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Annex A - FOI-22-4587 
 
Regulation 12(4)(b) - Manifestly unreasonable requests 
 
Regulation 12(4)(b) of the Environmental Information Regulations 2004 (the ‘Regulations) 
sets out that a public authority may refuse to disclose information to the extent that the 
request for information is ‘manifestly unreasonable’. A request may be manifestly 
unreasonable if dealing with the request would create unreasonable costs or involve an 
unreasonable diversion of resources. 
 
Please refer to the link below which sets out the legislation in full: 
 
http://www.legislation.gov.uk/uksi/2004/3391/regulation/12/made 
 
All exceptions under the Regulations are subject to a Public Interest Test (PIT) which 
means that we need to consider whether “in all circumstances of the case, the public 
interest in maintaining the exception outweighs the public interest in disclosing the 
information”. We have weighed up the benefits to the public of releasing the 
information against the factors for not releasing it. We consider that the factors for 
not releasing the information outweigh those for disclosure. Please find below full 
details of our considerations: 
 
 
Public interest in disclosure 
 
•  Disclosure  of  information  would  provide  greater  transparency,  visibility  and
 
accountability of public bodies. 
 
 
Public interest in maintaining the exception 
 
•  We estimate that we would need to manually review records relating to 
  approximately 6,000 plots in order to identify whether these contained 
  information relevant to the request, and if they did, we would then have to 
  extract the information in order to respond to your request.  
 
•  Such an undertaking is a lengthy process which would require the diversion of 
  resources away from their usual business in order to comply with the request. 
  This would result in considerable cost to HS2 Ltd and be an inappropriate 
  diversion of resources. 
 
•  There is a strong public interest in ensuring that public funds are expended 
  proportionately, the diversion of resources and the cost to comply with this 
  request exceed that which is reasonable. 
 
 
 
 

 

Annex A - FOI-22-4587 
 
Conclusion 
 
The issues of transparency and accountability are noted. However, on balance it is 
considered that the public interest in providing the information is outweighed by the 
potential impact dealing with the request would have on the resources available to 
HS2 Ltd. 
 
There is a strong public interest in ensuring HS2 Ltd can secure the best value outcome 
for the taxpayer and that all resources are used appropriately. 
 
Therefore, it is considered that in this instance, at this time, to comply with this request 
for information would place a disproportionate burden on HS2 Ltd. I encourage you to 
work with HS2 Ltd to identify a relevant search that would not place a disproportionate 
burden on HS2 Ltd’s resources.