This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Information on Facilities Management Contracts and or Frameworks'.


 
LOT 3 – PRESTIGIOUS SITES CATERING SERVICE  
 
Specification of Requirement  
 
 
 
 

Specification of Requirement – Lot 3 

 
Contents of Specification  
1.  Preamble  
2.  Introduction to Specification 
3.  Background to the Responsible Procurement approach 
4.  Hygiene and Food Safety 
5.  Food Standards:  
6.  Healthy and Nutritious Food 
7.  Meals, Menus and Dietary Requirements 
8.  Service Standards 
9.  Tariffs 
10. Environmental Management Systems (EMS)  
11. Equipment  
12. Staffing, Management and Training 
13. Security 
14. Administration 
15. Customer Feedback 
16. Auditing and Performance Monitoring 
17. Marketing and Merchandising 
18. Innovation in Service Delivery 
19. Contract Management   

Specification of Requirement – Lot 3 

 
 
1. 
Preamble  
 
The  City  of  London  is  the  local  authority  for  the  City  of  London, as  wel   as 
having a number of private interests.  Its policies are dedicated to maintaining 
the  City  as  one  of  the  world’s  leading  international  financial  and  business 
centres  and  to  providing  high  quality  services  for  its  resident  and  business 
communities  and  for  London  as  a  whole.  The  City’s  duties  range  from  the 
upkeep  of  open  spaces  outside  the  City  such  as  Epping  Forest  and 
Hampstead Heath, to the management of the Barbican Centre. As wel  as the 
usual  local  authority  services  such  as  housing,  waste  management, 
education,  social  services,  environmental  health,  and  town  planning,  it  also 
has responsibility for the City of London Police and the Central Criminal Court 
at the Old Bailey.  
The  City  fully  supports  the  ambitions  of  the  Good  Food  for  London  initiative 
and believes a professional catering organisation wil  already be in a position 
to  demonstrate  its  commitment  to  introduction  of  nutritious,  healthy  menus 
using fairly traded, sustainably sourced and/ or high animal welfare products.   
 
LOT 3: Prestigious Sites Catering Service  
Lot 3 consist of the following departments: 
 Central  Criminal  Court  Also  known  as  the  Old  Bailey,  this  is  probably  the 
most  famous  criminal  court  in  the  world,  and  has  been  London's  principal 
criminal court for centuries. It hears cases remitted to it from al  over England 
and  Wales  as  well  as  the  Greater  London  area.  Customers  of  the  catering 
services include members of the public on jury service, Sheriffs, Judges other 
members  of  the  legal  profession,  Police  Officers,  invited  guests  and  Court 
Staff.   
 
Mansion  House  The  Lord  Mayor  (LM)  is  the  Head  of  the  City  of  London 
Corporation  (CoL),  which,  in  part,  provides  Local  Authority  Services  for  the 
Square  Mile.    The  Mansion  House  (MH)  not  only  serves  as  the  official 
residence of the Lord Mayor and his/her family and is thus “their home” for the 
year but also houses the private office and acts as a place of significant and 
high  profile  hospitality  on  behalf  of  the  CoL,  the  domestic  and  international 
business City and Her Majesty’s Government. In addition to this, many other 
Commercial, Charity and Livery occasions take place each year. The  House 
also contains many items of fine art, plate and statues worth many mil ions of 
pounds aside from their historic value. 
 
 
2. 
Introduction to Specification 
 
2.1 
This Specification sets out the nature of the services to be provided under the 
Catering Services contract.  Where quality standards are set out, they are the 
minimum  acceptable  level  to  be  achieved  on  a  consistent  basis.    The 

Specification of Requirement – Lot 3 

 
specifications  are  not  exhaustive  and  are  to  be  taken  as  indicative  of  the 
general standards which are to be achieved.   
2.2 
Where the services required are described, this is to give a broad indication of 
the type and volume of services currently envisaged.  It is expected that the 
service provider wil  co-operate with the City during the course of the contract 
to  provide  such  services  as  are  required  and  to  develop  and  improve  the 
services to meet changing needs. 
 
3. 
Background to our Responsible Procurement approach 
 
3.1     The City of London Corporation is committed to Responsible Procurement of 
goods,  services  and  works  and  is  implementing  a  three-year  Responsible 
Procurement (RP) Strategy 2016-2019.1 The RP objectives of most relevance 
to this contract, along with where the related requirements are outlined in this 
Specification are as fol ows: 
Objective 
within 
the 
City  Corresponding  Section  in  this 
Corporation’s 
Responsible  Specification  
Procurement Strategy 
Ai)   Safeguarding health and safety    Section 4 and Section 5.1 
Ai )   Mitigating air pol ution 
Paragraph 10.1 and Section 10.5 
Bi)  Combatting  social  exclusion  Paragraph 12.15 
through targeted employment 
Bi i)  Embedding 
equalities  Section 12.16 
considerations 
C)   Supporting 
local 
economic  Section 5.2 and Paragraph 12.14 
regeneration  
Di)   Promoting  sustainable  food,  Section 5.2 and 17.1 
farming and animal welfare 
Di )   Buying  green  products  and  Section  5.2,  Section  10.2,  Section 
services 
10.3, Paragraphs 10.5.10 and 10.5.11 
Div)  Optimising 
environmental  Section 10 
management practices 
E)   Maximising  resource  efficiency:  Section  10.2,  Section  10.3  and 
Waste  minimisation  and  the  Section 10.4 
circular economy  
Fi)   Ensuring energy efficiency  
Section 10.4 
Hi i)  Striving  for  fair  remuneration up  Section 5.2 and 17.1 
the supply chain   
 
4. 
Hygiene and Food Safety 
                                                 
1 https://www.cityoflondon.gov.uk/business/tenders-and-procurement/Documents/responsible-procurement-
strategy-2016-2019.pdf 

Specification of Requirement – Lot 3 

 
 
4.1  Food  must  be  presented  and  served  at  an  appropriate  temperature  for  safety 
and eating quality.  These temperatures must be set by the Service Provider for 
its  staff  and  monitored  at  appropriate  times.    Presentation  and  service  must 
enhance the attractiveness of dishes.  Customers must be made aware of the 
contents  of  dishes,  particularly  where  ingredients  might  give  rise  to  allergic 
reactions (such as nuts). 
 
The Service Provider shall: 
  Comply  with  al   legislation  and  regulations  (as  amended)  including  the 
Food Safety Act 1990, Food Premises (Registration) Regulations 1991, 
Food Safety (General Food Hygiene) Regulations 1995 and Food Safety 
(Temperature  Control)  Regulations  1995;  plus  Food  Standards  Agency 
codes of conduct and guidance; 
  Use due diligence in the procurement, storage, preparation and usage of 
al  food materials; 
  Develop and implement appropriate operational policies, procedures and 
practices to ensure food safety and hygiene standards are maintained at 
al   times  that  comply  with  a”  Safe  Catering”  programme  based  on 
Hazard  Analysis  and  Critical  Control  Points  (H.A.C.C.P).    The  Service 
Provider  shal   provide  assurance  in  the  form  of  documentary  evidence 
that this has been done; 
  Require any supplier, manufacturer, wholesaler, distributor or other party 
involved  in  the  Service  Provider’s  supply  chain  for  this  Contract  to 
comply  with  all  appropriate  Food  Safety  and  Label ing  legislation,  and 
any other subsequent amendments or changes made during the term of 
this contract.; 
  Details  are  available  in  the  Food  Law  Guide  on  the  Food  Standards 
Agency website; 
  Establish and maintain procedures for the safe operation of temperature-
control ed vehicles. Any vehicles deployed by the Service Provider must 
be  designed  to  allow  them  to  be  adequately  cleaned  and  disinfected. 
Such  vehicles  must  be  kept  clean  and  in  good  order  to  prevent 
contamination.  Such  vehicles  used must  be reserved  for food  only  and 
marked  as  such,  when  there  is  a  risk  of  contamination.  Such  vehicles 
must not be used to transport anything other than food  where this may 
result  in  contamination.  Where  necessary  different  products  should  be 
separated  effectively  to  protect  against  the  risk  of  contamination. 
Foodstuffs  in  conveyances  or  containers  must  be  placed  so  as  to 
minimise the risk of contamination; 
  Maintain  systems  for  ensuring  food  is  handled,  stored,  prepared  and 
cooked  appropriately  and  provide  daily  evidence  of  food  temperature 
control  at  the  key  points  of  delivery  including  time  and  temperature  of 
cooking,  processing  and  storage.   The  Service  Provider’s  records  shal  
be available for inspection; 
  Ensure that al  fridges and freezers are checked for correct operation a 
minimum  of  twice  a  day  during  the  working  week  and  temperatures 
recorded.  Any  problems  with  fridge  or  freezer  temperatures  shall  be 
reported immediately to the City; 

Specification of Requirement – Lot 3 

 
  Clearly  label  al   foods  containing  nuts  and  other  allergens  and  other 
potentially  harmful  ingredients  both  on  the  menu  and  on  any  service 
platters, counters or other places where food is served; and 
  Maintain an effective menu planning and food usage control system, to 
minimise  the  amount  of  waste  generated  and  al   waste  must  be 
recorded. 
 
4.2 
The premises are subject to inspections by the local authority Environmental 
Health  service.  The  City  may  also  elect  to  carry  out  additional  inspections.  
Neither of these wil  not normal y be announced in advance and wil  form part 
of the performance-measuring programme outlined in this document. 
 
4.3   Any  matters  that  arise  relating  to  food  safety  (Food  Hygiene  or  Food 
standards) must be referred immediately to the Catering Manager and then to 
the  Contract  Manager  for  the  catering  contract  who  wil   be  responsible  for 
resolving the problems in conjunction with the Service Provider. 
 
4.4   The Supplier must comply with any directions given by the City in relation to 
fire safety and emergency evacuation of the premise. 
 
4.5   Comply with al  food safety and hygiene legislation covered in the 
Food Standards Agency’s “Food Law Guide”2   
 
4.6   Provide  clear  information  containing  the  al ergenic  foods  listed  in  Directive 
2003/89/EC 
 
5. 
Food Standards: Safety, Quality, Transparency and Responsible 
Sourcing  
 
5.1   Safety, Quality Assurance and Transparency  
5.1.1   The Service Provider shal  use their purchasing power to negotiate prices (net 
of discounts) that  are lower than the City could obtain in their own right.   Al  
“off  invoice”  discounts  are  to  be  returned  to  the  City.    Raw  material  prices 
quoted  in  the  tender  shopping  basket  wil   be  monitored  throughout  the 
contract and increases ahead of the general level of food inflation wil  not be 
accepted. 
 
5.1.2   The Service Provider shall: 
  Ensure all food provided meets current UK laws governing the sale and 
consumption of food, as covered by the Food Law Guide on the Food 
Standards Agency website; 
  Provide assurance that current food law legislation has been complied 
with  by,  for  example,  supplying  products  that  are  certified  as  meeting 
EN 45011 or equivalent; 
  Ensure  all  food  served  must  be  produced  in  a  way  that  meets  UK 
legislative standards for food production, or equivalent standards. 
                                                 
2 https://www.food.gov.uk/business-industry   

Specification of Requirement – Lot 3 

 
  Service  Providers  or  food  suppliers  shall  ensure  the  traceability  of 
fresh,  chilled  and  frozen  produce  in  accordance  with  current  UK 
legislation or equivalent. 
  The service provider or supplier must have systems in place to enable 
it to check and ensure authenticity of products. 
  In  line  with  the  industry  principles  on  country  of  origin  information, 
suppliers shall indicate the origin of the meat, meat products and dairy 
products either on the menu or accompanying literature3 
 
5.1.3  The  acceptable  quality  standard  should  reflect  best  practice  and  the 
standards that are expected in comparable organisations. 
 
5.1.4   The Service provider shall procure all necessary raw materials, which must be 
of an appropriate quality to produce safe food that is in all ways acceptable to 
customers. Fruit, veg or other products deemed unacceptable for sale due to 
lack  of  aesthetic  appeal,  while  still  fresh,  should  be  considered  for  use  as 
ingredients or should be donated, rather than being discarded.   
 
Meat Products 
 
5.1.5   The Service Provider shall: 
  Adhere  to  the  Meat  and  Livestock  Commission’s  public  sector 
specifications for cuts of beef, lamb as given on their web site;  
  Ensure the  percentage  meat  content  of  any  processed food  is  clearly 
labelled, that it meets or exceeds the minimum requirements laid down 
in the new meat products regulations and complies with the definition of 
meat in the Food Labelling Regulations (SI 1499/1996), as amended; 
  Ensure  that  beef-burgers  and  similar  meat  products  (e.g.  Grill-steaks, 
patties) contain not less than 62 per cent meat content; 
  Ensure  that  sausages  consist  of  minced  meat  and  cereal  filler  with 
other  permitted  ingredients  in  animal  or  synthetic  casings.  Animal 
casings shall be of the same species as the meat used. The meat used 
shall consist entirely of uncured, sound,  wholesome meat and be free 
from  bone,  tendon  and  substantially  free  from  connective  tissue,  rind 
and  gristle.  Offal  cannot  count  towards  the  meat  content  and,  if 
present, must be specifically labelled (e.g. kidney), i.e. the generic term 
offal cannot be used; and 
  Ensure that pork sausages have a minimum pork content of 42% of the 
product 
  Ensure pork and beef sausages have minimum meat content of 30%. 
 
5.1.6   Horticultural Produce 
As a minimum all produce (fruit, nuts, vegetables, salad crops & mushrooms) 
to be of Class 1 standard as defined by the EC published on the DEFRA web 
page4. Where there are no EC Class standards, the principles of Class 1 will 
apply to their specification. 
 
                                                 
3 Further information on origin principles from the Food and Drink Federation 
4http://www rpa.gov.uk/rpa/index nsf/UIMenu/6332FD65A87EFA178025712A00439A33?Opendocument 

Specification of Requirement – Lot 3 

 
5.1.7  Cheese & Cream 
Cheese and cream must as a minimum comply with ‘The Cheese and Cream 
Regulations 1995’5 for imported cheeses or were no standards are listed the 
principles of Class 1 will apply to their specification. 
 
5.1.9  Special and Religious Diets 
  Where products for  ethical  or  religious  diets  are  required,  the  Service 
Provider  is  to  agree  with  the  City  the  standard  of  compliance.  It  is  to 
agree  specific  assurance  processes  for  this  compliance  and  is  to 
provide appropriate evidence. 
  Provide at least one breakfast, lunch and snack option (hot or cold) that 
is gluten-free. 
 
5.2   Responsible Sourcing  
In  accordance  with  the  City’s  Responsible  Procurement  Strategy,  Service 
Providers  are  required  to  deliver  sustainable  food  and  as  part  of  food 
sourcing,  promote  sustainable  and  high  animal  welfare  farming  methods, 
whilst supporting local economic regeneration.   
 
The  Soil  Association’s  Food  for  Life  Served  Here  (FFL)6  awards  recognise 
catering  companies  approach  to:  Sourcing  environmentally  friendly  and 
ethical  food;  making  healthy  eating  easy;  and  championing  local  food 
producers.  This  scheme  provides  a  somewhat  flexible,  externally  audited 
framework,  which  is  closely  aligned  with  the  City’s  goals.  As  such,  Service 
Providers are required to attain the following: 
 
-  At least Bronze Level within 6 months of contract commencement 
-  At least Silver Level within 18 months of contract commencement 
-  At Gold Level within 36 months of contract commencement     
The City will liaise directly with the Soil Association to cover the cost of audit 
and  site  fees,  so  these  should  not  be  included  in  the  management  fees  or 
elsewhere in the Service Provider’s cost model. 
 
The City at its discretion may accept a similar, independently audited scheme 
which is deemed by the City to be of equivalent level of ambition to FFL.  The 
criteria  are  as  follows;  restrictions  on  GM  ingredients,  additives  and  artificial 
trans  fats,  seasonal  menus,  food  provenance  transparency,  dietary  and 
cultural  considerations,  sustainably  sourced  fish,  higher  animal  welfare 
standards incl. free range eggs (progressing to free range meat), sustainable 
farming methods (progressing to a proportion of organic produce) fresh food 
preparation  training  for  staff,  appropriate  supply  chain  food  safety  standards 
and support for local food producers.   
 
The  full  list  of  specific  criteria  contained  within  FFL  has  not  been  detailed 
within  this  Specification  due  to  the  fact  that  it  is  based  on  a  flexible,  points-
                                                 
5  http://www.opsi.gov.uk/SI/si1995/Uksi 19953240 en 1 htm 
6 https://www.soilassociation.org/media/9212/standardshandbook caferestevents.pdf  

Specification of Requirement – Lot 3 

 
based  approach.  The  following  specific  requirements  therefore  relate  to 
separate,  Corporate  stand-alone  policies  and  commitments,  which  must  be 
adhered to as part of the delivery of this service in addition to criteria chosen 
from the FFL scheme. Service providers must, as part of hot, cold (including 
vending) food service provision:  
 

Adhere to the UK Government Buying Standards for Food and Catering7 
on  al   criteria  including  production,  traceability,  authenticity,  origin, 
animal welfare, seasonal produce, sustainably sourced fish, sustainable 
palm oil/ derivatives and availability of tap water.     
 

Serve  sustainably  sourced  fish,  as  stipulated  by  the  City  Corporation’s 
Sustainable  Fish  Cities  Pledge8  Al   fish,  including  fish  ingredients,  are 
demonstrably  sustainable  with  al   wild  fish  caught  meeting  the  FAO 
Code  of  Conduct  for  Responsible  Fisheries9.    Service  providers  should 
refer to up-to-date information on sustainable fish for caterers10.  No ‘red 
list’ or endangered fish shal  be used under any circumstances11. 
 

Source  all  eggs,  including  fresh  in-shel ,  liquid  &  powdered  eggs,  from 
free range hens, as per the Corporation’s related Policy. Al  eggs should 
have a brand to ensure that they are from free range hens.   
 

The service provider should source sustainably produced soy products if 
at al  possible12 
 

Source  50%  Fair  Trade  products  such  as  tea,  coffee,  sugar,  fruit, 
chocolate  and  rice  (depending  on  relative  risk  of  origin)  as  required  by 
the  City  Corporation’s  Fair  Trade  Resolution.  Such  products  wil   be 
clearly  label ed  and  declared  on  menus  and  in  publicity  material.  Other 
label ing  schemes  developed  to  ensure  the  fair  trade  of  such  products, 
deemed to be of equivalent robustness by the City Corporation may be 
permitted by mutual agreement.     
 

Al   menus  displayed  in  the  restaurant must highlight  meals  that  contain 
special  garnishes,  organic  ingredients,  Fair  Trade  products  etc.    In 
addition it must be clearly signposted that healthy eating alternatives are 
being provided. 
 
6. 
Healthy and Nutritious Food 
 
                                                 
7 https://www.gov.uk/government/publications/sustainable-procurement-the-gbs-for-food-and-catering-services  
8 https://www.sustainweb.org/sustainablefishcity/london/ 
9 Verified by a Marine Stewardship Council (MSC) certification or equivalent, or with a sustainability rating 1 
or 2 (‘fish to eat’) on the MCS Fish finder. 
10 Good fish guide – summarised simple advice from the Marine Conservation Society (free to download).  
11 With a sustainability rating 4 or 5 (‘fish to eat very occasionally or avoid’) on the Marine Conservation 
Society’s Fish finder. 
12 In recognition of the significant damage that soy farming has caused in regions such as South America in 
terms of land use change, release of CO2 from timber and soil, water and soil pollution, biodiversity loss, prolific 
use of GMOs impacting localised organic farming and the displacement of communities, amongst other issues. 

Specification of Requirement – Lot 3 

 
6.1   A  selection  of menu  items,  both  hot  and  cold,  wil   be  provided,  at each  site, 
which promotes wholesome, healthy and nutritional food as wel  as providing 
customers with an opportunity to reduce salt, fat and sugar and increase fibre. 
It shal  be possible for al  customers to be  able to  benefit from the 5 A  DAY 
programme  which  aims  to  help  people  to  become  healthier  by  encouraging 
them to increase their consumption of fruit and vegetables. Portion sizes shal  
be  of  a  level  so  that  customers  can  assess  if  they  have  achieved  the 
recommended daily intake. 
 
6.2   Salt  
The service provider shall ensure:  
  Vegetables are cooked without added salt 
  At  least  25%  of  procured  meat  and  meat  products,  breads,  breakfast 
cereals, soups and cooking sauces meet FSA salt targets and all stock 
preparations are lower salt varieties 
  Where  salt  is  added  after  cooking/  preparation,  customers  add  their 
own  salt.  Salt  offered  is  in  smal   sachets  (not  applicable  to  Mansion 
House). 
 
6.3   Fruit and Vegetables 
The service provider shall ensure:  
  A portion of fruit is cheaper than a portion of hot or cold dessert  
  At least 50% of the volume of desserts available are based on fruit   
  Fruit  is  always  available,  is  visible,  attractively  presented  and  easy  to 
pick up. 
 
6.4 
Fat and Sugar 
The service provider shall ensure: 
  Products  procured  are  lower  in  saturated  fat  where  available  e.g. 
cheese, milk, oils and spreads13. 
  At  least  25%  of  breakfast  cereals  are  higher  fibre  and  lower  sugar 
varieties. 
  At  least  50%  of  complete  meals  (i.e.  ready  prepared  meals)  and  pre-
packed  sandwiches  are  not  classified  as  “high”  (as  defined  by  FSA 
front of pack nutrient labelling criteria) for more than one of either salt, 
total fat, saturated fat or added sugar. 
  Savoury snacks are only available in packet sizes of 35g or less.  
  Confectionery  and  packet  sweet  snacks  are  in  the  smallest  standard 
single serve portion size available within the market. 
  No  more  than  two  portions  of  food  that  has  been  deep-fried,  batter-
coated or breadcrumb coated, each week 
 
6.5   Starchy Foods 
The service provider shall ensure:  
                                                 
13 In addition, at least 25% of hard yellow cheese has maximum total fat content of 25g/100g; at least 50% of 
milk is lower fat; and at least 50% of oils and spreads are based on unsaturated fats (Bronze standards) or at 
least 50% of hard yellow cheese has a maximum total fat content of 25g/100g; at least 75% of milk is reduced 
fat; and at least 75% of oils and spreads are based on unsaturated fats (Silver standards). 
10 
Specification of Requirement – Lot 3 

 
  If  chips  are  served,  there  is  always  a  healthier  starchy  alternative. 
Where rice is served, boiled/ steamed rice is available as an alternative 
to pilau/ fried rice 
  Wholegrain varieties of carbohydrates are available 
  Bread with no added fat or oil must be available every day  
 
6.6   Healthier Drinks 
The service provider shall ensure:  
  Reduced  sugar  (<5%)  alternatives  are  offered  alongside  sugar 
containing drinks.  
  Tap water is visible, freely available and easy to pick up 
  Healthier drinks are positioned at eye level 
  Combination  drinks  are  limited  to  a  portion  size  of  330ml.  They  may 
contain  added  vitamins  or  minerals, and no more  than 150mls fruit  or 
vegetable juice. Fruit or veg juice  combination  drinks must be at least 
45% fruit or veg juice. 
  
 
6.7   Promotion 
The service provider shall ensure:  
  Healthier  options  are  the  first  choices  people  see  (not  label ed  as 
healthy) 
  Healthier  options  are  highlighted  on  the  menu  (online  and  at  point  of 
sale) (not labelled as healthy) 
  Healthier options are highlighted in advertising (not labelled as healthy) 
  Healthier options are made appealing to customers, through description 
and display 
 
6.8   Portion size and pricing 
The service provider shall ensure:  
  A  healthier  meal/  sides  should  not  be  more  expensive  than  other 
meals/ sides on offer that day 
  Higher fat/ salt dishes/ sides should not be sold as an unlimited portion 
  Smaller  portions  are  available  if  requested  (between  1/2  to  1/3  of  a 
standard-size portion) 
 
6.9   Preparation 
The service provider shall ensure:  
  A polyunsaturated or monounsaturated fat or oil is used when cooking 
food 
  The cooking oil in deep fat fryers is heated to the optimum temperature, 
normal y  between  175  and  190c  and  the  thermostat  is  accurately 
calibrated 
  Excess  fat  is  drained  from  the  food  before  serving  (“shake,  bang, 
hang”) 
  The oil is properly maintained (the fryer is skimmed throughout service; 
oil is topped up after every session and regularly filtered) 
 
11 
Specification of Requirement – Lot 3 

 
7. 
Meals, Menus and Dietary Requirements 
 
The catering offer will be agreed in the light of the successful tender and the 
quality  must  reflect  the  descriptions/il ustrations  in  the  tender  and 
demonstrated  on  visits  and/or  by  examples.    It  must  be  capable  of  being 
operated  successful y  within  the  constraints  of  space,  facilities  and  services.  
The  quality,  freshness  and  presentation  of  food  should  be  consistent 
throughout the meal service.   
 
Throughout the contract period, the Service Provider shal  develop menus that 
offer  a  variety  of  foods  to  avoid  menu  fatigue  or  boredom  on  the  part  of 
customers  and  that  respond  to  changes  in  fashion  and  taste.    If  there  is  a 
repeated  menu  cycle,  it  must  be  sufficiently  long  to  avoid  menu  fatigue  or 
boredom. 
 
The standard of service that the service Provider is required to provide at 
each site is detailed in Schedule 1 - Specification of Requirement: Site 
Specification and Assignment Instruction.  
 
The following specification represents the minimum standard of service that 
the service Provider is required, where applicable, to provide: 
 
  Wide  choice  of  traditional  breakfast  items  –  i.e.  sausages,  bacon,  choice  of 
poached,  scrambled,  fried  eggs,  tomatoes,  mushrooms,  hash  browns  and 
lighter  options  such  as  Porridge,  Breakfast  Cereals,  hot  savoury  snack  (as 
appropriate), toast, and croissants;    
  A  minimum  of  2  hot  main  courses  non-vegetarian  option  and  1  hot  main 
course vegetarian option, one of which should be a healthier, lower-fat option 
(ideal y pulse-based); 
  Jacket  potatoes  with  a  choice of  at  least  two fil ings,  to  be  varied  on  a  daily 
basis; 
  Fish options should be varied in terms of variety and cooking medium; 
  A  choice  of  at  least  1  potato,  option,  one  of  which  must  be  cooked  in  a 
medium other than fat; 
  Selection  of  sandwiches  and  baguettes  with  a  choice  of  brown,  white  and 
wholemeal bread and at least 4 fil ings to be varied on a daily basis, at least 
one of which should not contain butter or mayonnaise; 
  A full range of salads and where practical salad bar;  
  Selection of plain and fruit yoghurts; 
  Selection of cakes and pastries baked on the premises; 
  Selection of fresh fruit; 
  Selection of hot and cold beverages; 
  Fruit Juice; and 
  Selection of Crisps and confectionery. 
 
Please  note  that  the  healthiest  cooking  methods  should  be  employed  in  the 
preparation of al  meals on site 
           
The  Service  Provider  must  produce  weekly  lunch  menus.  The  Service 
Provider shal  ensure that the menu changes daily. 
12 
Specification of Requirement – Lot 3 

 
 
Al   menu  items  shal ,  where  possible,  remain  available  during  the  entire 
lunchtime  periods  specified  for  each  location.  Suitable  substitute  items  may 
be  offered  towards  the  end  of  lunchtime  service  in  order  to  reduce  food 
wastage. 
 
Al   meals  wil   enable  customers  the  opportunity  to  select  well-balanced, 
nutritious meal, this should be actively promoted on site. 
 
Food  wil ,  at  al   times,  be  presented  to  customers  in  an  attractive  and 
appetising  manner.  Food  counters  wil   be  monitored  constantly  and  fil ed, 
cleaned  and  adjusted  to  achieve  this,  when  necessary,  by  the  Service 
Provider. 
 
Al   menus  displayed  in  the  restaurant  must  highlight  meals  that  contain 
special garnishes, organic ingredients, Fair Trade products etc.  In addition it 
must be clearly signposted that healthy eating alternatives are being provided. 
 
The  Service  Provider  shal   provide  menus  that  reflect  the  needs  of  special 
dietary  customers,  whether  for  cultural,  religious  reasons  or  al ergies  in  the 
planning and promotion of menus and selection of dishes. 
 
The  Service  Provider  is  responsible  for  preventing  food  cross-contamination 
during  storage,  preparation  and  service  eg  use  separate  plates  and  utensils 
for cooked and raw foods and separate fryers for meat, fish and vegetables. 
 
Menu items suitable for special dietary customers must be clearly labelled eg 
vegetarian, halal, kosher, lactose fee etc. 
 
 
8. 
Catering Service Requirement 
 
The Service required at each site is detailed in Schedule 1 - Specification of 
Requirement: Site Specification and Assignment Instruction.  
        
           The catering service provided shall include but not be limited to 
 
 
Central Criminal Court (Old Bailey) 
 
Shrieval Dining - The Service provider is required to provide a high quality 
menu to the Sheriffs, Judges and their guests each day for between 25-30 
diners approximately. 
 
A  fixed  price  two-course  luncheon  plus  cheese  and  biscuits  and  fresh  fruit 
lunch  menu  is  to  be  offered  daily.    The  Service  provider  shal   prepare  and 
cook  traditional  and  contemporary  dishes  in  the  main  kitchen  before 
transferring to the dining room servery on  the GM floor prior to service.  For 
Judges not able to attend lunch a sandwich lunch tray is to be delivered to the 
Judges Chamber if required in lieu of lunch prior to the service of the Lunch. 
 
13 
Specification of Requirement – Lot 3 

 
The  fixed  price  of  the  menu  is  to  ful y  recover  the  cost  of  food  only.    Any 
additional  charges  e.g.  labour  and  management  fee  are  to  be  shown 
separately. Alcoholic and soft drinks are  to be  provided and charged  at cost 
separately and are not to be  included in any costings apart from the  service 
element.  This  facility  must  be  costed  and  invoiced  separately  to  the  other 
areas of service 
 
The Service provider wil  be responsible for providing front of house services 
in  the  dining  room  including  but  not  limited  to  providing  the  service  of  pre-
lunch drinks in the City Lands Room to the City of London Sheriff on duty, HM 
Judges  and  guests,  (soft  and  alcoholic  beverages  to  be  provided  by  the 
contractor  and  invoiced  at  cost  price  separately),  laying  up  the  dining  room 
prior to service, serving at table using silver service techniques including the 
service  of  soft  drinks  and  water    Clearing  and  washing  of  all  tableware, 
glassware,  and  cutlery  and  associated  equipment.  The  service  of  lunch  wil  
commence at 13.09 and end at 13.55 prompt. 
 
From  time  to  time  there  may  be  a  requirement  for  formal  evening  functions.  
The Service  provider  shal  be  required  to discuss the arrangements with  the 
organiser  and  offer  a  suitable  standard  of  menu.  No  functions  are  to  be 
agreed  without  the  written  consent  of  the  Contract  Manager  at  the  Court. 
These functions  wil   be  delivered  and  paid for  on an  ‘as and  when’  basis  by 
the organiser of the function. The Court reserve the right to charge the service 
provider  for  building  services  used  during  this  period  (utilities,  security 
overtime, boiler operatives overtime) 
 
For  the  Shrieval  service  the  Service  provider  shall  provide  a  daily  three-
course  lunch  meal  at a  set  price  per  cover.    Food  quality  must  be  of a  high 
standard and is to be prepared in the main kitchen, with service to Judges and 
Sheriffs  by  Service  providers  staff  in  the  Lord  Mayors  and  Sheriffs’  dining 
room on the GM floor as a formal lunch in 45 minutes. The charge to be levied 
to the Corporation each month is to include the number of covers served, any 
labour  cost,  direct  overheads  and  management  fee  applicable.  The  Service 
provider wil  also provide  an ad  hoc served beverage service in the  Shrieval 
areas as required and provide tea and biscuits for HM Judges between 16:30-
17:30. 
 
The Service provider wil  provide and launder white cloth table napkins to use 
at  lunch daily and white tablecloths used at service  points. The quality to  be 
provided shall be agreed with the contract Manager. The cost of this provision 
should be included in the fixed costs of the Shrieval Dining tender. 
 
Barmess  -The  service  provider  is  to  operate  a  cafeteria-style  service 
throughout  the  morning  and  lunch  period  that  is  to  offer  a  range  of  hot  and 
cold meals, snacks and beverages. The minimum standard for Barristers and 
legal representatives is:- 
 
 
  The  Service  provider  is  required  to  provide  for  the  normal  range  of  dietary 
requirements and for any specific local requirements. 
 
14 
Specification of Requirement – Lot 3 

 
 
  Hot  &  cold  beverages,  confectionery  and  cakes/pastries  shall  be  available 
throughout service 
 
 
Where  a  main  meal  is  served,  staff  shall  be  available  to  serve  customers 
freshly produced food at peak times. 
 
 
  Lunch  shal   comprise  as  a  minimum  a  choice  of  sandwiches,  salads,  soup 
and snacks, and choice of hot dishes may also be provided. 
 
 Jurors  Dining  -  The  service  provider  is  to  operate  a  cafeteria-style  service 
throughout  the  morning  and  lunch  period  that  is  to  offer  a  range  of  hot  and 
cold meals, snacks and beverages 
 
Jurors  are  entitled  to  obtain  food  from  the  court  catering  facilities  up  to  the 
value  of  a  daily  subsistence  allowance.    This  is  currently  £5.71  and  is 
adjusted periodical y by Her Majesty’s Court Service Each Juror has their own 
swipe card, which wil  be loaded with daily al owance that wil  entitle them to 
receive  food  from  the  restaurant.    The  al owance  wil   not  carry-over  to  the 
following day if unspent or part unspent. 
 
For  the  value  of  the  al owance,  the  appointed  service  provider  is  required  to 
provide jurors with sufficient food and drink to sustain them through the day, 
i.e.  3  hot  or  cold  drinks  and  a  snack  or  sandwich  plus  one  item  of  fruit  or 
confectionery although it should be noted that due to the length of some court 
cases  sufficient  variety  of  offer  must  be  available  to  sustain  customers 
interest.  If  a  juror  requires  further  food  and  beverages  then  they  wil   be 
required  to  pay  in  cash.    Subject  to  agreement,  the  Service  provider  may 
impose  a  limit  on  the  number  and/or  value  of  certain  items,  which  may  be 
provided within the al owance, for example confectionery. 
 
In conjunction with court staff, the Service provider is required to ensure that 
jurors are aware of the feeding arrangements on their first day of service. This 
is  normal y  done  by  the  Catering  Manager  presenting  a  short  speech,  and 
providing handouts or flyers as appropriate. 
 
The  Service  provider  shal   raise  an  invoice  weekly  to  the  Court  for  the  tariff 
value  of actual food  provided  to  jurors  in  that  week.  The  backup  information 
included with the invoice shall include the amount claimed for each juror. The 
Service provider shall maintain sufficient records to ensure there is a full audit 
trail. 
 
The Corporation would like the Service provider to consider the use of a token 
system to al ow jurors to obtain a beverage outside of normal opening times.  
It  would  operate  on  the  basis  that  the  juror  would  pay  for  their  beverage  in 
advance through their daily entitlement with a token handed over for use when 
the catering service was closed. 
 
The  Service  provider  wil   be  required  to  work  with  the  Court  to  monitor  the 
number of jurors attending each day (known as a sitting day) to ensure that at 
15 
Specification of Requirement – Lot 3 

 
the  end  of  the  month  both  the  Court  and  Service  provider  concur  on  the 
number of jurors that have used the facilities. 
 
 
  The minimum standard for jury dining is:- 
 
The  Service  provider  is  required  to  provide  for  the  normal  range  of  dietary 
requirements and for any specific local requirements. 
 
Hot  &  cold  beverages,  confectionery  and  cakes/pastries  shal   be  available 
throughout service. 
 
Where  a  main  meal  is  served,  staff  shall  be  available  to  serve  customers 
freshly produced food at peak times. 
 
Lunch shal  comprise as a minimum a choice of sandwiches, salads, soup and 
snacks, and choice of hot dishes may also be provided. 
 
Where  jurors  are  considering  a  verdict  over  the  lunch  period,  they  are  not 
al owed to leave the jury room, therefore in such cases jurors wil  order from a 
pre-prepared  selection  of  sandwiches,  fruit,  confectionery  and  drinks.    The 
order  wil   be  given  to  the  Service  provider  by  Court  staff,  and  the  Service 
provider  shal   deliver  to  the  door  of  the  jury  room.    Although  court  staff  wil  
make every effort to deliver orders by 12:30, this is not always possible. The 
Service  provider  shall  deliver  orders  to  the  jury  room  between  12.30  and 
13.00.  
 
Second Floor Facility - with the Second Floor facility the Service provider is 
to  propose  the  most  appropriate  service  to  minimise  cost  but  optimise 
revenue. 
 
The current facility is to be reviewed by the Service provider with a proposal to 
modify the service to ensure a more cost effective solution. 
 
Current  users  are  court  staff,  witnesses,  press,  police,  administration 
personnel and other Court users not catered for elsewhere. 
 
Vending  Services  -  Confectionary,  snacks,  hot  and  cold  drinks  where 
applicable,  to  be  kept stocked  and priced  consistently  with  counter  prices. A 
range of organic and farm assured and fairly traded products shal  be included 
within  the  stocking  policy  for  vending.  Al  fresh  foods  shal   not  remain  in  the 
machines for longer than 24 hours. 
 
The minimum standard for this service is: 
 
Hot & cold beverages, snacks and confectionery to be available. 
 
A member of staff to be available during a core period of 11.30-14.00. 
 
Mansion House 
 
16 
Specification of Requirement – Lot 3 

 
Private Domestic – A “food only” provision for smal er events (general y up to 
18 covers) being held within the Lord Mayor’s Private Apartments.  
   
Mayoral  Occasions  –  A  “food  only”  provision  for  Corporation  events 
organised by the Mansion House where a preferential tariff is set to reflect this 
business.  
 
Corporation, Charity and Livery Functions – Accounting for approximately 
50% of al  events where a preferential tariff is set to reflect the essential role 
of these organisations in supporting the business of the City of London.  For 
Corporation,  Charity  and  Livery  functions,  the  City  of  London  Corporation  is 
seeking a concession from the Caterer, which wil  be used to meet the cost of 
providing the utilities required to operate and maintain the catering areas and 
invest in the upkeep of the catering assets.  This concession wil  not exceed 
5% of annual sales (excluding VAT).  
 
Commercial  Catering  –  Outside  organisations  staging  events  within  the 
Mansion House are charged a commercial rate which should reflect its status 
as  an  iconic  location  and  compete  favourably  within  the  venue  market.    For 
commercial  catering  events,  the  City  of  London  Corporation  is  seeking  a 
concession from the Caterer, which wil  be used to meet the cost of providing 
the utilities required to operate and maintain the catering areas and invest in 
the upkeep of the catering assets.  This concession is not expected to be less 
that 10% of annual sales (excluding VAT).          
 
Beverages  -  Tea,  coffee,  fruit  juices,  bottled  water  and  biscuits  for 
conferences,  meetings  or  special  occasions  when  required  (This  service  is 
only to be provided when payment is being invoiced) As part of PSFP initiative 
it  is  the  policy  of  Government  to  promote  fairly  traded  products  particularly 
refreshments  (tea  and  coffee).  The  Service  Provider  shall  demonstrate  their 
ability and wil ingness to make such products readily available. 
 
Buffet  lunches  -  for  conferences,  meetings  and  special  occasions  (this 
service is only to be provided when payment is invoiced). 
 
Special Events - The service provider may also be required to cater on site 
for  between  10  –  100  people  for  annual  events  such  as  the  Lord  Mayor’s 
show and Old Bailey Carol Service reception. The provision at such events is 
likely  to  include  delivery  of  this  service  shall be  by  local  negotiation  with  the 
Contract manager. 
 
Hospitality Ethic - Hospitality services wil  be served in accordance with the 
requirements  of  the  customer  according  to  professional  standards.  Hot 
beverages  wil   typically  be  served  in  insulated  flasks  of  an  appropriate  size; 
food  wil   be  self-service  from  platters.    For  buffets  and  meals,  appropriate 
menus  or  signage  wil   be  displayed  to  inform  customers  of  the  content.  
Vegetarian products and items for special dietary requirements (e.g. religious, 
health,  cultural)  wil   be  segregated  and  signed  clearly.    Plates,  cups  and 
cutlery shal  take account of the need to promote sustainability. Service must 
be prompt, friendly and efficient, recognising the needs and circumstances of 
17 
Specification of Requirement – Lot 3 

 
the customer. No customer should take more than 5 minutes from entering the 
restaurant to completing their til  transaction. 
 
Conferences,  Meetings  and  function  suites  must  be  served,  no  later  than  5 
minutes  of  the  time  agreed  with  the  customer.    Al   rooms  must  be  cleared 
promptly fol owing meetings – no more than 10 minutes after the notified time. 
 
It  is  essential  that  the  Service  Provider  is  flexible  and  responsive  to  the 
service  needs of the City,  customers,  visitors  and  guests.   Changes  may  be 
required at relatively short notice. 
 
9. 
Tariffs 
 
9.1 
General Tariffs shal  represent good value for money and must be competitive 
against  local  commercial  operations.  Al   prices  shal   be  displayed  fully 
inclusive of VAT. Tariffs shal  be fixed in agreement with the Corporation for a 
minimum period of one year and thereafter reviewed annual y, unless market 
forces dictate. 
 
9.2 
Jurors.  The Service provider shall set a realistic commercial tariff for food and 
beverages  that  ensure  that  prices  are  competitive  with  local  shops/retail 
outlets.    It  is  imperative  that  the  Service  provider  considers  that  Juror 
satisfaction wil  be an important factor of the overal  service delivery.  
 
9.3 
Barmess.  The  Service  provider  shal   set  a  commercial  tariff  to  recover  al  
costs attributable to this service to include labour, food and overheads. 
 
9.4 
Second Floor Facility the Service provider shal  set a realistic commercial tariff 
for  food  and  Beverages  that  ensure  that  prices  are  competitive  with  local 
shops/retail  outlets.    It  is  imperative  that  the  Service  provider  considers  that 
customer satisfaction wil  be an important factor of the overal  service delivery. 
 
9.5 
Pricing the service provider will be expected to work towards reducing the cost 
of  providing  Catering  services  to  the  Jurors,  Barr  Mess  and  Second  Floor 
Facility to a reduced cost contract. Tenderers should include plans to achieve 
this aspiration. 
 
9.6 
The  service  provider  shal   operate  the  Jurors,  Barmess  and  Second  Floor 
Facility  on  the  basis  of  a  Fixed  Sum,  to  include  Labour  Costs  and  Direct 
Overhead  Expenses.    The  Fixed  Sum  shal   be  paid  in  arrears  at  the  end  of 
each Period each payment being 1/12th of the annual figure. 
 
9.7 
Labour costs contained within the Fixed Sum are to include core labour costs 
for the Jurors, Barmess and Second Floor Facility. 
 
 
9.8 
For  the  Shrieval  service  the  Service  provider  shal   charge  the  Corporation 
each Period as fol ows: 
 
  for actual number of meals produced during the Period 
18 
Specification of Requirement – Lot 3 

 
  Weekly shopping list of supplies required on Shrieval floor 
  one twelfth of the agreed management fee 
  the element of labour required to produce the service 
 
10 
Environmental Management Systems (EMS) 
 
10.1  Within  three  months,  the  Service  Provider  shal   implement  an  EMS  that 
specifical y applies to the catering unit. This EMS must include descriptions on 
how;  
  the waste hierarchy will be applied to packaging, consumables and food  
  sustainable materials wil  be sourced 
  energy (relating to CO2 and other GHG emissions) and water wil  be used 
as efficiently as possible  
  how air pollution (relating to PM and NOx emissions) wil  be minimised.  
 
The  EMS  need  not  be  externally  audited,  but  the  Service  Provider  shal  
provide  performance  indicators  and  continuous  improvement  targets,  which 
wil  be assessed as part of the supplier evaluation process and throughout the 
lifetime  of  the  contract.  The  remainder  of  Section  9  describes  the  minimum 
requirements that must be included within the EMS.  
 
10.2.   Waste Minimisation, Recycling and Disposal 
 
10.2.1 Waste Management - General 
 
The Service Provider shall: 
  manage  and  dispose  of  waste  products,  materials  and  substances 
arising from the supply of the goods or service in compliance with the 
duty of care under section 34 of the Environment Protection Act 1990 
and other relevant regulations  
  col ect  al   waste  streams  remove  to  the  designated  areas  on  site, 
where  it  is  to  be  put  into  appropriate  containers  for  re-cycling  and 
composting with the residue safely stored for disposal as refuse.  
  provide  the  City  with  copies  of  Waste  Transfer  Notes  for  al   waste 
streams as evidence as part of periodic contract management meeting 
with the City.  
  The  Service  Provider  shal   meet  best  industry  practices  by  actively 
demonstrating  that  is  applying  the  waste  hierarchy  principles  to  all 
waste management operations chosen, including:  
  providing clearly label ed, visible segregated bins, available to staff and 
customers  to  place  their  waste  in  (cans,  bottles,  cardboard  and 
plastics) within the catering and dining areas.  
  actively  promoting  programmes  that  encourage  the  reduction  in  the 
amount of waste that is generated.  
19 
Specification of Requirement – Lot 3 

 
 
10.2.2 Packaging 
 
The Service Provider shall: 
  Aim  to  produce  and  use  as  little  packaging  as  possible  and  actively 
demonstrate  the  reuse  and  or  refil ing  of  containers,  crates,  pallets, 
boxes, cartons, cushioning and forms of packaging. 
  Retain  ownership  of  and  take  back  al   packaging  materials  unless 
otherwise agreed in writing by the parties; and 
  Col ect  any  packaging  left  at  the  City’s  premises  within  the  period 
agreed in writing between the parties. Where no period is specified the 
Service Provider wil  return to the City’s premises within seven working 
days of the issue of notification in writing by the City that packaging is 
to  be  col ected  by  the  Service  Provider.  The  City  will  dispose  of 
packaging  materials  not  collected  by  the  Service  Provider  within  the 
agreed  period  and  the  Service  Provider  wil   be  charged  for  al   the 
associated costs of this disposal.  
 
10.2.3 Unless otherwise agreed in writing between the parties: 
  Use biodegradable or recycled materials in the manufacture of crates, 
pallets,  boxes,  cartons,  cushioning  and  forms  of  packaging,  where 
these fulfil other packaging specifications; 
  If requested in writing to do so, produce evidence to satisfy the City that 
recycled materials have been used; 
  Use packaging that is capable of recovery for further use or recycling; 
and 
  Review  packaging  specifications  periodical y  to  ensure  that  no 
unnecessary limitations on the use of recycled materials exist.  
  Maximise the use of returnable forms of packaging for deliveries 
  Minimise  the  use  of  non-returnable  packaging  and  reduce  the 
environmental impact (e.g. re-cycling) of packaging that is disposed of 
e.g.  serving  milk,  condiments  and  sauces  in  re-usable  containers, 
rather  than  disposable/individual  sachets,  where  this  does  not 
compromise food safety 
 
10.2.4 Food waste  
 
The Service Provider shal  take steps to minimise food waste in their on-site 
operations by: 
  Creating a food waste minimisation plan as part of the EMS, describing 
what  actions  they  wil   undertake  in  order  to  promote  food  waste 
avoidance, including food redistribution14 
  Review and revise the actions they are taking with suitable regularity so 
as to continue to reduce food waste wherever possible; and 
  Feed back to clients on progress and results with suitable regularity. 
 
10.2.5 Consumables  
                                                 
14 Example of partner organisations include; City Harvest: http://www.cityharvest.org.uk/, OLIO: 
https://olioex.com/, Too Good to Go: http://toogoodtogo.co.uk/  Plan Zheros https://planzheroes.org/#!/ 
20 
Specification of Requirement – Lot 3 

 
 
The Service Provider shall reduce the amount of waste by: 
  Minimising the use of disposable cutlery, plates and cups; 
  Serving milk, condiments and sauces in re-usable containers where it 
does not compromise food safety;  
  Incentivising the use of reusable cups/ mugs and thereafter using only 
recyclable disposable cups 
  Where viable, using glass bottles/ jugs, or other reusable containers to 
provide drinking water as part of hospitality services.   
 
10.3  Sustainable Materials 
 
All  tissue  paper  purchased  by  the  Service  Provider  e.g.  kitchen  and  toilet 
tissue, napkins and hand towels, must be recycled and unbleached 
Takeaway containers and cutlery must be biodegradable.  
 
10.4  Energy and Water  
 
  The  Service  Provider  shall  be  responsible  for  managing  the  use  of 
energy and water provided by The City (on the basis of a meter-supply 
or  other  arrangement).    The  Service  Provider  is  required  to  use  them 
economically  and  to  institute  and  maintain  procedures  to 
monitor/control and minimise the usage of energy and water.  
  Catering  is  a  relatively  labour  intensive  activity,  as  such,  much  of  the 
potential energy savings relate to working practices. It is therefore the 
Service  Provider’s  responsibility  to  minimise  usage  by  utilising  energy 
and water saving devices and/or methods.  
  Service  Providers  should  include  an  Energy  Saving  plan  within  their 
EMS  i.e.  detailing  responsibilities  and  stating  what  actions  will  be 
taken.  This  should  include  guidance  and  training  for  catering  staff  on 
actions  they  can  take  to  minimise  energy  consumption.  Guidance  is 
available from the Carbon Trust.15 
  Monitoring of consumption shall be reported to The City where metered 
arrangements exist. 
 
10.5  Deliveries to Site  
 
Air Quality 
10.5.1 As it has now been classified as an Air quality Management Area, within the 
Square Mile engines must be switched off when vehicles are stationery on a 
delivery for longer than one minute.   
 
10.5.2 As part of the City Corporation’s Air Quality Strategy16, all relevant contractors 
to  the  City  Corporation  are  now  being  asked  to  put  additional  measures  in 
place to help reduce air pollution in the Square Mile, as part of the delivery of 
                                                 
15 https://www.carbontrust.com/media/138492/j7895 ctv066 food prep and catering 03.pdf  
16 https://www.cityoflondon.gov.uk/business/environmental-health/environmental-protection/air-
quality/Documents/city-of-london-air-quality-strategy-2015.pdf  
21 
Specification of Requirement – Lot 3 

 
contracts. This has become an  unavoidable requirement due  to the  fact  that 
the quality of the City’s air is now considered to be harmful to health. 
 
10.5.3 The  City  Corporation  is  taking  a  flexible  approach  by  providing  a  menu  of 
options that Service Providers may select from, to be initiated within the first 
six  months  of  contract  commencement.  Bidders  are  asked  to  state  which 
option  they  choose  to  put  in  place  as  part  of  the  EMS  and  this  wil   be 
monitored over the lifetime of the contract. An outline commitment within the 
EMS  wil   suffice,  as  details  can  be  elaborated  in  col aboration  with  the  City 
upon contract award, however one of the fol owing options must be chosen:  
 
  Set ambitious targets for the reduction of NOx and PM10 emissions 
from  vehicles  used  to  deliver  our  catering  service  over  the  life  of  the 
contract.  
  Develop  a  logistics  approach  that  avoids  deliveries  during  peak 
congestion  and  pedestrian  footfall  times,  that  reduces  the  air  quality 
impact  of  the  contract  on  days  of  ‘very  high’  air  pol ution  and  aims  to 
minimise the number or relative impact of vehicle trips overal .   
  Regular  green  driver  training  for  the  majority  of  staff  or  sub-
contractor’s  staff  (where  relevant)  used  on  the  City’s  contract,  with 
regular feedback to drivers and a commitment to continuously improve 
performance over the life of the contract 
  Retrofit and trial a new technology on delivery vehicles that supports 
AQ  improvement  e.g.  gear  shift  indictors,  stop-start  ignition,  software 
for green driver etc., fol owed by a feasibility study for further rol  out if 
the trial proves successful 
  Trial  a  zero  emission  vehicle,  or  at  least  a  zero  emission  capable 
vehicle with the support of the City of London Corporation, fol owed by 
a feasibility study for further rol  out if the trial proves successful. 
 
Noise  
10.5.4In  line  with  the  City’s  Noise  Policy17,  deliveries  and  collections  close  to 
residential  accommodation  which  are  likely  to  cause  disturbance,  loss  of 
amenity or a nuisance are discouraged between 23:00–07:00 weekdays and 
Saturdays,  with  no  deliveries  permitted  on  Sundays  and  Bank  Holidays.  In 
exceptional instances where there are no alternatives to servicing taking place 
outside these times, Service Providers required to use quiet delivery methods 
to minimise disturbance or nuisance. 
 
Clearing and Cleaning 
10.5.5 Customers  in  the  restaurant  are  encouraged  to  clear  dirty  plates/trays  to 
trol eys.    However,  the  Service  Provider  shal   be  responsible  for  cleaning  of 
tables.  The  Service  Provider  shal   ensure  the  dining  area  is  kept  clean  and 
tidy throughout the period of service.  In the event that debris is left on a table 
or  anywhere  else,  it  should  be  cleared  within  5  minutes  of  the  table  being 
vacated. 
 
                                                 
17 https://www.cityoflondon.gov.uk/business/environmental-health/environmental-protection/Documents/city-
of-london-noise-strategy-2012-2016.pdf  
22 
Specification of Requirement – Lot 3 

 
10.5.6 Ensure that, prior to use, surfaces used for hospitality are clear and clean and 
that after use these surfaces are left free from marks and spil age. If it is not 
possible  to  clean  surfaces  because  a  meeting  is  in  progress  the  Service 
Provider  should  return  at  the  earliest  opportunity  to  clear  crockery,  cutlery, 
spil ages and food residue. 
 
10.5.7 Cutlery  and  crockery  are  to  be  washed  thoroughly,  fol owing  the 
manufacturer’s  instructions  for  the  dishwashing  machine  and  those  of 
chemical supplier.  Al  cutlery and crockery are to be stored in an appropriate 
manner  and  must  be  clean,  dry,  and  free  of  smears  and  stains  when 
presented to customers at each meal. 
 
10.5.8 The  Service  Provider  shall  be  responsible  for  maintaining  designated  areas 
within  the  facility  in  a  clean  and  tidy  state,  to  standards  that  are  to  the 
satisfaction of the City.  These standards must be maintained throughout the 
service period. 
     
10.5.9 Cleaning materials must be stored and used with due regard to the Control of 
Substances  Hazardous  to  Health  (COSHH)  Regulations.    They  should  be 
bought  in  concentrated  form  for  dilution  on  site  where  this  is  the  safest  and 
most environmental y preferable option.   
 
10.5.10Due regard must be paid to the environmental impact of the used chemicals.  
In  line  with  the  City’s  own  Corporate  Cleaning  contract,  cleaning  products 
used must adhere to the Government Buying Standards for Cleaning Products 
and  Services18.  Once  the  chemicals  proposed  in  their  tender by  the  Service 
Provider  have  been  approved,  they  must  not  be  changed  without  the  prior 
approval of the City, such approval not being unreasonably withheld. 
 
Hazardous Substances 
10.5.11Replace  hazardous  substances  with  more  benign  substances  and  where 
they are necessary ensure that they are label ed, stored, used and disposed 
of  in  accordance  with  legislation  and  best  practice.    For  those  cleaning 
products that fal  outside the scope of the UK Government Buying Standards, 
the  Service  Provider  shall  wherever  possible  use  biodegradable  ingredients 
(water  or  plant  based  products)  in  preference  to  chemical  cleaners  and 
bleach.    If  bleaches  must  be  used  they  must  not  be  chlorine  based.    In  no 
case should NPE (nonylphenol ethoxylate) be used, alcohol ethoxylates are a 
suitable alternative.  
 
10.5.12The Service Provider shall take action to effectively control vermin or pests in 
the  catering  areas  in  accordance  with  the  Food  Standards  Agency  codes  of 
conduct  and  guidance.  The  Service  provider  shal   report  to  the  City  any 
evidence  of  infestation  as  soon  as  practical y  possible.  The  City  shall  be 
responsible for managing the Pest control contract. The Service Provider shal  
be responsible for taking any remedial action recommended by the City’s Pest 
control contractors to mitigate recurring incidences of pests.    
                                                 
18 https://www.gov.uk/government/publications/sustainable-procurement-the-gbs-for-cleaning-products-and-
services 
23 
Specification of Requirement – Lot 3 

 
11 
Equipment 
 
11.1  It is the responsibility of the Service Provider to maintenance the equipment it 
uses  to deliver  the  catering  services.      The  Service  Provider  and  the  City  of 
London  responsibilities  in  relation  to  equipment  repairs,  maintenance  and 
service standards are detailed in  Schedule 1 - Specification of Requirement: 
Catering Equipment Repairs and Maintenance. 
 
The  site  plans  with  equipment  layout  (where  appropriate)  is  detailed  in 
Schedule 1 - Specification of Requirement: Site Specification and Assignment 
Instruction. 
 
A telephone line wil  be provided free, but cal s will be metered and charged to 
the  Service  Provider.  The  City  has  a  policy  to  monitor  internal  &  external 
telephone cal s. 
 
12 
Staffing, Management and Training 
12.1   The Service Provider shal  provide sufficient trained management and staff of 
appropriate ability, skil s and experience to provide a professional and efficient 
service  to  the  specified  standards.    The  Service  Provider  shal   also  ensure 
that  there  is  an  adequate  complement  in  reserve  of  trained,  competent  and 
security  cleared  staff,  available  to  cover  for  holidays,  sickness  or  any  other 
absence. 
 
12.2   The minimum standards of training are: 
  Al  staff are trained in basic food safety prior to commencing work and 
they  hold  or  pass  the  Chartered  Institute  of  Environmental  (CIEH) 
Introductory Food Safety Certificate, or equivalent, within six weeks of 
commencing work; 
  Supervisory staff and cooks should hold the minimum of a Foundation 
Level  Food  Safety  qualification  –  e.g.  CIEH  Level  2  Foundation 
Certificate; 
  Managers  should  hold  the  minimum  of  an  Intermediate  level  Food 
Safety  qualification  -  e.g.  CIEH  Level  3  Intermediate  Food  Safety 
Certificate and suitable health & safety qualification – e.g. a NEBOSH 
National  General  Certificate  in  Occupational  Health  and  Safety  or 
equivalent; 
  Al   staff  (including  temporary/agency  staff)  must  be  ful y  inducted  and 
trained  in  al   areas  of  work  in  which  they  are  involved  in  compliance 
with  Health  &  Safety  at  Work  Act  and  the  Control  of  Substances 
Hazardous to Health (COSHH) Regulations; including but not limited to: 
use of al  machines relevant to their work areas; handling and usage of 
cleaning  materials;  personal hygiene  and  presentation;  and  lifting  and 
handling. 
 
12.3   The  Service  Provider  shal   guarantee  the  minimum  skil   levels  for  key 
members of staff, including temporary staff, as fol ows: 
 
Chef Manager 
o  City & Guilds Qualification 706/1 & 706/2 or equivalent; 
24 
Specification of Requirement – Lot 3 

 
o  NEBOSH  National  General  Certificate  in  Occupational  Health 
and Safety or equivalent; 
o  Minimum of two (2) years management experience in managing 
a similar catering facility;  
o  Good Customer Care Skil s. 
Catering Assistants 
o  Minimum of 6 months experience in a similar catering facility, or 
suitable  training  must  be  provided  at  the  Service  Providers 
expense. 
 
12.4   The  Service  Provider  shal   provide  certified  documentary  evidence  of  such 
training  to  the  City  on  request.    An  annual  training  programme  shal   be 
prepared  on  the  basis  of  individual  assessments  of  competence  and  needs.  
Progress  on  the  training  is  to  be  recorded  and  reported.  Specific 
arrangements  are  to  be  made  to  ensure  that  new,  temporary/casual  and 
agency staff are appropriately trained and briefed for the tasks to be assigned 
to them. 
 
12.5  The  City  shall  approve,  in  advance,  the  appointment  of  the  General 
Catering/Chef  Manager  from  candidates  proposed  by  the  Service  Provider, 
such approval not being unreasonably withheld. 
 
12.6   The  Manager  or  nominated  Deputy  shal   be  available  at  al  times during  the 
opening hours of the Services. 
 
12.7   The  Service  Provider  is  encouraged  to  gain  accreditation  to  the  Investors  in 
People or equivalent standard.  
 
11.8 The  Service Provider shal  maintain  proper standards of food  safety, personal 
hygiene  and  personnel  apparel,  in  accordance  with  the  Industry  Guide  to 
Good Hygiene Practice at al  times.  Al  staff must be smart, wearing a clean 
uniform of a design to be agreed by the City.  All staff must be appropriately 
dressed for their functions with protective clothing (including low heeled, non-
slip sole shoes) when cooking, cleaning and carrying out other tasks. 
 
12.9   The Service Provider shal  not retain at the premises any person who in the 
reasonable opinion of the City fails to conduct himself or herself in accordance 
with  the  standards  of  behaviour  required  by  the  City  for  its  own  employees.  
The  Service  Provider  shall  implement  its  own  disciplinary  procedures  to 
resolve any issues of conduct that are brought to its attention by the City. 
 
12.10  The Service Provider shal  ensure that the General Catering/Chef Manager is 
fully aware of the obligations under this Agreement in relation to the operation 
of the Services and that the Manager complies fully with such obligations. 
 
12.11  The  Service  Provider  shal   co-operate  with  the  City  to  provide  a  safe  and 
appropriate working environment for Catering staff. 
 
25 
Specification of Requirement – Lot 3 

 
12.12  The Service Provider’s staff will not be permitted to smoke whilst on duty, and 
there  shall  be  no  smoking  in  any  of  the  City’s  buildings,  excepting  in 
designated smoking areas. 
 
12.13  The  Service  Provider  shall  ensure  appropriate  cover for  catering  staff during 
any  absence  e.g.  due  to  sick  leave,  annual  leave,  maternity  leave  and 
training. 
 
12.14 Local economic regeneration 
 
The  service  provider shall  provide  opportunities for  Small and  Medium-sized 
enterprises,  local  businesses  and/or  social  enterprises  in  the  supply  chain, 
along with policies to ensure prompt payment.  
 
12.15 Combatting social exclusion through targeted employment 
 
The service provider shall support recruitment from the City and the 10% most 
deprived  London  Boroughs  according  to  the  English  Indices  of  deprivation19 
and  consider  opportunities  for  apprenticeships  or  targeted  recruitment  from 
these boroughs.  
 
12.16 Equality and Diversity 
 
The  service  provider  or  food  supplier  shall  have  a  written  equality  and 
diversity  policy  to  help  ensure  it  and  its  sub-contractors  are  compliant  with 
employment law provisions in the UK Equality Act (2010).  
 
 
In  addition,  to ensure the  procuring  authority  meets  its  public  sector  equality 
duty, the contractor or food supplier shall have a policy in place as to carrying 
out  its  business,  such  as  in  terms  of  awarding  sub-contracts  or  procuring 
goods, in a way that is fair, open and transparent 
 
13 
Security 
 
13.1  The City shall provide 24-hour security for the  restaurant and  catering areas 
as an integral part of the site security and maintenance arrangements.  
 
13.2  The Service Provider shall comply with all security requirements placed upon 
them  by  the  City,  including  the  vetting  of  all  staff  members.  This  process 
requires  the  Service  Provider  to  submit  a  completed  security  questionnaire 
complete with two forms of ID including a valid passport, current utility bill or 
photographic  driving  licence.  The  form  also  requires  each  applicant  to 
evidence five years of checkable history. Form to be submitted to the building 
managers  at  least  14  working  days  prior  to  when  the  staff  are  expected  on 
site.  
 
13.3  The  Service  Provider  shall  ensure  that  all  security  arrangements  for  each 
catering facility are understood and adhered to  by all catering staff.  All staff 
                                                 
19 http://dclgapps.communities.gov.uk/imd/idmap html 
26 
Specification of Requirement – Lot 3 

 
wil   be  issued  with  photographic  security  passes  and  must  wear  them  at  al  
times. Security passes are to be surrendered on termination of employment or 
at the end of the contract. The Service Provider’s staff shall be responsible for 
notifying the City in the event of a security pass being lost or mislaid.  
 
 
14 
Administration 
 
 
The Service Provider shall: 
14.1  take  ful   responsibility  for  stock  control,  ordering  of  and  payment  for  day-to-
day consumable items and provisions; 
 
14.2  ensure  that  all  sales  are  rung  through  the  til (s)  provided.    Records  are 
required  of  the  daily  transaction  count  in  all  service  points  with  til (s)  with  a 
separate count for each period.  Where there are no til s, daily sales sheets or 
similar records should be used to provide a daily transaction count; 
 
14.3  be  responsible  for  invoicing  the  City,  monthly  in  arrears  for  one  thirteenth  of 
the annual contract. To be supported by a monthly trading statement showing 
details  of  income  and  expenditure.    The  claims  shal   be  forwarded  to  the 
designated  City  employee  for  scrutiny  and  approval,  who  shal ,  when  the 
claims  are  found  to  be  correct,  certify  the  amount  due  for  payment  to  the 
Service Provider.   
 
14.4  Maintain  full  and  proper  accounts  to  submit  for  Audit  purposes  and  for 
examination by the City’s Finance/Procurement Department. 
 
14.5  Maintain  full  and  proper  books  of  account  and  these  supporting  documents 
wil   be  available  for  information  by  authorised  City’s  personnel  or  other 
nominees at any time.  Supporting documents must include: 
daily menu book recording quantities or portions of each dish and item 
prepared and sold 
record of purchases and discounts received 
a staff register and attendance record 
 
14.6  The Service Provider shal  provide al  necessary IT hardware and software to 
support the running of the facility. 
 
15 
Customer Feedback  
 
15.1  The  Service  Provider  shal   encourage  customer  feedback  (including 
displaying  prominently  suitable  comment  cards/book,  setting  up  an  intranet 
site)  and  shal   deal  promptly,  reasonably,  efficiently  and  courteously  with 
customer comments and criticisms arising from the provider’s operation of the 
Services.    A  record  is  to  be  kept  of  all  comments  and  the  resulting  actions.  
The Service Provider shall notify the City of any serious customer complaints 
as soon as it is reasonably practicable. 
 
27 
Specification of Requirement – Lot 3 

 
15.2    The Service Provider shal  conduct or cooperate with the City on any surveys 
of  actual  and  potential  customers,  which  may  be  agreed  as  part  of  the 
monitoring of performance. 
 
16 
Auditing and Performance Monitoring 
 
16.1  The  Service  Provider  shal   monitor  its  own  performance  based  on  the 
methodology  and  key  performance  indicators  (KPIs)  agreed  during  the 
contracting process. 
 
16.2  The  City  shall  monitor  the  Service  Provider’s  performance  on  the  agreed 
KPI’s  &  Performance  management  meetings  basis.    The  Service  Provider 
shall maintain appropriate records and provide the City with such information 
and  data,  on  a  monthly  basis,  to  monitor  operating/financial  and  quality  in 
terms of nutrition and sustainability. In the event of an unsatisfactory level of 
quality being sustained, the Service  Provider shal  be notified of  the defaults 
and  the  time  by  which  they  must  be  rectified.    If  performance  remains 
unsatisfactory, the contract may be terminated as set out in the Conditions of 
Contract.  
 
16.3  The  Service  Provider  shal   permit  the  City  or  its  representative’s  at  al  
reasonable times to enter the Catering Areas for the purpose of inspection. 
 
16.4  The  City  reserves  the  right  to  audit  the  Service  Provider’s  accounts  that  are 
relevant  to  this  contract  and  the  premises  and  systems  of  the  Service 
Provider.  
 
17 
Marketing and Merchandising 
 
17.1  The Service Provider shall endeavour to maximise customer satisfaction, 
including preparing a monthly marketing programme, to the approval of the 
City, which includes promotion of healthy eating and responsible procurement 
initiatives. The marketing programme must, as a minimum, include al  national 
promotion activities, such as Fairtrade fortnight.  This must be discussed in 
advance and agreed by the City.  
17.1  The  Service  Provider  shal   be  expected  to continuously  improve  the  service 
and  the  value  of  the  contract  by  working  with  the  City  to  suggest  and 
implement innovate products and solutions in the delivery of the service.  The 
Service  Provider  wil   be  expected  to  assist  the  City  of  London  in  developing 
and  implementing  strategies  to  contain  any  increasing  costs  (e.g.  food, 
London Living Wage) for the duration of the contract. 
 
 
18 
Innovation in Service Delivery 
 
18.1   The Service Provider shall be expected to continuously improve the service 
and the value of the contract by working with the City to suggest and 
implement innovate products and solutions in the delivery of the service.  The 
Service Provider wil  be expected to assist the City of London in developing 
and implementing strategies to contain any increasing costs (e.g. food, 
London Living Wage) for the duration of the contract. 
28 
Specification of Requirement – Lot 3 

 
19 
Contract Management 
 
The City shal  actively manage the contract by: 
19.1  Appointing a Contract Manager who shal  be responsible for all aspects of the 
catering service contract and wil  be the point of communication between the 
City  and  the  Service  Provider.  The  Service  Provider  shal   be  informed  in 
writing of any change in responsibilities. 
 
19.2  The  Service  Provider  shal   be  required  to  appoint  and  inform the City  of  the 
named  person  who  shal   be  their  contract  manager,  and  key  point  of 
communication. This experienced individual is expected to have the authority 
to  speak  on  the  Service  Provider’s  behalf.    The  City  must  be  informed  in 
writing of any changes to the individual’s roles and responsibilities.   
 
19.3  Formal minuted monthly Contract meetings shal  take place between the City 
and Service Providers contract manager to discuss the service performance. 
Meeting  format  and  dates  to  be  agreed  between  the  City  and  Service 
provider. The Service Provider is to provide monthly performance reports and 
analysis including data on the agreed key performance indicators prior to the 
contract meetings.  
29 
Specification of Requirement – Lot 3