This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Access to PNC by ACPO Criminal Records Office'.


 
 
 
 
Project Approval & Initiation 
 
                 Financial Year 2006/07 
 
 
KEY PROJECT INFORMATION (for FS PU to complete) 
 
1. Project name  
 
 
DNA WORKSTREAM SUPPORT (ACRO) 
 
2. Force (s) 
3. Project Team 
4. Project Manager  
 
 
 
N/A 
ACPO CRIMINAL RECORDS 
GARY LINTON 
 
OFFICE (ACRO) 
 
 
5. Funding 
£177,145 (FY06/07) 
6. Funding  
N/A 
Revenue: 
 
Capital: 
 
 
 
7. Project Description 
Consist of 8 work streams: 
1.  Focused work to support those forces who are not maximising their opportunities to lawful y 
take DNA and fingerprints; 
Support Prime Ministers initiative 
Visit forces where required 
Maximising the benefits from Government investment into Forensics 
Expose problems and support forces and offer technical support where required 
Recommending interface (including NSPIS Custody) changes where appropriate. 
2.  Exploratory work to exchange fingerprints and DNA between EU Member States through 
the work of the UK Central Authority – Exchange of Criminal Records.  This supports the 
FIS work stream to maximise the opportunities to share DNA and fingerprints across 
Europe. Exploring Interpol’s i24 for DNA information exchange.   
3.  Volunteers 'consent' Issue including; 
Review of the work that has been conducted concerning volunteer procedures. 
Assess the evidential value of volunteers DNA samples 
Review the standard 'consent wording' provided with the DNA kits 
Highlight any difficulties around the issue of informed consent. 
Develop a policy on behalf of the Home Office to deal with requests for the removal of 
volunteer DNA profiles from the NDNAD. 
Consideration to the intel igence led screening process 
4.  Assist with the collation of new material for the DNA Best Practice Guide 3rd Edition.  Then 
undertake a structured review of the content, format and presentation of the Guide. 
5.  Research the issue of retaining, storing and using 2nd DNA samples in order to give a clear 
and considered view regarding the cases for and against retaining the second sample. 
6.  Develop a communication strategy and assist with the co-ordination of future DNA Liaison 
Panels once funding is secured. 
7.  Review of the NDNAD Subject Access Process and publication of finalised procedure on 
the Home Office website 
8.  Support FSPU handling Freedom of Information Requests & PQs 
 
 
I am satisfied this project: first column to be completed by FSPU Project Manager second 
YES 
YES 
Column for QA 
a) 
falls within FSPU’s terms of reference 
√ 
 
b) 
has realistic budget profiles (detailing reclaimable VAT) and provides VFM has active 
   √
 
 
ACPO support 
c) 
has realistic objectives and outputs  
   √
 
 
d) 
has assessed all possible risks 
   √
 
 
e) 
has appropriate evaluation plans 
   √
 
 
f) 
has appropriate project plans 
   √
 
 
g) 
has appropriate monitoring plans 
   √
 
 
h) 
has supporting evidence attached 
   √
 
 
 
 

 

 
 
Project manager: 
Name:            
G   
a  r  
y    
L  i  
n  t  
o   
n                                  
S i  
g  
n  
a t ure or 
 
Date: 
 
email received:                          
Approved by FSPU project manager: 
Name: 
 Lyn Fereday 
                   
S i  
g  
n  
a t  
u r  
e :     
 
Date: 
 
 
                                         
 
 
 
 
 
 
 
Head of Units comments: 
 
                                                                                                                                                                                       
PROJECT DETAILS  
 
8. Issue/problems that need addressing 
 
Inconsistency in force procedures around lawful y obtaining forensic samples.  Defining policy around Subject Access 
Procedure and retention of second DNA samples. 
 
 
 
 
9. Outline the broad approach (strategy) that you are using to address the issue(s) identified        
in Box 8. 
Focussed force visits where required.  Workshops with key stakeholders on volunteer processes, Subject Access Procedure 
and other areas where required. 
 
 
 
10. Description of this project and how it fits into the strategy above. 
ACRO’s contribution to FIS is an intrinsic part of their work.  ACRO are supporting CC Tony Lake and more broadly the work 
of the NDNADSB and DNA Ops Group. 
 
 
 
 
11. Outcomes expected 
 Relate these comments to what has been said in boxes 8 – 10 and to the evaluation on page 6  
Project visits – Report of findings identifying any best practice.  Publication of revised Subject Access Procedure and 
volunteer processes. 
 
 
 
 
12. Force Reorganisation and Links (e.g. partners, Other Government Departments…) 
How this project is coherently linked to/with activities of stakeholders/partners (e.g. Other Government 
Departments) and how it fits into force reorganisation. 
This is not a force initiative, but one to improve the management of forensic data national y.  The work links into other HO 
departments such as PLPU and PSU. 
 
 
 
 
 
 
13. For FSPU to complete 
What other H/O Units have involvement in this work. 
 
 
NONE 
 
 
14. Have they been contacted with regard to this work, have they reviewed this proposal, do 
they support it and what is their input or comments. 
 
 

 

 
 
N/A 
 
 
 
15. Proposed completion date and exit strategy See guidance for examples 
 
March 07.  Funding will be required for 07/08 
 
 
 
 
 
PROJECT FUNDING FOR THE 2005/06 FINANCIAL YEAR (and subsequent yrs if appropriate) 
IF NO FUNDING IS REQUIRED PLEASE GO TO SECTION 15  
16.   Proposed level of funding.   
      Please separate out the amount of VAT expected to be incurred (if applicable).   
 
 
17.   Please give details below of the breakdown of expenditure for current financial year 
2006/07:  
   
Break down of 
ANY COMMENTS  
No of 
Amount 
VAT Is VAT 
expenditure 
 
Days 
Revenue 
reclaimable or non 
Daily Rates £ 
What is the money to be 
£: 
reclaimable? 
spent on? 
If Yes amount must 
be completed below. 
VAT must be included in 
total amount See Guidance 
D/Supt ACRO Manager 
£514 
55 
£28270 
 
 
 
Deputy ACRO Manager 
£400 
6.5 
£ 2600 
 
 
Business Development 
£310 
162.5 
£50375 
 
Officer (Forensics) 
 
Business Development 
£310 
17.5 
£ 5425 
 
Officer (Criminal 
Records) 
 
Temporary SO2 grade 
£296 
164.5 
£48692 
 
(Forensics)  
 
Temporary SO2 grade 
£296 
74.5 
£22052 
 
(Forensics)  
 
Business Benefits Officer 
£296 
15 
£ 4440 
 
 
Office Manager 
£226 
32.5 
£ 7345 
 
 
Office Clerk 
£161 
16 
£ 2576 
 
 
Exceptional Case Advisor  £245 

£ 1960 
 
 
Central Authority 
£310 
11 
£ 3410 
 
Manager 
 
Revenue 
 
 
Total: 
 
£177,145 
 
 
Please note FSPU will only pay money directly to the ACRO – if consultants etc are to be 
used it is for the ACRO to arrange payment to outside organisations and deal with any 
procurement issues. 
 
Capital assets must be owned by the ACRO who must also be responsible for on-costs in 
 
 

 

 
future years. 
 
 
 
 

 

 
 
18. How will this money profile across into financial year 2006/07. 
 
 
Funding will be given via grant payment from FSPU (Home Office) 
 
 
 
19.   Provide details of any resources (e.g. staff/funding) being provided by the organisation 
 
 
Please see breakdown of expenditure above 
 
 
 
 
 
 
 
20.  Have you made (or intend to make)any  
YES 
NO 
other applications for funding for this project  
If yes please complete table below: 
 
 
 
 
No 
(a)  the Forensic Science and Pathology Unit 
       (b) any other part of the Home Office 
(c)  from any other Government Department 
       (d) other 
 
Name of Funder 
Date of application 
Amount applied for 
Status of application 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
PROJECT MONITORING AND EVALUATION 
 
21.   Identify key performance milestones (with indicative timescales)  
 
 
Milestone 
Timescale and date for completion 
1. (insert milestone) 
 
Please see above breakdown for number of days 
2. (insert milestone) 
 
 
3. (insert milestone) 
 
 
4. (insert milestone) 
 
 
5. (insert milestone) 
 
 
6. (insert milestone) 
 
 
7. (insert milestone) 
 
 
8. (insert milestone) 
 
 
9. (insert milestone) 
 
 
 
 

 

 
 
22. Risks 
 
Description 
Likelihood 
Impact 
Contingency Plans 
High, Med, Low 
High, Med, Low 
 
 
 
 
Forces introducing local policy 
Medium 
High 
Support forces realigning them to 
which conflicts with ACPO policy. 
current ACPO policy. 
 
 
 
 
Taking DNA & fingerprints lawfully – 
Medium 
Low 
Managed through Exceptional 
PND’s (w/o consent) and non 
Case Procedure. 
recordable offences. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
24.  
Staffing  
Commitment and description of activity –  
(please give details of personnel involved) 
Project Manager’s Responsibilities 
For example attend monthly management 
meetings– one day each month) 
 
 
Please see above – Detailed at Section 17. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

 
 
PROJECT EVALUATION STRATEGY 
Evaluation section must be completed for the project to be approved. 
25.    Please give details of how the project will be evaluated including: 
 
(a) by what date will the evaluation be completed: 
 
End February 2007 
 
b) who specifically will be completing the final evaluation: 
Please give contact details 
 
 
Lyn Fereday and Gary Linton 
 
(c) what type of evaluation is anticipated as being the most appropriate for the project  
 i.e. will it be an internal (FSPU/RDS/force) or external (consultants) evaluation: 
 
Internal  
 
 
(d) how much will the evaluation cost: 
if applicable the amount actually spent on the project and over what time period 
 
Nil 
 
 
(e) What the project actually did with the money e.g. what were the deliverables achieved,  
did the project meet its agreed milestones and what issues arose which affected the                                                
outcome(s)? 
 
Provided assistance to FSPU with regards to the FIS programme 
 
 
 
(f) are there any problems with sharing data with FSPU and any independent evaluators, e.g.                                      
data protection issues: 
 
No 
 
 
 
 
(g) quantitative and qualitative evidence that the project achieved any impact at all  
against its aims/objectives  
 
Production of a report 
 
 
 
(h) Outcomes, aims, lessons learnt and exit strategy. 
 
A report will be produced detailing any outcomes and lessons learned 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

 
 
COMMUNICATION AND MARKETING STRATEGY 
Communication and marketing section must be completed for the project to be approved. (if 
applicable) 
26.  Please give details of how the project will be marketed including: 
 
(d) When will the marketing process commence: 
 
Once procedures have been reviewed and agreed. 
 
(a) Please give details of the person in charge of marketing the project: 
 
 
Lyn Fereday 
 
 
(b) What plans are in place for marketing the project: 
Include plans for articles in publications, posters, leaflets 
 
N/A 
 
 
 
 
 
 
 
 
(c) How will the projected be communicated internally and externally: 
 
HO website and via ACPO Intranet/Force Business Heads where appropriate. 
 
 
(d) Where will information on Good Practice be stored?  Give location on the Corporate File 
Plan and how will the Good Practice be shared (with Home Office Units, Partners etc) 
 
DNA Best Practice Guide. 
 
 
(c) How will stakeholders be communicated to: 
 
HO website & Forensic Practitioner website where appropriate. 
 
 
 
(e)  how much will the marketing cost: 
(if applicable) 
 
 
N/A 
 
 
 
 
 

 

 
 
Contact Details 
 
27.  Project Manager:  
Name: 
Gary Linton 
 
Telephone: 
023 8045 09858 
 
Address: 
Kings Worthy Court, Court Road, Kings Worthy, 
 
Winchester, Hampshire SO23 7QA 
28.  Project Funds Manager: person responsible for monitoring project 
funds 
Name: 
Lyn Fereday 
 
Telephone: 
0207 035 3043 
 
Address: 
6th Floor Peel Building – 2 Marsham Street, London 
 
SW1P 4DF 
ACPO and Stakeholders 
29. An ACPO Officer must approve this project before it is submitted to FSPU if 
appropriate   
       please supply details below  
Name: 
A/DCC Adrian McAl ister 
 
30. Please supply details below of any other stakeholders involved in this Project 
      Details of further stakeholders can be added to the free text box on the back 
page. 
Name: 
Mike Prior 
 
Telephone: 
01216062982 
 
Address: 
Forensic Science Service Ltd 
Priory House 
Gooch St North 
Birmingham B5 6QQ 
Important: Please note: 
31. Please insert details below. 
Name: 
Bob Green 
 
Telephone: 
02070353162 
 
Address: 
The Home Office 
 
4th Floor Fry Building 
Post Point A 
2 Marsham Street 
London 
SW1P 4DF 
 
 

 

 
 
 
 
 
Completed project outline forms should be emailed:  
{project.manager}@homeoffice.gsi.gov.uk 
                                                                                           Please insert name 
 
If it is not possible to send electronical y: 
 
 
- send a hard copy to: 
 
 
 
 
[FSPU Project Manager] – Insert name 
Forensic Science and Pathology Unit 
 
 
 
 
 
Peel Building 
6TH  Floor 
2 Marsham Street 
London 
SW1P  
 
 
 
 
If you have any queries, please ring on: 
 
 
020 7035 XXXX Insert number 
 
 
Free Text Box: Further relevant information can be added here: 
 
 
 
 
 
 
10