 
 
WORKMANSHIP 
 
 
Generally 
 
015  Demolish structure(s) in accordance with the Health and Safety Executive (HSE) guidance notices. 
 
 
Equipment 
 
016  Use suitable types and standards of cutting and demolition Equipment for the location and type of Works. 
 
 
Gas or vapour risks 
 
017  Take adequate precautions to prevent fire or explosion caused by gas or vapour. 
 
 
Flammable liquids & gases 
 
018  When removing tanks and pipes which may have contained flammable liquids or gases: 
 
inform the appropriate officer of the Statutory Authority and follow any advice given; 
 
display danger notices; 
• 
prohibit smoking and the use of naked lights; 
• 
use  only  non-ferrous  tools  and  equipment,  with  an  ample  supply  of  water,  to  reduce  the  risk  of 
sparking; 
• 
empty  tanks  and  dispose  of  their  contents  to  ensure  that  none  enters  any  drainage  system  or 
watercourse; 
• 
clean tanks and pipes and make them inert as described elsewhere in this Specification or as Instructed 
by the Client. 
 
 
Dust 
 
019  Reduce dust by periodically spraying demolition Works with water.  Use dust sheets and temporary screens. 
 
 
Health hazards 
 
020  Take adequate precautions to protect Staff and the public from health hazards associated with any dangerous 
fumes and dust arising during the Works. 
 
021  Perform all Works in such a manner to ensure the safety of the Works and the public and so as to cause the 
minimum inconvenience to the public. 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 12 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
Adjoining properties 
 
022  Leave adequate temporary support and protection for adjoining properties at each stage and arrange for 
inspection by the Client when demolishing structure(s). 
 
023  Maintain and alter temporary supports and protection as necessary as the Works progress. 
 
024  Demolish  structure(s)  causing  a  minimum  of  damage  to  adjoining  properties.    Leave  no  unnecessary  or 
unstable projections. 
 
025  Do not disturb any support to the foundations of any adjoining property unless otherwise Instructed. 
 
026  Report to the Client any defects exposed or becoming apparent in any adjoining property. 
 
027  Promptly  repair  any damage caused to  any  adjoining property by demolition work.  Make good to ensure 
safety, stability, weather protection and security. 
 
 
Structure(s) to be retained 
 
028  Adequately protect all parts of existing structure(s) which are to be kept in place. 
 
029  Cut away and strip out with care the minimum amount necessary so as to keep the amount of making good 
to a minimum. 
 
030  Prevent debris from overloading any part of the structure which is not to be demolished. 
 
 
Services which are to remain 
 
031  Notify the Client and Utility Provider of any damage. Make arrangements for repair to the satisfaction of the 
Client and Utility Provider. 
 
 
Partly demolished structure(s) 
 
032  Leave partly demolished structure(s) in a stable condition, with adequate temporary support at each stage 
to prevent the risk of uncontrolled collapse. 
 
033  Prevent debris from overloading scaffolding platforms. 
 
034  Prevent access to partly demolished structure(s) by unauthorised persons. 
 
035  Leave safe whilst not working at the Property. 
 
 
Dangerous openings 
 
036  Illuminate all openings as necessary. 
 
 
Asbestos-based materials 
 
037  Where asbestos-based materials are known to be present in the structure(s) to be demolished, ensure they 
are removed in accordance with the Client’s Policy for asbestos removal and the Health and Safety Executive’s 
(HSE) Control of Asbestos Regulations 2012 where possible before any demolition works commence. 
 
 
Unknown hazards 
 
038  Inform the Client of any unrecorded voids, tanks, chemicals, etc. discovered during demolition works.  Agree 
with the Client the methods for safe removal, filling, etc. 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 13 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
New openings 
 
039  When forming new openings or altering existing openings: 
• 
cut away existing arches, lintels or sills; 
• 
provide temporary strutting and supports and shoring; 
• 
cut away for hoist and insert new lintels, including cutting and pinning ends; 
• 
cut away for, and insert new sills, including cutting and pinning ends; 
• 
make good floors up to levels for new thresholds, sills etc., including latex levelling screed; 
• 
wedge and pin up to existing work and build up jambs as described; 
• 
extend and make good finishings to match existing as necessary; 
• 
remove all debris from the Property and site; and 
• 
retain supports until the new Works have adequate strength to support the existing structure. 
 
 
Taking down 
 
040  When taking down: 
• 
provide temporary support; 
• 
remove all applied finishes; 
• 
make good finishes and match to existing as necessary;  
• 
make good floors up to levels with latex levelling screed; and 
• 
remove all debris from the Property and site. 
 
 
Building up existing openings 
 
041  When building up existing openings: 
• 
build up in Materials to match existing or as described for the full thickness of the wall; 
• 
cut out existing thresholds, sills, arches, lintels, etc; 
• 
hack off finishings from jambs or reveals before building up; 
• 
prepare surfaces for raising, including lead core or similar damp proof course; 
• 
cut toothing; 
• 
wedge and pin up to existing work as required; and 
• 
extend and make good finishings to match existing as necessary. 
 
 
Extending finishings 
 
042  Match all extensions to finishings, plasterwork, ceilings, flooring etc., and any making good exactly to the 
existing finishings. 
 
 
MATERIALS 
 
 
Ownership 
 
043  Components and materials arising from demolition (other than any found during excavations) belong to the 
Service Provider.  Remove them from site as the Works proceed. 
 
 
Hardcore 
 
044  Reuse brick, stone and concrete rubble or other hard materials arising from demolition as hardcore, subject 
to compliance with this Specification. 
 
 
Bricks 
 
045  Use whole, sound bricks arising from the Works for replacing cracked or defective bricks or filling to existing 
openings. 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 14 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
Infected Timber 
 
046  Inform  the  Client  when  infected  timber  is  encountered.    Where  instructed,  remove  timber  infected  by 
fungal/insect attack from the building in a way which will minimise the risk of infecting other parts of the 
building.  Destroy it as soon as possible. 
 
 
Commencement condition survey 
 
047  Before starting the Works: 
• 
survey the existing state of the Property to be kept in place; 
• 
record the magnitude and extent of all cracks, spalling, flaking and other irregularities of the fabric of 
the Property; and 
• 
agree the commencement condition survey record with the Client. 
 
 
Extent of support work 
 
048  Where necessary, provide support systems to those elements of the Property which are to be retained. 
 
049  Submit detailed proposals including drawings and calculations for all systems to the Client for Approval, and 
resolve any amendments proposed. 
 
050  Provide adequate and stable support systems and thereby maintain the integrity of supported structure for 
the period of erection to completion of dismantling support systems. 
 
 
Workmanship 
 
051  Carry out all work in accordance with the Order or any design brief issued with it. 
 
052  Use site Staff experienced in the methods of erecting and maintaining support systems to supervise  and 
control the Works. 
 
 
Erecting support systems 
 
053  Locate the positions of existing and new services which may be affected by support systems and provide any 
necessary temporary diversions. 
 
054  Prevent excessive loadings from foundations of support systems being imposed onto foundations of structure 
to be kept in place. 
 
055  Erect and connect support systems to structure to be kept in place.  Take: 
• 
all necessary precautions to prevent damage; and 
• 
due account of movement of the structure which may occur before, during and after demolition. 
 
056  Promptly repair any damage caused to adjoining properties by the erection or connection of support systems. 
Make good to ensure safety, stability, weather protection and security. 
 
057  Report to the Client any damage caused to retained features or works by the erection or connection of support 
systems. Agree the methods of repair with the Client. 
 
058  Check support systems at agreed stages during erection for compliance with design proposals. 
 
 
Unknown hazards 
 
059  Inform the Client of any unrecorded voids, flues, services, etc., discovered during the erection of support 
systems. Agree with the Client methods for infill, making good, relocation of support connections, etc. 
 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 15 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
Loading support systems 
 
060  Complete the erection and connection of the support systems before starting the demolition of any adjoining 
structures. 
 
061  Inform the Client when support systems are erected and all connections are made to the structure to be kept 
in place.  Obtain any required permissions to load systems. 
 
 
Maintaining support systems 
 
062  Provide safe access and safe places of work in the support systems for inspection and maintenance. 
 
 
063  Regularly  inspect  and  maintain  support  systems,  making  good  ties,  wedges,  connections,  corrosion 
protection, etc., as necessary. 
 
064  Adequately protect support systems from impact by vehicles, plant and site operations.  Prevent access by 
unauthorised persons.  Leave safe when not working at the Properties and outside the Service Provider’s 
Working Hours. 
 
 
Dismantling support systems 
 
065  Inform the Client when all permanent connections between the supported structure and new construction 
have been made.  Obtain permission before disconnecting and dismantling support systems. 
 
 
Making good 
 
066  Repair any connection holes made in the structure kept in place, using Materials to match those existing. 
Repair damage caused to buildings, roads or pavements. 
 
 
Site clearance 
 
067  Clear away all debris, excess materials and temporary Works and leave the Property and its site in a tidy 
condition on completion of the Works. 
 
 
Client’s current manufacturers/suppliers/products 
 
068  Ensure all Materials are compatible with and standardised to the Client’s current products specified in the 
table below (listed by manufacturers, suppliers and/or brand names). 
 
Product 
Brand name 
Manufacturer’s details 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
[complete table as appropriate] 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 16 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
EXTERNAL WORKS 
 
 
 

Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 17 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
EXTERNAL WORKS 
 
 

MATERIALS 
 
 
Hardcore 
 
001  For hardcore in beds and when filling to make up levels under paving, use only good clean hard brick, cement 
concrete, hard tiles, stone or ballast, broken before placing to pass a 75mm ring and free from all rubbish 
and deleterious material. 
 
002  Well consolidate hardcore to the required levels and contours with a roller, vibrating roller or mechanical 
punner.  Take care that no damage is done to adjacent work. 
 
003  Blind surfaces of hardcore with sand, ashes or other fine material Approved by the Client. 
 
 
Sub-bases to Roads. 
 
004  Type 1 Sub-base to be unbound mixture made from crushed rock, crushed slag, crushed concrete, recycled 
aggregates or well burnt non-plastic shale and may contain up to 10% by mass of natural sand that passes 
a 4 mm test sieve. 
 
 
Precast concrete paving flags 
 
005  Use only precast concrete paving flags of a standard and quality to BS 7533-4:2006, Approved by the Client, 
made from natural and crushed aggregate, hydraulically pressed, of uniform natural colour throughout and 
with a non-slip surface finish. Tactile paving flags are to be in accordance with BS EN 1339:2003 and lain ain 
accordance with BS EN 7533-4:2006 
 
006  Lay flags true and square on cement mortar (1:3) dabs with 6mm joints, to BS EN12620 or sand filled joints 
to  BS  EN1260  pointed  up  with  cement  and  sand  to  BS  EN  13139:2002  (1:6)  mortar  and  cleaned  off  on 
completion. 
 
 
Precast concrete edgings and kerbs 
 
007  Lay  precast  concrete  edgings  and  kerbs  on  edge  with  top  6mm  below  the  finished  level  of  the  adjacent 
surface and lain in accordance with BS 7533-6. All precast concrete edgings and kerbs are to to be to BS EN 
1340 
 
 
Macadam topping 
 
008  Use only 19mm hot applied tarmacadam topping for re-topping.  Thoroughly clean sub-surfaces by scraping, 
brushing or washing, and allow them to dry.  Just before laying the topping, apply a tack coat of tar bitumen 
emulsion at the rate of 0.3 to 0.5 litres per m2. 
 
 
Macadam surfacing to Footpaths 
 
009  Ensure: 
• 
the preparation and tack coat is in accordance with Paragraph 007; 
• 
the  base  course  is  20  mm  dense  coated  macadam,  having  20mm  nominal  stone  aggregate  with 
bitumen or tar binder; and  
• 
the wearing course is 6 mm medium textured macadam having 6 mm nominal crushed stone aggregate 
with bitumen or tar binder. 
 
 
Asphalt Concrete to Roads 
 
010  Asphalt concrete is to be in accordance with BS EN 13108-1 and BS 594987. 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 18 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
Hot Rolled Asphalt 
 
011  Hot rolled asphalt is to be in accordance with BS EN 13108-04 and BS 594987. 
 
 
Interlocking brick/block paving 
 
012  Ensure  concrete  block  paving  is  of  uniform  colour  throughout  and  of  a  size,  shape  and  colour  to  match 
existing.  Block Paviors to be in accordance with BS EN 1338. 
 
013  Lay block paving on a well graded sand bed vibrated to provide a thoroughly interlocked paving of even 
overall appearance with regular sand filled joints and accurate to line, level and profile. 
 
 
Formation 
 
014  Thoroughly compact the bottom of stripped or excavated areas to receive base. Remove any obstructions or 
soft  spots  and  add  and  compact  suitable  additional  Material  to  provide  level  or  graded  surfaces  of  equal 
bearing capacity. 
 
 
Bases for paving 
 
015  Immediately  after  compaction  of  the  earth  formation,  lay  a  limestone  base  in  a  consolidated  layer  not 
exceeding 150mm thick compacted with a vibrating roller or mechanical rammer. 
 
 
Concrete paving flags 
 
016  Unless  specified  otherwise  elsewhere,  lay  flags  to  BS  EN  1339:2003  on  a  prepared  stone  base  to  match 
existing bonding and on a 25mm thick consolidated bed of semi-dry mortar.  Use joints 5-10mm wide pointed 
with cement mortar (1:3) as the Works proceed. Protect completed paving until the pointed joints have set 
and then brush off and leave clean. 
 
 
WORKMANSHIP 
 
 
Macadam paving 
 
017  Lay macadam paving to a standard and quality Approved by the Client. 
 
018  Lay and compact macadam in restricted areas by methods that produce a compacted finish equivalent to the 
thickness achieved by heavy rollers. 
 
 
Kerbs and edgings 
 
019  Bed kerbs and edgings on concrete and haunched half way up on the back.  Form fine open joints between 
units. Full height upstand is to be 125mm above road or channel level. 
 
020  Drop kerb upstand shall be 0-6mm for pedestrian crossings, and 25mm for vehicular crossings. 
 
 
Interlocking brick/block paving 
 
021  Ensure that sub-bases are suitably accurate and to the specified gradients before laying paving. 
 
022  Cut blocks/paviors neatly and accurately without spalling to give neat junctions at edge restraints and changes 
in bond. 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 19 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
Client’s current manufacturers/suppliers/products 
 
023  Ensure all Materials are compatible with and standardised to the Client’s current products specified in the 
table below (listed by manufacturers, suppliers and/or brand names). 
 
 
Product 
Brand name 
Manufacturer’s details 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
[complete table as appropriate] 
 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 20 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
FENCING AND GATES 
 
 
 

Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 21 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
FENCING AND GATES 
 
 

MATERIALS 
 
 
Generally 
 
001  Follow any timber sizes stated in the Schedule of Rates items, in preference to those stated in any European 
or British Standard.   
 
002  Use only galvanised/sheradised ironmongery and fixings. 
 
003  Where the Schedule of Rates refers to posts “not exceeding” a particular size in Orders and for Valuation use 
the Schedule of Rates item closest to actual post sizes used in the Works. 
 
004  Use cement, water, aggregates and sand as defined in the “Concrete Work” Section. 
 
005  Note that different fencing types exist amongst the Properties in a variety of heights and with concrete and 
metal posts set in earth or concrete.   
 
 
Timber gates 
 
006  Construct frames with ledge and bracing joints. 
 
 
Metal gates 
 
007  Properly weld together metal gates and grind all welds to a smooth finish. 
 
 
Pressure impregnating 
 
008  Where Works are described as ‘pressure impregnated with preservative’ use pressure pretreated timbers for 
fencing and gates with a copper chrome arsenic preservative treatment Approved by the Client. All timber 
shall receive a double vacuum treatment in accordance with BS 8417:2011+A1:2014 after machining. This 
treatment shall be a modern, industrial, organis, solvent based wood preservative containing no “red list” 
biocides. Application must be by low pressure impregnation, giving highly effective protection against wet rot 
fungi and having a 30 year warranty 
 
009  Carry out deep cutting, planning and other fabrication before treatment.  Where any crosscutting or notching 
of the pressure impregnated timbers is necessary, liberally treat all new surfaces exposed with a preservative 
Approved by the Client. 
 
010  Produce a certificate of treatment to cover all timbers processed indicating that the timber has been procured 
from sources which can independently be verified as being either: from a legal and sustainable source or 
from a FLEGT licensed or equivalent source. 
 
 
Wood preservatives 
 
011  Thoroughly clean all woodwork to be treated and ensure it is perfectly dry before application.  Apply (by 
brush, coarse spray, low pressure spray, trowel, injection or gravity irrigation treatment) the preservative in 
two coats and work it into all joints.  Follow with the second coat before the first coat has dried out. Use only 
products registered by the  Health  and Safety Executive (HSE)  and listed on the HSE website under non-
agricultural pesticides.  
 
 
Concrete mix 
 
012  Ensure all concrete used for bedding in posts is 7N/20mm as defined in the “Concrete Works” Section. 
 
 
Nails and screws 
 
013  Ensure  nails,  screws,  clips,  wire  and  other  ancillaries  and  fixings  are  galvanised  and  as  defined  in  the 
“Woodwork” Section. 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 22 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
WORKMANSHIP 
 
 

Fence route 
 
014  Clear  vegetation  or  other  obstructions  along  fence  routes.  Remove  any  humps  and  fill  any  hollows  with 
compacted  soil  to  provide  a  clear  way,  permitting  unobstructed  passage  on  both  sides  of  the  fence, 
approximately level or with smooth undulations. 
 
015  Identify any services in the ground before excavations commence and take appropriate precautions to avoid 
any damage. 
 
 
Fence erection 
 
016  Erect fences as follows: 
• 
with posts truly vertical and tops to line; 
• 
with struts uniformly angled to give maximum support; 
• 
with straining posts in strained wire fences located at each end, at each change in direction and at 
each acute change in level; 
• 
with struts to all straining posts in the direction of the line of the fence; and 
• 
with posts fixed, but if the ground is soft or a post or strut cannot be securely fixed in the manner 
specified, set in concrete (or additional concrete) or otherwise as Approved by the Client, to make the 
fence secure. 
 
 
Fixing posts 
 
017  Fix posts as specified in BS 1722 for the type of fencing involved and in accordance with the following: 
• 
in concrete:  
• 
use appropriate size and depth for size of post; and 
• 
use appropriate size and depth for size of struts; 
• 
using holes with vertical sides; and 
• 
where using:  
• 
concrete in holes: half fill the hole with concrete with earth above, both well rammed; 
• 
earth filled holes: keep the hole as small as possible consistent with refilling and compacting with 
earth; or 
• 
driven posts: drive without damaging the posts. 
 
 
Post spurs 
 
018  Use metal post spurs, where Instructed by the Client. 
 
 
 
Painting 
 
019  Ensure decoration specified in the Schedule of Rates matches the existing unless Instructed otherwise. 
 
 
Maintaining protective treatments 
 
020  Avoid cutting on site.  Make good any damaged protective coatings (e.g. galvanising) to the standard of 
protection given by the specified coating. Do not cut timber treated with preservative where it will be in the 
ground. Apply preservative coating to any cuts to treated timber. 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 23 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
Client’s current manufacturers/suppliers/products 
 
021  Ensure all Materials are compatible with and standardised to the Client’s current products specified in the 
table below (listed by manufacturers, suppliers and/or brand names). 
 
 
Product 
Brand name 
Manufacturer’s details 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
[complete table as appropriate] 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 24 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
DRAINAGE 
 
 
 

Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 25 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
DRAINAGE 
 
 

MATERIALS 
 
 
Vitrified clayware traps and gullies etc 
 
001  Ensure grating, sealing plates and other metal accessories used are cast iron. 
 
 
Granular beddings 
 
002  Ensure granular bedding for pipes is Type 'A' granular material consisting of broken stone or gravel single 
size or graded for pipes up to and including 300mm diameter. 
 
 
Bricks for manholes etc 
 
003  Ensure bricks for manholes are Class B clay Engineering bricks conforming to BS EN 721-1:2011. 
 
 
Step irons 
 
004  Use general purpose pattern manhole step irons. To Type D Class 1, complying with the requirements of BS 
13101:2002 
 
 
Precast Manhole Rings and Cover Slabs 
 
005  Precast concrete products are to comply with BS591-2, 200 and 230. 
 
 
Manhole Covers and Frames 
 
006  Manhole covers and frames are to be non-ventilating, and be to the requirements of BS EN 124 and BS 7903, 
bedded on a gauged Class 1 (3:1) sand/cement mortar. 
 
 
Road Gully Gratings 
 
007  Road gully gratings and frames are to be “hinged” heavy duty ductile iron minimum grade D400 in accordance 
with BS EN 124:1994 and be BSI kite marked. 
 
 
Precast Concrete Gullies 
 
008  Road gullies shall be trapped precast concrete using Sulphate Resistant Cement (SRC) in accordance with 
BS5911-2:2004  
 
 
WORKMANSHIP 
 
 
Setting out 
 
009  Set out all drains as Instructed by the Client and provide all profiles, etc., necessary for the execution of the 
Works. 
 
 
Existing drains 
 
010  Check the invert levels of existing drains, sewers and manholes before laying new drains.  Notify the Client 
immediately if the declared invert levels are found to be inaccurate. 
 
011  Before commencing excavation to expose existing drains, determine the exact line and level of the drain by 
excavating trial holes by hand. In any case carry out the final 300mm of excavation to expose the pipe by 
hand to ensure that adjacent lengths of pipe are not damaged by Equipment. 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 26 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
Excavation 
 
012  Thin the bottoms of all excavations and consolidate to the correct levels.  Fill unauthorised excavations below 
the  required  levels  with  Materials  of  the  same  composition  as  for  drain  beds.    Where  the  bottom  is 
insufficiently firm, excavate until, in the Client's opinion, a firm bottom is obtained.  Make up the level with 
Materials of the same composition as for drain beds or with a layer of concrete blinding if so Instructed by 
the Client.  Agree the particulars of such additional Works with the Client before covering up the Works, 
otherwise no payment is to be made for it. 
 
 
Planking and strutting 
 
013  Take care not to undermine the foundations of buildings.  If so Instructed by the Client, plank and strut or 
adopt other means to protect the foundations.  
 
 
Backfilling 
 
014  First fill trenches for clay or cast iron rigid joint pipes to a depth of 300mm with selected fine material carefully 
hand packed around the pipe.  Ensure no materials are tipped into the trench until the first 300mm has been 
completed. 
 
015  Continue filling in layers not exceeding 300mm thick, well rammed and, if necessary, watered.  Do not use 
mechanical rammers until at least 300mm of consolidated filling has been returned over the pipe. 
 
016  Make good any subsidence causing damage in surfaces or to adjoining structures that occurs after backfilling. 
 
017  Rectify all damage caused to pipework during backfilling. 
 
 
Concrete beds and surrounds to precast concrete manholes and road gullies 
 
018  Concrete bed to precast concrete manhole rings is to be 150mm thick grade C20 concrete, laid on 75mm 
concrete grade 10 lean mix blinding concrete. 
 
019  Concrete surround to precast concrete manhole rings is to be 150mm thick grade C20 concrete 
 
020  Bed and surrounds to road gullies to be 150mm thick grade C20 concrete. 
 
 
Concrete beds, haunching and surround to drain pipes with rigid joints 
 
021  Ensure beds are; 
• 
a minimum of 150mm thick below the pipes; 
• 
of the widths described in this Specification or the Schedule of Rates; and  
• 
finished to the correct gradients. 
 
022  After testing, haunch up the drains on both sides in similar concrete to half the diameter of the pipe.  Where 
so Instructed entirely surround vertical clayware drains and other drains with concrete 150mm thick.  Set all 
gullies, shoes, etc., on a base of similar concrete 150mm thick and the sides encased in concrete 150mm 
thick. 
 
023  Provide  flexible  cleavage  planes  at  each  joint  by  means  of  25mm  thick  bitumen  impregnated  fibreboard 
through the entire concrete surround. 
 
 
Concrete beds and surrounds to clay and PVCu drain pipes with flexible joints 
 
024  Ensure concrete beds and surround to drain pipes with flexible joints are as described in this Specification. 
 
 
Granular beds and surrounds to drain pipes with flexible joints 
 
025  Dig out hard obstructions and soft pockets and remove the excavated materials.  Fill the resultant void with 
granular bedding and consolidate it. Lay 75mm concrete blinding where trenches are in made up ground, or 
wet conditions are encountered. 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 27 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
026  Ensure  drains  specified  to  be  "bedded  and  surround  in  granular  material"  are  laid  on  a  bed  of  granular 
material 100mm deep (150mm deep where concrete blinding is required), spread and compacted and finished 
to the correct gradients and to the correct widths as Instructed by the Client.  When compacted, form socket 
holes in the bedding material sufficient to allow the full length of pipe barrels only to rest on them. 
 
027  After  bedding,  aligning,  levelling  and  testing  the  drain  pipes,  place  further  granular  bedding  evenly  and 
consecutively on each side to half way up the pipe.  Then protect the pipe by a layer of similar granular 
bedding carefully consolidated by hand to 100mm above the top of the pipe for the full width of the trench. 
 
028  Ensure backfilling for the first section of the trench is from the top of the granular bedding to 300mm above 
the top of the pipe with an "earth blanket" of selected fine excavated material, sieved through a fine mesh 
and free from hard pieces of material, building rubbish, frozen soil, tree roots, vegetable matter and any 
material liable to decay. 
 
029  Ensure backfilling for the next 300mm is with normal excavated Materials as described under the “Backfilling” 
Paragraph, and carried out by hand with no mechanical ramming. 
 
030  Ensure backfilling for the next 300mm after that is with normal excavated Materials as described under the 
“Backfilling” Paragraph, and carried out by hand and/or light mechanical ramming. 
 
 
Laying drains 
 
031  Lay drains in straight lines to an even gradient from point to point, each pipe being "boned in" and the whole 
accurately laid and butted closely together at the joints. 
 
032  Set drain pipes passing through foundations so that a flexible drain joint is not more than 150mm from the 
face of the wall foundations or manholes with a further joint 600mm from the last joint. 
 
033  Commence drains at the lowest point with sockets leading up the gradient. 
 
034  Rest pipes on solid and even foundations for the full length of the barrel with hollows formed in the granular 
bed or ground for the sockets. 
 
035  Leave trenches open for inspection by the Client until the drains have been tested and Approved. 
 
 
Gullies etc 
 
036  Set gullies, etc., on concrete seatings, surrounded with concrete and jointed together and to pipes with gaskin 
and cement and sand mortar or with flexible coupling. 
 
 
Brickwork in manholes 
 
037  Bed brickwork in manholes in cement mortar (1:3) in an appropriate bond, built fair face with flush joints 
internally. Where built into manhole walls ensure pipes of 225mm diameter and over have half brick relieving 
arches over. 
 
 
PVCu inspection chambers 
 
038  Ensure PVCu inspection chambers including all fittings, covers and frames etc., have polypropylene mustow 
universal chambers. 
 
 
Precast Concrete Manhole Rings 
 
039  Manhole rings are to be bedded with mortar, proprietary bitumen or resin mastic sealant 
 
 
Benching 
 
040  Ensure benching in bottoms of manholes is in fine concrete to falls of at least 45 degrees to channels finished 
with cement and washed sand mortar (1:2) 25mm thick, trowelled hard and smooth with all angles rounded. 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 28 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
Bedding and sealing covers and frames 
 
041  Bed frames to manhole covers in cement mortar (1:3) and the covers in grease and sand. 
 
 
CCTV inspection of drains 
 
042  Carry out and record an internal inspection with CCTV equipment when Instructed to do so. 
 
043  Provide all necessary equipment, including suitable covered accommodation for viewing the monitor screen, 
together with personnel experienced in the operation of the Equipment and interpretation of the results. 
 
044  Maintain  adequate  intensity  of  illumination  within  the  pipe(s).  Provide  continual  position  recording,  still 
photographs and the ability to stop the movement of the camera at any point requested by the Client. 
 
045  Provide a copy of the recording to the Client. 
 
046  Obtain Instructions from the Client on remedying any blockages or problems which may be revealed. 
 
 
Testing 
 
047  Test drains and manholes for watertightness and straightness to the satisfaction and in the presence of the 
Client and the Sewage Utility Provider.  Fill drains with water to a head of 1.5 metres and test them in sections 
agreed with the Client: 
• 
after jointing; 
• 
after haunching or bedding and backfilling; and 
• 
after completion of the Works. 
 
048  Provide all necessary testing apparatus and carry out any other tests required by the Client and the Sewage 
Utility Provider. 
 
 
Clean and flush all drains 
 
049  Core, clean and flush drains, gullies, manholes, etc. on completion of the Works. 
 
 
Client’s current manufacturers/suppliers/products 
 
050  Ensure all Materials are compatible with and standardised to the Client’s current products specified in the 
table below (listed by manufacturers, suppliers and/or brand names). 
 
Product 
Brand name 
Manufacturer’s details 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
[complete table as appropriate] 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 29 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
CONCRETE WORK 
 
 
 

Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 30 



M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
Concrete mixing 
 
012  Batch and mix all concrete stronger than 15N/mm2 by weight; measure water by volume or weight. 
 
013  Small quantities of concrete 15N/mm2 and under may be batched and mixed by volume. Measure proportions 
into gauge boxes. Completely fill and empty boxes at each batching. 
 
014  Carry out mixing in an efficient mechanical batch mixer.  Mix each batch for a minimum of one and a half 
minutes after all the Materials are in the mixer and until the mix is an even colour and consistency throughout.  
Use the minimum quantity of water consistent with workability and vary it as required to suit the moisture 
content of the aggregate. 
 
015  Ensure concrete is of such consistency as to produce a slump of not more than 50mm for footings, beds and 
slabs or 75mm for beams and columns by the slump cone test. 
 
016  Discharge the entire contents of the mixer each time direct into the vehicle used for distributing the concrete 
before any further Materials are placed in the mixer. 
 
017   Thoroughly clean and wash out mixing machines, mixing platforms, wheelbarrows and any other vehicles or 
implements used in concreting whenever their use is discontinued for longer than thirty minutes. 
 
 
Transporting concrete 
 
018  Transport concrete from the place of mixing to its place of final deposit as rapidly as practicable and by a 
means  which  will  prevent  segregation,  or  loss  of,  or  addition  to  the  ingredients.    Deposit  it  as  near  as 
practicable to its final position so as to avoid re-handling or discharging through chutes or troughs.  Ensure 
all skips, vehicles or containers used for transporting the concrete are thoroughly clean. 
 
 
Placing concrete 
 
019  Wherever possible deposit concrete in its final position immediately after mixing.  Carefully place it in position 
and do not tip it from a height exceeding 1.25 metres.  Do not re-temper partially set concrete. 
 
020  Deposit  concrete  in  layers  not  exceeding  230mm  thick.    Thoroughly  tamp  it  to  exclude  any  voids.    In 
reinforced work carefully pack it around the reinforcement and against the forms to ensure good surfaces 
that are free from "honeycombing".  Take care not to displace the reinforcement from its correct position 
during concreting. 
 
 
Ready mixed concrete 
 
021  Use ready mixed concrete only with the written Approval of the Client.  Where its use is Approved by the 
Client, ensure: 
• 
ready mixed concrete is supplied from depots holding a current certificate under the Quality Scheme 
for Ready Mixed Concrete; and 
• 
the delivered concrete is at a temperature of between 70 Centigrade and 300 Centigrade. 
 
022  Ensure the actual batched weights of cement and coarse and fine aggregate are declared on each delivery 
ticket from the supplier. 
 
 
Construction joints 
 
023  As far as possible complete each section of the Works in one operation.  Where necessary to join up with 
Works which have been stopped, hack and rough the surface and thoroughly clean and coat it with cement 
slurry (1:1) before concreting is resumed. 
 
 
Work in cold weather 
 
024  Do not concrete when the air temperature is below 40C.  Bear the entire risk of concreting done below this 
temperature. 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 32 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
025  Take adequate precautions to protect concrete from freezing.  Bear all risks of damage to concrete from frost 
action. 
 
026  Keep a reliable maximum and minimum thermometer at the site of any concreting Works. 
 
027  Pretreat water and/or aggregate where necessary to ensure a temperature of 50 Centigrade in the concrete 
at the time of placing. Take all necessary precautions to maintain the concrete at or above this temperature 
until it is thoroughly hardened. 
 
028  Do not use frozen materials. Ensure all Equipment, formwork, reinforcement and concrete at construction 
joints is free from frost. 
 
029  Follow the guidance on suitable precautions at “Winter Concreting" (Cement and Concrete Association) and 
"Winter Building" (HMSO). 
 
 
Protection and curing 
 
030  Do not deposit concrete when the temperature is at or below 50 Centigrade except when precautions have 
been taken.  Properly protect all newly placed concrete during frosty weather. 
 
031  Ensure that concrete is not jarred, walked on or otherwise disturbed during setting. 
 
032  Keep concrete thoroughly damp for at least seven calendar days after concreting and take special precautions 
to prevent it drying out too quickly. 
 
033  Carry out and replace any concrete damaged whilst setting. 
 
 
Traffic and loading on concrete 
 
034  Ensure there is no traffic over, or loading on, concrete for at least seven calendar days after placing. 
 
 
Surface finishes 
 
035  Place concrete so that the face is free from voids and shows a uniform distribution of aggregate and uniform 
texture. 
 
036  Use wrot formwork where a fair finish is required to the concrete surface.  After removing the formwork, 
remove the feathers caused by the joints in the boards.  Fill any holes or honeycombing which may have 
formed in the surface by first drenching with water and then filling the void with cement mortar composed 
of cement and washed sand in the same ratio as that in the concrete mix. 
 
037  Use surface lined formwork where a perfect finish is required to the concrete. Immediately after removing 
the forms bring the concrete to a true, smooth and even surface, free from board marks, honeycombing, 
etc., by rubbing down with carborundum stone dipped in cement grout. 
 
038  When no specific finish is required, tamp upper surfaces to a plain or evenly ribbed finish with tolerances 
suitable for subsequent  Works.  When a  floated finish is specified, close the surface to produce an even 
slightly coarse texture free from ridges and depressions. 
 
039  Trowel concrete to receive a thin floor covering by power float or other suitable method to produce a dense 
very smooth surface that is visually flat and suited to the direct application of thin floor coverings.  Ensure 
there are no Defects in the finished concrete that show through the floor. 
 
040  The maximum permissible deviation from flat is 3mm from a 3.00m straight edge. 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 33 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
Holes, chases, fixing blocks, etc 
 
041  Incorporate  any  conduit,  pipes,  fixing  blocks,  chases,  etc.,  in  concrete  members  as  required.  Submit  full 
details of these to the Client for approval before the Works start.  Ensure all fixing blocks, bolts, chases, 
holes, etc., left in the concrete are: 
• 
of the sizes required; and  
• 
accurately set out and cast with the concrete or boxed out as the Works proceed. 
 
042  Do not cut holes or chases in the concrete unless the Client Instructs this to be done. 
 
 
Reinforcement generally 
 
043  For bar reinforcement use hot rolled high tensile deformed bars or mild steel round bars. 
 
044  For fabric reinforcement use hard-drawn, steelwire fabric. 
 
045  Ensure all reinforcement is free from pitting due to corrosion, loose rust, mill scale, paint, oil, grease, ice or 
other material which may, in the Client's opinion: 
• 
impair the bond between the concrete and the reinforcement; or  
• 
cause corrosion of the steel or disintegration of the concrete. 
 
 
Bending reinforcement 
 
046  Bend or straighten bars cold, gradually and evenly and in a manner that will not injure the Material. 
 
047  Bend steel to the shape exactly as shown on the drawings.  Ensure all bends have an internal radius of at 
least twice the diameter of the bar. 
 
 
Placing reinforcement 
 
048  Place reinforcement exactly as shown on drawings provided by the Client and use the correct concrete cover.  
Adequately support and bind the reinforcement at intersections with No. 16 BSW gauge soft pliable mild steel 
wire so that displacement does not occur when the concrete is deposited.  Ensure the lap: 
• 
is at least 40 times the diameter of the bar size; and 
• 
to the mesh is at least 450mm. 
 
 
Formwork 
 
049  Use any suitable Material for formwork.  Ensure it is true to line and level, strong and well braced to carry 
the wet concrete without deformation or deflection, and with closed joints to prevent the loss of concrete.  
Provide holes for cleaning out rubbish where necessary. 
 
050  Remove all rubbish from the interior of the forms.  Clean thoroughly and wet any shuttering in contact with 
the concrete before that concrete is placed.  Thoroughly clean all forms before re-use. 
 
051  Ensure the safe removal of the whole or part of the formwork. 
 
 
Precast concrete 
 
052  Ensure precast concrete is of the mixes specified. 
 
053  Ensure reinforcement is 25mm clear of the soffit of lintels, steps, etc.  Hook the ends of bars for a distance 
of 38mm and crank to resist shear.  Mark the tops of members at the time of casting. 
 
054  Reinforce precast concrete not described as reinforced as necessary to withstand handling and temperature 
stresses. 
 
055  Adequately cure precast concrete before it is handled and fixed in position. 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 34 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
056  Rub down the surfaces of precast concrete described as "finished fair."  Neatly stop any holes, etc.  Leave 
the surfaces perfectly smooth with no sharp arrises.  Leave remaining faces rough for plastering or rendering 
unless stated otherwise in the relevant part of this Specification. 
 
 
Bituminous damp-proof membrane 
 
057  Thoroughly clean the surfaces to receive the bituminous membrane.  Apply this strictly in accordance with 
the manufacturer’s technical data sheet. 
 
 
Polythene damp-proof membrane 
 
058  Use heavyweight building sheet for any polythene damp-proof membrane.  Lap all joints and make them with 
double welt folds.  Tape all in accordance with the manufacturer’s technical data sheet. 
 
059  Take special care to prevent joints unsealing and to avoid puncturing the sheeting during placing operations, 
subsequently  during  the  laying  of  the  brickwork  or  securing  fixing  grounds.    Remove  and  replace  any 
damaged sheeting. 
 
060  Seal any holes through the damp-proof membrane for services by wrapping the pipes in small sheets and 
using sealing tape around the pipes and main film barrier. 
 
 
Client’s current manufacturers/suppliers/products 
 
061  Ensure all Materials are compatible with and standardised to the Client’s current products specified in the 
table below (listed by manufacturers, suppliers and/or brand names). 
 
Product 
Brand name 
Manufacturer’s details 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
[complete table as appropriate] 
 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 35 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
BRICKWORK AND BLOCKWORK 
 
 
 

Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 36 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
BRICKWORK AND BLOCKWORK 
 
 

MATERIALS 
 
 
Cement 
 
001  Use either normal setting ordinary Portland cement, or sulphate resisting Portland cement. 
 
 
Lime 
 
002  Use Class B hydrated lime. 
 
 
Sand 
 
003  Use only natural sand, crushed stone or crushed gravel for building mortar.  
 
 
Cement mortar 
 
004  Ensure all cement mortar used is composed of one part cement and three parts sand.  Use this in brickwork 
built  below  ground  level,  copings,  chimneys,  parapet  walls  and  any  other  brickwork  in  severely  exposed 
situations. 
 
005  In other situations unless otherwise Instructed, use only gauged cement mortar composed of: 
• 
one part masonry cement; 
• 
one part lime; and  
• 
six parts sand. 
 
006  Ensure all mortar used is fresh and made only in quantities sufficient to meet the immediate demand.  Do 
not revive or re-use any mortar which has been partially set. 
 
 
Common bricks 
 
007  Use clay common bricks. 
 
 
Facing and Engineering bricks 
 
008  Ensure facing bricks and engineering bricks are clay and of a size, type and colour to match the existing 
bricks. 
 
009  Where Approved by the Client, clean and reuse sound facing and engineering bricks taken down as part of 
repair works. 
 
 
Air bricks and wall ventilators 
 
010  Use unglazed clay/concrete air bricks of a colour to match the facing bricks. 
 
 
Cavity wall insulation 
 
011  Use batt type cavity wall insulation Approved by the Client. 
 
 
Mastic compound 
 
012  Use a one part gun-grade butyl rubber sealant as the mastic compound for pointing.  
 
 
Wall ties 
 
013  Use butterfly type wall ties of a size to suit the thickness of the wall being constructed. 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 37 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
Chimney pots and cowls 
 
014  Use only specialised pots and cowls as Instructed and Approved by the Client. 
 
 
Expansion joints 
 
015  Ensure  expansion  joints  in  brickwork  or  blockwork  comprise  12mm  thick  Material,  pointed  with  a  mastic 
compound each as Approved by the Client. 
 
 
Samples of bricks and blocks 
 
016  Use only common, facing and Clienting bricks and lightweight concrete blocks that conform to samples that 
have been Approved by the Client. 
 
 
Precast concrete lintols 
 
017  Unless the Client Instructs otherwise, bed concrete lintols on mortar with a bearing of at least 150mm, packed 
on slate. 
 
 
Prefabricated steel lintols 
 
018  Unless the Client Instructs otherwise, bed steel lintols on mortar with a bearing of at least 150mm, packed 
on slate. 
 
 
Facing Brick Slips 
 
019  Facing brick slips must be clay of a size, type and colour and to a bond to match existing facework to the 
property; subject to approval of the Employer. 
 
020  Acrylic brick blips must be of a size, type and colour and to a bond to match existing facework to the property; 
subject to approval of the Client. 
 
 
Cavity Wall Insulation - Injected 
 
021  Cavity  wall  insulation  must  be  injected  blown  type  insulation  as  directed  and  must  be  obtained  from  an 
approved manufacturer; subject to approved of the Client. 
 
 
WORKMANSHIP  
 
 
Brickwork 
 
022  Except where otherwise Instructed, lay new brickwork: 
• 
to a gauge of 34 courses to 2550mm rise; or 
• 
where existing brickwork is of a different gauge, to match the coursing of that brickwork. 
 
023  Flush up solid horizontal and vertical joints with mortar throughout the thicknesses of the wall.  Keep bed 
joints horizontal and quoins and perpends square and vertical.  Lay bricks with single frogs with the frogs 
upwards. 
 
024  Carry up walls in a uniform manner, with no part being raised more than 1 metre above another at one time. 
Rack back brickwork for jointing up (do not tooth it).  Do not use bats except where required to bond. 
 
025  Where the Schedule of Rates refers to “half brick thick”, provide half brick thick walls in either metric  or 
imperial sizes, as required for the Works. 
 
 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 38 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
Hollow walls 
 
026  Construct hollow walls: 
• 
with a cavity between the inner and outer casings; 
• 
bonded together with galvanised wire ties: 
• 
spaced  at  1.00m  apart  horizontally  and  every  sixth  course  vertically  (second  course  vertically  for 
blockwork); and  
• 
staggered with additional ties every sixth course in height at jambs of openings. 
 
027  Fit ties for batt type insulated hollow walls with an adjustable plastic anchor for securing the insulation in 
position against the inner skin of the wall. 
 
028  Keep cavities clear of mortar dropping by draw boards across the cavity.  Leave access holes at the bottom 
of cavities and over lintels for cleaning out.  Fill them in after this has been done. 
 
029  Close cavities of hollow walls at cills and jambs of openings with brickwork, solid for a minimum depth of 
100mm, properly bonded to the surrounding work. 
 
030  Take all precautions whilst undertaking the Works not to lose the integrity of the insulation in existing cavity 
walls that contain loose fill insulation materials. 
 
 
Weather and protection 
031  Adequately protect bricks on site and keep them dry. Where covers are used to protect bricks, ensure that 
there is sufficient circulation of air to prevent condensation forming.  Ensure bricks are laid dry. 
 
032  Do not carry out bricklaying: 
• 
in driving rain; or  
• 
when the temperature in the open is at or below 50 Centigrade. 
 
033  Use plasticisers only with the Client's Approval.  Do not use antifreeze compounds. 
 
034  Adequately protect new brickwork from damage by frost or excessive wet weather. 
 
 
Fair face 
 
035  Face surfaces of brickwork or blockwork described as "built fair face" with common bricks or blocks selected 
from bulk for even and unmarked faces and square undamaged arrises.  Finish them with a neat flush joint 
as the Works proceed to match the existing brickwork.  Protect them from mortar droppings and damage 
and ensure they are left clean on completion of the Works. 
 
 
Facework 
 
036  Joint facework as the Works proceed.  Finish the vertical and horizontal joints with a convex jointer (bucket 
handle) or to match the existing framework. 
 
037  Keep facings free of all mortar splashes, droppings or other blemishes and leave them perfectly clean on 
completion of the Works. 
 
 
Damp-proof courses 
 
038  Lap damp-proof courses 150mm at all joints and full width at angles and intersections. 
 
039  When renewing damp-proof courses, cut out brickwork in short hit and miss lengths not exceeding 1.00m at 
any one time.  Replace brickwork before commencing further lengths. 
 
 
Bituminous and silcone waterproofing liquid 
 
040  Ensure surfaces to receive the waterproofing liquid are thoroughly dry and clean. 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 39 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
Pointing 
 
041  Match the pointing of new work to that of adjacent work, or to be flush or bucket handle pointing as Instructed 
by the Client. 
 
042  Match pointing closely to the existing pointing in finish, colour and texture. 
 
 
Work to chimneys and fires 
 
043  Adequately protect the Customer’s finishes, fittings and furnishings from falling debris and soot during Works 
to chimneys and fires.  Take all necessary precautions to protect existing fire appliances from damage.  Rectify 
any damage caused. 
 
044  Ascertain whether any flueways affected by the Works serve a gas appliance.  If so, immediately notify the 
Client of this in writing, so that appropriate safety precautions can be implemented. 
 
045  Remove all debris from flueways and from behind fires and appliances on completion of the Works. 
 
Cavity Wall Insulation (CWI) Inspection 
 
046  Boroscope inspections to be carried out to confirm the quality of insulation in the cavity. Service Providers 
may, if they wish, use a thermal imaging camera with an appropriate scale to assist them in deciding where 
exactly to drill for the boroscope inspection but it should comply with the following pattern: 
 
For single storey dwellings this will include 3 boroscope readings per elevation.  
• 
One of these will be at least 300mm above the damp proof course 
• 
One will be within 300mm of the wall plate below the roof (For gable walls this should be along or 
just above the dividing line between the ground floor accommodation and the loft).  
• 
One will be below a window sill (For gable walls where there are no windows, this can be halfway up 
the wall between the ground and roof space line) 
 
 
For two storey dwellings this will include 4 boroscope readings per elevation. 
• 
One of these will be at least 300mm above the damp proof course 
• 
One will be within 300mm of the wall plate below the roof (For gable walls this should be along or 
just above the dividing line between the first floor accommodation and the loft).  
• 
One will be at first-floor floor joist level (i.e., between ground and first floor)  
• 
One will be below a second storey window cill (For gable walls where there are no windows, this can 
be halfway up the wall between the first floor and the loft).  
 
Service Providers will produce a report on their findings in relation to the quality of the insulation in each 
dwelling. This will include confirmation of the following; 
 
.1 
Build up and thickness of each element of the wall to determine if it is a brick/block cavity wall 
construction. 
.2 
Property construction was suitable for CWI installation 
.3 
The U-values arising from 2 above.  
.4 
Type of insulation installed e.g., mineral or glass wool (fibre), bonded bead, loose bead or insulation 
board. 
.5 
If the boroscope tests produced any evidence of voids or other problems with insulation failure  
.6 
Where voids or other problems are evident, what are the reasons eg, insufficient insulation (fibre or 
bead), settlement of fibre, insufficient glue for bonded beads, boards not properly fitted, etc…. 
Include photographs from the tests where appropriate.    
.7 
If there are any signs of internal mould or water penetration evident 
.8 
Original drill pattern conformed to BBA certification for the type of material used. 
.9 
Drill holes were properly filled 
.10 
Any evidence of ingress of CWI materials in roof space/at services 
.11 
Recommendations for remedial action to improve or replace insulation if considered appropriate.. 
.12 
Any other information considered relevant e.g., if inspection produced evidence of failure of sleeve 
vents, absence of cavity barriers, etc. 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 40 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
Firestopping Works 
 
047  Firestopping  material  for  use  as  a  gap  filling  material  where  cables,  non-combustible  dusts  or  pipework 
services penetrates fire compartment floors and walls shall be a proprietary compound that is to be non-
fibrous, non-toxic and to contain no asbestos, phenois  or halogens, applied as a mortar to the following 
thicknesses. 
 
Fire Resistance 
Minimum Depth of Filling Material 
One Hour 
50mm 
Four Hour 
100mm 
 
50mm  Thick  non-combustible  mineral  wool  slab  is  to  be  used  as  permanent  shuttering  to  firestopping 
compound mortars.  
 
For  horizontal  barriers  the  mineral  wool  slabs  are  to  be  friction  fitted  into  the  opening  and  around  the 
penetrating  services,  so  that  the  compound  mortar  may  be  poured  on  top  of  the  slab  to  the  required 
thickness, temporary support may be needed until the compound mortar has achieved it setting requirements 
 
For vertical or wall barriers the mineral wool slab should be installed at the centre line of the fire compartment 
wall by friction fitting around the penetrating services, the vertical slab is then to have the compound mortar 
applied either side of the slab to a maximum thickness of 25mm. 
 
The firestopping mortar is to be applied strictly in accordance with the manufacturer’s technical data sheet. 
 
048  Firestopping material for use as a gap filling mortar around cable penetrations through fire compartment and 
separation walls and floors shall be a proprietary non-combustible material manufactured from lightweight 
aggregates,  inorganic  hydraulic  binders  and  other  fire  protective  additives  which  impart  rheological 
properties. It is to be used in situations where the subsequent installation of additional cables through the 
wall or floor penetration is likely to take place and a flexible filling material would facilitate this event.  
 
The mortar is to be mixed by hand and applied strictly in accordance with the manufacturer’s technical data 
sheet 
 
049  Firestopping  material  for  use  as  fire  protection  to  fire  compartment  floors  and  walls  penetrated  by  air 
conditioning  ducts  or  service  pipework  shall  be  a  proprietary  non-combustible  non-fibrous  and  non-toxic 
material  manufactured  from  lightweight  aggregates,  inorganic  hydraulic  binders  and  other  fire  protective 
additives which impart rheological properties, applied in layers as a mortar to the following thicknesses. 
 
Fire Resistance 
Minimum Depth of Filling Material 
Four Hour 
160mm 
 
 
Temporary shuttering may be required where the mortar is applied to wall penetrations, if there is likely to 
be movement in the pipes or ducts, the pipe or duct is to be wrapped in a 5 to 10mm thickness of mineral 
or ceramic wool. 
 
 
The compound is to be mixed by hand and applied strictly in accordance with the manufacturer’s technical 
data sheet 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 41 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
Client’s current manufacturers/suppliers/products 
 
050  Ensure all Materials are compatible with and standardised to the  Client’s current products specified in the 
table below (listed by manufacturers, suppliers and/or brand names). 
 
Product 
Brand name 
Manufacturer’s details 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
[complete table as appropriate] 
 
 
 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 42 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
ROOFING 
 
 
 

Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 43 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
ROOFING 
 
 

GENERAL  
 
 
Generally 
 
001  Stock  adequate  compatible  Materials  for  the  numerous  types  of  tiled  roofs  that  exist  throughout  the 
Properties. 
 
002  Ensure tiles, slates and accessories laid or fitted are of a colour to match the existing. 
 
003  Reinstate or replace any missing or defective battens and roofing felt when undertaking repairs. 
 
 
MATERIALS 
 
 
Dry and Wet ridge/verge 
 
004  Ensure mechanically fixed dry ridge and dry verge Works are compatible with the existing dry ridge and dry 
verge installation and existing roof coverings. 
 
005  Ensure wet ridge and wet verge Works are compatible with the existing wet ridge and wet verge installation 
and existing roof coverings. 
 
 
Underfelt 
 
006  Lap roof tile underfelt a minimum 150mm or length as stated in the manufacturer’s technical data sheet at 
horizontal and vertical joints over adequately supporting members. Underfelt should be sealed at penetrations 
through the roof and at the ridge to accommodate high level void ventilation. 
 
BS5534:2014+A1:2015 British Standard Code of Practice for slating and tiling provides additional guidance 
for the appropriate detailing of roofing components and should be followed when installing underfelt 
 
007  On  timber  structures  use  only  inodorous  sheathing  felt  or  proprietary  underlay  as  specified  by  the 
manufacturer as underfelt for copper, lead and zinc roofing in a accordance with BS EN 13707:2013 
 
 
Battens 
 
008  For the tile battens use good quality deal, reasonably free from knots, clean and with no waney edges and 
in accordance with BS EN 1313-1:2010   impregnated with an appropriate wood preservative before delivery 
to the Property, as specified under the “Woodwork” Section. Tile battens and counter battens to comply with 
BS 5534:20+A1:2015 
 
009  Fix battens with staggered joints and square butt jointing. 
 
 
Wood rolls 
 
010  For wood rolls for copper, zinc or aluminium roofing use wrot seasoned timber to a tapered profile shown in 
Code  of  Practice  143:5/12/15.  Use  common  rolls  approximately  45  x  40mm  overall  unless  otherwise 
Instructed by the Client. 
 
011  For  wood  rolls  for  lead  roofing,  use  wrot  seasoned  timber  to  the  smooth  rounded  profile  shown  in  BS 
6915:2001+A1:2014.  Use  common  rolls  approximately  45  x  45mm  with  a  25mm  wide  flat  base  unless 
otherwise Instructed by the Client. 
 
 
Mortar 
 
012  Use cement mortar (1:3) for bedding and pointing as described in the "Brickwork and Blockwork" Section, 
but slightly tinted in colour and specially mixed for the purpose. 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 44 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
Nails 
 
013  Use galvanised steel clout nails for underlay and battens in compliance with BS 1202-1:2002.  Use the right 
size nails for battens to give a secure fixing without splitting the batten.  For slates and tiles use aluminium 
alloy, to BS1202-3, copper to BS1202-2, or silicon bronze nails to BS 5534 or other nails Approved by the 
Client. 
 
015  Use copper jagged or ring shank nails, at least 20mm long with large flat heads for lead roofing. 
 
 
Clips 
 
015  Where roofing slates or tiles are described as fixing with clips, use lead or copper clips, approx. 300mm long 
x 20mm wide.  Fix them to the roof batten beneath the slate or tile and bend them up and over the bottom 
edge of the slate or tile.  Use aluminium alloy to BS 5427-1:1996 or stainless steel clips to BS 5534 for slates. 
 
 
Steel hook bolts and nuts 
 
016  Steel hook bolts for fixing corrugated sheets are to be cadmium or zinc coated steel bolts with plastic sleeves 
and washers to a standard and quality Approved by the Client 4154. Ensure the bolt profile and size suits the 
sheets and roof members. 
 
 
Steel roofing screws 
 
017  For corrugated sheets use galvanised roofing screws complete with plastic sleeves and washers to a standard 
and quality Approved by the Client 1494.  Use an appropriate length of nail to suit the application. 
 
 
Plywood decking for flat roofs 
 
018  Ensure plywood sheets are exterior quality bonding grade WBP to comply with the to a standard and quality 
Approved by the Client. 
 
 
Woodwool slab decking for flat roofs 
 
019  Where appropriate, reinforce woodwool slabs to comply with BS EN 13168:2001 with pressed steel channels.  
Use  galvanised  steel  large  flat  headed  nails  as  fixings  for  the  slabs  of  a  length  to  suit  the  application  of 
galvanised  steel  clips  to  BS  EN  ISO  3834-1:2005  or  such  other  fixings  as  the  manufacturer  of  the  slabs 
recommends. 
 
 
Wood chipboard decking for flat roofs 
 
020  Ensure chipboard conforms to BS 5669 and is of an appropriate moisture resistant grade suitable for the 
purpose and fix it with galvanised nails to comply to BS 120201:2002 or screws to a standard and quality 
Approved by the Client 1210 of an appropriate size and gauge. 
 
 
Lead 
 
021  Use  best  milled  lead  for  lead  roof  coverings  in  accordance  with  BS  EN  12588:2006  ,  flashings,  soakers, 
rainwater chutes, valley gutter linings, hips, ridges and the like.  Provide tacks minimum 40mm wide of the 
same lead substance at not more than 1 metre centres to flashings. 
 
 
Self adhesive flashings 
 
022  Use  self  adhesive  flashings  in  strict  accordance  with  manufacturer’s  recommendations  and  only  with  the 
Approval of the Client. 
 
023  Fix self adhesive flashings over existing flashing and fillets.  Apply an appropriate primer before use to ensure 
complete adhesion and in strict accordance with manufacturer’s recommendations. 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 45 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
Asphalt roofing 
 
024  Use as rubbing sand clean natural coarse sand passing a 600mm micron test sieve. 
 
025  For chippings use hard light coloured non-absorbent natural stone graded 6 to 10mm. 
 
026  Use solar reflective paint. 
 
027  Ensure asphalt roofing subject to traffic is to BS 6925:1998 Type R988 undercoat with finishing coat to to a 
standard and quality Approved by the Client 1447. 
 
028  Use glass fibre tissue for the isolating membrane for roofing subject to traffic. 
 
 
High performance felt roofing 
 
029  Apply high performance felt roofing from an approved manufacturer to suit the relevant sub-surface and 
applied in strict accordance with the manufacturer’s technical data sheet. 
 
 
High performance "torch on" felt roofing 
 
030  Prepare  and  apply  high  performance  "torch  on"  felt  roofing  from  an  approved  manufacturer  to  suit  the 
relevant sub- surface and applied in strict accordance with the manufacturer’s technical data sheet. 
 
 
 
Bitumen primer 
 
031  For felt roofing, use cut back bitumen primer with a maximum volatile solvent 60% by weight and Redwood 
No. 2 viscosity at 210 Centigrade 25 sec maximum. 
 
 
Bitumen compounds 
 
032  For felt roofing, use a bitumen bonding compound having a penetration of 20/30 at 250C and a softening 
point (R & B) of 80/1000 Centigrade.  For the dressing compound use cut back bitumen to BS EN 12591:2009.  
Use cold compounds dressing for bonding solar reflective chipping only with the Approval of the Client. Ensure 
the bitumen coating for lead, copper or zinc roofing is a black coating solution to BS 3416:1991.  
 
 
WORKMANSHIP 
 
 
Roof tiling 
 
033  Lay roof tiling in accordance with BS 5534 -1 and BS 8000-6:2013 and in even courses to suit the existing 
gauging and laps.  Secure tiles with the appropriate patent clips and/or nails.  Head nail tiles with two nails 
in every tile. 
 
034  Form eaves with a double course of tiles. 
 
035  Form verges with tile and a half in alternate courses including any undercloak and pointed in cement mortar 
to match the existing mortar.  Ensure there are no exposed cut edges of tiles. 
 
 
Roof slating 
 
036  Close joint natural slate roofing with horizontal and alternate vertical joints ranging through perfectly straight. 
 
037  Head nail slates with two nails to each slate in every course.  Secure slates to eaves, verges, ridges, hips, 
valleys and abutments with two nails to each slate. Ensure there are no exposed cut edges of slates. 
 
038  Form eaves with double course of slates. 
039  Form verges with slates and slate and a half slates in alternate courses including any undercloak and bedded, 
jointed and pointed with mortar, tinted to match the colour of the slates.  Ensure there are no exposed cut 
edges of slates. 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 46 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
040  Ensure ridges and hips are of the type stated in the Schedule of Rates.  Bed, joint and point ridge and hip 
tiles with mortar tinted to match the colour of the tiles or slates. 
 
 
Fibre cement sheet roofing 
 
041  Where  appropriate,  incorporate  end  and  side  lap  sealing  strips  in  fibre  cement  sheet  roofing  to  BS 
8219:2001+A1:2013. 
 
 
Galvanised steel 
 
042  Lay  galvanised  corrugated  sheeting  in  accordance  with  Code  of  Practice  143  section  4  to  allow  slight 
movement  between  the  structural  frame  and  sheeting.  Lap  all  sheets  150mm  at  the  ends  and  two 
corrugations at the sides. 
 
 
Reinforced plastics 
 
043  Where specified use reinforced corrugated plastic sheets in limited areas in association with roof sheeting of 
another Material. Lap at the ends and sides, as for the main roofing material, and seal with Approved woven 
fibre sealing strip. 
 
 
 
Fixing sheets 
 
044  Secure the sheets to steel with galvanised steel hook bolts and nuts, and to timber with galvanised steel 
roofing screws. Do not drill steelwork. 
 
 
Holing sheets 
 
045  Drill sheet fixing holes through the crown of the corrugations 1.5mm larger in diameter than that of the bolt 
or screw shank. 
 
 
Safety precautions 
 
046  Prevent unauthorised persons having access to the area below the roof whilst corrugated sheet roofing is 
under construction.  Do not allow any person to go on to roofing without using crawling boards. 
 
 
Insulation 
 
047  Butt  joint  insulation  quilts  and  lay  them  up  to  wall  plates,  leaving  sufficient  space  to  maintain  adequate 
ventilation of the roof space.  Lay the quilt under electrical cables and over horizontal pipes wherever possible. 
Do not lay quilt under water storage tanks.  Bag quilts to hatches in polythene and securely fix them to the 
hatch. Insulation to be turned over eaves. 
 
 
General 
 
048  Clear all debris resulting from roof Works from all gutters. 
 
 
Leadwork 
 
049  Ensure  sheet  lead  Works  are  undertaken  by  skilled  leadworkers  in  accordance  with  Lead  Development 
Association recommendations and in accordance with BS 6915:2001+A1:2014. Do not use solder without the 
approval of  the Client.  Undertake close  and open nailing with copper nails  at 25mm and  75mm centres 
respectively.  Do not use lead pieces larger than 3.00m in length or 2.20m2 in area. 
 
050  Ensure laps to finishings are no less than 100mm. 
 
 
Lead flashings 
 
051  For flashings use milled sheet lead to comply with BS EN 12588:2006 and shall be in accordance with BS 
6915:2001+A1:2014. 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 47 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
052  Dress lead flashings to the appropriate profiles without reducing the thickness of the lead sheet. 
 
053  Turn the top edges of all cover flashings 25mm into grooves chased or cut into brick, blockwork or other 
cladding material, securely wedged and pointed with low modulus silicone mastic in brick, block, masonry 
and concrete and in other cladding where appropriate. 
 
 
Asphalt roofing 
 
054  Lay asphalt roofing generally in accordance with BS 8217:2005 and the recommendations and publications 
of the Mastic Asphalt Council.  Lay underlay loose and with 50mm laps. 
 
055  Lay asphalt roofing in two coats with 150mm laps.  Properly bond it to the edges of existing sound sphalt 
and unless otherwise Instructed by the Client maintain al  existing planes.  Provide fillets 50mm on the face 
at all internal angles.  Unless otherwise instructed by the Client, ensure that the asphalt surface finish matches 
the existing surface. 
 
 
Felt roofing 
 
056  Roofing felt to comply with BS 8217 unless otherwise specified or guided. Immediately seek Instructions from 
the Client if, when removing any defective felt, the base is found to be defective or unsuitable in any way to 
receive the new felt and that repair of the base is outside the scope of the Order. 
 
057  Lay  felts  in  the  direction  of  the  roof  gradient  with  75mm  side  and  100mm  end  laps,  and  breaking  joints 
between layers.  Apply a well-brushed priming coat to all concrete and screed base surfaces.  Other  than 
where the Order is for Emergency Works, allow 24 hours to elapse before laying the felt. 
 
058  Partially or fully bond the first layer of felt to the base, with bonding compound heated in thermostatically 
controlled kettles, to a temperature not exceeding 2150 Centigrade, but sufficient to provide a 2000 Centigrade 
laying temperature. 
 
059  Effect  any  partial  bonding  system  by  spot,  strip  or  frame  bonding  the  first  felt  layer  with  hot  bonding 
compound. 
 
060  Fully bond  the perimeter of the roof for a width of 450mm, leaving 150mm wide ventilation channels at 
appropriate centres. 
 
061  Effect a fully bonded system by applying a continuous even coating of hot bonding compound to the base at 
the rate of 1.5kg/m2.  Apply the first layer of felt to provide a complete bond excluding all trapped air. 
 
062  Bond subsequent felt layers to match the underlayer excluding all trapped air.  If any air bubbles become 
apparent in the Works, cut back and renew the felt. 
 
 
Torch on felt roofing 
 
063  Ensure the existing roof is clean and dry.  Cut out and patch blisters, nicks etc.  If necessary, prime the 
surface and allow it to dry.  Lay sheeting with 75mm side and 100mm end laps.  Apply flame to the lower 
surface directed at the junction with the substrate so as to melt the adhesive across the roll width. Unroll felt 
onto the molten bitumen and press down firmly. Seal laps with wide bladed scraper and seal the plain finish 
(not mineral surface) by applying heat from above. 
 
 
Asphalt coverings to balconies and walkways 
 
064  Lay  asphalt  to  balconies  and  walkways  in  accordance  with  BS  8218:1998  and  the  recommendations  and 
publications of the Mastic Asphalt Council.  Lay underlay loose and with 50mm laps. 
 
065  Use a glass fibre tissue isolating membrane Approved by the Client. 
 
066  Use bitumen coated 'plain expanded' steel lathing of a minimum 26 swg and a minimum 10 mm short way 
of mesh. 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 48 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
067  Use a high bond primer as Approved by the Client. 
 
068  Use oxidised bitumen suitable for applying hot  as bitumen based bonding compound  for bonding vapour 
barriers and for general bonding purposes. 
 
069  Use clean natural coarse sand passing a 60 micron test sieve for rubbing sand. 
 
070  For chipping, use hard light coloured non-absorbent natural stone graded 6 to 10 mm/nominal 14 mm single 
size 6. 
 
071  Use  cut  back  bitumen  or  a  suitable  cold  applied  bitumen  based  adhesive  as  a  dressing  compound  for 
chippings. 
 
072  Use a reputable proprietary brand of solar reflective paint Approved by the Client. 
 
073  For aluminium edging, use a proprietary section profiled to suit asphalt manufactured from aluminium. 
 
074  Asphalt concrete to be laid and compacted in accordance with BS 594987:2015 
 
075  Hot rolled asphalt is to be transported, laid, compacted and tested to BS 594987:2015 
 
 
Client’s current manufacturers/suppliers/products 
 
076  Ensure all Materials are compatible with and standardised to the Client’s current products specified in the 
table below (listed by manufacturers, suppliers and/or brand names). 
 
Product 
Brand name 
Manufacturer’s details 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
[complete table as appropriate] 
 
 
 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 49 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
CARPENTRY AND JOINERY 
 
 
 
 

Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 50 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
CARPENTRY AND JOINERY 
 
 
GENERAL 
 
 
Generally 
 
001  Where necessary cut out for butts/hinges when replacing door or window frames/linings or piecing in new 
timber.   
 
002  Note that all sawn timber sizes quoted in the Schedule of Rates are nominal sizes. 
 
003  Stain or prime and undercoat all prepared timber all round before fixing, as described in the “Painting and 
Decorating” Section. 
 
004  Comply with the “Painting and Decorating" Section where Works include items being painted, decorated, 
stained, touched up or prepared for decoration. Match the finish and type to the existing or surrounding finish 
as appropriate. 
 
005  Where painted skirtings and architraves are specified, at the Service Provider’s option use an MDF equivalent 
where this is Approved by the Client. 
 
006  Match any purpose made items (when specified) to the existing items as far as possible. 
 
 
MATERIALS 
 
 

Timber 
 
007  Use only suitable, sound, well conditioned, properly seasoned timber that is free from any defects making it 
unsuitable for its intended purpose. 
 
008  Level and pack all structural timber. Structural timber shall comply with BS 5268: Part 2 and Part 3. The 
dimensions of a timber floor, ceiling or roof member may be determined by the guidance given in “Eurocode 
5 span tables for solid timber members in floors, ceilings and roofs for dwellings” published by TRADA Timber 
for  floors  and  roofs  shall  comply  with  BS  8103-2:2013.  Strength  classes,  species,  grades  and  species 
combinations referred to be as defined in BS EN 1995-1-1:2004+A2:2014.. 
 
009  Cross sectional dimensions are to be either basic sawn or regularised sizes as defined in BS EN 1313  -1. 
Trussed rafter roofs are to be braced to BS 5628: Part 3. Structural timber shall be C16 or C24 grade timber 
to comply with loadings and spans as set out in Approved Document A of the Building Regulations, 2010 
(amended 2013). The section sizes shall be in accordance with tolerance class 1 of BS EN 336, or are CLS/ALS 
processed sizes in accordance with tolerance class 2 of BS EN 336. 
 
Graded Softwood for Structural Use: 
• 
Stress graded to BS 4978:2007+A1:2011 or other national equivalent and so marked. 
• 
Strength class to BS EN 1995-1-1:2004+A2:2014. 
 
010  Trussed  Rafters  generally  are  to  be  designed  and  fabricated  to  BS  EN  1995-1-1:2004+A2:2014,  truss 
members shall be 44mm (minimum) finished thickness, ceiling ties and top chord members shall have 97mm 
finished depth, all trussed rafters shall be nail plate connected 
 
011  Softwood for use with leadwork shall be planed, free from wanes, pitch pockets, decay and insect attack 
except pinhole borers, with a moisture content of not more than 22% at time of covering. 
 
012  Cross section dimensions of timber shown on drawings are nominal sizes unless stated otherwise. reduction 
to finished sizes of planed/regularized timber to be to BS EN 1313-1:201. 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 51 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
013  Moisture content of timber at time of erection to be: 
• 
Structural timber 20% + or - 2%, kiln dried. 
• 
Fascias barge boards and the like 18% + or - 2%. 
 
014  Keep timber dry and do not overstress, distort or disfigure sections or components during transit, storage, 
lifting,  erection  or  fixing.  Store  timber  and  components  under  cover,  clear  of  the  ground  and  with  good 
ventilation. Support on regularly spaced, level bearers on a dry, firm base. Open pile to ensure free movement 
of air through the stack. Arrange sequence of construction and cover timber as necessary during and after 
erection  to  ensure  that  specified  moisture  content  is  not  exceeded.  Keep  trussed  rafters  vertical  during 
handling and storage 
 
 
Preservative treatment of timber 
 
015  Treat softwood described as "treated" or "impregnated" before delivery to the Property with either: 
• 
an appropriate preservative under vacuum-pressure with an average net retention of at least 4kg of 
dry salts per cubic metre; or  
• 
an organic solvent type preservative giving an overall retention of 16Kg of solution per cubic metre of 
timber. 
• 
Generally - Structural Timber, Fencing and the like: 
• 
Timber shall be treated by water-based CCA process. 
• 
Where subsequent cross-cutting or boring of the treated timber cannot be avoided all exposed 
surfaces shall be liberally swabbed with a proprietary and grain timber preservative to maintain the 
integrity of the protective system. 
• 
All treated timber shall show only negligible dimensional change or distortion, otherwise it will be 
rejected. 
• 
The end use of timber must be quoted by the Service Provider to the treatment company. 
• 
A certificate of treatment to cover all timbers processed shall be supplied by the treatment company 
to the Service Provider. 
• 
A certificate of treatment shall be supplied by the Service Provider for each batch of timber treated. 
 
Fixings 

 
016  Framing  anchors  are  to  be  galvanised  steel,  fixed  securely  using  not  less  than  the  number  of  nails 
recommended  by  the  anchor  manufacturer.  Nails  to  be  not  less  than  30mm  x  3.75  mm  galvanized  or 
sherardized square twist unless recommended otherwise. 
 
017  Truss clips are to be galvanised steel, fixed securely with 32mm x 3.5mm galvanised square twisted nails in 
every hole. 
 
018  Anchor straps are to be galvanised steel, fixed securely to timber with three 30mm x 3.75mm galvanized 
nails and to masonry with four 50 mm x 8 gauge galvanised screws evenly spaced. 
 
019  Lateral restraint straps are to be galvanised steel, ensure that cranked end is in tight contact with cavity face 
of  wall  inner  leaf  and  is  not  pointing  upwards.  Fix  noggings  and  packs  beneath  straps  which  span 
joists/rafters/ties running parallel to wall, noggins and packs to fit tightly and be not less than three quarters 
of joist/rafter/tie depth. Notch joists so that straps fit flush with surface. Do not notch rafters/ties. Fix straps 
to joists/rafters/ties with seven 50 mm x 1½ mm gauge galvanised countersunk screws, evenly spread. 
 
020  Bolts and nuts shall be cup square with large washers and nuts, and comply with BS 4190:2014. - Washers 
shall comply with BS 4320, 1968. 
 
021  Expanding bolts shall be Grade A4 stainless steel and shall be of a type to suit the purpose 
for which they are required, Fixed security in position in accordance with manufacturers technical data sheet. 
 
022  Canopy cleats are to be galvanised steel, fixed securely to timber with 50mm x 1½ mm galvanised screws. 
 
023  Retaining strap to be galvanised steel, with site applied bituminous paint coating,  and bedded securely in 
mortar. 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 52 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
024  Expanded metal fixing strip to be galvanised expanded metal lathing to BS EN 13658-1:2005 zinc coated and 
fixed securely by building into position. 
 
025  Fastenings for materials and components forming part of external construction to be of corrosion resistant 
material or have a corrosion resistant finish. 
 
026  Fastenings for materials and components, forming part of external construction but not directly exposed to 
the weather to be of corrosion resistant material or have a corrosion resistant finish, directly exposed to the 
weather to be of corrosion resistant material. 
 
027  Cartridge operated fixings are not to be used without the permission of the Client. Tools to be manufactured 
to BS 4078-2:1989 and Kitemark certified. Fasteners, accessories and consumables to be types recommended 
by the tool manufacturer. Operatives to be trained and certified as competent by tool manufacturer.  Ensure 
that operatives take full precautions against injury to themselves and others. Shot fixing: is to give secure 
fixing at 750mm centres. 
 
 
Nails, etc 
 
028  Use sheradised nails for fixing joinery having an external exposed face in accordance with BS 1202-1:2002, 
punched in below the surface and filled with an approved filler. 
 
 
Joinery Timber 
 
029  Softwood planed finish joinery timber which will be exposed to view shall be European Redwood, class J10 
of BS EN 942:2007.  
 
The following defects shall not be permitted: pith shown on the surfaces; sloping grain exceeding one in 
eight; checks, splits and shakes in excess of those permitted by class J10 of BS EN 942:2007; knots, excepting 
isolated sound tight knots of less than 20 mm diameter; any evidence of beetle attack or decay. Softwood 
not exposed to view will be accepted with minor defects with the exception of active beetle attack or decay. 
 
030  Where hardwood is specified, use the specified hardwood suitable for the purpose, un-replenishable tropical 
hardwoods are not to be used  
 
031  Tongued and grooved floorboarding is to comply with BS 1297 
 
032  Ensure the moisture content in: 
• 
internal joinery is no more than 12% (8% if the Property is central heated); and 
• 
external joinery is no more than 18%. 
 
 
Plywood, blockboard, particleboard, hardboard etc., 
 
033  Plywood panel products for structural use shall conform to BS EN 13986:2004+A1:2015 and BS EN 
636:2012+A1:2015. for designs to BS EN 1995 plywood may be selected from those listed in BS EN 1995-
1-1:2004+A2:2014 or shall have certification from a suitable body such as the Agrément board.  
 
034  Marine plywood shall comply with BS 1088-1:2003, marine plywood manufactured from selected untreated 
tropical hardwoods  
 
035  Plywood designed to BS EN 1995-1-1:2004+A2:2014 shall be subject to the quality control procedures of 
one of the organisations listed in that standard, or to the controls listed by the certification body.  
 
036  The specification for plywood shall state the following information where appropriate: 
• 
type 
• 
Standard 
• 
grade 
• 
Species 
• 
nominal thickness 
• 
number of plies 
• 
finish (sanded/unsanded) 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 53 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
037  Plywood exposed to the weather shall have no open defects (e.g. checks, knots, holes, splits) on the exposed 
face(s) unless it is used only for a temporary application such as hoarding. 
 
038  Prior to receiving a painted finish, plywood shall be adequately sanded.  
 
039  All cut edges that may be subject to weather exposure shall be sealed with a suitable sealant or applied 
finish; typically these shall be one of the following: 
• 
Special sealing compounds, such as pitch epoxy 
• 
non-setting mastic, where the plywood is set in frames. 
• 
timber beading bonded with suitable adhesives. 
 
040  In construction the following procedures shall be observed:  
• 
lower edges of boards shall be bevelled to promote shedding of water. 
• 
plywood used as infill panels shall be fully painted before installation and/or assembly. 
• 
cavities behind boards shall be adequately ventilated and drained to allow dispersal of moisture. 
• 
clearance shall be allowed at selected joints to allow free drainage of water. 
• 
plywood junctions with masonry shall provide adequate clearance to allow drainage, prevent 
capillary absorption of water and provide enough space for maintenance of edge sealing. 
• 
the bottom edges of boards shall stand well clear of flashings, roof coverings, sills, and the ground. 
• 
exposed and/or inadequately protected fixings shall be of non-ferrous metals and have adequate 
corrosion resistance. 
 
041  WBP sanded and unsanded finished plywood is to be in accordance with BS EN 635-1-1:1995  
 
042  Oriented strand boards shall be in accordance with BS EN 300:2006 
 
043  Particleboards  shall  be  in  accordance  with  BS  EN  312:2010,  for  chipboard  flooring,  use  the  appropriate 
waterproof moisture resistant grade suitable for the purpose. 
 
044  Hardboard shall be to BS EN 622-2:2004.  Ensure hardboard used to form bath panels has  an enamelled 
surface. 
 
045  Ensure all blockboard is to be to a standard and quality Approved by the Client, laminboard used is five-ply 
and veneer is of the specified species of timber (but where none is specified, it is an appropriate species of 
timber). 
 
 
Priming 
 
046  Prime timber in accordance with the finish coat specification. Use a primer recommended by the manufacturer 
of the surface coating. 
 
 
Preservative treatment of timber 
 
047  Treat softwood described as "treated" or "impregnated" before delivery to the Property with either: 
• 
an appropriate preservative under vacuum-pressure with an average net retention of at least 4kg of 
dry salts per cubic metre; or  
• 
an organic solvent type preservative giving an overall retention of 16Kg of solution per cubic metre of 
timber. 
 
048  Generally - Structural Timber, Fencing and the like, shall be treated by water-based CCA process,  

Where  subsequent  cross-cutting  or  boring  of  the  treated  timber  cannot  be  avoided  all  exposed 
surfaces shall be liberally swabbed with a proprietary and grain timber preservative to maintain the 
integrity of the protective system. All treated timber shall show only negligible dimensional change or 
distortion, otherwise it will be rejected. The end use of timber must be quoted by the Service Provider 
to the treatment company.  

A certificate of treatment to cover all timbers processed shall be supplied by the treatment company 
to the Service Provider.  A certificate of treatment shall be supplied by the Service Provider for each 
batch of timber treated. 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 54 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
Generally - Joinery Components, Fascias and the like, shall be treated by spirit based double vacuum process 
and shall be machined to it's final dimensions before treatment and then assembled. All treated timber shall 
show only negligible dimensional change or distortion, otherwise it will be rejected. 
 
049  Treat ground contact timber before delivery to the Property with an appropriate preservative under vacuum 
pressure with an average net retention of at least 5.4Kg dry salts per cubic metre of timber. 
 
050  Cut timbers to their final dimensions before impregnation.  Where this is not possible, liberally swab any sawn 
or cut faces or borings with an appropriate preservative from the impregnation plants. 
 
051  After treatment, carefully open-stack the timber in a well ventilated covered space to enable surplus solvent 
in the preservative to dry out by evaporation.  Ensure all treated timber is dry before incorporation in the 
Works. 
 
052  Allow items of carpentry timber treated with an appropriate preservative a minimum of 3 weeks air drying 
period following treatment and before fixing.  Allow joinery timbers similarly treated a minimum of 6 weeks 
air drying following treatment and before fixing. 
 
053  Provide a copy of the relevant Preservation Treatment Certificate to the Client. 
 
 
Adhesives 
 
054  Ensure adhesives for:  
• 
exterior use are synthetic resin type WBP; and 
• 
interior use are synthetic resin type of moisture resistant durability (“MR”). 
 
 
Timber fillers for rotted woods 
 
055  Ensure timber fillers for rotted softwoods and hardwoods are a complete system appropriate for the type of 
wood. 
 
 
Storage of material 
 
056  Protect joinery from the weather during transit.  At all times before fixing, both before and after priming, 
store it under cover and clear of the ground. 
 
 
Door frames and linings 
 
057  Ensure  external  door  frames  without  cills  have  12.5mm  diameter  x  100mm  long  galvanised  steel  dowels 
housed into the bottom of each leg leaving 50mm projecting.  Ensure the frames for fire resisting doors are 
of a type Approved by the Client. Ensure frames for half hour doors have 25mm minimum stops.  
 
 
 
Doors generally 
 
058  Note that fire door ratings in the Schedule of Rates are shown in hours.  Ensure the integrity of the door 
achieves this when fitted to a frame with or without intumescent strips. 
 
059  Ensure all external doors (other than flush doors) are from solid timbers. Do not use veneers or laminations. 
 
 
Ledged and braced doors 
 
060  Ensure ledged and braced doors consist of 3 No. 150mm x 25mm horizontal ledges with bevelled edges, 125 
x 25mm, parallel braces and 100 x 25mm tongued and grooved and V-jointed matching with: 
• 
the braces being obliquely jointed to the ledges with their lower ends adjacent to the hanging side of 
the door; 
• 
each board being nailed to the ledges and braces using at least 2 No. nails 50mm long at each ledge 
and one at each brace; 
• 
the ends of ledges being screwed back to the match boarding from inside and stopped in; 
• 
all timber being primed before the door is assembled; and  
• 
the end grain being primed with two coats of aluminium primer.  
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 55 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
Framed, ledged and braced doors 
 
061  Ensure framed, ledged and braced doors consist of 100 x 50mm stiles and top rail, 175 x 38mm middle and 
bottom rails, 100 x 38mm braces and 100 x 19mm tongued and grooved V-matching with: 
• 
the top rail being haunched, morticed and tenoned to the stiles; 
• 
the middle and bottom rails being bare faced, morticed and tenoned to the stiles; 
• 
the top rails grooved to receive the tongues of the tongued and grooved V-jointed matching; 
• 
the braces being stub tenoned into the rails and stiles; 
• 
the tongued and grooved V-jointed matching being secured to the rails and braces by lost head nails 
hammered in from the faces; 
• 
all joints being jointed with WBP glue to standard and quality Approved by the Client; 
• 
all boarding and timber faces covered being primed before assembly including all rails, grooves and 
matching; 
• 
the end grain being primed with aluminium primer; 
• 
the frame being securely cramped; 
• 
all mortice and tenon joints being secured with hardwood wedges well driven home; and 
• 
the whole being assembled perfectly square and free from winding.  
 
 
Flush doors 
 
062  Ensure internal flush doors  consist of a skeleton or honeycomb core, lipped on two stiles with hardwood 
strips. 
 
063  Ensure external flush doors are faced on both sides with 6mm external quality resin bonded plywood, for 
painting or staining to BS EN 927-1 on a solid core.  Provide glazing apertures with a rebated, sunk and 
rounded Utile cover mould and Utile hardwood glazing beads with mitred angles.  Ensure the glazing cover 
piece  and  beads  are  no  less  than  that  required  by  the  relevant  European  or  British  Standard  for  glazed 
apertures. 
 
 
Half-glazed flush doors 
 
064  Ensure the opening for glass in doors described as half-glazed: 
• 
extends the full width between stiles; and 
• 
is at least 680mm high. 
 
065  Ensure: 
• 
glazing apertures are provided with a rebated, sunk and rounded Utile cover mould and Utile hardwood 
glazing beads with angles mitred; and 
• 
the glazing cover piece and beads are no less than that required by the relevant European or British 
Standard for glazed apertures. 
 
 
Panel doors 
 
066  Ensure panel doors: 
• 
are jointed with mortice and tenon joints and WBP glue; 
• 
have  ply  panels  that  are  a  minimum  of  6mm  thick  external  quality  WBP  plywood  for  painting  or 
staining; and 
• 
have the joint between the ply, stiles and rails sealed at the time of assembly with primer. 
 
 
Fire check flush doors 
 
067  Ensure fire check flush doors are to the fire rating specified in the Schedule of Rates. 
 
 
Windows 
 
068  Provide  timber  windows  with  a  30  (thirty)  year  guarantee.  Ensure  steel windows  are  galvanised.  Provide 
timber surrounds for steel windows as Approved by the Client. 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 56 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
PVCu doors and windows 
 
069  Ensure all PVCu windows and doors are: 
• 
constructed from high impact modified PVCu; and 
• 
manufactured from base materials guaranteed against decomposition and for colour fastness for a 
minimum of 10 (ten) years. 
 
070  Guarantee the fabrication of all PVCu frames and sashes against failure of welds, mechanical joints etc., for 
a minimum of 10 (ten) years. 
 
071  Guarantee double glazed units against failure of the unit for a minimum of 5 (five) years. 
 
072  Guarantee mechanisms against failure of the unit for a minimum of 5 (five) years. 
 
073  Protect PVCu items against damage during the course of fixing. 
 
074  Ensure windows provided can be opened to allow a secure trickle ventilation. 
 
075  Ensure the accurate measurement of the Works and correct any measurement errors.  
 
076  Ensure all window frames show a 65mm face on the outside of the frame. 
 
077  Construct doors from a profile with a minimum of 100mm width showing face. 
 
078  Ensure doors: 
• 
are double panelled type 2XG or 2XGG; 
• 
have the top panel double glazed in toughened glass; 
• 
have a bottom panel similarly double glazed or PVCu skinned/foam sandwich with PVCu frame; and 
• 
have the panels screwed and wedged. 
 
079  Use door and window furniture suitable for the doors and windows, Approved by the Client that meets the 
following requirements: 
• 
door locks and furniture comprise: 
• 
1½ pairs of heavy duty hinges; 
• 
cylinder lock; 
• 
letter plate - white plastic gravity type (front doors only); 
• 
1 No. heavy duty multi-point lift lever espagnolette locking system with return lever handle action to 
horizontal position when locked; 
• 
lever handles; 
• 
numerals (front doors only); 
• 
stormproof cill/threshold with integral weather seals; and 
• 
rain deflector/weatherboard; 
• 
turn tilt windows have: 
• 
a key operated ‘tilt barrier’ Approved by the Client; 
• 
child locks, where the windows are fitted on or above the first floor level; and 
• 
a switch barrier; and 
• 
casement windows (outward opening) have:  
• 
friction hinges with espagnolette fittings and locking furniture on all opening windows irrespective of 
configuration; and 
• 
child locks, where the windows are on or above the first floor level. 
 
080  Ensure door and window furniture is SAA or brass finished as Approved by the Client or as specified on the 
Order. 
 
081  Use only PVCu windows/doors Approved by the Client unless specified on the Task Order. 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 57 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
Sealant 
 
082  For pointing around window and door frames use sealants: 
• 
to BS EN ISO 11600:2003+A1:2011 Type B with fungicide; 
• 
coloured to match existing; and 
• 
that are suitable for sealing to timber, aluminium and PVCu windows and doors, as applicable. 
 
083  Silicone sealant to BS EN 11600:2003+A1:2011 Type B with fungicide 
 
 
Combustion air grilles 
 
084  When repairing or renewing items which incorporate combustion air grilles: 
• 
use either the salvaged air grille (if it is in sound condition) or combustion air grilles as Approved by 
the Client; and 
• 
ensure apertures are maintained in the repair or renewed items. 
 
 
Fibre cement insulating board 
 
085  Use insulating board that is asbestos free and has a sanded finish. 
 
 
Boards and panels 
 
086  Do not use cross joints in board coverings. 
 
 
PVCu fascias/soffits/cladding and components 
 
087  Ensure PVCu fascias, soffits, cladding and components are: 
• 
cellular PVCu with a low density (closed cell) core and homogeneous skin;  
• 
with self coloured, smooth, semi-matt finish; 
• 
of sections and profiles Approved by the Client. 
 
 
Architraves, reveal linings, window boards and mouldings 
 
088  Ensure replacement items match the existing (which may be of varying profiles and shapes).  Where painted 
softwood  skirtings  and  architraves  are  specified,  at  the  Service  Provider’s  option  use  an  approved  MDF 
equivalent where Approved by the Client. 
 
089  PVCu cill board is to be bull nosed or square edged, manufactured from low density cellular (closed cell) 
core and homogeneous impact resistant skin of PVCu in accordance with BS 7619:2010 UV stability and UV 
aged impact, resistance requirements.  
 
 
Cill board to be maximum 155mm wide and minimum 9mm thick.  
 
Weight: Average density 500 kg/m3.  
 
Tolerance deviations of: +/-12.5% per m, width +/- 1.5mm, thickness +/- 0.5mm. 
 
Flatness: Must not exceed +/- 0.6mm over 100mm. Linear thermal expansion of less than 7mm x 10.5 dgs. 
C. 
Tested in accordance with BS 4370-3:1988 Method 13. Fire Resistance:  
Satisfy the requirements of BS 476-7:1997 Class 1 Surface spread of flame and BS 476-6:1989+A1:2009 
Index 1 = 15.4 Fire propagation. Colour Fastness: In accordance with British Standard.  
Water Absorption: Less than 1.0% when tested in accordance with BS EN ISO 62:2008.  
Appearance: Self-coloured smooth gloss finish. Method of Fixing: As specified by manufacturer. Generally 
proprietary brand of adhesive or low modulus silicon. Edge Trims: Matching colour. Single part PVCu trims 
as per manufacturers details and fixed in accordance with manufacturers’ instructions. 
 
 
Polythene vapour barrier 
 
090  For a polythene vapour barrier use a type of sheet Approved by the Client and fixed with all joints lapped 
and made with double folds and taped. 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 58 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
Ironmongery 
 
091  Carefully wrap and protect ironmongery until completion of the Works. Either replace with new or re-lacquer 
any defaced or damaged ironmongery as Instructed by the Client. 
 
092  Use screws to BS EN 14566:2008+A1:2009 of a suitable gauge and Material for the purpose and to match 
the article to be fixed. 
 
093  Lubricate locks, etc., with graphite and leave them in perfect working order on completion of the Works. 
Properly label and deliver up all keys to or as Instructed by the Client. 
 
094  Use black japanned tee hinges and Suffolk latches. 
 
095  Ensure that letter plates comply with the Royal Mail’s  minimum size standards in accordance with BS EN 
13724:2013. Ensure letter plates provided in fire doors conform to the fire rating of the door.  
 
096  Unless the Task Order states otherwise provide all ironmongery to new, renewed or replacement timber doors 
in accordance with the following: 
 
for external front doors:   
• 
1½ pairs 100mm heavy duty steel butt hinges; 
• 
1 No. cylinder security night latch with latch pull; 
• 
1 No. 65 or 75mm 5-lever mortice deadlock and keep; 
• 
1 set escutcheons; 
• 
1 No. letter plate - gravity type; 
• 
1 No. security door chain; 
• 
stormproof cill/threshold with integral weather seals; 
• 
rain deflector/weatherboard; 
• 
intumescent seals (fire doors only); and 
• 
door numerals; 
• 
for external rear doors: 
 
• 
1½ pairs 100mm heavy duty steel butt hinges; 
• 
1 No. 100mm 5-lever mortice lock/latch and keep; 
• 
1 set lever furniture/handles; 
• 
2 No. mortice security bolts; 
• 
stormproof cill/threshold with integral weather seals; 
• 
rain deflector/weatherboard; 
• 
Intumescent seals (fire doors only); and 
• 
door numerals; 
for internal doors: 
• 
1 pair 75mm medium duty steel butt hinges (1½ pair heavy duty hinges for 
• 
firecheck doors); 
• 
1 No. 65 or 75mm tubular mortice latch and keep; 
• 
1 set lever furniture/handles; and 
• 
intumescent seals (fire doors only); 
• 
for bathroom/wc doors: 
• 
1 pair 75mm medium duty steel butt hinges (1½ pair heavy duty hinges for 
• 
firecheck doors to communal W.C’s and bathrooms opening onto a means of escape); 
• 
1 No. 65 or 75mm mortice bathroom lock/latch and keep; 
• 
1 set lever bathroom furniture/handles with snib/indicator;  
• 
intumescent seals (fire doors only); and 
for external matchboarded doors: 
• 
1 pair 457mm steel tee hinges; 
• 
1 No. rim lock and keep; and 
• 
1 set knob furniture. 
 
097  Ensure all door furniture is SAA or brass finished as Approved by the Client or as specified on the Order. 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 59 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
Kitchen units/worktops 
 
098  Ensure  kitchen  units  are  manufactured  to  meet  strength  specification  level  ‘H’  and  have  fully  repairable 
carcassing. 
 
099  Ensure worktops are manufactured using laminated moisture resistant chipboard core and are consistent with 
existing worktops. Ensure all post-formed worktops are constructed using particleboard with minimum ‘P5’ 
classification (but if ‘P5’ is not obtainable construct only square edge and double post-formed worktops using 
particleboard with minimum ‘P3’ classification).  
 
100  Ensure metal fittings and screws (to BS EN 14566:2008+A1:2009) used in manufacture are plated against 
corrosion. Use metal corner gussets as fixing posts. 
 
101  Take all necessary precautions to protect units and worktops from damage. Either make good any damage 
caused  or  replace  Materials  as  Instructed  by  the  Client.  Ensure  that,  when  fitted,  all  doors  and  drawers 
operate smoothly. 
 
102  Where existing fixing holes cannot be used for hinges, use a steel cabinet strengthening plate, fixed four 
times to the unit and hinges fixed with self- tapping screws to the plate. 
 
 
Chrome supporting leg 
 
103  Ensure the worktop supporting leg is 30mm in diameter chrome plated and fixed to the worktop and floor 
with retaining plates and screws. 
 
104  Aluminium square edge worktop end trim to BS EN 515:1993, fixing with aluminium screws; bedding in 
silicone sealant. 
 
105  Aluminium insert junctions to BS EN 515:1993, bedding in silicone sealant. 
 
106  Aluminium and rubber clip on cover beads to standard and quality Approved by the Client, fixing with 
aluminium screws. 
 
107  Chrome cover fillets of an approved type and manufacture, bedding and twice pointing in silicone sealant. 
 
 
Handrails etc., 
 
108  Handrail brackets are to be cast aluminium or mild steel and fixed securely to timber with appropriate 
screws, finish: as specified. 
 
109  Fixing brackets are to be galvanised steel to comply with BS EN 912:2011, fixed securely to timber frame 
with three 30mm x 1½ mm galvanised screws. 
 
110  Newel brackets are to be galvanised steel, fixed securely with bolts 
 
111  Aluminium angle bearers are to comply with BS EN 515:1993, 6063tf standard, anodised finish to BS 3987, 
1991, fixed securely to floor with galvanised steel screws. 
 
 
WORKMANSHIP  
 
 

Generally 
 
112  Ensure carpentry work is framed and put together in a substantial and workmanlike manner. 
 
113  Ensure joinery work is accurately set out, framed and executed in accordance with manufacturer’s drawings 
and finished off in a workmanlike manner. 
 
Put  together  purpose  made  doors  and  other  framed  work  immediately  upon  the  general  work  being 
commenced, but do not glue and wedge them until the joinery is prepared in readiness for immediate fixing. 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 60 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
114  Finish off machine planning and moulding smooth by hand. 
 
115  Ensure exposed faces of joinery are wrought and all arises slightly rounded. 
 
116  Punch and putty nails and pins in exposed work. 
 
 
Plugging 
 
117  Note that in this Section ‘plug’, ‘plugged’ or ‘plugging’: 
• 
means fix to concrete, brickwork or blockwork and similar surfaces; 
• 
includes supplying and fixing with proprietary fixings; and 
• 
includes shot fired fixing,. 
 
118  For  bolted  joints,  locate  holes  accurately  and  drill  to  diameters  as  close  as  practical  to  the  nominal  bolt 
diameter and not more than 2 mm larger, place washers under all bolt heads and nuts which bear directly 
on timber, - tighten bolts so that washers just bite the surface of the timber and at least one complete thread 
protrudes from the nut. Check at agreed regular intervals up to practical completion and tighten as necessary 
to prevent slackening of joints. 
 
119  Ensure that wall plates are positioned and aligned to give the correct span and level for trusses, joists, etc. 
Wall plate to be fully bedded in fresh mortar in lengths of not less than 3 m with half lap joints. Wall plates 
shall be treated with CCA preservative 
 
120  Installing joists generally, position at equal centres not exceeding designed spacing and true to level. Install 
bowed joists with positive camber. Bed hangers directly on and hard against supporting construction, do not 
use packs or bed on mortar. Cut joists to leave not more than 6 mm gap between ends of joists and back of 
hanger, rebate joists to lie flush with underside of hangers, fix joists to galvanised steel hangers with a nail 
in every hole, hanger size to suit joist, design load and crushing strength of supporting construction. 
 
121  Trimming openings when not specified otherwise, trimmers and trimming joists to be not less than 25 mm 
wider than general joists. 
 
122  When installing trussed rafters, carefully inspect each truss before erection to ensure compliance with shop 
drawings and specification, including grades and sizes of members, types, sizes and positions of nail plates, 
- gaps between ends of members at joints, and full penetration of nails. 
 
Erect trusses plumb, at equal centres not exceeding designed spacing and in accordance with BS EN 1995-
1-1:2004+A2:2014.  Do  not  use  damaged  trusses  and  do  not  modify  without  consent  of  the  Client.  Fix 
securely with truss clips ensuring that rafters do not bear on wall plates. Do not fix ceiling chords to internal 
walls until roofing is complete and cisterns installed and filled. 
 
123  Permanent bracing of trussed rafters is to be set out as shown on drawings. Fix bracing and binders to every 
rafter, strut or tie with not less than two 75mm x 3.35 mm galvanized round wire nails. Any lap joints must 
be side by side extending over and nailed to at least two truss members. Where a binder crosses a brace, 
interrupt and plate the binder. 
 
 
Repairs to Redwood Sills of Timber Windows 
 
124  Cut out decayed timber and carry out repair using ‘Dry Flex System’ or other equal and approved. All in 
accordance with ‘Window Care Systems’ recommendations, approved method of working using correct tools. 
 
 
Repairs to Hardwood Sills of Timber Windows
 
125  Cut out decayed timber and carry out repair using ‘Dry Flex System’ or other equal and approved. All in 
accordance with ‘Window Care Systems’ recommendations, approved method of working using correct tools. 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 61 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
Repairs to Timber Internal Door Frames: 
 
126  Cut out decayed timber along the grain for a distance of 300mm (min) beyond the last visible sign of attack. 
The joint of new and existing timber shall be formed by means of 45° - 60° splice. New timber to be jointed 
to existing by means of galvanised screws or nails  and adhesive and plugged and screwed to wall. New 
timber members shall match profile of existing. ‘’Dry Flex System’  or other equal and approved may be used 
as a viable alternative to new timber section. Dispose of defective timber immediately. 
 
 
Repairs to Timber External Door and Window Frames: 
 
127  Cut out decayed timber along the grain for a distance of 300mm (min) beyond the last visible sign of 
attack.  
 
 
 The joint of new and existing timber shall be formed by means of 45° - 60° splice. The new timber shall be 
redwood to BS EN 942:2007, Classes 2 and 3 or hardwood to BS EN 942:2007, Class 1 preservative treated 
in accordance with section Z12.110 and all cut ends shall be dipped in similar preservative fluid before fixing 
in position. New timber to be jointed to existing by means of galvanised screws or nails and adhesive and 
plugged and screwed to wall. New timber members shall match profile of existing. ‘’Dry Flex System’  or other 
equal and approved may also be used as a viable alternative to new timber section. Dispose of defective 
timber immediately. 
 
 
Repairs to Hardwood Sills of Timber Windows
 
128  Cut out decayed timber along the grain for a distance of 300mm (min) beyond the last visible sign of 
attack.  
 
 The joint of new and existing timber shall be formed by means of 45o - 60o splice. The new timber shall be 
hardwood to BS EN 942:2007, Class 1 and all cut ends shall be dipped in similar preservative fluid before 
fixing in position. New timber to be jointed to existing by means of galvanised screws or nails and plugged 
and screwed to wall. New timber members shall match profile of existing. ‘’Dry Flex System’  or other equal 
and  approved  may  be  used  as  a  viable  alternative  to  new  timber  section.  Dispose  of  defective  timber 
immediately. 
 
 
Replacing Structural Members: 
 
129  Cut out decayed/infested timber along the grain for a distance of one metre beyond the last sign of attack. 
The joint of new and existing timber shall be formed by means of a lapped joint at least twice the depth of 
the member in length. New timber shall be jointed to existing by means of bolts. Connection to be affected 
with at least 4 number 12.5mm diameter mild steel bolts with locking nuts and dog washers. New timber 
members shall match profile of existing. Dispose of defective timber immediately. 
 
 
Replacing Preservative Treated Structural Members: 
 
130  Cut out decayed/infested timber along the grain for a distance of one metre beyond the last sign of attack. 
The joint of new and existing timber shall be formed by means of a lapped joint at least twice the depth of 
the member in length. New timber shall be jointed to existing by means of galvanised bolts. Connection to 
be effected with at least 4 number 12.5mm diameter mild steel bolts with locking nuts and dog washers. 
New timber members shall match profile of existing. Dispose of defective timber immediately. 
 
 
Replacing Treads and Risers: 
 
131  Remove any plasterboard and trimmings as necessary to underside of staircase. Defective treads and risers 
to staircase are to be removed. Replacement whitewood treads and plywood risers to profile of previous to 
be housed into string. Wedges and blocks to be adhesive fixed in position. Internal Grade 1-1 plywood risers 
to be adhesive fixed and screwed to back of treads. All work to be executed from underside. Dispose of 
defective timber immediately. 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 62 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
Softwood flooring/board flooring 
 
132  Renew  floorboards  carefully  so  as  to  avoid  damaging  the  ceiling  below  the  floor.  Remove  tongued  and 
grooved boards by carefully sawing through the tongues and forming a heading joint adjacent to a joist.  
When replacing the boards, provide additional support at the heading joint using timber 50 x 25mm secured 
to the joist. 
 
133  Where a number of floorboards require renewal, well cramp up the new boards to form tight joints and nail 
them up with two lost head nails punched and putted per board, per joint. Fix access traps with screws. Take 
care when fixing the floorboards not to puncture or damage any existing services. 
 
134  Provide all additional support battens, noggins etc., required to support the boards. 
 
 
Timber door frames and door linings 
 
135  For new door frames and linings, use a minimum of three sets of fixings to each leg, each set comprising two 
fixings (either timber plugs and nails or proprietary plastic plugs and screws as appropriate to the quality of 
the fixing background). Where external door frames do not have timber cills, provide galvanised steel dowels 
in the legs, grouted into the building structure with cement mortar (1:3). 
 
136  Fix existing door frames or linings which have become loose through the frame using proprietary sleeved 
screw fixing devices Approved by the Client. 
 
137  Sink the heads of fixings below the surface of the frame and the recess and fill them with an approved filler. 
 
 
Softwood window frames 
 
138  Fix softwood windows and softwood window surrounds in the same way as for fixing door frames and lining 
legs. 
 
 
Metal window frames 
 
139  Bed  metal  windows  in  a  butyl  rubber  sealant  and  fix  them  to  wood  window  surrounds  which  have  been 
treated to BS EN 351-1:2007 with galvanised or cadmium plated screws or alternatively by stainless steel 
fixing clamps or brackets and proprietary plastic plugs and approved rust proof screws. 
 
 
Window/door replacement 
 
140  All replacement windows and doors in repairs and ad-hoc renewals are to be to BS 6375-2: 2009. Undertake 
window/door  replacements  that  involve  removal  of  the  primary  frame  from  the  building  and  associated 
glazing in accordance with the current Building Regulations, Approved Document L. 
 
 
Sealant 
 
141  Before pointing around existing window and door frames, pick out all loose materials and insert a cellular 
backing appropriate to the type of sealant in the joint between the frame and wall. Use a sealant as specified, 
inserted by pressure gun to form a neat uniform beaded finish. 
 
 
Stud partitions 
 
142  For stud partitions use suitably sized softwood head and sole plates with studs at 400mm centres horizontally 
and noggins at 1200mm centres vertically. Butt joint quilts and fill the entire void. 
 
 
Kitchen units 
 
143  All kitchen units in repairs and ad-hoc renewals are to BS 6222-2: 2009 and BS EN 1116:2004. Fix base units 
with proprietary metal or plastic fixing brackets, plastic plugs and screws and the joint between the worktop 
and wall pointed with a neat bead of anti-mould white silicone sealant. 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 63 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
144  Fix wall units with proprietary metal or plastic fixing brackets, plastic plugs and screws and also support them 
on full length softwood cleats of not less than 50 x 25mm. 
 
 
Worktops 
 
145  All worktops in repairs and ad-hoc renewals are to be to BS 6222-2:2009. Fix worktops to base units on metal 
or plastic brackets with self-tapping screws. Support worktops with a void under by 50 x 25mm softwood 
cleats securely fixed to any background on at least three sides. If this cannot be achieved, support the sides 
affected on a flanged tubular steel support fixed to the floor with proprietary plastic plugs and screws and to 
the worktop with appropriate self-tapping screws. Seal/treat all cut edges to prevent the ingress of moisture, 
square cut with matching veneer to exposed ends. 
 
 
Fixing PVCu doors and windows 
 
146  PVCu windows and doors in repairs and ad-hoc renewals are to be to BS 7722:2010 and manufactured to BS 
7412:2007  Take  out  the  existing  door/window  and  hack  off  render/plaster  as  far  as  necessary  to 
accommodate the window fixing cramps in window reveals. Supply and install support lintels over the new 
window/door opening. Where the original brickwork is carried over the window/door i.e. soldier course, make 
good the brickwork as necessary. Remove all rubbish and leave the window/door opening ready to receive 
the new window/door. Lintels to be in accordance with Building Regulations 2010 (amended 2013), Approved 
Document A. 
 
147  Fix the PVCu double glazed window/door with or without a cill directly into the prepared brick reveals using 
galvanised twist-in-lugs, Approved by the Client, screwed to the reveals using galvanised screws. Seal the 
windows to the masonry openings with silicone sealant Approved by the Client. Protect the windows during 
the course of the Works. Fix all windows directly to the inside face of the vertical DPC. Remove all old mastic 
from the brick face. 
 
148  Where appropriate supply and fix an Approved PVCu cellular core window board, fixed with screw on lugs, 
fixed to the wall, together with 19mm PVCu quadrant beading, glued to the window boards and window 
frame using an appropriate adhesive. 
 
149  Make good to all internal window reveals with backing and finished plaster and leave ready for redecoration. 
 
150  Replace the windows/doors that have been removed with new windows/doors and make them weather-tight 
before the Staff leave the Property at the end of each Working Day. 
 
Fixings/Adhesives 
 
151  Fixing  generally:  Use  fixing  and  jointing  methods  and  types,  sizes,  quantities  and  spacings  of  fastenings 
which are suitable having regard to nature of and compatibility with product/material being fixed and fixed 
to recommendations of manufacturers of fastenings and manufacturers of components, products or materials 
being fixed and fixed to materials and loads to be supported. Provide additional noggings/grounds/bearers 
as necessary to provide adequate fixing and support. 
 
152  Adhesive types: As specified in the relevant section.  Surfaces to receive adhesive to be sound, unfrozen, 
free from dust, grease and any other contamination likely to affect bond. Where necessary, clean surfaces 
using methods and materials recommended by adhesive manufacturer. 
 
Surfaces  to  be  of  sufficient  smoothness  and  evenness  to  suit  gap  filling  and  bonding  characteristics  of 
adhesive. Adjust as necessary, ensure that operatives observe manufacturer's and statutory requirements 
for storage and safe usage of adhesives. Do not use adhesives in unsuitable environmental conditions or 
beyond  the  manufacturer's  recommended  time  period.  Apply  adhesives  using  recommended 
spreaders/applicators to ensure correct coverage. Bring surfaces together within recommended time period 
and apply pressure evenly over full area of contact surfaces to ensure full bonding. Remove surplus adhesive 
using  methods  and  materials  recommended  by  adhesive  manufacturer  and  without  damage  to  affected 
surfaces. 
 
153  Fixing Through Finishes: ensure that fastenings and plugs (if used) have ample penetration into the backing. 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 64 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
154  Pelleting: Countersink screw heads 6 mm below timber surface and glue in grain-matched pellets not less 
than 6 mm thick, cut from matching timber. Finish off flush with face. 
 
Sun Pipes 
 
155   Proprietary Rigid Sun Pipe to Pitched Roof  
    Generally will supplied and installed to the following specification: 
• 
Pipe material: Rigid aluminium.  
• 
Diameter: 240 – 360 mm  
• 
Tunnel length: Up to 6 m maximum.  
• 
Tunnel reflectance: Greater than 97%.  
• 
Roof terminal: Proprietary polycarbonate dome (opal / UV protected) or 4 mm toughened glass in 
polyurethane frame.  
• 
Ceiling terminal: Double glazed diffuser.  
• 
Accessories: 30° – 45° proprietary bends as required. (Total number of bends to be kept to a 
minimum).  
• 
Proprietary extension sections as required.  
• 
Flashing: To suit interlocking concrete roof tiling.  
• 
Installation: In accordance with manufacturers’ technical data sheet  
 
156  Proprietary Flexible Sun Pipe to Pitched Roof  
 
 
Generally will supplied and installed to the following specification: 
• 
Pipe material: Flexible metallized polyester.  
• 
Diameter: 350 – 360 mm  
• 
Tunnel length: Up to 1.5 m maximum.  
• 
Roof terminal: Polycarbonate dome (opal / UV protected).  
• 
Ceiling terminal: Double glazed diffuser.  
• 
Flashing: To suit interlocking concrete roof tiling.  
• 
Installation: In accordance with manufacturers’ technical data sheet.  
 
157  Proprietary Rigid Sun Pipe to Flat Roof  
 
  Generally will supplied and installed to the following specification: 
• 
Pipe material: Rigid aluminium.  
• 
Diameter: 240 – 360 mm  
• 
Tunnel length: Up to 6 m maximum.  
• 
Tunnel reflectance: Greater than 97%.  
• 
Roof terminal: Proprietary polycarbonate dome (opal / UV protected).  
• 
Ceiling terminal: Double glazed diffuser.  
• 
Accessories: 30° – 45° proprietary bends as required. (Total number of bends to be kept to a 
minimum).  
• 
Proprietary extension sections as required.  
• 
Flashing: To suit flat roof construction.  
• 
Installation: In accordance with manufacturers’ technical data sheet.  
 
158  Proprietary Flexible Sun Pipe to Flat Roof  
 
  Generally will supplied and installed to the following specification: 
• 
Pipe material: Flexible metallized polyester.  
• 
Diameter: 350 – 360 mm  
• 
Tunnel length: Up to 0.9 m maximum.  
• 
Roof terminal: Proprietary polycarbonate dome (opal / UV protected).  
• 
Ceiling terminal: Double glazed diffuser.  
• 
Flashing: To suit flat roof construction.  
• 
Installation: In accordance with manufacturers’ technical data sheet 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 65 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
Servicing of Timber Window Frames (as Client’s Code of Practice C51 revised August 2014) 
 
159  General servicing requirements for timber window frames 
 
The degree of servicing required to timber window frames will be decided by the Client.  The servicing should 
fall into one or other of the following categories. 
 
160  Condition of the frame and sash 
• 
The simplest form of servicing would be to ease and adjust the opening sash. 
• 
Severely damaged opening sashes should be replaced as original. 
• 
The fixed frame presents greater problems to repair but ‘Window Care Dry Flex 
 
System’ should be considered as a viable alternative to replacement. 
• 
On completion the bare timber must be coated as original. 
 
161  Conditions of surface coating 
• 
Touching up is generally discouraged as weather conditions have an adverse effect on all surface 
coatings. 
• 
The preferred option is to re-coat all window surfaces as original with light sanding between each 
coat. 
 
162  Condition of ironmongery 
• 
Damaged ironmongery should be replaced with matching or product similar to existing ironmongery 
and fitted as per manufactures instructions. 
• 
Back flap or cranked hinges seldom require servicing, however service with light oiling with release 
oil/lubricant spray 
• 
Friction hinges require light oiling with release oil/lubricant spray during servicing 
• 
Replace all defective hinges as recommended by manufacture. 
• 
Loose casement stays and handles should be re-fixed either by using longer screws or reuse the 
original screws by plugging the original screw hole. 
• 
Tilt/turn and fully reversible gearing systems should be serviced by a qualified service engineer. 
• 
Trickle vents should be cleaned of all paint, dirt, dust etc. and left in an operational state. Replace 
parts as necessary. 
• 
Condensation holes/channels were present should be cleaned of all paint, dirt, dust etc. and left in 
an operational state. 
• 
All existing safety restrictors to be checked for correct operation. Where correct operation is not 
being achieved, adjustments should be made. If adjustments do not prove adequate replace the 
restrictor. On finishing the dwelling/property, all opening sashes are to be fitted with a safety 
restrictor. Each dwelling should be fitted with similar restrictors throughout – thus removing possible 
confusion in the event of a fire. 
 
163  Condition of glass and glazing 
• 
All damaged glass should be carefully removed before the removal of glazing slips or facing putty. 
• 
Cracked glass should be taped to prevent accidents. 
• 
When al  glass is removed the rebates should be cleaned and primed with the appropriate primer 
before re-glazing. 
• 
When slip glazing is used the bottom slip must be bedded in ‘Dry Seal Elastic 
• 
Glazing Sealant’ to prevent ingress of water. 
• 
Linseed oil putty must NOT be used. 
 
164  Glazing medium 
 
‘Elastic Glazing Sealant’ is the only option for face pointing.  Linseed oil putty must NOT be used. 
 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 66 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
165  Draught Proofing 
 
Draught proofing to existing window frames can usually be effected by using one of five different methods: 
 
• 
Appropriately sized extruded foam with one side self adhesive; this if fitted to the frame 
rebate/inside face of sash. 
• 
A co-extruded flexible seal with the rigid section nailed to the sash and the flap touching the sash. 
This component may have a metal rigid section. 
• 
A bulbous extruded seal, again with the flat section nailed to the inside rebate of the frame and the 
bulbous section touching the sash. 
• 
Replacement nerprim seals (if fitted) to match existing profile and colour. 
• 
Silicon sealing. This method of draught proofing should be avoided and only undertaken after written 
advice and clarification is received from Policy and Standards. 
 
In all cases some slight difficulty may be experienced when closing the sash and generally adjustment of 
ironmongery may be necessary. 
 
Servicing of PVC-u Window Frames (as Client’s Code of Practice C55 revised August 2015) 
 
 

General servicing requirements for PVC-U window frames 
 
166  Ventilation and drainage: 
 
All: 
• 
Trickle vents (either in-frame, in-glazing or other) 
• 
Condensation holes/channels (were present) 
 
should be cleaned of all paint, dirt, dust etc. and left in an operational state. Replace parts as necessary. 
 
167  Seals and gaskets: 
 
Check neoprene seals and gaskets for wear/failure and replace seals/gaskets as necessary. Replacement 
seals to match existing profile and colour. 
Clean of all paint, dirt, dust etc. from seals/gaskets and apply a spray coat of silicate lubricant (remove 
access lubricant). 
 
168  Ironmongery: 
 
Damaged ironmongery should be replaced with matching or product similar to existing ironmongery and 
fitted as per manufactures instructions. 
 
169  Hinges: 
 
Hinges should be cleaned of all paint, dirt, dust etc. and left in an operational state. Hinge oil/lubricant is to 
be applied and hinge restraint screws adjusted accordingly. Replace parts as necessary. 
 
170  Safety restrictors: 
 
All  existing  safety  restrictors  to  be  checked  for  correct  operation.  Where  correct  operation  is  not  being 
achieved, adjustments should be made. If adjustments do not prove adequate replace the restrictor. 
 
On finishing the dwelling/property, all opening sashes are to be fitted with a safety restrictor. Each dwelling 
should be fitted with similar restrictors throughout – thus removing possible confusion in the event of a fire. 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 67 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
Cleaning PVC-U window frames 
 
171  Sash frames and window frames are to be fully cleaned of all paint, dirt, dust etc. and left in an operational 
state. 
 
172  Dirty marks on frames can be easily removed by using cleaning materials as indicated on the following table.  
 
 
Cleaning cloths should be unbleached cotton.  Do not use cloths containing synthetic fibres.  
 
 
Heavy stains and deep scratching can be removed from white profiles only by sanding with a 320/400 grit 
sanding disc and by polishing using a sisal rotary brush to restore surface finish.  
 
 
On wood grain surfaces care must be taken when cleaning.  Seek manufacturer’s advice on damaged wood 
grain surfaces. 
 
Condition of glass and glazing 
 
173  Check condition of glass; 
• 
All damaged glass should be carefully removed before the removal of glazing slips. 
• 
Cracked glass should be taped to prevent accidents. 
• 
When all glass is removed the rebates should be cleaned 
 
 
Typical problems and remedial action 
 
174  Incorrect glazing and fixing of frames to masonry are the cause of most maintenance problems. 
 
The following is an indication of typical problems and remedial action. 
 
175  Opening sashes that have dropped during use: 
 
Check hinges for wear/adjustment remove wedge gaskets.  
Remove glazing beads internal or external. 
Repack glass to manufacturers recommendations. 
Refit glazing slips and gaskets. 
 
176  Bowed cills/stiles: 
 
Incorrect packing generally the case.  Re-glaze as 163 and secure packers to prevent further movement. 
Taking care not to block drainage/air circulation channels and/or slots. 
 
177  Sashes not sealing properly or engaging keepers: 
 
Check adjustment hinges and keepers.  
Check that the glass is packed at locking points, if not packed carry out work as manufacturer’s technical 
data sheet. 
Check also that the glass is packed at the position of frame fixings. 
Check gaskets for wear/failure. 
 
178  Broken/cracked glass. 
 
Remove if possible pieces of broken glass before removing glazing beads.  
Cracked  glass  should  be  taped  to  avoid  accidents,  before  removing  gaskets  or  glazing  beads.    Remove 
gaskets, remove glazing beads.  
Carefully remove damaged unit or sheet glass. 
Replace and re-glaze as per manufacturer’s instruction, taking care to fit packers as recommended. 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 68 





M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
Client’s current manufacturers/suppliers/products 
 
182  Ensure all Materials are compatible with and standardised to the Client’s current products specified in the 
table below (listed by manufacturers, suppliers and/or brand names). 
 
Product 
Brand name 
Manufacturer’s details 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
[complete table as appropriate] 
 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 71 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

REPLACEMENT WINDOWS AND EXTERNAL DOORS 
 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 72 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
GENERAL SPECIFICATION FOR REPLACEMENT WINDOWS 
AND EXTERNAL DOORS 
 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 73 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
Initial Survey & Measurements 
 
001  A list of properties will be given to the Service Provider with access details and the Service Provider is then 
responsible  for  arranging  access,  visiting  the  properties,  taking  measurements  and  forwarding  existing 
window  dimensions  and  the  Service  Provider’s  proposed  style  of  replacement  windows  to  the  Client  for 
approval.  
 
 
Whether  the new windows are to be PVCu or  timber  replacements is dependent on condition of existing 
double  glazed  window  (if  present)  and  therefore  matching  new  proposals  with  the  existing  property  and 
surrounding Client owned properties. 
 
002  The  drawings  are  to  include  ‘sketch  elevations’  of  each  window  and  door  showing  the  position  of  each 
proposed window and door type and to include details of glass type for each window and door. 
 
003  The proposals are to be approved by the Client before the Service Provider commences manufacture.  
 
Generally 
 
Existing Fixtures etc 

 
004  The Service Provider is responsible for moving any furniture, fixtures and fittings that may be damaged during 
the installation of the windows, prior to commencement of the replacement of any window and repositioning 
such items upon completion of the installation to each property.  
 
005  The Service Provider will be responsible for both internal and external protection. 
 
006  The Service Provider must ensure that clean and sufficient dust sheets or protective coverings are used, when 
carrying out any works. The Service Provider must ensure he has taken all adequate provisions to ensure 
that the soiling or damage to floor coverings and needless damage to decorations are avoided. The Service 
Provider must allow for any cleaning of floor coverings  required as a consequence of the works and this 
should be reflected in the tender Rates submitted. 
 
Remove and Install on same Day 
 
007  Replacement windows and external doors and frames must be installed on the same day that the original 
windows and external doors and frames are removed in order to maintain security and weather tightness of 
the structure. The existing windows and door frames should be removed with care in order to avoid damage 
to the building structure and its finishes and without permitting any subsidence of the structure during or 
after the operation.  
 
008  Any defects that become apparent in the integrity of the structure upon removal of any window and or door 
frame should be reported to the Client immediately. 
 
009  If there is a sub-cill or threshold, eg. Concrete, slate, brick or tile, below the existing window frame or window 
frame it must be left in position unless otherwise specified. 
 
 
Making Good 
 
010  Internal and external making good, may take place on subsequent days, but the whole operation from start 
to finish of each window must not exceed 3 No. consecutive working days. 
 
General Design of Windows 
 
Windows - Street Properties 
 
011  Generally the design of windows to be replaced with storm-proof  casements projecting top & side swing 
hinge. (See Appendix A) 
 
012  However, each property case may be different and hence each property approval will be required in all cases, 
the proposed new style of windows will need to comply with Building Regulations and in particular fire egress 
in terms of all habitable rooms. 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 74 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
Timber Windows 
 
013  The Service Provider is responsible for ascertaining the correct dimensions and sizes of every existing window 
and door in each property. 
 
 
 Emergency Egress Windows 
 
014  Every  habitable  room  shall  have  at  least  one  opening  which  shall  comply  with  the  Building  Regulations. 
Emergency  Egress  Windows,  having  an  unobstructed  openable  area  that  is  at  least  0.33m2  and  at  least 
900mm high x 450mm wide with the bottom of the openable area not more than 1100mm above the floor.  
Egress hinges should be included, where necessary. 
 
 
Guarantees  
 
015  The Service Provider is to provide the minimum guarantee tabled below against manufacturing defects etc., 
on all new PVCu and timber windows and external doors upon completion of the works.  The guarantee is to 
include for all profiles, joinery, and for the double glazed units. 
 
PVC-U profiles 
25 Years 
Timber frames  
30 Years guarantee against fungal attack  
Timber Window Manufacturing Defects  
10 year guarantee  
Timber Window  
10 Year guarantee (as minimum)  
(Factory Painted External Joinery)  
Timber Window  
6 Year guarantee (as minimum)  
(Factory Stained External Joinery)  
Hardware Components  
10 Years (minimum)  
Double Glazed Units  
15Years (minimum)  
 
 
General Window Installation 
 
016  All new windows and external doors and door frames are to match existing size openings in existing positions 
(i.e. brick reveals to be maintained externally where necessary on all occasions). 
 
017  Before installing the new window or door frame, the existing structural opening should be checked to ensure 
its stability and existing lintels checked to ensure their condition soundness.   Any large repairs should be 
reported to the Client. 
 
018  It is permissible to “chip back” a small area of plaster (typically 25mm) extending full height up the existing 
reveals and immediately adjacent to the windows; this will both facilitate removal of existing window and 
installation of replacement window.  
 
019  All openings should be cleaned of debris etc, and any minor making good is expected to be carried out as 
part of the window replacement works. 
 
020  All metal fixings should be at least as corrosion-resistant as BS EN 1670 Grade 3. 13.5. 
 
 
Windows shall be secured in accordance with the recognised “fixing distances” for strap / lug fixings and 
through-frame fixings as recommended in BS 8213-4. 030. 
 
021  Cills must be properly supported and fixed to ensure there is no likelihood of water penetration. 
 
022  All internal reveals should be made good and plaster or decorations made good to match existing. 
 
023  External sealing should be by means of a cement/sand pointing around the new window frame to conceal 
larger  gaps  and  then  a  low  modulus  white  silicone  sealant  to  BS  EN  11600.    Only  silicone  sealants 
recommended by the manufacturer supplier should be used and not general purpose mastics.  All abutments 
of the windows should have silicone sealant applied. 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 75 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
024  Prior  to  installation  the  windows  and  doors  are  to  be  supplied  with  adequate  protection  against  damage 
caused by slippage, distortion etc. They must be stored under cover in a dry and secure position, stacked 
vertically, not horizontally. 
 
025  The window dimensions must be checked with those of the opening before removal of the existing window. 
 
026  A craft knife should be used to score around the perimeter of the existing frame in order to minimise damage 
to plaster / decoration. 
 
027  Windows to be removed and all existing mastic and debris cleaned away. The Service Provider is to ensure 
that the work is carried out in a neat and tidy manner, with all rubbish removed to a lockable skip at the end 
of each working day. 
 
028  The  damp  proof  course  is  to  be  checked  by  the  Service  Provider  to  ensure  one  is  present  and  in  good 
condition. Any defects present are to be brought to the attention of the Client immediately. 
 
029  The new windows must be installed in accordance with the manufacturer’s requirements, taking into account 
the construction of the building. Fixing methods should take into account thermal movement. The method of 
fixing will generally be either through frame fixing or lug fixing. 
 
030  Windows  must  be  installed  plumb  and  square  without  twisting,  racking  or  distortion  of  any  member  in 
accordance with the manufacturer’s installation tolerances. 
 
031  The outer frame of the window must be centred in the aperture and be positioned so that it does not bridge 
the damp proof course. The amount by which the new window is set back from the outer face of the wall is 
determined by the requirement to set the internal face as close to the existing internal finishes as possible 
and by the bridging of the damp proof course. 
 
032  The frames must be secured so that the corner fixings are a minimum of 150mm and a maximum of 250mm 
from the corner of the frame and the intermediate fixings at centres no greater than 600mm. 
 
033  No fixing must be closer than 150mm to a transom or mullion centre line. Should the manufacturer require 
more onerous fixing requirements then these must be adhered to. Care should be taken not to overtighten 
bolts  and  that  packers/shims  are  not  allowed  to  fall  away.  Care  should  also  be  taken  to  ensure  that 
watertightness is maintained where lintels have to be drilled for fixing. 
 
034  All screw fixing heads which pass through the profile are to be spot sealed with white silicone sealer or a 
PVCU cap. 
 
035  Where  electrical,  television,  telephone  wires  etc.,  enter  a  property  either  through  a  hole  in  the  existing 
window, or adjacent to it, then such services must be routed around the PVCU window frame. A split plastic 
tube of suitable diameter and length for entry into the property should be slipped over the cable so that 
connections do not have to  be disturbed on the appliances, with the ends of the tube sealed with white 
silicone sealant on completion of the window installation. 
 
036  Where any internal plaster work is disturbed when the existing windows are removed, the Service Provider 
must make good the plasterwork. PVCu cover mouldings may be used to a maximum width of 30mm. 
 
037  Bathrooms/WC windows must have obscured glazed window panes internally and one clear pane externally 
forming the double glazed units. 
 
038  The Service Provider is to include for removing existing internal window cills and renewing with suitably sized 
PVCu window cills  and any  extensions to window frames required to raise height of window openings to 
800mm from finished floor level internally if required. 
 
039  Internally the PVCu frame must be well caulked and the gap between the reveal finish and the frame flush 
pointed with a one part white emulsion acrylic painters caulk. 
 
040  The Service Provider must provide a matching cover bead at the junction of the internal window board or tile 
cill and the PVCu window frame to all windows. 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 76 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
 
General Items 
 
041  Each  window  must  be  permanently  marked  or  labelled  in  an  unobtrusive  position  (not  visible  when  the 
opening light is closed) with the name of trademark of the fabricator. 
 
042  The latest standard for glass units is BS EN 1279 –2 (also part 3 for gas filled types) 
 
043  Special  care  and  attention  must  be  taken  to  protect  and  avoid  any  damage  to  windows.    Any  damaged 
window must be replaced with a new window, and it must be at the Clients sole discretion as to whether a 
repair to a window is acceptable. 
 
 
 
Site Measurements 
 
044  The  dimensions  noted  on  any  schedule  issued  by  the  Client  are  for  guidance  only  and  are  approximate 
measurements.  The Service Provider is responsible for taking all site sizes and measurements for each and 
every window opening, and for manufacturing windows accordingly and to BS 8213-4. 
 
045  The Service Providers attention is drawn to the fact that similar windows in similar dwelling types do vary in 
size. 
 
046  The use of make up pieces (clip-on’s) will not normally be permitted except with the express written authority 
of the Client. 
 
047  Any existing window opening which will present the Service Provider with a problem in compliance with the 
specification, or in manufacture of a window to suit, must be brought to the attention of the Client before 
the window is fabricated.  The Client will issue a written instruction informing the Service Provider of what 
action is to be taken. 
 
 
 
Glazing 
 
048  All windows to be  INTERNALLY GLAZED in  argon filled sealed units in low Emissivity glass, using pre-
formed gaskets inserted during the profile extrusion and secured by knock-in PVCU glazing beads with mitred 
corners 
 
049  U-values of windows glass and frames must meet the Building Regulations and must be BFRC Certified and 
have an “A” Rated Energy Index. Centre Pane “U Value” of 1.2W/m²K (or better). Thermal Transmittance 
Whole Window “U Value” of 1.4 W/m²K (or better) 
 
050  All glazing to be clear glass except bathrooms and WC’s which are to  be obscure Cotswold style glass or 
pattern group 5.   
 
051  Glass shall be at least the minimum thickness to meet wind load requirements of BS 6262 and BS 6375. 
 
052  Glazing beads are to be able to withstand the design wind loading in accordance with BS 6375: Part 1 and 
the tests specified in BS EN 12211. 
 
053  Note:  All timber sliding sash windows to have sash cords and “lead weights to box frames to counteract the 
glazing weights 
 
054  Fans are not permitted in sealed units. 
 
055  Details of all glass types are to be stated in the Service Provider’s proposals for each new window when 
proposed drawings are forwarded. 
 
 
Laminated Glass 
 
056  All glazing in windows/doors in critical locations as defined by the Building Regulations (i.e. glazing below 
800mm internal cill heights in windows and below 1500mm height in doors with a zone of 300mm either side 
of the door) is to be have both skins of glass units glazed with laminated low E glass – assumed to be 2 No. 
skins of 6.8mm laminated safety glass. 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 77 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
057  All safety glass is to be permanently marked on both panes with British Standard kite marks, which are to be 
visible after installation. 
 
058  Both sheets of glass making up the sealed double glazed unit must be safety glass where required by the 
above descriptions. 
 
059  Details of windows/doors in critical locations are to be stated in the Service Provider’s proposals for each new 
window and external door when proposed drawings are forwarded to the Client for approval. 
 
General 
 
060  Windows must be manufactured so that glazing or re-glazing on site is possible without the need to remove 
the outer frame from the structure of the building. 
 
061  All glass and insulated glazed units should be carefully examined for damage, especially at the edges, prior 
to installation. Defective items must not be used. 
 
062  The two panes of glass in the double glazed unit are to be held apart with warm edge technology, spacer 
bars to improve thermal efficiency and reduce the possibility of condensation forming around the perimeter 
of the sealed double glazed unit.  
 
063  The glazing of the windows must be carried out immediately after the installation of the frames and casements 
 
064  On completion of window installations, all glass to be cleaned internally and externally and left clean and free 
from blemishes. 
 
065  Any glass with scratches cracks or defects to be replaced by the Service Provider at no charge. 
 
 
 
Weather Performance and Seals 
 
066  All new windows must be approved to BS 6375 Part 1 to the following levels:- 
 
 
(a)  Air permeability – 300 Pascals minimum 
 
(b)  Water tightness – 300 Pascals minimum 
 
(c)  Wind resistance according to the design wind loading but not less than 1500 pascals. 
 
067  Weather stripping and glazing gasket material must not have a detrimental effect on the plastic profile. 
 
068  Weather strips for PVCu windows to be co-extruded weldable seals and white gaskets approved to BS 7412 
and BS 4255 to increase the weather tightness of the windows. 
 
069  The weather-stripping must be capable of being renewed without disturbing the glazing system and without 
removing the outer frame from the structure. 
 
070  The weather-stripping must be continuous around the frame. 
 
071  Weather strip seals and draught excluders between all timber sashes to be included for all windows. 
 
072  Glazing gaskets must be thermoplastic elastomer (TPE) and must be pre- inserted into the profiles.  
 
 
Ventilation 
 
073  All window units are to be provided with trickle ventilators to provide 8000mm2 areas to each habitable room 
and 4000mm2 areas to kitchen, bathroom, WC and utility rooms.   
 
074  The ventilator is to be fitted with an insect mesh in accordance with the requirements of BS 5440-2: 2009. 
Trickle ventilators must be manufactured from either aluminium section with powder coated finish to match 
window colour, or high impact modified PVCu.  
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 78 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
All ventilators are required to have their ‘equivalent areas’ from testing clearly marked on the device. The 
fitting of cording or rod devices to ventilators, ensuring ease of use by the occupant, to be in accordance 
with the latest guidance in the Approved Document. For new build applications ventilation requirements must 
be calculated from the tables in the Approved Document. 
 
075  The Service Provider is to ensure that all window designs to habitable rooms have a window opening area of 
no less than 5% of the floor area. The Service Provider must bring to the attention of the Client any window 
designs included in this specification that he believes does not meet this criterion, before the manufacture of 
any windows. 
 
076  The type of trickle ventilator to be fitted is to be “glazed in” or through frame” design. 
 
077  Front timber windows in Conservation Areas will “NOT” require trickle ventilators to be installed as this would 
be against planning policies. 
 
 

Child Restrictors 
 
078  Child restrictors are to be fitted to all windows with openings on all floors.  The restrictors are to not allow 
opening the window more than 100mm without using the restrictor switch.   
 
079  Type of restrictors to the PVCu windows are to be the push type fitted within frames on all casements outward 
openings, and the PVCu switch built into the top sashes on PVCu sliding sash windows. 
 
080  Types  of  restrictors  for  timber  windows  are  to  be  agreed  between  Service  Provider  and  Client  prior  to 
installation of windows – examples of types required would be Sash Stop and Limiter to sliding sash windows, 
and button restrictor within the window frame to outward opening casements. 
 
 
Window Furniture 
 
081  Window  furniture  to  openable  sashes  to  be  positioned  in  the  centre  line  of  the  frame  unless  indicated 
otherwise. 
 
082  Push button handles to be fitted to all window openings. 
 
083  Full details of replacement keys and where they can be obtained is to be provided by the Service Provider. 
 
084  Key operated locks to be fitted to all PVCu and timber doors and minimum 2 No. keys for each door provided. 
 
085  Details of window furniture are to be provided by Service Provider and approved by Client. 
 
086  Once all the above items are completed, the Service Provider is to demonstrate the operation of the window 
or door to the Customer and provide the Customer with their own operating instructions for the windows.  In 
addition, the Service Provider is to provide a Customer Satisfaction Card (to be supplied by the Client) which 
the Customer is requested to complete and return by free postage to the Client. 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 79 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
Client’s current manufacturers/suppliers/products 
 
087  Ensure all Materials are compatible with and standardised to the Client’s current products specified in the 
table below (listed by manufacturers, suppliers and/or brand names). 
 
Product 
Brand name 
Manufacturer’s details 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
[complete table as appropriate] 
 
 
 
 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 80 




















M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
Appendix A 
 
Choosing window type to applicable Stock 
 
Table 1 Choosing window type to applicable Stock 
 

STORM-
FULLY 
STOCK APPLICABLE TO: 
FLUSH 
FULLY 
PROOF 
REVERSIBLE 
CASEMENTS 
CASEMENTS 
REVERSIBLE 
Projecting Top 
WINDOWS* 
WINDOWS 
Projecting Top 
Fully 
Property 
& Side Swing 
& Side Swing 
Hotel Hinge – 
 
No of 
Hinge 
Top Swing 
Reversible 
storeys 
Type 
Hinge  
Hinge 
LOW RISE 

Bungalows 
 
 
 
 
STOCK  

Houses 
 
 
 
 
(1 – 3 

Flats 
 
 
 
 
Storey) 

Houses 
 
 
 
 

Flat Blocks 
 
 

 
Flat over 

Maisonette  
 
 

 
Maisonette 

 
over Flat  
 

 
MEDIUM 

Flat Blocks 
 
 
RISE STOCK 

 
(3 – 5 
Flat over 
Storeys) 

Maisonette 
 
 

 
Blocks 
Maisonette 

over 
 
 

 
Maisonette  

Flat Blocks 
 
 

 
HIGH RISE 
Multi-Storey 
STOCK (6 – 
6-20 
 
 
 
 
20 Storeys) 
Flat Blocks 
* Floors 1 & 2 will be FLUSH CASEMENTS to reflect the same “fenestration” as the Fully Reversible Window  
- Floors 3 - 5 will be FULLY REVERSIBLE (Hotel Hinge) 
 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 81 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
PERFORMANCE SPECIFICATION FOR EXTERNAL DOORS AND FRAMES 
 
 
 
 
 

Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 82 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
PERFORMANCE  SPECIFICATION  FOR  REPLACEMENT  EXTERNAL  DOORS  AND 
FRAMES 
 
Secured by Design:  

 
001 
All external doors must meet the requirements of "Secured by Design" certification. External Doors; PAS 
24:2008+A2:2011 Doors of Enhanced Security 
 
002 
All new external doors complete with frames and factory installed double glazing must be high performance 
proprietary door sets as tested to PAS 24 and supplied by a certified SBD manufacture. Fire doors must 
have additional testing certification in accordance with BS 476-22:1987 or BS EN 1634 and BS 8214:2008 
 
003 
These may be PVCu, timber or timber / steel faced, composite door sets complete with a Secured by Design 
approved locking mechanism.  
 
004 
PVCu external doors, timber composite or steel faced composite doors are suitable for areas where high 
 
security or severe exposure rating requires greater durability and a multi point locking mechanism. 
 
005 
Sample doors complete with proposed locking mechanisms are to be supplied for the approval of the Client. 
 
 
Door Sets 
 
006 
The Door sets must meet the performance standards set out in this Specification. The Service Provider 
must   provide a copy of the test certificate and list of door components/ironmongery as supplied by a 
UKAS test house prior to commencement of the Contract. The doorsets supplied must be to exactly the 
same specification as those tested. 
 
007 
The fitting tolerance must be plus or minus 5mm, it is the Service Provider’s responsibility to take all site 
 
dimensions for pricing purposes and for fitting purposes. 
 
008 
Door Sets which are deemed to be outside the fitting tolerances must be remade at no further expenses 
to the Client. 
 
009 
Where existing Door Sets are removed, the new assembly must be installed and left in full working order 
 
before the end of the same day. 
 
010 
The manufacturer of the Door Sets must be stated on the Form of Tender and a guarantee should be 
 
supplied indicating the life of the components. 
 
011 
Door Frames to be white reinforced PVCu to BS 7412 and BS EN 12608. 
 
 
Level Access Thresholds 
 
012 
All external door sets (Main and Secondary Entrances including Doors leading onto a patio) must have level 
access thresholds (max 15mm high threshold) and a minimum clear opening width of 800mm between the 
blade and the stop, irrespective of the type of accommodation in order to meet the requirements of Lifetime 
Homes. 
 
Weather bar should be capable of renewal in-situ i.e. without the need to remove the door frame. The 
weather bar unit shall have a performance rating to comply with BS 6375 
 
 
Ironmongery: 
 
013 
Ironmongery must be provided in full compliance with "Secured by Design", Handles and locks must be 
easy grip type suitable for use by disabled persons. 
 
014 
Two door viewers must be provided to all front doors at heights of 1500 and 1050 mm from finished floor 
 
level. 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 83 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
015 
All external doors must be hung on 1½ pairs of 100 mm heavy duty butt hinges. Fire door hinges must be 
CE Marked and tested to BS 476:22 or BS 1634. Hinges shall have high corrosion resistance, greater than 
BS EN 1670 grade 4. 
 
016 
Multi-point locks tested to PAS24 and to comply with (and stamped) Secured by Design. Front doors to be 
provided with a security chain. . 
 
 
Door Performance Requirements 
 
017 
All the external doors must meet the following minimum performance criteria for weather resistance as 
 
defined in BS 6375-1:2015 -Classification for Weather tightness. 
 
 
 
Air Permeability   
Test Pressure 
 
 
 
 
 
Class 300 Pa 
 
 
 
 
 
Test Method BS EN 1026 
 
 
 
Water Tightness  
Test Pressure 
 
 
 
 
 
Class 200 Pa 
 
 
 
 
 
Test Method BS EN 1027 
 
 
 
Wind Resistance Test Pressure 
 
 
 
 
 
2000 Pa 
 
 
 
 
 
Test Method BS EN 1028 
 
018 
All doors must be completely draught free when closed. The doors are to meet the  Severe Exposure 
 
Rating category 
 
 
Side Lights to Living Room External Doors 
 
019 
If the glazed opening door is in a living room, the sole means of natural daylight and ventilation must not 
be from that door. 
 
020 
Additional opening side light windows with trickle ventilators and security restriction, must be provided in 
 
order to allow ventilation to the room without opening the door all year round. 
 
 
Double Glazing 
 
021 
All double glazing to any external doors and their associated side lights (or, within 400mm of the door lock) 
must be 6.4mm laminated to comply with Secured by Design. 
 
022 
Door and side light glazing must be 24 mm hermetically sealed double glazing units manufactured with 
laminated glass. 
 
▪ 
Front door to be in small panels and be obscured. 
 
▪ 
Front door must incorporate facilities to view callers 
 
▪ 
Glazing to rear doors to be clear 
 
 
Door Frames 
 
023 
Door Frames to door handle relationship to allow for a min of 50mm from the frame edge to the lever 
 
handle. Lock Backset to accommodate this dimension 
 
024 
All frames must have a factory fitted removable weatherstrip to frames and weatherstrip to the bottom 
edge of doors. 
 
025 
Door Frame set back must be 65 mm minimum reveal to external face of wall. 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 84 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
026 
New lintels to windows and external doors must be insulated galvanised steel manufactured by an approved 
manufacturer and have an Agreement Certificate. End bearings must be a minimum of 150 mm. 
 
027 
All external door frames are to have mastic pointing provided all around. Such mastic pointing must be 
specified  to  be  applied  strictly  in  accordance  with  the  manufacturer’s  technical  data  sheet  and  good 
practice.  The  Client  has  a  preference  for  two  part  polysulphide  mastics  in  areas  that  are  vulnerable  to 
vandalism. 
 
 
Door Ironmongery 
 
028 
Multi-point locking espagnolette system to be provided  
 
029 
The requirements of Secured by Design (SBD) and the approved and tested locking mechanism 
of the selected SBD Door Licence Holder may override this section 
 
030 
Cylinder and Keys: All cylinders to be nickel plated on brass finish. Cylinders should have a large thumb 
turn to suit the elderly. All cylinders to be double profile and a minimum five pin tumblers, 1000 differs, 
anti-bump flush. Minimum of 3 keys supplied with each cylinder. 
 
031 
The requirements of Secured by Design (SBD) and the approved and tested locking mechanism 
of the selected SBD Door Licence Holder may override this section 
 
032 
Doors generally fitted with level handles operational both sides of door.  
 
033 
Pull Handles and Push Plates: To be provided only where elements of communal accommodation occur.  
 
034 
Pull handles must be 230mm x 19mm dia. bolt through fixed and Nylon or Plastic coated finish. Push plates 
 
to be 300 x75 x 1.5mm drilled and countersunk fixed, finishes to match the Pull Handles. 
 
035 
Letter Plates: Front doors to dwellings are to have a telescopic letter plate with external flap (finish to 
match door ironmongery) and an inward sprung flap, on the inside of the door. 
 
036 
Letter Plates must be draught and fire proofed internally and have a finger hood to prevent access to door 
 
locks (minimum distance from door locks 400 mm).  
 
037 
Intumescent Liners and Smoke Stopping must be provided to fire doors. 
 
038 
Internal flat entrance door off communal corridors must have a fire and acoustic rated letter plate with 
integral intumescent liners and a smoke stopped internal letter flap. Fire tested to satisfy the requirements 
of BS 476:22. Acoustic tested to satisfy the requirements of BS EN ISO 10140:1 to 5 to 29db/Rw. 
 
039 
Door numerals must be provided to the front entrance door of each dwelling. 
 
040 
Door Stops: All doors are to be provided with floor, wall or skirting mounted rubber stops on a nylon or 
 
plastic coated shoe where appropriate to prevent damage to walls or plaster. 
 
041 
Door ClosersWhere required, all self-closing fire doors should have size 2 - 6 adjustable strength and back 
 
check function overhead closers. 
 
042 
Concealed  door  closers  and  hush  latches  may  be  used  in  individual  dwellings  and  flats  if  approved  by 
 
Building Control. 
 
043 
Closers to Frail Elderly flats must be the ‘swing-free’ type operated by the activation of the fire alarm. 
 
044 
Cabling and transformers must be provided to all wheelchair dwelling external entrance doors for the future 
installation of ‘power operated‘ door closers 
 
045 
All overhead closers must carry a 10 year guarantee to BS EN 1154:1997 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 85 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
046 
Hinges: Hinge bolts must be fitted to all external access doors for Secured by Design. 
 
047 
Doors to have 1 ½ pairs of 102x35x3 mm BZP fixed pin steel butts fitted to carry 37kg max weight. 
 
048 
Door Viewer: Front doors to Flats should have a 180 degree chrome plated door viewer fitted at. 
 
▪ 
1500mm above finished floor level for accessible dwellings 
 
▪ 
1050mm above finished floor level for Wheelchair Units 
 
049 
Door Bolts: Bolts to double doors, french windows and the like, should be of brass material satin chrome 
or satin nickel plated. Flush blots should be fixed in the leading edge of the second opening leaf of a pair 
of doors with a flat plate at the head and an easy clean socket in the floor. 
 
050 
Kick Plates: To be provided only where elements of communal accommodation occur.  
 
051 
Provide 450mm high coloured plastic kick plates to match the ironmongery on the push side of internal 
doors in communal and circulation areas and to all flat entrance doors on the corridor side. Flat entrance 
door kick plate to achieve fire resistance of door set.  
 
052 
Wall Protection: For internal communal areas only 
 
053 
Provide  flame  retardant  corner  protection  to  all  external  wall  angles  to  a  height  of  1000mm  using 
proprietary PVCu corner protectors 
 
REPLACEMENT EXTERNAL DOORS AND DOORSETS 
 
 
Timber Doors 
 
054 
All  new  pre-finished  timber  doors  shall  be  purpose  made  pre-treated  timber  double  glazed  doors 
manufactured to BS 644:2012. All timber doors to be to Client’s schedule of standard external doors. 
 
REF 
DOOR TYPE 
2P.2SG 
Two panel door, both panels double glazed with safety glass 
3P.1SG/2SP 
Three panel door, top panel double glazed with safety glass, two bottom 
panels with solid hardwood panels 
4P.2SG/2SP 
Four  panel  door,  top  two  panels  double  glazed  with  safety  glass,  two 
bottom panels with solid hardwood panels 
5P.2SG/3SP 
Five panel door, top two panels double glazed with safety glass, three 
bottom panels with solid hardwood panels 
6P.2SG/4SP 
Six  panel  door,  top  two  panels  double  glazed  with  safety  glass,  two 
middle and two bottom panels with solid hardwood panels 
6P.6SP 
Six panel door, top two panels, two middle and two bottom panels all 
with solid hardwood panels 
FL.1SG 
Flush door with 1 single panel of double glazed safety glass 
LBS 
Ledged, braced and sheeted door 
FLBS 
Framed, ledged, braced and sheeted door 
 
055 
All workmanship to be to BS.1186-2:1988. 
 
056 
All frames, mullions, transoms etc., to be to quality standard of BS 1186-2:1988. 
 
057 
All softwood joinery to be subject to preservation treatment by double vacuum pressure impregnation in 
 
compliance with NHBC requirements, and the preservation is to comply with BS 8417:2011+A1:2014. 
 
058 
Timber doors to be set in rebated hardwood frames, and 2XG style pre-primed timber doors with upper 
panel double glazed with laminated safety glass sealed units. 
 
059 
Weatherboards to doors are to be included. 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 86 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
060 
All doors to be hung on minimum 3 No. steel hinges. 
 
 

PVCU Doors 
 
061 
All new PVCu doors to be rebated white reinforced PVCu frames with drip mould and weathered cill and 
double glazed with laminated safety glass sealed units. 
 
062 
All doors to be hung on minimum 3 No. hinges with zinc die cast bodies of white polyester powder coating, 
nylon brushes and stainless steel security pin. 
 
063 
Doors to have 7 point lever handle security locking mechanism. 
 
 
 
Composite Doors -Generally 
 
064 
It is intended to renew main front doors and frames on all single family dwelling houses with composite 
doors installed by the PVCu manufacturer/Service Provider with the exception of conservation areas – see 
below).  
 
 
Doors -Generally 
 
065 
All front doors to be styled with upper panels double glazed with laminated safety glass sealed units  
 
All rear doors to be 2XG style with upper panel double glazed with laminated safety glass sealed units. 
 
066 
Doors to have multi-point lever handle security locking mechanism meeting BS 3621 and stamped with 
SBD Logo. 
 
067 
Customers to be given the option of cat flaps to be installed to lower panels of rear door. 
 
068 
Doors within Conservation Areas will be renewed with a pre-finished timber door 
 
 
Composite Front Doors to Houses not within Conservation Areas 
 
069 
Style and choice of front doors is to be agreed with the Customer and Client on each individual project.  The 
Service Provider is to provide each Customer with a sheet listing and showing the style of doors available 
and five colours available, and the Customer is to choose and sign the list as to which door they wish, and 
copy of the signed sheets to be forward to Client. 
 
070 
Where composite doors are to be provided, the door shall have 70mm white fully reinforced with aluminium 
section door frames.  Doors to be high quality laminated hardwood sub frame with added powder coated 
aluminium edge guard protection, and high density EPS moulded core filling all internal cavities and faced 
with high impact thermosetting skins to be through coloured multi-directional woodgrain finish to give the 
appearance of a timber door. 
 
071 
Where fanlights are above the doors, the fanlights and frames are to be included as part of the renewal. 
 
072 
All glazing doors to be double glazed laminated safety glass sealed obscure units. 
 
073 
All doors to have brass numbers on the outside and brass draught-proof letter boxes. 
 
074 
All doors to have brass multipoint lever handles. 
 
075 
All doors and locks to meet Secure by Design British Standard and tested to PAS 24 Standard.  All existing 
door bells to be re-fixed. 
 
076 
The Service Provider is responsible for surveys and installation of the doors at the same time as the windows 
installations. 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 87 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
Timber Front Doors to Conservation Areas 
 
077 
All  new  timber  front  doors  where  requested  are  to  be  purpose  made  pre-primed  minimum  44mm  thick 
softwood doors, with hardwood painted frame. 
 
078 
It is anticipated that most doors will be 4 panel with 2 No. upper panels to be double glazed  laminated 
safety glass sealed obscure units, and 2 No. lower panels to be mouldings to match existing. 
 
079 
All doors to have brass numbers on the outside and brass draught-proof letter boxes. 
 
080 
All doors to have brass mortice night latch and separate 5 lever deadlocks with finger turn snib internally. 
 
081 
Where fanlights are above the doors, the fanlights and frames are to be included as part of the renewal.  All 
existing door bells to be re-fixed. 
 
Timber Architraves and Cills 
 
082 
To every new timber door and door frame, carefully remove all existing internal architraves and replace to 
match  existing  in  pre-primed  ogee  or  similar  timber,  with  mitred  joints  to  architraves.  All  timbers  to  be 
finished in gloss paint. 
 
083 
All gaps to walls or gaps to joints are to be sealed prior to decorations. 
 
 
Painting of Timber Windows and Doors 
 
084 
To all new timber cill boards, pre-prime, architraves and cill boards before fixing, and then once installed, 
rub down, fill as necessary and paint 2 No. coats white undercoat and 1 No. gloss white paint, rubbing down 
between all coats. 
 
085 
Include to repaint existing external concrete cills and thresholds externally to the doors and touch up any 
painted  stonework  or  render  around  the  door  frame  to  match  existing,  as  disturbed  during  the  renewal 
works. 
 
Client’s current manufacturers/suppliers/products 
 
086 
Ensure all Materials are compatible with and standardised to the Client’s current products specified in the 
table below (listed by manufacturers, suppliers and/or brand names). 
 
Product 
Brand name 
Manufacturer’s details 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
[complete table as appropriate] 
 
 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 88 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 PERFORMANCE SPECIFICATION FOR REPLACEMENT GRP ENTRANCE DOORS & 
FRAMES AND ASSOCIATED FANLIGHTS AND SIDELIGHTS 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 89 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
SPECIFICATION FOR GRP ENTRANCE DOORS & FRAMES AND ASSOCIATED 
FANLIGHTS AND SIDELIGHTS 

 
 

General 
 
001 
This  specification  is  intended  to  describe  the  performance  criteria  to  be  obtained  for  the  manufacture, 
supply and installation of inward opening GRP doors and frames and associated PVC-U windows.  Service 
Providers must ensure that their proposed system completely satisfies all the relevant standards detailed. 
 
002 
This specification is applicable to ALL properties and the Service Provider’s price must cover the location of 
all properties  and doors being renewed. Generally properties will be occupied during the course of the 
works. 
 
003 
This specification describes works in detail however not all items of work will be applicable to each property, 
nor is work referred to exhaustive.  All doors, frames, fanlights and sidelights must meet the requirement 
of the “Secured By Design” certification. 
 
004 
Only products defined herein shall be used; alternative products will not be acceptable unless agreed with 
Client. 
 
005 
The Service Provider is to arrange access with the Customer to carry out a pre-manufacture site survey as 
recommended by the British Plastics Federation Code of Practice for the Survey of PVC u Window sets, 
current edition.  This survey will include the provision of a proforma questionnaire offering the available 
options from which the Customers can choose. 
 
 
The visit will include: 
 
•  consulting with the Customer about choices,  
•  taking measurements sufficient to prepare scale drawings 
•  scheduling Customer fittings and their condition 
•  any other site condition that may affect installation 
 
006 
Customers are to be given a choice of 5 front door types as table below.  
 
REF 
DOOR TYPE 
3P.1SG/2SP 
Three panel door, top panel double glazed with safety glass, two bottom 
panels with solid hardwood panels 
4P.2SG/2SP 
Four  panel  door,  top  two  panels  double  glazed  with  safety  glass,  two 
bottom panels with solid hardwood panels 
5P.2SG/3SP 
Five panel door, top two panels double glazed with safety glass, three 
bottom panels with solid hardwood panels 
6P.2SG/4SP 
Six  panel  door,  top  two  panels  double  glazed  with  safety  glass,  two 
middle and two bottom panels with solid hardwood panels 
6P.6SP 
Six panel door, top two panels, two middle and two bottom panels all 
with solid hardwood panels 
 
 
Other choice options are to be: 
 
Element 
Location 
Options 
Colour 
Front/Rear Door 
White 
Blue (RAL 5004) 
Red (RAL 3002) 
Green (RAL 6009) 
Black (RAL 9005) 
Glazing 
Front 
Obscure - Cotswold 
Rear 
Clear only 
Ironmongery 
Front/Rear 
Gold/brass 
Surface Finish 
Front/Rear 
Wood grain effect 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 90 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
007 
All  window  styles  must  be  in  accordance  with  modern  casement  design  where  possible,  allowing  for 
exceptions where fire egress casements are necessary.  Unusual aesthetic arrangements are to be referred 
to the Client for decision.   
 
008 
All component parts are to be British Standard "Kite marked", or BBA approved, verification of which to be 
supplied on request by the Client. 
 
009 
PAS 24 certification of the manufacturer and Service Provider must be provided to the Client before 
manufacture. 
 
010 
The window types are to be as existing in respect of configuration and opening lights.  However, windows 
in conservation areas, areas of outstanding natural beauty or historic buildings must be discussed with the 
Client for likely planning approval issues.   
 
011 
Design drawings are to be prepared by the Service Provider prior to manufacture.  A copy is to be supplied 
to the Client before manufacture commences.  
 
012 
The Service Provider will be required to carry out a pilot installation prior to full commencement of the 
work, to ascertain the correct provision and detailing of the installation. 
 
 
Programme and Security 
 
013 
In the case of numerous installations a programme for the works is to be prepared by the Service Provider 
and agreed by the Client, before work commences. 
 
014 
Provide 14 days notice, and agree the timing of the works with each Customer. When undertaking works 
they need to be carried out as quickly as possible, in order to reinstate all facilities as soon as is possible.  
Full security, wind and weathertightness must be provided at the end of each working day in each occupied 
property to suit the Customer’s/Client’s needs.   
 
015 
The  installation  of  a  door  and  frame,  fanlights  and  sidelights  must  be  carried  out  in  one  continuous 
operation within the working day.  The security, wind and weathertightness of the dwelling must not be 
compromised at any time.  
 
016 
All  making  good  of  the  structure  and  fabric  must  be  carried  out  within  one  working  day  following  the 
installation  of  the  door  etc.,  Any  making  good  will  not  be  left  outstanding  over  weekends  without  the 
permission of the Customer and the Client. 
 
017 
The Client is also to be notified of the proposed commencement and completion dates, and proposed date 
for completion inspection once all the works are completely finished including any snagging by the Service 
Provider. 
 
018 
The Service Provider is to agree a maximum number of dwellings to be worked on at any one time before 
the works programme begins (to suit number of properties/contract period available). 
 
019 
A dwelling must be 100% complete prior to commencing on further dwellings above the agreed maximum 
and each completed dwelling must be signed off by the Customer and the Client.   
 
 
Protection 
 
020 
Allow for protection of floor coverings, furniture and Customer’s belongings throughout the duration of the 
works.  Include for moving furniture, Customer’s belongings and everything necessary in order to carry out 
the works and minimise disturbance to the Customer as far as possible.  On completion of the works place 
all previously moved furniture and belongings in locations agreed with the Customer.  Dust sheets must be 
used at all times during the works to prevent any damage.  
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 91 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
021 
The Service Provider will be responsible to any damage to carpets or Customer’s belongings therefore it is 
recommended the Service Provider undertakes a schedule of condition and agree this with the Customer 
prior to undertaking any works.  It is therefore considered prudent, to take photographs of any damaged 
Customer’s belongings within the vicinity of the work prior to commencement, and where appropriate to 
obtain a signed disclaimer. 
 
 
Stripping Out 
 
022 
Carefully remove existing doors, frames, cills, fanlights, sidelights and all associated fixings and prepare 
existing  openings  to  receive  the  new  installation.    Dispose  of  all  unwanted  material  and  recycle  were 
possible. 
 
023 
Take care to carefully remove remaining Customer’s fixtures and store to one side for reinstalling and refix 
on completion. 
 
024 
Carefully remove coatings, panelling, tiles or sheeting of any kind from adjacent walls and ceilings generally 
back to the plastered surfaces.  Make good, repair or replaster to receive new fittings, tiles and decoration. 
 
025 
After the removal of the existing door, frame, cill, fanlight and sidelight the Service Provider is to carefully 
cut back any internal or external flooring, finishings, cladding, wallpaper and decoratings to allow for the 
installation of  the new frames etc.  The Service Provider is  responsible for making  good all structures, 
finishings and decorations up to 100mm from the face of the frame or cill. 
 
 
Replacement Doors -   General 
 
026 
Service Providers must ensure that all doorsets and their installation fully satisfy the relevant standards 
detailed. 
 
027 
Manufacture, fabrication and installation should be suitable in all respects for the following type of building: 
 
 
   
Low Rise Domestic Structures 
 
028 
All door styles must correspond to Drawing S(05.11)01A. 
 
029 
Important Note: Dimensions, if shown, are for guidance only and the Service Provider is responsible for 
taking all necessary site dimensions to ensure that doorsets are manufactured to fit accurately and 
properly. 
 
030 
No frame extensions or make up pieces are to be used to compensate for incorrectly measured openings. 
 
031 
All doorsets are to have been tested to BS 6375-1:2015 in accordance with the following methods: 
 
 
 
Air Permeability   
Test Pressure 
 
 
 
 
 
Class 300 Pa 
 
 
 
 
 
Test Method BS EN 1026 
 
 
 
Water Tightness  
Test Pressure 
 
 
 
 
 
Class 200 Pa 
 
 
 
 
 
Test Method BS EN 1027 
 
 
 
Wind Resistance Test Pressure 
 
 
 
 
 
2000 Pa 
 
 
 
 
 
Test Method BS EN 1028 
 
032 
Fire doors are to have been tested (at a UKAS accredited test facility) to BS 476-22 or BS EN 1634 and BS 
8214.    Fire  doors  are  to  have  achieved  fire  resistance  integrity  in  excess  of  30  minutes  and  a  doorset 
classification of FD30S.  
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 92 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
Construction of Door and Frame 
 
033 
Door  leafs  shall  be  constructed  with  minimum  4mm  high  gloss  through  coloured  external  Skins, 
manufactured from gel coat to BS 3532, coloured to BS 5252, and one layer of 300gm chopped strand 
matt and 2 layers of 450gm chopped strand matt to BS EN 14118, fully saturated with high heat distortion 
isophthalic / DCPD polyester resin conforming to BS 3532 type C. Skins shall fully encapsulate a jointed 
timber frame manufactured from prepared material kiln dried to BS 4978, and resin laminated  CFC free 
polyurethane foam core. The above may be over ruled/enhanced by testing to PAS24 (and fire testing. as 
above. in the case of fire doors). 
 
034 
Door frames shall be of moulded GRP manufacture generally to the same specification as the door leaf and 
 
have a non staining EPDM compression seal gasket and secondary angled blade neoprene stop seal; 
 
035 
Door  cills,  where  required  for  non  wheelchair  required  access,  shall  be  of  moulded  GRP  manufacture 
generally to the same specification as the  door leaf. They shall be 50mm in height, 150mm in width and 
designed to accept an approved threshold. 
 
 
Threshold to Front Doors 
 
036 
All external door sets (Main and Secondary Entrances including Doors leading onto a patio) must have level 
 
access thresholds (max 15mm high threshold) and a minimum clear opening width of 800mm between the 
 
blade and the stop, irrespective of the type of accommodation in order to meet the requirements of Lifetime 
 
Homes. 
 
Weatherbar should be capable of renewal in-situ – i.e. without the need to remove the door frame. The 
weatherbar unit shall have a performance rating to comply with BS 6375 
 
 
Glazing 
 
037 
All  glazing  apertures  are  to  be  internally  beaded  with  the  double  glazed  units  securely  fixed  using 
mechanical means. 
 
038 
All doors, fan lights and/or side lights shall be glazed with dual sealed double glazing units having a 12mm 
air space as standard. Glass shall be 6.8mm laminated safety glass to both faces. Safety glass shall comply 
with BS EN 12600 and BS 6262 
 
 
Ironmongery 
 
039 
Ironmongery must be provided in full compliance with "Secured by Design", Handles and locks must be 
easy grip type suitable for use by disabled persons. 
 
040 
Two door viewers must be provided to all front doors at heights of 1500 and 1050 mm from finished floor 
 
level. 
 
041 
All external doors must be  hung on 1½ pairs of  heavy duty butt hinges. Fire door hinges must be CE 
Marked and tested to BS 476:22 or BS 1634. Hinges shall have high corrosion resistance, greater than BS 
EN 1670 grade 4. 
 
042 
Multi-point locks tested to PAS 24 and to comply with (and stamped) Secured by Design. Front doors to be 
provided with a security chain.  
 
043 
All hardware, where attached to the doorset, shall be fixed with stainless steel screws fully penetrating the 
timber sub frame. For all installations use screws not rivets and employ maximum retention. Do not over 
tighten fixings. 
 
044 
Allow for fitting of D type handle to internal face of door where identified.  Position to be agreed with 
 
manufacturer. 
 
 

 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 93 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
Installation of Doorsets 
 
045 
The doorsets are to be fixed strictly in accordance with the manufacturer’s technical data sheet. Care shall 
be taken to ensure the doors are handled and stored correctly. Frames are to be packed and wedged into 
the correct position to ensure a square and flat fit before fixing to the reveals. 
 
046 
The doorset is to be fixed with a minimum of eight M10 x 140mm Hilti HPF/2 frame fixings, direct through 
 
frame and finished with white cover caps. 
 
047 
Door frame should be sealed to reveal with low modulus silicone sealant, colour matched to the door frame 
and neatly executed. A suitable bull nosed cover trim should be used to improve the aesthetic appearance 
of the joint. 
 
048 
All protective coverings on doorsets shall be removed on installation. Removal and cleaning of the frames 
 
and doors is the responsibility of the Service Provider. 
 
 
Sidelights and Fanlights 
 
 

Profile Manufacture 
 
049 
All  sidelights,  fanlights,  door  frames  etc.,  profiles  are  to  be  obtained  from  the  same  approved  system 
manufacturer. 
 
050 
All  manufacturers  must  confirm  as  being  registered  as  either  having  BS  7412  or  BBA  independently. 
Evidence to be supplied.  All manufacturers will be required to have membership of either, the GGF or BPF, 
evidence to be supplied. 
 
051 
The sidelights, fanlights, door frames etc., will be manufactured in accordance with current manuals for 
GRP  sidelights  and  door  frames.  The  profile  will  be  manufactured  to  BS  EN  12608.  Cadmium  based 
stabilisers, and re -work material used in manufacture will not be accepted. The profile will be vent profile 
manufactured with a euro- groove. All profiles are to be chamfered.  
 
 
Construction 
 
052 
All sidelights, fanlights, door frames etc., shall be of all welded construction. All corner joints, transoms and 
mullions are to be mitred, and fusion welded. All excess materials are to be neatly trimmed and feature 
grooved. Mechanically jointed transoms may be considered where there are specific design constraints, but 
only  after  approval  from  the  Client.  All  feature  grooves  should  be  straight  and  of  consistent  depth 
throughout their length.  
 
053 
Each sidelights, fanlight, door frames etc., shall be permanently marked in an unobtrusive position (not 
visible when the opening light is closed) with BS 7412, the weather tightness exposure category and the 
name or trade mark of the manufacturer. 
 
054 
Reinforcement is to be continuous to a minimum of 85% of the length of the frame, and within 5mm of 
the weld. Screw fixed to the profile at 250 mm max c/c, with a minimum of three fixings. All reinforcement 
to be to the profile manufacturers current recommended parameters in either aluminium or galvanised 
steel. 
 
055 
All sidelights, fanlights, door frames etc., will be constructed with the profile manufacturers current guide 
lines  for  pressure  equalisation.  Face  drainage  is  to  be  provided,  however  drainage  slots  should  be  a 
minimum 30mm long and 5mm wide. Internal drainage slots should be offset by a minimum of 50mm from 
external slots. 
 
056 
The sidelights, fanlights, door frames etc., are to be internally beaded as recommended in the current 
profile manufacturer’s  manual, and be capable of accepting 24mm hermetically  sealed “low emmissity” 
glass units.  
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 94 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
Installation  
 
057 
The correct installation of GRP sidelights and door frames is critical to achieve maximum performance. 
 
Installation  shall  at  all  times  meet  the  requirements  of  BPF/  GGF  code  of  practice  for  the  survey  and 
 
installation of white high impact modified windows (Ref: COP3, parts A&B). The requirement for through 
 
frame fixing, cleat fixing and the need for frame extensions will be discussed at appropriate times. The 
 
Service Provider should draw these details to the Client’s attention. 
 
058 
All sidelights etc., are to be glazed from the inside of the building. Glazing systems shall be designed so 
that the glass cannot be removed from the outside by the use of a thin blade or other simple tool or tools. 
 
059 
All fasteners used for the installation of GRP door frames, sidelights etc and doors, must meet the following 
 
specification:- 
 
• 
Fastener is to be a nylon through frame type with twist proof vanes to ensure mechanical stability and 
prevent anchor rotation; 
• 
To  ensure  stress  free  attachment  to  the  masonry  structure  and  to  prevent  twisting,  racking  or 
distortion of the frame, the anchor body will expand radially along its full length during installation. 
Fasteners relying on a cone and expanding sleeve are not  acceptable due to the increased risk of 
frame distortion;  
• 
The fastener when installed will be fully concealed within the frame to ensure that the fastener remains 
tamper proof and secure; 
• 
Maximum distances between fasteners will not be more than 600mm and the   minimum  distance 
of fasteners from frame corners, transom or mullion joints will be 150mm; and 
 
The Service Provider is to ensure the final securing of fixings are screw tightened (not hammered) to avoid 
possible splitting of the frame. Any splitting of frames will result in the entire door set having to be removed, 
re-framed and replaced at the no extra expense to the Client 
 
 
Glazing 
 
060 
Glazing should be to Approved Document K of the current Building Regulations and to BS 6262, and BS 
8000-7. In addition manufacturer’s recommendations for positioning of glazing blocks and packers must 
be adhered to. 
 
061 
Glass to all screens and windows will be hermetically sealed double glazed units to a standard and quality 
Approved by the Client. The glazed units will incorporate low emissivity to BS 952-1 and BS952-2, units to 
be fitted in accordance with manufacturer’s specification. Glass to be marked with   appropriate 
labelling which will only be removed after handover is completed. 
 
062 
Double glazed units are to be manufactured to the following specification 4mm Float Glass - 20mm Argon 
Gas fill - 4mm low emmissity Glass overall thickness 28mm. Glass thickness and type shall be selected 
using the recommendations given in BS 6262 to withstand the calculated design wind pressure relative to 
the size of pane. 
 
063 
All glazing to screens and adjacent windows to be laminated safety glass (both panes) to BS EN 12600 and 
marked accordingly. Safety glass shall be fitted where required in accordance with the Building Regulations. 
 
064 
If any panels have any fixtures/fitting etc., attached they are to contain a ply reinforcement. 
 
065 
Obscure glass to be Cotswold pattern or an obscure pattern of level 5 as a minimum. 
 
 
Hardware Specification for Fanlights and Sidelights 
 
066 
Openings in the fanlights/sidelights should in the first instance be avoided, as it presents a higher risk of 
unauthorised door entry. However it may be deemed necessary to provide the room/inner space with an 
adequate amount of ventilation (see Building Regulations). In these instances all ironmongery must be as 
window specification detailed elsewhere. In addition restrictors must be concealed and tamper-proof from 
outside the property.  
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 95 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
067 
The  fanlight/sidelight  hardware  package  must  meet  the  requirements  of  PAS  24  “Enhanced  security 
performance requirements for doorsets and windows in the UK. External doorsets and windows intended 
to offer a level of security suitable for dwellings and other buildings exposed to comparable risk”  
 
 
Insulated Panels  
 
068 
On full floor to head height frames lower panels will be coloured insulated panels to match door panelling. 
Therefore the panels overall thickness and materials to be used will be determined by the doors PAS24 
certification. All panels will achieve a min thermal resistance equal to or better than the glazed area above. 
 
069 
All panels to be manufactured to meet all relevant Building Regulations and safety standards with regard 
to thermal performance, acoustic transmission, and fire protection. 
 
 
Covers, Trims and Mouldings 
 
070 
Unless otherwise instructed all internal heads, jambs, and cills will be finished with a (colour as windows) 
Single  bull-nosed  PVCu  trim  typically  5–7mm  maximum  thickness  of  not  greater  width  than  100mm. 
Scribed, mitred, securely screwed and capped and the edge glued to the frame with a PVCu cyanoacrylate 
adhesive to give a neat finish and sealed on all edges using an emulsion acrylic sealant.  
 
071 
All PVCU extrusions, mouldings, trims and profiles to windows will be manufactured and installed so that 
no colour variation exists to the detriment of the aesthetic value of the windows, doors etc. In accordance 
with colour fastness test methods included in BS EN 12608.  
 
072 
Trims are not to be used to simply provide or enhance the weather tightness of the window or any perimeter 
joints. Finishing trims shall be used to neaten the interface between frames and opening, they are only to 
be used in conjunction with the “plaster-patching” / making good situations. As it is likely that cold bridging 
may occur filling at reveals, heads and cills must be plastered prior to fitting of all trims.  
 
073 
The inclusion of a finishing trim to existing reveals and sill may in certain circumstances create an issue 
around the re-fitting of Tenant’s blinds etc. The window installer shall pay due regard to the existing window 
dressing(s) and where finishing trims are required that a “slim-line” version (5mm or less) is used. 
 
Sealants and Perimeter Pointing 
 
074 
All external sealants are to be of low modulus silicone and conform to BS 11600 and  used  to  seal  gaps 
between  window/door  assembly  and  brickwork/plasterwork.  Colour  matched  to  windows  and  neatly 
executed. 
 
075 
Internal sealant to be a one part flexible emulsion acrylic sealant. This sealant may be used to fill cracks 
or gaps around walls and ceilings, and around all finished PVCu architraves and trims. 
 
Ventilation 
 
076 
All openings to be fitted with room ventilation as per window specification detailed elsewhere.  
 
077 
If required the Service Provider is to supply and fit a ventilator, which will conform to Gas regulations BS 
5440-2, for air supply to gas appliances. This applies to any room containing, or used to vent these types 
of appliances. Type position and quantity of ventilators to be agreed and verified with the Client prior to 
work commencing.  
 
078 
An appropriate “DO NOT OBSTRUCT” label approved by the Client indicating boiler rating, must be 
fitted to all gas ventilators by the manufacturer.   
 
 
Completion  
 
079 
On completion of all works thoroughly clean all adjacent surfaces affected by the work 
080 
All builders rubbish both internally and externally must be removed during and on completion of the works. 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 96 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
Client’s current manufacturers/suppliers/products 
 
081  Ensure all Materials are compatible with and standardised to the Client’s current products specified in the 
table below (listed by manufacturers, suppliers and/or brand names). 
 
Product 
Brand name 
Manufacturer’s details 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
[complete table as appropriate] 
 
 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 97 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
PERFORMANCE SPECIFICATION FOR REPLACEMENT PLASTIC COATED 
ALUMINIUM EXTERNAL DOORS AND SCREENS 
 
 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 98 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
PERFORMANCE  SPECIFICATION  FOR  REPLACEMENT  PLASTIC  COATED 
ALUMINIUM EXTERNAL DOORS AND SCREENS 

 
 
Generally 
 
001 
The works comprise all the necessary design work for and the supply and installation of aluminium external 
doors, with double glazed units to communal staircases and landings. 
 
Design Standards 

 
002 
The door system is to comply with the following British Standards: 
 
BS 952-1:1995   
 
Glass for glazing – Classification 
BS EN 755 
Aluminium and aluminium alloys. Extruded rod/bar, tube and profiles. 
Mechanical properties 
BS 4873:2004 
Aluminium alloy windows 
BS 5516-1 and 2:2004 
Patent glazing and sloping glazing for buildings. Code of practice for 
design and installation of sloping and vertical patent glazing 
BS 9991:2011 
Fire safety in the design, management and use of residential buildings. 
Code of practice 
BS 6206:1981 
Specification for impact performance requirements for flat safety glass 
and safety plastics for use in buildings 
BS 6262-5:2005 
Glazing for buildings. Code of practice for safety related to human 
impact 
BS 6375-1:2015 
Performance of windows and doors. Classification for weathertightness 
and guidance on selection and specification 
BS 6375-2:2009 
Performance of windows and doors. Classification for operation and 
strength characteristics and guidance on selection and specification 
BS 6496: 1984  
Specification for powder organic coatings for application and stoving to 
aluminium alloy extrusions, sheet and preformed sections for external 
architectural purposes, and for the finish on aluminium alloy 
extrusions, sheet and preformed sections coated with powder organic 
coatings 
BS EN ISO 9227:2012 
Corrosion tests in artificial atmospheres. Salt spray tests 
BS 8213-1:2004 
Windows doors and rooflights. Design for safety in use and during 
cleaning of windows, including door-height windows and roof windows. 
Code of practice  
BS 8213-4:2007 
Windows, doors and rooflights. Code of practice for the survey and 
installation of windows and external doorsets  
GGF 6.6.2 
Specification for improved security single hinged residential doorsets  
 
003 
The installation is to comply with all the requirements of Building Regulations Approved Documents  
 
004 
All  door  openings  are  to  be  suitable  for  wheelchair  access  in  accordance  with  the  Building  Regulations 
(Access to and use of buildings). This means that, with the door open, the clear opening width between 
the jamb of the frame and the hanging style of the door is to be not less than 800mm. 
 
 

Materials 
 
005 
All framing and swing doors system must be constructed from aluminium 100% recycled and suitable for 
fire route exits. 
 
006 
Screws and internal components must be either stainless steel, A2 cadmium plated steel or other corrosion 
resistant material. 
 
007 
Glazing beads must be aluminium “snap on” type requiring no screws. Dry glazing must be with self locking 
plasticised PVC gaskets. 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 99 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
Construction 
 
008 
Framing  assembled  from  pre-finished  lengths  of  aluminium  profile,  which  are  square  cut.  All  horizontal 
members are secured to verticals by screwing into four integral screw splines. All joints to be sealed against 
the entry of water. Mid rails into framing are to be secured with frame to rail cleats. 
 
009 
Door leaf assembled from finished lengths of aluminium profile, which is square cut. Door rails secured to 
stiles with pre-machined cleats. All joints to be sealed against entry of water. All external-glazing beads 
must  be  secured  by  mechanical  means  and  tamper  proof.  Stiles  to  have  double  weather-stripping  as 
standard. 
 
 

Ironmongery  
 
010 
Fire exit doors  (opening out) (to comply with BS EN 1125): 
 
1 No.  Flush Fitting Panic Latch. 
 
1 No. Pull handle in matching polyester RAL coating to outside. 
 
1 No. Door closer. 
 
1 No  Modular escape nightlatch with 70mm backset with suited lock.  
 
1no. High Security Electric Strike faceplate 
 
Minimum 3 No. finger guard silver anodised butt hinges.  
 
011 
Main entrance door: 
 
1 No Pull handles in matching polyester RAL coating. 
 
Minimum 3 no. finger guard silver anodised butt hinges. 
 
1 No.  Flush Fitting Panic Latch. 
 
1 No. Low energy swing door operator. 
 
1 No  Modular escape nightlatch with 70mm backset with suited lock.  
 
1 No. High Security Electric Strike faceplate 
 
 
Window Inserts 
 
012 
System windows must consist of an outer frame and ventilator frame mitred and mechanically jointed using 
prepared extruded aluminium corner cleats and stainless steel corner chevrons. All joints must be sealed 
against  the  entry  of  water.  Infills  are  secured  by  snap  in  beads  internally  or  externally.  Integral 
mullions/transoms are secured by driving screws into extruded screw ports. Structural coupling mullions 
and  transoms  are  available  to  construct  larger  composite  window  units.  Always  refer  to  the  System 
manufacturer’s technical data sheets for limitations on frame and vent size. 
 
 
Colour Finish 
 
013 
All exposed sections of aluminium extrusion are to be powder coated. Unless otherwise specified all powders 
must comply with the requirements of BS 6496:1984 and conducted under BS EN ISO 9002:2000 control 
conditions. Powder coating application and stoving on aluminium must be carried out in accordance with 
BS 6496. 
 
014 
The powder coating must have a Class 1 surface spread of flame rating to BS 476-7. 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 100 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
015 
The selected coating must comply with the British Board of Agrement Certificate. Colour to be high gloss 
white. 
 
016 
All doors are to be permanently marked in an unobtrusive position (not viable when the opening door is 
closed) with the name and trademark of the system supplier and fabricator. 
 
017 
Units are to be installed by an authorised Alcoa installation agent. After installation and glazing units are to 
be checked and adjusted as required.  
 
Glass 
 
018 
Hermetically sealed 24mm double glazed units with clear glass. 
 
 
 Main entrance door to scheme  
 
019 
Electric swing opener to be installed by a specialist Sub-contractor Approved by the Client under the terms 
of the Contract. 
 
020 
The Service Provider is to liaise with his Sub-contractor for the door entry / warden call system to work on 
door entry system with regard to the following operations: 
 
021 
Disconnection system before existing door is removed. 
 
022 
Connection system after installation of new door is installed to allow Customers and central control to open 
the door remotely. 
 
 
 
Proximity Swipe 
 
023 
External doors to be fitted with a proximity swipe system with capability of reading up to 70 key fobs also 
to be supplied.  
 
 
 
Master Keying 
 
024 
All new locks are to pass the same key suited to the schemes master suite. 
 
025 
Copies of keys are to be issued in the first instance to the Client. 
 
 
 
Installation 
 
Aluminium 
 
026 
Installation  of  fenestration  systems  must  be  performed  by  a  Sub-contractor  Approved  by  the  Client  in 
accordance with shop drawings and pointed with a fire grade silicone/mastic sealant, all as approved by 
the  specifying  architect.    After  installation  and  glazing  the  Service  Provider  must  check  and  adjust,  if 
required, all items furnished under this section. 
 
 

Glass 
 
027 
All glazing to be carried out in accordance with the requirements  of the Building Regulations.  Glass to 
comply with BS 952-1:1995 
 
028 
Safety glass to comply with BS EN 12600 with regard to impact performance and the marking of glass to 
indicate type and classification, and with BS 6262 and subsequent amendments with regard to minimum 
thickness’ for certain pane sizes. 
 
 

 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 101 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
Protection & Cleaning 
 
029 
The  Service  Provider  must  be  responsible  for  any  damage  to  the  materials  under  this  section  of  the 
specification incurred by him during installation and must leave the work in a clean condition.  The Service 
Provider must be responsible for the protection of these materials from damage by other trades and must 
be responsible for the final cleaning of the work. 
 
 
Fasteners and Fixings 
 
030 
All aluminium units are to be installed in accordance with the manufacturer’s installation technical data 
sheets. 
 
031 
Openings should be checked against available drawings or a site survey for correctness and openings should 
be square and plumb. 
 
032 
Fixings grounds at head, cill and jamb must be capable of carrying all imposed and dead loads in a stable 
condition, ie: there should be no spalling, fissures or general debris. 
 
033 
Foamed polyurethane must not be used as a means of fixing. 
 
 
 Approved Fabricators 
 
034 
If the Service Provider is not an Approved by the Client window manufacturer/Service Provider, he must 
sub-contract the work to a fabricator who be capable of being Approved by the Client. 
 
035 
When  submitting  his  tender,  the  Service  Provider  must  give  full  details  of  the  proposed  system, 
ironmongery, glazing method etc. 
 
Client’s current manufacturers/suppliers/products 
 
036 
Ensure all Materials are compatible with and standardised to the Client’s current products specified in the 
table below (listed by manufacturers, suppliers and/or brand names). 
 
Product 
Brand name 
Manufacturer’s details 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
[complete table as appropriate] 
 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 102 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
PERFORMANCE SPECIFICATION FOR REPLACEMENT PVCu WINDOWS 
 
 
 

Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 103 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
PERFORMANCE SPECIFICATION FOR REPLACEMENT PVCU WINDOWS  
 
MATERIALS AND MANUFACTURE 
 
 

PVCu Windows and Doors 
 
001 
All new PVCu windows and external doors shall be purpose made BBA approved fully welded and fully 
reinforced PVCu to BS 7412, BS EN 12608 and PAS24.  
 002  The windows fabricator/Service Provider is to be a licensed kite marked manufacturer to BS 7412, and all 
products to be covered by BS EN ISO 9001 and an ‘A’ energy rating certificated by the British Fenestration 
Rating Council (BFRC). 
 003  Casement windows are to be kite marked to PAS24, and doors kite marked to PAS24 enhanced security.  
Windows to comply with secure by Design PAS24 Building Regulations Approved Documents. 
• 
 
 
PVCu Window Installations Specific 
 
004 
To all windows where timber sliding sash windows are to be removed and replaced with PVCu windows, the 
Service  Provider  is  to  include  for  new  windows  to  have  pressure  treated  timbers  around  the  windows 
wrapped in damp proof course to infill the old window sash boxes.   The timber packers to then be covered 
with  PVCu  clip  on  liners,  and  small  gaps  filled  with  polyurethane  insitu  foam  with  closed  cell  structure 
between 65% and 75%.  
 
005 
Under no circumstances are the old box frame cavities to be filled with foam only. Plaster is then to be made 
good and new plaster covered with wider PVCu architraves to reduce damage to wall decorations. 
 
006 
The use of ‘make-up’ pieces (clip on’s) as means of standardising manufacturing sizes should not be used 
under any circumstances without prior approval.  In only special circumstances will approval be given, and 
then the make-up size should not exceed 15mm either side or head. 
 
 
PVCU Windows Section Profiles and Reinforcement 
 
007 
Extruded window profiles shall only be those itemised on the window manufacturer/Service Provider’s kite 
marked licence and the type testing carried out by a third party testing house to BS 7412. 
 
008 
The material from which the extruded four chambers profile sections are made shall consist of white high 
impact modified unplasticised poly vinyl chloride with a class 1 surface spread of flame resistance to the 
requirement of BS 476. 
 
 
Manufactured  and  extruded  hollow  PVC-U  profiles  to  BS  EN  12608.  PVC-U  material  shall  have  a  multi-
chambered design (5 chambers minimum) for enhanced thermal efficiency 
 
 
 
All PVC-U profile must be in white to 40% Gloss (RAL 9003 equivalent) 
 
009 
All joints to be welded joints with a grooved finish. 
 
010 
Reinforcement to be installed to all casement and frame members. 
 
011 
Reinforcement is to be fixed with self-tapping stainless steel screws to BS EN ISO 3506-1 and 2:2009 or, 
sheradised coated steel screws to BS 4921 (Class 1), at 300mm centres so that the reinforcement does not 
move or rattle when the window is in use.  
 
012 
Reinforcement  must  be  made  of  hot dipped  coated  steel  reinforcement  to  comply  with  BS  EN  10346  or 
Aluminium reinforcement to comply with BS EN 485-2:2013; BS EN 515:1993 or BS EN 755-9:2008 (as laid 
down in BS 7412:2007) or hot dipped prime galvanised steel complying with BS EN ISO 1461:2009, BS EN 
10132 and BS EN ISO 9015. 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 104 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
013 
The profile must be extruded from un-plasticised polyvinyl chloride (PVC-u) therefore recyclable at the end 
of its life.  Only those additives and pigments may be used that are needed for the manufacture of the 
compound  and  its  subsequent  conversion  into  sound,  durable  extrusions  of  good  surface  finish  and 
mechanical strength, as assessed by the requirements of this specification. 
 
014 
The PVCu material frame, that the profiles are to be made from, must conform to the specification given 
in Table 1.  The tests must be carried out on pressed plaques prepared from milled sheet*, under standard 
conditions as specified in BS EN ISO 1163-2. (* with the exception of the impact tests which are carried 
out on samples cut from the face sides of extruded profile.) 
 
015 
Profile wall thickness to be classified in accordance with the requirements of BS EN 12608 – Unplasticised 
polyvinylchloride (PVCu) profiles for the fabrication of windows and doors – Classification, requirements 
and test methods. 
 
016 
The colour of the profile must be uniform and the colour of the profiles in a system must be uniform.  The 
finish of the windows is to be white to 40% Gloss (RAL 9003 equivalent).  The profile must be free from 
foreign bodies, cracks or sink marks when viewed by normal corrected vision at 90 degrees to the surface 
and at a distance of 1 metre in normal diffused north light. 
 
017 
The profiles must be straight such that the longitudinal axis of the profile as measured on the face surfaces 
may deviate from the straight line by no more than 1mm/metre. 
 
018 
Tolerances on external dimensions (from BS EN 12608) 
 
External dimension 
Tolerance 
Depth (D) ≤ 80 
+/-  0.3 
                >  80 
+/-  0.5 
Overall width (W) 
+/-  0.5 
 
019 
No  rework/regrind  material  is  to  be  used  in  any  section,  which  will  be  subjected  to  any  weathering.  
Rework/regrind material will only be allowed in internal glazing bead extrusions. 
 
 

  Construction 
 
020 
All corners and intersection joints between frames, mullions and transoms must be welded. 
 
021 
The  excess  material  created  by  the  welding  process  must  be  removed  by  a  grooving  or  flush  surface 
method.  In either case, the method used must not weaken the profile or the joint, and must retain sufficient 
wall thickness. 
 
022 
Only where Instructed by the Client must windows be provided with external projecting PVCu cills.  The cill 
must be from the same manufacturer as the PVCu windows. 
 
023 
These cills must be properly supported, and hollow sill sections must have end caps to ensure that no water 
penetration occurs at the end of the sills.  The sill and window frame must be jointed in accordance with 
the manufacturer’s technical data sheet to ensure a water and weather tight joint. 
 
024 
Insulated infill panels to window frames must be provided where Instructed by the Client and fixed with 
internal glazing beads.   
 
025 
The panels must consist of an inner core of high density thermal insulation (min 0.033W/m2K) and outer 
layers of coloured plastic coated steel skins (skins to be a min of 0.5mm think). The colour of the panels, 
must be approved by the Client, prior to the Service Provider ordering the panels..   
 
026 
The finished window must be free from all sharp edges, burrs and the like that might be a hazard to the 
user. 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 105 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
Performance Requirements 
 
027  All windows are to comply with BS 7412 and BS EN 12608. 
 
028  The Service Provider must be able to provide test reports prepared by a UKAS accredited testing house to 
confirm that the windows meet the criteria.  The Client reserves the right to have any window provided for 
the contract tested to check its compliance with these performance requirements. 
 
029  Windows  are  required  to  meet  the  following  minimum  performance  levels  as  defined  in  BS  6375-1:2009  
“Classification for weathertightness and guidance on selection and specification” 
 
•  Air Permeability   - Class 2       =  300 Pa    Test method BS EN 1026 
 
•  Water tightness  -  Class  5A    =  200 Pa    Test method BS EN 1027  
 
•  Wind resistance  -  Class 5       =  2000 Pa  Test Method BS EN 12211 
 
030  The new BS EN test methods are more demanding than the old. One major factor is the introduction of a 
final ‘safety test’ on windows. A 2000 Pa exposure rated window would have to withstand a ‘safety’ test 
where gusts of 3000 Pa are applied (both positive and negative pressure) 
 
 
Architraves and Cills 
 
031  To every new PVCu window and door, carefully remove all existing internal architraves and cill boards and 
replace to match existing in white PVCu with mitred joints to architraves. 
 
032  All trims are to be sealed with white silicon to the window frame and sealed to decorations. 
 
033  Cill boards to have rounded nosing finish and sealed to undersides with white silicon and provided with end 
caps. 
 
034  Include for PVCu quadrant piece around casement windows to internal recesses. 
 
035  To all windows where timber sliding sash windows are to be removed and replaced with PVCu windows, the 
Service Provider is to include for pvc liners to inner reveals to form square reveals for new PVCu windows and 
cover with wider 150mm PVCu architraves to minimise disturbance. 
 
 
 
Ironmongery, Fixtures and Fixings 
 
036  Hardware  with  provision  for  adjustment  must  be  accessible  for  adjustment  after  the  window  has  been 
installed. Hardware used to open/close the window must be replaceable without removing the outer frame 
from the structure. 
 
037  All components should be supplied by a manufacturer complying with BS EN ISO 9001 accredited quality 
system  
 
038  Ironmongery product manufactures limitations must be strictly observed within the terms of their conditions 
of supply. It is the responsibility of the fabricator/purchaser to ensure that the performance of the window 
complies with the relevant standards and specification requirements for the particular window and that the 
correct product is chosen for the weight and design of each window system.  
 
039  Evidence of compliance with PAS24 - Enhanced security performance requirements for doorsets and windows 
in the UK. External doorsets and windows intended to offer a level of security suitable for dwellings and other 
buildings exposed to comparable risk.  
 
040  Window  hardware  wherever  applicable  must  be  supplied  from  a  manufacturer  holding  a  product  licence 
under the auspices of the Home Office  “Secured By Design” initiative with the aim of fulfilling the obligations 
placed on the housing provider to ensure a reasonable level of security to the occupants as outlined in Section 
17 of the Crime and Disorder Act 1998.  
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 106 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
041  Written confirmation of compliance with all of the above should be given to the contract management team 
in advance of commencement on site. 
 
 

General Windows Openings 
 
042  All windows to be fitted with Egress Easy Clean Hinges.  
 
043  All hinge components such as bottom track, link bars and rivets to be manufactured from Austenitic stainless 
steel to BS EN ISO 10088/2 Grade 1.4301 and fitted in accordance with manufactures instructions limitations 
and recommendations.  All associated hardware should be approved to PAS24 and meet BS EN 1670 Class 4 
corrosion resistance. 
 
044  The  protective  tapes  shall  be  removed  from  the  windows  immediately  or  as  soon  as  practicable  after 
installation and the window cleaned with a suitable cleaning agent. 
 
045  Easy clean facility to allow the window to slide along the hinge track so as to be cleaned from inside the 
building to BS 8213-1. After cleaning, the hinge should allow the window to self relocate and return to its 
original position and mode of operation simply by closing the casement. 
 
046  All hinges should be BBA Approved and to include a thermoplastic end point and die cast end cap with self 
lubricating surface finish featuring a roof to minimise the build up of debris.  
 
047  Windows, after a considered and noted risk assessment, can be fitted with a clearly visible and intuitive to 
release restrictor. 
 
048  The release mechanism must self relocate in one action on closure of the vent. All components, rivets and 
pins should withstand a force of 600N to comply with BS 6375 Part 2, Performance of windows and doors. 
Classification for operation and strength characteristics and guidance on selection and specification 
and BS 8213 Part 1: 2004 - Design for Safety in Use and During Cleaning of Windows. 
 
049  Restrictor to be tested to comply with BS 6375 Part 2 to withstand  a force of 600N when opened at the 
restricted position and fitted to provide a maximum opening of 100mm in the restricted position. Restrictor 
to be manufactured from stainless steel to BS EN ISO 10088/2 Grade 1.4301 tested to meet the requirements 
of BS 7412:2007 and to meet BS EN 1670:2007 Class 4 corrosion resistance. 
 
050  Written  confirmation  of  compliance  with  all  of  the  above  should  be  given  to  the  Client  in  advance  of 
commencement on site. 
 
Operating Handles 
 
051  Windows  to  be  fitted  with  cranked  espagnolette  operating  handles  coloured  white  unless  otherwise 
requested. Refer for advice from the Client if internal face other than white. Handles to incorporate a push 
to release mechanism only; non-locking egress option (in every case) - key operated lock not permitted. 
Mechanical Guarantee / Warranty required (as a minimum) - 10 years. Product must be BBA accredited or a 
Secured by Design Licensed Product and UKAS laboratory tested to BS EN 1670. All to Abusive load testing 
to BS 6462-1985 strength Test C3. 
 
052  Handle manufacture to hold a BS EN ISO 9001 certified quality system and manufacture the handle from die 
cast zinc alloy (to BS EN 1774) with a polyester powder coating finish incorporating thermoplastic push fit 
covers.  
 
Emergency Egress Window Handles 
 
053  Nominated Emergency Egress windows to be fitted with green buttoned, push to release, non-deadlocking 
handle. Written confirmation of compliance with all of the above should be given to the contract management 
team in advance of commencement on site and will be a condition of the tender. 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 107 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
Locking Mechanism 
 
054  All windows to be fitted with a Locking Mechanism that must be BBA accredited and have been tested to the 
equivalent of PAS 24 security test or a Secured by Design Licensed Product  
 
055  Locking mechanism to have an enhanced grade zinc alloy gearbox and mushroom-headed cams and shoot 
bolts. Where twin cam type is used, shoot bolts are not required. Minimum corrosion resistance:  BS EN 1670 
Class 3. Fully adjustable “Twin Cam” high performance “no crop” security locking system. Operate with up 
to four pairs of mushroom cams travelling towards each other locking into a double-sided security keep. Fully 
adjustable cams ± 1mm. Keeps with a night latch locking facility. 
 
056  All windows should be approved to BS 7412: 2002 and meet BS EN 1670 Class 4 corrosion resistance  
 
057  Evidence  of  compliance  with  PAS24  (Specification  for  Enhanced  security  performance  requirements  for 
doorsets and windows in the UK) will be a condition of tender. 
 
058  All  components  should  be  capable  of  sustaining  a  minimum  of  25,000  opening  cycles  and  1,000  full 
reversables under 50kg operational load without demonstrating any significant deterioration or deformation 
that would inhibit its function and have a Mechanical Guarantee / Warranty required (as a minimum) - 10 
years. 
 
 
Fixings 
 
059  Screws used for fixing non-reinforced PVC-u sections will be of carbon steel with a suitable corrosion 
protective coating and feature a double helical thread, spoon point with a countersunk head. 
 
060  Fixings must incorporate a combination square / cross recess drive to provide a non-magnetic stick fit. 
 
061  Fixings for friction stay applications will be supplied with a special low profile pan head to prevent fastener 
head interfering with the friction stay. 
 
062  All screws, nuts, bolts and other fastenings must be of corrosion resistant material, or be treated to give 
corrosion resistant properties. When subject to the acetic acid salt spray test specified in BS EN ISO 9227 for 
a period of 144 hours, the corrosion resistance of treated mild steel must be equal to or better than that of 
stainless steel samples subjected to the same test conditions. 
 
063  All ironmongery,  fixtures  and fittings  must be of materials  resistant to, or protected against atmospheric 
corrosion.  Metals  in  contact  with  each  other  must  be  compatible  so  as  to  prevent  galvanic  corrosion  of 
dissimilar metals by electrolytic action. 
 
064  Foamed polyurethane must not be used as the sole means of fixing, and is only to be used with express 
consent of the Client. Fixing to be as recommended by in BS 8213-4. below is a brief summary – 
 
Secured on all sides (where practicable); 
Corner fixings – 150 – 250mm from external corner; 
No fixings less than 150mm from centre line of a mullion or transom; 
Minimum of 2 fixings per reveal; 
If head is fixed with polyurethane foam, then head fixings can be – 
• 
Frame width up to 1200mm – no fixings 
• 
>1200mm to <2400mm – one central fixing 
• 
>2400mm to 3600mm – two equally spaced fixings 
 
065  All components  should be supplied by a manufacturer  complying with BS EN  ISO 9001: 2000 accredited 
quality  system.  A  warranty  certificate  to  be  issued  by  the  hardware  manufacturer  on  completion  of  the 
project. 
 
066  Written  confirmation  of  compliance  with  all  of  the  above  should  be  given  to  the  Client  in  advance  of 
commencement on site and will be a condition of the tender. 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 108 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
067  Installation “packers” should be used to set the window frame onto to allow sealant/mastic to be used as a 
full fill bedding material. The colour should match the window finish.   
 
 
Drainage 
 
068  The  windows  must  include  a  self-drainage  system  by  means  of  slots/  holes  which  must  under  no 
circumstances drain through chambers incorporating reinforcement. All drainage slots/ holes must be neatly 
cut out with no lips to allow free drainage of water from the frames to the outside of the building. 
 
069  Matching PVCu caps must be provided to cover all visible external drainage slots. Care must be taken to 
ensure that glazing blocks or spacers do not obstruct drainage from the glazing rebate. 
 
 
Client’s current manufacturers/suppliers/products 
 
070  Ensure all Materials are compatible with and standardised to the Client’s current products specified in the 
table below (listed by manufacturers, suppliers and/or brand names). 
 
Product 
Brand name 
Manufacturer’s details 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
[complete table as appropriate] 
 
 
 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 109 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
TABLE 1 
MINIMUM PROPERTIES OF PVCu MATERIAL TO BE USED FOR FABRICATION OF WINDOW 
MATERIAL PROPERTY 
TEST METHOD 
REQUIREMENT 
Vicat Softening Point 
BS 2782-1: Part 1: Method 120B: 1990 
780C  20C 
 
Apparent modulus of Elasticity (flexural) 
BS ISO 6721-10:2015 Method 335A.  Rate 5mm/min 
2500 MPa 
 
Impact Strength 
BS ISO 6721-10: Method 359 
20KJ/m2 minimum 
 
% change impact strength after accelerated ageing 
 
70% minimum 
 
Notch impact strength 
BS ISO 6721-10: Method 359A 
12KJ/m2 minimum 
 
Low temperature impact 
A 300mm profile sample supported at 200mm centres.  
 
 
Condition at one hour – 100C.  Strike flat surface with 
rounded 1kg weight from 1 metre. 
 
Colour retention after artificial accelerated weathering 
BS2782: Part 5: Method 540D and Method 540G.  
 
Sample to be exposed to total irradiation of 8GJ/m2 in 
wet/dry cycle. 
 
Colour retention after natural weathering for a period of  DIN 3386 
Maximum colour change allowed is that rated 3, using 
60 months 
BS 1006: Part A03:1978 
 
Heat reversion 
200mm of profile tested.  Mark profile 1cm from each 
No visible signs of deterioration 
end and age at 1000C for one hour.  Cool and re-
 
measure distance between marks.  Compare before and  Maximum reversion allowed – 2% 
after ageing and express as % change. 
 
Profile delamination post heat ageing 
200mm of profile tested.  Subject sample to 30 minutes  No bubbles, cracks or delamination should be found 
at 1500C.  Visually inspect 
 
Heat Stability 
BS2782: Part 1: Method 130A: 1991 
Not less than 85 minutes 
 
 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 110 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
TABLE 1 
MINIMUM PROPERTIES OF PVCu MATERIAL TO BE USED FOR FABRICATION OF WINDOW 
MATERIAL PROPERTY 
TEST METHOD 
REQUIREMENT 
Flame Resistance 
BS 476 Part 7 
Class 1 
 
 
 
Samples of profile are butt welded together at 180 
Weld factor 
degrees.  Cut sample from joined faces according to 
requirements of the now withdrawn BS 2782-Part 3: 
Method 320C so that weld line is in centre.  Five 
samples are tensile tested to the requirements of the 
now withdrawn BS2782-3: Method 320 at a rate of 
5mm/min.  Five samples of un-welded section are 
tested in comparison.  Sample condition at 200C for 1 
hour 
Weld factor – Maximum stress valve welded.  Maximum 
stress control sample. 
Profile cut at 45 degrees and welded to give 90 degree 
corner.  Condition at 200C for 1 hour.  Load applied to 
deform on leg of corner piece. 
 
Corner Weld Strength 
BS EN ISO 868 or DIN53505 – Shore hardness Table D 
Deformation of horizontal member should be minimum 
5mm with no breakage of the corner weld line. 
 
Hardness 
 
77-79 
 
 
 
Notes on tables above 
 
Please refer to BS EN 12608: 2003 for details of test methods and standards currently adopted.
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 111 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

PERFORMANCE SPECIFICATION FOR REPLACEMENT TIMBER WINDOWS  
 
 
 
 

Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 112 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
PERFORMANCE SPECIFICATION FOR REPLACEMENT TIMBER WINDOWS 
 
 

Timber Windows  
 
001 
All new pre-finished timber windows shall be purpose made pre-treated timber double glazed windows and 
doors manufactured to BS 644 and PAS24  
 
All Timber Window manufacturers shall produce timber windows and the ranges required to the highest 
standards, all of which have been approved by the British Woodworking Federation’s (BWF) Timber Window 
Accreditation Scheme (TWAS) and hold a “third party” registration by BBA.  
 
All windows are generally measured in accordance with BS 8213-4: 2007 and as recommended on the GGF 
(Glass & Glazing Federation) “Good Practice Guide for the Installation of Replacement Windows and Doors”. 
 
All windows are to have “child restriction” to limit the uncontrolled opening of the window.  
 
Opening Vents in every case must provide for Child Restriction, Egress, and Easy Clean 
 
002 
All timber for constructing windows should be in accordance with BS EN 942:2007 Timber in Joinery and 
sustainably obtained as per European Union Timber Regulation (EUTR). 
 
003 
Window to achieve an ‘A’ energy rating certificated by the British Fenestration Rating Council (BFRC).  
 
004 
All windows must carry a permanent mark or stamp showing details of the manufacturer, the job number 
of the window and the date of manufacture. The mark should also indicate compliance with BS 1279-5: 
2005+A2:2010 and a BSI Kite-mark. This mark should be placed on at least one section of the spacer bar 
between the glazed panes glass and be visible. 
 
005 
All  softwood  joinery  to  be  subject  to  preservation  treatment  by  spirit  based  double  vacuum  pressure 
impregnation in compliance with BS 8417. 
 
006 
All new windows to be in compliance with Building Regulations. 
 
 
Timber Window Installations Specific 
 
007 
Where no ‘check’ reveal is present install  the new window frame  wrapped in an Approved damp proof 
course. Where ‘checked’ reveal is present the window is to be placed directly behind the DPC located behind 
the external skin.  
 
The “as installed” windows shall in every case operate correctly.  
 
Avoid (as far as reasonably practicable) unnecessary damage to the internal plastered reveals irrespective 
of how they may be finished (i.e. paint/wallpaper/ tiling etc.,); fixing methods will be directly affected by 
the condition of the any cavity closer.  
 
The new frame shall maintain the recommended movement gap (typically 5mm) each side; once the frame 
is fixed, this gap can be “foam filled”. Fixings should be at least as corrosion-resistant as BS EN 1670: 2007, 
Grade 3 Windows  shall be secured in accordance with  the recognised “fixing distances” for  strap / lug 
fixings and through-frame fixings as recommended in BS 8213-4:2007; 
 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 113 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
Dwelling Type 
Window Type 
Low rise stock (1-3) storeys- Bungalows, 
Storm proof casement (projecting top and side hung 
houses, flats 
hinge)  
Flush casement. (projecting top and side swing hinge)  
Medium rise stock (3-5) storeys- Flats 
Flush casement. (Projecting top & side swing hinge) 
block, flats over maisonettes (opposite), 
Fully reversible windows- (hotel hinge top swing) 
maisonettes. Over maisonettes 
Floors 1 & 2 will be FLUSH CASEMENTS to reflect the 
 
same “fenestration” as the fully reversible window  
Floors 3-5 will be FULLY REVERSABLE (Hotel Hinge) 
High rise stock (6-20) storeys- Multi storey  Fully reversible hinge. 
flats 
 
Timber Window Styles 
 
008 
All new timber windows are to be purpose made pre-treated. 
 
009 
All  new  windows  to  be  double-glazed  and  must  have  features  to  match  existing,  e.g.  vertical  beadings, 
curved sashes, cover mouldings and horn details etc. 
 
010 
All new windows to be pre-primed prior to delivery and installation on site. 
 
011 
All external cills to new windows to match existing cills 
 
Timber Windows Architraves and Cills 
 

012 
To every new timber window, carefully remove all existing internal architraves and cill boards and replace 
to match existing isurrounds, with mitred joints to architraves. 
 
013 
All gaps to walls or gaps to joints are to be sealed prior to decorations. 
 
014 
Cill boards to have rounded bull nose timber finish.   
 
 

Painting of Timber Windows  
 
015 
All new timber windows/sidelights etc shall be delivered to site with the full coating system. All external 
edges  of  timber  windows  shall  have  a  radius  of  not  less  than  1.5mm  and  not  greater  than  3.0mm  in 
accordance with any Paint Manufacturer’s Instructions. This detail is acceptable through all joint lines. 
 
016 
Where required, pre-prime and paint all new architraves before fixing, and then once installed, rub down, 
fill as necessary and paint 2 No. coats white undercoat and 1 No. gloss white paint, rubbing down between 
all coats. 
 
017 
The Tendered rates include to repaint existing external concrete cills externally to the windows and touch 
up any painted stonework or render around the windows to match existing, as disturbed during the window 
renewal works. 
 
 

Ironmongery, Fixtures and Fixings 
 
018  Hardware  with  provision  for  adjustment  must  be  accessible  for  adjustment  after  the  window  has  been 
installed. Hardware used to open/close the window must be replaceable without removing the outer frame 
from the structure. 
 
019  All components should be supplied by a manufacturer complying with BS EN ISO 9001 accredited quality 
system  
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 114 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
020  Ironmongery product manufactures limitations must be strictly observed within the terms of their conditions 
of supply. It is the responsibility of the fabricator/purchaser to ensure that the performance of the window 
complies with the relevant standards and specification requirements for the particular window and that the 
correct product is chosen for the weight and design of each window system.  
 
021  Evidence of compliance with PAS24 - Enhanced security performance requirements for doorsets and windows 
in the UK. External doorsets and windows intended to offer a level of security suitable for dwellings and other 
buildings exposed to comparable risk.  
 
022  Window  hardware  wherever  applicable  must  be  supplied  from  a  manufacturer  holding  a  product  licence 
under the auspices of the Home Office  “Secured By Design” initiative with the aim of fulfilling the obligations 
placed on the housing provider to ensure a reasonable level of security to the occupants as outlined in Section 
17 of the Crime and Disorder Act 1998.  
 
023  Written confirmation of compliance with all of the above should be given to the contract management team 
in advance of commencement on site. 
 
 
General Windows Openings 
 
024  All windows to be fitted with Egress Easy Clean Hinges.  
 
025  All hinge components such as bottom track, link bars and rivets to be manufactured from Austenitic stainless 
steel to BS EN ISO 10088/2 Grade 1.4301 and fitted in accordance with manufactures instructions limitations 
and recommendations.  All associated hardware should be approved to PAS24 and meet BS EN 1670 Class 4 
corrosion resistance. 
 
026  The  protective  tapes  shall  be  removed  from  the  windows  immediately  or  as  soon  as  practicable  after 
installation and the window cleaned with a suitable cleaning agent. 
 
027  Easy clean facility to allow the window to slide along the hinge track so as to be cleaned from inside the 
building to BS 8213-1. After cleaning, the hinge should allow the window to self relocate and return to its 
original position and mode of operation simply by closing the casement. 
 
028  All hinges should be BBA Approved and to include a thermoplastic end point and die cast end cap with self 
lubricating surface finish featuring a roof to minimise the build up of debris.  
 
029  Windows, after a considered and noted risk assessment, can be fitted with a clearly visible and intuitive to 
release restrictor. 
 
030  The release mechanism must self relocate in one action on closure of the vent. All components, rivets and 
pins should withstand a force of 600N to comply with BS 6375 Part 2, Performance of windows and doors. 
Classification for operation and strength characteristics and guidance on selection and specification 
and BS 8213 Part 1: 2004 - Design for Safety in Use and During Cleaning of Windows. 
 
031  Restrictor to be tested to comply with BS 6375 Part 2 to withstand a force of 600N when opened at the 
restricted position and fitted to provide a maximum opening of 100mm in the restricted position. Restrictor 
to be manufactured from stainless steel to BS EN ISO 10088/2 Grade 1.4301 tested to meet the requirements 
of BS 7412:2007 and to meet BS EN 1670:2007 Class 4 corrosion resistance. 
 
032  Written  confirmation  of  compliance  with  all  of  the  above  should  be  given  to  the  Client  in  advance  of 
commencement on site. 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 115 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
Operating Handles 
 
032  Windows  to  be  fitted  with  cranked  espagnolette  operating  handles  coloured  white  unless  otherwise 
requested. Refer for advice from the Client if internal face other than white. Handles to incorporate a push 
to release mechanism only; non-locking egress option (in every case) - key operated lock not permitted. 
Mechanical Guarantee / Warranty required (as a minimum) - 10 years. Product must be BBA accredited or a 
Secured by Design Licensed Product and UKAS laboratory tested to BS EN 1670. All to Abusive load testing 
to BS 6462-1985 strength Test C3. 
 
033  Handle manufacture to hold a BS EN ISO 9001 certified quality system and manufacture the handle from die 
cast zinc alloy (to BS EN 1774) with a polyester powder coating finish incorporating thermoplastic push fit 
covers.  
 
Emergency Egress Window Handles 
 
034  Nominated Emergency Egress windows to be fitted with green buttoned, push to release, non-deadlocking 
handle. Written confirmation of compliance with all of the above should be given to the contract management 
team in advance of commencement on site and will be a condition of the tender 
 
Locking Mechanism 
 
035  All windows to be fitted with a Locking Mechanism that must be BBA accredited and have been tested to the 
equivalent of PAS 24 security test or a Secured by Design Licensed Product  
 
036  Locking mechanism to have an enhanced grade zinc alloy gearbox and mushroom-headed cams and shoot 
bolts. Where twin cam type is used, shoot bolts are not required. Minimum corrosion resistance:  BS EN 1670 
Class 3. Fully adjustable “Twin Cam” high performance “no crop” security locking system. Operate with up 
to four pairs of mushroom cams travelling towards each other locking into a double-sided security keep. Fully 
adjustable cams ± 1mm. Keeps with a night latch locking facility. 
 
037  All windows should be approved to BS 7412: 2002 and meet BS EN 1670 Class 4 corrosion resistance  
 
038  Evidence  of  compliance  with  PAS24  (Specification  for  Enhanced  security  performance  requirements  for 
doorsets and windows in the UK) will be a condition of tender. 
 
039  All  components  should  be  capable  of  sustaining  a  minimum  of  25,000  opening  cycles  and  1,000  full 
reversables under 50kg operational load without demonstrating any significant deterioration or deformation 
that would inhibit its function and have a Mechanical Guarantee / Warranty required (as a minimum) - 10 
years.. 
 
 
Fixings 
 
040  Screws used for fixing timber sections will be of carbon steel with a suitable corrosion protective coating and 
feature a double helical thread, spoon point with a countersunk head. 
 
041  Fixings must incorporate a combination square / cross recess drive to provide a non-magnetic stick fit. 
 
042  Fixings for friction stay applications will be supplied with a special low profile pan head to prevent fastener 
head interfering with the friction stay. 
 
043  All screws, nuts, bolts and other fastenings must be of corrosion resistant material, or be treated to give 
corrosion resistant properties. When subject to the acetic acid salt spray test specified in BS EN ISO 9227 for 
a period of 144 hours, the corrosion resistance of treated mild steel must be equal to or better than that of 
stainless steel samples subjected to the same test conditions. 
 
044  All ironmongery, fixtures and fittings must be of  materials  resistant to, or protected against  atmospheric 
corrosion.  Metals  in  contact  with  each  other  must  be  compatible  so  as  to  prevent  galvanic  corrosion  of 
dissimilar metals by electrolytic action. 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 116 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
045  Foamed polyurethane must not be used as the sole means of fixing, and is only to be used with express 
consent of the Client. Fixing to be as recommended by in BS 8213-4. below is a brief summary – 
 
Secured on all sides (where practicable); 
Corner fixings – 150 – 250mm from external corner; 
No fixings less than 150mm from centre line of a mullion or transom; 
Minimum of 2 fixings per reveal; 
If head is fixed with polyurethane foam, then head fixings can be – 
• 
Frame width up to 1200mm – no fixings 
• 
>1200mm to <2400mm – one central fixing 
• 
>2400mm to 3600mm – two equally spaced fixings 
 
046  All components  should be supplied by a manufacturer  complying with BS  EN ISO 9001: 2000 accredited 
quality  system.  A  warranty  certificate  to  be  issued  by  the  hardware  manufacturer  on  completion  of  the 
project. 
 
047  Written  confirmation  of  compliance  with  all  of  the  above  should  be  given  to  the  Client  in  advance  of 
commencement on site and will be a condition of the tender. 
 
048  Installation “packers” should be used to set the window frame onto to allow sealant/mastic to be used as a 
full fill bedding material. The colour should match the window finish.   
 
 
Drainage 
 
049  The  windows  must  include  a  self-drainage  system  by  means  of  slots/  holes  which  must  under  no 
circumstances drain through chambers incorporating reinforcement. All drainage slots/ holes must be neatly 
cut out with no lips to allow free drainage of water from the frames to the outside of the building. 
 
050  Matching PVCu caps must be provided to cover all visible external drainage slots. Care must be taken to 
ensure that glazing blocks or spacers do not obstruct drainage from the glazing rebate. 
 
 
Client’s current manufacturers/suppliers/products 
 
051  Ensure all Materials are compatible with and standardised to the Client’s current products specified in the 
table below (listed by manufacturers, suppliers and/or brand names). 
 
Product 
Brand name 
Manufacturer’s details 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
[complete table as appropriate] 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 117 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

METALWORK 
 
 
 

Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 118 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
METALWORK 
 
 
MATERIALS 
 
 
Mild Steel 
 
001  Ensure steel used is free from imperfections. Before fixing, remove all rust, mill scale, welding slag and flux 
residue from iron and steel surfaces by wire brushing, scraping, hammering and/or flame cleaning. 
 
 
Galvanised coatings 
 
002  Apply galvanised coatings to BS EN ISO 1461:2009. 
 
 
Garage door repairs 
 
003  Ensure fittings and furniture for metal 'up and over' garage doors generally match the existing fittings. 
 
 

WORKMANSHIP 
 
General repairs 
 
004  Cut out defective metal balusters and replace with new, including all welded joints.  Prime where damaged 
and leave ready to receive decorative finish. 
 
005  Cut out defective ironmongery and replace with new, including any welding that may be necessary.  Prime 
where damaged and leave them ready to receive the finish. 
 
006  Make good damaged welds including removing the remains of the weld, wire brushing, hacking the surface 
and re-welding. Prime where damaged and leave it ready to receive the finish, in accordance with the details 
in the “Painting and Decorating” section. 
 
007  Remove a defective arch bar by: 
•  cutting it out from brickwork; 
•  providing temporary supports; 
•  replacing with a new primed mild steel bar; and 
•  making good the brickwork with a finish to match the existing finish. 
 
Fabrication 
 
008  Ensure compliance with any stated design and performance requirements. Ensure sections and dimensions 
are in accordance with relevant British Standards. Do not permit contact between dissimilar metals. Mitre 
corner junctions of identical sections. Use tack welds only for temporary attachment. Make joints with parent 
material fully bonded throughout with no inclusions, holes, porosity or cracks. Prevent weld splatter falling 
on surfaces that will be self-finished and visible in completed work. Remove traces of flux residue, slag and 
weld splatter. 
 
009  Steel is to be welded to BS EN 1011-1:2000.  
 
010  Stainless steel is to be welded to BS EN 1011-1:2009 using double butt welds, backing bars, jigging and 
other methods to remove distortion.  
 
011  Aluminium alloys are to be welded to BS EN 1011-4:2000. 
 
012  Brazing is to be to BS EN 14324:2004 with butt joints finished smooth and level with adjacent surfaces.  
 
013  All sharp arrises are to be removed from any welding or brazing to prevent hazards.  
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 119 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
Client’s current manufacturers/suppliers/products 
 
014  Ensure all Materials are compatible with and standardised to the Client’s current products  specified in the 
table below (listed by manufacturers, suppliers and/or brand names). 
 
Product 
Brand name 
Manufacturer’s details 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
[complete table as appropriate] 
 
 
 
 
 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 120 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
PLASTERWORK AND OTHER FLOOR, WALL AND CEILING FINISHES 
 
 
 
 

Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 121 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
PLASTERWORK AND OTHER FLOOR, WALL AND CEILING FINISHES 
 
 
MATERIALS 
 
 
Cement and water 
 
001  Cement is to be to BS EN197-1:2011 
 
002  Use water as described in the "Concrete Work" Section. 
 
 
Sand 
 
003  Sand is to be to BS EN13139:2002 (BS1199 Table 1) 
 
 

Building paper 
 
004  Building paper is to be water resistant breather type to standard and quality Approved by the Client.  
 
 
Membranes 
 
005  For polythene membranes, use no thinner than 1000 gauge. 
 
 
Slip Resistance 
 
006  The Pendulum Test Value (PTV) should be not less than 40 when tested, wet or dry as appropriate for the 
anticipated service conditions including any likely surface contamination  by the method described in BS 7976-
2:2002+A1:2013 as required by BS 8204-6:2008+A1:2010 
 
 
Plaster 
 
007  For plaster, use Gypsum building plasters or 'Pre-mixed Lightweight Plaster', Bonding plaster to BS EN 13279-
1:2008 to a minimum thickness of 8mm, Finish Plaster to BS EN13279:2008; minimum thickness of 2mm to 
bonding plaster, minimum thickness of 3mm to plasterboard. 
 
 
Bonding agent 
 
008  Where bonding agents are permitted, use an EVA/PVA of 1:10 solution to sound surfaces, with a 1:3 solution 
to be applied to soffits. 
 
 
Metal lathing, beads and stops 
 
009  Ensure steel lathing is of the plain expanded type having a minimum weight of 1.6Kg/m2. 
 
010  Ensure beads and stops are of an appropriate profile and: 
•  for internal use are galvanised; and 
•  for external use are manufactured from stainless steel. 
 
 
Plasterboard 
 
011  Plasterboard  is  to  be  to  BS  EN  520:2004+A1:2009;  core  density  of  6kg/m2  for  12.5mm  board.  Product 
selection to be restricted to materials with a minimum 75% recycled content. 
 
012  Dry lining is to be to BS EN 520:2004+A1:2009, core density of 10kg/m2 for a 12.5mm board; taper edged. 
 
 
Thermal board 
 
013  Thermal board is either 12.5mm taper edged plasterboard bonded to a rigid polyisocyanurate (PIR) insulation 
packing  to  either  an  overall  thickness  of  42.5mm  or  82.5mm,  or  12.5mm  plasterboard  bonded  to  a  high 
performance rigid phenolic insulation core to an overall thickness of 25.2mm, 31.5mm or 37.5mm. 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 122 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
Wall tiling 
 
014  Plain cushion edge white or coloured glazed ceramic tiles to BS EN 14411:2012 and BS 5385-1:2009 size 152 
x 152 x 6mm.  Waterproof adhesives for ceramic tiles is to be to BS ISO 13007-1:2010. Waterproof grout to 
BS ISO 13007-3:2010. Wall tiling for repairs is to match existing for repairs to existing tiled surfaces. 
 
 
Sealant 
 
015  Use gun grade white silicone anti-mould sealant. 
 
 
Textured decorative finish 
 
016  Use a plastic compound textured decorative finish. Apply it to provide a finish to match the existing finish. 
Apply to no less than the minimum thickness stated in the manufacturer’s technical data sheet. 
 
 
WORKMANSHIP 
 
 
Steel lathing beads and stops 
 
017  Securely fix lathing to: 
•  timber backgrounds with galvanised staples; or 
•  steelwork with 1.2mm galvanised tie wire. 
 
018  Ensure all joints have a 75mm lap and are wired at centres not exceeding 75mm. 
 
019  Fix beads and stops with rustproof hardened steel pins or mortar dabs. 
 
 
Plasterboard, Dry Lining and Thermal Boards 
 
020  Fix plasterboard to soffits or studding with 32mm x 12 swg galvanised clout headed nails for 10mm boards 
and 38mm x 12 swg galvanised clout headed nails for 12.5mm boards at intervals suitable for the particular 
application.  Provide all supporting members as necessary for fixing the plasterboard. Do not use cross joints 
in boards. Seal all exposed and cut edges with PVAC sealer. 
 
021  Horizontal joints will not be permitted on dry lining unless the wall height exceeds the maximum manufactured 
board dimension. All joints are to be taped and finished to a flush seamless finish. Jointing material is to be 
to BS EN 13963:2014. Seal all exposed and cut edges with PVAC sealer. 
 
022  Ensure flush joints between plasterboards and at the junction between walls and soffits with staright edged 
and level finish plaster. Cover them with 90mm wide jute scrim cloth bedded in neat board finish.  Apply a 
coat of neat d finish plaster at least 5mm thick immediately after the joint application has set but before it 
dries out. 
 
023  Fix thermal board in dry lining to walls using the plaster pad and dab process with: 
•  an appropriate multi-purpose adhesive used as the bonding medium to the solid background; 
•  align with plasterboard packers to the inside face of the vapour barrier; and 
•  back with 1000 gauge polythene vapour barrier. 
 
024  Fix dry lining to metal framing with drill point (“jack point”) drywall screws at 300mm centres  to vertical 
studs, around openings and at board edges. 
 
025  Ensure that backing walls are dry and direct bond dry lining with a gypsum based adhesive , seal perimeter 
and around openings with gypsum sdhesive  
 
026  Ensure the plaster finish to thermal board consists of two coats of premixed lightweight plaster total thickness 
of plaster system of at least 13mm as follows: 
•  the first coat being scratch coat of bonding plaster; followed by 
•  a coat of appropriate finish plaster trowelled to a smooth finish. 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 123 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
Plaster on concrete soffits 
 
027  Ensure the plaster finish to concrete soffits consists of two coats of premixed lightweight plaster, to a total 
thickness of plaster system of at least 10mm as follows: 
•  the first coat being a bonding scratch coat; followed by 
•  a finishing coat trowelled to a smooth finish.  
 
 
Plaster on solid vertical backgrounds 
 
028  Ensure the plaster finish to solid vertical backgrounds consists of two coats of lightweight premixed plaster 
to a total thickness of plaster system of at least 13mm as follows: 
•  the first coat being: 
-  on low suction backgrounds, a bonding plaster scratch coat containing exfoliated vermiculite; or  
-  on  normal  suction  backgrounds,  a  scratch  coat  of  HB  browning  plaster  containing  expanded  perlite 
aggregate; and 
•  the second coat being finish plaster containing exfoliated vermiculite aggregate trowelled to a smooth 
finish. 
 
029  Dissimilar Solid Backgrounds for Plaster:  
 
 
Where plaster is to be continued without break across joints between dissimilar solid backgrounds which are 
rigidly bonded or tied together, cover the joints with a 200 mm wide galvanized mesh strip (backgrounds in 
the same plane) or with galvanized corner mesh (internal angles) fixed at not more than 600 mm centres 
along both edges, unless specified otherwise. 
 
030  Dissimilar Solid Backgrounds for Plaster (Lintels): 
 
Where plaster is to be continued without break and without change of plane across the face of a lintel which 
is not wider than 300 mm and is rigidly bonded or tied to the plaster background: 
-  
Cover  the  face  of  the  lintel  with  building  paper  to  BS  1521:1972 extending  25  mm  on  to  the 
adjacent background. 
-  
Overlay with expanded galvanized steel lathing extending 50 mm beyond the edges of the paper 
and securely fix with masonry nails at not less than 100 mm centres along both edges.  
 
Alternatively, a suitable paper and mesh lathing may be used. 
 
031  Dissimilar Solid Backgrounds For Rendering:  
 
Where rendering is to be continued without break across joints between dissimilar solid backgrounds which 
are in the same plane and rigidly bonded or tied together, cover joints with a 150 mm wide strip of building 
paper to BS 1521:1972 overlaid with 300 mm wide stainless steel lathing fixed at not more than 600 mm 
centres along both edges, unless specified otherwise. 
 
032  Conduits: 
 
Conduits  bedded  in  undercoat  to  be  covered  with  90  mm  wide  jute  scrim  bedded  in  finishing  coat  mix, 
pressed flat and trowelled in. Do not lap ends of scrim. 
 
 
Cement beds, backings and renderings generally 
 
033  Unless the Client Instructs otherwise, ensure all beds, backings and renderings are composed of one part 
Portland Cement to three parts sand, by volume. Keep the water content as low as possible and ensure it 
does not exceed 18 litres per 50 Kg of cement (including the moisture content in the sand). 
 
034  Brush sub-bases and backgrounds free of all dust. Well wet them and coat them with cement slurry before 
applying the screeds. Alternatively, use 1:10 EVA bonding adhesive instead of cement slurry. 
 
035  Where  the  beds,  backings  or  renderings  are  specified  as  waterproof,  incorporate  waterproofer  to  BS 
EN1199:2005 in the mix. 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 124 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
036  Expansion joints should be placed to form bays not exceeding 3.50m x 3.50m. Finish off the surfaces of beds 
and backings to receive the appropriate tiling, paving or other finishing. 
 
037  External rendering is to be to BS EN 13914-1:2005. Ensure external renderings have a surface finish to match 
the existing renderings. 
 
 
Granolithic finish 
 
038  Ensure granolithic finish is composed of 1 part cement to 1 part fine aggregate to 2 parts coarse aggregate 
10mm maximum size, all measured by weight. Add the minimum amount of water necessary to give sufficient 
workability for laying and compacting. All granolithic repairs are to match existing. 
 
039  Thoroughly scabble, clean, wet and treat the base for granolithic application either by brushing on a neat 
cement grout or an EVA emulsion bonding agent. Lay the granolithic finishing in bays not exceeding 15m2 
with the bay proportions being such that the ratio of sides will not exceed 1:1 1/2. 
 
040  Ensure the minimum thickness is 19mm to a sound loadbearing concrete base. To prevent dusting, avoid 
excessive trowelling. Carry out curing for at least 4 days or, if the Client so Instructs, for longer. 
 
041  Ensure the deviation from the level is no more than +/- 3mm in 3m. 
 
042  Steel trowel the granolithic to produce a close knit surface and either tool it by stud rolling or sprinkle it with 
non slip grains to produce an anti-slip finish as Instructed by the Client. 
 
 
Wall tiling 
 
043  Fix tiles to the backing with straight joints on a combed bed of waterproof adhesive. Ensure all exposed edges 
of tiles are round edged. Either round edge or mitre the external angles, at the Service Provider’s discretion. 
Form exposed stop end corners using double bullnose tiles. 
 
044  Fill the joints between tiles solid with waterproof grout. Tool off the joints and clear off all residual adhesive 
and grout from the tiles and surrounding surfaces on completion of the Works. 
 
 
Quarry and Ceramic floor tiling 
 
045  Lay tiles either on a bed of cement and sand (1:3) or on a cementitious adhesive bed to BS ISO 13007 3-6mm 
thick, which makes full contact with the tile and background. 
 
046  Suitability of Backgrounds/Bases
 
 
Before starting work ensure that backgrounds/bases: 
• 
Are sufficiently flat to permit specified flatness of finished surfaces, bearing in 
• 
mind the permissible minimum and maximum thicknesses of the bedding material. 
• 
Have been allowed to dry out by exposure to the air for not less than the following: 
•  Concrete slabs: 6 weeks. 
•  Cement:sand screeds: 4 weeks. 
•  Rendering: 2 weeks. 
•  Gypsum plaster: 4 weeks. 
 047  Plain Coloured Skirting To Existing Painted Plaster: 
 
 
Tiles: Plain coloured unglazed ceramic skirting tiles, rounded top edge, coved bottom to BS EN 14411:2006 
and BS 5385-3:2007, Size: 152mm x 152mm x 8mm. Joint width: 3mm. 
• 
Background/Base: Existing painted plaster. 
• 
Grouting material: Waterproof grout. 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 125 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
048  Setting Out: 
 
Ensure that: 
• 
Joints to be true to line, continuous and without steps. 
• 
Joints on walls to be truly horizontal, vertical and in alignment round corners. 
• 
Joints in floors to be parallel to the main axis of the space or specified features. 
• 
Cut tiles/slabs to be kept to the minimum, as large as possible and in unobtrusive locations. 
• 
Before laying tiles obtain confirmation of setting out to satisfaction of the Client. 
 
049  Flatness of Wall Tiling: 
 
Sudden irregularities not permitted. When measured with a slip gauge to BS EN 14411:2012 and BS 5385-
1:2009, the variation in gap under a 2 m straight edge placed anywhere on the surface to be not more 
than 3 mm. 
 
050  Flatness of Floor Tiling: 
 
Sudden irregularities not permitted. When measured with a slip gauge to BS EN 14411:2012 and BS 5385-
3:2014, the variation in gap under a straight edge (with feet) placed anywhere on the surface to be not 
more than 3mm over a 2m straight edge. 
 
 
Vinyl and thermoplastic tiles 
 
051  Unless the Client Instructs otherwise, lay tiles in accordance with BS 8203:2001+A1:2009 with straight joints 
on a combed bed of adhesive to a standard and quality Approved by the Client.  Match the size, colour and 
pattern of the tiles as nearly as possible to any existing surrounding tiles.  
 
 
Vinyl and other Resilient Sheet Floor Coverings 
 
052  Unless the Client instructs otherwise, vinyl and other resilient sheet floorings are to be of a standard and 
quality in accordance with BS EN 10582:2013, and laid in accordance with BS 8203:2001:A1:2009. 
 
All non slip floor coverings to be 2mm thick anti slip vinyl sheet floor coverings to BS EN 13845 and BS EN 
13553 and to have a Pendulum test value (PTV or slip resistance value) (36+ (CoF) or above) as tested to 
BS 7976-1,-2 and  -3 and a  Surface roughness (Rz) (20+µm (microns) or  above) to BS 1134:2010. Floor 
covering to be complete with aluminium threshold strips at doors 
 
 
Textured decorative finish (artex) 
 
053  Fill joints in plasterboard to receive decorative textured finish with plastic filler. Cover them, while wet, with 
wet strength paper scrim or while wet or dry, with glass fibre membrane scrim tape. Allow this dry before 
applying  the  finishing  coat.  Apply  the  finishing  coat  evenly.  Tool  or  brush  this  to  match  the  existing 
surrounding finishes or as the Client Instructs otherwise. 
 
 
Labour and sundry items 
 
054  Cut and fit and/or make good all wall and floor finishings around any kind of obstruction or projection of a 
permanent nature from the wall background or floor base including any: 
•  structural elements;  
•  pipework, ducting and their brackets and supports; 
•  fittings  and  appliances  in  connection  with  the  electrical,  water,  gas  heating,  air  conditioning, 
communication and waste disposal systems; and/or 
•  fittings and any permanent object in connection with any permanent parts of the Property. 
 
055  Unless the Client Instructs otherwise, maintain plasterwork, renderings, backings, asphalt and any applied 
finishes in the same plane as any existing surrounding similar applications.  Make a fair joint between the 
new application and any existing surrounding application. 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 126 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
Client’s current manufacturers/suppliers/products 
 
056  Ensure all Materials are compatible with and standardised to the Client’s current products specified in the 
table below (listed by manufacturers, suppliers and/or brand names). 
 
Product 
Brand name 
Manufacturer’s details 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
[complete table as appropriate] 
 
 
 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 127 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
PAINTING AND DECORATING 
 
 
 
 

Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 128 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
PAINTING AND DECORATING 
 
 

GENERAL  
 
 
Redecorate/touch up/make good 
 
001  Note that “redecorate/touch up” or “make good decoration” includes preparation,  priming, one undercoat 
and either one gloss coat to previously painted surfaces or reinstating any stain or clear finish for previously 
stained or clear finish surfaces. 
 
 
MATERIALS 
 
 
Generally 
 
002  Obtain undercoats and finishing coats for an individual surface from the same manufacturer. 
 
003  Ensure paints are delivered to the Property in sealed containers as received from the manufacturer and no 
labels are removed or painted out. Use the paint without adulteration. 
 
004  Under no circumstances thin paint supplied by the manufacturer unless Approved by the Client. When such 
Approval has been granted, carry out thinning with thinners of the type stated in the manufacturer’s technical 
data sheet. 
 
005  Execute painting in shades Approved by the Client. Submit samples of tints before ordering Materials.  Ensure 
each  coat  of  paint  matches  the  finished  shade,  and  where  tint  types  are  required  by  the  manufacturer’s 
technical data sheet, they are used. 
 
006  Provide samples of Materials to the Client for Approval in sample tins filled 7/8 full after the contents of the 
container  or  kettle  have  been  thoroughly  stirred  and  mixed.  Record  all  relevant  details  of  the  Materials 
sampled. 
 
007  Immediately remove any unsatisfactory Materials from the Property and make good any Works executed with 
such defective Materials. 
 
008  Note that the Rates include for the use of varied colours in the Works and for the execution of sample patches, 
as required by the Client. 
 
009  Use water based paints where appropriate. 
 
 
Knotting 
 
010  Use a best quality shellac knotting compound, dissolved in methylated spirits. Cover all knots and resinous 
parts. 
 
 
Stopping 
 
011  Ensure stopping/filler for: 
•  plasterwork - is a plaster based filler applied to a PVA solution primed surface, or a proprietary filler 
suitable for plaster repairs; 
•  internal woodwork, hardboard, fireboard and plywood - is a proprietary wood filler either suitably pre-
coloured to match the base material or of a neutral colour and capable of being stained to match the 
required colour when stain is applied; 
•  external woodwork – is a proprietary filler recommended for external use Approved by the Client, (and 
tinted to match the colour of the stained/varnished finish where appropriate); and 
•  clear finished woodwork - is tinted to match the surrounding woodwork. 
 
 
Primer for alkaline surfaces 
012  For alkaline surfaces use an alkali resistant sealer/primer and finish with a top coat of the type stated in the 
manufacturer’s technical data sheet. 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 129 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
Primer for iron and steelwork 
 
013  Prime iron and steelwork with a primer of the type stated in the manufacturer’s technical data sheet for the 
subsequent finish coats. 
 
 
Primer for galvanised iron and steelwork 
 
014  Prime galvanised iron and steelwork with a primer that is compatible with the subsequent finish coats. Pretreat 
new galvanised surfaces with a mordant solution before priming. 
 
 
Primer for hardboard 
 
015  Where  hardboard  is  not  factory  primed  or  sealed,  use  a  suitable  primer  of  the  type  stated  in  the 
manufacturer’s technical data sheet for the subsequent finish coats. 
 
 
Primer for woodwork 
 
016  For woodwork, use a finishing ready-mix primer obtained from the maker of the undercoat and finishing 
coats. 
 
 
Primer for oily or resinous timbers 
 
017  For British Columbia pine (Douglas fir) or other oily or resinous timber, use an aluminium based priming paint 
not darker than BS 4800:2011 Colour 00A01 Approved by the Client which is compatible with the subsequent 
coats of the type stated in the manufacturer’s technical data sheet. 
 
 
Primer for stains 
 
018  For stain finishes, ensure surfaces are clean, rubbed down to an even finish and lightly keyed to every coat 
except the top coat. 
 
 
Stabilising sealer 
 
019  Use a type and make of stabilising sealer recommended by the manufacturer of the undercoat and finishing 
coat. 
 
 
Chemical stripper 
 
020  Ensure chemical paint stripper is water soluble. 
 
 
Anti fungal solution 
 
021  Ensure an anti-fungal solution is appropriate to the surface being treated and is used in accordance with The 
Control of Pesticides Regulations 1986 (amended 1997) and The Pesticides Act 1998. 
 
 
PREPARATION OF SURFACES 
 
 
Preparations 
 
022  Thoroughly prepare all surfaces to a high standard of preparatory  work. Note that "prepare" used in the 
Schedule of Rates includes all Works described below including washing down, priming and painting extra 
coats but excluding paint removal.  
 
023  Report any necessary paint removal to the Client and agree the extent of this with the Client before starting 
this Work. Note that no payment will be made for paint removal unless this is done. 
 
024  Apply a liberal brush coat of timber preservative conforming to Building Establishment Technical Note No. 24 
(or European equivalent) to existing bare non-durable timber surfaces. Allow adequate time for this to dry 
before overcoating. 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 130 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
025  Rub  down  previously  painted  surfaces  in  good  condition  with  abrasive  paper.  Fill  cracks  as  described  in 
Paragraph  011.  Subject  to  Paragraph  023,  remove  existing  paint  in  poor  condition  completely  using  a 
non-caustic paint remover. 
 
026  Treat  stains  on  the  ceiling  before  decoration  to  prevent  them  bleeding  through  subsequent  decorative 
coatings  with  a  proprietary  stain  stop  or  blocker  appropriate  to  the  substrate  and  in  keeping  with  the 
requirements of the finish to be applied. 
 
027  Use tinted undercoats if the Client so Instructs. 
 
 
Approval 
 
028  Where specified, obtain the Approval of the Client to the preparation of surfaces before applying any coating. 
 
 
Stopping 
 
029  Where stopping/filling is referred to in this Section, use the appropriate stopping as described in the Materials 
Section. 
 
 
Burning off 
 
030  Burn off and rub down to remove paint from wooden surfaces. Fill in cracks, knot, prime and stop woodwork 
so  exposed  all  as  described  for  new  work,  rub  down  with  fine  abrasive  paper  and  apply  one  additional 
undercoat  before  painting  as  specified.  Burning  off  is  not  permitted  indoors  without  the  express  written 
permission of the Client. 
 
 
Plaster, render, concrete and brickwork 
 
031  Remove plaster or mortar splashes from the decorated surfaces by scraping. Stop all holes, cracks, etc. Brush 
down the whole surface to remove dust and loose material. Remove all traces of mould oil by scrubbing with 
water and detergent and rinsing with clean water to remove all detergent. 
 
032  Allow plaster surfaces to dry out completely before decorating, (i.e.< 10% moisture content). 
 
033  Remove efflorescence first by wiping dry with a dry course cloth  and  then with a damp cloth. Leave the 
surfaces for 48 hours to see if efflorescence has ceased and clean the surfaces to remove dirt, dust, etc. 
Allow the surfaces to dry out thoroughly before painting is commenced. When efflorescence has occurred or 
is suspected, defer painting as Instructed by the Client. New plaster/render should be allowed to dry for a 
minimum of 28 calendar days before decorating. 
 
034  Cut out loose and defective rendering and make good before redecoration. Stabilise existing surfaces to be 
redecorated with an stabilising agent of 1:10 PVA solution or 1:3PVA solution to soffits. 
 
 
Plasterboard to receive direct redecoration 
 
035  Finish  the  joints  in  plasterboard  ceilings  to  receive  textured  decorative  finishings  as  described  in  the 
‘Plasterwork and other floor, wall and ceiling finishes’ section. 
 
 
Iron and steel 
 
036  Remove rust, mill scale, welding slag and flux residue from iron and steel surfaces by wire brushing, scraping, 
hammering, flame cleaning, etc. 
 
 
Previously painted metalwork 
 
037  Thoroughly clean down all paintwork which is in sound condition and rub down with abrasive paper. Remove 
small areas of defective paint and all rust and loose scale by chipping, scraping and wire brushing back to 
clean metal. Prime the metal so exposed immediately after preparation with one coat of primer and apply 
one additional undercoat before painting. 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 131 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
038  Remove large areas of defective paint by using a non-caustic stripper appropriate to the substrate and in 
accordance with the technical data sheet for the subsequent coats or by chipping, scraping and wire brushing 
back to clean metal. In  all cases where rust is apparent, scrape the rusting section  and a sufficient area 
around it clean of all paint and rust and coat it with a rust inhibiting primer Approved by the Client in addition 
to the priming coat described. 
 
 
Defective putties 
 
039  Hack out defective, cracked or uneven putties to glazing, prepare and prime the rebates as required and 
make good the putties before any painting is carried out. Allow putties to form a hard skin before painting 
with an oil based paint or allow for no less than 14 calendar days drying time where water based paint/stain 
is to be applied. 
 
 
Hardboard 
 
040  Remove dirt and grease from hardboard surfaces. Before priming ensure all nail holes and other imperfections 
are stopped/filled in. 
 
 
Plywood 
 
041  Fill as required with a plastic based filler before priming/staining. Prime surfaces of internal plywood before 
painting with one coat of primer, filled as required with a plastic based filler. Rub and dust down and apply 
a second coat of primer/stain. 
 
042  Before  final  priming/staining  ensure  that  all  imperfections  are  stopped,  rubbed  down  and  brushed  off. 
Prime/stain surfaces of external plywood before painting with one coat of primer/stain. Where stain is to be 
applied use a stainable filler, or a filler pre-coloured to match the stain finish. Rub and dust down and apply 
a second coat of primer/stain. 
 
 
Woodwork to be painted 
 
043  Before fixing woodwork, rub down surfaces that will be visible after fixing. Scorch back excess resin from live 
knots and resin pockets. Coat all knots and resinous areas with fresh knotting. Prime all surfaces, ensure all 
nail holes and other imperfections are stopped/filled. Rub down the whole  surface and brush off all dust 
before the undercoat is applied. 
 
 
Previously painted woodwork 
 
044  Wash down thoroughly with sugar soap or white spirit solution all paintwork which is in sound condition and 
allow to dry. Rub down to a smooth surface with an abrasive paper, achieving the final pre-paint finish with 
a fine grain abrasive paper to achieve a finish free from abrasive marks. Rinse well with clean water and 
allow to dry. Fill in cracks, etc., as described for new woodwork. 
 
045  Remove small areas of cracked or defective paint by carefully scraping back to a firm edge. Knot, prime and 
stop woodwork so exposed as described for new work. Sand with fine abrasive paper and apply one additional 
undercoat before painting if required. 
 
046  Apply a liberal coat of brush applied water repellent timber preservative conforming to the recommendations 
of BS 8417:2011+A1:2014 to bare existing non-durable timber surfaces or surfaces with defective areas of 
paint film. Allow adequate time to dry before overcoating.  
 
047  On existing coated timber, remove any degraded surface timber by sanding down to clean sound timber. 
Remove resinous exudations by heat using hot air gun. Apply 2 coats of knotting to affected areas and any 
exposed knots and allow to dry. 
 
048  On existing coated timber, remove dirt, algae and dead fibre by means of high pressure power hosing, 
apply one coat fungicide and leave for 72 hours. 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 132 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
Woodwork to receive a clear finish 
 
049  Stop/fill holes and other imperfections in surfaces that are to  receive a clear finish. Rub down the whole 
surface and brush off all dust. 
 
050  Prepare  existing  varnished  surfaces  in  sound  condition  by  cleaning  down  with  a  suitable  detergent  and 
thoroughly rinsing them. Lightly key sound existing finishes to an even finish over the entire surface ensuring 
that all existing finish sheen is removed. 
 
051  Strip and revarnish existing varnished surfaces in unsound condition. 
 
 
Woodwork to receive stain finish 
 
052  Prepare previously treated and untreated surfaces that are to receive a proprietary stain finish in accordance 
with the manufacturer’s technical data sheet. 
 
 
WORKMANSHIP 
 
 
Paint 
 
053  In order to eradicate any unauthorised addition of thinners or driers, or other adulteration of paint: 
•  give adequate supervision during the painting work to ensure that paint is not adulterated; 
•  note that if cases of unauthorised or excessive thinning or other adulterations are discovered, the Client 
will usually exercise the power contained in this Contract to require the removal of the Staff members 
concerned; 
•  ensure a notice is exhibited drawing the attention of Staff to the Client's requirement to use paint as 
supplied by the manufacturer and the consequences of a breach of this requirement; and 
•  note that similar requirements will apply to SubService Providers. 
 
 
Stirring of Materials 
 
054  Thoroughly stir the contents of all cans and containers of Materials before and during use. Suitably strain 
them as and when necessary. 
 
 
Application 
 
055  Apply  coatings  by  brush  or  roller.    Use  sprays  only  with  the  prior  Approval  of  the  Client.  Where  spray 
application is Approved it shall be applied as directed by the manufacturer, including thinning with thinners 
of a type and to a ratio that complies with the manufacturer’s technical data sheet. 
 
 
Priming of glazing beads 
 
056  Prime/stain glazing beads, rebates and the backs of beads at the same time as priming/staining the window 
frames. 
 
 
Condition of priming 
 
057  If the priming/staining has in any way deteriorated or has been damaged by the time of the first coat, rub 
down and reprime/restain the affected portions, or the whole if necessary. Where required, touch up with 
the  same  primer/stain  or  equivalent  all  articles,  such  as  the  windows,  that  were  primed  by  their 
manufacturers. 
 
 
Coatings to be dry 
 
058  Allow coatings to dry thoroughly for the time specified by the manufacturer before applying succeeding coats. 
 
 
Painting windows/doors 
 
059  Do not paint windows or doors in the closed position. 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 133 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
Rubbing down 
 
060  Rub  down  and  de-nib  undercoats  for  paints  and  clear  finishes  to  a  smooth  surface  with  abrasive  paper. 
Remove all dust before the succeeding coat is applied. 
 
 
Differing colours of undercoats 
 
061  Ensure each succeeding coat of priming and undercoating paint is sufficiently different in colour to be readily 
distinguishable. 
 
 
Unsuitable conditions 
 
062  Do not apply coating: 
•  to surfaces affected by wet, damp, foggy or frosty weather or other unsuitable conditions; 
•  to any damp surface; or 
•  in temperatures below 50 Centigrade. 
•  when heat is likely to cause blistering or wrinkling. 
 
Take all necessary precautions including restrictions on working hours, providing temporary protection and 
allowing extra drying time, to ensure that coatings are not adversely affected by climatic conditions before, 
during and after application. 
 
 
Protection of wet surfaces 
 
063  Take adequate care to protect surfaces whilst still wet, by the use of screens and 'wet paint' signs where 
necessary.  Take responsibility for any damage which may be caused by or through wet paint. 
 
 
Damage to adjoining surfaces 
 
064  Take care not to damage or stain other Works when storing Materials, preparing surfaces, or applying paint 
or stains. Remove all such stains, making good the stained surface and touching up any paintwork disturbed. 
 
 
Cleanliness 
 
065  Keep surfaces clean and free from dust during the painting processes. Do not carry out painting in the vicinity 
of  other  operations  which  might  cause  dust.  Provide  a  suitable  movable  receptacle  into  which  all  liquids 
(including slop washings) are placed. Ensure this is not tipped down any of the gullies, manholes, sinks, 
basins, water closets or any other sanitary fittings. Remove all solid refuse or inflammable residues from the 
Property. 
 
 
Removal of ironmongery 
 
066  Remove surface fixed ironmongery, fittings and door/window furniture (except hinges) before painting and 
refix them on completion. 
 
 
Radiators 
 
067  Take down radiators to allow the proper decoration of the surfaces behind. Refit the radiators and refill the 
systems including inhibitor and balance if required. 
 
 
Protection of furniture 
 
068  Protect all furniture and fittings, use dust sheets and remove items such as curtains before commencing the 
Works. Rehang or reinstate on completion of the Works. 
 
Protection: 
 
069  Adequately protect both internal and external surfaces which are not to be coated, by covering with dust 
sheets or other suitable materials. Exhibit 'Wet paint' signs and provide barriers where necessary to prevent 
damage to freshly applied coatings. 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 134 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
Concealed Joinery Surfaces
 
070  Where one or more additional coats are specified to be applied in the factory, they must be applied to all 
surfaces, including those which will be concealed when incorporated into the building. 
 
Painting Existing Concrete: 
 
071  Preparation: - Remove surface salts and other loose material with stiff brush. Leave for 48 hours and repeat 
process if necessary. Apply one coat of fungicide solution and leave for 72 hours, apply one coat proprietary 
sealer/primer, carefully remove all loose or defective areas of coating to a firm edge. Thoroughly clean by 
wiping down with white spirit or washing with water containing detergent. Remove heavy deposits of oil, 
grease, etc. with a suitable proprietary cleaning solution, sand down surfaces while still wet to provide a key, 
rinse off and allow to dry, patch prime as specified. fill joints, cracks, holes and other depressions with filler 
worked well in and finished off flush with surface. Sand smooth and remove dust, apply additional coats to 
areas where paint has been removed to restore the original coating thickness (Bring forward). Sand down 
junctions to give a flush surface. 
 
Apply initial coat of exterior quality water based masonry paint and one finishing coat of exterior quality 
water based masonry paint. 
 
Painting New Concrete: 
 
072  Preparation: - Remove surface salts and other loose material with stiff brush. Leave for 48 hours and repeat 
process if necessary. Apply one coat of fungicide solution and leave for 72 hours, apply one coat proprietary 
sealer/primer,  apply  one  coat  of  exterior  quality  water  based  masonry  paint  thinned  as  necessary  in 
accordance with the manufacturer’s technical data sheet. Sand down junctions to give a flush surface. 
 
Apply initial coat of exterior quality water based masonry paint and one finishing coat of exterior quality 
water based masonry paint. 
 
Painting Existing Render: 
 
073  Preparation: Take back to a firm edge all areas of poorly adhering or defective coatings. Remove all loose or 
powdery material by vigorously brushing down with suitable stiff brushes and dust off.  Where appropriate 
on smooth surfaces, rub down sound areas to produce the necessary key for good adhesion and dust off.  
Cut  out  and  make  good  all  cracks,  holes,  open  joints  and  other  imperfections  etc.,  with  an  approved 
proprietary  filler,  rub  down  smooth  and  dust  off.  Prime  all  sound  bare  areas  exposed  by  the  removal  of 
coatings with one coat of exterior quality water based masonry paint, thinned as necessary in accordance 
with the manufacturer’s technical data sheet.  Apply stabilising primer to all areas.  Bring forward all areas 
which during preparation were taken back to bare substrate or disfigured/exposed by the removal of the 
previous coating with one coat of exterior quality water based masonry paint of the selected shade. 
 
Apply initial coat of exterior quality water based masonry paint and one finishing coat of exterior quality water 
based masonry paint. 
 
Painting New Render: 
 
074  Preparation: Thoroughly clean down to remove all surface contamination, mortar splashes, nibs etc. Allow to 
fully dry.  Cut out and make good all cracks, holes, open joints and other imperfections etc., with an approved 
proprietary filler, rub down smooth and dust off. Apply one coat of exterior quality water based masonry 
paint, thinned as necessary in accordance with the manufacturer’s technical data sheet. . 
 
Apply initial coat of exterior quality water based masonry paint and one finishing coat of exterior quality 
water based masonry paint. 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 135 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
Painting Existing Concrete / Render with Anti-Graffiti Paint: 
 
075  Preparation: Carefully remove all loose or defective areas of coating to a firm edge. Thoroughly clean by 
wiping down with white spirit or washing with water containing detergent. Remove heavy deposits of oil, 
grease, etc. with a suitable proprietary cleaning solution. - Sand down surfaces while still wet to provide a 
key. Rinse off and allow to dry, patch prime as specified, fill joints, cracks, holes and other depressions with 
filler worked well in and finished off flush with surface. Sand smooth and remove dust. Apply additional coats 
to areas where paint has been removed to restore the original coating thickness (Bring forward). Sand down 
junctions to give a flush surface. 
 
Apply initial coat of two pack water based epoxy anti-graffiti paint and one finishing coat of two pack water 
based epoxy anti-graffiti paint. 
 
Painting New Concrete / Render with Anti-Graffiti Paint: 
 
076  Preparation: Remove surface salts and other loose material with stiff brush. Leave for 48 hours and repeat 
process if necessary. Apply one coat of fungicide solution and leave for 72 hours, fill joints, cracks, holes and 
other depressions with filler worked well in and finished off flush with surface. Sand smooth and remove 
dust. Apply one coat proprietary sealer/primer. Sand down junctions to give a flush surface. 
 
Apply initial coat of two pack water based epoxy anti-graffiti paint and one finishing coat of two pack water 
based epoxy anti-graffiti paint. 
 
Painting Existing Coated Brickwork/Blockwork: 
 
077  Preparation: Carefully remove all loose or defective areas of coating to a firm edge. Thoroughly clean by 
wiping down with white spirit or washing with water containing detergent. Remove heavy deposits of oil, 
grease, etc. with a suitable proprietary cleaning solution. Sand down surfaces while still wet to provide a key. 
Rinse off and allow to dry, patch prime as specified. Fill joints, cracks, holes and other depressions with filler 
worked well in and finished off flush with surface. Sand smooth and remove dust. Apply additional coats to 
areas where paint has been removed to restore the original coating thickness (Bring forward). Sand down 
junctions to give a flush surface.  
 
Apply one initial coat of exterior quality Pliolite based masonry paint, and one finishing coat of exterior quality 
Pliolite based masonry paint. 
 
Painting New Brickwork/Blockwork: 
 
078  Preparation: Carefully remove all loose mortar etc. Thoroughly clean by wiping down with white spirit or 
washing with water containing detergent. New brickwork/blockwork: Remove surface salts and other loose 
material with stiff brush. Leave for 48 hours and repeat process if necessary. Apply one coat of exterior 
quality Pliolite based masonry paint thinned as necessary in accordance with the manufacturer’s technical 
data sheet. Sand down junctions to give a flush surface. 
 
Apply one initial coat of exterior quality Pliolite based masonry paint, and one finishing coat of exterior quality 
Pliolite based masonry paint. 
 
Painting Existing Plaster – Oil based Paint: 
 
079  Preparation: Remove dirt and surface deposit with a stiff brush and rub down to remove nibs, trowel marks, 
plaster and paint splashes. Widen cracks sufficiently to receive proprietary filler. Brush cracks to remove any 
loose  plaster  and  fill  with  proprietary  filler  and  rub  flush  with  surface.  Apply  one  coat  proprietary 
primer/sealer. 
 
Apply one initial coat of oil based vapour barrier paint and one finishing coat of oil based vapour barrier paint. 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 136 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
Painting New Plaster – Oil based Paint: 
 
080  Preparation: Lightly rub over-trowelled glossy plaster with worn abrasive paper. Fill all depressions, holes 
and cracks and lightly rub down flush with surface, apply one coat proprietary sealer/primer. 
 
Apply one initial coat of oil based vapour barrier paint and one finishing coat of oil based vapour barrier paint. 
 
Painting Existing Plaster – Emulsion Paint: 
 
081  Preparation:  -  Remove  dirt  and  surface  deposits  with  a  stiff  brush.  Widen  cracks  sufficiently  to  receive 
proprietary filler. Brush cracks to remove any loose plaster and fill with proprietary filler and rub flush with 
surface. Rub down to remove nibs, trowel marks and plaster and paint splashes, lightly rub over-trowelled 
glossy plaster with worn abrasive paper, fill all depressions, holes and cracks and lightly rub down flush with 
surface, apply one coat proprietary sealer/primer. 
 
Apply two finishing coats of emulsion paint. 
 
Painting New Plaster – Emulsion Paint: 
 
082  Preparation: - Remove dirt and surface deposits with a stiff brush. Rub down to remove nibs, trowel marks 
and plaster splashes, lightly rub over-trowelled glossy plaster with worn abrasive paper, fill all depressions, 
holes and cracks and lightly rub down flush with surface, apply one coat proprietary sealer/primer, apply one 
coat of emulsion paint thinned as necessary in accordance with the manufacturer’s technical data sheet. 
 
Apply two finishing coats of emulsion paint. 
 
 
Painting Existing Plaster – Eggshell Paint 
 
083  Preparation:  Thoroughly  clean  down  the  surfaces  to  remove  all  dirt,  grease  and  surface  contaminants.  
Carefully scrape back to a firm edge all areas of poorly adhering or defective coatings.  Powdery and friable 
surface coatings are to be completely removed by scraping, brushing and washing.  Allow the surface to fully 
dry before proceeding.  Where appropriate rub down sound areas to produce the necessary key for good 
adhesion  and  feather  broken  edges  of  existing  coating.    Dust  off.    Make  good  holes,  cracks  and  other 
imperfections with an approved proprietary filler, rub down and dust off. 
 
 
Initial  coats:  Prime  all  sound  bare  areas  with  one  coat  of  eggshell  paint  thinned  in  accordance  with  the 
manufacturer’s technical data sheet. 
 
 
Apply two finishing coats of eggshell paint. 
 
 
Painting New Plaster – Eggshell Paint 
 
084  Preparation: Remove dirt and surface deposits with a stiff brush. Rub down to remove nibs, trowel marks 
and plaster splashes, lightly rub over-trowelled glossy plaster with worn abrasive paper, fill all depressions, 
holes and cracks and lightly rub down flush with surface, apply one coat proprietary sealer/primer, apply one 
coat of eggshell paint thinned in accordance with the manufacturer’s technical data sheet. 
 
 
Apply two finishing coats of eggshell paint. 
 
 
Painting Existing Plaster – Vinyl Matt Paint 
 
085  Preparation:  Thoroughly  clean  down  the  surfaces  to  remove  all  dirt,  grease  and  surface  contaminants.  
Carefully scrape back to a firm edge all areas of poorly adhering or defective coatings.  Powdery and friable 
surface coatings are to be completely removed by scraping, brushing and washing.  Allow the surface to fully 
dry before proceeding.  Where appropriate rub down sound areas to produce the necessary key for good 
adhesion  and  feather  broken  edges  of  existing  coating.    Dust  off.    Make  good  holes,  cracks  and  other 
imperfections with an approved proprietary filler, rub down and dust off. 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 137 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
Initial coats: Prime all sound bare areas with one coat of vinyl matt paint thinned in accordance with the 
manufacturer’s technical data sheet. 
 
 
Apply two finishing coats of vinyl matt paint. 
 
 
Painting New Plaster – Vinyl Matt Paint 
 
086  Preparation: Remove dirt and surface deposits with a stiff brush. Rub down to remove nibs, trowel marks 
and plaster splashes, lightly rub over-trowelled glossy plaster with worn abrasive paper, fill all depressions, 
holes and cracks and lightly rub down flush with surface, apply one coat proprietary sealer/primer, apply one 
coat of vinyl matt paint thinned in accordance with the manufacturer’s technical data sheet. 
 
 
 
Apply two finishing coats of vinyl matt paint. 
 
 
Painting Existing Painted Internal Surfaces – Anti Graffiti Paint 
Preparation:  Remove  existing  graffiti  with  an  approved  appropriate  graffiti  removal  system,  thoroughly  clean 
down the surfaces to remove all dirt, grease and surface contaminants.  Carefully scrape back to a firm edge 
all areas of poorly adhering or defective coatings.  Powdery and friable surface coatings are to be completely 
removed  by  scraping,  brushing  and  washing.    Allow  the  surface  to  fully  dry  before  proceeding.    Where 
appropriate rub down sound areas to produce the necessary key for good adhesion and feather broken edges 
of existing coating.  Dust off.  Make good holes, cracks and other imperfections with an approved proprietary 
filler, rub down and dust off.  
 
    Prime all sound bare areas with one coat of anti graffiti paint sealer, bring forward sealed areas with anti 
graffiti paint primer, apply two finishing coats of anti-graffiti paint. 
 
    Painting Internal Surfaces – Anti Graffiti Paint 
Preparation:  Thoroughly  clean  down  the  surfaces  to  remove  all  dirt,  grease  and  surface  contaminants.  
Powdery  and  friable  surface  coatings  are  to  be  completely  removed  by  scraping,  brushing  and  washing.  
Allow the surface to fully dry before proceeding.  Where appropriate rub down sound areas to produce the 
necessary key for good adhesion and feather broken edges of existing coating.  Dust off.  Make good holes, 
cracks and other imperfections with an approved proprietary filler, rub down and dust off.  
 
    Prime all sound bare areas with one coat of anti graffiti paint sealer, bring forward sealed areas with anti 
graffiti paint primer, apply two finishing coats of anti-graffiti paint. 
 
 
Painting Existing Painted Internal Surfaces – Class “O” or “1” Fire Retardant Finish 
 
089  Preparation: Remove existing graffiti with an approved appropriate graffiti removal system, thoroughly clean 
down the surfaces to remove all dirt, grease and surface contaminants.  Carefully scrape back to a firm edge 
all areas of poorly adhering or defective coatings.  Powdery and friable surface coatings are to be completely 
removed  by  scraping,  brushing  and  washing.    Allow  the  surface  to  fully  dry  before  proceeding.    Where 
appropriate rub down sound areas to produce the necessary key for good adhesion and feather broken edges 
of existing coating.  Dust off.  Make good holes, cracks and other imperfections with an approved proprietary 
filler, rub down and dust off. Seal marks or suspect areas and surfaces that remain powdery and friable after 
thorough preparation with one coat of stain blocker 
 
    Finishing system: Apply three coats of Class “O” or Class “1”as instructed by the Client fire retardant basecoat 
applied  strictly  in  accordance  with  the  manufacturer’s  technical  data  sheet.  Apply  two  finishing  coats  of 
eggshell paint 
 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 138 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
Painting New Internal Surfaces – Class “O” or “1”Fire Retardant Finish 
 
090  Preparation: Thoroughly clean down the surfaces to remove all dirt, grease and surface contaminants. Allow 
the  surface  to  fully  dry  before  proceeding.    Where  appropriate  rub  down  sound  areas  to  produce  the 
necessary  key  for  good  adhesion.    Dust  off.    Make  good  holes,  cracks  and  other  imperfections  with  an 
approved proprietary filler, rub down and dust off. 
 
    Finishing system: Apply three coats of Class “O” or Class “1” as instructed by the Client fire retardant basecoat 
applied  strictly  in  accordance  with  the  manufacturer’s  technical  data  sheet.  Apply  two  finishing  coats  of 
eggshell paint. 
 
 
Painting Previously Painted Internal Metal– Gloss Paint 
 
091  Preparation: Thoroughly clean down to remove all surface contamination.  Carefully scrape back to a firm 
edge all areas of damaged paint coatings.  Scrape and wire brush corroded steel to produce a clean metal 
surface.  Rub down with a suitable abrasive and dust off.  All surfaces should be prepared to the minimum 
standard recommended in BS 7079:2009 at the time of coating. Prime all bare metal with two coats of zinc 
phosphate primer, applied in accordance with the manufacturer’s technical data sheet. Bring forward primed 
areas with one coat of undercoat. 
 
 
Apply two finishing coats of 8 years all weather protection metal gloss finish paint, applied in accordance 
with the manufacturer’s technical data sheet. 
 
 
Painting New Internal Metal– Gloss Paint 
 
092  Preparation: Thoroughly clean down to remove all surface contamination. Rub down with a suitable abrasive 
and dust off.  All surfaces should be prepared to the minimum standard recommended in BS 7079:2009 at 
the time of coating at the time of coating. Prime all metal with two coats of zinc phosphate primer, applied 
in accordance with the manufacturer’s technical data sheet. Apply one coat of undercoat. 
 
 
Apply two finishing coats of 8 years all weather protection metal gloss finish paint, applied in accordance 
with the manufacturer’s technical data sheet. 
 
Painting Previously Painted External Metal– Gloss Paint 
093  Preparation: Thoroughly clean down to remove all surface contamination.  Carefully scrape back to a firm 
edge all areas of damaged paint coatings.  Scrape and wire brush corroded steel to produce a clean metal 
surface.  Rub down with a suitable abrasive and dust off.  All surfaces should be prepared to a minimum 
standard recommended in BS 7079:2009 at the time of coating. Prime all bare metal with two coats of zinc 
phosphate primer or other equal approved, applied in accordance with the manufacturer’s technical data 
sheet.  Bring forward primed areas with one coat of undercoat. 
 
 
Apply two finishing coats of 8 years all weather protection metal gloss finish paint, applied in accordance 
with the manufacturer’s technical data sheet 
 
 
Painting New External Metal– Gloss Paint 
 
094  Preparation: Thoroughly clean down to remove all surface contamination. Rub down with a suitable abrasive 
and dust off.  All surfaces should be prepared to the minimum standard recommended in BS 7079:2009 at 
the time of coating at the time of coating. Prime all metal with two coats of zinc phosphate primer, applied 
in accordance with the manufacturer’s technical data sheet. Apply one coat of undercoat. 
 
 
 
Apply two finishing coats of 8 years all weather protection metal gloss finish paint, applied in accordance 
with the manufacturer’s technical data sheet. 
 
 
Painting Galvanised Steel – Gloss Paint 
 
095  Preparation: Wash with white spirit to remove dirt and grease then wash with mild detergent solution and 
rinse off with clean water. Pretreat with mordant solution. Retreat non-blackened areas to achieve blackening 
of whole of surface. If galvanizing is defective obtain instructions before proceeding. 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 139 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
Apply one coat zinc phosphate primer, apply one coat of undercoat. 
 
Apply two finishing coats of 8 years all weather protection metal gloss finish paint, applied in accordance 
with the manufacturer’s technical data sheet. 
 
Painting Previously Painted Internal Timber – Gloss Oil Paint 
 

096  Preparation: Carefully scrape back to a firm edge all areas of poorly adhering or defective coatings. Rub 
down to feather broken edges of existing coating and dust off.  Wash down the surfaces with soap and 
water, detergent solution or suitable solvent to remove all dirt, grease and surface contaminants.  Whilst 
wet, rub down the surfaces with a suitable abrasive, taking care to avoid exposing timber on sharp edges.  
Finally rinse down and allow to dry.  Make good all nail holes, open joints and open grain etc with an approved 
proprietary filler, rub down smooth and dust off. Apply two thin coats of knotting solution to all knots and 
resinous areas and allow to harden. Spot prime any bare metal, metal fixings, nail heads etc., with one coat 
of metal primer; prime all bare areas and areas exposed by the removal of coatings with one coat of wood 
primer, thinned as manufacturer’s technical data sheet. 
 
 
Apply one coat of oil based undercoat and one finishing coat of gloss oil based paint.  
 
 
Painting Previously Painted Internal Timber – Gloss Water Based Paint 
 
097  Preparation: Carefully scrape back to a firm edge all areas of poorly adhering or defective coatings. Rub 
down to feather broken edges of existing coating and dust off.  Wash down the surfaces with soap and 
water, detergent solution or suitable solvent to remove all dirt, grease and surface contaminants.  Whilst 
wet, rub down the surfaces with a suitable abrasive, taking care to avoid exposing timber on sharp edges.  
Finally rinse down and allow to dry.  Make good all  nail holes, open  joints and open grain etc., with an 
approved proprietary filler, rub down smooth and dust off. Apply two thin coats of knotting solution to al  
knots and resinous areas and allow to harden. Spot prime any bare metal, metal fixings, nail heads etc., with 
one coat of metal primer; prime all bare areas and areas exposed by the removal of coatings with one coat 
of wood primer, thinned as manufacturer’s technical data sheet. 
 
 
Apply one coat of water based undercoat and one finishing coat of gloss water based paint.  
 
 
Painting New Internal Timber – Gloss Oil Paint 
 
098  Preparation: Wash down the surfaces with soap and water, detergent solution or suitable solvent to remove 
all dirt, grease and surface contaminants.  Whilst wet, rub down the surfaces with a suitable abrasive. Finally 
rinse down and allow to dry.  Make good all nail holes, open joints and open grain etc with an approved 
proprietary filler, rub down smooth and dust off. Apply two thin coats of knotting solution to all knots and 
resinous areas and allow to harden. Spot prime any bare metal, metal fixings, nail heads etc., with one coat 
of metal primer; apply one coat of wood primer. 
 
 
Apply one coat of oil based undercoat and one finishing coat of gloss oil based paint.  
 
 
Painting New Internal Timber – Gloss Water Based Paint 
 
099  Preparation: Wash down the surfaces with soap and water, detergent solution or suitable solvent to remove 
all dirt, grease and surface contaminants.  Whilst wet, rub down the surfaces with a suitable abrasive. Finally 
rinse down and allow to dry.  Make good all nail holes, open joints and open grain etc with an approved 
proprietary filler, rub down smooth and dust off. Apply two thin coats of knotting solution to all knots and 
resinous areas and allow to harden. Spot prime any bare metal, metal fixings, nail heads etc., with one coat 
of metal primer; apply one coat of wood primer. 
 
 
Apply one coat of water based undercoat and one finishing coat of gloss water based paint.  
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 140 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
Painting Previously Painted External Timber – Exterior Quality Gloss Paint 
 
100  Preparation: Thoroughly clean down surfaces to remove all dirt, grease and surface contaminants. Remove 
all  areas  of  blistered,  poorly  adhering  or  defective  coatings.  Where  flaking  has  occurred  or  coatings  are 
defective, the entire member or section must be stripped back to the nearest joint.  Open up all joints which 
are not tight fitting and rake out thoroughly.  Rub down to feather broken edges of existing coating and dust 
off.  Abrade the surfaces in the direction of the grain to remove any grey denatured timber and raised grain, 
round all sharp edges. Make good all cracks, nail holes, open joints and open grain etc., with an approved 
proprietary filler, rub down smooth and dust off. Apply two thin coats of knotting to all knots and resinous 
areas and allow to harden. Spot prime any bare metal, metal fixings, nail heads etc., with one coat of metal 
primer.  Prime  all  bare  areas  and  areas  exposed  by  the  removal  of  coatings  with  one  coat  of  exterior 
preservative primer. Bring forward all primed and/or filled areas to match existing with one coat of 8 years 
all weather protection exterior flexible undercoat of appropriate shade. 
 
 
Apply  one  coat  of  8  year  all  weather  protection  water  based  undercoats  of  appropriate  shade,  and  one 
finishing coat of 8 year all weather protection exterior high gloss paint. 
 
 
Painting New External Timber – Exterior Quality Gloss Paint 
 
101  Preparation: Thoroughly clean down surfaces to remove all dirt, grease and surface contaminants.  Abrade 
the surfaces in the direction of the grain to remove any grey denatured timber and raised grain, round all 
sharp edges. Make good all cracks, nail holes, open joints and open grain etc., with an approved proprietary 
filler, rub down smooth and dust off. Apply two thin coats of knotting to all knots and resinous areas and 
allow to harden. Spot prime any bare metal, metal fixings, nail heads etc., with one coat of metal primer. 
Apply one coat of exterior preservative primer.  
 
 
Apply  one  coat  of  8  year  all  weather  protection  water  based  undercoats  of  appropriate  shade,  and  two 
finishing coats of 8 year all weather protection exterior high gloss paint. 
 
 
Preparation: Carefully scrape back to a firm edge all areas of poorly adhering or defective coatings. Rub 
down to feather broken edges of existing coating and dust off.  Wash down the  surfaces with soap and 
water, detergent solution or suitable solvent to remove all dirt, grease and surface contaminants.  Whilst 
wet, rub down the surfaces with a suitable abrasive.  Finally rinse down and allow to dry. Prime all bare areas 
with two coats of gloss paint, thinned as manufacturer’s technical data sheet.  Bring forward all primed areas 
with one coat of gloss paint. 
 
 
Apply one finishing coat of gloss paint. 
 
103  Preparation  and  making  good:  Carefully  scrape  back  to  a  firm  edge  all  areas  of  poorly  adhering  or 
defective coatings. Rub down to feather broken edges of existing coating and dust off.  Wash down the 
surfaces with soap and water, detergent solution or suitable solvent to remove all dirt, grease and surface 
contaminants.  Whilst wet, rub down the surfaces with a suitable abrasive.  Finally rinse down and allow to 
dry.  Prime  all  bare  areas  with  two  coats  of  8  year  all  weather  protection  exterior  gloss,  thinned  as 
manufacturer’s Technical data sheet. Bring forward  all  primed areas with one coat of 8 year all weather 
protection exterior gloss. 
 
 
Apply one finishing coat of 8 year all weather protection exterior gloss paint. 
 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 141 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
Previously Woodstained Internal Timber – Decorative Protection 
 
Preparation: Carefully scrape back to a firm edge all areas of poorly adhering or defective coatings. Rub down to 
feather  broken  edges  of  existing  coating  and  dust  off.    Wash  down  the  surfaces  with  soap  and  water, 
detergent solution or suitable solvent to remove all dirt, grease and surface contaminants.  Whilst wet, rub 
down the surfaces with a suitable abrasive, taking care to avoid exposing timber on sharp edges.  Finally 
rinse down and allow to dry.  Make good all nail holes, open joints and open grain etc., with an approved 
proprietary filler, rub down smooth and dust off. Touch in any bare areas with one coat of decorative wood 
stain of appropriate shade, thinned as manufacturer’s technical data sheet. 
 
 
Apply two finishing coats of decorative wood stain of selected shade, apply stain in flowing coats, redistribute 
excess material by brushing before stain has set, allow not less than 24 hours between coats. 
 
 
New Internal Timber – Decorative Protection 
 
Preparation: Wash down the surfaces with soap and water, detergent solution or suitable solvent to remove all dirt, 
grease and surface contaminants. Rinse down and allow to dry.  Make good all nail holes, open joints and 
open  grain  etc.,  with  an  approved  proprietary  filler,  rub  down  smooth  and  dust  off.  Apply  one  coat  of 
decorative wood stain of appropriate shade, thinned as manufacturer’s technical data sheet. 
 
 
Apply two finishing coats of decorative wood stain of selected shade, apply stain in flowing coats, redistribute 
excess material by brushing before stain has set, allow not less than 24 hours between coats. 
 
 
Previously Opaque Woodstained External Timber – Decorative Protection 
 
106  Preparation: Thoroughly clean down surfaces to remove all dirt, grease and surface contaminants. Remove 
all  areas  of  blistered,  poorly  adhering  or  defective  coatings.  Where  flaking  has  occurred  or  coatings  are 
defective, the entire member or section must be stripped back to the nearest joint.  Open up all joints which 
are not tight fitting and rake out thoroughly.  Rub down to feather broken edges of existing coating and dust 
off.  Abrade the surfaces in the direction of the grain to remove any grey denatured timber and raised grain, 
round all sharp edges. Make good all cracks, nail holes, open joints and open grain etc., with an approved 
proprietary stopper/filler designed for use with a woodstain system, rub down smooth and dust off. Apply 
two thin coats of knotting solution to all knots and resinous areas and allow to harden. Prime all sound bare 
areas and areas exposed by the removal of coatings with one coat of 8year all weather preservative basecoat. 
If required, touch in any primed areas with 8 year all weather protection stain to match the surrounding 
timber for colour and build.  Allow to dry. 
 
 
Apply two finishing coats of opaque 8 year all weather protection wood stain of selected shade, apply stain 
in flowing coats, redistribute excess material by brushing before stain has set, allow not less than 24 hours 
between coats. 
 
 
Opaque Woodstained New External Timber – Decorative Protection 
 
107  Preparation: Thoroughly clean down surfaces to remove all dirt, grease and surface contaminants. Abrade 
the surfaces in the direction of the grain to remove any grey denatured timber and raised grain, round all 
sharp edges. Make good all cracks, nail holes, open joints and open grain etc., with an approved proprietary 
stopper/filler designed for use with a woodstain system, rub down smooth and dust off. Apply two thin coats 
of knotting solution to all knots and resinous areas and allow to harden. Apply one coat of 8 year all weather 
preservative basecoat. 
 
 
Apply three finishing coats of opaque 8 year all weather protection wood stain of selected shade, apply stain 
in flowing coats, redistribute excess material by brushing before stain has set, allow not less than 24 hours 
between coats. 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 142 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
Previously Transparent Woodstained External Timber – Decorative Protection 
 
108  Preparation: Thoroughly clean down surfaces to remove all dirt, grease and surface contaminants. Remove 
all  areas  of  blistered,  poorly  adhering  or  defective  coatings.  Where  flaking  has  occurred  or  coatings  are 
defective, the entire member or section must be stripped back to the nearest joint.  Open up all joints which 
are not tight fitting and rake out thoroughly.  Rub down to feather broken edges of existing coating and dust 
off.  Abrade the surfaces in the direction of the grain to remove any grey denatured timber and raised grain, 
round all sharp edges. Make good all cracks, nail holes, open joints and open grain etc., with an approved 
proprietary stopper/filler designed for use with a woodstain system, rub down smooth and dust off. Apply 
two thin coats of knotting solution to all knots and resinous areas and allow to harden. Prime all sound bare 
areas  and  areas  exposed  by  the  removal  of  coatings  with  one  coat  of  8  year  all  weather  preservative 
basecoat.  If  required,  touch  in  any  primed  areas  with  8  year  all  weather  protection  stain  to  match  the 
surrounding timber for colour and build.  Allow to dry. 
 
 
Apply two finishing coats of transparent 8 year all weather protection wood stain of selected shade, apply 
stain in flowing coats, redistribute excess material by brushing before stain has set, allow not less than 24 
hours between coats. 
 
 
Transparent Woodstained New External Timber – Decorative Protection 
 
109  Preparation: Thoroughly clean down surfaces to remove all dirt, grease and surface contaminants. Abrade 
the surfaces in the direction of the grain to remove any grey denatured timber and raised grain, round all 
sharp edges. Make good all cracks, nail holes, open joints and open grain etc., with an approved proprietary 
stopper/filler designed for use with a woodstain system, rub down smooth and dust off. Apply two thin coats 
of knotting solution to all knots and resinous areas and allow to harden. Apply one coat of 8 year all weather 
preservative basecoat.  
 
 
Apply three finishing coats of transparent 8 year all weather protection wood stain of selected shade, apply 
stain in flowing coats, redistribute excess material by brushing before stain has set, allow not less than 24 
hours between coats. 
 
 
Previously Varnished Internal Timber – Polyurethane Varnish 
 
110  Preparation: and making good: Carefully scrape back to a firm edge all areas of poorly adhering or defective 
coatings. Rub down to feather broken edges of existing coating and dust off.  Wash down the surfaces with 
soap and water, detergent solution or suitable solvent to remove all dirt, grease and surface contaminants.  
Whilst wet, rub down the surfaces with a suitable abrasive, taking care to avoid exposing timber on sharp 
edges.  Finally rinse down and allow to dry.  Make good all nail holes, open joints and open grain etc with 
an approved proprietary filler, rub down smooth and dust off. Touch in any bare areas with one coat of 
interior polyurethane varnish or other equal approved, thinned as manufacturer’s technical data sheet. 
 
 
Apply  two  finishing  coats  of  gloss,  satin  or  matt  interior  polyurethane  varnish  as  specified,  brush  well  in 
avoiding aeration and layoff, rub down lightly between coats along the grain. 
 
 
Previously Preservative Treated Sawn Timber; External 
 
111  Preparation: Brush down to remove loose fibres, grey denatured timber and poorly adhering or defective 
coatings. Thoroughly clean down the surfaces with soap and water, detergent solution or suitable solvent to 
remove all dirt, grease and surface contaminants.  Rinse with clean water and allow to dry.  Surfaces which 
are contaminated with mould and/or vegetable growths should be scraped and treated with an appropriate 
fungicidal  wash  applied  strictly  in  accordance  with  the  manufacturer’s  technical  data  sheet.    Ensure  al  
surfaces are completely dry. Apply two thin coats of knotting solution to all knots and resinous areas and 
allow to dry.  Spot prime all knots and bare areas with two coats of coloured timber preservative primer. 
 
 
Apply one or two (as specified by Client) finishing coats of opaque fencing timber preservative of selected 
shade. 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 143 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
Preservative Treated New Sawn Timber; External 
 
112  Preparation:  Brush  down  to  remove  loose  fibres  and  grey  denatured  timber  Thoroughly  clean  down  the 
surfaces with soap and water, detergent solution or suitable solvent to remove all dirt, grease and surface 
contaminants.  Rinse with clean water and allow to dry.  Apply two thin coats of knotting solution to all knots 
and resinous areas and allow to dry.  Spot prime all knots and bare areas with two coats of coloured timber 
preservative primer. 
 
 
Apply two finishing coats of opaque fencing timber preservative of selected shade. 
 
 
Stripping Wallpaper: 
 
113  Strip wall paper, lining paper, etc., clear away debris, remove dirt and surface deposits with a stiff brush, rub 
down  to  remove  trowel  marks,  plaster  and  paint  splashes.  Lightly  rub  glossy  plaster  with  worn  abrasive 
paper. - Fill all depressions, holes and cracks with suitable filler and lightly rub down flush with surface. 
 
 
Vinyl Covered Backgrounds:  
 
114  Where these are to be stripped, the paper backing may be retained as a lining if in good condition and firmly 
adhering. Stick down any lifting edges and corners. 
 
 
Treatment of Organic Growths: 
 
115  Remove all loose growths and infected coatings/ decorations. Apply appropriate biocidal solution to growth 
areas and surrounding surfaces. Scrape or brush off all dead growth. Remove infected materials immediately 
to ensure that no other areas become infected. Apply appropriate residual effect biocidal solution to inhibit 
re-establishment of growths. Biocides must be approved and registered by the Health and Safety Executive 
(HSE) and listed as surface biocides. 
 
 
Hanging Wallpaper, Lining Paper etc., Generally: 
 
116  All joints must be truly vertical and/or horizontal, straight and fully adhered with edges neatly cut to ceilings 
and skirtings. Finished coverings must be securely adhered, smooth and free of air bubbles, wrinkles, gaps, 
tears, adhesive marks and stains. 
 
 
Sizing: 
 
117  Where specified size surfaces with a solution of wallpaper paste diluted in accordance with the manufacturers 
technical data sheet. 
 
 
Lining Paper: 
 
118  Apply size to BS 3357 to walls and hang lining paper with adhesive to BS 3046 with butt joints and turn all 
edges. When not specified otherwise, select type and weight to suit covering and background. Hang lengths 
with butt joints; do not overlap. Hang lengths transversely to direction of covering. Leave to dry for 24 hours 
before hanging covering. 
 
 
Adhesive:  
 
119  When not specified otherwise, type to be as recommended by the covering manufacturer or, in the absence 
of  such  recommendation,  type  to  be  approved.  Adhesives  to  contain  a  fungicide  and  be  made  up  in 
accordance with the manufacturer’s technical data sheet. 
 
 
Coverings: 
 
120  Self edged coverings to be trimmed to a true straight edge before hanging, unless manufacturer recommends 
overlap joints. Hang wall coverings vertically unless specified otherwise.  Hang ceiling coverings parallel to 
the main window wall unless specified otherwise.  Isolate any metallic foil/fabric coverings from electrical 
contact. 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 144 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
Joints in Coverings: 
 
121  Hang lengths with neat butt joints generally with the patterns matching where applicable. Hang lengths with 
neat overlapped joints only when permitted by the covering manufacturer where butt joints are impractical. 
 
 
Hang lengths in one piece generally. Cross joints are only permitted where single lengths are impractical. 
 
 
Joints in Coverings - Overlapped and Cut: 
 
122  Hang lengths with neat overlapped joints. Cut through when stable to a true straight edge, without damaging 
the background, and bond joints. Hang lengths in one piece generally. Cross joints are only permitted where 
single lengths are impractical. 
 
 
Shading: 
 
123  Use lengths in the sequence they are cut from the roll. Check each length for colour and pattern match 
before hanging.  
 
 
Do not reverse alternate lengths unless recommended by the covering manufacturer. 
 
 
Check  for  shade  variation  after  hanging  the  first  three  lengths.  Inform  the  Client  Representative  of  any 
variation before proceeding. 
 
 
Client’s current manufacturers/suppliers/products 
 
124  Ensure all Materials are compatible with and standardised to the Client’s current products specified in the 
table below (listed by manufacturers, suppliers and/or brand names). 
 
Product 
Brand name 
Manufacturer’s details 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
[complete table as appropriate] 
 
 
 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 145 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

GLAZING 
 
 
 

Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 146 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
GLAZING 
 
 

MATERIALS 
 
 
Glass 
 
001  Clear float, obscured pattern and Georgian wired glass shall comply with BS 952-1:1995 
 
002  Laminated safety, toughened glass and polycarbonate sheet shall comply with the requirements of BS EN 
12600 
 
003  Laminated safety glass shall comply with and meet the requirements of BS 6206:1981 
 
004  Laminated safety glass shall comply with and meet the requirements of BS EN ISO 12543:2011 
 
005  Panes to be accurately and squarely cut, with clean, undisfigured, free from all specks, bubbles, bladders and 
all other defects, and having undamaged edges and surfaces, to suit the sizes of the openings. Dimensions 
of edge cover and clearance, positions and materials of distance pieces, setting and location blocks to be to 
BS 6262:2005 and glass and sealant manufacturer’s recommendations.  
 
006  For clear float glass, use 'ordinary glazing quality'. 
 
007  For obscure/patterned glass, use clear cast glass either to match the existing glass or of a pattern Approved 
by the Client. 
 
008  For polished plate glass, use 'glass for glazing quality'. 
 
009  For wired glass, use Georgian wired cast or Georgian wired polished plate glass, as specified.  Ensure the 
wire extends to the edges of the glass and is free from rust. Cut Georgian wired glass to ensure that any 
edge is parallel to the alignment of the wires. Care to be taken to ensure that the wires in adjacent panes 
line up either horizontally or vertically. 
 
 
Double and triple glazed units 
 
010  Ensure flat dual/hermetically sealed double glazing units are manufactured using low-E coating on inner face 
s and have a minimum 5 (five) year guarantee. Provide details of the guarantee to the Client. Units to comply 
with BS EN 1279-1:2004, with units to be clearly marked on at least one section, the spacer bar with the BS 
kitemark  or  equivalent  European  standard  or  compliance  with  BS  EN  1279-5:2005+A2:2010,  the 
manufacturer’s name and number and the date of manufacture, to the month. All units to have argon gas 
filling. 
 
 
Secure double glazed units into rebates with double-sided PVC foam closed cell high density security glazing 
to PAS 24:2012. 
 
Install units in accordance with BS EN 572-2:2012, BS 6262:2005, BS 8000-0:2014, the glass and Glazing 
Federation Glazing Manual or European equivalents. 
 
 
Putty 
 
011  For glazing to wood use timber slips and sealants.  
 
012  On timber windows the bottom slip shall be a proprietary drained aluminium bead complete with end caps 
and spacers.use linseed oil putty or equivalent. 
 
 
Intumescent mastic 
 
013  Ensure mastic to fire doors/windows is of a type of fire protection sealant Approved by the Client. 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 147 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
Plastic Protection Channels: 
 
014  Preformed proprietary protection channel are to suit particular glass thickness, and fitted securely to bottom 
edge of glass. 
 
 
Condensation Channels: 
 
015  Proprietary pre-formed PVC/metal condensation channel are to be complete with stop ends, glazing gaskets 
and proprietary fixings. Channel to be bedded in recommended sealant to bottom member of window. 
 
 
Ventilated Glazing Beads: 
 
016  Proprietary pre-formed PVC or aluminium ventilated glazing bead are to be complete with stop ends, glazing 
gaskets and proprietary fixings and fixed in accordance with manufacturer’s technical data sheet. 
 
 
Glass Locking System: 
 
017  Proprietary plastic/metal body and clip and fixed in accordance with manufacturer’s technical data sheet. 
 
 
WORKMANSHIP 
 
 
Glazing generally 
 
018  Undertake all glazing in accordance with the Glass and Glazing Federation Code of Practice and the current 
Building Regulations.  
 
019  Accurately cut glass to size with a small clearance. Provide a clearance of 3mm on timber, 5mm on PVC-U 
windows  all  round  between  the  edge  of  the  double  glazed  unit  and  the  frame  to  permit  drainage  and 
ventilation. 
 
020  Ensure glass, except that bedded in patent glazing strip, is bedded back and front and around the perimeter 
with mastic neatly trimmed and cleaned off. 
 
021  Ensure glazing is sprigged to wood, or fixed with aluminium, timber beads or PVCu beads and security clips 
or double edged security tape. 
 
022  If gasket glazing is required, ensure the glazing gaskets and weather seals are extruded from EPDM (Ethylene 
Propylene Diene Monomer). 
 
023  Install obscured glass in single glazing with the "rough" side to the inside of the Property. Install obscure 
glass to sealed double glazed units with the "rough" side to the inside of the unit and the obscure glass to 
the inside of the Property. 
 
024  Seal and prime rebates and beads before glass is inserted. 
 
 
Double glazing units 
 
025  Glazing packers are to in accordance with BPF COP 362 and should not obstruct the drainage with profile 
specific bridging packers used. Use setting blocks and distance pieces so as to centralise the glass, unit or 
infill within the opening and ensure that it cannot move in the wind.  Use setting blocks at the bottom edge 
of the frame. For fixed windows, position them as near the quarter points as possible. Where it is necessary 
to avoid undue deflection of the frame, place them nearer the sides, but never less than 85mm from the 
corner. Use setting blocks that are 3mm wider than the glass unit or infill and as thick as the designed edge 
clearance. Allow for toeing and healing. 
 
026  Use setting blocks that are at least 25mm in length and approximately 25mm in length for each metre of 
major glass dimension.  For vertically pivoted windows, use setting chocks that are at least 75mm in length.  
 
027  Use location blocks between the edges of the glass unit or infill and at the top and sides of the frame in an 
opening light. 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 148 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
028  Use distance pieces 25mm long and 3mm less in height than the rebate depth. Ensure the thickness is at 
least 3mm and such as to ensure that the glass is held firmly in the glazing rebate. Insert rigid PVC shims if 
necessary, to ensure that the distance pieces are a tight fit between the face of the glass and rebate. For 
beads which fit into continuous grooves, insert the first distance pieces 75mm from each corner, and the 
remainder at approximately 30mm centres. For beads fixed by screws or other studs, insert the distance 
pieces at the fixing points provided. 
 
 
Neoprene glazing gaskets 
 
029  Fit glass to PVCu windows using glazing gaskets appropriate to the window.  Angle all glazing gaskets if 
possible, but in any event mitre all corners. 
 
 
Cleaning:  
 
030  Remove cement and plaster based spillage whilst wet. Remove all smears and excess glazing materials. Leave 
glazing clean and free from scratches inside and out. 
 
 
Damage:  
 
031  Replace all glass and fixing materials broken or damaged before Completion, and redecorate. 
 
 
Client’s current manufacturers/suppliers/products 
 
032  Ensure all Materials are compatible with and standardised to the Client’s current products specified in the 
table below (listed by manufacturers, suppliers and/or brand names). 
 
Product 
Brand name 
Manufacturer’s details 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
[complete table as appropriate] 
 
 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 149 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
PLUMBING 
 
 
 

Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 150 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
PLUMBING 
 
 
GENERAL 
 
 
Generally 
 
001  Ensure all Materials comply with the requirements of the applicable water Utility Provider. 
 
002  Use rust proofed ancillary and fixing Materials.  Ensure all Materials in direct or indirect contact are compatible 
so as to prevent electrolytic or chemical corrosion. 
 
003  Note that the Client’s Properties may contain a variety of disposal systems manufactured from conventional 
materials and also a wide range of manufacturer’s proprietary systems. 
 
004  Seal any pipework entering a vertical service duct all round with intumescent sealant to prevent the passage 
of fire or smoke. 
 
 
MATERIALS 
 
 
Plastic rainwater gutters and pipes 
 
005  Match  the  colour  of  the  systems,  the  profile  of  gutters  and  the  rainwater  pipe  jointing  and  fixing  to  the 
existing systems unless the Client Instructs otherwise. 
 
 
Cast iron rainwater gutters and pipes 
 
006  For gutters use half round or ogee.  Match all new gutters and pipes to the existing system unless the Client 
Instructs otherwise. 
 
 
Aluminium rainwater gutters and pipes 
 
007  Ensure aluminium rainwater disposal systems match the existing system. 
 
 
Plastic soil and vent pipes 
 
008  Ensure the colour and jointing and fixing match the existing pipework unless the Client Instructs otherwise. 
 
 
Cast iron soil and vent pipes 
 
009  Ensure the jointing and fixing methods match the existing pipework unless the Client Instructs otherwise. 
 
 
Plastic waste pipes, fittings and traps 
 
010  Use PVC-u plastic to BS EN 1328-1:2014 for soil/ventilating pipework and fittings. Use polypropylene plastic 
to BS EN 1565-1:2000 and BS EN 1451-1:2000 for waste and warning pipework, fittings and traps.  Fully 
protect any external polypropylene and ABS pipes and fittings from sunlight.  Ensure waste pipes, fittings 
and traps match the existing waste systems unless the Client Instructs otherwise. 
 
 
Copper waste pipes and fittings 
 
011  Ensure the gauges of pipework and types of fittings match those of the relevant existing pipework. 
 
 
Plastic water supply pipes and fittings 
 
012  Use blue polyethylene pipes with copper fittings for pipework laid underground for potable water supplies.  
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 151 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
Copper water supply pipes and fittings 
 
013  Use lead free capillary fittings for potable water supplies. 
 
 
Fittings for lead supply pipes 
 
014  Use lead to copper mechanical joint fittings for connecting dissimilar pipes to existing lead water services. 
 
 
Overflow pipes and fittings 
 
015  Ensure the pipework for overflows complies with the same requirements as for water supply pipework.   
 
 
Solder 
 
016  Do not use lead based solders or solders containing lead in Works associated with potable water supplies. 
Use tin/copper or tin/silver compositions instead. 
 
 
Float valves 
 
017  Use float operated valves unless the Client Approves the use of piston valves. Where Approval is given, use 
piston valves of at least 22mm that comply with the requirements of the Utility Provider. 
 
 
Taps 
 
018  Use chromium plated metal taps.  For lavatory basins and sinks, use 1/2 inch taps; for baths, use 3/4 inch, 
unless the Client Instructs otherwise. 
 
019  Replacement of taps to kitchen sinks for Responsive Maintenance and Void Property Works use: 
• 
deck pattern chromium plated kitchen sink mixer with metal handle control with colour discs, left hand 
red for hot and right hand blue for cold; 
 
020  Taps to kitchen sinks for Persons with Disabilities use: 
• 
deck pattern chromium plated kitchen sink mixer with metal handle lever action operation control with 
colour discs, left hand red for hot and right hand blue for cold; 
 
021  Replacement of taps to baths for Responsive Maintenance and Void Property Works use: 
• 
deck pattern chromium plated bath pillar taps suitable for both high and low pressure with metal handle 
control with colour discs, left hand red for hot and right hand blue for cold; 
 
022  Taps to baths for Persons with Disabilities use: 
• 
deck pattern chromium plated bath pillar taps suitable for both high and low pressure with metal handle 
lever action operation control with colour discs, left hand red for hot and right hand blue for cold; 
 
023  Replacement of taps to wash hand basins for Responsive Maintenance and Void Property Works use: 
• 
vertical pattern chromium plated basin taps with metal handle control with colour discs, left hand red 
for hot and right hand blue for cold; 
 
024  Taps to wash hand basins for Persons with Disabilities use: 
• 
vertical pattern chromium plated basin taps with metal handle lever action operation control with colour 
discs, left hand red for hot and right hand blue for cold; 
 
 
Sanitary fittings 
 
025  Ensure all sanitary fittings are Approved by the Client. 
 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 152 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
026  For lavatory basins and pedestals, to BS 1188 and BS 3402 use white vitreous china with: 
•  size 560mm x 440mm, one tap hole with pedestal; 
•  wall brackets secured in accordance with the manufacturer’s technical data sheet; 
•  chromium plated to BS EN 248 deck mounted mono mixer, quarter turn lever action; 
•  chromium plated rotative clicker waste stopper; 
•  polypropylene trap, 50mm seal, with combined overflow; and 
•  all fittings necessary to connect to services and disposal systems. 
 
027  For hand rinse wash basins, to BS 1188 and BS 3402 use white vitreous china with: 
•  size 360mm x 265mm, one tap hole without pedestal; 
•  wall brackets secured in accordance with the manufacturer’s technical data sheet; 
•  chromium plated deck mounted mono mixer, quarter turn lever action; 
•  chromium plated rotative clicker waste stopper; 
•  polypropylene trap, 50mm seal, with combined overflow; and 
•  all fittings necessary to connect to services and disposal systems. 
 
028  For corner rinse wash basins, to BS 1188 and BS 3402 use white vitreous china with: 
•  size 500mm x 400mm, one tap hole without pedestal; 
•  wall brackets secured in accordance with the manufacturer’s technical data sheet; 
•  chromium plated deck mounted mono mixer, quarter turn lever action; 
•  chromium plated rotative clicker waste stopper; 
•  polypropylene trap, 50mm seal,  with combined overflow; and 
•  all fittings necessary to connect to services and disposal systems. 
 
029  For baths, use heavy duty pressed steel to BS 1390, with bolt on adjustable legs. 
 
030  Supply baths with: 
•  1700 mm rectangular pattern, 2 centre tap holes, twin handle grips and slip resistant base; 
•  chromium plated deck pattern over bath/shower fitting comprising height adjustable lockable slide rail, 
shower bracket, fastening set, shower hose (minimum 1500mm) soap dish and adjustable head outlet 
•  chromium plated deck mounted mono mixer to match mono basin mixer, quarter turn lever action; 
•  chromium plated rotative clicker waste stopper; 
•  DN 40 polypropylene deep seal trap with combined overflow; 
•  bolt on adjustable feet 
•  galvanised mild steel floor plates to be provided under bath feet; and 
•  all fittings necessary to connect to services and disposal systems. 
 
031  Supply baths with: 
•  1500 mm rectangular pattern, 2 centre tap holes, twin handle grips and slip resistant base; 
•  chromium plated deck pattern over bath/shower fitting comprising height adjustable lockable slide rail, 
shower bracket, fastening set, shower hose (minimum 1500mm) soap dish and adjustable head outlet 
•  chromium plated deck mounted mono mixer to match mono basin mixer, quarter turn lever action; 
•  chromium plated rotative clicker waste stopper; 
•  DN 40 polypropylene deep seal trap with combined overflow; 
•  bolt on adjustable feet 
•  galvanised mild steel floor plates to be provided under bath feet; and 
•  all fittings necessary to connect to services and disposal systems. 
 
032  Where it not feasible to install a gravity over bath/shower mixer assembly, a deck mounted quarter turn lever 
action chromium plated bath filler mixer taps with maximum mixed water outlet temperature for bath fill of 
48 degree C, an electric shower is also to be provided over the bayth. 
 
033  For WC pans to BS EN 997 and BS 3402, use white vitreous china close coupled toilet pan, horizontal outlet, 
standard 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 153 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
034  For dual flush WC cisterns to BS 1125 and BS 3402, use white vitreous china type for use with close coupled 
suites. Ensure the cisterns are complete with: 
•  lid; 
•  ball valve low pressure type; 
•  siphon; 
•  cistern to be dual flush 6 litres/4.5 litres capacity with dual flush button; 
•  wall brackets;  
•  cistern inlet connector to wc pan; and 
•  all fittings necessary to connect to services, disposal systems and overflow.   
 
035  For Close Coupled WC Pan and Cistern to BS EN 22:2011 and BS EN 997:2012+A1:2015 use: 
• 
White vitreous china pan to BS EN 997:2012 and BS 3402:1969; 
• 
Thermoplastic Type 2 seat and cover to BS 1254:1981, with thermoplastic colour matched plastic hinges, 
buffers to be either synthetic or natural rubber or thermoplastic with a minimum of two integral distance 
pieces or a maximum of four buffers attached to underside of seat, seat colour black or white; 
• 
Standard pan connector to BS 5627:1984 to ‘P’, ‘S’ or turned ‘P’ coloured to match pan; 
• 
White vitreous china cistern to BS 1125:1987 and BS 3402:1969 with lid; 
• 
Dual flush 6 litres/4.5 litre capacity to BS 1125:1967; 
• 
Operating control, ball valve low pressure type to BS 1212-1:1990, BS 1212-2:1990 or BS1212-3:1990, 
diaphragm pattern of copper alloy/plastic construction with plastic float to BS 2456:1990 
• 
Dual flush button operating mechanism, with cistern inlet connector to WC Pan; 
• 
Internal overflow into WC pan through the flush valve supplied by the manufacturer. 
 
036  For replacement of WC Pan for Responsive Maintenance and Void Property Works use: 
• 
White  vitreous  china  low  level  wash  down  with  horizontal  outlet  pan  to  BS  EN  997:2012  and  BS 
3402:1969; 
• 
Standard pan connector to BS 5627:1984 to ‘P’, ‘S’ or turned ‘P’ coloured to match pan; 
 
037  For replacement of WC Cistern for Responsive Maintenance and Void Property Works use: 
• 
White plastic cistern to BS 1125:1987 with lid; 
• 
Dual flush 6 litres/4.5 litre capacity to BS 1125:1967; 
• 
Operating control, ball valve low pressure type to BS 1212-1:1990, BS 1212-2:1990 or BS1212-3:1990, 
diaphragm pattern of copper alloy/plastic construction with plastic float to BS 2456:1990 
• 
Dual flush button operating mechanism, with cistern inlet connector to WC Pan; 
• 
Internal overflow into WC pan through the flush valve supplied by the manufacturer. 
 
038  For replacement of WC Seat for Responsive Maintenance and Void Property Works use: 
• 
Thermoplastic Type 2 seat and cover to BS 1254:1981, with thermoplastic colour matched plastic hinges, 
buffers to be either synthetic or natural rubber or thermoplastic with a minimum of two integral distance 
pieces or a maximum of four buffers attached to underside of seat, seat colour black or white; 
 
039  Provide Automatic WC Pan and Cistern use: 
• 
Automatic WC shower toilet providing flushing, washing and warm air drying WRAS approved; 
• 
Combined WC/Bidet with addition of drying air to BS 3402:1969 
• 
White vitreous china arrangement with low level wash down and horizontal outlet; 
• 
Seat and cover as supplied by manufacturer; 
• 
Pan connector, standard to BS 5627:1984 ‘S’ trap (vertical fall) or ‘P’ trap (horizontal) white to match 
pan; 
• 
Cistern, as supplied by the manufacturer; 
• 
Flushing operation, as supplied by the manufacturer; 
• 
Operating control, as supplied by the manufacturer; 
• 
Water service, 15mm cold water service only with isolation valve, from storage or mains water supply; 
• 
Boiler capacity, as supplied by the manufacturer; 
• 
Cistern capacity, as supplied by the manufacturer; 
• 
Internal overflow into WC pan through the flush valve supplied by the manufacturer.; 
• 
Electrical services, 230/240V 1 Phase 50Hz AC earthed supply, Maximum Power 1300 watts, Load 10A, 
Rating IPX4 
• 
Installation, a fused spur is required for isolation, located in accordance with the current IET Wiring 
Regulations; 
• 
Height, to be raised above floor level to enable easy transfer from wheelchair to WC pan.  
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 154 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
040  Provide Bidet to BS use; 
• 
Standard to BS 35:2014, BS EN 14528:2015 and BS 3402:1969; 
• 
Pedestal type in white vitreous chine with over-rim supply; 
• 
Water supply fittings, pillar taps or centre set taps with pop up waste, chromium plated finish; 
• 
Standard waste, DN30 flush grated waste fitting, standard to BS EN 274-1:20012, BS EN 274-2:2002 
and BS EN 274-3:2002, un-slotted tail, brass, with external parts chromium plated with solid brass back 
nut; 
• 
Standard 50mm (minimum) seal polypropylene trap DN30 kite marked to BS 274-1:20012,  
 
 
Stainless steel sinks 
 
041  Provide stainless steel inset sinks to BS EN 13310 and BS EN 10088 with single bowl, single drainer, 2 tap 
holes. Supply 0.9mm satin polish finish sinks with: 
•  deck pattern chromium plated sink mixer with metal handle control with colour discs, red for hot and 
blue for cold to ; 
•  DN 40 chromium plated combined plug type waste and overflow unit with unslotted or slotted tail (for 
use with an appliance with overflow); 
•  DN 40 polypropylene 50mm (minimum) seal trap to BS EN 274chrome plated sink waste chain and stay 
with black rubber or plastic plug; and  
•  all fittings necessary to connect to services and disposal systems. 
 
042  Provide sit on type stainless steel sink to BS EN 13310 and BS EN 10088 for Responsive Maintenance and 
Void Property Works with single bowl, single drainer, 1000 x 500mm for 2 tap holes. Supply 0.9 mm thick 
satin polish finish sinks with: 
•  deck pattern chromium plated sink mixer with metal handle control with colour discs, red for hot and 
blue for cold; 
•  DN 40 chromium plated combined plug type waste and overflow unit with unslotted or slotted tail (for 
use with an appliance with overflow); 
•  DN 40 polypropylene 50mm (minimum) seal trap to BS EN 274;  
•  Chrome plated sink waste chain and stay with black rubber or plastic plug; and  
•  all fittings necessary to connect to services and disposal systems. 
 
043  Provide sit on type stainless steel sink to BS EN 13310 and BS EN 10088 for Responsive Maintenance and 
Void Property Works with single bowl, single drainer, 1000 x 600mm for 2 tap holes. Supply 6mm thick satin 
polish finish sinks with: 
•  deck pattern chromium plated sink mixer with metal handle control with colour discs, red for hot and 
blue for cold; 
•  DN 40 chromium plated combined plug type waste and overflow unit with unslotted or slotted tail (for 
use with an appliance with overflow); 
•  DN 40 polypropylene 50mm (minimum) seal trap to BS EN 274;  
•  Chrome plated sink waste chain and stay with black rubber or plastic plug; and  
•  all fittings necessary to connect to services and disposal systems. 
 
044  Provide sit on type stainless steel sink to BS EN 13310 and BS EN 10088 for Responsive Maintenance and 
Void Property Works with single bowl, single drainer, 1200 x 600mm for 2 tap holes. Supply 6mm thicj satin 
polish finish sinks with: 
•  deck pattern chromium plated sink mixer with metal handle control with colour discs, red for hot and 
blue for cold; 
•  DN 40 chromium plated combined plug type waste and overflow unit with unslotted or slotted tail (for 
use with an appliance with overflow); 
•  DN 40 polypropylene 50mm (minimum) seal trap to BS EN 274;  
•  Chrome plated sink waste chain and stay with black rubber or plastic plug; and  
•  all fittings necessary to connect to services and disposal systems. 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 155 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
045  Provide sit on type stainless steel sink to BS EN 13310 and BS EN 10088 for Responsive Maintenance and 
Void Property Works with single bowl, double drainer, 1500 x 500mm for 2 tap holes. Supply sinks with: 
•  deck pattern chromium plated sink mixer with metal handle control with colour discs, red for hot and 
blue for cold; 
•  DN 40 chromium plated combined plug type waste and overflow unit with unslotted or slotted tail (for 
use with an appliance with overflow); 
•  DN 40 polypropylene 50mm (minimum) seal trap to BS EN 274;  
•  Chrome plated sink waste chain and stay with black rubber or plastic plug; and  
•  all fittings necessary to connect to services and disposal systems. 
 
046  Provide sit on type stainless steel sink to BS EN 13310 and BS EN 10088 for Responsive Maintenance and 
Void Property Works with single bowl, double drainer, 1500 x 600mm for 2 tap holes. Supply sinks with: 
•  deck pattern chromium plated sink mixer with metal handle control with colour discs, red for hot and 
blue for cold; 
•  DN 40 chromium plated combined plug type waste and overflow unit with unslotted or slotted tail (for 
use with an appliance with overflow); 
•  DN 40 polypropylene 50mm (minimum) seal trap to BS EN 274;  
•  Chrome plated sink waste chain and stay with black rubber or plastic plug; and  
•  all fittings necessary to connect to services and disposal systems. 
 
047  Provide fibreglass level access shower trays to BS EN 14527:2006+A1:2010, preferred optimum size 850mm 
x 1200mm (on site variations to be considered): 
• 
Weight – loading of 380 kilos/60 stone; 
• 
Level access (no greater than 5mm above finished floor level at point of entry with rounded/bevelled 
lip); 
• 
Waste – shower trap with removable waste fitting (supplied as standard with shower tray) and installed 
in accordance with the manufacturer’s technical data sheet; 
 
048  Provide fibreglass or stone resin step in shower trays to BS EN 14527:2006+A1:2010, preferred optimum 
size 850mm x 1200mm (on site variations to be considered): 
• 
Weight – loading of 380 kilos/60 stone; 
• 
Step in tray (a maximum step of 85mm is recommended); 
• 
Waste – shower trap with removable waste fitting (supplied as standard with shower tray) and installed 
in accordance with the manufacturer’s technical data sheet; 
 
049  Provide  fibreglass  wet  room  former  to  BS  EN  14527:2006+A1:2010,  preferred  optimum  size  850mm  x 
1200mm (on site variations to be considered): 
• 
Weight – loading of 380 kilos/60 stone; 
• 
Fibreglass floor former with integral floor covering; 
• 
Waste – shower trap with removable waste fitting (supplied as standard with shower tray) and installed 
in accordance with the manufacturer’s technical data sheet; 
 
050  Provide shower enclosure manufactured to BS EN 14428:2015: 
• 
Half height bi-fold/tri-fold toughened glass/plastic enclosures which shall not break or shall break safely; 
• 
All seals to be watertight with 180 degree rise and fall hinges; 
• 
Magnetic closing doors with locking handle; 
• 
Optional full height shower curtain and curtain rail; 
• 
Curtains to be durable polyester weighted by 50 grams to prevent swing; 
• 
Powder coated aluminium frame and plastic parts with an anti-bacterial coating; 
 
051  Provide shower enclosure manufactured to BS EN 14428:2015: 
• 
Half height bi-fold/tri-fold toughened glass/plastic enclosures which shall not break or shall break safely; 
• 
All seals to be watertight with 180 degree rise and fall hinges; 
• 
Magnetic closing doors with locking handle; 
• 
Optional full height shower curtain and curtain rail; 
• 
Curtains to be durable polyester weighted by 50 grams to prevent swing; 
• 
Polished chrome frame with an  anti-bacterial coating on plastic parts; 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 156 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
052  Provide shower enclosure manufactured to BS EN 14428:2015: 
• 
Full height toughened glass/plastic enclosures with watertight door seals and magnetic closing doors ; 
• 
Powder coated aluminium frame and plastic parts with an anti-bacterial coating; 
 
053  Provide ABS Plastic grab rails: 
• 
All rails shall be manufactured from ABS plastic (virtually indestructible plastic) and shall have a a slip 
resistant grip with broad flanged fittings to be plastic welded to rail for fixing with non-corrosive screws 
to wall or floor; 
• 
All rails to have easy bends and no sharp corners; 
• 
Rails should contract in colour and luminance with the background against which they are seen; 
• 
It is of the utmost importance that the wall construction should allow a sec ure fixing of grab rail to suit 
changing needs or specific needs of an individual; 
• 
The rail should not deteriorate when exposed to extremes of heat and cold; 
• 
Sizes to suit site conditions and left or right handing; 
 
054  Provide single or double folding rails: 
• 
Manufactured from 32mm to 35mm diameter mild steel and coated with a white epoxide/polyester finish 
and  fitted  with  a  strongly  constructed  locking  device  to  enable  the  rail  to  be  locked  in  the  vertical 
position; 
• 
Double folding rails shall be fitted with a toilet roll fitment; 
• 
Drop down rails should be of a type that can be pulled down by a person when seated on the WC; 
• 
They shall incorporate vertical support struts, set back from the front edge of the rail by at least half its 
projection from the wall so as not to impede wheelchair access; 
• 
Projection of rails shall vary according to need. 
 
055  Provide double folding rails with foot support: 
• 
Manufactured from 32mm to 35mm diameter mild steel and coated with a white epoxide/polyester finish 
and and to be used where the mechanical strength of the wall is doubtful; 
• 
In the down ward position the supporting leg shall take most of the applied load; 
• 
In the upright (Vertical) position the locking device shall enable the rail to be used as a HAND HOLD 
and shall not be considered as suitable as a GRAB RAIL when in the vertical position; 
• 
Projection of rails shall vary according to need. 
 
056  Provide shower curtain tracks: 
• 
 Track may be straight, ‘L’ shaped or ‘U’ shaped; 
• 
Rail shall be manufactured from anodised aluminium; 
• 
Rail is to be easy to bend and supplied with all necessary fixing brackets and hooks; 
 
057  Provide shower curtain: 
• 
Curtain  to  be  shower  proof  plastic  with  hem  weighted  by  50  grams  to  ensure  correct  hanging  and 
supplied with all necessary clips and fixings 
 
058  Provide shower seat: 
• 
Seat to be manufactured to BS EN 12182:2012 and BS EN 12727:2000 
• 
Wall mounted seat with height adjustable support legs and be able to fold upwards when not in use; 
• 
Complete with fixed or detachable padded seat, back and arms for extra comfort; 
• 
Powder coated frame; 
• 
Stainless steel rawlbolt fixings to suit wall construction in accordance with the fixing manufcaturer’s 
technical data sheet; 
• 
Weight – not to exceed a loading of 254 kilos/40 stone; 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 157 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
059  Provide thermostatic shower mixing valve to BS EN 111:1999, BS EN 1287:1999 BEAB Care, TMV2, YMV3 
and WRAS approved: 
• 
Thermostatic shower control to mix hot and cold water to the desired water temperature; 
• 
Surface  mounted  shower  control,  with  extended  lever  control  to  distinguish  between  flow  and 
temperature for disabled use; 
• 
Chrome plated finish; 
• 
Temperature range, Thermostatic control range 35 to 45 degrees C; 
• 
Inlet water supply temperatures, 15 degrees C Cold and 65 degrees C Hot; 
• 
Maximum hot water system temperature: 60 degrees C; 
• 
Automatic shut down within 3 seconds in the event of failure in the cold water supply; 
• 
Multi-mode showerhead with a 1m (minimum) length slide bar and soap dish, 1.5m (minimum) lenth 
flexible hose with retaining ring and all necessary fittings for surface fixing; 
• 
Minimum maintained pressure: 0.1bar; 
• 
Maximum maintained pressure: 5.0 bar; 
• 
Maximum static pressure: 10.0 bar; 
 
 
Tanks 
 
060  Ensure tanks are complete with tightly fitting removable lids.  Use moulded plastic tanks to BS 4213 and BS 
7181. Ensure the tank is complete with a float valve and all fittings necessary to connect the services and 
overflow. 
 
 
Copper cylinders 
 
061  Ensure hot water storage copper cylinders are to BS 1566-1 Grade 3 factory insulated, fitted with sacrificial 
anodes and complete with: 
•  immersion heater boss, cap and washer screwed boxes; and  
•  all fittings necessary to connect to the primary pipework supply and draw off pipework. 
 
 
Combination hot water storage units 
 
062  Provide  indirect  or  direct  combination  tanks  to  BS  3198  as  appropriate.  Ensure  the  proprietary  units  are 
complete with: 
•  sacrificial anodes; 
•  insulation; 
•  float valve; 
•  immersion heater boss, cap and washer, screwed boxes; and  
•  all fittings necessary to connect to the primary supply, draw off and overflow pipework.   
 
 
Insulation 
 
063  Use  preformed,  fully  flexible,  closed  cell  elastomeric  insulation  fire  rated  as  insulation  for  hot  and  cold 
pipework that meets the requirements of the Utility Provider. 
 
 
Paint 
 
064  Ensure paint used in repairs complies with the “Painting” Section. 
 
 
WORKMANSHIP 
 
 
Water supply 
 
065  Support pipework at centres recommended by the manufacturer with approved clips or brackets of a type to 
suit the background to which it is required to be fixed.   
 
066  Ensure  that  pipes  used  in  repairs  are  similar  to  the  existing  pipework,  but  repair  lead  pipework  using 
appropriate plastic pipe and approved compression fittings.  Do not use copper pipework for repairs to lead 
pipework.  Use either compression or lead free solder capillary ring fittings. 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 158 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
Sanitary appliances 
 
067  Properly install sanitary fittings. Take care to ensure that integral overflows are not obstructed with jointing 
compounds. Fix sanitary fittings securely to structure without taking support from pipe lines, level and plumb 
and fall to drain as intended, use jointing and bedding compounds as recommended by the manufacturer’s 
of appliances, accessories and pipes technical data sheets to form watertight joints between appliances and 
backgrounds (except cisterns) , and between appliances and discharge pipes, Ensure that noiiggins, bearers 
etc., necessary to support sanitary appliances and fittings are accuratekly postioned and securely fixed.  
 
068  Isolate waste, taps and other fittings from the sanitary fittings with the appropriate flexible washers making 
an effective seal.  
 
069  On cisterns, obtain from manufacturer, float operated valve matched to pressure of water supply, fix overflow 
pipe to falls and located to give visible warning of discharge. 
 
070  Assemble  taps,  fix  securely,  making  a  watertight  seal  with  the  appliance,  a  suitable  set  of  flanged  insert 
plug/sleeve and washers shall be fitted to each and evert tap for securing tap in position and for anti-rotation 
purpose. 
 
071  Assemble  wastes  and  overflows  to  appliances,  bed  in  waterproof  joint  compound  and  fix  with  a  resilient 
washer between appliance and backnut. 
 
 
Rainwater Harvesting- Design Criteria 
 
072  The collection tank is to be buried. Rainwater is to enter the drainage system through sealed gullies and pass 
through a pre-filter to remove leaves and other debris prior to entering the collection tank.  A submersible 
pump controlled by the monitoring and sensing panel is to deliver recycled rainwater on demand.  The non-
potable distribution pipework to the washing machine, cleaner’s tap, outside tap and toilets etc., must either 
be a boosted system or configured for a header tank in the loft, with mains supply back-up with monitors 
and sensors located located in or adjacent to the header tank. 
 
073  Rainwater harvesting systems must include an automatic switchover to the mains water back-up supply, upon 
depletion of the stored rain water. 
 
 

Grey Water Recycling – Design Criteria 
 
074  Waste water from baths, showers and washbasins collected by conventional pipework, is to collected in a 
pre-treatment  sedimentation  tank  to  remove  larger  dirt  particles.  Water  then  is  to  pass  to  the  aerobic 
treatment tank in which cleaning bacteria ensure that all bio-degradable substances are broken down.  The 
water then passes onto a third tank, where an ultra-filtration membrane is to remove all particles larger than 
0.00005 mm, (this includes viruses and bacteria) to disinfecting the recycled grey water.  A fourth tank is to 
store the clean water from where it is pumped on demand under the control of monitors and sensors in the 
control  panel.    Recycled  grey  water  may  be  used  for  toilet  and  urinal  flushing,  for  laundry  and  general 
cleaning, and for outdoor use such as vehicle washing and garden irrigation.  If there is insufficient space, 
then the tanks may be buried but with adequate arrangements for maintenance access. 
 
075  Grey water harvesting systems must include an automatic switchover to the mains water back up supply, 
upon depletion of the stored grey water. 
 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 159 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
Client’s current manufacturers/suppliers/products 
 
076  Ensure all Materials are compatible with and standardised to the Client’s current products specified in the 
table below (listed by manufacturers, suppliers and/or brand names). 
 
Product 
Brand name 
Manufacturer’s details 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
[complete table as appropriate] 
 
 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 160 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

MAINTENANCE OF THERMOSTATIC MIXING VALVES 
 
 
 
 

 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 161 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
MAINTENANCE OF THERMOSTATIC MIXING VALVES 
 
General Requirements 

 
001  The Service Provider shall be deemed to have read the whole of this specification together with the Client’s 
requirements’ and will be deemed to have included in his Tendered Rates for full compliance.  
 
 
The Service Provider shall provide a 24-hour, 365 days per year (366 for a leap year) responsive maintenance 
service for the period of the Service to allow for breakdown or malfunction of any appliance, or installation 
and the replacement of any defective or missing components or installation parts previously specified.  This 
service is to ensure that the appliances and installations are left in a safe and fully operational condition. The 
details of any repair are to be noted by the engineer for registering on the Service Provider’s database (as 
provided by the Client). 
 
Asset Register  
 
002  The Service Provider must ensure that all the asset registers are supplied to the Client during the first 12 
months of the contract period.  
 
Maintenance Reports 
 
 
003  The Service Provider shall ensure that, following all inspection visits, conditional reports shall be in electronic 
format, including all specialist reports and test equipment printouts, and uploaded onto the Clients IT system.  
 
 
Manufacturer’s Requirements  
 
004  Where manufacturer’s instructions exceed the requirements of this document they shall be adhered to in 
their entirety.  
 
 
Access  
 
005  The Service Provider shall ensure that he undertakes a risk assessment and provides a method statement for 
his means of access to allow for inspection and testing.  
 
006  All works shall be carried out in strict accordance with the requirements of “The Work at Height Regulations 
2005”.  
 
007  The Service Provider shall ensure that all personnel employed upon this contract are suitable trained and 
experienced and competent to work at height.  
 
 
Guidance 
 
008  The Service Provider shall refer to the specification and to the British Standards Institution publications for 
detailed guidance.  Other guidance is available from the HSE, NHS Estates, the Water Regulations Advisory 
Scheme and the Thermostatic Mixing Valve Manufacturer’s Association. 
 
 
The Service Provider shall pay particular attention to: 
•  NHS Estates Health Guidance Note – ‘SAFE’ hot water and surface temperatures. 
•  Building Regulation Approved Documents 
•  Thermostatic Mixing Valve Manufacturer’s Association Recommended Code of Practice for Safe Water 
Temperatures. 
•  HSE document L8: The prevention and control of legionellosis (including Legionnaires’ disease). 
•  The Water Supply (Water Fittings) regulations. 
•  WRAS Water Regulations Guide. 
•  BS EN 1287 ‘Sanitary tap ware – low pressure thermostatic mixing valves’ 
•  BS 7942 Thermostatic Valves for use in care establishments. 
•  BS 8558 Specification for design, installation, testing and maintenance of services supplying water for 
domestic use within buildings and their curtilages. 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 162 





M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
Client’s current manufacturers/suppliers/products 
 
011  Ensure all Materials are compatible with and standardised to the Client’s current products specified in the 
table below (listed by manufacturers, suppliers and/or brand names). 
 
Product 
Brand name 
Manufacturer’s details 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
[complete table as appropriate] 
 
 
 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 165 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

HEATING 
 
 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 166 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

General Requirements 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 167 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
General Requirements 
 
 
Service Provider’s Conduct 
 
001  The Client is intent on providing an expeditious, safe and efficient maintenance service to the occupants of 
its premises and consequently the Service Provider shall do his utmost to promote and enhance the image 
and reputation of The Client in this respect. 
 
002  The Service Provider shall require his employees and employees of any Sub-contractor engaged upon the 
Works to be properly and presentably dressed in appropriate uniforms or workwear. 
 
003  The Service Provider shall ensure that his employees and employees of any Sub-contractor shall perform 
their duties in an orderly and quiet manner as may be reasonable and practicable having regard to the nature 
of the duties being performed by them. 
 
004  The need to maintain the highest standards of hygiene and courtesy whilst the Service Provider's employees 
and  any  Sub-contractor’s  employees  are  engaged  upon  the  Works  is  paramount  and  in  particular 
consideration must be given to users and occupiers when working in or near occupied premises, the Service 
Provider shall observe all of these provisions and also ensure that the said employees do not cause a nuisance 
and or disturbance to users and occupiers when they are working in or near occupied premises. 
 
005  The Client is empowered by this provision to give written notice to the Service Provider requiring him to 
remove from the Works forthwith any employee of the Service Provider or employee of any Sub-contractor 
engaged upon the Works, if he is not satisfied in any way with the respective employee's apparel, conduct, 
manner, or ability.  The Service Provider shall on receipt of such notice comply forthwith and remove the 
employee  from  the  Client's  premises  and  the  employee  shall  not  be  employed  or  engaged  upon  or  in 
connection with the Works whilst the Contract remains in force. 
 
006  The Client will from time to time poll the occupiers of its premises to obtain their views on the effectiveness 
of the service provided by the Service Provider and the manner adopted by his employees when discharging 
their duties.  The results of the poll will be taken into account when considering the needs for resourcing 
future repair and maintenance programmes. 
 
 
Registered Service Provider 
 
007  The Service Provider shall have and maintain throughout the Contract Period registration with the:- 
 
(a) 
GAS SAFE Register or such other body as may from time to time be approved by the Health and Safety 
Executive and 
 
(b) 
OFTEC or such other body as may from time to time be approved by the Health and Safety Executive 
and 
 
(c )  HETAS or other such body as may from time to time be approved by the Health and Safety Executive 
and  
 
(d) 
National Inspection  Council  for Electrical Installation  Contracting (NICEIC) and/or Electrical  Service 
Providers Association (ECA) or alternatively, the Service Provider may employ a sub-Service Provider, 
to be approved by the Client under the Contract, who is registered with the National Inspection Council 
for  Electrical  Installation  Contracting  and/or  Electrical  Service  Providers  Association  in  order  to 
undertake  electrical  work  in  connection  with  the  Works.  Be  registered  with  an  approved  electrical 
licence to practice system.  An example of a licence to practice system is SparkSafe. 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 168 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
008  In the event that the Service Provider’s GAS SAFE or OFTEC or HETAS OR NICEIC or ECA registration becomes 
suspended  or  withdrawn  or  has  any  conditions  attached  for  whatever  reason,  the  Service  Provider  shall 
immediately notify the Client in writing giving full details of the reasons for such and the proposed or intended 
action and time-scale for gaining reinstatement of its registration(s).  With immediate effect from the date 
of suspension or withdrawal of its registration(s) and until reinstatement The Service Provider shall, subject 
to approval of the Client, be required to employ on a domestic sub-contract basis a suitable registered Sub-
contractor  to undertake Works under the Contract.  
 
009  Should the Service Provider be unable within a period of two weeks to engage a suitably registered Sub-
contractor which meets the Client’s approval and or the period of suspended or withdrawn registration(s) 
exceeds or is likely to exceed four weeks then, the Client may at its sole discretion terminate the Service 
Provider’s employment under the Contract in writing with immediate effect.  Such action on the part of the 
Client shall constitute a valid termination in accordance with the Contract Conditions. 
 
 
Electrical Installations 
 
010  The Service Provider shall as part of the installation of a new/replacement gas or oil fired or biomass central 
heating  installation,  check  and  test  all  electrical  installations  and  fittings  associated  with  the  Heating 
Installations and Heating Appliances covered by this Contract, so as to ensure their safe operation. 
 
All remedial work will comply fully with the IET Regulations.   
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 169 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

PERFORMANCE SPECIFICATION FOR HEATING INSTALLATIONS 
 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 170 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
PERFORMANCE SPECIFICATION FOR HEATING INSTALLATIONS 
 
SPECIAL CONDITIONS 
 
 

Special Conditions 
 
001  The following special conditions apply to all new boiler central heating and hot water services installations 
and boiler replacement and boiler renewal installations. 
 
002  The  Service  Provider  shall  be  GAS  SAFE,  OFTEC  or  HETAS  registered.    All  operatives,  engineers  and 
technicians shall be suitability qualified. 
 
003  The Service Provider shall provide a full list of the operatives who will be involved in the contract prior to the 
commencement date.  This list shall include the operatives' names, career history, qualifications, etc. 
 
004  This information shall be updated as and when required throughout the duration of the contract. 
 
005  The  Service  Provider  should  note  that  following  completion  of  the  works,  a  24  hour,  7 
days/week,  including  Public  Holidays,  emergency  call-out  service  shall  be  provided  for  the 
duration of the 12 months Defects Liability Period.  
The emergency call-out number shall be provided 
on a sticker placed on the boiler enclosure. 
 
006  The Service Provider is to provide written notification of all emergency call-outs giving details of faults/defects 
and response times which should be countersigned by the Customer. 
 
 
Service Provider Design 
 
007  The Service Provider carries the design responsibilities for the new domestic central heating and hot water 
services installations, or for the boiler replacement/renewal installations. 
 
008  The Service Provider will be required to provide a statement of skills, knowledge and experience which will 
cover: 
 

Membership of a relevant professional body. 
 

Familiarity with the construction processes in the circumstances of the project and the impact of design 
on Health and Safety. 
 

Awareness of relevant Health and Safety and fire safety legislation and appropriate risk assessment 
methods. 
 

The Health and Safety practices of the designer for design work carried out. 
 

The people to be employed to carry out the work, their skills and training, this is likely to include external 
resources where necessary and is to be reviewed in association with the design requirements. 
 

Technical facilities to support the design, particularly in the circumstances of the project. 
 

The method of communicating design decisions. 
 

How  information  and  instructions  will  be  communicated  to  the  Customers.    Ideally  this  should  be 
provided by a person with specific training, e.g. City and Guilds in Energy Advice. 
 

This information shall be forwarded to the Client. 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 171 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
009  INSTALL AND MAINTAIN REPLACEMENT GAS (WALL MOUNTED CONDENSING BOILER) CENTRAL HEATING 
SYSTEM 
 
Replacement operations will be as follows and to include all labour and materials 
necessary for the completion of the installation 
 
Design 

 
The Service Provider shall carry out an initial survey of each dwelling and prepare and submit the design 
information for the replacement of the heating system in compliance with the Clients Specification. 
 
The Service Provider shall submit a completed “Survey Schedule and Cost Estimate” to the Client for clearance 
and approval. 
 
The Service Provider shall carry out all necessary Tenant consultation  
 
The Service Provider shall obtain all necessary statutory approvals; for the works (including the payment al  
necessary fees and administration charges in connection therewith). 
 
Removal of Existing System 
 
The Service Provider shall include for carefully draining down, disconnection and removal of the complete 
existing Clients and or Tenant installed heating system; remove/seal off as necessary all pipe work thereto, 
remove fireplace hearth and surround, build up chamber opening, core ball and sweep flue; supply and insert 
permanent ventilator and extend and make good plaster, skirting to match existing. 
 
The Service Provider shall remove all redundant radiators and exposed pipe work as necessary and remove 
the  feed  and  expansion  cistern,  all  pipe  work,  and  insulation  and  any  support  platforms.  The  hot  water 
cylinder, pipe work, immersion heaters, insulation  and support stool  are  also to be removed. All existing 
electric cable, conduit and accessories shall be removed and all surfaces made good.  
 
Replacement installation 
 
The Service Provider shall supply temporary heat (two 2 Kilowatt electric panel type heaters having time and 
temperature control; for the complete duration of the works and maintain tenant’s mains electricity supply, 
mains water supply and bathroom facilities at end of each working day. 
 
The Service Provider will also ensure that tenant’s property and possessions are protected with the dwelling 
cleaned at the end of each working day and on completion of all of the works. 
 
The Service Provider shall supply and install a gas wall mounted condensing boiler complete with fixing gig 
and all gas pipe work connections thereto, including any alterations to existing and all new heating pipe 
work, domestic hot and cold water pipe work as applicable; all pipe work insulation, all condensate pipe work 
to waste or gully or to and including construction, if necessary, of a soak-a-way. 
 
Supply and install a complete boiler flue to comply with BS 5440 Part 1, all in accordance with the boiler 
manufacturer’s flue options where necessary, with a flue terminal wire guard if required, including forming 
all structural openings and all necessary builders work and making good.  
 
The Service Provider shall supply and install a fireproof ceiling above a boiler if located in a store or 
below stairs as required. 
 
Provide eaves/guttering protection heat shields above flue terminal. Provide and install a plume kit. 
 
The Service Provider shall supply and install in all habitable rooms a radiator to provide the calculated heat 
output required in each dwelling type, including grounds to stud walls where required. Rear halls and porches 
are not deemed to be a habitable room. 
 
Supply  and  install  new  heating  circulator  complete  with  valves,  including  dedicated  electrical  circuit  and 
flexible cable connection to the pump. 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 172 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
Thermostatic radiator valves to be fitted to all rooms fitted with a radiator except in rooms where a controlling 
room thermostat (standard or programmable is fitted). 
 
Supply and install a lock shield radiator valve to all rooms fitted with a radiator, including an additional lock 
shield valve in lieu of a thermostatic valve where the room thermostat is fitted. 
 
The control of space heating and hot water systems shall be provided with time and temperature control in 
accordance with the Clients specification including electrical circuit and all connections to each item of control 
equipment. 
 
Supply and install new feed and expansion cistern, complete with insulation jacket, support platform, lid, 
float valve, overflow and warning pipework. 
 
Supply  and  install  new  hot  water  cylinder,  complete  with  factory  fitted  foam  insulation,  3kW  immersion 
heater, cylinder stool including new dedicated electrical circuit  having a heating boost switch and new flexible 
cable connection to the immersion heater. 
 
The Service Provider shall provide a tiled fire surround and hearth in accordance with F30 (3) Code of Practice 
for Electric Fires, with an electric inset focal point fire provided, including dedicated electrical  circuit and 
flexible cable connection to the fire from DP switch concealed within the fabric of the building. 
 
The Service Provider shall design, install and test all new dedicated electrical circuits in accordance with the 
current Edition of the IET Wiring Regulations for: 
Gas boiler installation including heating/hot water system control and all accessories 
Boiler house/compartment light circuit including bulkhead fitting and lamp where required 
Electric inset electric focal point fire circuit including flexible cable 
Electric immersion heater circuit including heating boost switch circuit and flexible cable  
 
The Service Provider  shall also provide  all labels where  necessary,  test and provide  to the  Client  an  EIC 
(Electrical Installation Certificate) for all works completed. 
 
Where necessary provide ventilated pipe casings to all gas pipe work in accordance with GSUIR. 
 
The Service Provider shall make good/replace as necessary insulation to all exposed 
pipe  work  in  roof  space  and  all  necessary  new  insulation  to  pipelines  in  accordance  with  the  Clients 
specification. 
 
The Service Provider shall provide all necessary pipe casings to pipe work where exposed. All pipe casings to 
be painted with 2 No. coats of undercoat and finished with one coat of white gloss paint. 
 
Completion 
 
On completion of the replacement installation of a boiler and hot water system, together with associated 
equipment such as pipe work, circulating pump, radiators and system controls, the Service Provider shall 
check the system for air locks and vent as necessary and the system and all equipment should be tested and 
commissioned in accordance with the manufacturer’s instructions.  
 
The Service Provider shall provide the fuel for testing. 
 
The heating system is to be thoroughly cleaned and flushed out before the installation of a new boiler.  
 
During the final filling of the system, a chemical water treatment inhibitor meeting the boiler manufacturer’s 
specification or other appropriate standard should be added to the primary circuit to control corrosion and 
the formation of scale and sludge. 
 
The Service Provider shall upload unto the Clients IT system, all test certificates and records as requested in 
the Clients specification. 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 173 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
The Service Provider shall give the Tenant sufficient information about the dwelling, including operational 
and maintenance instructions of the installed building services and controls and other details so that each 
dwelling can be operated and maintained in an energy efficient manner to use no more fuel than is reasonable 
in the circumstances. 
 
Without comprising health and safety requirements, the instructions should explain to the Tenant  how to 
operate the system efficiently to include: 
How to make adjustments to the timing, temperature and flow control settings; and 
What routine maintenance is necessary to enable each system to be maintained at reasonable 
efficiency throughout their service life 
 
The Service Provider shall provide an information pack supplied in an A4 clear plastic envelope and containing 
a  copy  of  the  central  heating  system’s  manufacturers  operational  instructions/  booklets  for  each  major 
component. 
 
The Service Provider shall notify in writing to the local Building Authority and the Client confirming that all 
fixed building services have been properly commissioned not more than five days after completion of the 
commissioning works.  
 
A Health & Safety File shall be uploaded unto the Clients IT system in accordance with the current CDM 
(Construction Design Management) Regulations, on completion of the works. 
 
Boiler Manufacturer’s Warranty 

 
The work will also include the provision of a manufacturer providing evidence of a warranty for each boiler 
installed by the Service Provider. 
 
The warranty guarantees the repair of all defects to the boiler at no cost to the Client (including the cost for 
all parts, labour and any other charges) for a period of 10 years from the date of installation of the boiler. 
 
The warranty shall be given by the manufacturer directly to the Client and the manufacturer agrees that 
from the commencement date to the end of the warranty period of the agreement, labour to carry out any 
repairs is provided by the Service Provider but is transferable to the Clients new Service Provider either after 
the end date of this contract or upon termination of the contract. 
 
The Client will undertake to have the warranted boiler installed under this contract 
 
The  Client  will  undertake  to  have  the  warranted  boiler  serviced  annually  either  under  this  contract  or  a 
subsequent contract. 
 
Service Providers Central Heating Warranty 
 
The work will also include the provision of a Service Providers warranty for each replacement central heating 
system installed by the Service Provider and this warranty must provide for the following features 
 
The  warranty  guarantees  the  repair  of  all  defects  and  any  Tenants  misunderstanding  or  abuse  to  the 
replacement central heating system at no cost to the Client (including the cost of all parts, labour and any 
other charges) for a period of 12 months from the date of installation of the replacement heating 
system. 
 
Routine and Responsive Maintenance Service 
 
For the avoidance of doubt, the replacement central heating system installed under this part of the service, 
with  immediate  effect,  is  repaired  by  the  Service  Provider  under  the  routine  and  response  Maintenance 
Service of this contract, however while the replacement central heating system is under the Service Providers 
12  month  warranty,  no  payment  will  be  made  for  the  installation  under  the  routine  and  responsive 
maintenance service during this time. 
As  part  of  the  Service  Providers  routine  and  responsive  maintenance  service  of  this  contract  the  Service 
Provider is responsible for obtaining all parts and recovering all associated labour costs or any other expenses, 
directly from the boiler manufacturer under the boiler manufacturer’s warranty. 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 174 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
010  INSTALL AND MAINTAIN REPLACEMENT GAS (COMBINATION CONDENSING BOILER) CENTRAL HEATING 
SYSTEM 
 
 
Replacement operations will be as follows and include all labour and materials necessary for 
the completion of the installation 
 
Design 
 
The Service Provider shall carry out an initial survey of each dwelling and prepare and submit the design 
information for the replacement of the heating system in compliance with the Clients Specification. 
 
The Service Provider shall submit a completed “Survey Schedule and Cost Estimate” to the Client for clearance 
and approval. 
 
The Service Provider shall carry out all necessary Tenant consultation. 
 
The Service Provider shall obtain all necessary statutory approvals for the works; (including the payment of 
all necessary fees and administration charges in connection therewith). 
 
Removal of Existing System 
 
The Service Provider shall include for  carefully draining down, disconnection and  removal of the existing 
Clients and or Tenant installed heating system; remove/seal off as necessary all pipe work thereto, remove 
fireplace hearth and surround, build up chamber opening, core ball and sweep flue; supply and install  a 
permanent ventilator and extend and make good plaster, skirting to match existing. 
 
The Service Provider shall remove all redundant radiators and exposed pipe work as necessary, remove the 
feed  and  expansion  cistern,  the  cold  water  storage  tank,  all  pipe  work,  and  insulation  and  any  support 
platforms. The hot water cylinder, pipe work, immersion heaters, insulation and support stool are also to be 
removed. All existing electric cable, conduit and accessories shall be removed and all surfaces made good. 
 
Replacement installation 
 
The Service Provider shall supply temporary heat (two 2 Kilowatt electric panel type heaters; having time 
and temperature controls); for the complete duration of works and maintain tenant’s mains electricity supply, 
mains water supply and bathroom facilities at end of each working day. 
 
The Service Provider will also ensure that tenant’s property is protected and the dwelling cleaned at the end 
of each working day and on completion of all of the works. 
 
The Service Provider shall supply and install a Gas wall mounted combination boiler complete with fixing gig; 
all gas pipe work connections thereto, including any alterations to existing and all new heating pipe work 
and domestic hot and cold water pipe work as applicable; pipe work insulation; all condensate pipe work to 
waste or gully or to and including construction, if necessary, of a soak-a-way. 
 
Supply  and  install  complete  boiler  flue  to  comply  with  BS  5440  Part  1,  all  in  accordance  with  the  boiler 
manufacturer’s  flue  options;  with  a  flue  terminal  wire  guard  if  required,  including  forming  all  structural 
openings; all builders work and making good. 
 
The Service Provider shall supply and install a fireproof ceiling above a boiler if located in a store or below 
stairs as required. 
 
Provide eaves/guttering protection heat shields above flue terminal. Provide and install a plume kit. 
 
The Service Provider shall supply and install in all habitable rooms a radiator to provide the calculated output 
required in each dwelling type; including grounds to stud walls where required. 
 
Supply  and  install  new  heating  circulator  complete  with  valves,  including  dedicated  electrical  circuit  and 
flexible cable connection to the pump. 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 175 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
Thermostatic radiator valves to be fitted to all rooms with a radiator except in rooms where a controlling 
room thermostat (standard or programmable is fitted).  
 
Supply and install a lock shield radiator valve to all rooms fitted with a radiator, including an additional lock 
shield in lieu of a thermostatic valve where the room thermostat is fitted. 
 
The control of space heating system shall be provided with time and temperature control in accordance with 
the Clients specification including electrical circuit and all connections to each item of control equipment. 
 
The Service Provider shall replace the existing WC cistern valve with new high-pressure valve where required 
and include for installing a pressure reduction valve and pressure vessel where necessary. 
 
The Service Provider shall make good/replace as necessary insulation to all exposed pipe work in roof space 
and all necessary new insulation to pipelines, where applicable. 
 
The Service Provider shall provide a tiled surround and hearth in accordance with F30 (3) Code of Practice 
for Electric Fires, together with an electric inset focal point fire provided, including dedicated electrical circuit 
and flexible cable connection to the fire from DP switch concealed within the fabric of the building. 
 
The Service Provider shall design, install and test all new dedicated electrical circuits in accordance with the 
current Edition of the IET Wiring Regulations for: 
Gas boiler installation including heating system control and all accessories 
Electric Boiler house/compartment light circuit including bulkhead fitting and lamp where required 
Electric inset electric focal point fire circuit including flexible cable 
 
The Service Provider  shall also provide  all labels where  necessary,  test and provide  to the  Client  an  EIC 
(Electrical Installation Certificate) for all works completed. 
 
The Service Provider shall supply and install fireproof ceilings above boiler if located in a store or under stairs 
as required. 
 
The Service Provider shall also provide labels where necessary, test and upload unto the Clients IT system a 
EIC (Electrical Installation Certificate) for all works completed. 
 
Where necessary provide ventilated pipe casings to all gas pipe work in accordance with GSUIR. 
 
The  Service  Provider  shall  make  good/replace  as  necessary  insulation  to  all  exposed  pipework  and  all 
necessary new insulation to pipelines, in accordance with the Clients specification. 
 
The Service Provider shall provide all necessary pipe casings to pipework where exposed. All pipe casings to 
be painted 2 No. coats of undercoat and 1 No. coat of white gloss paint. 
 
Completion 
 
On completion of the replacement installation of a boiler and hot water system, together with associated 
equipment such as pipe work, circulating pump, radiators and system controls, the Service Provider shall 
check the system for air locks and vent as necessary and the systems and all equipment shall be tested and 
commissioned in accordance with the manufacturer’s instructions.  
 
The Service Provider shall provide the fuel for testing 
 
The heating system to be thoroughly cleaned and flushed out before installing a new boiler  
During the final filling of the system, a chemical water treatment inhibitor meeting the boiler manufacturer’s 
specification or other appropriate standard should be added to the primary circuit to control corrosion and 
the formation of scale and sludge. 
 
The Service Provider shall upload unto the Clients IT system, all test certificates and records as requested in 
the Clients specification. 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 176 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
The Service Provider shall give the Tenant sufficient information about the dwelling, including operational 
and maintenance instructions of the installed building services and controls and other details so that each 
dwelling can be operated and maintained in an energy efficient manner to use no more fuel than is reasonable 
in the circumstances. 
 
Without comprising health and safety requirements, the instructions should explain to the Tenant how to 
operate the system efficiently to include: 
 
How to make adjustments to the timing, temperature and flow control settings; and  
 
What routine maintenance is necessary to enable each system to be maintained at reasonable efficiency 
throughout their service life. 
 
The Service Provider shall provide an information pack supplied in an A4 clear plastic envelope and containing 
a  copy  of  the  central  heating  system’s  manufacturers  operational  instructions/  booklets  for  each  major 
component. 
 
The Service Provider shall notify in writing to the local Building Authority and the Client confirming that all 
fixed building services have been properly commissioned not more than five days after completion of the 
commissioning works.  
 
A Health & Safety File shall be uploaded unto the Clients IT system in accordance with the current CDM 
(Construction Design Management) Regulations, on the completion of the works. 
 
Manufacturers Boiler Warranty 
 
The work will also include the provision of a manufacturer providing evidence of a warranty for each boiler 
installed by the Service Provider. 
 
The warranty guarantees the repair of all defects to the boiler at no cost to the Client (including the cost for 
all parts, labour and any other charges) for a period of 10 years from the date of installation of the boiler. 
 
The warranty shall be given by the manufacturer directly to the Client and the manufacturer agrees that 
from the commencement date to the end of the warranty period of the agreement, labour to carry out any 
repairs is provided by the Service Provider but is transferable to the Clients new Service Provider either after 
the end date of this contract or upon termination of the contract. 
 
The Client will undertake to have the warranted boiler installed under this contract 
 
The Client will undertake to have the warranted boiler serviced annually either under 
this contract or a subsequent contract. 
 
Service Providers Central Heating Warranty 
 
The work will also include the provision of a Service Providers warranty for each replacement central heating 
system installed by the Service Provider and this warranty must provide for the following features. 
The  warranty  guarantees  the  repair  of  all  defects  and  any  Tenants  misunderstanding  or  abuse  to  the 
replacement central heating system at no cost to the Client (including the cost of all parts, labour and any 
other charges) for a period of 12 months from the date of installation of the replacement heating 
system. 

 
Routine and Responsive Maintenance Service 
 
For the avoidance of doubt, the replacement central heating system installed under this part of the service, 
with immediate effect, is repaired by the Service Provider under the routine and responsive maintenance 
service of this contract, however while the replacement central heating system is under the Service Providers 
12  month  warranty,  no  payment  will  be  made  for  the  installation  under  the  routine  and  responsive 
maintenance service during this time. 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 177 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
As  part  of  the  Service  Providers  routine  and  responsive  maintenance  service  of  this  contract  the  Service 
Provider is responsible for obtaining all parts and recovering all associated labour costs or any other expenses, 
directly from the boiler manufacturer under the boiler manufacturer’s warranty. 
 
011  INSTALL AND MAINTAIN REPLACEMENT GAS (CONDENSING SYSTEM BOILER) CENTRAL HEATING SYSTEM 
 
 
Replacement operations will be as follows and include all labour and materials necessary for 
the completion of the installation 
 
Design 
 
The Service Provider shall carry out an initial survey of each dwelling and prepare and submit the design 
information for the replacement of the heating system in compliance with the Clients Specification. 
 
The Service Provider shall submit a completed “Survey Schedule and Cost Estimate” to the Client for clearance 
and approval. 
 
The Service Provider shall carry out all necessary Tenant consultation. 
 
The Service Provider shall obtain all necessary statutory approvals for the works (including the payment of 
all necessary fees and administration charges in connection therewith). 
 
Removal of Existing System 
 
The Service Provider shall include for carefully draining down, disconnection and removal of the complete 
existing Clients and or Tenant installed heating system; remove/seal off as necessary all pipe work thereto, 
remove fireplace hearth and surround, build up chamber opening, core ball and sweep flue; supply and install 
a permanent ventilator and extend and make good plaster, skirting to match existing. The Service Provider 
shall remove all redundant radiators and exposed pipe work as necessary , remove the feed and expansion 
cistern, the cold water storage tank, all pipe work, and insulation and any support platforms. The hot water 
cylinder, pipe work, immersion heaters, insulation  and support stool  are  also to be removed. All existing 
electrical cable, conduits and accessories shall be removed and all surfaces made good. 
 
Replacement Installation 
 
The Service Provider shall supply temporary heat (two 2 Kilowatt electric panel type heaters; having time 
and temperature controls: for the complete duration of works and maintain tenant’s mains electricity supply, 
mains water supply and bathroom facilities at end of each working day. 
 
The Service Provider will also ensure that tenant’s property is protected and the dwelling cleaned at the end 
of each working day and on completion of all of the works. 
 
The Service Provider shall supply and install a Gas wall mounted system boiler complete with fixing gig; all 
gas pipe work connections thereto, including any alterations to existing and all new heating pipe work and 
domestic hot and cold water pipe work as applicable; pipe work insulation; all condensate pipe work to waste 
or gully or to and including construction, if necessary, of a soak-a-way. 
 
Supply  and  install  complete  boiler  flue  to  comply  with  BS  5440  Part  1,  all  in  accordance  with  the  boiler 
manufacturer’s  flue  options;  with  a  flue  terminal  wire  guard  if  required;  including  forming  all  structural 
openings; all builders work and making good. Provide and install a plume kit. 
 
Provide eaves/guttering protection heat shields above flue terminal. 
 
The Service Provider shall supply and install a fireproof ceiling above a boiler if located in a store or below 
stairs as required. 
 
The Service Provider shall supply and install in all habitable rooms a radiator to provide the calculated output 
required in each dwelling type; including grounds to stud walls where  required. 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 178 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
Supply  and  install  new  heating  circulator  complete  with  valves,  including  dedicated  electrical  circuit  and 
flexible cable connection to the pump. 
 
Thermostatic radiator valves to be fitted to all rooms with a radiator except in rooms where a controlling 
room thermostat (standard or programmable is fitted).  
 
Supply and install a lock shield radiator valve to all rooms fitted with a radiator, including an additional lock 
shield in lieu of a thermostatic valve where the room thermostat is fitted. 
 
The control of space heating system shall be provided with time and temperature control in accordance with 
the Clients specification including electrical circuit and all connections to each item of control equipment. 
 
The Service Provider shall make good/replace as necessary insulation to all exposed pipe work in roof space 
and all necessary new insulation to pipelines, where applicable. 
 
The Service Provider shall provide a tiled surround and hearth in accordance with F30 (3) Code of Practice 
for Electric Fires, together with an electric inset focal point fire provided, including dedicated electrical circuit 
and flexible cable connection to the fire from DP switch concealed wihin the fabric of the building. 
 
The Service Provider shall design, install and test all new dedicated electrical circuits in accordance with the 
current Edition of the IET Wiring Regulations for: 
 
Gas boiler installation including space heating and system control and all accessories 
Electric Boiler house/compartment light circuit including bulkhead fitting and lamp where required 
Electric inset electric focal point fire circuit including flexible cable to fire  
 
The Service Provider  shall also provide  all labels where  necessary,  test and provide  to the  Client  an  EIC 
(Electrical Installation Certificate) for all works completed. 
 
The Service Provider shall also provide labels where necessary, test and upload unto the Clients IT system 
an EIC (Electrical Installation Certificate) for all works completed. 
 
Where necessary provide ventilated pipe casings to all gas pipe work in accordance with GSUIR. 
 
The  Service  Provider  shall  make  good/replace  as  necessary  insulation  to  all  exposed  pipework  and  all 
necessary new insulation to pipelines, in accordance with the Clients specification. 
 
The Service Provider shall provide all necessary pipe casings to pipework where exposed. All pipe casings to 
be painted 2 No. coats of undercoat and 1 No. coat of white gloss paint. 
 
Completion 
 
On completion of the replacement installation of a boiler and hot water system, together with associated 
equipment such as pipe work, circulating pump, radiators and system controls, the Service Provider shall 
check the system for air locks and vent as necessary and the system and all equipment should be tested and 
commissioned in accordance with the manufacturer’s instructions.  
 
The Service Provider shall provide the fuel for testing. 
 
The heating system to be thoroughly cleaned and flushed out before installing a new boiler  
 
During the final filling of the system, a chemical water treatment inhibitor meeting the boiler manufacturer’s 
specification or other appropriate standard should be added to the primary circuit to control corrosion and 
the formation of scale and sludge. 
 
The Service Provider shall provide and upload unto the Clients IT system, all test certificates and records as 
requested in the Clients specification. 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 179 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
The Service Provider shall give the Tenant sufficient information about the dwelling, including operational 
and maintenance instructions of the installed building services and controls and other details so that each 
dwelling can be operated and maintained in an energy efficient manner to use no more fuel than is reasonable 
in the circumstances. 
 
Without comprising health and safety requirements, the instructions should explain to the Tenant how to 
operate the system efficiently to include: 
 
How  to  make  adjustments  to  the  timing,  temperature  and  flow  control  settings;  and  what  routine 
maintenance is necessary to enable each system to be maintained at reasonable efficiency throughout their 
service life 
 
The Service Provider shall provide an information pack supplied in an A4 clear plastic envelope and containing 
a  copy  of  the  central  heating  system’s  manufacturers  operational  instructions/  booklets  for  each  major 
component. 
 
The Service Provider shall notify in writing to the local Building Authority and the Client confirming that all 
fixed building services have been properly commissioned not more than five days after completion of the 
commissioning works.  
 
A  Health  &  Safety  File  shall  be  uploaded  unto  Clients  IT  system  in  accordance  with  the  current  CDM 
(Construction Design Management) Regulations, on the completion of the works. 
 
Manufacturers Boiler Warranty 
 
The work will also include the provision of a manufacturer providing evidence of a warranty for each boiler 
installed by the Service Provider. 
 
The warranty guarantees the repair of all defects to the boiler at no cost to the Client (including the cost for 
all parts, labour and any other charges) for a period of 10 years from the date of installation of the boiler. 
 
The warranty shall be given by the manufacturer directly to the Client and the manufacturer agrees that 
from the commencement date to the end of the warranty period of the agreement, labour to carry out any 
repairs is provided by the Service Provider but is transferable to the Clients new Service Provider either after 
the end date of this contract or upon termination of the contract. 
 
The Client will undertake to have the warranted boiler installed under this contract The Client will undertake 
to have the warranted boiler serviced annually either under this contract or a subsequent contract. 
 
 
Service Providers Central Heating Warranty 
 
The work will also include the provision of a Service Providers warranty for each replacement central heating 
system  installed  by  the  Service  Provider  and  this  warranty  must  provide  for  the  following  features.  The 
warranty guarantees the repair of all defects and any Tenants misunderstanding or abuse to the replacement 
central heating system at no cost to the Client (including the cost of all parts, labour and any other charges) 
for a period of 12 months from the date of installation of the replacement heating system. 
 
 
Routine and Responsive Maintenance Service 
 
For the avoidance of doubt, the replacement central heating system installed under this part of the service, 
with immediate effect, is repaired by the Service Provider under the routine and responsive maintenance 
service of this contract, however while the replacement central heating system is under the Service Providers 
12 month warranty, no payment will be made for the installation under the routine and response maintenance 
service during this time. 
 
As part of the Service Providers routine and responsive maintenance service of this contract the Service 
Provider is responsible for obtaining all parts and recovering all associated labour costs or any other expenses, 
directly from the boiler manufacturer under the boiler manufacturer’s warranty. 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 180 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
012  INSTALL AND MAINTAIN REPLACEMENT OIL (CONDENSING BOILER) CENTRAL HEATING SYSTEM 
 
 
Replacement operations will be as follows and to include all labour and materials necessary for 
the completion of the installation 

 
Design 
 
The Service Provider shall carry out an initial survey of each dwelling and prepare and submit the design 
information for the replacement of the heating system in compliance with the Clients Specification. 
 
The Service Provider shall submit a completed “Survey Schedule and Cost Estimate” to the Client for clearance 
and approval. 
 
The Service Provider shall carry out all necessary Tenant consultation. 
 
The Service Provider shall obtain all necessary statutory approvals; for the works (including the payment al  
necessary fees and administration charges in connection therewith). 
 
Removal of Existing System 
 
The Service Provider shall include for carefully draining down, disconnection and removal of the complete 
existing Clients and or Tenant installed heating system; remove/seal off as necessary all pipe work thereto, 
remove fireplace hearth and surround, build up chamber opening, core ball and sweep flue; supply and insert 
permanent ventilator and extend and make good plaster, skirting to match existing where required. 
 
The Service Provider shall remove all redundant radiators and existing pipe work as necessary and remove 
the  feed  and  expansion  cistern,  all  pipe  work,  and  insulation  and  any  support  platforms.  The  hot  water 
cylinder, pipework, immersion heater, insulation and support stool are also to be disconnected and removed. 
All electric cable, conduits and accessories shall be removed and all surfaces made good. 
 
The  Service  Provider  shall  allow  for  the  braking  up  and  removal  of  existing  concrete/paving  slabs  boiler 
house/cabinet bases and existing installed concrete/paving slabs oil storage tank bases either installed by 
the Client and or a Tenant.   
 
Replacement installation 
 
The Service Provider shall supply temporary heat (two 2 Kilowatt electric panel type heaters having time and 
temperature control) for the complete duration of the works and maintain tenant’s mains electricity supply, 
mains water supply and bathroom facilities at end of each working day. 
 
The Service Provider will also ensure that tenant’s property and possessions are protected and the dwelling 
cleaned at the end of each working day and on completion of all of the works. 
 
The  Service  Provider  shall  supply  and  install  an  oil  fired  condensing  boiler  (outdoor  type)  complete  with 
concrete base; oil pipe work connections thereto; including any alterations to existing and all new heating 
pipe work, domestic hot and cold water pipe work as applicable; all pipe work insulation, all condensate pipe 
work to waste or gully or to and including construction, if necessary, of a soak-a-way. 
 
Supply and install a complete low level boiler flue assembly to comply with BS 5440 Part 1, all in accordance 
with the boiler manufacturer’s installation instructions, with all flue extensions; bends; supports and a flue 
terminal wire guard if required. Supply and install a plume kit. 
 
The Service Provider shall supply and install in all habitable rooms a radiator to provide the calculated heat 
output required in each dwelling type, including grounds to stud walls if required. Rear halls and porches are 
not deemed to be a habitable room. 
 
Supply  and  install  new  heating  circulator  complete  with  valves,  including  dedicated  electrical  circuit  and 
flexible cable connection to the pump. 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 181 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
Thermostatic radiator valves to be fitted to all rooms fitted with a radiator except in rooms where a controlling 
room thermostat (standard or programmable is fitted). 
 
Supply and install a lock shield radiator valve to all rooms fitted with a radiator, including an additional lock 
shield valve in lieu of a thermostatic valve where the room thermostat is fitted. 
 
The control of space heating and hot water systems shall be provided with time and temperature control in 
accordance with the Clients specification including electrical circuit and all connections to each item of control 
equipment.   
 
Supply and install new feed and expansion cistern, complete with insulation jacket, support platform, lid, 
float valve, overflow and warning pipework. 
 
Supply  and  install  new  hot  water  cylinder,  complete  with  factory  fitted  foam  insulation,  3kW  immersion 
heater, cylinder stool including new dedicated electrical circuit  having a heating boost switch and new flexible 
cable connection to the immersion heater. 
 
The Service Provider shall supply and install a new bunded oil storage tank in accordance with the Clients 
specification; and form base. 
 
Supply and install oil supply pipe laid in 450 deep trench including breaking/taking up and reinstating paving 
or  concrete  of  any  type  and/or  grassed  topsoil;  backfill  and  disposal  of  surplus  spoil,  granular 
bed/haunching/surround; galvanised or 150 diameter PVC ducting including all necessary fittings, filter shut 
off valve, de- aeration device, and fire valve Provide an external plastic coated galvanised steel casing to fire 
valve and/or de- aeration device. 
 
The Service Provider shall provide a tiled fire surround and hearth in accordance with F30 (3) Code of Practice 
for Electric Fires, with an electric inset focal point fire provided, including dedicated electrical  circuit and 
flexible cable connection to the fire; from DP switch concealed within the fabric of the building. 
 
The Service Provider shall design, install and test all new dedicated electrical circuits in accordance with the 
current Edition of the IET Wiring Regulations for: 
Oil boiler installation including heating/hot water system control and all accessories 
Boiler house/compartment light circuit including bulkhead fitting and lamp where required 
Electric inset electric focal point fire circuit including flexible cable to fire 
Electric immersion heater circuit including heating boost switch circuit and flexible cable  
 
The Service Provider shall also provide all labels where necessary, test and upload unto the Clients IT system 
an EIC (Electrical Installation Certificate) for all works completed. 
 
The Service Provider shall make good/replace as necessary insulation to all exposed 
pipe  work  in  roof  space  and  all  necessary  new  insulation  to  pipelines  in  accordance  with  the  Clients 
specification. 
 
The Service Provider shall provide all necessary pipe casings to pipe work where exposed. All pipe casings to 
be painted with 2 No. coats of under coat and finished with one coat of white gloss paint. 
 
Completion 
 
On completion of the replacement installation of a boiler and hot water system, together with associated 
equipment such as pipe work, circulating pump, radiators and system controls, the Service Provider shall 
check the system for air locks and vent as necessary and the system and all equipment should be tested and 
commissioned in accordance with the manufacturer’s instructions.  
 
The Service Provider shall provide the fuel for testing. 
 
The heating system to be thoroughly cleaned and flushed out before installing a new boiler  
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 182 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
During the final filling of the system, a chemical water treatment inhibitor meeting the boiler manufacturer’s 
specification or other appropriate standard should be added to the primary circuit to control corrosion and 
the formation of scale and sludge. 
 
The Service Provider shall upload unto the Clients IT system, all test certificates and records as requested in 
the Clients specification. 
 
The Service Provider shall give the Tenant sufficient information about the dwelling, including operational 
and maintenance instructions of the installed building services and controls and other details so that each 
dwelling can be operated and maintained in an energy efficient manner to use no more fuel than is reasonable 
in the circumstances. 
 
Without comprising health and safety requirements, the instructions should explain to the Tenant how to 
operate the system efficiently to include: 
 
How to make adjustments to the timing, temperature and flow control settings; and 
 
What routine maintenance  is necessary to enable each system to be maintained at reasonable efficiency 
throughout their service life. 
 
The Service Provider shall provide an information pack supplied in an A4 clear plastic envelope and containing 
a  copy  of  the  central  heating  system’s  manufacturers  operational  instructions/  booklets  for  each  major 
component. 
 
The Service Provider shall notify in writing to the local Building Authority and the Client confirming that all 
fixed building services have been properly commissioned not more than five days after completion of the 
commissioning works.  
 
A Health & Safety File shall be uploaded unto the Clients IT system, in accordance with the current CDM 
(Construction Design Management) Regulations, and issued to the Client on the completion of the works. 
 
Boiler Manufacturer’s Warranty 
 
The work will also include the provision of a manufacturer providing evidence of a warranty for each boiler 
installed by the Service Provider. 
 
The warranty guarantees the repair of all defects to the boiler at no cost to the Client (including the cost for 
all parts, labour and any other charges) for a period of 10 years from the date of installation of the boiler. 
 
The warranty shall be given by the manufacturer directly to the Client and the manufacturer agrees that 
from the commencement date to the end of the warranty period of the agreement, labour to carry out any 
repairs is provided by the Service Provider but is transferable to the Clients new Service Provider either after 
the end date of this contract or upon termination of the contract. 
 
The Client will undertake to have the warranted boiler installed under this contract 
 
The  Client  will  undertake  to  have  the  warranted  boiler  serviced  annually  either  under  this  contract  or  a 
subsequent contract. 
 
Service Providers Central Heating Warranty 
 
The work will also include the provision of a Service Providers warranty for each replacement central heating 
system installed by the Service Provider and this warranty must provide for the following features 
The  warranty  guarantees  the  repair  of  all  defects  and  any  Tenants  misunderstand  or  abuse  to  the 
replacement central heating system at no cost to the Client (including the cost of all parts, labour and any 
other charges) for a period of 12 months from the date of installation of the replacement heating 
system. 
 

 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 183 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
Routine and Responsive Maintenance Service 
 
For the avoidance of doubt, the replacement central heating system installed under this part of the service, 
with immediate effect, is repaired by the Service Provider under the routine and responsive maintenance 
service of this contract, however while the replacement central heating system is under the Service Providers 
12  month  warranty,  no  payment  will  be  made  for  the  installation  under  the  routine  and  responsive 
maintenance service during this time. 
 
As  part  of  the  Service  Providers  routine  and  responsive  maintenance  service  of  this  contract  the  Service 
Provider is responsible for obtaining all parts and recovering all associated labour costs or any other expenses, 
directly from the boiler manufacturer under the boiler manufacturer’s warranty. 
 
013  INSTALL AND MAINTAIN REPLACEMENT WOOD PELLET BOILER CENTRAL HEATING SYSTEM 
 
Replacement operations will be as follows and to include all labour and materials necessary for 
the completion of the installation 

 
Design 
 
The Service Provider shall carry out an initial survey of each dwelling and prepare and submit the design 
information for the replacement of the heating system in compliance with the Clients Specification. 
 
The Service Provider shall submit a completed “Survey Schedule and Cost Estimate” to the Client for clearance 
and approval. 
 
The Service Provider shall carry out all necessary Tenant consultation. 
 
The Service Provider shall obtain all necessary statutory approvals; for the works (including the payment al  
necessary fees and administration charges in connection therewith). 
 
Removal of Existing System 
 
The Service Provider shall include for carefully draining down, disconnection and removal of the complete 
existing heating system; remove/seal off as necessary all pipe work thereto, remove  fireplace hearth and 
surround, build up chamber opening, core ball and sweep flue; supply and insert permanent ventilator and 
extend and make good plaster, skirting to match existing. 
 
The Service Provider shall remove all redundant radiators and existing pipe work as necessary and remove 
the  feed  and  expansion  cistern,  all  pipe  work,  and  insulation  and  any  support  platforms.  The  hot  water 
cylinder, pipe work, immersion heaters, insulation  and support stool  are  also to be removed. All existing 
electric cable, conduits and accessories shall be removed and all surfaces made good.  
 
Replacement installation 
 
The Service Provider shall supply temporary heat (two 2 Kilowatt electric panel type heaters having time and 
temperature control); for the complete duration of the works and maintain tenant’s mains electricity supply, 
mains water supply and bathroom facilities at end of each working day. 
 
The Service Providers will also ensure that tenant’s property and possessions are protected and the dwelling 
cleaned at the end of each working day and on completion of all of the works. 
 
The Service Provider shall supply and install an Outdoor Wood Pellet boiler in accordance with the Clients 
specification; including all alterations to existing and all new heating pipework; and domestic hot and cold 
water pipework as applicable; pipework insulation; all  condensate pipework to waste or gulley or to and 
including construction if necessary of a soak-away. 
 
The Service Provider shall form a base for the boiler with either a concrete or pre-cast concrete flags. 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 184 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
Where  a  remote  boiler  is  proposed  include  for  the  following;  450  deep  trench  excavation  including 
breaking/taking up and reinstating paving or concrete of any type and/or grassed topsoil; backfill and disposal 
of  surplus  spoil,  granular  bed/haunching/surround;  150  diameter  PVC  ducting;  pipe  work;  pipe  work 
insulation and electrical cable; automatic air separator complete with A.A.V. and vertical flue support bracket. 
 
Supply  and  install  manufacturer’s  recommended  vertical  flue  complete  with  anti-downdraft  cowl.  Vertical 
flues  shall  be  complete  with  all  bends  and  fittings  as  necessary  as  specified  and  approved  by  the  boiler 
manufacturers and installed in strict accordance with their instructions. 
 
The Service Provider shall supply and install in all habitable rooms a radiator to provide the calculated heat 
output required in each dwelling type, including grounds to stud walls if required. Rear halls and porches are 
not deemed to be a habitable room. 
 
Supply and install new circulator complete with valves, including a dedicated electrical circuit and flexible 
cable connection to the pump. 
 
Thermostatic radiator valves to be fitted to all rooms fitted with a radiator except in rooms where a controlling 
room thermostat (standard or programmable is fitted). 
 
Supply and install a lock shield radiator valve to all rooms fitted with a radiator, including an additional lock 
shield valve in lieu of a thermostatic valve where the room thermostat is fitted. 
 
The control of space heating and hot water systems shall be provided with time and temperature control in 
accordance with the Clients specification including electrical circuit and all connections to each item of control 
equipment.   
 
Supply and install new feed and expansion cistern, complete with insulation jacket, support platform, lid, 
float valve, overflow and warning pipework. 
Supply  and  install  new  hot  water  cylinder,  complete  with  factory  fitted  foam  insulation,  3kW  immersion 
heater, cylinder stool including new dedicated electrical circuit  having a heating boost switch and new flexible 
cable connection to the immersion heater. 
 
The Service Provider shall provide a tiled fire surround and hearth in accordance with F30 (3) Code of Practice 
for Electric Fires, with an electric inset focal point fire provided, including dedicated electrical  circuit and 
flexible cable connection to the fire from DP switch concealed within the fabric of the building. 
 
The Service Provider shall design, install and test all new dedicated electrical circuits in accordance with the 
current Edition of the IET Wiring Regulations for: 
 
Wood Pellet boiler installation including heating/hot water system control and all accessories 
Boiler house/compartment light circuit including bulkhead fitting and lamp where required 
Electric inset focal point fire circuit including flexible cable to fire 
Electric immersion heater circuit including heating boost switch circuit and flexible cable  
 
The Service Provider shall also provide all labels where necessary, test and upload unto the Clients IT system 
an EIC (Electrical Installation Certificate) for all works completed. 
 
The Service Provider shall make good/replace as necessary insulation to all exposed pipe work in roof space 
and all necessary new insulation to pipelines in accordance with the Clients specification. 
 
The Service Provider shall provide all necessary pipe casings to pipe work where exposed in accordance with 
the Client’s standard detail drawings.  All pipe casings to be painted with 2 No. coats of under coat and 
finished with one coat of white gloss paint. 
 
Completion 
On completion of the replacement installation of a boiler and hot water system, together with associated 
equipment such as pipe work, circulating pump, radiators and system controls, the Service Provider shall 
check  the  system  for  air  locks  and  vent  as  necessary  and  the  system  and  all  equipment  should  be 
commissioned in accordance with the manufacturer’s instructions.  
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 185 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
The Service Provider shall provide the fuel for testing 
 
The heating system to be thoroughly cleaned and flushed out before installing a new boiler  
 
During the final filling of the system, a chemical water treatment inhibitor meeting the boiler manufacturer’s 
specification or other appropriate standard should be added to the primary circuit to control corrosion and 
the formation of scale and sludge. 
The Service Provider shall upload unto the Clients IT system, all test certificates and records as requested in 
the Clients specification. 
 
The Service Provider shall give the Tenant sufficient information about the dwelling, including operational 
and maintenance instructions of the installed building services and controls and other details so that each 
dwelling can be operated and maintained in an energy efficient manner to use no more fuel than is reasonable 
in the circumstances. 
 
Without comprising health and safety requirements, the instructions should explain to the Tenant how to 
operate the system efficiently to include: 
How to make adjustments to the timing, temperature and flow control settings; and 
What routine maintenance is necessary to enable each system to be maintained at reasonable 
efficiency throughout their service life 
 
The Service Provider shall provide an information pack supplied in an A4 clear plastic envelope and containing 
a  copy  of  the  central  heating  system’s  manufacturers  operational  instructions/  booklets  for  each  major 
component. 
 
The Service Provider shall notify in writing to the local Building Authority and the Client confirming that all 
fixed building services have been properly commissioned not more than five days after completion of the 
commissioning works.  
 
A Health & Safety File shall be uploaded unto the Clients IT system, in accordance with the current CDM 
(Construction Design Management) Regulations, on the completion of the works. 
 
Boiler Manufacturer’s Warranty 
 
The work will also include the provision of a manufacturer providing evidence of a warranty for each boiler 
installed by the Service Provider. 
 
The warranty guarantees the repair of all defects to the boiler at no cost to the Client (including the cost for 
all parts, labour and any other charges) for a period of 10 years from the date of installation of the boiler. 
 
The warranty shall be given by the manufacturer directly to the Client and the manufacturer agrees that 
from the commencement date to the end of the warranty period of the agreement, labour to carry out any 
repairs is provided by the Service Provider but is transferable to the Clients new Service Provider either after 
the end date of this contract or upon termination of the contract. 
 
The Client will undertake to have the warranted boiler installed under this contract 
 
The  Client  will  undertake  to  have  the  warranted  boiler  serviced  annually  either  under  this  contract  or  a 
subsequent contract. 
 
Service Providers Central Heating Warranty 
 
The work will also include the provision of a Service Providers warranty for each replacement central heating 
system installed by the Service Provider and this warranty must provide for the following features. 
The  warranty  guarantees  the  repair  of  all  defects  and  any  Tenants  misunderstanding  or  abuse  to  the 
replacement central heating system at no cost to the Client (including the cost of all parts, labour and any 
other charges) for a period of 12 months from the date of installation of the replacement heating 
system. 
 

 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 186 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
Routine and Responsive Maintenance Service 
 
For the avoidance of doubt, the replacement central heating system installed under this part of the service, 
with immediate effect, is repaired by the  Service Provider under the routine and responsive maintenance 
service of this contract, however while the replacement central heating system is under the Service Providers 
12  month  warranty,  no  payment  will  be  made  for  the  installation  under  the  routine  and  responsive 
maintenance service during this time. 
 
As  part  of  the  Service  Providers  routine  and  responsive  maintenance  service  of  this  contract  the  Service 
Provider is responsible for obtaining all parts and recovering all associated labour costs or any other expenses, 
directly from the boiler manufacturer under the boiler manufacturer’s warranty. 
 
014  REPLACEMENT OF EXISTING BOILER (ANY TYPE) WITH OR WITHOUT CONTROLS  
 
Replacement operations will be as follows and to include all labour and materials necessary for 
the completion of the installation 

 
Design 
 
The Service Provider shall carry out an initial survey of each dwelling and prepare and submit the design 
information for the replacement of the heating boiler in compliance with the Clients Specification. The Service 
Provider  shall  submit  a  completed  “Survey  Schedule  and  Cost  Estimate”  to  the  Client  for  clearance  and 
approval by the Client.  
 
The Service Provider shall carry out all necessary Customer consultation. 
 
The Service Provider shall obtain all necessary statutory approvals; for the works (including the payment of 
all necessary fees and administration charges in connection therewith). 
 
Removal of Existing Boiler  
 
The Service Provider shall include for  carefully draining down, disconnection and  removal of the existing 
Clients  and/or  Tenant  installed  heating  boiler  (any  type);  boiler  pipework  connections,  boiler  electrical 
connections remove/seal off as necessary all pipe work thereto, and make good all works. 
 
The  Service  Provider  shall  allow  for  the  braking  up  and  removal  of  existing  concrete/paving  slabs  boiler 
house/cabinet bases and existing concrete or paving slabs oil storage tank bases either installed by the Client 
and/or Tenant.   
 
New Boiler Installation (any type) with no controls 
 
The Service Provider shall supply temporary heat (two 2 Kilowatt electric panel type heaters having time and 
temperature control; for the complete duration of the works and maintain tenant’s mains electricity supply, 
mains water supply and bathroom facilities at end of each working day. 
 
The Service Provider will also ensure that tenant’s property and possessions are protected and the dwelling 
cleaned at the end of each working day and on completion of all of the works. 
 
The Service Provider shall supply and install a gas condensing boiler any type, oil fired condensing boiler any 
type or biomass boiler (outdoor type) complete with boiler fixing gig where applicable, concrete base for 
outdoor  type  boiler;  oil  pipe  work  connections  thereto;  including  any  alterations  to  existing  and  all  new 
heating  pipe  work,  domestic  hot  and  cold  water  pipe  work  as  applicable;  all  pipe  work  insulation,  all 
condensate pipe work to waste or gully or to and including construction, if necessary, of a soak-a-way. 
 
Supply and install a complete low level boiler flue assembly to comply with BS 5440 Part 1, all in accordance 
with the boiler manufacturer’s installation instructions, with all flue extensions; bends; supports and a flue 
terminal wire guard if required. Supply and install a plume kit. 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 187 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
The  Service  Provider  shall  supply  and  install  if  required  a  new  replacement  bunded  oil  storage  tank  in 
accordance with the Clients specification; and form base.  
 
The Service Provider shall include for the gas carcass  to be replaced if required from the existing meter 
cupboard to the gas boiler in all cases, and shall extend the carcass to the cooker position in the Kitchen and 
re-connect the Tenant’s natural  gas cooker appliance including stability chain if not already fitted. If the 
Tenant has an electric cooker then the gas supply is to be capped off at this point.  
 
Supply  and  install  if  required  oil  supply  pipe  laid  in  450  deep  trench  including  breaking/taking  up  and 
reinstating  paving  or  concrete  of  any  type  and/or  grassed  topsoil;  backfill  and  disposal  of  surplus  spoil, 
granular bed/haunching/surround; galvanised or 150 diameter PVC ducting including all necessary fittings, 
system filters, shut off valve, de- aeration device, and fire valve provide an external plastic coated galvanised 
steel casing to fire valve and/or de- aeration device where required.  
 
New Boiler Installation with controls 
 
Notwithstanding the above identified works for boiler replacement systems with no controls; the following 
additional works are to be included in the all in rate for boiler replacement  (any type) with controls; 
a)  Disconnect and remove existing heating control system equipment and components  excluding 
electrical wiring, and provide and install new replacement programmer, motorised valves, room 
thermostat, hot water control thermostat; providing new final connections to all control system 
equipment in accordance with Clients specification. 
b)  Disconnect existing heating circulator pump excluding electrical wiring and replace with new 
circulator including valves; providing new final connection to circulator in accordance with Clients 
specification. 
c)  Disconnect and remove all existing thermostatic radiator valves to all radiators and replace with new 
valves in accordance with the Clients specification. 
 
All works are to be in accordance with the Clients specification  
 
Completion 
 
On completion of the replacement of a boiler (any Type) (with or with no controls); the Service Provider 
shall check the system for air locks and vent as necessary and the system and all equipment should be 
tested and commissioned in accordance with the manufacturer’s instructions.  
 
The Service Provider shall provide the fuel for testing.  
 
The existing heating system is to be thoroughly cleaned and flushed out before installing a new boiler.  
 
During the final filling of the system, a chemical water treatment inhibitor meeting the boiler 
manufacturer’s specification or other appropriate standard should be added to the primary circuit to control 
corrosion and the formation of scale and sludge.  
 
The Service Provider shall provide and upload to the Clients IT system, all test records and certificates in 
the Clients specification.  
 
The Service Provider shall give the Tenant sufficient information about the boiler, including operational and 
maintenance instructions of the installed building services and controls and other details so that each boiler 
can be operated and maintained in an energy efficient manner to use no more fuel than is reasonable in 
the circumstances. Without comprising health and safety requirements, the instructions should explain to 
the Tenant how to operate the system efficiently to include: 
How to make adjustments to the timing, temperature and flow control settings; and  
What routine maintenance is necessary to enable each system to be maintained at reasonable 
efficiency throughout their service life.  
 
The Service Provider shall provide an information pack supplied in an A4 clear plastic envelope and 
containing a copy of the central heating system’s manufacturers operational instructions/ booklets for each 
major component. The Service Provider shall perform all duties and carry out all requirements described in 
Clients Service Information. 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 188 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
The Service Provider shall notify in writing to the local Building Authority and the Client confirming that all 
fixed building services have been properly commissioned not more than five days after completion of the 
commissioning works.  
 
A Health & Safety File shall be uploaded unto the Clients IT system in accordance with the current CDM 
(Construction Design Management) Regulations, on the completion of the works. 
 
Boiler Manufacturer’s Warranty 
 
The work will also include the provision of a manufacturer’s warranty for each boiler installed by the Service 
Provider. The warranty guarantees the repair of all defects to the boiler at no cost to the Client (including 
the cost for all parts, labour and any other charges) for a period of 10 years from the date of installation of 
the boiler.  
 
The warranty shall be given by the manufacturer directly to the Client and the manufacturer agrees that 
from the commencement date to the end of the warranty period of the agreement, labour to carry out any 
repairs is provided by the service but is transferable to the Clients new Service Provider either after the end 
date of this contract or upon termination of the contract.  
 
The Client will undertake to have the warranted boiler installed under this contract. 
 
The  Client  will  undertake  to  have  the  warranted  boiler  serviced  annually  either  under  this  contract  or  a 
subsequent contract. 
 
Service Providers Defects Liability Period 

 
The work will also include the provision of a Service Providers defects liability period for each boiler replaced 
by the Service Provider during which time the Service Provider will repair all breakdowns and rectify all faults 
caused by Tenants misunderstanding and/or abuse to the boiler and system at no cost to the Client (including 
the  cost  of  all  parts,  labour  and  any  other  charges)  for  a  period  of  12  months  from  the  date  of 
installation of the replacement heating system. 
 
Routine and Responsive Maintenance Service 
 
For the avoidance of doubt, the replacement boiler installed under this part of the service and the central 
heating system, with immediate effect, is repaired by the Service Provider under the routine and responsive 
maintenance  service  of  this  contract,  however  while  the  boiler  renewal  system  is  under  the  Service 
Providers 12 month defects liability period
, no payment will be made for the installation under the 
routine and responsive maintenance service during this time. 
 
As  part  of  the  Service  Providers  routine  and  responsive  maintenance  service  of  this  contract  the  Service 
Provider is responsible for obtaining all parts and recovering all associated labour costs or any other expenses, 
directly from the boiler manufacturer under the boiler manufacturer’s warranty. 
 
Initial Survey 
 
015  Following  instruction,  the  Service  Provider  shall  include  for  an  initial  survey  of  the  property.  Access 
arrangements shall be made direct with the Tenant. 
 
016  The initial survey for replacement installations will be for the purposes of determining the: 
 

Information  for  heat  loss  calculations,  i.e.  room/window  dimensions,  wall  construction,  number  of 
external walls, cavity wall insulation etc. 

Layout for radiators, pipework routes, etc. 

Location of boiler (and cylinder if appropriate). 

Size and adequacy of pressure of incoming water main. 

Location of cold water main stopcock. 

Location for cable routes and adequacy of equipotential bonding. 

Number and location of extract fans, flues and chimneys. 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 189 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 

Thickness of existing roof space insulation.  

Condition of CWS cistern and Bye Law 30 compliance. 

Condition of insulation to domestic pipe work in roof space.  

Any dwelling condensation problems. 

Window frame type: material, glazing type, and condition and if draught proofed. 

Solid wall, if any. 

Any other roof insulation and its thickness, e.g. flat roofs. 

Tenant installed appliances 

LPG or natural gas cooker installation 
 
Continuity of Services 
 
017  The Service Provider will leave the properties with all services in proper working order at the end of each 
working  day.    Under  no  circumstances  shall  residents  be  without  the  use  of  these  services  and  facilities 
overnight. 
 
018  Ensure that an alternative form of heating is available for the Customer during the period of works. The 
alternative form of heating will be a minimum of Two 3kw electric floor standing panel heaters max 
(in line with requirements on Gas Breakdowns), with time and temperature controls. 
 
 
Elderly and Vulnerable Customers  
 
019  Special care and consideration must be given when planning and executing Work in premises occupied by 
elderly  or  vulnerable  Customers.    This  may  include,  but  is  not  limited  to:  temporary  decant  or  respite 
arrangements, enhanced or reduced working hours, additional temporary heating etc. 
 
Gas and Electrical Supplies 
 
020  Under no circumstances must work be started in any dwelling that is not fitted with all services and meters 
etc.  Arranging for the gas supply and where an electrical supply and meters may be required is the Service 
Provider’s  responsibility  and  the  Utility  Provider’s  should  be  notified  of  this  before  the  dwellings  are 
programmed.   
 
021  However, the Service Provider after seeking the Clients approval will make his own arrangements to have 
the supply of gas put on to a property.  This will be paid for as an extra to the contract on an individual basis 
providing supporting documentation is submitted with the valuation. 
 
Electrical Work 
 
022  All electrical work must be carried out by an NICEIC, ECA Service Provider, or be registered with an approved 
licence to practice system, an example of which is SPARKSAFE, and who must issue a current approved IET 
Electrical Installation Completion (EIC) certificate for each individual installation. 
 
023  Where  all  the  electrical  requirements  in  the  dwelling  to  BS  7671;  Regulation  701.411.3.3  are  met, 
supplementary equipotential bonding may be omitted. Therefore, before work of any nature proceeds in the 
property the electrical installation must be tested.   
 
024  No installation will be accepted for payment unless such certificate is provided.  Equally a note must be made 
on  the  certificate  that  all  bonding  has  been  completed  in  accordance  with  the  17th  edition  of  the  IET 
Regulations, or any subsequent amendments. 
 
025  The Service Provider is to inspect the loft space of the dwelling and establish the depth of insulation existing, 
if below the minimum requirements of 270mm, the Service Provider is to report the actual depth to the Client 
who will determine what further action is required.  The cost of upgrading any insulation, loft hatch insulation 
and insulated catwalks will be reimbursed at the rates in the Schedule of Rates, these rates are deemed to 
include the cost of moving and reinstating any Customer content stored in the loft. 
 
 

 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 190 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
DESIGN PROCESS 
 
 
 
Design Criteria 
 
026  The design criteria for the replacement of the central heating installation, boiler replacement or boiler renewal 
is as follows. 
 
027  The replacement heating system shall be designed with due consideration to the installation, commissioning, 
operation,  maintenance  and  repair  of  components,  appliances  and  the  system.  Heating  systems  shall  be 
designed to achieve and maintain the following minimum room temperatures when the ambient external 
temperature  is  -4C,    the  heating  flow  being  82°  (max)  and  temperature  difference  across  the  pumped 
system 11° (max), with the circulating pump running and the air change rate is as detailed below. 
 
Habitable Room 
Room Temperature 
Air  
Living Room 
21c 
1.5 
Dining Room 
21°c 
1.5 
Kitchen/Dining Room 
21°c 

Bed Sitting Room 
21°c 
1.5 
Circulating spaces 
18c 
1.5 
Bathrooms 
23c 
3 
WC’s  
23c 
2 
Kitchens 
18c 
2 
Bedrooms 
18c 
N/A 
Mobility (Standard) 
21°c throughout 
As rooms above 
 
Where extract fans are fitted the Service Provider shall allow for 60 l/s for Kitchens with an extract fan or 
30//s with a cooker hood and 15 l/s for Bathrooms  
 
A rear hall or a porch are not deemed to be habitable rooms.  
 
028  With regard to heat loss calculations, these shall be calculated in  accordance with Chartered Institute of 
Building Services Engineers Environmental Guide A, and BS EN 12831 with the following factors shall be 
allowed. 
 
1. 
The Service Provider is to inspect the loft space of the dwelling and establish the depth of insulation 
existing, if below the minimum requirements of 270mm, the Service Provider is to report the actual 
depth to the Client who will determine what further action is required.  The cost of upgrading any 
insulation, loft hatch insulation and insulated catwalks will be reimbursed at the rates in the Schedule 
of Rates, these rates are deemed to include the cost of moving and reinstating any Customer content 
stored in the loft. 
 
2. 
Radiators shall be fitted under windows where possible and in all cases on exterior walls. 
 
3. 
A 10% contingency shall be allowed on the total system design to allow for general heating and pipe 
losses. 
 
4. 
It shall be assumed that adjacent properties are heated to 10c for heat loss calculation purposes. 
 
5. 
A 3kW hot water load shall be allowed for when sizing the boiler. 
 
6. 
Calculations for the heating pipe sizes should not exceed 1.5 m/s to ensure quiet operation. 
 
 
All heat loss calculations shall be forwarded as part of the Design Information to the Client.  
 
 

Conditions of Temperature Guarantee – For information only as existing systems 
 
029  The temperature in any room or other area will be ascertained by a mercury in glass thermometer suspended 
at a point 1.5m from the flow in the centre of the room or other area. 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 191 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
030  When the outside temperature is not less than -4°C the system is to be guaranteed to achieve the heating 
standards described above, provided the following conditions are satisfied: 
 
1. 
The internal volume of any room or other area served by one radiator must not exceed 1450 cubic 
feet (42 cubic metres).  In a room which exceeds 1450 cubic feet (42 cubic metres) in volume, more 
than one radiator will be required in order to obtain the heating standards referred to. 
 
2. 
The system must have been operated continuously for not less than 24 hours and must continue to 
operate fully with clock controller overridden and air temperature and hot water thermostatic controls 
correctly set and the boiler flow temperatures set at 180oF  (82oC). 
 
3. 
There must not be more than the specified air change per hour in any room or other area. 
 
Design Information 
 
031  The Service Provider shall submit details of the initial survey. 
 
1.  An electronic scaled working drawing layout of each property type, identifying each floor space, showing 
radiator positions and sizes together with proposed, valves, pipe sizes, pipework routes, cold water and 
domestic hot water services, control system and electrical cable routes.  The location of the boiler and 
cylinder (if applicable) shall also be included on the drawing. 
 
2.  Heat loss calculations. 
 
032  The Service Provider will require written agreement to the design proposals from the Client before site works 
can start. 
 
033  Failure of the Service Provider to provide working drawings, schedules and calculations may lead to additional 
time and costs being incurred by the Client which shall be passed on to the Service Provider to bear. 
 
034  The approval by the Client of such drawings, schedules and calculations covers only the general principles 
of the work concerned and does not absolve the Service Provider from carrying out the Works in accordance 
with the Specification and good engineering practice. 
 
035  The Client shall have the right to change the Service Provider’s design with no financial implications to the 
Client. The Service Provider is to comply with all Customer requirements with regard to radiator location in 
each room at no financial implication to the Client. The Service Provider is to explain the full extent of the 
works i.e. radiator positions, pipework routes,  boiler position, controls, and all other mechanical services 
contained within the contract to the tenant and then request the tenant to sign the tenant agreement form. 
The  Tenant  Agreement  Form  shall  be  produced  by  the  Service  Provider  and  submitted  to  the  Client  for 
approval at the pre-contract meeting. 
 
036  In void properties the Service Provider is to allow for further attendance.  This is to include, contacting new 
Customers and making arrangements for testing and commissioning. 
 
037  When these documents have been forwarded through to the Client, a completion certificate for the Works 
will be issued.  The defects liability period will run from the date of the Client's certificate. 
 
 

Regulations and Standards 
 
038  The  design  and  installation  of  new  heating  and  hot  water  systems  shall  comply  with  all  appropriate 
Regulations, British Standards and Codes of Practice. 
 
039  In particular, the design of the system shall be in accordance with BS EN 12828: Specification for forced 
circulation hot water central heating systems for domestic premises:  
 
040  The works shall comply with the Gas Safety (Installation and Use) Regulations including latest amendments 
and shall also be in accordance with the manufacturer’s technical data sheet and Building Regulations and 
amendments and Technical Booklet F1. 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 192 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
041  With regard to implementation of the works, the Service Provider shall also take into account the following 
Health and Safety Regulations. 
 

Management of Health and Safety at Work Regulations 1999 
 

Reporting of Injuries, Diseases and Dangerous Occurrences Regulations (RIDDOR) 2013 
 

Manual Handling Operations Regulations 1992 as amended 2002. 
 

The Control of Substances Harmful to Health Regulations 2002 (COSHH)  

 

The Provision and Use of Work Equipment Regulations 1998 (PUWER). 
 

Electricity at Work Regulations 1989. 
 

Construction (Health, Safety and Welfare) Regulations 1998. 
 
042  Electrical  works  shall  be  in  accordance  with  BS  7671,  The  Requirements  for  Electrical  Installations  (17th 
Edition) 3rd amendment and The Electricity Safety, Quality and Continuity Regulations (Amendment) 2009 
 
 
STANDARD SPECIFICATION 
 
 
General Preamble 
 
043  Where properties are occupied during the works the Service Provider shall take all reasonable steps to ensure 
that inconvenience and disturbance to the occupiers is minimised. 
 
044  Once work commences in a dwelling it must be continuous without interruption until completion. 
 
045  The Service Provider is to allow for protection of all fixtures and fittings including carpets.  Move, take up, 
refit and replace all furniture, fittings and fixtures as may be necessary to execute the works.  Re-position 
items of furniture and appliances at the end of each working day whether work is completed or not. 
 
046  The Service Provider must protect and maintain existing services at all times, inform the Customers prior to 
disconnection and adaptation works, which are to be for the minimum period possible.  No services are to 
be left disconnected overnight. 
 
047  The Service Provider is to make good to all adjacent structures and surfaces disturbed during the works, 
whether specifically mentioned or not.  Any damage caused by carelessness or want of skill on the part of 
the Service Provider shall be immediately made good at the Service Provider's expense

 
048  All carpets, floor coverings, underlay, hardboard, floorboards, etc (excluding laminated wood flooring) to be 
properly and professionally re-fitted on completion of the installation. 
 
049  Materials or tools must not be stored within the dwelling, communal areas or gardens. 
 
 
PERFORMANCE SPECIFICATION 
 
 
BOILERS 
 
050  The Service Provider shall design for and install boilers which are SEDBUK Band A rated high efficiency with 
evidence of a Low No-x rating condensing boiler as manufactured by a manufacturer to be approved by the 
Client. 
 
051  Boilers shall be sized by the Service Providers to suit.  All boilers are to be fitted according to manufacturer’s 
technical data sheet and compression type fittings shall be used to facilitate easy removal for repair.  The 
Service Provider shall include for filling loop and the optional pipe cover accessory as supplied by the boiler 
manufacturer. 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 193 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
052  All boilers shall carry a minimum ten year's manufacturer's guarantee with a minimum ten year parts and 
labour warranty and this shall be arranged to run from the date of the completion certificate.  The Service 
Provider is to provide a boiler installation record secured to the inside of the lower casing giving the Service 
Provider's name and address and the date of installation. 
 
053  The heating installation shall be cleansed through the use of a permanent in-line magnetic filter to ensure 
effective magnetic filtration. 
 
 
054  Servicing: The filter shall be accessible to carry out a visual inspection of the canister chamber to ensure all 
system debris has been successfully removed during boiler servicing.   
 
 
055  The Client’s preferred option is for an open vented system to be designed and installed where appropriate. 
The Service Provider shall obtain the Client’s approval for a sealed system design and installation. 
 
056  The Service Provider shall supply and install the boiler in an agreed position with the Client, on an external 
wall to the outside and in accordance with the manufacturer’s technical data sheet.  
 
057  The Service Provider shall size the boiler in accordance with the following: 
• 
Total of all radiator outputs 
• 
Total of all pipework losses 
• 
Hot water load (minimum 3kW to be allowed) 
 
058  The Service Provider shall total the above and add 20% to the load for intermittent heating before selecting 
the appropriate size boiler.  
 
059  The Service Provider shall supply and install an additional expansion vessel of appropriate size if the system 
volume is beyond that which can be accommodated by the built in expansion vessel.   
 
060  The  Service  Provider  shall  supply  and  install  a  complete  boiler  flue  system  in  accordance  with  the 
manufacturer’s technical data sheet and BS 5440-1. The Service Provider shall terminate the flue a suitable 
location and supply and install a flue terminal guard as necessary. 
 
061  BOILER, GAS FIRED CONDENSING CONVENTIONAL TYPE 
Standard: To BS EN 677, High Efficient SEDBUK Band A rated 
Low NOX classification 
Type: Wall Mounted 
Casing Finish: Vitreous Enamel 
Controls/Accessories: All as per boiler manufacturer  
Heat Exchanger: Stainless Steel 
Boiler Flue: To BS 5410 and in accordance with manufacturer’s flue options 
Commissioning of gas fired boiler to be carried out by boiler manufacturer’s representative 
Boiler manufacturer to provide a 10 year parts and warranty to the Client  
 
062  BOILER, GAS FIRED CONDENSING COMBINATION TYPE 
Standard: To BS 5258, High Efficient SEDBUK Band A rated 
Low NOX classification 
Type: Wall Mounted 
Casing Finish: Vitreous Enamel 
Controls/Accessories: All as per boiler manufacturer   
Heat Exchanger: Stainless Steel 
Boiler Flue: To BS 5410 and in accordance with manufacturer’s flue options 
Commissioning of gas fired boiler to be carried out by boiler manufacturer’s representative 
Boiler manufacturer to provide a 10 year parts and warranty to the Client  
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 194 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
063  BOILER, GAS FIRED CONDENSING SYSTEM TYPE 
Standard: To BS 6798 and BS 7074 Low NOX classification 
Type: Wall Mounted 
Casing Finish: Vitreous Enamel 
Controls/Accessories: All as per boiler manufacturer 
Heat Exchanger: Stainless Steel 
Boiler Flue: To BS 5410 and in accordance with manufacturer’s flue options 
Commissioning of gas boiler to be carried out by boiler manufacturer’s representative 
Boiler manufacturer to provide a 10 year parts and warranty to the Client  
 
064  BOILER, OIL FIRED CONDENSING CONVENTIONAL TYPE 
Standard: TO BS799 and OFS A100, High Efficient SEDBUK Band A rated 
Type: Floor Mounted 
Casing finish: Mild steel 
Controls/Accessories: All as per boiler manufacturer 
Boiler Flue: To BS 5410 and in accordance with manufacturer’s flue options  
Commissioning of oil fired boiler to be carried out by boiler manufacturer’s representative 
Boiler manufacturer to provide a 10 year parts and warranty to the Client  
 
065  BOILER, OILL FIRED CONDENSING OUTDOOR TYPE 
Standard: To BS 799 and OFS A100, High Efficient SEDBUK Band A rated 
Type: Floor mounted, outdoor with patented weather proof casing 
IP Rating: IPX4 
Controls/Accessories: All as per boiler manufacturer 
Boiler Flue: To BS 5410 and in accordance with manufacturer’s flue options 
Commissioning of oil fired boiler to be carried out by boiler manufacturer’s representative   
Boiler manufacturer to provide a 10 year parts and warranty to the Client. 
 
066  BOILER, WOOD PELLET 
Standard: To BS EN 303 
Type:  Floor  mounted,  outdoor  with  patented  weatherproof  case,  enclosing  the  boiler  and  100kg 
hopper 
IP Rating: IPX4 
Controls: Low pellet level sensor with warning beacon, high limit thermostat, back burning protection, 
fuel overload, combustion control, modulation control, frost protection and safety valve 
Boiler Flue: To 5410 and in accordance with manufacturer’s flue options 
Commissioning of wood pellet boiler to be carried out by the boiler manufacturer’s representative  
Boiler manufacturer to provide a 10 year parts and warranty to the Client. 
 
067  OIL STORAGE TANKS, PLASTIC 
Standard: To BS 5410, and constructed and certified to OFTEC standard OFS T100 
Type: Horizontal bunded oil fuel storage tank 
Capacity: The capacity of the oil tank shall be in accordance with BS 5410 Clause 6.2.1: Table 2 
Accessories: All as per tank manufacturer 
Oil Supply: Top outlet option 
Location: To BS 5410, and current Building Regulations on a suitable concrete base 
Domestic Oil Tank Bases Construction and Design: To Client’s standard details 
Where a tank of a lesser capacity is required due to limited space, any cost adjustment is deemed 
to be included. 

 
068  FIRE WALLS FOR OIL STORAGE TANKS 
Standard: To BS 5410 
Method: The tank should be protected in one of the following ways: 
 
a) 
Isolating the tank, including any integral bund, by placing it at a distance from any building or 
other potential source of fire or; 
b) 
Protecting the tank, including any integral bund, by a physical barrier. 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 195 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
Where the above criteria for distance cannot be met, and where steel stand physical barrier screens 
are  required,  certification  will  be  required  that  the  screen  panels  satisfies  the  performance 
requirements specified in BS 476-22 Clause 5, for a non-loading beating fire wall with a fire resistance 
of 30 minutes and shall be installed in accordance with the manufacturer’s instructions. 
Where it is necessary to provide panel type fire walls, any cost adjustment is deemed to 
be included. 

 
069  OIL SUPPLY (TIGER OIL DE-AERATOR) 
Standard: To BS EN 12514-2 
System Type: Single pipe system, with de-aerator device, bottom of oil storage tank below or level 
with burner 
Location:  To  be  fitted  to  be  fitted  externally  to  the  boiler  in  accordance  with  BS  5410  and  the 
manufacturer’s installation instructions. 
Installation:  The  assembly  to  be  fully  concealed  in  a  manufactured  enclosure  of  suitable  size 
constructed from powder coated mild sheet steel, plugged and securely fixed to a wal .  
 
070  OIL FILTER 
Standard: To BS EN 12514-2 
Location: To BS 5410, and as specified by the appliance manufacturer 
Installation: To be fitted on the oil supply pipe between the isolating valve and the appliance. 
 
071  FIRE VALVE 
Standard: To BS 5410 
Compliance: Fire valves shall comply with OFTEC Standard OFS E101  
Installation: Where the boiler is positioned externally outside the building, the valve body shall be 
fitted at least 1m away from the appliance with its sensor over the burner. The fire valve assembly to 
be fully concealed in a manufactured enclosure of suitable size constructed from powder coated mild 
sheet steel, plugged and securely fixed to a wall.   
 
072  OIL MONITORING SYSTEM 
Standard: To BS EN 60335 
Type: Two parts, comprising a tank mounted transmitter ans a plug in receiver with integral antenna 
located in the dwelling 
Power Supply: Receiver 230 – 240V/ 1/50Hz 
Transmitter: 3V Lithium cell 
Battery Life: 10 years (estimated life) 
Communication: Wireless to BS EN 300 -220 
Transmitter:  To  monitor  the  level  of  fuel  inside  the  tank  and  relay  the  data  via  a  secure  wireless 
connection to the receiver unit 
Receiver  Unit:  The  receiver  unit  shall  be  securely  fixed  to  an  electrical  socket  outlet  plate  and 
connected a galvanised wall mounted fixing box, spurred off the Kitchen ring main circuit. 
 
073  GUARD FOR PIPELINES 
Pipelines: Exposed on external walls to be fully concealed by covering with a powder coated mild sheet 
steel box section profile of suitable size, flanged, plugged and securely fixed to the wall. 
 
074  GUARD FOR EXTERNALLY LOCATED FIRE VAVE ASSEMBY   
Installation: For externally located heating appliances, the oil supply should be cut off at least ONE m 
away from the appliance. The fire valve assembly to be fully concealed in a manufactured enclosure 
of suitable size constructed from powder coated mild steel sheet, plugged and securely fixed to the 
wall. 
 
075  GUARD FOR EXTERNALLY LOCATED TIGER OIL DE-AERATOR 
Installation: The tiger oil de-aerator is to be installed externally to the boiler cabinet all in accordance 
with  BS  5410  and  to  the  Manufacturer’s  instructions.  The  assembly  to  be  fully  concealed  in  a 
manufactured enclosure of suitable size constructed from powder coated mild sheet steel, plugged 
and securely fixed to the boiler cabinet. 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 196 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
076  SYSTEM CIRCULATION 
Space heating systems and domestic hot water primary circuits should have fully pumped circulation. 
If the boiler manufacturer’s instructions advise installation of a bypass, an automatic bypass valve should be 
provided and the manufacturer’s instructions on minimum pipe length followed. 
 
CIRCULATING PUMP 
Standard: To BS EN 1151, BS EN 60335, EUP Directive 2005/32/EC and EC 640/2009 
System: For Low temperature hot water heating system 
EEI Rating: = 0.23 
System Resistance: The flow rate shall be sufficient to circulate the maximum boiler output against 
the system resistance 
Installation:  To  be  installed  in  a  readily  accessible  position  in  accordance  the  manufacturer’s 
installation instructions 
Maintenance: Provide 2No. pump valves to enable removal/replacement without need to drain down 
Electrical Supply: 230 – 240V 1/50Hz 
 
077  The  Service  Provider  shall  supply  and  install  adequate  ventilation  in  accordance  with  the  manufacturer’s 
technical data sheet and BS 5440-2:2009. 
 
078  The Service Provider shall supply and install high and low level ventilation grilles when the boiler is installed 
within a cupboard. Such grilles shall be suitably sized in accordance with manufacturer’s requirements. 
 
079  The Service Provider shall show the position of the boiler on the working drawings. 
 
080  The Service Provider shall supply and install a 15 mm galvanized steel pipe from the pressure relief valve on 
the boiler and run it to outside to discharge in a safe location.  The Service Provider shall show the position 
of the boiler on the working drawings. 
 
081  The Service Provider shall supply, install and deliver a pipe cover accessory. 
 
082  The Service Provider shall supply and install in the cold water mains supply prior to entering the boiler, a 
branch connecting with a filling loop which connects between the cold mains and the heating flow.  The 
filling  loop  shall  complete  with  all  valves  in  accordance  with  Water  Regulations  and  manufacturer's 
recommendations. The filing loop is to be located in an accessible place.Type equation here. 
 
Radiators 
 
083  All radiators are to be the steel panel convector type to the latest edition of BS EN 442-1 and BS EN 442-2 
to achieve the required design temperatures listed in 010 and shall be installed by way of brackets. Radiators 
shall be round top, with four BSP connections. 
 
084  Radiators shall, be fitted below windows to give a clearance of not less than 25mm from the underside of 
the sill to the top of the radiator, with a minimum clearance from the underside of the radiator to the finished 
floor level not be more than 150mm, or less than 100mm.  
 
085  The length of the radiator must be such that it is not greater than the width of the window opening and not 
less than 100mm within the width of the of the window opening. 
 
086  Radiators shall not be positioned back to back on internal walls. 
 
087  Radiator fixings shall be arranged to suit the wall construction. 
 
088  All valves will be watertight and connected to radiators with PTFE tape unless manufacturer’s technical data 
sheet state otherwise. 
 
089  Each radiator shall be fitted with a chrome plated thermostatic radiator valve (except in room where room 
stat  fitted)  and  15mm  back  seating  type  lock  shield  valve.  The  lock  shield  radiator  valve  cover  shall  be 
screwed down. Radiator connections shall be at the bottom and opposite ends.  A brass air release valve is 
to be fitted on the flow side top connection. 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 197 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
090  A drain off tapping shall be fitted at every lowest point in the system. 
 
091  All radiators installed in any specific project shall be selected from the same radiator manufacturer’s approved 
list. 
 
092  Reflective foil shall be fitted behind all radiators on external walls.  The foil shall be cut neatly, 25mm smaller 
than radiator dimensions and fixed in accordance with manufacturer's recommendations behind the radiator-
fixing bracket. 
 
093  In dwellings which previously had radiators installed the new radiators are to be the same size to match 
existing. 
 
094  If no cylinder is to be installed, a suitably sized radiator is to be installed in the airing cupboard as required. 
 
095  Two no air vent keys are to be left with each installation with the exception of sealed system installations 
where no keys are to be left. 
 
096  The radiators shall be supplied with a good priming coat and left for the Tenants to decorate.  Where radiators 
are found to be scratched or damaged, the Service Provider shall replace the same at no extra cost to the 
contract. 
 
097  The  Service  Provider  shall  show  all  radiator  positions,  numbered  with  a  radiator  schedule  showing  the 
individual  radiator  number,  radiator  height,  radiator  length,  radiator  type,  radiator  output  and  type  of 
connection on the Service Providers working drawing. 
 
 

Pipes and Fittings 
 
098  All heating, primary, cold, hot, mains water pipework and gas pipework shall be installed in EN 1057 R250 
Table X light gauge copper with fitted brass or copper integral solder ring capillary type joints and general 
pipework fittings to BS EN 1254-3:1998, all Kite mark certified. 
 
099  All fittings and solder used shall be lead-free and carry the UP or SS lead-free mark.  Do not use formed 
bends on exposed pipework, except for small offsets. Form changes of direction with radius fittings. 
 
100  All pipes to be of even bore, clean and smooth throughout, commercially straight and free from grooving, 
blistering or other surface marks and free from any corrosive oxide etc.  All ends shall be cut square and all 
burrs removed with a reamer to restore the bore. 
 
101  Easy sweep fittings are to be used.  Square tees and elbows shall not be accepted.  Union joints shall be 
provided as necessary to permit easy removal of all apparatus.    
 
102  All pipework shall be supported at a minimum of 900 mm centres, at high or low level, with either screw on 
brackets or white plastic clips with one screw per clip. 
 
103  Spacing for copper pipelines to be fixed securely and true to line at the following maximum centres: 
 
 
15mm and 22mm pipe OD:  
1200mm horizontal and 1800mm vertical 
 
28mm and 28mm pipe OD:  
1800mm horizontal and 2400mm vertical 
 
35mm and 42mm pipe OD:  
2400mm horizontal and 3000mm vertical 
 
104  Heating pipework routes shall, where possible be at skirting level and shall be arranged in a neat and orderly 
manner and concealed where possible.  Pipework through walls shall be sleeved.  Additional supports to be 
located within 150mm of connections, junctions and changes of direction. 
 
105  In houses with solid floors, heating pipework shall be run in the upper floor voids with pipe drops to    lower 
floor radiators.  Pipes drops to be fully encased in plywood pipe casing from ceiling to skirting level, painted 
two coats of undercoat and finished with on coat white gloss paint. The Service Provider shall include for 
carefully lifting and replacing floorboards.  Any flooring damaged is deemed to be replaced at the Service 
Provider’s expense. All pipes to be sleeved where they pass through masonry or concrete.  The maximum 
notch depth shall be 25mm and located between 0.07 and 0.25 of span from support.  Notches within the 
central 2 quarters of span are not allowed.   
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 198 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
106  Sleeves are to be of suitable size to allow free expansion of the pipework.  Sleeves shall be cut square at 
each end and shall be of sufficient length to finish flush with the finished face of wall or ceiling, and 6mm 
proud of the finished surface of floors.  All excessive gaps between the inside surface of the sleeves, and 
pipes passing through boiler house walls shall be filled with fire resistant materials.  The weight of pipework 
shall not be borne by the sleeves.  It is the Service Provider's responsibility to ensure that pipes are not 
bedded in by making good. 
 
107  No pipes shall be run in concrete screeds or in floors overlaid with sound insulation materials, ie insulated 
floating floors. 
 
108  The run of pipework shall be in accordance with the layout indicated on the drawings supplied by the Service 
Provider for approval. 
 
109  The actual run of pipework shall be approved by the Client before such work is put in hand, and all pipes 
shall be installed in a neat and workman-like manner.  Pipes shall be laid to graded falls as necessary to 
facilitate  draining  and  venting,  adequately  supported  with  provision  for  expansion  and  brackets  suitably 
placed.  Vertical pipes shall be dropped plumb and all lines shall be parallel to each other.  Pipework shall be 
installed without springing or forcing. 
 
110  All pipes shall follow the contour of the building.  Where pipes enter floors or ceilings, they shall be taken in 
square.  All pipes and fittings shall be kept at least 150 mm away from the lighting or power cables, conduits 
etc. 
 
111  The Service Provider shall be held liable and entirely responsible for making all provision necessary to allow 
full expansion and contraction of all pipework and apparatus.  Failure to make such provision, which results 
in damage to the installation or to the building and its contents, shall be held to be the responsibility of the 
Service Provider, who must make good all damage free of cost to the Client.   
 
112  The Service Provider shall supply and install the heating flow and return pipework from the boiler to the 
pump and motorised valve complete with all isolating valves. From the motorised valves the heating shall 
split  to  feed  the  hot  water  cylinder  and  radiators  within  each  room,  as  shown  on  the  Service  Provider's 
working drawings. 
 
113  The Service Provider is to flush out the heating services at least twice prior to filling and adding inhibitor to 
the system. 
 
114  The Service Provider shall connect to the existing hot water service, cold feed and open vent serving the 
dwelling. All the above pipework will be shown on the Service Provider's working drawings. 
 
115  The Service Provider shall supply and install a cold water main from the nearest existing point to feed the 
boiler in 15 mm pipe as shown on the Service Provider's working drawing if a system boiler is installed. All 
the above pipework shall be shown on the Service Provider's working drawings. 
 
116  The Service Provider shall supply and install at low points of the heating system, a lock shield type drain cock 
to BS 2879, to enabling each Heating and HWS system to be drained down when required. 
 
 
Natural Gas Supplies 
 
117  The natural gas supply to all appliances will conform strictly to BS 6891:2005+A2:2008 
 
118  The Service Provider shall include for the gas carcass to be replaced from the meter position to the gas boiler 
in all cases.  In addition, they shall extend the carcass to the cooker position in the Kitchen and re-connect 
the Tenants gas cooker appliance including stability device if not already fitted.  If the Customer has an 
electric cooker then the gas supply is to be capped off at this point.   
 
119  The Service Provider is to ensure that the supplies are of sufficient size (minimum 22mm to boiler, 22mm to 
the cooker position, to supply the volume of gas required to allow the appliances to function effectively and 
in  accordance  with  the  manufacturer’s  technical  data  sheet.  The  new  gas  carcass  is  to  be  run  from  the 
existing gas meter position. 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 199 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
120  The Service Provider shall supply and install a bayonet fitting 600 mm from finished floor level on the gas 
supply to the cooker.  The Service Provider is to connect the cooker to the new gas supply with approved 
new flexible connector.    
 
121  The Service Provider is to include soundness checks, smoke and spillage tests. The Client may provide a 
representative on occasions to be present at tests.  
 
122  The  Service  Provider  is  to  provide  the  Client  with  a  signed  certificate  of  the  gas  safety  checks  and  gas 
pressure test within the operation and maintenance manuals. 
 
123  All the above shall be shown on the Service Provider's working drawings. 
 
124  Test for soundness and purge in accordance with BS 6891. 
 
125  Upon completion the gas pipework is to be pressure tested (may be witnessed on occasions by the Client) 
for 15 minutes at a pressure of 20mbar. 
 
 

Hot Water Storage Requirements 
 
126  Standard: To BS 1566 
1. 
Vented  copper  hot  water  storage  cylinders  should  comply  with  the  heat  loss  and  heat  exchanger 
requirements. 
2. 
Hot water storage combination units should comply with BS 3198 
3. 
Primary  storage  systems  should  meet  the  insulation  requirements  of  the  Hot  Water  Association 
Performance specification for thermal stores 
4. 
Unvented  hot  water  storage  system  products  should  comply  with  BS  EN  1287  or  an  equivalent 
standard as set out by an accredited test body such as the British Board of Agreement, the Water 
Research Council, or KIWA. 
 
 
 
Heat Loss: The standing loss for all hot water storage vessels an a), b), c) and d) should not exceed where: 
V= 1.15 x (0.2+0.051V2/3) kWh/day where V is the volume of the cylinder  
 
Labelling: All hot water vessels should carry a label with the following information 
1. 
type of vessel (vented, combination unit types or thermal store); 
2. 
nominal capacity in litres; 
3. 
standing heat loss in kWh/day 
4. 
heat exchanger performance in kW 
5. 
reference to product compliance with relevant standard 9e.g. BS 1566, BS EN 12897) 
and logos of accreditation bodies as required. 
6. 
Storage capacity: To C.I.B.S.E. Guide G. For domestic installations a cylinder of approximately 120 
litres (min) is usually adequate.  
 
127 
The new units will be complete with sacrificial anodes and adequate thermal insulation of the CFC reduced 
type and comply with the Water By-Laws. 
 
128  The cylinders to be fitted on a new stool. 
 
129  The Service Provider shall include for a 750mm long immersion heater facility rated at 3kW and thermostat 
to BS EN 60335 -2-73.   
 
130  The Service Provider shall supply and install a new 22mm gate valve on the cold feed, heating flow and 
return pipework to the cylinder. 
 
131  The Service Provider shall show the position of the cylinder on the working drawings. 
 
 

 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 200 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
SYSTEM CONTROLS 
 
132  TIME CONTROL OF SPACE AND WATER HEATING 
 
 
The control of space heating and hot water systems shall be provided with time and temperature controls as 
follows:  
 
1. 
2 channel programmer with separate timing to each circuit 
 
2. 
for dwellings with a total usable floor area greater than 150 m², timing of the separate space heating 
zones can be achieved with separate timing to each circuit  
 
3. 
where the hot water is produced instantaneously, such as with a combination boiler, time control is 
only required for space heating zones 
 
133  TEMPERATURE CONTROL OF SPACE HEATING 
 
 
 
Separate temperature control of zones within the dwelling should be provided by: 
 
1. 
room thermostats 
2. 
individual radiator controls such as thermostatic radiator valves (TRVs) on all radiators other than in 
the reference room (with thermostat) 
 
134  TEMPERATURE CONTROL OF DOMESTIC HOT WATER 
 
Domestic hot water systems should be provided with a cylinder thermostat, immersed type in BSP outlet on 
storage vessel, to control the zone valve  
 
135  Room thermostats shall be positioned as follows: 

In a hallway. 

1800mm above floor level. 

Away from radiators or direct heat source, direct sunlight, external doors or draughts. 
 
136  A wiring centre shall be provided and be located as shown on the Service Providers drawings. 
 
137  Where fitted, the HWS cylinder shall incorporate a immersed type cylinder thermostat inserted in a pocket 
on the cylinder and set at 60c. 
 
138  The automatic pump overrun period should be set to 20 seconds. 
 
139  An  automatic  bypass  will  be  fitted  to  all  systems  including  combination  boilers  should  the  boiler 
manufacturer’s technical data sheet advise that this is a requirement of the installation. 
 
140  A frost thermostat is to be provided if the boiler is located in a position where frost damage may occur.  
 
141  Final connection to the boiler shall be carried out by the Service Provider. 
 
142  The above controls shall be shown on the Service Provider's working drawings. 
 
 
ELECTRICAL INSTALLATION 
 
143  The  Service  Provider  shall  be  responsible  for  the  electrical  installation  associated  with  the  replacement 
heating installations.  This shall include the following electrical circuits from a new metallic consumer to be 
located in the existing meter cupboard. Where due to space restrictions the new consumer unit cannot be 
fitted in the existing cupboard; the Service Provider shall install the consumer unit in a separate wooden 
meter enclosure. The cost of the enclosure will be deemed to be included in the costs
 
144  Provision of new dedicated electrical circuit fitted to the new hot water storage cylinder immersion heater, 
including new flexible cable connection. The Contactor shall allow for replacing the existing heater face plate 
switch in the dwelling where necessary with a heating boost switch with timed settings.   
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 201 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
145  Provision of dedicated electrical circuit for the heating boiler including system control wiring and all necessary 
accessories. The Contactor shall provide and install where required a bulkhead light fitting to assist with all 
necessary maintenance or breakdown call outs.  
 
146  Provision of dedicated electrical circuit for the electric focal point inset fire, including a 20A DP switch fitted 
adjacent fire on chimney breast, with flexible connection concealed within the fabric of the building to connect 
to inset fire. 
 
Electric Direct Acting Day Rate Focal Inset Fire 
 
Standard: To BS EN 60335 -1  
 
Approval : BEAB/CE MARK 
 
Type: Direct Acting Electric Inset Fire, to fit chimney opening 
 
Heater Type: Fan Convention 
 
Max Heat Output: 2kW 
 
Coal Bed: One piece with switchable choice for flame effect independent of heat source 
 
Noise: Fan noise suppressed to 50dB max, when in operation 
 
Lights: LED bulbs for long life and low energy consumption   
 
Controls: ON/OFF switch with multiple heat settings and thermostat control 
 
Fixing: To be securely fixed to hearth or surround 
 
147  Cables shall be installed above ceilings, below floors and should be concealed in walls.  
 
Cables concealed in masonry walls should be enclosed in conduit.  
 
Cables should be withdrawable through either continuous conduit, or where it not feasible to conceal the 
cable system, through the provision of a continuous trunking system. 
 
Cables should be installed without joints other than at equipment and terminal fittings. JUNCTION BOXES 
ARE NOT PERMITTED. 
 
Cables should be supported and fixed to the requirements of BS 7671. 
 
Cables should be sleeved passing through masonry walls with conduit bushed at both ends. 
 
Cables installed across floor joists should be threaded through holes neatly bored in joists at least 50mm 
from floor or ceiling. 
 
PVC insulated cables must not come into contact with polystyrene insulation or organic timber preservative. 
 
Cables concealed within a wall or partition should comply with BS 7671. 
 
148  All routing of trunking shall be done in a workmanlike manner and shall be arranged to be unobtrusive in 
terms of its layout. 
 
149  All  cabling  used  for  final  connections  to  boilers  or  hot  water  service  cylinders  shall  be  multi  core  heat   
resistant EP rubber insulated or HOFR sheathed flexible cable or heat resistant PVC flexible cable. 
 
150  The Service Provider shall include for upgrading earth and supplementary equipotential bonding to the new 
system in accordance with the IET Regulations current at the date of installation of the new boiler. 
 
151  Equipotential earthing shall be completed where necessary back to the main consumer unit and the Utility 
Provider’s incoming cut out. 
 
152  All control wiring associated with the installation shall be supplied and installed by the Service Provider. 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 202 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
153  Recommended Minimum Standards for Insulation of Pipework in Wet Central Heating Systems  
 
 
Standard: To BS 5422 
 
Pipes should be insulated to comply with the maximum permissible heat loss, and labelled accordingly, as 
follows: 
 1.  Primary circulation pipes for heating an hot water circuits wherever they pass outside the heated living 
space or through voids which communicate with and are ventilated from unheated spaces 
2. 
Primary circulation pipes for domestic hot water circuits should be insulated throughout their length, 
subject  only  to  practical  constraints  imposed  by  the  need  to  penetrate  joists  and  other  structural 
elements 
3. 
All pipes connected to hot water storage vessels, including the vent pipe, should be insulated for at 
least 1 m from their points of connection to the cylinder (or they should be insulated up to the point 
where they become concealed) 
4. 
If secondary circulation is used, all pipes kept hot by that circulation should be insulated. 
5. 
Extra provision may need to be made to protect heating and hot water pipe work in unheated areas 
against freezing 
 
 
Where insulation is labelled as complying, it must not exceed the following heat loss levels: 
 
Pipe Outside Diameter 
Maximum Heat Loss* 
8mm 
7.06W/m 
10mm 
7.23W/m 
12mm 
7.35W/m 
15mm 
7.89W/m 
22mm 
9.12W/m 
28mm 
10.07W/m 
35mm 
11.08W/m 
42mm 
12.19W/m 
54mm 
14.12W/m 
 
*  In  accessing  the  thickness  of  insulation  required,  standardised  conditions  shoul  be  assumed  in  all 
compliance calculations, based on a horizontal pipe at 60°C in still air at 15°C. 
 
154  All pipework running under ground floor suspended floors, through unheated areas (ducts, cupboards, or in 
loft spaces shall be provided with rigid pipe insulation and where necessary frost protection.  All primary flow 
and return pipework and all pipework within airing cupboards shall also be insulated. 
 
155  All insulation shall be Class 1, minimum 25mm thick nitrile rubber (CFC and HCFC free), all suitable for Class 
A1, and shall be fitted after testing.  Mineral fibre insulation shall not be acceptable. 
 
156  All slit lengths and butt joints shall be glued together using the adhesive recommended by the manufacturer, 
so that no pipe fitting or valve/cock is kept uninsulated. 
 
Feed and Expansion Cistern 
 
157  The Service Provider shall supply and install a plastic 18 litre feed and expansion cistern in accordance with 
the current Water Regulations if an open vented system is to be used. The Service Provider shall supply and 
install purpose made lids and insulation jacket for the feed and expansion cistern. The Service Provider shall 
supply  and  install  overflows  of  suitable  size  to  the  feed  and  expansion  cistern  and  discharge  it  in  an 
appropriate location.  
 
158  The Service Provider shall supply and install an open vent and cold feed to the heating system in accordance 
with the boiler manufacturer’s technical data sheet. 
 
159  Connect boiler to cold main supply via a combined filling/double check valve kit.  Ensure that the flexible link 
is not left in position and to comply with the current Water By-laws. 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 203 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
160  Service Provider is to supply and install a suitable wooden frame and support the feed and expansion cistern. 
The frame shall transfer all the live load to the roof trusses or surrounding walls. The framework shall be 
made from 50mm x 25mm wood battens with a minimum of four cross supports. The feed and expansion 
cistern shall be sited on 25mm marine plywood 
 
 

Safety Discharge   
 
161  Where a safety discharge pipe is fitted, this shall be fitted to the manufacturer’s technical data sheet and 
shall be arranged to discharge externally in a safe location and timed back to the wall. 
 
 
Condensate Discharge 
 
162  Wherever possible, the condensate pipe shall be routed and terminated so the condensate drains away from 
the boiler under gravity to a suitable internal water discharge point such as an internal soil and vent stack, 
internal kitchen, bathroom or washing machine waste water pipe of similar. 
 
163  Where  it  is  not  possible,  so  that  the  condensate  drains  away  from  the  boiler  under  gravity,  the  Service 
Provider shall provide for the installation of a condensate pump to drain the condensate away to a suitable 
water  discharge  point  in  accordance  with  the  boiler  manufacturer’s  instructions.  Where  a  condensate 
pump is required by design it shall be deemed to be included in the costs 

 
164  Where no other discharge method is possible, the use of an externally-run condensate discharge drainage 
pipe terminating at a suitable water discharge point or purpose-designed soak away may be considered. The 
pipe shall be run internally as far as possible before going externally, and the pipe diameter shall be increased 
to  32mm  before  it  passes  through  the  wall  to  the  exterior.  The  pipe  should  take  the  shortest  and  least 
exposed  route  to  the  discharge  point,  and  shall  fall  as  steeply  as  possible  away  from  the  boiler  with  no 
horizontal runs in which condensate might stand. The use of fittings and shall be kept to a minimum and any 
internal burrs on cut pipe work should be removed so that the internal pipe section is as smooth as possible. 
Where the pipe terminates over an open drain or gulley, the pipe should terminate below the grating level, 
in order to minimise the wind chill at the open end. 
 
165  The external condensate discharge pipe shall be insulated using suitable waterproof and weather resistant 
pipe insulation. 
 
 
Flues and Guards 
 
166  The Service Provider shall include for flues and guards associated with the required appliances and these 
shall  be  fitted  in  accordance  with  manufacturer’s  technical  data  sheet.    This  shall  include  all  associated 
builders work and making good. 
 
167  The Service Provider shall also include for the provision of all access equipment on properties of two storeys 
or below. 
 
168  The room sealed combination boiler flues shall be sited 200 mm down from the soffit outside.   
 
169  A suitable terminal guard shall be fitted where flue terminals are less than 2m above ground level. 
 
170  Weathering slates where required shall be manufactured from milled lead to BS EN 12588 lead.   
 
171  These requirements must be applied for any boiler manufacturer’s flue option. 
 
 
Ventilation 
 
172  The Service Provider shall include for the provision of necessary ventilation to comply with the Regulations 
and Standards. Ventilation provision shall be identified as necessary on the design drawings. 
 
 
Combustion and Ventilation Requirements 
 
173  The  provision  of  combustion  and  ventilation  requirements  for  the  central  heating  boilers  must  comply 
completely with BS 5540-2 whichever of the following is required. 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 204 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
Compartments for Boilers 
 
174  Where the design requires a boiler to be located in a Bedroom, the Service Provider shall provide and fit a 
suitable compartment to enclose the boiler installation and all pipe work etc; and provide the necessary boiler 
compartment ventilation in accordance with the current BS 5440-2 
 
The cost of the compartment for the boiler is deemed to be included in the unit rate for that 
type of house type. 

 
 
Existing Heating Appliances and Installations 
 
175  The Service Provider shall include for carefully draining down, disconnection and removal of all existing Client 
and or Tenant installed heating and hot water appliances and associated appliances and making good.  This 
shall include properties with partial heating systems, combined hot water/cold water storage and expansion 
tank packs, etc., and include removal of: 
 

All redundant pipework and electrical cables and making good to all disturbed surfaces. 

All oil tanks, any physical barriers, concrete bases, support walls, boiler cabinets and external oil fuel 
pipework 

Removal of the existing hot water storage tank or cylinder and associated redundant pipework. 

Removal of the gas carcass within the dwelling. 

Removal of the existing heating system in its entirety. 

Removal of existing controls and wiring. 
 
176  In all cases the Service Provider should allow for removal of solid fuel open fires and room heaters, bricking 
up flue apertures, render and set, fixing plaster vent with a permanent ventilator, renewing skirting, making 
good to all disturbed surfaces clearing away, and leave ready for redecoration. 
 
Existing Equipment Removal Prior to Boiler Upgrade 
 
177  The items detailed herein apply in general terms and are intended to be indicative of works that may be 
required  dependent  upon  the  extent  of  the  boiler  replacement  and  any  system  upgrade.    They  are  not 
intended to be carried out regardless of the works required. 
 
178  Remove and make good: 
 
1. 
All types of solid fuel appliances 
 
2. 
All types of electric heating and hot water appliances 
 
3. 
All types of old gas heating & hot water appliances  
 
4. 
All types of fireplace surround and hearths. 
 
5. 
Fix terracotta vent cap and louvre air brick to any redundant solid fuel chimney 
 
6. 
Carefully remove any tenants own appliances including fires, wall heaters, circulators and multipoint 
water heaters and return them to the tenant 
 
7. 
Any pipework, flues, fitments, ducting etc, associated with the above 
 
 
Existing Chimneys 
 
179  The  Service  Provider  is  to  be  responsible  for  arranging  and  including  within  his  tendered  rates  for  the 
thorough sweeping of all existing chimneys and providing a certificate to that effect. 
 
 
Tiled Surrounds 
 
180  The existing tiled hearth and surround is to be removed.  The opening is to be bricked up and plastered to 
feather in with existing plasterwork on the chimney breast.  A permanent ventilator is to be fitted in this new 
brickwork.  The chimney is to be capped and the hearth made good. 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 205 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
Builder’s Work 
 
181  The Service Provider shall be responsible for undertaking all builders work in connection with the installation, 
including holes, making good decorations to match existing following the removal of redundant equipment 
and after the installation of new equipment. 
 
182  Detailed Requirements on Builders Work 
 
1.  Make good to all ceilings and walls to plaster finish and to match existing decorations as closely as 
possible 
 
2.  Remove all redundant tank supports from cupboards and make good. 
 
3.  Remove any coal bunkers made redundant by the heating installation, bag any coal up and return 
to the tenant. 
 
4.  Any  disturbed  areas  around  chases  cut  for  ducts  across  solid  floors  for  pipework  are  to  be  tiled 
together with the duct covers to match existing floor tiles as near as practical. 
 
5.  Any areas, where boilers, tiled hearths and warm air units and circulators have been removed, will 
be made good to the following standard: 
 
•  Straighten and level floor and provide and install floor tiling to match existing everywhere the 
floor finish has been disturbed; 
•  Make good all holes and cracks and opening left in walls and ceilings and around fireplaces to 
plaster finish and to match existing decorations as closely as possible; and 
•  Should a warm air unit be removed from a compartment and the compartment is such that the 
door does not go to floor level, then a false floor consisting of batten and 22 mm plywood will 
be built in that compartment at the lower level of the door. 
 
6.  Any chimneys and flues made redundant as a result of removing appliances are to be: 
 
•  Thoroughly swept; 
•  Have a terracotta vent terminal supplied and fitted on top of the chimney; 
•  The base of the chimney is to be permanently sealed and a suitable air vent is to be fitted 
above the base to ensure the chimney is vented at all times; and 
•  Any flue that is not part of the structure of the property and had the sole purposes of providing 
flue arrangements for a removed gas appliance is to be removed in its entirety.  Weathered 
where necessary and all holes left as a result of this removal are to be made good to math 
existing. 
 
7.  Wherever floor boards are lifted, they are to be replaced if damaged and all boards are to be screwed 
and countersunk into position.  Should a laminate or other similar floor construction be encountered 
then the customer must be advised that they should make their own arrangements to have such floor 
lifted  prior  to  works  commencing.    Alternatively  the  Service  Provider  may  lift  the  flooring  upon  the 
occupant signing a disclaimer to the effect that neither the Client nor the Service Provider is responsible 
for any damage that may arise or for the floor’s reinstatement. 
 
8.  Any plaster damaged or holes left in ceilings as a result of removing any cylinders or associated pipework 
are to be made good to plaster finish. 
 
9.  All  ducting,  grilles,  register  and  vents  that  can  be  removed  practically  whenever  a  warm  air  unit  is 
replaced shall be removed and made good to the required standards. 
 
10.  Alterations to compartments that are to be utilised for boilers are to be allowed for, this is also to include 
removal of architrave, door handles or any shelves or shelving of any construction. 
 
 

 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 206 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
Hot press/Airing/Cylinder Cupboards 
 
183  Adapt  existing  cupboard  to  accommodate  new  cylinder,  pipe  work  and  any  necessary  ancillary  heating 
equipment where necessary, this is to include removal of the architrave and door, and re-fixing and any 
alterations or re-fixing of existing shelving as necessary. 
 
 
Health and Safety File 
 
184  During the pre-construction phase, the principal designer shall prepare a health and safety file appropriate 
to the characteristics of the project. 
 
185  The file must contain information about the current project likely to be needed to ensure health and safety 
during any subsequent work, such as maintenance, cleaning, refurbishment or demolition.  
 
186  When preparing the health and safety file, information on the following should be considered for inclusion: 
 
•  A brief description of the work carried out; 
•  Any hazards that have not been eliminated through the design  and construction processes, and how 
they have been addresses (e.g. surveys or other information concerning asbestos or contaminated land); 
•  Key  structural  principles  (e.g.  bracing,  sources  of  substantial  stored  energy  –  including  pre  or  post 
tensioned members) and safe working loads for floors and roofs;      
•  Hazardous materials used (e.g. lead paints and special coatings); 
•  Information  regarding  the  removal  or  dismantling  of  installed  plant  and  equipment  (e.g  any  special 
arrangements for lifting such equipment); 
•  Health and safety information about equipment provided for cleaning or maintaining the structure; 
•  The nature, location and markings of significant services, including underground cables, gas/oil supply 
equipment; fire-fighting equipment etc.,; and 
•  Information and as built drawings of the building, its plant and equipment (e.g. the means of safe access 
to and from service voids and fire doors). 
 
187  There should be enough detail to allow the likely risks to be identified and addressed by those carrying out 
the work. 
 
188  However, the level of detail should be proportionate to the risks. 
 
189  The file should not include things that will be of no help when planning future construction work such as 
pre-construction information, the construction phase plan, contractual documents, safety method statements 
etc. 
 
190  Information must be in a convenient form, clear, concise and easily understandable.    
 
191  The Service Provider shall upload unto the Clients IT system the Health and Safety File on completion of the 
works. 
 
 
Scaffolding 
 
192  The Service Provider is to provide, erect, maintain and dismantle on completion tower scaffolding.  Include 
for  gaining  access,  ladders,  boards  and  physical  ties  where  necessary.  The  cost  of  scaffolding  is  only 
reimbursed when provided on properties above two storeys. 
 
193  All scaffolding works are to be agreed by the Client prior to erection.  In multi occupancy properties, the 
Customer Liaison Officer is to notify all Customers 48 hours prior to erection of scaffolding. 
 
 
Cold Water Storage Tank 
 
194  Where the existing tank is defective; the Client may provide a task order to renew the cold water storage 
tank with a new, 227 litres capacity actual to be constructed of plastic material; to include new ball valve 
and float, lid, Byelaw 30 kit and insulation jacket; allow for draining down/chlorination and refilling system; 
alterations and re-connecting pipe work and overflow, remove old tank and test on completion. 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 207 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
SAP Ratings and Energy Performance Certificate 
 
195  Upon completion of the installation the Service Provider is to provide an Energy Performance Certificate for 
the dwelling. 
 
MAINTENANCE OF SYSTEMS 
 
Boiler Label 
 

196  The Service Provider is to supply a self-adhesive label and fit the label to each boiler on completion. The 
label shall contain the following information: 
 
1.  Service Provider’s name. 
2.  Service Provider’s phone number. 
3.  Service Provider’s emergency call out number. 
4.  Date of installation of system. 
5.  Gas safe registration number. 
6.  Signature of commissioning engineer. 
 
197  A sample of the label shall be submitted for approval at the pre-contract meeting. 
 
Defects Liability Period 
 
198  The Service Provider shall be responsible for both the new boiler and the heating system within each dwelling 
with the exception of any previously installed gas fires and gas cooker from the date of completion of each 
section of works. 
 
199  The Service Provider shall be liable for all defects until the end of the 12 months defects liability period and 
all defects are corrected. Any faults that occur during the defects period on the new and existing mechanical 
plant and equipment shall be repaired at the Service Provider’s own expense.  
 
200  Any nuisance calls made by Customers for not operating the system correctly shall be at the Service Provider’s 
own expense for attendance to such calls. 
 
 
201  The Service Provider is to provide a repair service line that is open 24 hours. The Service Provider must 
respond within 2 hours to all breakdown calls 24 hours a day. Calls can come from any of the following 
sources (Call Centre, On-Call Officer or Client. The number of the service line is to be given to Client at the 
pre-contract meeting.) 
 
202  The Service Provider is to provide and forward a report to the Client’s IT system within one day of any fault 
being reported to the Service Provider with the following information.  
 
1.  Date and time of which the fault is reported to Service Provider. 
2.  Date and time the Service Provider arrived to rectify fault. 
3.  Date and time the fault was rectified 
4.  Description of fault. 
5.  Materials used in rectifying the fault. 
6.  Name of tenant. 
7.  Address of the tenant. 
8.  Signature of the tenant and printed name. 
9.  Signature of the fitter and printed name. 
 
203  The Client shall not accept a delay of more than 12 hours to repair any part of the heating or hot water 
system.  
 
204  If the Service Provider fails to meet the 12 hour repair time the Client reserves the right to have the repair 
effected by another Service Provider and a counter charge shall be levied against the main Service Provider. 
 
 

 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 208 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
Annual Service 
 
205  Appliances installed by the Service Provider are to be inspected, tested, serviced and Landlord Safety certified 
during the defects liability period at no additional cost to the Client. 
 
 
System Preparation and Water Treatment 
 
206  Standard: To 7953 
 
a) 
Central heating systems should be thoroughly cleaned and flushed out before installing a new boiler   
b) 
During final filling of the system, a chemical water treatment inhibitor meeting boiler manufacturer’s 
specification or other appropriate standard should be added to the primary circuit to control corrosion 
and the formation of scale and sludge 
c) 
The  Service  Provider  should  also  refer  to  the  boiler  manufacturer’s  installation  instructions  for 
appropriate treatment products and special requirements for individual boiler models 
d) 
Where the mains total water hardness exceeds 200 parts per million, provision should be made to 
treat the feed water to water heaters and the hot water circuit of combination boilers to reduce the 
rate of accumulation of lime scale. 
 
 
Commissioning 
 
207  On  completion  of  the  installation  of  a  boiler  and  hot  water  storage  system,  together  with  associated 
equipment such as pipe work, pumps and controls, the equipment shall be commissioned in accordance with 
the manufacturer’s instructions. These instructions will be specific to the particular boiler or hot water storage 
system.  The  Service  Provider  should  give  a  full explanation  of  the  system  and  its  operation  to  the  user, 
including the manufacturer’s User Manuals where provided. 
 
208  If the Service Provider carries out any works on the hot and cold water services within each dwelling then 
the Service Provider shall chlorinate all hot and cold water services in accordance with BS EN 806 -5, HSG 
70 and the current edition of the Water Regulations. Prior to chlorination the Service Provider shall flush out 
all hot and cold water services. 
 
209  The  Service  Provider  shall  record  the  services  chlorinated  during  the  works  on  the  Client’s  Chlorination 
Certificate.   
 
210  To ensure adequate cleaning of replacement systems the Service Provider will flush out the heating flow and 
return  pipework  and  radiators  prior  to  connection  to  the  boiler  at  least  twice,  and  power  flush  with  a 
recommended descaling/flushing agent.  
 
211  The replacement boiler is to be isolated from the system until the system water is clean, in accordance with 
the manufacturer’s technical data sheet.   
 
212  An analysis/purity test of the heating circuit water will form part of the post inspection quality checks and 
the Clients representative will select samples to be taken throughout the duration of the works and sent to 
the water treatment provider for independent testing and reports forwarded to the Client.  
 
213  The filling loop is to be removed and capped and secured with a spring clip or pipe clip adjacent to mains 
feed and heating circuit connections. 
 
214  It is the Service Provider’s responsibility to give one week’s prior notice to the Client of when the flushing of 
the new system will take place in each dwelling. The Service Provider will also provide a certificate stating 
that the flushing was undertaken in accordance with both the boiler manufacturer’s and the flushing agent 
manufacturer’s technical data sheet. 
 
215  Upon  completion  of  the  pipework  installations,  the  installations  shall  be  filled  with  clean  water  and  then 
subjected to a hydraulic pressure test and the Service Provider shall upload unto the Clients IT system the 
Hydraulic Test Certificate.   
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 209 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
216  Heating and HWS primary systems shall be subjected to a test pressure of 6.0 bar or twice the working head.  
HWS  and  cold  water  service  pipework  shall  be  subjected  to  a  test  pressure  of  one and  a  half  times  the 
working head.  The test periods shall not be less than 30 minutes. All the above  pressure tests shall be 
recorded on the Client’s Hydraulic Test Certificate.   
 
217  After the hydraulic tests have been carried out to the satisfaction of the Client, each system is to be heat 
tested in accordance with the Clients specification. 
 
218  Boiler  burner  pressure,  functional  checks  and  all  flame  supervision  devices  should  be  checked  as 
recommended  in  the  manufacturer's  installation  instructions.    The  whole  system  should  be  balanced  to 
provide an even temperature distribution. 
 
219  The Service Provider shall test and regulate the systems to the satisfaction of the Client with the  Heat Test 
uploaded unto the Client’s IT system. 
 
220  The Service Provider shall upload unto the Clients IT system an EIC (Electrical Installation Certificate) for the 
electrical installation within each dwelling. 
 
221  Gas installations shall be tested. 
 
222  Any defects of workmanship, materials, performance or other irregularities which become apparent during 
the tests shall be rectified at the Service Provider's expense.   
 
223  All tests may be carried out to the satisfaction of the Client. 
 
224  Unless otherwise indicated, the Service Provider is to give a minimum notice of one week prior to site tests 
in order that the Client at their discretion, may be present at such tests. 
 
225  On completing the testing of the system within each dwelling the Service Provider shall upload unto the 
Clients IT system a Landlords Safety Record and a Service/Maintenance Check List to be passed to the Client 
within 24 hours of the tests being completed within each dwelling.  
 
226  The Service Provider is to notify immediately the Client of any Tenant installed appliance. 
 
227  The Service Provider shall be responsible for providing the whole of the testing equipment required. 
 
228  The Service Provider shall upload unto the Clients IT system the following test certificates and records for 
each dwelling completed. 
 

Gas Landlords Gas Safety Record (CP12) 

Oil Landlord Safety Record (CD12) 

Electrical Installation Certificate (EIC) 

Boiler Commissioning Certificate 

Benchmark Booklet (copy of) 

Hydraulic Test Certificate 

Heat Test Certificate 

Chlorination Certificate where works have been carried out to hot and cold water services 

Record of Analysis/Purity test record from water treatment provider  

ErP Package Label 

Notice of application to Building Control Authority for all necessary approvals  

Notice from Service Provider to Building Control Authority confirming fixed building services have 
been properly commissioned   

Manufacturer’s Warranty Form 

Tenant Agreement Form for the works to be undertaken (To be provided by the Service Provider) 

Tenant Satisfaction Sheet (To be provided by the Service Provider) 
 
229  The Client will carry out post inspection quality check on all systems installed.  The Client and the boiler 
manufacturer will be present during the commissioning of a number of the initial systems and will be making 
random inspection to monitor commissioning procedures. 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 210 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
Customers Instructions 
 
230  The  Service  Provider  shall  ensure  the  manufacturer's  installation  and  servicing  instructions  and  user 
instructions are left with the Tenant following completion of the work. 
 
231  In addition to the manufacturer’s technical data sheet, an A4 size laminated sheet giving simple clear basic 
instructions and guidance should be included. 
 
232  The Service Provider shall thoroughly explain and demonstrate to the Customer the operation of the system 
and check their understanding. 
 
233  The Service Provider should ensure that the system is set up ready for the Customer's own requirements.  
The Customer should be asked about their lifestyle and heating requirements, rather than the "standard" 
heating pattern being imposed. 
 
234  In  instances  where  the  Customer's  first  language  is  not  English  or  alternatively  where  there  are 
communications difficulties, the Client shall be advised. 
 
 
Client’s current manufacturers/suppliers/products 
 
235  Ensure all Materials are compatible with and standardised to the Client’s current products specified in the 
table below (listed by manufacturers, suppliers and/or brand names). 
 
Product 
Brand name 
Manufacturer’s details 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
[complete table as appropriate] 
 
 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 211 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
  REPLACEMENT HEATING INSTALLATION:  Check List 
 
 
 
Deemed included  Reimbursed 
Item 
Work  Description 
within All-in 
through 
Central Heating 
Schedule of 
Renewal Rates 
Rates 
 
General 
 
 
1.0 
Removal of all Clients and or Tenant installed existing appliances 
✓ 
 
(gas, oil, LPG, warm air, solid fuel, electrical) and making good.  
This shall include properties with partial heating systems, complete 
heating systems, combined hot/cold water storage and expansion 
vessel packs , etc., 
Removal of gas and or oil fuel pipelines, oil tanks, concrete/paving 
slabs boiler house bases and oil tank bases etc.,   
1.1 
Patch  plaster  walls  for  decorations following  strip out,  t o t a l  
✓ 
 
area  not exceeding  2m2   
1.2 
Removal of all redundant pipework and cables and make good to 
✓ 
 
all disturbed surfaces.  
1.3 
Removal  of  the  existing  hot  water  storage  tank  or  cylinder  and 
✓ 
 
associated redundant pipework where required. 
1.4 
Removal of the gas carcass within the dwelling. 
✓ 
 
1.5 
Removal of the cold water supply pipework serving the sink, bath 
✓ 
 
and basin and any hot water pipework servicing washing machines 
and dishwashers. 
1.6 
Removal  of  the  existing  heating  and  hot  water  system  in  its 
✓ 
 
entirety. 
1.7 
Removal of  all existing control equipment and  associated wiring   
✓ 
 
and accessories. 
1.8 
Removal of gas fires which are to be isolated and the gas supply 
✓ 
 
capped, bricking up flue apertures, render and set, fixing plaster 
vent with permanent ventilator, renewing skirting, making good to 
all  disturbed  surfaces  clearing  away,  and  leave  ready  for 
redecoration. 
1.9 
Fitting of restraint chains to gas cookers 
 
✓ 
1.10 
All  builders  work  in  connection  with  the  installation,  including 
✓ 
 
holes,  making  good  decorations  to  match  existing  following  the 
removal of redundant equipment and after the installation of new 
equipment. 
1.11 
Undertake  all  surveys,  prepare  working  drawings,  prepare  all 
✓ 
 
calculations,  prepare  radiator  schedules,  obtain  Customer’s 
approval, obtain Client’s approval. The Service Provider shall carry 
out all necessary Tenant consultation. 
 
Hot and Cold Water Plumbing 
 
 
2.1 
Connect to the existing hot water service, cold feed and open vent 
✓ 
 
serving the dwelling. All the above pipework will be shown on the 
Service Provider's working drawings 
2.2 
Supply and install a cold water main from the nearest existing point 
✓ 
 
to feed the boiler in 15 mm pipe as shown on the Service Provider's 
working drawing if a system boiler is installed 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 212 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
 
 
Deemed included 
Reimbursed 
Item 
Work Description 
within All-in Central 
through 
Heating Renewal 
Schedule of 
Rates 
Rates 
 
Heating Plumbing 
 
 
3.1 
Supply and install the heating flow and return pipework from the 
✓ 
 
boiler to the pump, motorised valves and magnetic filter as shown 
on the Service Providers drawings. From the motorised valve the 
heating  shall  split  to  feed  the  hot  water  cylinder  and  radiators 
within  each  room,  as  shown  on  the  Service  Provider's  working 
drawings. 
3.2 
Supply and install at low points of the heating system, a lock shield 
✓ 
 
drain cock to BS 2879, complete with loose keys,  
 
Gas Plumbing 
 
 
4.1 
The gas carcassing to be replaced to the new appliance from the 
✓ 
 
meter  position  in  all  cases.    In  addition,  they  shall  extend  the 
carcass  to  the  cooker  position  and  re-connect  the  Tenants  own 
appliance  including  stability  device  if  not  already  fitted.  If  the 
Customer  has  an  electric  cooker  then  the  gas  supply  is  to  be 
capped off at this point.  The Service Provider is to ensure that the 
supplies are of sufficient size, to supply the volume of gas required 
to allow the appliances to function effectively and in accordance 
with the manufacturer's instructions.  
4.2 
Supply  and  install  a  bayonet  fitting  600  mm  from  finished  floor 
✓ 
 
evel on the gas supply to the cooker.  
4.3 
Install a gas cock prior to the cooker for isolation purposes. 
✓ 
 
 
Boilers 
 
 
5.1 
Install  any  type  of  boiler  which  are  to  be  SEDBUK  A  rated  high 
✓ 
 
efficiency with evidence of a Low No-x rating condensing boiler as 
manufactured by a manufacturer approved by the Client 
5.2 
Supply and install in the cold water mains supply prior to entering 
✓ 
 
the boiler, a branch connecting with a filling loop which connects 
between the cold mains and the heating flow.  The filling loop shall 
be complete with all valves in accordance with Water Regulations 
and manufacturer's recommendations. 
5.3 
Provide  a  minimum  ten  year's  manufacturer's  guarantee  with  a 
✓ 
 
minimum  ten  year  parts  and  labour  warranty  and  this  shall  be 
arranged to run from the date of the completion certificate 
5.4 
Provide  a  boiler  installation  record  secured  to  the  inside  of  the 
✓ 
 
ower casing giving the Service Provider's name and address and 
the date of installation 
5.5 
All new boilers are to be fitted with a "magnetic filter” on the return 
✓ 
 
pipe to the boiler in accordance with manufacturer’s instructions 
5.6 
Supply and install a complete boiler flue system in accordance with 
✓ 
 
the manufacturer’s technical data sheet and BS 5440 Part 1.  The 
Service Provider shall terminate the flue at a suitable location and 
supply and install a flue terminal guard as necessary. Supply and 
nstall plume kit 
5.7 
Supply  and  install  adequate  ventilation  in  accordance  with  the 
✓ 
 
manufacturer’s technical data sheet and BS 5440-2 
5.8 
Supply and install high and low level ventilation grilles when the 
✓ 
 
boiler is installed within a cupboard. Such grilles shall be suitably 
sized in accordance with manufacturer’s requirements. 
5.9 
Supply  and  install  an  additional  expansion  vessel  of  appropriate 
✓ 
 
size  if  the  system  volume  is  beyond  that  which  can  be 
accommodated by the built in expansion vessel.   
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 213 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
 
 
Deemed included 
Reimbursed 
 
 
within All-in Central 
through 
Item 
Work Description 
Heating Renewal 
Schedule of 
Rates 
Rates 
5.10 
Supply and install a 15 mm galvanized steel pipe from the pressure 
✓ 
 
relief valve on the boiler and run it to outside to discharge in a safe 
ocation.   
5.11 
Supply, install and deliver a pipe cover accessory 
✓ 
 
5.12 
Where necessary supply and install a safety discharge pipe, this 
✓ 
 
shall be fitted in accordance with the manufacturer’s technical data 
sheet  and  shall  be  arranged  to  discharge  externally  in  a  safe 
ocation and tied back to the wall. 
5.13 
Supply and install all condense pipes which shall be preferably run 
✓ 
 
nternally and terminated in accordance with the manufacturer’s 
technical data sheet and recommendations.  If run externally they 
must  be  secure  and  lagged  with  external  waterproof  lagging  of 
19mm thick to BS standard. 
5.14 
Supply and install all flues and condensation drain pipes associated 
✓ 
 
with  the  required  appliances  and  which  shall  be  fitted  in 
accordance with manufacturer’s technical data sheet.  This shall 
nclude all associated builders work and making good. 
5.15 
Service Provider shall also include for the provision of all access 
✓ 
 
equipment on properties of two storeys or below. 
5.16 
The Service Provider shall include for a suitable terminal guard to 
✓ 
 
be fitted where flue terminals are less than 2m above ground level. 
 
Radiators 
 
 
6.1 
Supply and install radiators complete with brackets and be fitted 
✓ 
 
with a chrome plated thermostatic radiator valve (except in room 
where  room  stat  fitted)  and  15mm  type  chrome  lock  shield 
solating valve. Radiator connections shall be at the bottom and 
opposite ends.  Air release valve are to be fitted on the flow side 
top connections 
6.2 
Supply and install reflective foil to be fitted behind all radiators on 
✓ 
 
external walls.  The foil shall be cut neatly, 25mm smaller than 
radiator dimensions and fixed in accordance with manufacturer's 
recommendations behind the radiator-fixing bracket 
6.3 
Supply and install a drain off tapping fitted at lowest point in the 
✓ 
 
system. 
6.4 
The radiators shall be supplied with a good priming coat  
✓ 
 
 
Cylinders 
 
 
7.1 
Where  a  system  boiler  is  provided,  the  Service  Provider  shall 
✓ 
 
nclude  a  new  high  recovery  foam  insulated  indirect  cylinder  of 
appropriate  size  for  dwelling  (minimum  storage  capacity  120 
itres). The cylinder shall be pre insulated of an appropriate grade 
for the installation The cylinder shall be located in the existing hot 
press. The Service Provider shall include for a 22mm cold feed to 
this cylinder from the main storage tank and also for a 22mm vent 
pipe. 
7.2 
Supply and install a 750mm long immersion heater facility rated 
✓ 
 
at 3kW and thermostat to BS EN 60335 -2-73 and heater booster 
switch.  
7.3 
Supply  and  install  a  new  22mm  gate  valve  on  the  cold  feed, 
✓ 
 
heating flow and return pipework to the cylinder. 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 214 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
 
 
Deemed included  Reimbursed 
 
 
within All-in 
through 
Item 
Work  Description 
Central Heating 
Schedule of 
Renewal Rates 
Rates 
 
Controls 
 
 
8.1 
Supply and install programmer to incorporate a manual override 
✓ 
 
facility  and  to  be  an  electro-mechanical  programmer  and  be 
located  in  the  kitchen,  wireless  programmers  may  also  be 
installed if approved by the Client. 
8.2 
Supply  and  install  22mm  motorised  valves  complete  with 
✓ 
 
actuator motor to be located as shown on the Service Providers 
drawings complete with isolating valves. 
8.3 
Supply and install room thermostat. A wireless room thermostat 
✓ 
 
may also be installed if approved by the Client. 
8.4 
Supply  and  install  wiring  centre  in  accordance  with  the 
✓ 
 
manufacturer’s installation instructions to be located as shown 
on the Service Providers drawings. 
8.5 
Supply and install an immersed cylinder thermostat set at 60c 
✓ 
 
in a cylinder provided pocket. 
8.6 
Supply and install an automatic bypass to be fitted to all systems 
✓ 
 
including combination boilers should the boiler manufacturer’s 
technical  data  sheet  advise  that  this  is  a  requirement  of  the 
installation. 
8.7 
Supply and install a frost thermostat to be provided if the boiler 
✓ 
 
is located in a position where frost damage may occur  
8.8 
Supply and install a heating pump in an accessible location. The 
✓ 
 
pump shall be sized to provide the correct flow rate against the 
system resistance 
 
Insulation 
 
 
9.1 
Supply  and  install  insulation  to  all  pipework  running  under 
✓ 
 
ground floor suspended floors, through unheated areas (ducts, 
cupboards,  or  in  loft  spaces  in  accordance  with  the  Clients 
specification.  All  primary  pipework  and  pipework  within  hot 
presses shall also be insulated. 
 
Water storage Tanks 
 
 
10.1 
Supply and install a plastic 18 litre feed and expansion cistern 
✓ 
 
in  accordance  with  the  current  Water  Regulations  if  an  open 
vented system is to be used.  
10.2 
Supply and install purpose made lids and insulation jacket for 
✓ 
 
the feed and expansion cistern. 
10.3 
Supply  and  install  overflows  of  suitable  size  to  the  feed  and 
✓ 
 
expansion cistern and discharge it in an appropriate location 
10.4 
Supply and  install an open vent and cold feed to the heating 
✓ 
 
system in accordance with the boiler manufacturer’s technical 
data sheet 
10.5 
Supply  and  install  a  framework  to  support  the  feed  and 
✓ 
 
expansion cistern. The framework shall transfer all the live load 
to the floor or surrounding walls. The framework shall be made 
from timber with a minimum of four cross supports. The feed 
and expansion cistern shall be sited on 25mm marine plywood.  
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 215 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
 
 
Deemed included 
Reimbursed 
 
 
within All-in Central 
through 
Item 
Work Description 
Heating Renewal 
Schedule of 
Rates 
Rates 
 
Electrical Installation 
 
 
11.1 
Supply  and  install  if  required  a  new  electrical  circuit  from   
✓ 
 
consumer unit and connect to the new immersion heater via a 
heater booster switch. 
11.2 
If a new consumer unit is required this will be a surface non-
 
✓ 
combustible unit with lid, and complete with:  
main  control  switch  to  BS  EN  60439-3;  sufficient  RCBO’s  to 
accommodate all the sub-circuits scheduled for the Property; a 
minimum  of  20%  spare  ways  for  future  capacity;  and  each 
protective  device  to  be  permanently  labelled  to  identify  each 
circuit and rating. 
11.3 
Provision of new electrical circuit and connect to Boiler any type 
✓ 
 
and system control equipment and accessories.  
11.4 
Circuit  wiring  shall  be  carried  out  using  2.5mm2  PVC/PVC 
✓ 
 
insulated  cables.  All  routing  of  trunking  shall  be  done  in  a 
workmanlike manner and shall be arranged to be unobtrusive 
in terms of its layout. 
11.5 
Supply  and  install  final  connections  for  boilers,  heating 
✓ 
 
circulators, electric inset fire and immersion heater which shall 
be heat resisting 3 core 2.5mm2 butyl. 
Include for the upgrading of supplementary earth bonding to a 
new system in accordance with the IET Regulations current at 
the date of installation of the new boiler. 
11.6 
Earth bonding shall be completed where necessary back to the 
✓ 
 
main consumer unit or meter. 
11.7 
All  control  wiring  associated  with  the  installation  shall  be 
✓ 
 
supplied and installed by the Service Provider. 
 
Commissioning and Testing 
 
 
12.1 
If any works are undertaken on the hot and cold water Services 
✓ 
 
within each dwelling then the Service Provider shall chlorinate 
all hot and cold water services in accordance with BS 6700, HSG 
70 and to the current edition of the Water Regulations. Prior to 
chlorination the Service Provider shall flush out all hot and cold 
water services. The services chlorinated during the works are to 
be recorded on the Client’s Chlorination Certificate.   
12.2 
Flush out the heating flow and return pipework and radiators 
✓ 
 
prior to connection to the boiler at least twice, with the boiler 
manufacturer’s  recommended  descaling/flushing  agent  and 
power flushing machine. The Service Provider will also provide 
a  certificate  stating  that  the  flushing  was  undertaken  in 
accordance with both the boiler manufacturer’s and the flushing 
agent manufacturer’s technical data sheet 
12.3 
The filling loop is to be removed and capped and secured with 
✓ 
 
a  spring  clip  or  pipe  clip  adjacent  to  mains  feed  and  heating 
circuit connections. 
12.4 
Upon completion of the pipework installations, water pipework 
✓ 
 
shall be filled with clean water and then subjected to a hydraulic 
pressure  test  and  the  Service  Provider  shall  complete  the 
Client’s Hydraulic Test Certificate.   
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 216 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
 
 
Deemed included 
Reimbursed 
 
 
within All-in Central 
through 
Item 
Work Description 
Heating Renewal 
Schedule of 
Rates 
Rates 
12.5 
Heating and HWS primary systems shall be subjected to a test 
✓ 
 
pressure of 6.0 bar or twice the working head.  HWS and cold 
water service pipework shall be subjected to a test pressure of 
one and a half times the working head.  The test periods shall 
not be less than 30 minutes. All the above pressure tests shal  
be recorded on the Client’s Hydraulic Test Certificate.   
12.6 
After  the  hydraulic  tests  have  been  carried  out  to  the 
✓ 
 
satisfaction  of  the  Client,  each  system  is  to  be  cleaned  and 
dosed and a heat test shall be carried out 
12.7 
Main  burner  pressure,  gas  rate,  functional  checks  and  flame 
✓ 
 
supervision device should be checked as recommended in the 
manufacturer's  installation  instructions.    The  whole  system 
should be balanced to provide an even temperature distribution. 
12.8 
The  Service  Provider  shall  regulate  the  systems  to  the 
✓ 
 
satisfaction of the Client and the results shall be recorded on 
the Client’s Commissioning Certificate and Heat Test Certificate 
12.9 
The Service Provider shall upload unto the Clients IT system an 
✓ 
 
Electrical  Installation  Certificate  for  the  electrical  installation 
within each dwelling. 
12.10 
Upload unto the Clients IT system a signed certificate of the gas 
✓ 
 
safety checks and gas pressure test within the operation and 
maintenance manuals. 
12.11 
Test for soundness and purge in accordance with BS 6891: 2005 
✓ 
 
and certify. 
12.12 
Upon completion the gas pipework is to be pressure tested (may 
✓ 
 
be  witnessed  by  the  Client)  for  15  minutes  at  a  pressure  of 
20mbar. 
12.13 
Flush out the heating services at least twice prior to filling  
✓ 
 
and adding inhibitor to the system. 
12.14 
At the time of commissioning following the successful cleaning 
✓ 
 
of  the  system  the  Service  Provider  will  add  the  boiler 
manufacturer’s  recommended  corrosion  inhibitor  approved  by 
the  Client,  dosed  in  accordance  with  the  manufacturer’s 
technical data sheet, into the heating system after the system 
has been tested.  
 
Customer’s Instructions 
 
 
13.1 
Ensure the manufacturer's installation and servicing instructions 
✓ 
 
and user instructions are left with a responsible person on site 
together  with  an  A4  size  laminated  sheet  giving  simple  clear 
basic instructions and guidance. 
13.2 
Supply a radiator vent key and for thoroughly explaining to the 
✓ 
 
Customer,  demonstrating  the  operation  of  the  system  and 
checking their understanding. 
13.3 
Ensure that the system is set up ready for the Customer's own 
✓ 
 
requirements.    The  Customer  should  be  asked  about  their 
lifestyle and heating requirements, rather than the "standard" 
heating pattern being imposed. 
13.4 
In instances where the Customer's first language is not English 
✓ 
 
or alternatively where there are communications difficulties, the 
Client shall be advised. 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 217 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
 
 
Deemed included 
Reimbursed 
 
 
within All-in Central 
through 
Item 
Work Description 
Heating Renewal 
Schedule of 
Rates 
Rates 
 
Health & Safety File 
 
 
14.1 
During the pre-construction phase, the principal designer shall 
✓ 
 
prepare  a  health  and  safety  file  appropriate  to  the 
characteristics  of  the  project  which  shall  contain  information 
relating to the project which is likely to be needed during any 
subsequent  project  to  ensure  the  health  and  safety  of  any 
person. The information required per Scheme shall be agreed 
with the Client prior to commence to the works: 
 
Scaffolding 
 
 
15.1 
Provide,  erect,  maintain  and  dismantle  on  completion  tower 
✓ 
 
scaffolding.    Include  for  gaining  access,  ladders,  boards  and 
physical ties where necessary.  
15.2 
The  cost  of  scaffolding  is  only  reimbursed  when  provided  on 
 
✓ 
properties above two storeys. 
 
SAP Ratings and Energy Performance Certificate 
 
 
16.1 
Upon completion of the heating installation the Service Provider 
✓ 
 
is to provide an Energy Performance Certificate for the dwelling. 
 
Maintenance of System 
 
 
17.1 
Supply a self-adhesive label and fit the label to each boiler on 
✓ 
 
completion.  The  label  shall  contain  the  information  listed  in 
clause 186: 
17.2 
Accept  responsibility  for  both  the  new  boiler  and  the  heating 
✓ 
 
system  within  each  dwelling  with  the  exception  of  any 
previously installed gas fires and gas cooker from the date of 
completion of each section of works.  
17.3 
Accept  liability  for  all  defects  until  the  end  of  the  12  months 
✓ 
 
defects liability period and all defects are corrected. Any faults 
that occur during the defects period on the new and existing 
mechanical plant and equipment shall be repaired at the Service 
Provider’s own expense.  
17.4 
Provide a repair service line that is open 24 hours. The Service 
✓ 
 
Provider must respond within 2 hours to all breakdown calls 24 
hours a day. Calls can come from any of the following sources 
(Call Centre, On-Call Officer or Client. The number of the service 
line is to be given to Client at the pre-contract meeting.) 
17.5 
Provide a report sheet to the Client within one day of a fault 
✓ 
 
being  reported  to  the  Service  Provider  with  the  information 
listed in clause 186. 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 218 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
  REPLACEMENT BOILER (WITHOUT AND WITH CONTROLS): Check List 
 
 

 
 
Deemed included 
Reimbursed 
Item 
Work Description 
within All-in 
through 
Central Heating 
Schedule of 
Renewal Rates 
Rates 
 
General 
 
 
1.0 
Removal of Clients and or Tenant installed existing boiler of 
✓ 
 
any type and boiler flue and making good.   
1.1 
Patch plaster walls for decorations following strip out, total 
✓ 
 
area not exceeding 2m2  
1.2 
Removal of all redundant pipework and cables where required 
✓ 
 
and make good to all disturbed surfaces. 
1.3 
Removal  of  existing  control  equipment,  wiring  and 
✓ 
 
accessories. 
1.4 
All builders work in connection with the installation, including 
✓ 
 
holes, making good decorations to match existing following 
the removal of redundant equipment and after the installation 
of new equipment. 
1.5 
Undertake all surveys, prepare working drawings, prepare all 
✓ 
 
calculations,  obtain  Customer’s  approval,  obtain  Client’s 
approval. The Service Provider shall carry out all necessary 
Tenant consultation 
 
Hot and Cold Water Plumbing 
 
 
2.1 
Connect to the existing hot water service, cold feed and open 
✓ 
 
vent  serving  the  dwelling.  All  the  above  pipework  will  be 
shown on the Service Provider's working drawings 
2.2 
Supply  and  install  if  necessary  a  cold  water  main  from  the 
✓ 
 
nearest  existing  point  to  feed  the  boiler  in  15  mm  pipe  as 
shown on the Service Provider's working drawing if a system 
boiler is installed 
 
Heating Plumbing 
 
 
3.1 
Supply  and  install  or  modify  the  heating  flow  and  return 
✓ 
 
pipework from the boiler to the pump and motorised valves 
and  magnetic  filter,  as  shown  on  the  Service  Providers 
drawings. From the motorised valves the heating shall split 
to feed the hot water cylinder and radiators within each room, 
as shown on the Service Provider's working drawings. 
3.2 
Supply and install at low points of the heating system, a  
✓ 
 
Lock shield drain cock to BS 2879, complete with 
loose keys,  
 
Gas Plumbing 
 
 
4.1 
The gas carcassing to be replaced to the new appliance from 
✓ 
 
the  meter  position  in  all  cases.  In  addition,  the  Service 
Provider shall extend the carcass to the cooker position and 
reconnect the Tenants cooker including stability device if not 
already fitted. If the customer has an electric cooker then the 
gas supply is to capped off at this point. The Service Provider 
is to ensure that the supplies are of sufficient size, to supply 
the volume of gas required to allow the appliances to function 
effectively  and  in  accordance  with  the  manufacturer’s 
instructions.   
4.2 
Supply  and  install  a  bayonet  fitting  600  mm  from  finished 
✓ 
 
floor level on the gas supply to the cooker.  
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 219 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
 
 
Deemed included 
Reimbursed 
 
 
within All-in Central 
through 
Item 
Work Description 
Heating Renewal 
Schedule of 
Rates 
Rates 
 
Boilers etc 
 
 
5.1 
Install boilers which are SEDBUK A rated high efficiency with 
✓ 
 
evidence  of  a  Low  No-x  rating  condensing  boiler  as 
manufactured by a manufacturer approved by the Client 
5.2 
Supply  and  install  in  the  cold  water  mains  supply  prior  to 
✓ 
 
entering  the  boiler,  a  branch  connecting  with  a  filling  loop 
which connects between the cold mains and the heating flow.  
The filling loop shall complete with all valves in accordance 
with 
Water 
Regulations 
and 
manufacturer's 
recommendations. 
5.3 
Provide a minimum ten year's manufacturer's guarantee with 
✓ 
 
a minimum ten year parts and labour warranty and this shall 
be arranged to run from the date of the completion certificate 
5.4 
Provide  a  boiler  installation  record  secured  to  the  inside  of 
✓ 
 
the  lower  casing  giving  the  Service  Provider's  name  and 
address and the date of installation 
5.5 
All new boilers are to be fitted with a magnafilter on return 
✓ 
 
pipe 
5.6 
Supply and install a complete boiler flue system in accordance 
✓ 
 
with the manufacturer’s technical data sheet and BS 5440-1.   
The  Service  Provider  shall  terminate  the  flue  a  suitable 
location  and  supply  and  install  a  flue  terminal  guard  as 
necessary.  
5.7 
Supply and install adequate ventilation in accordance with the 
✓ 
 
manufacturer’s technical data sheet and BS 5440-2 
5.8 
Supply and install high and low level ventilation grilles when 
✓ 
 
the boiler is installed within a cupboard. Such grilles shall be 
suitably  sized  in  accordance  with  manufacturer’s 
requirements. 
5.9 
Supply  and  install  an  additional  expansion  vessel  of 
✓ 
 
appropriate size if the system volume is beyond that which 
can be accommodated by the built in expansion vessel.   
5.10 
Supply  and  install  a  15  mm  galvanized  steel  pipe  from the 
✓ 
 
pressure  relief  valve  on  the  boiler  and  run  it  to  outside  to 
discharge in a safe location.   
5.11 
Supply, install and deliver a pipe cover accessory 
✓ 
 
5.12 
Where necessary supply and install a safety discharge pipe, 
✓ 
 
this shall be fitted to the manufacturer’s technical data sheet 
and  shall  be  arranged  to  discharge  externally  in  a  safe 
location and tied back to the wall. 
5.13 
Supply and install all condense pipes which shall be preferably 
✓ 
 
run  internally  and  terminated  in  accordance  with  the 
manufacturer’s  technical  data  sheet  and  recommendations.  
If  run  externally  they  must  be  secure  and  lagged  with 
external waterproof lagging of 19mm thick to BS standard. 
5.14 
Supply  and  install  all  flues  and  condensation  drain  pipes 
✓ 
 
associated with the required appliances  and which shall  be 
fitted in accordance with manufacturer’s technical data sheet.  
This  shall  include  all  associated  builders  work  and  making 
good. 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 220 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
 
 
Deemed included 
Reimbursed 
 
 
within All-in Central 
through 
Item 
Work Description 
Heating Renewal 
Schedule of 
Rates 
Rates 
5.15 
Service Provider shall also include for the provision of 
✓ 
 
all access equipment on properties of two storeys or 
below. 

5.16 
The  Service  Provider  shall  include  for  a  suitable  terminal 
✓ 
 
guard  to  be  fitted  where  flue  terminals  are  less  than  2m 
above ground floor level. 
 
Controls 
 
 
6.1 
Supply  and  install  programmer  to  incorporate  a  manual 
✓ 
 
override facility and to be an electro-mechanical programmer 
and be located in the kitchen, wireless programmers may also 
be installed if approved by the Client. 
6.2 
Supply  and  install  22mm  motorised  valves  with  isolating 
✓ 
 
valves complete with actuator motor to be located as shown 
on the Service Providers drawings. 
6.3 
Supply  and  install  room  thermostat  A  wireless  room 
✓ 
 
thermostat may also be installed if approved by the Client. 
6.4 
Supply  and  install  wiring  centre  in  accordance  with  the 
✓ 
 
manufacturer’s  to  be  located  as  shown  on  the  Service 
Providers drawings. 
6.5 
Supply  and  install  an  immersed  cylinder  thermostat  set  at 
✓ 
 
60c in a hot water cylinder provided pocket. 
6.6 
Supply  and  install  an  automatic  bypass  to  be  fitted  to  al  
✓ 
 
systems  including  combination  boilers  should  the  boiler 
manufacturer’s  technical  data  sheet  advise  that  this  is  a 
requirement of the installation. 
6.7 
Supply  and  install  a  frost  thermostat  to  be  provided  if  the 
✓ 
 
boiler is located in a position where frost damage may occur  
6.8 
Supply and install a heating pump in an accessible location. 
✓ 
 
The  pump  shall  be  sized  to  provide  the  correct  flow  rate 
against the system resistance.  
 
Insulation 
 
 
7.1 
Supply  and  install  insulation  to  all  pipework  running  under 
 
✓ 
ground  floor  suspended  floors,  through  unheated  areas 
(ducts,  cupboards,  or  in  loft  spaces  shall  be  provided  with 
rigid  pipe  insulation.  All  primary  pipework  and  pipework 
within airing cupboards shall also be insulated. 
 
Water storage Tanks 
 
 
8.1 
If  the  existing  cold  water  storage  tank  is  defective,  renew 
 
✓ 
tank with new 227 litres actual and constructed of a plastic 
material acceptable to the Client, include for new ball valve 
and  float,  lid,  Byelaw  30  kit  and  rigid  insulation,  allow  for 
turning water on/off, draining/refilling system, adjusting and 
connecting pipework and overflow, remove old tank and test 
on completion. 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 221 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
 
 
Deemed included 
Reimbursed 
 
 
within All-in Central 
through 
Item 
Work Description 
Heating Renewal 
Schedule of 
Rates 
Rates 
 
Electrical Installation 
 
 
9.1 
Re-connect existing switched connection fused connection to 
✓ 
 
new boiler of any type.  
9.2 
Circuit  wiring  shall  be  carried  out  using  2.5mm2  PVC/PVC 
✓ 
 
insulated  cables  All  routing  of  trunking  shall  be  done  in  a 
workmanlike manner and shall be arranged to be unobtrusive 
in terms of its layout. 
9.3 
Supply  and  install  final  connections  to  boiler  and  system 
✓ 
 
control  equipment  which  shall  be  heat  resisting  3  core 
2.5mm2  butyl  Include  for  upgrading  where  necessary  the 
supplementary  earth  bonding  in  accordance  with  the  IET 
Regulations  current  at  the  date  of  installation  of  the  new 
boiler. 
9.4 
Earth bonding shall be completed where necessary back to 
✓ 
 
the main consumer unit or meter. 
9.5 
All existing control wiring associated with the installation shal  
✓ 
 
be  retained  and  final  connections  to  equipment  shall  be 
provided by the Service Provider. 
 
Commissioning and Testing 
 
 
10.1 
If  any  works  are  undertaken  on  the  hot  and  cold  water 
 
✓ 
services within each dwelling then the Service Provider shal  
chlorinate all hot and cold water services in accordance with 
BS  6700,  HSG  70  and  the  current  edition  of  the  Water 
Regulations. Prior to  chlorination  the Service Provider shall 
flush  out  all  hot  and  cold  water  services.  The  services 
chlorinated  during  the  works  are  to  be  recorded  on  the 
Client’s Chlorination Certificate.   
10.2 
Flush out the heating flow and return pipework and radiators 
✓ 
 
prior to connection to the boiler at least twice, with the boiler 
manufacturer’s recommended descaling/ flushing agent and 
power  flushing  machine.  The  Service  Provider  will  also 
provide a certificate stating that the flushing was undertaken 
in  accordance  with  both  the  boiler  manufacturer’s  and  the 
flushing agent manufacturer’s technical data sheet 
10.3 
The  filling  loop  is  to  be  removed  and  capped  and  secured 
✓ 
 
with  a  spring  clip  or  pipe  clip  adjacent  to  mains  feed  and 
heating circuit connections. 
10.4 
Upon  completion  of  the  pipework  installations,  water 
✓ 
 
pipework shall be filled with clean water and then subjected 
to  a  hydraulic  pressure  test  and  the  Service  Provider  shal  
complete the Client’s Hydraulic Test Certificate.   
10.5 
Heating  and  HWS  primary  systems  shall  be  subjected  to  a 
✓ 
 
test pressure of 6.0 bar or twice the working head.  HWS and 
cold  water  service  pipework  shall  be  subjected  to  a  test 
pressure of one and a half times the working head.  The test 
periods  shall  not  be  less  than  30  minutes.  All  the  above 
pressure tests on the Client’s Hydraulic Test Certificate shall 
be uploaded unto the Clients IT system.   
10.6 
After  the  hydraulic  tests  have  been  carried  out  to  the 
✓ 
 
satisfaction of the Client, each system is to be cleaned and 
dosed and a heat test shall be carried out 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 222 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
 
 
Deemed included 
Reimbursed 
 
 
within All-in 
through 
Item 
Work Description 
Central Heating 
Schedule of 
Renewal Rates 
Rates 
10.7 
Main burner pressure, gas rate, functional checks and flame 
✓ 
 
supervision device should be checked as recommended in the 
Manufacturer’s  installation  instructions.    The  whole  system 
should  be  balanced  to  provide  an  even  temperature 
distribution. 
10.8 
The  Service  Provider  shall  regulate  the  systems  to  the 
✓ 
 
satisfaction of the Client and the results shall be recorded on 
the  Client’s  Commissioning  Certificate  and  Heat  Test 
Certificate 
10.9 
The Service Provider shall upload unto the Clients IT system 
✓ 
 
an Electric Test Certificate for the electrical installation within 
each dwelling. 
10.10 
Upload unto the Clients IT system with a signed certificate of 
✓ 
 
the  gas  safety  checks  and  gas  pressure  test  within  the 
operation and maintenance manuals 
10.11 
Test  for  soundness  and  purge  in  accordance  with  BS  6891 
✓ 
 
and certify. 
10.12 
Upon completion the gas pipework is to be pressure tested 
✓ 
 
(may be witnessed by the Client) for 15 minutes at a pressure 
of 20mbar. 
10.13 
Flush  out  the  heating  services  at  least  twice  prior  to  filling 
✓ 
 
and adding inhibitor to the system. 
10.14 
At  the  time  of  commissioning  following  the  successful 
✓ 
 
cleaning of the system the Service Provider will add the boiler 
manufacturer’s  recommended  corrosion  inhibitor  approved 
by the Client, dosed in accordance with the manufacturer’s 
technical  data  sheet,  into  the  heating  system  after  the 
system has been tested.  
 
Customer’s Instructions 
 
 
11.1 
Ensure  the  manufacturer's  installation  and  servicing 
✓ 
 
instructions and user instructions are left with a responsible 
person  on  site  together  with  an  A4  size  laminated  sheet 
giving simple clear basic instructions and guidance. 
11.2 
Ensure that  the system  is set up ready  for  the Customer's 
✓ 
 
own  requirements.    The  Customer  should  be  asked  about 
their  lifestyle  and  heating  requirements,  rather  than  the 
"standard" heating pattern being imposed. 
11.3 
In  instances  where  the  Customer's  first  language  is  not 
✓ 
 
English  or  alternatively  where  there  are  communications 
difficulties, the Client shall be advised. 
 
Health & Safety File 
 
 
12.1 
During  the  pre-construction  phase,  the  principal  designer 
✓ 
 
shall  prepare  a  health  and  safety  file  appropriate  to  the 
characteristics of the project which shall contain information 
relating to the project to ensure the health and safety of any 
person. The information required per Scheme shall be agreed 
with the Client prior to commence to commence the works. 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 223 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
 
 
Deemed included 
Reimbursed 
 
 
within All-in Central 
through 
Item 
Work Description 
Heating Renewal 
Schedule of 
Rates 
Rates 
 
Scaffolding 
 
 
13.1 
Provide, erect, maintain and dismantle on completion tower 
✓ 
 
scaffolding.  Include for gaining access, ladders, boards and 
physical ties where necessary.  
13.2 
The cost of scaffolding is only reimbursed when provided on 
 
✓ 
properties above two storeys. 
 
SAP Ratings and Energy Performance Certificate 
 
 
14.1 
Upon completion of the installation the Service Provider is to 
✓ 
 
provide an Energy Performance Certificate for the dwelling. 
 
Maintenance of System 
 
 
15.1 
Supply a self-adhesive label and fit the label to each boiler 
✓ 
 
on completion. The label shall contain the information listed 
in clause 186. 
15.2 
Accept  responsibility  for  the  new  boiler  from  the  date  of 
✓ 
 
completion of each section of works.  
15.3 
Accept liability for all defects until the end of the 12 months 
✓ 
 
defects  liability  period  and  all  defects  are  corrected.  Any 
faults that occur during the defects period on the new and 
existing mechanical plant and equipment shall be repaired at 
the Service Provider’s own expense.  
15.4 
Provide  a  repair  service  line  that  is  open  24  hours.  The 
✓ 
 
Service  Provider  must  respond  within  2  hours  to  al  
breakdown calls 24 hours a day. Calls can come from any of 
the following sources (Call Centre, On-Call Officer or Client. 
The number of the service line is to be given to Client at the 
pre-contract meeting.) 
15.5 
Provide a report sheet to the Client within one day of a fault 
✓ 
 
being reported to the Service Provider with the information 
listed in clause 186. 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 224 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ENERGY PERFORMANCE CERTIFICATES 
 
 
 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 225 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
SPECIFICATION FOR ENERGY PERFORMANCE CERTIFICATES 
 
001 
The Service Provider is provide an Energy Performance Certificate (“EPC”) in respect of: 
 

On the completion of void property works; 

Prior to the installation or upgrading of a central heating boiler; 

Prior to installing or renewing the central heating installation to a property; 

Prior to undertaking the installation or renewal of micro-generation components; 

Prior to undertaking any kitchen or bathroom renewals; 

Prior to undertaking any external insulation; 

Following the completion of the installation or upgrading of a central heating boiler; 
8. 
Following the completion of installing or renewing the central heating installation to a property; 
9. 
Following the completion of the installation or renewal of micro-generation components; 
10. 
Following the completion of any kitchen or bathroom renewals; 
11. 
Following the completion of any external insulation; 
 
002 
EPCs are to be produced by suitably qualified Domestic Energy Assessors (“DEA’s”) accredited with National 
Energy Services (NES) Ltd.  
 
003 
The DEA shall therefore observe the terms and conditions of this accreditation, and it is the responsibility 
of the DEA/successful Service Provider to ensure all necessary evidence etc is retained for the purposes of 
audit as per the terms and conditions set out by NES.  
 
004 
Should  any  audit  failures  be  recorded  by  the  DEA/contracting  organisation  as  part  of  this  process,  the 
Service Provider is to bring this to the attention of the Client, and ensure that any necessary remedial action 
is taken such that the data that underpins any EPC, and the EPC itself,  is a true reflection of the property 
being assessed.  
 
005 
The actual data collected as part of this process will be appropriate for that required to produce EPCs at 
the time, and as per any guidelines produced by NES. The data collected is to be input into the NES online 
portal, such that an EPC can be produced.  
 
006 
The Service Provider is to retain a copy of all EPCs produced.  
 
007 
The Service Provider is to provide the Client with the RRN, PRRN, and address of every property for which 
an EPC has been produced. This information is to be provided by email on the same day as production of 
the EPC.  
 
008 
EPC’s for void properties are to be produced within 5 working days of a property becoming void. 
 
009 
EPC’s in respect of kitchen and bathroom renewals are to be produced within 1 working day of the Service 
Provider’s pre-commencement survey, and an updated EPC within 5 working days of the completion of the 
kitchen and bathroom renewal works if any upgrading of loft insulation or installation of solid wall insulation 
has been undertaken 
 
010 
EPC’s in respect of boiler renewals, central heating installations, micro-generation component installation 
or external solid wall insulation  are to be produced within 1 working day of the Service Provider’s pre-
commencement survey, and an updated EPC within 5 working days of the completion of the Works. 
 
011 
The cost of providing Energy Performance Certificates is deemed to be included in the Service Provider’s 
Tendered Rates. 
 
 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 226 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
ELECTRICAL WORKS 
 
 
 
 

Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 227 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
ELECTRICAL WORKS 
 
 
GENERAL  
 
 
Regulations 
 
001  Ensure all electrical Works are carried out in accordance with the current edition (complete with amendments) 
of the Requirements for Electrical Installations published by the Institution of Engineering and Technology 
(“the IET Regulations”) applicable at the time the Works are carried out. 
 
 
Equipotential bonding 
 
002  Connect the following to the main earthing terminal using earthing clamps to BS 951 or European equivalent 
or other means where appropriate: 
•  main cold water pipe adjacent to stop valve; 
•  main gas pipe adjacent to and on the consumer side of the gas meter; 
•  central heating system pipework; 
•  other service pipes and ducting; 
•  exposed metallic parts of the building structure; and 
•  lightning conductor. 
 
 
Supplementary bonding 
 
003  Within the zone formed by the main equipotential bonding, provide connections to: 
•  baths; 
•  sinks; 
•  exposed pipes; 
•  metal water storage tanks; and 
•  heating and ventilation systems. 
 
 
PME Installations 
 
004  In  PME  installations  the  power  circuit  must  be  protected  by  a  RCBO  (Residual  Current  Breaker  with 
Overcurrent) as an integral part of the consumer unit. 
 
 
Earth Rods and Inspection Pits 
 
005  Earth rods must be protected by purpose made inspection pits set neatly and firmly in the ground. 
 
006  The earth wire must be enclosed in HGS galvanised conduit taken directly into the inspection pit. 
 
007  The conduit must be secured to the external wall of the building with galvanised heavy duty 2-hole saddles 
up to a maximum height of 1800mm above ground level. 
 
008  The saddles must be fixed with zinc plated round head screws. 
 
 
MATERIALS 
 
 
Earth Electrode 
 
009  Ensure any earth electrodes used are manufactured from copper with hardened steel driving cap, hardened 
steel tip and phosphor bronze coupling screws.  Use sufficient electrodes (in length and number) to give the 
required earth loop impedance. 
 
010  Protect each earth electrode from mechanical damage by enclosing the earth lead in a heavy duty cast-iron 
or  concrete  box  with  lid.    Enclose  the  entire  lengths  in  heavy  gauge,  galvanised  steel  conduit.    Attach 
permanent labels indelibly marked "Safety Electrical Earth Do Not Remove" to the earth lead at both the 
meter cupboard and at the earth electrode. 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 228 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
Conduit/trunking/ducting 
 
011  Do not use surface conduit or trunking without an Instruction to do so from the Client.  
 
 
PVC conduits and fittings 
 
012  Ensure PVC conduits and fittings comply with the following: 
•  strength: heavy gauge super high impact; 
•  shape/colour: round, white or black; 
•  jointing: push fit and solvent welded; 
•  fittings: standard; 
•  mounting/support: screw the conduit to surfaces using the conduit manufacturer’s clips/saddles; 
•  use maximum practical straight lengths to minimise number of joints; 
•  use proprietary bends and/or junction boxes at changes of direction; 
•  do not use elbows, tees or site formed bends without the Approval of the Client; 
•  secure the conduit system using boxes, plated screws and fibre/plastic plugs; 
•  fix boxes independently of the conduit; and 
•  form secure joints, using expansion couplings where recommended by the manufacturer and connectors 
at equipment and terminal fittings. 
 
 
PVC surface cornice trunking system 
 
013  Use PVC surface cornice trunking in conjunction with mini trunking for the mechanical protection of sub-mains 
cables and final circuit cables in accessible locations at ceiling level, where Approved by the Client.  Ensure 
the trunking complies with the following: 
•  fittings: use the manufacturer’s standard fittings; 
•  colour: white; 
•  mounting/support: secure to surfaces using plated screws and fibre/plastic plugs; and 
•  use proprietary units to form junctions and changes of direction wherever possible. 
 
 
PVC surface mini-trunking system 
 
014  Use PVC surface mini-trunking for the mechanical protection of final circuit cables in accessible locations.  
Ensure the trunking complies with the following: 
•  fittings: use the manufacturer’s standard fittings; 
•  colour: white; 
•  mounting/support: secure to surfaces using plated screws and fibre/plastic plugs; and 
•  use proprietary units to form junctions and changes of direction wherever possible. 
 
 
Fire stopping of trunking/ducting 
 
015  Seal trunking/ducting internally with firmly packed rock fibre or intumescent type material supplied by the 
trunking/duct manufacturer. 
 
 
Cables generally 
 
016  Ensure cables are BASEC certified.  Use cables in the locations and for the uses specified in the table below: 
 
Location/Use: 
Cable Type: 
General (includes central heating, 
 
ventilation and smoke detector systems) 
PVC insulated and sheathed 
Conduit system (complete) 
PVC insulated and sheathed or PVC insulated only 
Sub-mains distribution 
PVC split concentric 
Sub-mains distribution 
 
armoured and PVC sheathed 
PVC  insulated,  PVC  sheathed,  steel  wire  armour 
and PVC sheathed 
Fire alarm system 
PVC insulated and sheathed 
Immersion heater (final connection) 
EP  rubber/HOFR  sheath,  Heat  resistant  PVC 
flexible cable 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 229 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
PVC insulated and sheathed cables and PVC insulated split concentric cables 
 
017  Colour code cables for identification. 
 
 
Electrical accessories generally (wall mounted) 
 
018  Ensure wall mounted accessories for the connection and control of power, lighting and low voltage equipment 
are: 
•  manufactured using white moulded plastic; 
•  complete with surface or flush type mounting box except where specified otherwise; 
•  from the same manufacturer in a single installation; and 
•  marked to show their function where they are a control switch for e.g. an immersion heater, a cooker, a 
refrigerator, a washing machine or a circulating pump etc.,. 
 
019  Ensure  metal  boxes  for  flush  mounting  switches  and  sockets  are  manufactured  from  galvanised  steel 
complete with an earth terminal. 
 
020  Fix all boxes using brass screws, fibre or plastic plugs. 
 
 
 
Electrical accessories generally (ceiling mounted) 
 
021  Ensure  ceiling  mounted  accessories  for  the  connection  and  control  of  power,  lighting  and  low  voltage 
equipment:  
•  are manufactured using white moulded plastic; 
•  are complete with mounting box where required; 
•  are from the same manufacturer where used in a single installation; 
•  are fixed with brass or sheradised screws, with fibre or plastic plugs as required; and 
•  in conduit systems have a white insulated break-ring between the ceiling roses and cord switches and 
the respective terminal boxes. 
 
 
Consumer unit 
 
022  Ensure consumer units: 
•  have a surface non-combustible pattern unit complete with lid; 
•  have a main switch of 80/100 amp DP rating; 
•  are fitted with RCBO’s to BS EN 61009-1; 
•  located adjacent to the meter at the incoming supply position; and 
•  have each way permanently labelled to identify the circuit and rating. 
 
023  In installations without Protective Multiple Earthing it must be the  a surface non-combustible unit complete 
with  lid,  fitted  with  RCBO’s to  BS  EN61009-1  and  must  be  labelled  to  correspond  to  the  following  circuit 
allocations: 
 
Circuit No Allocations 
 RCBO Rating 
Lighting Downstairs 

Lighting Upstairs 

Boiler 

Immersion Heater 
16 
Kitchen Ring Main Circuit 
32 
Shower 
 40 
Cooker 
 32 
Power Ring Main Circuit – RCD/RCBO protected 
32 
Mains Powered Smoke Alarms 
 6 
 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 230 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
Residual current device/residual current circuit device (RCD/RCCD) 
 
024  Ensure RCDs and RCCDs: 
•  function as both isolators and switches; 
•  have a current rating of 80 amp DP; 
•  have a sensitivity of 30m amp; and 
•  are complete with an insulated cover or terminal shrouds. 
 
 

Residual current circuit breaker (RCCB) 
 
025  Ensure RCCBs: 
•  function as both isolators and switches; 
•  have a current rating of 63 amp DP; 
•  have a sensitivity of 30mA; and 
•  have a white PVC enclosure. 
 
Residual current circuit breaker with override protection (RCBO) 

 
026  Ensure RCBOs: 
•  function as both isolators and switches; 
•  have a current rating of 80A DP; 
•  have a sensitivity of 30mA; and 
•  are complete with an insulated cover or terminal shrouds. 
 
 
ISCO connectors 
 
027  For ISCO connectors ensure:  
•  the covers and bases are manufactured from black phenolic resin material; and 
•  the connector blocks are manufactured from brass with electro-tin finish. 
 
 
Door bells 
 
028  Ensure door bells: 
•  are primary mains supply, transformer , 6v secondary outlet; 
•  have a white bell push PVC cover; and 
•  are screw fixed. 
 
 
Bulkhead light fitting (tungsten) (metal base) 
 
029  Ensure metal base bulkhead light fittings: 
•  have a corrosion resistant die-cast or pressed metal base complete with a vandal resistant diffuser; 
•  have the wiring within the fitting protected by heat resistant sleeving; 
•  are installed complete with a 16W 2D or 28W 2D lamp; and 
•  are screw fixed. 
 
 
Bulkhead light fittings (tungsten) (polycarbonate base) 
 
030  Ensure polycarbonate base bulkhead light fittings:  
•  have a heavy duty polycarbonate base with a vandal resistant diffuser; 
•  have the wiring within the fitting protected by heat resistant sleeving; 
•  are installed complete with a 16W 2D or 28W 2D lamp; and 
•  are screw fixed. 
 
 
Photocell sensor 
 
031  Ensure sensors to control the landlord’s lighting installation are: 
•  complete with a baseholder and wall mounting bracket; 
•  screw fixed to masonry or concrete; and 
•  fixed in a position Approved by the Client. 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 231 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
TV aerial installation 
 
032  Ensure TV aerial installations: 
•  consist of 20mm diameter conduit complete with co-axial cabling run from roof level; and  
•  terminate at a white plastic surface mounted outlet box complete with a white plastic cover plate with 
single co-axial TV outlet. 
 
 
Time switch (24 hour) 
 
033  Ensure time switches: 
•  have a 24 hour and quartz control mechanism; 
•  are a 20 amp single pole, single throw time switch; and 
•  have 2 ‘on’ and 2 ‘off’ programmes with a day omitting device and independent motor connections. 
 
 
Smoke detectors 
 
034  Ensure smoke detectors:  
•  have white PVC for the housing; 
•  include a photoelectronic sensor to BS EN 14604; 
•  are 240 V mains operated with a sealed-in rechargeable Lithium cell back up supply; and 
•  include a full function test switch, automatic reset and low battery warning signal. 
 
 
Heat detectors 
 
035  Ensure heat detectors:  
•  have white PVC housing; 
•  comprise a fixed temperature fast response thermistor sensor with a range of 54o – 62o centigrade to BS 
5446-2; 
•  are 240V mains operated with a sealed-in rechargeable Lithium cell back up supply; and 
•  include or have a test button and low power cell warning signal with both separate mains and battery 
warning LEDS. 
 
 
Carbon monoxide detectors 
 
036  Ensure carbon monoxide detectors: 
•  have white PVC housing; 
•  incorporate an electrochemical cell sensor module; 
•  are battery operated to BS EN 50291 fixed with security screws to ceiling; 
•  sensor power pack life 10 years; 
•  include a continuous self check function monitor with test/hush facility; 
•  have a pre-alarm warning LED; 
•  include LEDS for battery power pack life, CO2 level and fault status; and 
•  have a CO2 gas test feature. 
 
 
 
Fixing electrical accessories/equipment 
 
037  Position accessories accurately and squarely to the vertical and horizontal axes. Where not shown otherwise, 
align  adjacent  accessories  on  the  same  vertical  or  horizontal  axis  (as  appropriate).  Agree  the  mounting 
heights with the Client. 
 
 
Multi-gang switches 
 
038  Connect switches so that there is a logical relationship with the lights. 
 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 232 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
WORKMANSHIP 
 
 
Installation generally 
 
039  Install, test and commission the electrical work in accordance with the IET Regulations and the design and 
performance requirements set out in this Section so as  to provide a safe, well insulated, earth protected 
system capable of supplying the anticipated maximum demand. 
 
040  Ensure all installation Works are carried out by qualified electricians fully conversant with the IET Regulations 
to good workmanship by skilled (electrical) or instructed (electrical) persons and proper materials shall be 
used in the electrical installation. . 
 
041  Do  not  allow  the  number  of  Apprentices  and  Trainees  at  a  Property  to  exceed  the  number  of  qualified 
electricians. 
 
042  Ensure all installation Works are carried out under the direct supervision of a “Qualifying Manager” named in 
the List of Approved Service Providers issued by the National Inspection Council for Electrical Installation 
Contracting (or European equivalent)  
 
043  Use only the types of fastenings, bushes, glands, terminals, connectors, clips, clamps and all other minor 
accessories necessary to complete the installation that are recommended by the manufacturer of the electrical 
equipment being installed. 
 
044  Avoid contact between dissimilar metals. Use corrosion resistant fastenings in locations where moisture is 
present or may occur. 
 
045  The Service Provider must rectify, free of charge to the contract, any work which in the opinion of the Client 
has not been properly executed and must replace free of charge to the contract any materials or goods which 
do not comply with this Specification. 
 
046  The Service Provider must confirm the voltage and frequency of the supply before ordering any equipment.  
This will normally be 240v a.c. 50 Hz single phase. 
 
047  The Service Provider must include in his tender for the provision of all fixings and the making good by qualified 
tradesmen to the satisfaction of the Client all damage to walls, ceilings, decorations and fitments. 
 
048  Dust sheets are to be used and every consideration given to Customer’s property. 
 
049  After work is completed each day all systems will be left in a safe usable condition and all dust and mess 
cleared up. 
 
 
Distribution charts - labelling of equipment 
 
050  Fix circuit charts securely to the inside of each item of distribution equipment, clearly indicating the circuits 
protected, fuse and RCBO ratings and the size and type required. 
 
 
Electricity supply 
 
051  Note that the electricity supply is nominally 240 volt, single phase, 50 hertz, 2 wire. 
 
 
System of wiring 
 
052  For concealed wiring, use PVC sheathed 600/1000 volt grade cable of the size and type specified.  Wherever 
possible, run it in within floor, roof and ceiling voids. 
 
053  Run cables along the sides of joists at the mid point. Clip them at 450mm centres using cable clips of tinned 
brass secured by nonferrous fixing pins, screws, clips or a similar fixing.  Support the wire and equipment 
located between the joists by a wood bearer of a size of at least 100x25mm. 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 233 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
054  Install the cable: 
•  with a minimum clearance of 150mm to all heating, gas and waste pipes or ducts; and  
•  physically separated from other wiring not associated with lighting and power supplies. 
 
055  Where cables cross flooring joists they must be passed through small holes drilled through the centre of the 
joists.  These holes must not exceed 25mm diameter. 
 
056  Ensure cables leaving or crossing joists do so at right angles to the longitudinal side of the joist, on trusses 
or binders. Do not notch or saw joints.  Ensure that cables do not run in positions where they are susceptible 
to damage by floor nails. 
 
057  Do not run cables in roof spaces on the top of joists or near water tanks, etc., since in this position they are 
susceptible to damage. 
 
058  Install cables leaving roof voids and within floor spaces or passing through any part of the structure in conduit 
or trunking as specified. 
 
059  Ensure cables in solid floor that are either laid in screed or in a ceiling void are drawn in through rigid PVC 
conduit as specified and run continuously from the consumer unit to the outlet served. 
 
060  Do not install cables within wall cavities. 
 
061  Contain all wiring to each flat within that flat. 
 
062  Fit conduits complete and then draw the cable through. 
 
 
Cables installed in plastered walls 
 
063  Protect cables by rigid PVC metric super high impact heavy gauge conduit where no conduit exists at present. 
Reuse existing conduit where Approved by the Client. 
 
064  Ensure new conduits are in continuous lengths, smooth in bore, true in size, and terminating in roof spaces 
and within floor spaces with a minimum projection of 50mm. Provide inside outlet boxes with a universal 
cleat. 
 
065  Ensure new conduits are vertical and chased into the wall, such that the finished wall will provide a minimum 
of 10mm plaster cover.  Adequately fix the conduit with sheradised nails and saddle clips, such that during 
the plastering processes, there is no tendency for plaster to push the conduit forward and reduce the cover. 
 
066  Where Approved by the Client, embed cables in plastered surfaces and cover them with ‘top hat’ trunking 
secured at a depth to allow the plastered surface to be made good. 
 
 
Cables installed in proprietary de-mountable or plasterboard partitions 
 
067  Install cables in proprietary or de-mountable similar type partitions.  Draw them through holes formed by 
forcing a suitable rod through the honeycomb core of the partition from above. 
 
068  Take due account of any insulation within the partition when sizing the cables so as to prevent overheating. 
 
069  In plasterboard partitions with a timber core, draw cables through the partition between the timber studding 
and noggins. Where timber work occurs, take the cable over the face of the timber by a small chase through 
the plasterboard and into the timber.  Make good the chase with a suitable plaster material finished smooth 
and flush.  Ensure cables installed in partitions are vertical. 
 
 
 
Conduit installed on the surface 
 
070  Use  super  high  impact  light  gauge  PVC  metric  rigid  conduit  and  accessories  on  fairfaced  brickwork  or 
unplastered surfaces in heating cupboards, stores, garages, plant rooms, meter compartments and similar 
areas.  
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 234 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
071  Support the conduit by PVC spacer bar saddles and wood screws and rawlplugs at intervals not exceeding 
400mm. 
 
072  Allow for the expansion of PVC conduit. 
 
073  Install the conduit only vertically or horizontally. 
 
 
Where new cables are to be installed in or under solid floors 
 
074  Protect cables by rigid PVC round super high impact heavy gauge conduit laid in continuous lengths from the 
consumer unit to the outlet served, run in a diagonal line.  Use the proper outlet and inspection bends and 
tees.  Adequately fix the whole system to avoid any displacement by subsequent building trades. 
 
 
Requirements for PVC conduit systems 
 
075  Install no more cables in each circular conduit than necessary to permit easy insertion and withdrawal. Do 
not install more than the maximum recommended in the IET Regulations.  Demonstrate to the Client that 
cables can be easily withdrawn and inserted in any section of the installation.  If this cannot be done using 
the existing conduit, then provide new conduit. 
 
076  Use conduits, boxes, fittings and accessories from the same manufacturer and with suitable fixings for the 
application.  Ensure circular conduit is at least 20mm in diameter. 
 
077  Ensure PVC outlet boxes and equipment do not become distorted during plastering.  Install boxes flush with 
the finished plaster and the sides vertical, using 1.25" No.8 woodscrews and rawlplugs or equivalent fixing. 
 
 
Use of cable trunking 
 
078  Use  cable  trunking  to  improve  the  appearance  at  points  in  the  installation  where  a  number  of  conduits 
terminate or share a common route, and/or at the meter intake positions for the formation of distribution 
board/local isolator assemblies.  Use compact miniature trunking of the appropriate size. 
 
079  Use PVC trunking with fitted end covers. Provide a separate earth continuity conductor. 
 
080  Connect trunking to equipment by appropriate screwed couplers, bushes and shakeproof washers, or flanged 
couplings. 
 
081  Connect trunking to PVC conduit by “threaded to plain” adaptors with lock nuts, or clip in adaptors. 
 
082  Clean out trunking before cable is drawn in. 
 
083  Ensure  the  number  of  cables  installed  in  trunking  does  not  exceed  the  space  factor  specified  in  the  IET 
Regulations. 
 
 
 
Conductors 
 
084  Ensure all cables comply with British Cable Association recommendations (or European equivalent). 
 
085  Carefully remove any insulation in making terminations without causing damage to the conductor. Double 
the wiring to fill the terminations. 
 
086  Take the sheath of PVC sheathed cable inside the outlet boxes or the pattress of ceiling fittings and similar 
equipment. 
 
087  Securely clamp flexible cords and fit suitable grommets to all terminal boxes. 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 235 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
088  Use cables of the following types and sizes complete with integral earth continuity: 
 
Concealed wiring - copper 2 core and earth PVC 600/1000 volt grade 
 
Lighting sub-circuits 
- 1.5mm sq 
Dependent upon length of circuit and to comply with 
 
the IET Regulations 
Boiler circuits 
- 1.5mm sq 
 
Ring circuits  
 
- 2.5mm sq 
 
Radial circuits  
 
 
   - 2.5mm sq 
 
Cooker circuit  
 
 
  - 10.0mm sq 
 
Shower circuit    
 
  - 10.0mm sq 
 
2/3 Kw Immersion Heater  
  - 2.5mm sq 
 
3 Kw Water Heater                  - 2.5mm sq 
 
Flexible cords and cables - heat resistant insulation 300/500 volt grade 
 
Lighting - pendant lamp holder 
0.75mm  sq  2  core  heat  resistant  silicone  rubber 
insulated white circular 
Lighting - final internal connection for enclosed  0.75mm sq 3 core heat resistant butyl rubber 
tungsten fittings in bathrooms,  garages, and for    
exterior light fittings 
 
2/3 Kw Immersion heater 
2.5mm sq  EP rubber/HOFR sheath or heat resistant 
PVC flexible cable 
 
3 kw Water heater 
2.5mm sq  EP rubber/HOFR sheath or heat resistant 
 
PVC flexible cable 
 
 
 
Lighting Circuits 
 
089  Install wiring by the loop-in system.  Ensure there are no joints or connectors in the final-circuit from the 
consumer distribution unit. 
 
090  Install a maximum of two live pairs and one switch pair at each point. Install the wiring for 2-way switching 
between switch points.  Terminate the earth conductor in each lighting and switch point. 
 
091  Install lighting points and arrange the system such that: 
•  2/3 bedroom Properties are provided with two 6 amp circuits; and  
•  small 1 bedroom Properties are provided with one 6 amp circuit in the consumer distribution unit. 
 
092  Limit the number of points controlled by one 6 amp RCBO way to 10. If an installation has an excess of 20 
lighting points then provide three 6 amp RCBO circuit ways. 
 
093  Ensure pendant type cord grip, all insulated lampholders and ceiling roses are white plastic and are complete 
with 225mm of flexible cable as specified for a standard height ceiling. For non-standard Properties, adjust 
the length of the flexible cable to give a 2.1 metre (7ft) clearance from the lampholder to the floor.  Ensure 
lampholders are all of the insulated heat resisting pattern fitted with a skirt. 
 
094  Ensure  batten  type  lampholders  are  insulated  white  plastic.  Fit  them  where  Instructed  by  the  Client.    In 
bathrooms,  kitchens,  toilets,  garages  and  all  damp  situations,  ensure  lampholders  are  complete  with  a 
protective shield.  
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 236 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
095  Ensure interior light switches (except in bathrooms) are white plastic, flush fitting, single pole, rocker operated 
5 amp AC units, mounted in boxes with adjustable fixing lugs.  Gang the switches as required, using a multiple 
plate cover. 
 
096  Where flush fittings and switches cannot be used, mount single pole rocker operated 5 amp AC surface type 
switches on matching moulded white plastic boxes. 
 
097  Install light switches at a distance of between 900 and 1100mm above the floor level to the centre of the 
switch, and at least 150mm from the nearest door frame, unless the Client Instructs otherwise. 
 
098  Ensure light switches in bathrooms are white plastic 5 amp AC surface pattern operated by a non-conductive 
pull cord and knob and hang between 900 and 1100mm above floor level.  Fit them close to the wall and 
well clear of the door to the room. 
 
099  Support ceiling fittings that are wired and located between joists by wooden bearers of a minimum size of 
100x25mm fixed to the joists at both ends of the bearer. 
 
100  Do not provide lamps except where specifically required by the Schedule of Rates. 
 
 
13 amp ring circuit installation 
 
101  Connect  sockets  in  ring  circuits  without  spurs  using  cable  as  specified,  with  both  ends  of  each  circuit 
terminated in one 32 amp RCBO at the consumer distribution unit. 
 
102  If desired, use spurs from ring circuits to the maximum as specified in the current IET Regulations with due 
regard to the load or the circuit.  Use fused connection units for static items of equipment, provided that not 
more than one appliance is connected to each ring circuit. 
 
103  Prevent overloading of circuits by providing specified appliances with separate final-circuits.  
 
104  Use junction boxes only with the Approval of the Client. 
 
105  For Properties with a total internal floor area exceeding 100 square metres, provide two ring circuits with 
appropriately equal numbers of sockets or fused connection units connected to each ring.  Ensure each one 
ring circuit serves only one storey. 
 
106  Locate sockets and fused connector boxes in the same positions as those existing.  Ensure they are 13 amp 
3 pin white flush pattern.  Gang sockets as required, with a multiple plate cover. 
 
107  Use surface pattern sockets protected with a RCBO device in garages, and elsewhere on fair face brickwork. 
 
108  Ensure sockets have switches unless otherwise specified. 
 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 237 



M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
119  Terminate  the  circuit  adjacent  to  the  heater  using  suitable  cable  and  a  flex  outlet  plate.    Make  the  final 
connection with heat resistant flexible cable as specified and run so as to prevent the hanging of clothes, 
etc., on the cable.  When control switches are remote from the heaters, provide an appropriate means of 
isolation. 
 
120  When the supply cable is exposed within a hot press, protect cables with mini-trunking as specified. 
 
 
Showers 
 
121  For shower circuit, provide one final sub-circuit connected to one 40amp RCBO at the consumer distribution 
unit using cable as specified. Provide for the shower to be controlled as near as practicable to the shower 
unit, by either a white 45amp AC, DP neon indicating pull switch with pull card if located in bathroom, and 
by a white 45amp AC DP neon indicating switch labelled “shower”. 
 
122  New showers are to be 8.7KW or 9.5KW as specified electric shower unit to BS EN 60335-2, BEAB, BEAB 
CARE, RNIB, CE marked and WRAS approved complete  with installation set maximum temperature control, 
phased shut down, low pressure indicator, installation set timer setting, including plugging walls as necessary, 
connect to water and electrical supplies including provision of shower circuit including mini-trunking or rigid 
PVC conduit chased to walls etc., incorporating RCBO protection, controlled with 45A DP switch with neon 
light  or  indicator  flag,  all  adjustments  to  pipework,  adjust  electrical  supply  as  necessary,  fill,  test,  and 
undertake tests, provide certificate, and remove all waste. 
 
 
Showers are to be supplied with fixed sliding rail, twist and lock shower head mechanism, shower hose with 
adjustable shower head outlet and soap dish 
 
 
Smoke Detectors 
 
123  Smoke alarms must be approved by the Client and must be installed to BS 5839: -6 and must be of the 
mains powered type.  The mains power must be supplied from an independent circuit of the distribution 
board and protected by a suitably rated RBCO breaker.  The Service Provider must provide the necessary 
wiring for interconnection of the units.  Installation must be strictly as specified by the manufacturer.  One 
set of instructions must be left on site for Customer’s use. 
 
124  Additionally, the installation must comply with the following regulations:  
BS 5839-6:2013 
 
125  Detectors must be mains operated with either battery or capacitor back up. 
 
126  In premises of two levels, an optical detector is required  in each of the circulation spaces and the main 
habitable room.  Manufacturer’s technical data sheet requirements must be strictly adhered to. 
 
127  Wiring must be in PVC twin and earth cable looped from an independent circuit at the distribution board. 
 
128  Interconnection must be made using PVC triple and earth cable between the two detectors, using the third 
core for interconnection, such that in the event of either surrounding the other must also sound. 
 
 
Installation control and distribution 
 
129  Install,  test  and  commission  the  electrical  work  in  accordance  with  the  IET  Requirements  for  Electrical 
Installation  ensuring  compliance  with  design  and  performance,  to  provide  a  safe,  well  insulated,  earth 
protected system capable of supplying the anticipared maximum demand. 
 
130  Ensure the consumer equipment consists of a non-combustible consumer unit with lid complying with the IET 
Regulations complete with: 
•  main control switch to BS EN 61439-3:2012; 
•  sufficient RCBO’s to accommodate all the sub-circuits scheduled for the Property; 
•  a minimum of one spare way; and 
•  a RCCD to the power, cooker, immersion and shower circuits. 
 
131  Ensure sufficient space is available for the Utility Provider’s metering and service cutouts. If required, provide 
a  panel  which  satisfies  the  requirements  of  the  Utility  Provider  for  mounting  meters,  cutout  and  other 
equipment. 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 239 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
132  Supply  and  install  PVC  connection  tails  to  the  Utility  Provider’s  point  of  supply,  using  correct  coding  and 
matching the cross sectional area to the main isolating switch rating. 
 
133  Upgrade  all  earthing  and  bonding  to  conform  to  the  IET  Regulations.    Do  not  use  metal  trunking  as  an 
earthing conductor. 
 
134  Meter tails are to be neatly fixed and clipped as specified. 
 
135  Provide all equipment white in colour. 
 
136  Clearly identify each way on distribution equipment. 
 
137  Ensure  the  mounting  height  of  equipment  is  such  that  persons  of  average  height  can  reach  all  fuses, 
switchgear, etc., from floor level without assistance. 
 
138  Conceal cables above the ceilings and maintain access to the cable runs. 
 
139  Enclose cables run in cupboards in mini-trunking. 
 
140  Before and on starting the Works, obtain Approval from the Client to the proposed routes of cable runs and 
wiring circuits. 
 
141  Agree any alterations to the agreed routes of wiring circuits with the Client before starting the Works on 
them. 
 
142  If Works are carried out before having agreed the routes with the Client, return and reroute and rewire cable 
runs and circuits where Instructed by the Client. 
 
 
Standardisation of components  
 
143  Use matching components with all lighting switches, sockets, fused spurs and similar equipment used in the 
Works, being from the same manufacturer. 
 
 
Customer’s fittings 
 
144  Refix any existing fittings installed by the Customer, provided the fitting conforms to the IET Regulations. 
 
145  Notify the Client of any Customer’s fitting which does not meet the IET Regulations and which will therefore 
not be rewired or reconnected. 
 
 
Removal of floor boarding, etc 
 
146  Carefully remove any floor boarding necessary for the installation of cables.  Saw through the tongues only 
and replace the boards in a workmanlike manner. Joists to be drilled only for the installation of cables.  Ensure 
any new floor boarding is identical in width and thickness.  Remove all debris from the joist and roof spaces. 
 
147  Make good all plaster disturbed by the removal of fittings to a true and level surface. 
 
148  Do not disfigure timber frames and mouldings by sawing or chiselling out for the insertion of cables. 
 
149  Where  the  removal  of  mouldings,  etc.  is  necessary,  ensure  the  replacement  is  carried  out  by  a  qualified 
tradesman and that the replacement surface matches the existing surface. 
 
 
Existing roof insulation 
 
150  Where the roof insulation must be moved for the electrical installation, carefully move it to one side.  On 
completion of the electrical Works carefully replace it to its original position.  Take care to cover lengths of 
cable with insulating material to ensure the current rating of the cable(s) is not unduly altered. 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 240 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
Removal of old cables and fittings 
 
151  Remove old cables and redundant switches, sockets, clips, boxes, etc. from roof spaces, exposed walls and 
other noticeable places and make good any disturbed surfaces. 
 
 
COMPLETION 
 
 
Inspection and testing 
 
152  Ensure that on completion and before being energised, any installation is tested in accordance with the IET 
Regulations current at the time the Works are undertaken. 
 
153  Give not less than 24 hours notice to the Client before commencing the testing. 
 
154  After  satisfactory  completion  of  tests,  submit  copies  of  all  inspection  and  completion  certificates,  with  all 
associated schedules and test results if applicable, to the Client. 
 
155  Note the testing instrument serial numbers on the test certificates. 
 
156  All charges for testing or re-testing must be borne by the Service Provider. 
 
157  The  Service  Provider  must  provide  all  the  test  instruments  and  test  equipment  required,  make  al  
arrangements for connections of the mains supply and issue to local authority supply company all appropriate 
test notices. 
 
158  The Service Provider must affix to the distribution board a notice in accordance with the IET Regulations. 
 
 
Report and certificates 
 
159  Ensure all inspections, reports and test certificates and forms are the current version at the time of the test 
and are in the standard format published by IET, the National Inspection Council for Electrical Installation 
Contracting  (NICEIC),  the  Electrical  Contractors’  Association  (ECA)  or  other  certifying  and  testing  body 
Approved by the Client. 
 
160  For  minor  Works  or  alterations  to  an  electrical  installation  which  involve  a  change  or  modification  to  an 
existing single circuit, provide a certificate for Minor Electrical Installation Works. 
 
161  Issue an Electrical Installation Completion Certificate for Major Works or alterations to electrical installations 
which involve: 
•  a change or modification to two or more existing circuits; 
•  the addition of one or more new circuits to an existing installation; or 
•  a new installation. 
 
162  Provide an electrical installations condition report when specifically Instructed by the Client.  
 
 
Operating Instructions 
 
163  Each consumer unit must be supplied with an operating instruction card which must be mounted adjacent 
to the unit. 
 
164  The Service Provider must leave with the Customer printed instructions regarding operation of the 
consumer unit trip switch. 
 
165  The instruction leaflet for the smoke detectors must be left in a safe place either by the electricity meter or 
consumer unit. 
 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 241 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
Client’s current manufacturers/suppliers/products 
 
166  Ensure all Materials are compatible with and standardised to the Client’s current products specified in the 
table below (listed by manufacturers, suppliers and/or brand names). 
 
Product 
Brand name 
Manufacturer’s details 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
[complete table as appropriate] 
 
 
 
 
 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 242 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
MAINTENANCE OF ELECTRIC HEATING INSTALLATIONS 
 
 
 
 

 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 243 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
MAINTENANCE OF ELECTRIC HEATING INSTALLATIONS 
 
General Requirements 
 
001  The Service Provider shall be deemed to have read the whole of this specification together with the Client’s 
requirements’ and will be deemed to have included in his Tendered Rates for full compliance.  
 
 
The Service Provider is required to provide a 24 hour breakdown service 365 days per annum. 
 
Asset Register  
 
002  The  Service  Provider  must  ensure  that  all  the  asset  registers  supplied  by  the  Client  prior  to  the 
commencement  of  the  Contract  are  verified  during  the  first  12  months  of  the  contract  period  and  any 
discrepancies made known, in writing, to the Client.  
 
003  At the commencement of the Contract, a set of services drawings may be issued to the Service Provider who 
shall ensure that, during each maintenance service element, the respective drawing shall be marked up by 
him to indicate the actual installed services. At the completion of each element the marked-up drawings shall 
be returned to the Client.  
 
Maintenance Reports  
 
004  The Service Provider shall ensure that, following all inspection visits, conditional reports shall be submitted 
to the Client in electronic format, including all specialist reports and test equipment printouts.  
 
005  The Service Provider shall provide to the Client copies of the site risk assessment, method statement and 
COSHH assessments issued to the Service Provider’s Staff and to his specialist sub-Service Providers.  
 
Manufacturer’s Requirements  
 
006  Where manufacturer’s instructions exceed the requirements of this document they shall be adhered to in 
their entirety.  
 
 
Permit to Work Certification  
 
007  If it is deemed necessary by the Client for the need for a permit to be issued before any work is undertaken 
on  the  installation,  the  Service  Provider  shall  ensure  his  compliance  with  the  permit  to  work  system  as 
employed by the Client.  
 
Access  
 
008  The Service Provider shall ensure that he undertakes a risk assessment and provides a method statement for 
his means of access to allow for inspection and testing.  
 
009  All works shall be carried out in strict accordance with the requirements of “The Work at Height Regulations 
2005”.  
 
010  The Service Provider shall ensure that all personnel employed upon this contract are suitable trained and 
experienced and competent to work at height.  
  
Minor Repairs 
 
011  The Service Provider shall, during testing, carry out minor repairs such as tightening joints, replacement of 
clips,  etc  to  achieve  a  pass  status  and  make  appliances  safe  to  ensure  compliance  with  the  Client’s 
requirements. 
 
 
Periodic Inspections and Testing 
 
012  Inspection and testing of storage and convector heater installations must unless otherwise instructed by the 
Client be carried out in accordance with the requirements tabled below; 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 244 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
Routine and Responsive Maintenance 
 
013  The Service Provider shall provide a 24-hour, 365 days per year (366 for a leap year) responsive maintenance 
service for the period of the Service to allow for breakdown or malfunction of any appliance, or installation 
and the replacement of any defective or missing components or installation parts previously specified.  This 
service is to ensure that the appliances and installations are left in a safe and fully operational condition. The 
details of any repair are to be noted by the engineer for registering on the Service Provider’s database (as 
provided by the Client). 
 
014  All works in connection with the installations to be arranged by the Service Provider. 
 
015  For breakdowns the Service Provider is expected to complete 80% of such repairs at first fix or as a minimum 
within one day and 100% within two days.  The aim of this requirement is to minimise any disruption to the 
customer relating to use of water/space heating facilities.   
 
016  Where the above is not achievable with parts being unavailable from impressed or local stockist the Service 
Provider is to immediately notify the Customer / Client and provide time scales for completion of the works 
where replacement parts are required. 
 
017  On  receipt  of  a  request  being  made  by  the  Client/  Customer  the  Service  Provider  shall  comply  with  the 
following:- 
 
a)  EMERGENCY CALLOUT ATTENDANCE WILL MEAN THE FOLLOWING: 
 
 
Emergency call out to be responded to immediately and no later than 2 hours and completed or made 
safe within 4 hours.   
 
 
Breakdown repairs are to be completed within the stipulated attendance timescales, with every effort 
being made to complete on a first call, first fix basis, where this cannot be achieved the timescales as 
mentioned above will apply. 
 
b)  URGENT CALLOUT ATTENDANCE WILL MEAN THE FOLLOWING: 
 
 
Urgent Call Out To be responded to immediately and no later than 24 hours and completed within 48 
hours. 
 
c)  Ensure that each engineer is equipped with an adequate impressed van stock of parts to deal with most 
eventualities.    A  comprehensive  stock  of  impressed  spare  parts,  shall  also  be  kept  at  the  Service 
Provider’s control point and store to enable items such as cylinders and where applicable immersion 
heaters to be replaced immediately. 
 
d)  If rectification of the fault is not possible at the time of attendance the fault must be rectified within the 
previously stated time scales. 
 
 
In  the  event  of  rectification  not  being  considered  possible  as  aforesaid,  the  Service  Provider  shall 
immediately notify the Client and the property occupier giving the reasons as to why, and inform the 
Client and the property occupier when the repair will be completed.  The Client must satisfy himself that 
suitable alternative temporary arrangement for hot water and heating are in place. 
 
 
Notwithstanding  the  generality  of  the  Service  Provider's  obligations  hereunder,  the  expression 
"component  part"  shall  include  the  parts  listed  elsewhere  hereof  and  any  other  specialist  controls 
associated with a particular installation. 
 
e)  Ensure that the Customer is kept informed of the situation at all times. 
 
f) 
Upon completion of a breakdown, the satisfaction card is to be left with each Customer, the approved 
work document is to be duly completed and a copy of such is to be sent to the Client. 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 245 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
g)  In addition to the requirements detailed previously the Service Provider shall also allow to provide the 
following Services, which shall be included for within the rate per appliance: 
 
1.  Advise on efficient and correct use of appliance and installations. 
 
2.  Instruct new and existing Customers on the operation of appliances and installations. 
 
3.  Resetting of controls for any reason. 
 
4.  All calls where a Customer maintains an appliance or installation is faulty, even if no such fault is 
found to exist. 
 
5.  All calls where the fault reported is due to controls being incorrectly set. 
 
6.  Repairs due to customer damage 
 
h)  The breakdown element of the works shall be priced in accordance with the schedules shown elsewhere 
in this document and shall be inserted in The Price Framework. 
 
i) 
The Service Provider is to provide on a daily basis a breakdown status report on each site visited. 
 
018  Before attending a breakdown the Service Provider should contact the Customer/occupier to ascertain where 
reasonably  possible  as  to  the  authenticity  of  the  call  to  establish  if  the  malfunction  is  due  to 
Customer/occupier error such as installation/control adjustments or electricity failure. 
 
 
Client’s current manufacturers/suppliers/products 
 
019  Ensure all Materials are compatible with and standardised to the Client’s current products specified in the 
table below (listed by manufacturers, suppliers and/or brand names). 
 
Product 
Brand name 
Manufacturer’s details 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
[complete table as appropriate] 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 246 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
Storage Heaters 
 
Item No. 
Item   
 
Frequency 
 
Action   
 
 
 
 
 
 
Notes 
1. 
General   
 
 
5 Yearly 
All storage heaters shall be inspected, tested and maintained 
On older models be vigilant for the presence of  
 
 
 
 
 
 
 
in strict accordance with the manufacturer’s recommendations 
asbestos.  Report suspect appliances. 
 
 
 
 
 
 
 
and requirements 
2. 
Cases 
 
 
 
5 Yearly             Examine fixings. 
 
 
 
 
 
 
 
Examine general mechanical condition of cases and cabinets. 
 
 
 
 
 
 
 
Tighten screws and fixings as necessary. 
 
 
 
 
 
 
 
Clean cases and cabinets. Remove all fluff, dust and dirt 
 
 
 
 
 
 
 
from interior and exterior, including fans, grilles and ducts. 
 
 
 
 
 
 
 
Examine the location of the storage heater to ensure that it  
 
 
 
 
 
 
 
does not present a fire risk. 
3. 
Fans 
 
 
 
5 Yearly             Clean and examine fans, motors and bearings. 
 
 
 
 
 
 
 
Examine filters, clean or renew as necessary. 
 
 
 
 
 
 
 
Examine fan housings and ductwork. 
 
 
 
 
 
 
 
Test performance. 
4. 
Elements 
 
 
5 Yearly  
Examine connections. 
 
 
 
 
 
Note the condition of the thermal blocks, report 
 
 
 
 
 
 
 
Examine terminals for oxidisation, corrosion and tightness.   
to the Client any signs of  
 
 
 
 
 
 
 
Clean and tighten as necessary.   
 
 
 
deterioration. 
 
 
 
 
 
 
 
Test insulation resistance. 
 
 
 
 
 
 
 
Test element resistance.  
5. 
Controls   
 
 
5 Yearly  
Clean and examine controls, control switches and pilot lights. 
Discuss operational effectiveness with user to  
 
 
 
 
 
 
 
Examine time switches.   
 
 
 
 
determine control settings. 
 
 
 
 
 
 
 
Examine over-ride controls. 
 
 
 
 
 
 
 
Examine thermostats, test calibration. 
 
 
 
Comment upon location of external thermostats. 
 
 
 
 
 
 
 
Examine terminal connections. 
 
 
 
 
 
 
 
Examine condition of wiring. 
6. 
Meters & Electricity Supply 
5 Yearly            Examine meters at supply position. 
 
 
 
 
 
 
 
Ensure time clocks are correct and supply charge to storage 
 
 
 
 
 
 
 
heaters during ‘off peack’ periods. 
 
7. 
Electrical Installation 
 
5 Yearly 
Examine flexible cables for wear, fraying braid and brittle 
 
 
 
 
 
 
 
insulation. 
 
 
 
 
 
 
 
Examine connections. 
 
 
 
 
 
 
 
Examine fused connection unit to electrical installation. Check 
 
 
 
 
 
 
 
fuse rating. 
 
 
 
 
 
 
 
Test insulation resistance. 
 
 
 
 
 
 
 
Examine earthing arrangements and test continuity. 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 247 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
Fan Convectors 
 
Item No. 
Item   
 
Frequency 
 
Action   
 
 
 
 
 
 
Notes 
1. 
Visual Inspection 
 
5 Yearly 
Visually examine each heater, replace missing fixings, if cabinet 
Report defects to Client. 
 
 
 
 
 
 
 
damaged report condition. Check operation of local isolation 
Report any findings of Asbestos Cement type 
 
 
 
 
 
 
 
switch and indicator lights – switch off. 
 
 
 
boarding within heater cabinets or forming ducts 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
through walls to Client. 
2. 
Cleaning  
 
 
5 Yearly 
Remove access panels, expose Heater Battery and Fan  
 
Report defects to Client. 
 
 
 
 
 
 
 
Assembly. 
 
 
 
 
 
 
 
Vacuum clean heater interior. 
 
 
 
 
 
 
 
Remove filter (if fitted) and clean thoroughly. 
 
 
Report if not fitted or faulty to Client. 
 
 
 
 
 
 
 
Clean out heater battery and fan assembly using high pressure 
 
 
 
 
 
 
 
airline and vacuum collection. 
 
 
 
 
 
 
 
Ensure fins are correctly aligned.  
3. 
Electrical Inspection and  
5 Yearly 
Examine all internal wiring and test insulation. 
 
 
Record readings and report defects to Client. 
 
Testing, General  
 
 
 
Check and test earth connections. 
 
 
 
 
 
 
 
Ensure all fuses are correctly rated. 
 
 
 
 
 
 
 
Check operation of in-built room thermostat/change speed 
 
 
 
 
 
 
 
thermostat. 
 
 
 
 
 
 
 
Check operation of low temperature cut out thermostat. 
4. 
Electrical Inspection and  
5 Yearly 
Lubricate fan bearings to manufacturer’s recommendations. 
Report defects to Client. 
 
Testing, Motors   
 
 
 
Examine and test insulation to all motors and test earth  
 
Record readings 
 
 
 
 
 
 
 
continuity to the motor casings. 
5. 
Mechanical Inspection   
5 Yearly 
Check operation of isolating lockshield valves on heater  
 
 
 
 
 
 
 
battery. 
 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 248 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
SPECIFICATION FOR SMOKE, HEAT AND CARBON MONOXIDE DETECTORS 
 
 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 249 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
SPECIFICATION FOR OPTICAL SMOKE ALARM TECHNICAL SPECIFICATION 
 
The Optical Smoke Alarm shall have the following features: 
 

The Smoke Alarm shall carry the BSI Kitemark to indicate type testing to BS EN14604: 2005.  It will meet 
the requirements of Grade D (and exceed the requirements of Grades E and F) as defined in BS 5839: Pt.6: 
2004.  It carries the CE mark to indicate conformance to Low Voltage and Electromagnetic Compatibility 
Directives. 

The alarm shall have an optical (photoelectric) sensor with large volume chamber and large high sensitivity 
photodiode.  The sensor chamber shall have an insect resistant fine mesh screen with holes less than 0.030 
inches. 

The  alarm  shall  operate  on  a  230V  AC  Mains  Power  Supply  with  built-in  tamper  proof  Rechargeable 
Vanadium Pentoxide Lithium standby cells, capable of lasting at least 10 years and powering the alarm 
initially for at least 6 months in the event of mains power failure. 

The Lithium cell manufacturer shall endorse a minimum 10 year life expectation for the rechargeable cells.  

The alarm shall be supplied with a built-in surface mounting plate, with integral terminal block and cable 
cover and incorporate a foam gasket fitted to the mounting plate to prevent dust ingress into the unit.  The 
alarm shall connect to the mains and interconnect/control connections automatically as it slides on to the 
mounting plate.  The alarm  shall disconnect from the mains  and interconnect/control connections as it 
slides off the mounting plate, without the need for a lead and connector. 

All mains wiring shall be covered by a cable cover so that the mains cable is not visible when the Smoke 
Alarm is removed from the ceiling, obviating the need for a ceiling pattress or dry lining box. 

The  alarm  shall  have  a  built-in  sounder  giving  a  minimum  sound  output  of  85dB(A)  at  3  metres.  The 
diameter of the piezo disc in the sounder shall measure 35mm and have wire contacts soldered directly on 
to the piezo disc. 

There shall be an interconnection capability so that if one alarm sounds all interconnected alarms sound. 

A remote test facility via a separate Remote Control Switch shall be available to test circuitry, sensor and 
horn (red LED shall flash rapidly)  and to activate all interconnected alarms in the system. The Remote 
Control Switch shall also have a remote ‘Locate’ facility (to audibly identify the source of an alarm signal 
when the system is sounding). All units except the alarm that has triggered and sent out the interconnect 
signal shall be silenced when this switch is activated. The Remote Control Switch shall also have a 'Silence' 
facility for false alarm control. Pressing and resetting the ‘Silence’ switch shall silence nuisance alarms.  A 
red  LED  on  the  alarm  cover  shall  flash  every  10  seconds  to  indicate  that  alarm  is  in  'Hush'  mode  and 
automatically reset in approximately 10 minutes. 

The alarm shall have an automatic self-test feature which tests the chamber every 40 seconds and the unit 
bleeps (without red LED flash) if it is degraded. 

The alarm shall be provided with a manual integral test/hush button to test circuitry, sensor and horn and 
activate all interconnected alarms in the system.  This button shall also operate a 'Hush' feature to silence 
nuisance alarms.  A red LED shall flash every 10 seconds to indicate that alarm is in 'hush' mode and shall 
automatically reset after approximately 10 minutes. 

The alarm shall have a separate green LED mains indicator light to confirm integrity of mains power supply. 

The alarm shall have a separate red LED which will flash every 40 seconds to indicate full auto test of 
circuitry and the rechargeable cells.  The red LED shall flash rapidly in alarm condition and flash once every 
ten seconds whilst the unit is in a de-sensitive (hush) condition. 

The alarm shall have an RF (Radio Frequency) wireless interconnect capability when used with an RF base. 
In this case other RF products can be connected.  

Control via an optional wall-mounted Hardwired or RF Remote Control Switch shall also be available. 

The alarm shall have a low power cell-warning signal, which must operate with or without mains power 
present. 

The alarm shall be provided with an anti-tamper locking device to prevent unauthorised removal of the 
alarm without the use of a tool. 

The alarm shall be supplied with a dust cover fitted to protect it from contamination during installation. 

The alarm shall be supplied with two separate sets of instructions - one for the installer and one for the 
user. 

The alarm shall have a 5 Year guarantee. 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 250 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
HEAT ALARM TECHNICAL SPECIFICATION 
 
The Heat Alarm shall have the following features: 
 

The Heat Alarm shall carry the BSI Kitemark to indicate type testing to BS 5446: Pt.2:2003 for a Class 
A1 device. It shall be CE marked to indicate conformance to BS EN 60065:1994 Low Voltage, and BS 
EN 50081-1:1992 and BS EN 50082-1:1992 Electromagnetic Compatibility Directives. 

The alarm shall be of the fixed temperature thermistor type, temperature range 540C to 620C (1290F - 
1440F). 

The alarm shall operate on a 230V AC Mains Power Supply and have built-in tamper proof Rechargeable 
standby cells, capable of lasting at least 10 years and powering the alarm initially for at least 6 months 
in the event of mains power failure. 

The  rechargeable  cell  manufacturer  shall  endorse  a  minimum  10  year  life  expectation  for  the 
rechargeable cells.  

The alarm shall be supplied with a built-in surface mounting plate, with integral terminal block and cable 
cover and incorporate a foam gasket fitted to the mounting plate to prevent dust ingress into the unit.  
The alarm shall connect to the mains and interconnect/control connections automatically as it slides on 
to the mounting plate.  The alarm shall disconnect from the mains and interconnect/control connections 
as it slides off the mounting plate, without the need for a lead and connector. 

All mains wiring shall be covered by a cable cover so that the mains cable is not visible when the alarm 
is removed from the ceiling, obviating the need for a ceiling pattress or dry lining box. 

The alarm shall have a built-in sounder giving a minimum sound output of 85dB(A) at 3 metres. The 
diameter of the piezo disc in the sounder shall measure 35mm and have wire contacts soldered directly 
on to the piezo disc. 

There shall be an interconnection capability so that if one alarm sounds all interconnected alarms sound. 

A remote test facility via a separate Remote Control Switch shall be available to test circuitry, sensor 
and  horn  (red  LED  shall  flash  rapidly)  and  to  activate  all  interconnected  alarms  in  the  system.  The 
Remote Control Switch shall also have a remote ‘Locate’ facility (to audibly identify the source of an 
alarm signal when the system is sounding). All units except the alarm that has triggered and sent out 
the interconnect signal shall be silenced when this switch is activated. The Remote Control Switch shall 
also  have  a  'Silence'  facility  for  false  alarm  control.  Pressing  and  resetting  the  ‘Silence’  switch  shall 
silence nuisance alarms.  A red LED on the alarm cover shall flash every 10 seconds to indicate that 
alarm is in 'Hush' mode and automatically reset in approximately 10 minutes. 

The alarm shall be provided with a manual integral test/hush button to test circuitry, sensor and horn 
and activate all interconnected alarms in the system.  This button shall also operate a 'Hush' feature to 
silence nuisance alarms.  A red LED shall flash every 10 seconds to indicate that alarm is in 'hush' mode 
and shall automatically reset after approximately 10 minutes. 

The alarm shall have a separate green LED mains indicator light to confirm integrity of mains power 
supply. 

The alarm shall have a separate red LED which shall flash every 40 seconds to indicate full auto test of 
circuitry and the rechargeable cells.  The red LED shall flash rapidly in alarm condition and flash once 
every ten seconds whilst the unit is in a de-sensitive (hush) condition. 

The alarm shall have an RF (Radio Frequency) wireless interconnect capability when used with an RF 
base. In this case other RF products can be connected.  

Control via an optional wall-mounted Hardwired or RF Remote Control Switch shall also be available. 

The alarm shall have a low power cell-warning signal, which must operate with or without mains power 
present. 

The alarm shall be provided with an anti-tamper locking device to prevent unauthorised removal of the 
alarm without the use of a tool. 

The alarm shall be supplied with a dust cover fitted to protect it from contamination during installation. 

The alarm shall be supplied with two separate sets of instructions - one for the installer and one for the 
user. 

The alarm shall have a 5 year guarantee. 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 251 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
MAINS POWERED CARBON MONOXIDE (CO) ALARM 
 
The Mains Powered Carbon Monoxide Alarm shall have the following features: 
 

The CO Alarm shall carry the BSI Kitemark to indicate type testing to BS EN 50291:2001.  It shall be 
CE marked to indicate conformance to Low Voltage and Electromagnetic Compatibility Directives. 

The alarm shall have a new generation electrochemical cell type carbon monoxide sensor which checks 
CO level every 70 seconds.  Each unit shall be calibrated and tested in CO gas to ensure accuracy. The 
sensor module should plug into base of unit and should be replaced after 5 years. The amber ‘Fault’ 
light should flash once every 40 seconds (without a beep) to indicate the sensor should be replaced. 
Replacement sensor modules shall be readily available at modest cost. It shall not require an electrician 
to change the sensor.  

The  alarm  shall  have  a  high  level  of  selectivity  -  no  false  alarms  when  exposed  to  the  following 
interference gases for 2 hours: (as per UL2034sec.38) Methane 500ppm, Butane 300ppm, Heptane 
500ppm, Ethyl Acetate 200ppm, Isopropyl Alcohol 200ppm and Carbon Dioxide 1000ppm. 

The alarm shall be 220 – 240V AC, 50 Hz mains powered. Power consumption shall be: 1 Watt, 60mA. 
The alarm shall be supplied complete with sealed-in tamper proof Panasonic Rechargeable Vanadium 
Pentoxide Lithium standby cells, designed to last at least 10 years without the need for replacement 
and can power the unit for a minimum 30 days in the event of mains failure. The rechargeable cells 
shall be monitored and if they start to be depleted (i.e. with mains off) or if they become defective the 
unit  should  beep  every  40  seconds.  The  cell  manufacturer  shall  endorse  a  minimum  10  yr  life 
expectation for the rechargeable cells. 

The alarm shall be supplied with a surface mounting plate, with integral terminal block, cable cover 
and incorporate a foam gasket fitted to the mounting plate to prevent dust ingress into the unit. The 
terminal block shall be permanently fitted to the mounting plate.   The built-in rechargeable cells shall 
connect as the alarm is slid on to the mounting plate.  There shall be an option for conduit (up to 25 
x 16mm) to be attached to the top or bottom of the unit for surface wiring. The unit shall be able to 
be ceiling or wall mounted. 

The  alarm  shall  have  a  hard-wire  interconnect  capability  such  that  if  one  alarm  sounds  all 
interconnected alarms sound. Additionally, an RF interconnect option shall be available when used with 
an Interface Module. 

A remote test facility via a separate Remote Control Switch shall be available to test circuitry, sensor 
and horn (red LED shall flash rapidly) and to activate all interconnected alarms in the system. The 
Remote Control Switch shall also have a remote ‘Locate’ facility (to audibly identify the source of an 
alarm signal when the system is sounding. All units except the alarm that has triggered and sent out 
the interconnect signal shall be silenced when this switch is activated. The Remote Control Switch shall 
also have a 'Silence' facility for false alarm control. Pressing and resetting the ‘Silence’ switch shall 
silence nuisance alarms.  A red LED on the alarm cover shall flash every 10 seconds to indicate that 
alarm is in 'Hush' mode and automatically reset in approximately 10 minutes. 

On first power up the Red and Amber LED’s shall flash once; after 2 minutes settling, the unit shall 
operate normally. 

The alarm shall have a green LED indicator light that confirms integrity of mains power supply. 

The alarm shall have low and high level indicators - red LED indicator light shall flash every 2 seconds 
at 50ppm CO (sounder operate within 60-90 mins); flash twice every second at 100ppm CO (sounder 
operate within 10-40 mins); flash 4 times per second at 350ppm CO (sounder operate within 3 minutes) 

The alarm shall have a fault indicator - amber LED flash and horn beep every 40 seconds if a fault is 
detected. 

The alarm shall have a manual test/hush button - test button to test circuitry and horn.  Pressing and 
releasing the test button when the unit is sensing CO shall silence the alarm for 4 minutes. It must 
only silence once until the gas clears.  At 300ppm CO the unit shall not silence due to the increased 
danger. 

The alarm shall have a quick CO Gas Test to reduce the time for testing with CO from at least 4 - 5 
minutes to less than 10 seconds. 

The alarm shall have a memory feature - pressing test button must record if CO has been detected 
during a period of absence: red LED off – no CO recorded; red LED flashes twice (every 40 seconds) 
– 50ppm CO recorded; red LED flashes 4 times (every 40 seconds) –100ppm; red LED flashes 8 times 
(every 40 seconds) - 300ppm CO recorded. Pressing the test button for 20 seconds must reset the 
memory. 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 252 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 

The alarm shall have a built in sounder to give a minimum output of 85dB(A) at 3 metres.  The sound 
output shall be modulated - 3 rapid pulses followed by a 1½ second pause, repeated until reset. This 
easily differentiates it from a typical smoke alarm. 

The alarm shall have an automatic reset facility of alarm test when button is released and after an 
alarm state when CO gas clears. 

The alarm shall have a tamper resistant cover, which cannot be removed from mounting plate without 
releasing catch with a small screwdriver. There shall be an optional locking screw that can be screwed 
into  the  side  to  prevent  removal.  The  rechargeable  cells  must  not  be  suitable  for  use  with  other 
products and must be soldered on to the circuit board.   

The alarm shall have an operating temperature range: -10°C to +40°C (14°F - 104°F). 15% to 95% 
relative humidity (non-condensing). 

The alarm shall have a 5 Year Guarantee. 
 
 
Client’s current manufacturers/suppliers/products 
 
 
Ensure all Materials are compatible with and standardised to the Client’s current products specified in the 
table below (listed by manufacturers, suppliers and/or brand names). 
 
Product 
Brand name 
Manufacturer’s details 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
[complete table as appropriate] 
 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 253 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
MAINTENANCE TO MICRO-GENERATION APPLIANCES 
 
 
 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 254 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
GENERAL 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 255 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
GENERAL 
 
Applicability 
 
001  This  initial  general  section  applies  to  all  subsequent  sections  of  this  Specification  of  Workmanship  and 
 
Materials (“this Specification”)
 
002  This Specification is drafted as a series of instructions that the Service Provider must ensure are complied 
with in relation to the Works.  Each instruction includes all tasks necessary to comply fully with the instruction 
and the Schedule of Rates item(s) to which it relates. 
 
003  The Schedule of Rates payments, as adjusted by the Service Provider’s tendered Rates, include for carrying 
out all tasks required by this Specification.  No further payment is due to the Service Provider in respect of 
any such tasks beyond the payments provided for in the Schedule of Rates. 
 
004  Specifications  across  a  number  of  trades  may  be  relevant  to  each  Schedule  of  Rates  item.    The  Service 
Provider must comply with all requirements of this Specification applicable to the specific type of Works to 
be undertaken. 
 
005  References to Paragraphs and Sections in this Specification are to the applicable Paragraph and Section of 
this Specification. 
 
Standards of workmanship and Materials 
 
006  Carry out and complete all Works: 
•  in accordance with Good Industry Practice; 
•  in accordance with the Client’s Policies; 
•  in accordance with any specific requirements for those Works in this Specification; and 
•  to the satisfaction of the Client’s Representative (acting reasonably). 
 
007  To the extent that the standard of any Works has not been specified in this Contract, agree the relevant 
standard for the Works with the Client’s Representative before their execution.  Where particular Works or 
working methods are to be “Approved by” “Agreed with” or are indicated to be “subject to the Approval of” 
the  Client’s  Representative,  give  the  Client’s  Representative  adequate  notice  when  such  Approval  or 
Agreement is needed and retain evidence of all Approvals given, and items that have been Agreed, by the 
Client’s Representative. 
 
008  To the extent that it is necessary to design any aspect of the Works, in preparing  those Designs use the 
reasonable skill and care to be expected of an experienced maintenance Service Provider that is skilled in 
undertaking works similar to the Works. 
 
009  Maintain all existing lines and levels at all times and carry through new work to the same lines and levels 
unless otherwise instructed by the Client’s Representative. 
 
European and British Standards & Codes of Practice 
 
010  Ensure all Works undertaken and all Materials used in those Works comply with all applicable European and 
British Standards and Codes of Practice that are current at the time of their use. 
 
011  References in this Specification of Workmanship and Materials to any European and British Standard or Code 
of Practice are to be construed as references to the version current at the time the Order is undertaken. 
 
012  Where a specific European and British Standard or a Code of Practice is referred to, this sets out the minimum 
acceptable standard of Materials or workmanship. 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 256 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
Materials 
 
013  The Client wishes to standardise the use of Materials across its Properties.  This is in order to simplify parts 
requirements  and  van  stock  loads,  to  improve  its  repairs  processes  and  to  reduce  maintenance  costs.  
Wherever possible, match all Materials used to materials currently used in the Properties, particularly in terms 
of their parts requirements and repair procedures.  In this Specification the Client has set out details of its 
current Materials to which the Service Provider is required to standardise. 
 
014  Where this Specification indicates that Materials are to be “Approved by the Client’s Representative”, provide 
samples of the proposed Materials to the Client’s Representative for Approval.  Any Materials that comply 
with the functionality and compatibility (including aesthetic compatibility) requirements of this Specification 
may be proposed.  No further Approval is required for any Materials listed in this Specification as being the 
Client’s  currently  used  Materials.    The  purpose  of  the  Client’s  Representative’s  decision  on  the  use  and 
Approval  of  such  Materials  is  to  ensure  that  they  meet  the  Client’s  requirements  for  functionality  and 
compatibility.  The decision of the Client’s Representative on this is final. 
 
015  Where  this  Specification  requires  Materials  to  be  matched  to  existing  Materials  or  finishes,  this  match  is 
subject to the Approval of the Client’s Representative. 
 
016  Do not use any Prohibited Materials in carrying out the Works.  Prohibited Materials are those Materials which 
are generally accepted or (having regard to Good Industry Practice) are reasonably suspected of: 
•  being harmful in themselves; 
•  being harmful when used in a particular situation or in combination with other Materials; 
•  becoming harmful with the passage of time; or 
•  being damaged by or causing damage to the structure in which they are to be affixed. 
 
017  Materials are to be regarded as harmful if, in the context of their use in the Works (whether alone or in 
combination with other materials) they: 
•  are prejudicial to health and safety; 
•  may pose a threat to the structural stability or the physical integrity of any Property; or 
•  could materially reduce the normal life expectancy of any part of the Property. 
 
018  Use, fix and apply all Materials strictly in accordance with the manufacturer’s recommendations, directions or 
instructions. 
 
019  Participate in joint initiatives with the Client and other Service Providers to establish supply chain agreements. 
 
020  Where appropriate suggest (economically viable) amendments to this Specification where those amendments 
may lead to an improvement in environmental performance or sustainability. 
 
021  Provide all information the Client’s Representative reasonably requests regarding the environmental impact 
of the supply and use of any Materials and goods the Service Provider selects for use in the Works. 
 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 257 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
MICRO-GENERATION HEATING 
 
 
 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 258 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
GENERAL REQUIREMENTS 
 
 
Immediate Response Service 
 
001  The  Service  Provider  shall  maintain  an  office  at  a  location  from  which  the  Works  may  reasonably  be 
undertaken within the response times required, during normal working hours and out of hours.  The Service 
Provider shall be equipped to receive calls and orders however transmitted (telephone, radio, fax, email) and 
provide the Client’s Representative with a single telephone number that can be published. 
 
 
Service Provider’s Conduct 
 
002  The Client is intent on providing an expeditious, safe and efficient Maintenance and Repair Service to the 
occupants of its premises and consequently the Service Provider shall do his utmost to promote and enhance 
the image and reputation of the Client in this respect. 
 
003  The Service Provider shall require his employees and employees of any Sub-contractor engaged upon the 
Works to be properly and presentably dressed in appropriate uniforms or workwear. 
 
004  The Service Provider shall ensure that his employees and employees of any Sub-contractor shall perform 
their duties in an orderly and quiet manner as may be reasonable and practicable having regard to the nature 
of the duties being performed by them. 
 
005  The need to maintain the highest standards of hygiene and courtesy whilst the Service Provider's employees 
and  any  Sub-contractor’s  employees  are  engaged  upon  the  Works  is  paramount  and  in  particular 
consideration must be given to users and occupiers when working in or near occupied premises, the Service 
Provider shall observe all of these provisions and also ensure that the said employees do not cause a nuisance 
and or disturbance to users and occupiers when they are working in or near occupied premises. 
 
006  The Client’s Representative is empowered by this provision to give written notice to the Service Provider 
requiring him to remove from the Works forthwith any employee of the Service Provider or employee of any 
Sub-contractor engaged upon the Works, if he is not satisfied in any way with the respective employee's 
apparel, conduct, manner, or ability.  The Service Provider shall on receipt of such notice comply forthwith 
and remove the employee from the Client's premises and the employee shall not be employed or engaged 
upon or in connection with the Works whilst the Contract remains in force. 
 
007  The Client will from time to time poll the occupiers of its premises to obtain their views on the effectiveness 
of the service provided by the Service Provider and the manner adopted by his employees when discharging 
their duties.  The results of the poll will be taken into account when considering the needs for resourcing 
future repair and maintenance programmes. 
 
 
Registered Service Provider 
 
008  The Service Provider shall have and maintain throughout the Contract Period registration with the:- 
 
 
(a) 
Microgeneration Certification Scheme (MCS) or such other body as may from time to time be approved 
by regulation and 
 
 
(b) 
National Inspection  Council  for Electrical Installation  Contracting (NICEIC) and/or Electrical  Service 
Providers Association (ECA) or alternatively, the Service Provider may employ a sub-Service Provider, 
to be approved by the Client’s Representative under the Contract, who is registered with the National 
Inspection Council for Electrical Installation Contracting and/or Electrical Service Providers Association 
in order to undertake electrical work in connection with the Works. 
 
009 
All  works  shall  comply  with  Part  ‘J’  and  ‘P’  Building  Regulations  by  either  obtaining  Building  Regulation 
approval or self certification by registered company.  
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 259 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
010 
In the event that the Service Provider’s MCS or NICEIC or ECA registration becomes suspended or withdrawn 
for whatever  reason,  the Service Provider shall immediately notify  the Client’s  Representative in writing 
giving full details of the reasons for such and the proposed or intended action and time-scale for gaining 
reinstatement of its registration(s).  With immediate effect from the date of suspension or withdrawal of its 
registration(s)  and  until  reinstatement  the  Service  Provider  shall,  subject  to  approval  of  the  Client 
Representative be required to employ on a domestic sub-contract basis a suitable registered Sub-contractor 
to undertake Works under the Contract.  
 
011  Should the Service Provider be unable within a period of two weeks to engage a suitably registered Sub-
contractor which meets the Client Representative’s approval and or the period of suspended or withdrawn 
registration(s) exceeds or is likely to exceed four weeks then, the Client may at its sole discretion terminate 
the Service Provider’s employment under the Contract in writing with immediate effect.  Such action on the 
part of the Client shall constitute a valid termination in accordance with the Contract Conditions. 
 
 
Existing Systems 
 
012  The Client does not guarantee the condition or composition of fluid within wet systems.  The cost of the 
removal  of  sediment  and/or  the  re-establishment  of  the  correct  water/anti-corrosion  fluid  (or  any  other 
chemical) mix  shall be deemed to be included in the  Schedule of Rates, and/or the Service Provider's 
tendered Percentage Adjustment. 
 
 
Existing Micro-Generation Installations and Appliances 
 
013  As far as the Client is aware, its existing Micro-Generation Installations and Appliances have been installed 
and maintained with due regard to both the British Standards and the Regulations:- 
 
Types of micro-generation installed can include; 
•  Electricity generation technologies; 
• 
Solar powered or pholvolataic (PV) systems 
• 
Micro turbines either wind or hydro 
•  Heat generation technologies 
• 
Solar thermal hot water 
• 
Ground source heat pumps 
• 
Air source heat pumps 
• 
Bioenergy 
▪ 
Co-generation technologies 
• 
Hydrogen energy and fuel cells 
• 
Combined Heat and Power (CHP) 
 
and the maintenance of which is to be undertaken by Microgeneration Certification Scheme (MCS) accredited 
engineers in strict accordance with the relevant manufacturer’s instructions 
 
014  The  Service  Provider  in  carrying  out  the  Works  shall  have  due  regard  to  all  the  above  and  shall  not  do 
anything  which  will  compromise  or  degrade  the  integrity  of  the  Micro-generation  Installations  and  or 
Appliances. 
 
 
Reinstatement to be Provided by the Service Provider 
 
015  The Service Provider will be required to cut out any chases in floors, ceilings or walls, remove and refix 
insulation,  floorboards,  panels  and  the  like  to  expose  pipework  for  maintenance,  repair,  exploratory  or 
investigation purposes and on completion to reinstate affected areas, insulation and surfaces to their original 
condition. 
 
016  Any exposed work left unattended shall be protected and temporarily covered by the Service Provider at his 
own cost. 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 260 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
Leaks to Pipes Laid in Floors 
 
017  The Service Provider shall be required to open up the floor of any Property to trace and identify the source 
of the leak.  The Service Provider will drain down the system, remove the defective pipe and/or fittings and 
carry out the repair using capillary fittings. The system is to be recharged and left standing for 2 hours to 
test the repair.  The Service Provider will make good the floor, in the case of screeded floors these shall be 
made good with asphalt or cement and grano compacted to completely encase the pipework subsequent to 
covering the pipework with an approved sleeve or wrapping tape.  The floor will be allowed to dry out and 
the Service Provider will then recommission and put into use the heating system. 
 
018  Alternatively the Service Provider may wish to seek dispensation from the Client’s Representative to bypass 
the defective pipe in the floor or wall with an exposed run of pipe connected into the circuit at expedient 
points.  The Service Provider should not on any account undertake this alternative without first obtaining the 
CA's approval. 
 
 
Maintenance and Repair Records 
 
019  On each occasion the Service Provider gains access to a premises for the purpose of carrying out the Works, 
he shall before leaving the premises, forthwith complete forms appropriate to the type of work undertaken 
in the form and manner prescribed hereafter. 
 
020  The  Service  Provider  shall  at  his  own  cost,  provide  for  each  premises  a  sufficient  quantity  of  forms  and 
notices,  for  the  purposes  of  recording  in  ink  from  time  to  time,  information  in  respect  of  the  Heating 
Installations and Heating Appliances.  The format and content of the said forms and notices, shall be based 
upon the models in Appendix to this Specification but in any case, shall be subject to the overriding approval 
of the Client’s Representative and where required by statute, the Health & Safety Executive. 
 
021  The Service Provider shall record upon the forms and notices, general information as follows:- 
 
 
(1) 
The address of the premises to which the form applies. 
 
(2) 
Details  of  the  respective  Micro-generation  Installations  and  or  Appliances  and  their  location  in  the 
premises, clearly indicate any Micro-generation Installations or Appliances which have not previously 
been contained in the Service Provider's and or Client's records. 
 
(3)  Any changes to previously recorded details of Micro-generation Installations and or Appliances. 
 
(4) 
The name of the firm and the name and signature of the firm's employee who undertook any work, 
inspection or check and the date and time of the undertaking. 
 
022  In addition, the Service Provider shall record specific information upon the forms and notices as follows:- 
 
Annual Service Log;  
 
023  Details of all work undertaken during the annual inspection and service. 
 
Repairs Log;  
 
024  Details of all work undertaken in response to a request for day to day repairs.  
 
 
Landlord's Micro-generation Safety Record
 
025  Details of the routine annual inspection and service as follows:- 
 
 
(i) 
the date on which the appliance was checked; 
 
(ii) 
the address of the Property at which the appliance is installed; 
 
(iii) 
the name and address of the Client responsible for the Property (or their agent) at which the 
appliance is installed; 
 
(iv) 
a description of and the location of each appliance checked; 
 
(v) 
any defect identified; 
 
(vi) 
any remedial action taken; 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 261 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
(vii) 
confirmation that the routine annual service has included an examination of:- 
 
 
(a)  the effectiveness of any appliance, 
 
 
(b)  the appliances operation pressure and heat input, 
 
 
(c)  the appliances operation so as to ensure its safe functioning and, 
 
(viii) 
the name and signature of the individual carrying out the annual service and inspection; and 
 
(ix) 
the registration number with which that individual or his Client is registered, with MCS. 
 
 
Actions arising from Forms and Notices 
 
026  The forms and notices completed by the Service Provider shall be dealt with and the information thereon, 
delivered to persons in the form and manner prescribed hereafter:- 
 
The  Service  Provider  shall  get  the  tenant  or  occupier  of  the  respective  premises  to  endorse  their 
signature  upon  the  forms,  to  provide  evidence  that  the  Service  Provider  has  undertaken  an 
examination of the Client's Micro-generation Installations or Appliances.  
 
The original documents should be delivered to the Client’s Representative within two working days of 
the visit;  
 
The Service Provider should retain a copy of the documents for his own records. 
 
A  copy  only  of  the  Landlord's  Micro-generation  Safety  Record  also  signed  by  the  individual  who 
undertook the routine annual inspection and service, should be handed to the tenant or occupier.  
 
However, if the tenant or occupier refuses to sign the Landlord's Micro-generation Safety Record or 
the occupier at the time is a minor, the Service Provider should in each case, deliver the unsigned 
copy of the said Safety Record signed by the individual who undertook the routine annual inspection 
and service to the Client’s Representative, together with a list of the unsigned documents in the batch 
of documents.  
 
In  the  case  of  the  tenant's  advice  notice  issued  to  the  tenant  in  respect  of  a  Micro-generation 
Installation or Appliance owned by them or for which they are entirely responsible, copies of the said 
notices should be delivered to the Client’s Representative with the contemporaneous batch of forms. 
 
 
Service Label 
 
027  The Service Provider shall at his own cost provide a durable heat resisting self-adhesive label of a type to be 
approved by the Client’s Representative.  Immediately upon completion of a routine annual inspection and  
service and or repair to any Micro-generation appliance and or heating system the Service Provider shall 
enter in ink upon the label information as follows:- 
 
Name of the firm,  
Date  of  the  routine  annual  inspection  and  service  and  or  repair  together  with  details  of  work 
undertaken  
The signature of the engineer who undertook the routine annual inspection and service and other 
works.  
 
028  Upon completion of the entries on the label the Service Provider shall affix the label in a prominent place on 
or near the appliance subject of the routine inspection and service and or repair.  
 
 
Repairs Works Order 
 
029  The  Service  Provider  immediately  after  responding  to  a  repair  Works  Order  issued  by  the  Client’s 
Representative, shall provide electronically the nature of the repair undertaken, the date and time when the 
repair was executed or provide this data electronically  
 
030  In addition, the Service Provider shall obtain the tenant's signature on the rear of the Works Order to indicate 
that the heating system and or appliance has been left in working order.  The Works Order shall be attached 
to the respective account submitted by the Service Provider in accordance with the Conditions. 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 262 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
Materials and Components 
 
031  All materials used shall comply with British Standards, current at the time and only approved replacement 
parts or components shall be fitted when servicing, maintaining or repairing any Micro-generation Installation 
or  Appliance.    Wherever  possible  materials,  replacement  parts  and  or  components  fitted  by  the  Service 
Provider shall be on a like for like basis but in any case, shall be of comparable quality and finish and be 
consistent with the performance requirements of the respective systems unless the defective material, part 
and  or  component  was  of  an  inferior  quality  to  the  relative  British  Standard  in  which  case  the  material, 
replacement  part  and  or  component  provided  by  the  Service  Provider  will  be  at  least  to  current  British 
Standards and be consistent with the performance requirements of the respective installation system and be 
subject  to  the  Client’s  Representative  's  approval.    Workmanship  shall  comply  with  the  current  British 
Standard Codes of Practice. 
 
 
Annual Servicing 
 
032  The annual inspection and servicing specifications specified hereafter are model requirements only and the 
Service Provider shall at his own cost and as part of his undertaking in respect of the Works, obtain the 
manufacturer's service and maintenance requirements for the respective Micro-generation Installations 
and Appliances and any other information which will enable the Service Provider to identify the full service, 
maintenance and repair requirements necessary to meet his obligations under the Contract and consequently 
enable the Client to fulfil its obligations to its tenants and the occupiers of its Property. 
 
 
Response Maintenance 
 
033  Wherever the Service Provider undertakes any response maintenance on a Micro-generation appliance, he 
shall immediately thereafter examine:- 
 
 
(a) 
the effectiveness of the appliance, 
 
 
(b) 
its operating pressure and heat input, 
 
 
(c) 
its operation so as to ensure its safe functioning. 
 
Any  defects  disclosed  by  the  examination  should  be  immediately  dealt  with  by  the  Service  Provider,  in 
accordance with the provisions of this Contract. 
 
 
Electrical Installations 
 
034  The Service Provider shall as part of the routine annual service and inspection, check and test all electrical 
installations and fittings associated with the Micro-generation Installations and Appliances covered by this 
Contract, so as to ensure their safe operation.  All remedial work will comply fully with the current edition of 
the IET Regulations.   
 
 
All works shall comply with Part ‘P’ Building Regulations by either obtaining Building Regulation approval or 
self certification by registered company.  
 
 
Decorative Casings 
 
035  The Service Provider shall at his own cost carry out repairs to appliances, decorative casings and finishes. 
 
 
Service/Test Certificate 
 
036  The Service Provider following the successful completion of the routine annual inspection and service shall 
provide to the Client no later than 7 days after completion of the service a certificate in a form to be agreed 
with the Client’s Representative which must be signed by the Service Providers Agent as defined by Condition 
9.1. 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 263 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
037  In  respect  of  Sheltered  Accommodation,  Hostels,  Residential  Care  Accommodation,  Dwellings  in  Multiple 
Occupation or similar schemes with Independent Boilers a copy of the Certificate is to be provided for display 
prominently within the scheme and the Service Provider is to allow within his tendered rates for the provision 
of a copy of the relevant certificate to each tenancy served by the independent Micro-generation appliance. 
 
038  In  respect  of  Sheltered  Accommodation,  Hostels,  Residential  Care  Accommodation,  Dwellings  in  Multiple 
Occupation or similar schemes with Communal Boilers a copy of the certificate is to be provided for display 
within the communal areas of the scheme and the Service Provider is to allow within his tendered rates for 
the provision of a copy of the relevant certificate to each tenancy served by the Communal Micro-generation 
Appliance or Installation. 
 
 
MATERIALS 
 
 
Air Source Heat Pump 
 
039  The Client’s preference is for an externally mounted air-to-water air source heat pump (ASHP) with an 
internal heat store. The ASHP should be located near the home, with good air circulation and on a solid 
concrete base. The system should be MCS and REA approved. Ideally, it should have an inverter-driven 
heat pump compressor. 
 
040  All ASHP systems should be installed with underfloor heating or suitable oversized radiators to maximise 
system efficiency.  
 
041  Heating zones should be independently programmable with a central controller to set the heat demands on 
the system.  
 
042  All systems should have the ability to connect with solar thermal panels to create a full renewable system. 
External fan units must be designed to protect people from danger and prevent the ability for injury or 
damage. Protection measures must be agreed with the Client. 
 
043  Heating controls must be simple to understand and use. The system should come with at least a 3 year 
product and installation warranty. 
 
044  All heating systems require an electronic time programmer with separate control for heating and hot water.  
 
045  The programmer must be capable of running hot water and heating either separately or together, with at 
least two on/off periods per day. 
 
046  Heating controls must be approved by the Client prior to finalising the heating design. 
 
047  The Service Provider is required to provide a demonstration to the Client’s Representative at handover on 
how to use the heating system. 
 
048  If the heating and hot water system combines a number of LZCTs together or LZCT with gas central 
heating, for example, solar thermal panels with a gas boiler system, the Client will require the systems to 
be operated from a single electronic programmer. 
 
049  The entire heating installation must be checked for leaks after the system has been flushed and be 
pressure tested in accordance with manufacturer’s requirements. 
 
050  The system must be filled with water and any trapped air removed. A Gas Safe commissioning certificate 
must be available at handover. Particular attention is to be paid to commissioning the heating system to 
ensure that it is installed and set up to perform in accordance with the design. 
 
Solar Photovoltaic Panels 
 
051  The Client’s preference is for monocrystalline PV panels with self cleaning glass. The panel, frame and 
fixings must have MCS and BBA approval. 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 264 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
052  Installations to individual dwellings should be connected to the household electrical system and communal 
systems should be connected to the communal landlord electrical system.  
 
053  Single phase or three phase GSM enabled Passiv Systems Compatible Elster generation meters should be 
installed, as appropriate. 
 
054  The panel should have a 25 year manufacturing warranty cover. The frame, fixtures and fittings should 
have a 5 year product and workmanship warranty. The inverter should have a 5 year warranty cover.  
 
055  The system should meet either G59 or G83 grid compliance criteria. All proposals must be agreed by the 
Client’s Sustainable Development Team. 
 
Solar Thermal Panels 
 
056  The Client’s preference is for MCS and Solar Keymark approved evacuated tube ST systems. The system 
should be a pressurised closed loop system with an appropriate expansion vessel. 
 
057  The hot water cylinder must be a twin coil system with the bottom coil used for ST and the upper coil for 
the primary hot water circuit. A 3kW electric immersion must be installed. 
 
058  A temperature controller should be installed with sensors in the collector and cylinder to automate the 
pump.  
 
059  The solar panels must have a 5 year product and installation warranty cover. 
 
 
Combined Heat and Power Generating Boilers 
 
060  Combined heat and power generating boilers (CHP) must convert over 90% of their fuel into electricity and 
useful heat. 
 
061  CHP boilers must generate a minimum of 1kw of electricity per hour and a maximum of 24kw of thermal 
output. 
 
 
 

Solid Fuel Biomass and Wood Burning Boilers 
 
062  Solid fuel biomass boilers must use wood pellet fuel from an approved renewable or recycled source. 
 
063  All solid fuel boilers must convert over 90% of their fuel into useful heat. 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 265 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
Client’s current manufacturers/suppliers/products 
 
064  Ensure all Materials are compatible with and standardised to the Client’s current products specified in the 
table below (listed by manufacturers, suppliers and/or brand names). 
 
Product 
Brand name 
Manufacturer’s details 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
[complete table as appropriate] 
 
 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 266 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
MODEL ANNUAL SERVICE REPAIRS AND MAINTENANCE SPECIFICATIONS 
 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 267 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

SOLAR THERMAL INSTALLATIONS 
 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 268 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
MODEL ANNUAL SERVICE SPECIFICATION, REPAIRS AND MAINTENANCE 
PARTICULAR TO ANY SOLAR THERMAL INSTALLATION,  
 
001  The Service Provider shall have and maintain throughout the Contract Period registration with MCS or be a 
member of a class of persons approved for the time being by regulation. 
 
002  The Service Provider shall undertake routine servicing, maintenance and repairs to solar thermal installations 
under this specification as follows:- 
 
1) 
The solar thermal panel or tubes installed on or in roofs 
2) 
The solar hydraulic pump and solar controller 
3) 
Installation pipework 
4) 
Solar hot water cylinders. 
 
003  The  Contract  will  include  for  the  annual  inspection  and  service  as  described  and  in  accordance  with  the 
manufacturer's  recommendations,  replacement  of  all  defective  materials,  parts  and  components  and  any 
additional visits, during or outside normal working hours, to maintain the whole installation in good and safe 
working order. 
 
004  The Service Provider shall be responsible for defining the full nature of the annual inspection and service 
which together with the day to day response service, repairs and maintenance ordered from time to time by 
the Client’s Representative and defined and undertaken by the Service Provider will ensure the safe operation 
at all times throughout the currency of the Contract, the Client's solar thermal panels or tubes installation 
and systems.  The routine annual inspection and service shall be carried out in accordance with but not 
limited to, the recommendations of the manufacturer of the solar thermal panels or tubes installation and 
systems outlined hereafter. 
 
 
Solar Thermal Panels and Tubes General Requirements 
 
 

Check general, condition of solar thermal panels or tubes installed on roof before 
commencing service. 

Remove any debris, blown leaves etc that may hinder servicing and operation of solar thermal 
panel or tubes. 

Cut off overhanging branches for non Tree preservation Order Trees limiting operation of 
solar thermal panel or tubes. 

Clean panels or tubes with iodised water 

Check operation of solar hydraulic pump, overhaul pump if necessary, clean filters, change 
hydraulic fluids, adjust  

Check operation of solar controller, adjust as necessary 

Check installation pipework and cylinder/storage tank for any leaks 

Check operation of solar thermal installation and adjust settings on controls, cylinder 
thermostat etc 

Affix completed service label adjacent to cylinder. 
 
10  Make good and clear away all debris to approved tip 
 
 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 269 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
AIR SOURCE HEAT PUMPS 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 270 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
MODEL ANNUAL SERVICE SPECIFICATION, REPAIRS AND MAINTENANCE PARTICULAR TO ANY AIR 
SOURCE HEAT PUMPS
 
 
001  The Service Provider shall have and maintain throughout the Contract Period registration with MCS or be a 
member of a class of persons approved for the time being by regulation. 
 
002  The Service Provider shall undertake routine servicing, maintenance and repairs to air source heat pumps 
under this specification as follows:- 
 
1) 
The air source heat pump 
2) 
The inverter 
3) 
Installation pipework and radiators 
4) 
Cylinders. 
 
 
003  The  Contract  will  include  for  the  annual  inspection  and  service  as  described  and  in  accordance  with  the 
manufacturer's  recommendations,  replacement  of  all  defective  materials,  parts  and  components  and  any 
additional visits, during or outside normal working hours, to maintain the whole installation in good and safe 
working order. 
 
004  The Service Provider shall be responsible for defining the full nature of the annual inspection and service 
which together with the day to day response service, repairs and maintenance ordered from time to time by 
the Client’s Representative and defined and undertaken by the Service Provider will ensure the safe operation 
at all times throughout the currency of the Contract, the Client's solar thermal panels or tubes installation 
and systems.  The routine annual inspection and service shall be carried out in accordance with but not 
limited to, the recommendations of the manufacturer of the air source heat pump installation and systems 
outlined hereafter. 
 
 
Air Source Heat Pump General Requirements 
 
 

Check general, condition of air source heat pump before commencing service. 

Remove any debris, blown leaves etc that may hinder servicing and operation of air source 
heat pump. 

Clean external surfaces of air source heat pump unit with iodised water. 

Check operation of air source pump, overhaul pump if necessary, clean filters, change e 
filters, adjust  

Check operation of inverter, adjust as necessary 

Check installation pipework, radiators and cylinder/storage tank for any leaks 

Check operation of installation and adjust settings on controls, cylinder thermostat etc 

Affix completed service label adjacent to cylinder. 
 

Make good and clear away all debris to approved tip 
 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 271 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

GROUND SOURCE HEAT PUMPS 
 
 
 

Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 272 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
MODEL  ANNUAL  SERVICE  SPECIFICATION,  REPAIRS  AND  MAINTENANCE  PARTICULAR  TO  ANY 
GROUND SOURCE HEAT PUMPS
 
 
001  The Service Provider shall have and maintain throughout the Contract Period registration with MCS or be a 
member of a class of persons approved for the time being by regulation. 
 
002  The Service Provider shall undertake routine servicing, maintenance and repairs to ground source heat pumps 
under this specification as follows:- 
 
1) 
The ground source heat pump 
2) 
The inverter 
3) 
Installation pipework and radiators 
4) 
Cylinders. 
 
 
003  The  Contract  will  include  for  the  annual  inspection  and  service  as  described  and  in  accordance  with  the 
manufacturer's  recommendations,  replacement  of  all  defective  materials,  parts  and  components  and  any 
additional visits, during or outside normal working hours, to maintain the whole installation in good and safe 
working order. 
 
004  The Service Provider shall be responsible for defining the full nature of the annual inspection and service 
which together with the day to day response service, repairs and maintenance ordered from time to time by 
the Client’s Representative and defined and undertaken by the Service Provider will ensure the safe operation 
at all times throughout the currency of the Contract, the Client's solar thermal panels or tubes installation 
and systems.  The routine annual inspection and service shall be carried out in accordance with but not 
limited  to,  the  recommendations  of  the  manufacturer  of  the  ground  source  heat  pump  installation  and 
systems outlined hereafter. 
 
 
Ground Source Heat Pump General Requirements 
 
 

Check general, condition of ground source heat pump before commencing service. 

Remove any debris, blown leaves etc that may hinder servicing and operation of ground 
source heat pump. 

Clean external surfaces of ground source heat pump unit with iodised water. 

Check operation of ground source pump, overhaul pump if necessary, clean filters, change e 
filters, adjust  

Check operation of inverter, adjust as necessary 

Check installation pipework, radiators and cylinder/storage tank for any leaks 

Check operation of installation and adjust settings on controls, cylinder thermostat etc 

Affix completed service label adjacent to cylinder. 
 

Make good and clear away all debris to approved tip 
 
 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 273 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
INJECTED DAMP PROOF COURSES AND FUNGUS/BEETLE ERADICATION 
 
 
 
 

Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 274 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
INJECTED DAMP PROOF COURSES AND FUNGUS/BEETLE ERADICATION 
 
 
GENERAL REQUIREMENTS 
 
 
Generally 
 
001  Ensure chemical injection damp proof course Works are undertaken by a specialist installer/Sub-contractor 
Approved by the Client.   
 
002  Ensure fungus/beetle eradication Works are undertaken by specialist installer/Sub-contractor Approved by 
the Client.   
 
003  Provide a warranty supported by an insurance policy in terms Approved by the Client for chemical injection 
damp proof course system or fungus/beetle eradication.  Hand the policy for each Property to the Client, on 
completion of the Works to that Property.  
 
004  Protection of Property: It is the responsibility of the Service Provider and his specialist installers/SubService 
Providers to avoid all un-necessary damage to the property and its contents. Particular care should be taken 
if the house has bitumen or pitch floors and/or damp proof courses, since bitumen could be leached by the 
solvents present in some damp-proofing fluids. 
 
005  Carpets,  vinyl  floors,  furniture  and  decorations  should  be  adequately  protected  from  contact  with  the 
chemicals.    Most  of  the  fluids  used  can  damage  plant  life  and  adequate  precautions  should  be  taken  to 
prevent spillages in gardens. 
 
006  Before any work is commenced by the damp proof course specialist installer/Sub-contractorit is important 
that the occupier/owner of the adjoining property should be advised of the proposed work and if possible 
carry out inspection and record condition of the relevant walls in their dwelling. 
 
 
WORKMANSHIP 
 
 
Chemical injection damp proof course 
 
007  BS 6576:2005+A1:2012 deals with the methods of installing chemical damp proof courses.  
 
008  Neatly and fully fill holes which are exposed to view with 1:1:6 cement:lime:sand mortar. Match the mortar 
to the existing masonry in colour and texture. Inform the Client before starting the Works and obtain Approval 
of the appearance of the first few holes before completing the remainder. 
 
009  Take effective measures to ventilate and dry out damp building fabric as soon as possible.  Allow a minimum 
of 48 hours to ventilate spirit based formulations and as long as practicable for drying out the fabric. Obtain 
the Approval of the Client to the methods to be used. 
 
 
Cutting out Decayed or Infested Timber 
 
010  Cut out the decayed or infested timber along the grain for one metre beyond the last visible sign of attack. 
Minimise any damage to sound building fabric and ensure adequate propping and shoring. 
 
 
 
Repairs to timber internal door frames 
 
011  Form the joint of the new and existing timber by a 45o - 60o splice.  For the new timber, use redwood from 
a source Approved by the Client.  Joint the new timber to the existing with galvanised screws or nails or plug 
and screw it to the wall.  Ensure the new timber matches the profile of the existing timber. 
 
 
Repairs to timber external door and window frames and the cills of timber window frames 
 
012  Form the joint of the new and existing timber by a 45o - 60o splice. For the new timber use a preservative 
treated redwood from a source Approved by the Client.  Dip all cut ends in similar preservative fluid before 
fixing them in position. Joint the new timber to the existing timber with galvanised screws or nails or plug 
and screw it to the wall.  Ensure the new timber matches the profile of the existing timber.   
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 275 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
Replacing structural members 
 
013  From the joint of the new and existing timber by a lapped joint at least twice the depth of the member in 
length.  For the new timber, use a preservative treated whitewood from a source Approved by the Client.  
Joint the new timber to the existing bolts.  Ensure the new timber matches the profile of the existing timber.   
 
 
Chemicals for treatment 
 
014  Use only chemical formulations Approved under the Health and Safety Executive (HSE) and listed on the HSE 
website under non-agricultural pesticides. 
 
 
Dry rot, wet rot and insect infestation 
 
015  Treat dry rot, wet rot and insect infestation in accordance with the relevant British/European Standards. 
 
 
 
Disposal of defective timber 
 
016  Dispose of defective timber immediately and safely to a tip approved by a waste regulation authority. Prevent 
contamination of other parts of the property.. 
 
 
Sterilisation for Fungus Eradication 
 
017  Completely  sterilise  the  surface  with  approved  fungicide  by  coarse  spraying  of  fluid  preparation  or  direct 
application  by  brush  with  heavy  bodied  preservative  paste.  Timber  preservatives  and  biocides  must  be 
approved under the Control of Pesticides Regulations (COPR). The approvals procedure is operated by the 
Health and Safety Executive (HSE) which deals with non-agricultural products. A list of approved products is 
published and kept up do date on the HSE’s website. 
 
 
 
Sterilisation for beetle eradication 
 
018  Completely sterilise the surface with approved fungicide/insecticide by coarse spraying/brush application of 
fluid preparation. 
 
 
Sterilisation for woodworm 
 
019  Inject an insecticide Approved by the Client into existing woodworm holes. 
 
 
Irrigation 
 
020  Irrigate walls with a fungicide Approved by the Client.  Bore holes in the wall as necessary for the introduction 
of the liquid. 
 
 
Plaster to control dampness or after insertion of a new damp proof course or system 
 
021  Arrange for the Client to inspect and Approve the brickwork background before starting any replastering. 
 
022  Apply a plaster after the insertion of a new damp proof course or system consisting of three coats of cement 
sand backing and gypsum hemihydrate formulated finish with a total plaster thickness in accordance with 
Good Industry Practice as follows: 
•  the first coat comprising a cement sand (1:3) scratch coat with an additive Approved by the Client; 
•  the second coat comprising cement sand (1:3) with no additive mixture, applied whilst the first coat is 
still green and then ruled to alignment and scratched to form a key; and 
•  the finishing coat comprising gypsum hemihydrate formulated finish. 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 276 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
023  Alternatively,  if  the  Client  so  Approves,  use  a  two  coat  lightweight  aggregate  plaster  with  a  total  plaster 
thickness of at least 13mm as follows: 
•  on normal backgrounds: 

for the first coat: use a renovating plaster scratch coat containing a perlite lightweight aggregate 
and a waterproofing/salts inhibiting additive; and 

for the second coat: use a finishing plaster coat containing fine lightweight aggregate; or 
•  on low suction backgrounds: 

for the first coat: use a slurry keying aid as recommended by the plaster manufacturer; and  

immediately follow it by a tight coat of renovating plaster and leave it for a minimum of 36 hours 
before applying the finishing plaster. 
 
024  For normal two coat systems of a total of 13mm thickness, apply the floating coat in a single application, 
ruled  to  alignment  and  scratched  to  form  a  key.  If  the  maximum  thickness  of  the  backing  coat  required 
exceeds 12mm use a scratch or dubbing out coat to bring out to a level surface. Ensure the coat does not 
exceed 11mm, is well scratched, and is allowed to dry before the application of the subsequent coat. 
 
 
Physically Inserted Damp Proof Courses to Existing Walls 
 
025  Carefully cut joint of brickwork, blockwork or masonry to prevent structural damage, install a continuous dalp 
proof course barrier to rising damp with polyethylene to BS 6515:1984 weighting not less than 1.55kg per 
m2 to full width of wall and finish, externally to finish flush with face of wall, internally to form a minimum 
150mm lap with damp proof membrane.  
 
026  Carefully cut joint of brickwork, blockwork or masonry to prevent structural damage, install a continuous dalp 
proof course barrier to rising damp with bituminous felt to BS 6398:1983 weighting not less than 0.48kg per 
m2 to full width of wall and finish, externally to finish flush with face of wall, internally to form a minimum 
150mm lap with damp proof membrane.  
 
 
Mastic asphalt tanking/damp proof membranes 
 
027  Where these are horizontal, apply them as follows: 
•  base: existing concrete; 
•  preparation: laid to falls; 
•  separating layer: none; 
•  certification: asphalt kitemark certified; 
•  thickness: at least 20mm; and 
•  finish: smooth floated. 
 
028  Where these are vertical, apply them as follows: 
•  base: existing concrete or brickwork; 
•  preparation: key a vertical surface; 
•  certification: asphalt kitemark certified; 
•  thickness: at least 20mm; and 
•  finish: smooth floated. 
 
 
General technical requirements 
 
029  Lay each horizontal coat in a single operation to provide a secure, free draining and completely watertight 
floor. 
 
030  Unless  otherwise  specified,  use  ancillary  products  and  accessories  recommended  by  the  asphalt 
manufacturer. 
 
 
Primer 
 
031  Use a primer recommended by the manufacturer of the material to be bonded. Apply by mopping, brushing 
or spraying to achieve an even and full cover of the surface. Allow to dry thoroughly before covering. 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 277 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
 
Bonding compound(s) 
 
032  Unless  specified  otherwise,  use  oxidised  bitumen  of  a  grade  recommended  by  the  manufacturer  of  the 
material for the conditions and type of surface. Heat it and lay it at a temperature sufficient to ensure bonding 
over the whole surface. Do not overheat it. 
 
 
Preparation of bases - renewing existing asphalt 
 
033  Agree with the Client the extent of the area(s) to be renewed. 
 
034  Remove, renew and waterproof each area on the same day, unless the Client Instructs otherwise. 
 
035  Adequately protect existing and new area(s) of floors against damage during the execution of the  Works.  
Where removal results in accidental damage to existing elements which are to remain, Agree the proposed 
repair or replacement with the Client. 
 
 
Keying to concrete 
 
036  Clean off mould oil with detergent. Use Materials recommended for the purpose by the asphalt manufacturer.  
Either prime the surface with a proprietary bituminous emulsion or apply a proprietary keying mix of cement 
and slurry incorporating a bonding agent. 
 
 
Keying to brickwork/blockwork 
 
037  Ensure that all joints are lightly recessed by brushing or other means. Prime the wall surface with a proprietary 
bitumen and rubber emulsion recommended by the mastic asphalt manufacturer. 
 
 
Keying to metal 
 
038  Apply a keying primer to all metal pipes, metal lathing, etc. 
 
 
Asphalt/accessories - suitability of base 
 
039  Before laying asphalt ensure that: 
•  the horizontal base is to even falls with no areas which will pond; 
•  the surfaces to be covered are firmly fixed, clean, dry, smooth, free from frost, contaminants, voids 
and protrusions; and 
•  all preliminary work including formation of upstands, kerbs, sumps, grooves, chases, expansion joints, 
etc., and fixing of battens, fillets, anchoring plugs/strips, flashings, outlets, pipesleeves, ventilators, 
etc., is complete and satisfactory. 
 
 
Application of asphalt 
 
040  Ensure thorough mixing when remelting and do not heat to more than 230 deg.C.  
 
041  Do not use reheated asphalt. 
 
042  Apply each coat to an even thickness using suitable gauges. Float to a smooth surface free from imperfections 
and crazing. Apply successive coats without delay and within the same working period. 
 
043  Ensure there is complete fusion of the asphalt at all joints so as to give a continuous watertight membrane. 
Clean and heat the edges of previously laid coats by poulticing with hot asphalt. Remove and discard the 
poultice and cut away the edge to remove sand rubbed material before jointing. Lay new asphalt whilst the 
poulticed surface is still hot.  Do not torch. 
 
044  Stagger junctions of bays in successive coats by at least 150mm. 
 
045  Pierce any blows and make good affected areas while the asphalt is still at a working temperature. 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 278 

M3NHF SCHEDULE OF RATES – RESPONSIVE MAINTENANCE AND VOID PROPERTY WORKS – 
VERSION 7 - SPECIFICATION 
 
046  Form solid fillets in all internal angles, fully fused to the asphalt coating and at least 40mm wide on face and 
at an angle of approximately 45 degrees to the horizontal. 
 
047  Maintain the full thickness of the asphalt around all external angles. 
 
048  Turn the asphalt into splayed chase at the top edge of skirtings and vertical work. Finish the top surface with 
a splay to shed water away from the wall, maintaining full thickness. 
 
049  Form watertight joints around all pipes, gullies and other penetrations. 
 
050  Finish asphalt to a smooth flat surface, free from lipping, pitting, scars and other imperfections. Sand rub all 
horizontal surfaces while the asphalt is still warm, using clean, coarse sand from natural deposits, passing a 
600 micron sieve and retained on a 210 micron sieve. 
 
 
Client’s current manufacturers/suppliers/products 
 
051  Ensure all Materials are compatible with and standardised to the Client’s current products specified in the 
table below (listed by manufacturers, suppliers and/or brand names). 
 
Product 
Brand name 
Manufacturer’s details 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
[complete table as appropriate] 
 
 
 
 
Produced for NHMF – Responsive Maintenance & Void Property Works – Version 7 – Specification 
Page 279