This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Access to PNC by ACPO Criminal Records Office'.


 
 
 
ACPO Criminal Records Office 
 
 
Funding from PNC Charges 
 
 
 
 
 
 
 
Business Case 
 
 
 
 
 
Author: 
Det/Supt Gary Linton 
ACPO Criminal Records Office 
 
Version: 1.0 
 
Owner: 
A/DCC Adrian McAllister 
Dated: 30th October 2006 
 
 
Customer: 
CC Peter Neyroud 
 
 
Page 1 of 48 

Contents 

EXECUTIVE SUMMARY.......................................................................................................................................3 

INTRODUCTION.....................................................................................................................................................5 

BACKGROUND .......................................................................................................................................................7 

ACPO CRIMINAL RECORDS OFFICE ...............................................................................................................8 

GOVERNANCE......................................................................................................................................................11 

LOCATION .............................................................................................................................................................12 

FUNDING ................................................................................................................................................................13 
7.2 
ACRO ESTIMATED ANNUAL COSTS ..................................................................................................................14 

THE BUSINESS BENEFITS .................................................................................................................................15 
8.2 
MICROFICHE ......................................................................................................................................................15 
8.3 
SUBJECT ACCESS ...............................................................................................................................................15 
8.4 
EXCEPTIONAL CASE PROCEDURE.......................................................................................................................15 
8.5 
EXCHANGE OF CRIMINAL RECORDS WITHIN THE EU .........................................................................................15 
8.6 
FORENSIC INTEGRATION STRATEGY (FIS) .........................................................................................................16 
8.7 
DIRECT SAVINGS THROUGH SPEEDIER INVESTIGATIONS AND QUICKER APPEHENSION     OF OFFENDERS ..........17 
8.8 
EARLY ELIMINATION OF THE INNOCENT AND BETTER TREATMENT OF SUSPECTS .............................................18 
8.9 
GREATER VICTIM REASSURANCE ......................................................................................................................18 
8.10  AN ABILITY TO RESPOND TO LEGAL AND PARLIAMENTARY SCRUTINY.............................................................18 
8.11  IMPROVING SYSTEM EFFICIENCY AND CO-ORDINATION OF TECHNICAL CHANGES............................................19 
8.12  EXPERTISE TO NEGOTIATE WITH STAKEHOLDERS ON BEHALF OF ACPO AND GOVERNMENT............................19 
8.13  ABILITY TO DEAL WITH EMERGING ISSUES EFFECTIVELY AND REMOVE OBSTACLES TO PROGRESS .................19 

STAKEHOLDER SUPPORT AND THE STAKEHOLDER SURVEY ............................................................20 
10 
COMMUNICATIONS STRATEGY .................................................................................................................21 
10.1  24/7 SUPPORT AND WEBSITES............................................................................................................................21 
11 
BUSINESS AREAS .............................................................................................................................................22 
11.1  RETENTION GUIDELINES AND STEP MODEL.......................................................................................................22 
11.2  INFORMATION COMMISSIONER NEGOTIATIONS..................................................................................................22 
11.3  INFORMATION TRIBUNAL...................................................................................................................................23 
11.4  POLICE INFORMATION ACCESS PANEL (PIAP)...................................................................................................24 
11.5  VIOLENT AND SEX OFFENDER REGISTER (VISOR), DATA OWNERSHIP AND ACCESS COMMITTEE (DOAC) .....24 
11.6  EXCEPTIONAL CASE PROCEDURE FOR REMOVAL OF DNA, FINGERPRINTS AND PNC RECORDS........................25 
11.7  UKCA - FOR THE EXCHANGE OF CRIMINAL RECORDS (UKCA – ECR).............................................................26 
11.8  SUBJECT ACCESS ...............................................................................................................................................28 
11.9  BRC MICROFICHE..............................................................................................................................................29 
11.10 
BRC ACQUITTALS .........................................................................................................................................31 
11.11 
PARLIAMENTARY QUESTIONS AND DATA PROVISION ....................................................................................32 
11.12 
FORENSIC INTEGRATION STRATEGY (FIS) AND DNA OPERATIONS GROUP ...................................................32 
11.13 
MOPI AND IMPACT......................................................................................................................................34 
11.14 
CRB LINKS ....................................................................................................................................................34 
11.15 
NON-POLICE AGENCIES AND FOREIGN NATIONAL CRIMINALS ......................................................................35 
12 
APPENDICES .....................................................................................................................................................37 
12.1  APPENDIX 1 – SUMMARY OF STAKEHOLDER SURVEY RESULTS.........................................................................38 
12.2  APPENDIX 2 - PREDICTED PNC CHARGE INCREASES .........................................................................................43 
12.3  APPENDIX 3 – BUSINESS BENEFITS SUMMARY...................................................................................................46 
12.4  APPENDIX 4 - STANDARD QUESTIONNAIRE LETTER AND QUESTIONNAIRE ........................................................47 
 
 
Page 2 of 48 


EXECUTIVE SUMMARY  
1.1.1 
On 03 May 2006, ACPO Cabinet approved the creation of an ACPO Criminal 
Records Office (ACRO). It was agreed that initially it would be funded by contributions 
from police forces and the Home Office.  This is vital work, which has led to a 
significant increase in detections, in many cases against serious crime, which is 
documented in Section 8 of this detailed business case.  
1.1.2 
Currently, ACRO costs less than £0.5m per annum but is in need of more staff, a 
dedicated PNC Bureau and larger premises. Suitably sized premises will allow for 
bureau expansion, which will be required over the next two years, to cater for 
increased work in several business areas.  It will also prepare the ground for the 
transfer of some National Identification Service (NIS) functions, particularly the removal 
of the microfiche library. To do so provides a cost effective approach with a single 
initiative, concerning Subject Access, saving more in cashable terms than the cost of 
the ACRO provision to forces.   
1.1.3 
The business areas, which are covered by the work, achieve a number of vital 
components for policing, which fall into four broad categories: 
• 
Detection of crime by linking arrestees through biometrics to crime scenes  
• 
Protection of the public from dangerous offenders by greater PNC use 
• 
Significant savings by better record management  
• 
Greater public assurance through improved governance of records  
 
1.1.4 
ACRO is now in the process of constructing the appropriate capability to manage 
and resource the relevant work streams.  This includes; the implementation of the 
ACPO Retention Guidelines (which replaced the ACPO weeding Rules), maintaining 
links between records and biometric samples to maximise crime detections, the 
maintenance of an ‘Exceptional Case Procedure’ for Chief Officers dealing with 
retention issues, managing the UK Central Authority for the Exchange of Criminal 
Records (UKCA-ECR) across the European Union, resolving and rationalising millions 
of old microfiche records, and improving Subject Access arrangements.   
1.1.5 
A 1990 Home Affairs Committee Report recommended the provision of adequate 
funding to ensure that the whole of the microfiche library be transferred on to the PNC 
by the end of 1994 at the latest, but that has not yet happened.  ACRO who have now 
examined this area are able to evidence, following a survey of all forces in England & 
Wales, that the Microfiche Library does not require the significant costs of staffing 24 
hours a day. The savings this generates will pay for the digitisation of the library onto 
the PNC. The ACRO proposal is to take ownership of the library and manage that 
process over a three to five year period. 
1.1.6 
Overall, ACRO enables ACPO to move from a position of ‘event driven’ initiatives in 
relation to record management to a forward thinking problem solving approach. This is 
a separate and distinct requirement, which is not catered for by the IMPACT and MoPI 
work or plans to create a Police National Database.  
1.1.7 
The access to PNC data by non-police users, which has been influenced by an 
Information Tribunal and ongoing demands from the Information Commissioner, has 
wide implications for the police service.  To get the balance right and ensure efficient 
working between agencies ACRO are working with more than 40 non-police 
organisations to build a better arrangement.  Some of these agencies such as the IND 
and Prison Service are significant stakeholders, where implications exist in relation to 
Foreign National Prisoners.  The opportunities for improving public safety and further 
 
Page 3 of 48 

crime detections are already well known in these areas. 
1.1.8 
ACRO also ensure that efficiencies on a national scale are achieved in respect of 
DNA sampling and have recently been tasked by the Prime Minister’s Office to do 
further work in this area through Forensic Science and Pathology Unit. 
1.1.9 
The Police of England & Wales now sample and record details of all persons who 
have come into police custody for a recordable offence.  This has huge implications for 
Human Rights issues, Subject Access arrangements, VISA applications and 
Employment Vetting.  ACRO are working closely in these areas to ascertain the many 
benefits this approach now brings to policing, protecting the public and apprehending 
dangerous criminals.  It can only do so by ensuring that it has the appropriate 
resources to meet the demands over the next five years.   
1.1.10 
It is sensible to fund this work from the revenue generated by the very data it 
currently manages.  This revenue forms part of the PNC charge, which is attributed to 
police forces and all non-police users of the PNC.  
1.1.11 
There are a significant number of non-police users of PNC, all of whom pay a levy 
for access, as do police forces. The ACPO lead for PNC, DCC John Feavyour, has 
written to the Director of Finance at PITO requesting that £1.5m be included in this 
budget area to fund the future ACRO requirement on an annual basis from April 2007. 
This equates to a 5% increase of the PNC charge to forces and an increased levy to 
non-police users.  It is acknowledged that other demands are also being placed upon 
this charge which lifts the police increase for 2007 to 23%.  Whilst some of these areas 
are essential, others may be viewed as less than essential.  The work of ACRO 
however should be seen as forming part of the essential category. 
1.1.12 
This action has been agreed in principle by PITO and the Home Office and has the 
support of the ACPO President and several ACPO leads in the relevant business 
areas.   
1.1.13 
The Home Office is also in the process of implementing a plan to close the National 
Identification Service (the current holders of the microfiche library) during 2007. Once 
complete, they want to transfer remaining business areas over to ACRO together with 
a budget of around £2m plus a further £2m in respect of Subject Access if that work is 
also undertaken. This will help fund the additional transferred work but does not 
remove the requirement for the £1.5m funding from PNC charges. 
1.1.14 
Few can believe the effectiveness and achievements of the small ACRO office until 
they see the evidence.  ACRO have put in place a system and business processes in 
months, where others have previously taken years.  A recent example is the UK 
Central Authority for the Exchange of Criminal Convictions across Europe.  Once again 
this has now highlighted and filled the significant gap that existed concerning our 
knowledge of serious and dangerous offenders residing in the UK.  The significant 
value ACRO brings to several ACPO portfolios is evident from an extract of a 
stakeholder survey relating to the work at Appendix 1. 
1.1.15 
In summary ACRO manages several vital business areas for ACPO linked to 
criminal records. The work now needs to be firmly established as a central ACPO 
police structure, which Hampshire Constabulary are happy to support in their force 
area, once the funding is secured.  The revenue generated by the data use is the 
preferred way to find the necessary funds which would then see an effective 
development of several linked areas of business. 
 
Page 4 of 48 


INTRODUCTION 
2.1.1 
ACRO is now in the process of constructing the appropriate capability to manage 
and resource the relevant work streams, which include;  
• 
implementation of the ACPO Retention Guidelines (which replaced the 
ACPO weeding Rules),  
• 
negotiating and facilitating PNC access arrangements with a large number of 
non-police agencies 
• 
maintaining links between records and biometric samples to maximise crime 
detections  
• 
maintenance of an ‘Exceptional Case Procedure’ for Chief Officers dealing 
with retention issues  
• 
exchange of convictions across the European Union  
• 
management and rationalisation of millions of old microfiche records  
• 
improving Subject Access arrangements   
2.1.2 
These are just a few examples and the capability will need to cater for future 
expansion and perhaps accommodate the national microfiche library. 
2.1.3 
ACPO needs to be able to demonstrate a robust and rigorous approach to the 
management of its data, particularly that held on PNC.  ACRO will enable the careful 
management of police data; minimise the risk of misuse by non-police users; offer 
greater transparency and secure public confidence.  This is evidenced in each of the 
business areas of the report and in more detail in Section 8. 
2.1.4 
There are a significant number of non-police users of PNC, all of whom pay a fee 
per check. Police users all pay a levy for unlimited access, determined by the size of 
the police force.  The ACPO lead for PNC has written to the Director of Finance at 
PITO requesting that £1.5m be included in this budget area to fund ACRO. This action 
has been agreed in principle by PITO and the Home Office.    
2.1.5 
The Home Office is in the process of implementing a plan to review the National 
Identification Service (NIS) during 2007 removing significant amounts of business and 
freeing up physical space.  Once complete, they want to transfer remaining business 
areas to ACRO together with a budget of around £2m plus a further £2m in respect of 
Subject Access if that work is also undertaken.  
2.1.6 
Initially, the ACRO staffing requirement is likely to be in the order of 35 to 50 
employees rising to about 100 over a three to five year period. Suitable premises are 
required to allow for such expansion, and in line with the Gershon Review1 it is 
recommended that the ACRO office is located outside of London.   
2.1.7 
The early work prior to the creation of ACRO is already well known for its strong 
links to Hampshire Constabulary who are happy to continue to host ACRO against 
secured funding.  Geographically this has proved to be an ideal location which is 
sufficiently close to key London offices, close to national transport infrastructure and 
benefits from reduced costs. 
2.1.8 
The formation of ACRO provides a full time effective resource that can support the 
police service across a range of issues linked to criminal records.  The issues are 
numerous, as reflected in the content of this paper and importantly, in terms of policing, 
need linking in a coherent way to maximise policing benefits including crime detections 
and increased public safety. 
                                                            
1 Independent Review of Public Sector Efficiency - Releasing resources to the front line 
 
Page 5 of 48 

2.1.9 
The focus of the work is about functional aspects of criminal records and not about 
managing police intelligence.  A wide interpretation of criminal records however is 
important and should include DNA and fingerprint information in this context.  The 
overlap with intelligence management is also significant and this business case 
acknowledges the need for ACRO to engage with IMPACT and Bichard proposals.  In 
this area ACRO are providing support to the implementation team tasked with 
supporting the Review, Retention and Disposal section of MoPI. 
2.1.10 
Ultimately, the work of ACRO involves focusing upon the operational use of criminal 
records to maximise crime detections, improve National Security and increase public 
protection and confidence in the police service.  Identifying business benefits has also 
remained a core aspect of the work for a number of reasons.  Clear evidence of the 
tangible benefits has encouraged police service engagement with new legislation, such 
as the Criminal Justice and Police Act 2001 and the Criminal Justice Act 2003.  It has 
also helped others, including the Courts and Parliament, to consider the balancing 
exercise, which exists between the operational law enforcement requirement and 
associated Data Protection and Human Rights considerations linked to personal data.   
2.1.11 
The team have set extremely high standards both in terms of service and delivery. 
This reputation has been reflected in a stakeholder survey that included a wide array of 
partner organisations, as well as all police forces in England, Wales, Scotland and 
Northern Ireland. 
 
Page 6 of 48 


BACKGROUND 
3.1.1 
The DNA and Fingerprint Retention Project was established to devise a system that 
enables the retention of DNA profiles and fingerprints in accordance with PACE as 
amended by the Criminal Justice and Police Act 2001. Once established, it was also 
recognised that there was a need to have a team committed to oversee the 
implementation of Sections 9 and 10 of the Criminal Justice Act 2003 (CJA). The 
project was fully funded by the Home Office, and operated under the ACPO badge. 
3.1.2 
One of the Deliverables identified within the original Project Initiation Document was 
to produce a “State of the Nation” report, setting out how forces were structured to 
cope with the impending legislation. The CJA enabled police forces to take and retain 
fingerprints and DNA samples from all persons arrested for a recordable offence and 
detained at a police station. Those persons where No Further Action is taken, pre 
charge, are known as ‘CJ Arrestees’. 
3.1.3 
One of the main aims was to determine the number of additional persons who would 
be processed nationally. To achieve this it was necessary to ascertain the number of 
persons arrested in each force area, the numbers judicially processed, and therefore 
establish the numbers who were the subject of No Further Action. This gave a clear 
indication as to the extra requirement being imposed on each force by the CJA. 
3.1.4 
Each of the 43 forces within England and Wales were visited. This led to an 
appreciation of the systems in place for custody processing, and any plans for 
responding to the requirement to sample ‘CJ Arrestees’. 
3.1.5 
Opportunities were recognised to identify best practice across the country, and as 
the knowledge of the project officers grew, they were able to impart that knowledge to 
forces. In addition the project officers identified problems surrounding the ability of 
PITO to carry out the necessary technical changes to PNC, and the limitations of the 
NSPIS Custody system. It became apparent that these were the greatest concerns to 
forces who would find difficulty in coping with the requirements of the CJA, and would 
cause delays in implementation. 
3.1.6 
Whilst this work was ongoing issues began to emerge which created the necessity 
for more areas of work to be addressed. There were significant problems with the high 
numbers of Requests For Change to PNC having been submitted but not yet 
addressed. There were issues over the late arrival of NSPIS Custody and its inability to 
fully meet the requirements of the CJA.   
 
Page 7 of 48 


ACPO CRIMINAL RECORDS OFFICE 
4.1.1 
The effective management of criminal records and ensuring the processes are 
transparent, well governed and instill public confidence is the key driver for a central 
police operational resource underpinning the relevant business areas.  Historically, the 
police service has not engaged with this area as well as it might and as a consequence 
it has been fertile ground to make some really positive changes for the benefit of 
policing. 
4.1.2 
ACRO is also about creating opportunities, which are far more likely to arise when 
approached from an overarching business perspective.  Several examples are 
discussed in detail in this report, where the concept ensures such changes remain 
linked to operational benefits. ACRO work streams benefit from the resources, 
structures and methodology of the successful DNA and Fingerprint Retention Project 
which includes; 
• 
Communication Strategy 
• 
Business expertise 
• 
Knowledge library 
• 
Problem solving methodology 
• 
Links with HMIC and PSU 
• 
Strong stakeholder buy-in. (Police and non-police) 
4.1.3 
Whilst those charged with providing the technical solutions have undertaken sterling 
work in relation to providing IT platforms, the operational requirements have not always 
enjoyed a high priority.  This has resulted in large gaps relating to the management of 
such records in some areas, examples include; 
• 
Missed crime detection opportunities (~32,000 load failures) 
• 
Unresolved microfiche library of over 5 Million records 
• 
A rise in public complaints (IC Figures / survey) 
• 
Inefficient business processes (Subject Access) 
• 
Missed savings opportunities (Multiple sampling) 
• 
Poor linking to forensic samples (As above) 
• 
Poor data sharing agreements (HMP, IND) 
• 
Mismatch between legislation and systems (RFC Process) 
4.1.4 
In terms of productivity and cost savings, tackling and resolving such issues is 
highly beneficial and is discussed in more detail at Section 8 of this report. 
4.1.5 
The ACRO methodology to achieve this seeks to expand the existing resource and 
in doing so build the capacity to effectively deal with related issues, which will attract 
further substantial savings and improved crime detection. It will also enable the police 
to be much better placed to link with key partners such as the Immigration and Prison 
Services with obvious operational benefits for all services including better identification 
of serious offenders.  
4.1.6 
The structure to achieve this takes part of the existing model and then supports that 
with a dedicated PNC Bureau.  The Bureau, which is designed to expand to meet 
business needs relating to greater partner engagement, with IND for example, will also 
provide a general resource for certain aspects of NIS work that may be transferred 
across to ACRO in 2007.  
4.1.7 
The concept of ACRO is to provide a resource which deals with relevant issues 
through the use of Business Development Officers (BDO), sitting within a local 
management and administrative framework all underpinned with its own PNC Bureau 
 
Page 8 of 48 

and strong links to relevant stakeholders.  The Governance is provided by a suitably 
chaired ACPO Board. 
4.1.8 
Typically, the BDO role involves the management of key work streams, which 
require a broad and deep understanding of operational police requirements together 
with the ability to engage with senior stakeholders, whilst managing successful 
outcomes. 
4.1.9 
Current examples include working with all the non-police agencies to secure 
appropriate business arrangements for access to PNC data, drafting and introducing 
the new Retention Guidelines for PNC data, securing, by working with PITO, the 
technical changes and the creation and management of a Police Information Access 
Panel (PIAP).  
4.1.10 
It also includes introducing new business processes to make more effective use of 
DNA records, in the context of police investigations.  These are just some of a range of 
work streams, which can be effectively undertaken by this methodology, which relies 
upon robust links to the relevant ACPO portfolio holders. 
4.1.11 
Additional roles are then added, which cater for relevant analytical and statistical 
gathering work, that supports the data gathering requirements to inform business 
development and satisfy Parliamentary scrutiny. Other roles deal with bespoke areas 
such as the Exceptional Case Procedure for the removal of DNA, fingerprints and 
associated PNC records.  
4.1.12 
An office is included to manage the UK Central Authority for the Exchange of 
Criminal Records (UKCA-ECR), which has dedicated management and a small team of 
staff.  This office would also make considerable use of the dedicated PNC Bureau. 
4.1.13 
One of the real benefits of the model is that it provides a focal point that draws on 
policing resources across the UK. For example in relation to the EU exchange work, 
strong links have been formed with Interpol and with the International Law Enforcement 
Fingerprint Bureau based at NSY for the exchange of fingerprints. 
4.1.14 
Developing the exchange of DNA across the EU also forms part of the work which is 
managed by the DNA Operations Group.  The Forensic Science and Pathology Unit 
also task ACPO in this area. 
4.1.15 
In relation to the PNC changes, ACRO perform a key role with the ACPO P4G.  The 
same is true in relation to forensic samples and the ACPO chaired Forensic Science 
Committee as well as the DNA Operations Group for which ACRO provide the 
secretarial function. 
4.1.16 
As a note of caution it would be erroneous to assume that the IMPACT work and the 
aspirations towards a Police National Database (PND) by 2010 will deal with these 
issues. It will be important that this work advises the development of the PND and 
ACRO have already made significant contributions to areas of MoPI. This is a further 
important benefit to having ACRO in place which is discussed in more detail in Section 
11.13 of this report.  
 
Page 9 of 48 

4.1.17 
 
 
ACPO CRIMINAL RECORDS OFFICE 
 
Governance 
ACRO Board – Chaired by A/DCC Adrian McAllister 
 
Membership includes: 
 
 
 
• 
Police Service Practitioners including 
• 
Her Majesty’s Inspectorate of 
Scotland and Northern Ireland 
Constabulary (HMIC) 
• 
HO National DNA Database Custodian 
• 
Police Standards Unit (PSU) 
• 
Home Office Police Information 
• 
Police Information Technology 
Communication and Technology Unit 
Organisation (PITO) 
• 
Business Practitioners 
• 
HO National DNA Database Custodian 
• 
IDENT 1 
• 
National Identification Service(NIS) 
• 
Forensic Science and Pathology Unit 
• 
Criminal Records Bureau (CRB) 
(FSPU) 
 
 
 
 
Office 
ACRO 
Structure 
Manager 
 
 
 
Not yet  
 
in place 
 
Deputy 
 
Manager 
 
 
Business 
Business 
Business 
 
 
 
UKCA – ECR 
Development 
Development 
Benefits 
Exceptional 
Office 
Bureau 
Manager 
Officer 
Officer 
Officer 
Case Advisor 
Manager 
Manager 
 
 
 
 
EU 
PNC Operator 
Office Clerk 
Bureau x  
Conviction 
12 / 15 staff 
Co-ordinator 
 
 
 
 
 
Stakeholder 
• 
Police Forces of England/Wales/Scotland and 
• 
National DNA Database Custodian 
Engagement 
PSNI 
• 
IDENT1  
• 
Home Office departments including FSPU, 
• 
Data Protection Officers 
PLPU, PICTU, PSU, HMIC 
• 
FOI Group 
• 
ICO 
  
 
 
• 
ACPO Portfolios Forensics / Records / 
• 
Force Disclosure Units 
Data Protection / Disclosure / PNC / 
• 
UK Scientific Support Managers 
IMPACT / MoPI / and associated sub 
• 
Professional Standards Units 
committees for Fingerprints / DNA 
• 
CRB 
• 
All non-police PNC users including 
DfES, IND, HMPS 
 
 
 
 
Page 10 of 48 


GOVERNANCE 
5.1.1 
The concept of ACRO needs to ensure that appropriate and robust governance 
arrangements are in place.  ACRO support the work of the ACPO portfolio holders for 
Records and Disclosure, PNC, Data Protection and Forensic Science.   
5.1.2 
One of the obvious benefits, which emerged from the earlier project work, is the 
linking of what were previously separate business areas.  One example would be the 
relationship between criminal record management and forensic sampling. 
5.1.3 
The previous governance arrangements relating to what has now become a core 
aspect of the ACRO work reflect the overarching requirements.  A Board has been 
created, currently chaired by the holder of the ACPO Recording and Disclosure of 
Convictions Portfolio. Membership of the board has been made up of representatives 
of forensic practitioners, from the police, the Home Office, PITO, PSU, HMIC and 
police representatives from PSNI and SCRO.  It has also provided a forum where other 
interested stakeholders such as the CRB could engage. 
5.1.4 
A number of other governance structures have also been able to influence the work 
and include for example, the DNA Operations Group, the Forensic Science Committee, 
the National Fingerprint Board, ACPO P4G and the Data Protection portfolio. 
5.1.5 
The creation of ACRO has provided an opportunity to review the governance 
arrangements and ACPO stakeholders are keen to continue with the current model, 
whilst making suitable adjustments to the membership of the board.   
5.1.6 
Some areas of ACRO business, such as the UKCA for the Exchange of Criminal 
Records work and aspects of the forensic work have existing and separate funding 
streams. In acknowledgement of this current arrangement such stakeholders are able 
to ensure that their interests are secured through the governance board. 
 
Page 11 of 48 


LOCATION 
6.1.1 
It is important that ACRO is well situated to deliver on the services it will provide.  Sir 
Peter Gershon’s Independent Review of Public Sector Efficiency - Releasing resources 
to the front line, identified that moving posts away from London can deliver efficiency 
gains through lower property costs, reduced staff turnover and more effective service 
delivery. 
6.1.2 
This approach is also supported by Sir Michael Lyons’ Independent Review of 
Public Sector Relocation - Shaping the Pattern of Government Services. The report 
makes the case for sharper incentives to encourage departments to seek the benefits 
of locations out of London.  This is exemplified by the Government’s urgency to 
relocate 20,000 posts away from London by 2010. 
6.1.3 
ACPO acknowledge that for practical reasons it is sensible to link national resources 
into existing police force infrastructures.  The force is then able to provide support for 
administration of finance, staff, premises, IT and development against an agreed 
funding arrangement.   
6.1.4 
ACRO are currently hosted by Hampshire Constabulary, and negotiations are 
ongoing with ACPO and Hampshire Police Authority to formally agree this arrangement 
on a permanent footing.   
6.1.5 
By continuing to locate ACRO in Hampshire, the needs to deliver efficiency gains 
are satisfied. At the same time its proximity to London allows easy travel connections 
to attend meetings at HO, ACPO, PITO etc. Often the journey time is less than for 
those who live and work in London.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Page 12 of 48 


FUNDING 
7.1.1 
Currently, ACRO costs less than £0.5m per annum but is in need of more staff, a 
dedicated PNC Bureau and larger premises.  A suitably sized premises will allow for 
bureau expansion, which will be required over the next two years, to cater for 
increased work in several business areas.  It will also prepare the ground for the 
transfer of some NIS functions and particularly the removal of the microfiche library. 
7.1.2 
The establishment of ACRO, sufficiently resourced to deal with the issues contained 
within this report will cost £1.5m per annum.  A breakdown of these costs is shown 
below. 
7.1.3 
The ACPO Portfolio Leads for Records and Disclosure, PNC, Data Protection and 
Forensic Science believe that it is appropriate to fund ACRO by increasing the PNC 
levy for police forces and the transaction fee paid by the significant number of non-
police users who access PNC.  The predicted PNC charge increases including the 
£1.5m ACRO requirement can be found at Appendix 2 and are broken down by 
organisation. 
7.1.4 
DCC John Feavyour (PNC Portfolio) has written to the Director of Finance at PITO, 
requesting that funds be made available from the income generated by these charges, 
to support ACRO on an annual basis from April 2007. 
7.1.5 
This report refers to previous project work that provided much of the impetus to 
create ACRO.  Funding to date has been by the Forensic Science and Pathology Unit 
(FSPU) via the DNA Expansion Programme. Such is the volume of ACRO work related 
to that area of business, FSPU have continued to inject funds in support of relevant 
work streams.   
7.1.6 
It will be necessary to scale up the work by providing a central PNC bureau 
underpinning the various business areas covered by ACRO. To do so provides a cost 
effective approach, with a single initiative concerning Subject Access, saving more in 
cashable terms than the cost of the provision to forces. It is sensible to fund this work 
from the revenue generated by the very data it currently manages. This revenue forms 
part of the PNC charge, which is attributed to police forces and non-police users of 
PNC. 
7.1.7 
A separate, albeit small funding stream is also provided in respect of the UKCA 
work which has enabled the establishment of the office.  This funding is provided by 
the HO via the PLPU.  This will need to increase to meet the business needs during 
2007/08 and will be subject to a separate business case. 
 
Page 13 of 48 

7.2 
ACRO Estimated Annual Costs 
 
Premises 
 
 
 
• 
Capacity 
 
• 
Location 
£300,000 
• 
Lease arrangements 
 
• 
Under-writing risks and future-proof arrangements 
 
 
Security & Facilities 
 
 
 
• 
Facilities Manager 
£350,000 
• 
Office Security 
 
• 
Specialist storage 
 
 
 
Staff 
 
 
 
• 
ACRO & UKCA 
£600,000 
• 
Existing team 11 + Bureau 13 + 1 (25) 
 
Equipment 
  
 
 
• 
Workstation  
 
25k (75k / 3yr) 
 
• 
General equipment  
10k (30k / 3yr) 
£55,000 
• 
Admin/phones etc 
20k 
 
Business Costs 
 
 
 
• 
Travel                                                        25k 
 
• 
Expenses 
  
                        20k 
 
• 
Overtime   
 
                        30k 
 
• 
PNC Costs 
  
                        (not paying) 
£195,000 
• 
Other IT licences 
  5k 
• 
Development work 
75k  
• 
Contingency 
15k 
• 
Recruitment/Training 
10k 
• 
Miscellaneous 
10k 
 
 
TOTAL 
£1,500,000 
 
 
Potential new business 
 
 
 
Microfiche 
 
With funding 
• 
Room for storage 
• 
Room for scanning  
 
Subject Access 
 
With £2m Revenue 
• 
Option to increase costs 
• 
Manage centrally and possibly return a post to each force 
• 
Option to include NDNAD 
 
 
Page 14 of 48 


THE BUSINESS BENEFITS 
8.1.1 
ACRO will deliver significant business benefits to the police service.  These include 
cashable savings in respect of the microfiche library and Subject Access process and 
operational benefits in relation to the Exceptional Case Procedure, the UK Central 
Authority for the Exchange of Criminal Records and Forensic Integration Strategy.  
There are also a number of additional efficiency gains which are detailed below. 
8.2 
Microfiche 
8.2.1 
In support of a Home Office review of the NIS, ACRO have been invited to develop 
a radical new approach to rationalise the historic records held on microfiche at New 
Scotland Yard.  Supported by the police forces of England and Wales, ACRO have the 
opportunity to save £millions by reducing routine access to the microfiche library from 
the existing 24/7 arrangement to an office hours service.  With the savings, there is 
also the potential to better manage the storage, maintenance and disclosure of the 
historic records. 
8.3 
Subject Access 
8.3.1 
ACRO recognise that there is the potential to reduce the costs incurred by each 
police force if the current Subject Access process is refined and a centralised web 
based approach developed.  Alternatively, the Subject Access fee could be significantly 
reduced which would enjoy support from the Information Commissioner who holds the 
belief that the process should be offered with no charge. 
8.4 
Exceptional Case Procedure 
8.4.1 
The Exceptional Case Procedure has significantly improved the national 
consistency of decision making in respect of police records.  The Exceptional Case 
Advisor has become the national expert in this field and continues to reassure the 
public that appropriate safeguards are in place and minimises the likelihood of litigation 
against the police service. 
8.5 
Exchange of Criminal Records within the EU 
8.5.1 
ACPO successfully bid to become the UK Central Authority for the Exchange of 
Criminal Records (UKCA-ECR) between EU member states. Now an integral part of 
ACRO, the work has already identified significant benefits to both national and 
international policing.  These include; 
•  The exchange of criminal records will enable patterns of criminality to be 
more readily identified, facilitating the appropriate operational response. 
People smuggling, international paedophilia, drug trafficking, as well as 
terrorist related offences are crimes which are trans-national by nature.   
•  Courts will be able to take account of a convicted person’s complete offending 
history when considering sentencing.  
•  Having a dedicated Central Authority within the UK has already ensured 
greater accuracy in the creation and updating of records.  The unit is also 
able to ensure consistency in identification of the offender by encouraging the 
exchange of fingerprints, (and perhaps later DNA), to prove identity.  
•  There will be an increased opportunity to identify wanted persons, both in the 
UK and those subject of a European Arrest Warrant.  This will lead to the 
 
Page 15 of 48 

apprehension of offenders denying them the opportunity to commit further, 
often serious crime. 
•  The ability to identify offenders and emerging offending patterns, such as 
Fourniret2 who commit serious crime in one country and who later move to, 
and continue to commit crime in another country.  
•  The timely creation of full and accurate conviction information on PNC and 
other national databases, such as ViSOR, in support of policing purposes.    
•  When investigating Terrorism and Organised Crime the police can make 
greater use of intelligence markers to trace and monitor suspects. 
•  Employment disclosure will be more effective due to the increase in numbers 
of records being added or updated on PNC. 
•  Strategies to create full and accurate records of offending will support the 
CJIT exchange development programme. 
• 
Data Sharing Across Government for the purposes of National Security 
Vetting 
8.6 
Forensic Integration Strategy (FIS) 
 
“As a policy maker and not a police officer it has on many occasions been very 
helpful to have the advice of the police, in terms of practices and procedures on the 
ground.” 
Home Office Forensic Science ad Pathology Unit  
 
8.6.1 
The Forensic Integration Strategy delivers a number of operational benefits which 
have been identified by ACRO.  These include increased crime detections, direct police 
savings through speedier investigations and greater victim reassurance. 
8.6.2 
The Criminal Justice Act 2003 creates an environment where the police have the 
ability to record all arrest events for recordable offences on PNC.  This enables 
offenders, such as Ian Huntley, to be linked to outstanding crimes through the arrest 
process and patterns of suspected offending to be identified nationally on the PNC.  
8.6.3 
Taking fingerprints and DNA from persons on arrest for a recordable offence has 
expanded the population of both IDENT1 and NDNAD, significantly increasing the 
opportunity of matching a crime scene in a speculative search.  
8.6.4 
Since the introduction of the legislation in April 2004, DNA profiles in respect of over 
124,000 people have been added to the NDNAD.  More than 2,000 of these persons 
have been linked to over 3,000 crime scenes.  These crimes include 37 murders, 16 
attempted murders, and 90 rapes (ACRO, January 2006).  The Home Office estimate 
that the introduction of biometric ID cards will bring similar benefits, increasing the 
detection of serious crimes by comparing the fingerprints of all outstanding crime 
marks held on IDENT1 against fingerprints taken from all citizens.   
8.6.5 
Home Office statistics identify that the peak age of known offending is 17 for males 
and 15 for females3.  Over 24,000 under 18s have been arrested, DNA sampled and 
added to NDNAD where their DNA has not previously been taken (ACRO, January 
2006).  The police need to ensure that they retain sufficient information about young 
                                                            
2 Michel FOURNIRET, 63 was arrested for the murder of six French and 1 Belgian girl by Belgian police in 2003.  Previously he 
had been sentenced for seven years imprisonment for rape and indecent assault on minors in France.  It is thought that he may 
have murdered up to 40 victims. 
3 Home Office Statistical Bulletin Criminal Statistics 2004, 19/05, RDS Office for Criminal Justice Reform, November 2005. 
 
Page 16 of 48 

persons from whom DNA has been taken, in recognition that that age group constitutes 
the most prolific offending category.   
8.7 
Direct Savings through Speedier Investigations and Quicker Appehension     
of Offenders 
8.7.1 
The cost benefits associated with improved efficiency requires an understanding of 
costs associated with police activity.  By drawing upon existing Home Office and ACRO 
research, the potential financial benefits of introducing the legislation can be identified.  
In addition, there are the unequivocal savings for potential victims of crime. 
8.7.2 
The average cost to a police force in relation to one burglary dwelling investigation 
has been calculated at £240.  This relates, merely to police activity4.  Further costs to 
the Criminal Justice System amounts to a cost of £2,300 per incident. On an annual 
and national scale, this adds up to a cost of £3.36m for police investigation, and a total 
cost of £2.27b to the government. Any reduction in burglary therefore has the potential 
to make significant savings.  The same is true across a range of crimes. 
8.7.3 
Home Office statistics suggest that the average cost of a homicide investigation is 
£11,000 relating solely to police activity. The total cost per incident, which takes into 
account costs of Prosecution, Court costs, Jury Service, Legal Aid, and the Prison 
Service as examples, boosts this figure to a total cost of £1.1m per incident. On an 
annual basis, the total costs incurred by all incidents of homicide are set at an average 
£12.1m for police investigation, and a total figure of £1.2b for the government. 
8.7.4 
The following illustrates how DNA enabled the quicker apprehension of a dangerous 
offender and directly reduced police activity and costs.  
 
 
£145,000 Saving in one Rape Enquiry 
 
A “Stranger” rape occurred in the South of England but there was little information in relation to 
the offender. Investigators suspected he came from Southampton and as there were no other 
reasonable lines of enquiry, decided to carry out DNA intelligence screen in that area, a DNA 
profile having been obtained in relation to the suspect. 
 
Prior to this, a male had been arrested for an assault on his partner and his DNA and 
fingerprints were taken.  He was released without charge once it became clear that she did not 
want to pursue a prosecution. 
 
The DNA profile in respect of the arrestee was loaded to the NDNA and matched to the profile 
in the rape case. This revealed that the suspect did not live in the Southampton area.   The 
planned intelligence screen would not therefore have identified the suspect.    
 
A similar case in Portsmouth, which also involved a DNA intelligence screen accrued costs of 
around £145,000, before the suspect was identified due to the suspects DNA not being in the 
system. It is reasonable to assume that had the suspect in the Southampton case not been in 
the system similar expenditure could have taken place. 
 
Cases such as these clearly illustrate the potential savings, which can be realised, particularly 
in serious and expensive enquiries, if the business processes are working effectively. 
 
                                                            
4 Home Office Research Study 217, ‘The Economic and Social Costs of Crime’, 2000, Sam Brand and Richard Price, Research 
and Development Directorate. 
 
 
Page 17 of 48 

8.8 
Early Elimination of the Innocent and Better Treatment of Suspects 
8.8.1 
The case below shows that the retention of samples enables the police to quickly 
and confidently eliminate suspects saving police costs, protecting the rights of the 
innocent improving the public perception of the police service. 
          
              £40,000 Saving from early elimination of suspects 
 
Significant savings are realised by DNA and fingerprint sampling persons that have been 
arrested for a recordable offence and detained at a police station.   
 
A DNA profile of a rapist was obtained from a semen sample and loaded to the National DNA 
Database.   
 
Two suspects were arrested for the rape but their DNA did not match that from the rape and 
both were eliminated immediately.  This brought significant financial benefits to the police and 
personal benefits to the individuals concerned.  It also avoided lengthy detention in police cells 
of up to 36 hours or even further remands in custody of innocent individuals. 
 
The police avoided unnecessary interviews, ID parades, medical examinations and Court 
appearances.  It is estimated that, this activity would have cost around £40,000 of police time. 
Additionally there would be a saving from unnecessary work carried out by a series of Criminal 
Justice staff and other professionals such as Doctors, by this improved efficiency. 
 
The police in this case were able to remain focused on catching the perpetrator rather than be 
distracted with unproductive lines of enquiry. 
 
8.9 
Greater Victim Reassurance 
8.9.1 
The family of the murdered school girl Caroline Dickinson have often expressed 
their dismay over the lengthy detention of the wrong suspect by French police until 
DNA sampling resolved the issue.   The benefit of getting this area right provides for 
much better victim reassurance as well as better treatment of suspects, particularly the 
innocent. 
8.10 
An Ability to Respond to Legal and Parliamentary Scrutiny 
“In responding to questions in Parliament or in dealing with judicial cases the 
information and statistics provided by the team have been extremely valuable and 
Ministers have in particular been very grateful for the evidence provided to support 
the justification for the extension of police powers to take and retain DNA and 
fingerprints” 
 
Mr Eric Downham, Forensic Science & Pathology Unit, Home Office 
 
8.10.1 
Business benefits can be used to defend legal and ethical challenges and inform the 
future development of legislation.  For example, the benefits relating to the Criminal 
Justice & Police Act 2001 were used during the 2004 S & Marper Case decided in the 
House of Lords.  Statistics relating to the implementation of The Criminal Justice Act 
2003, especially around the numbers of DNA samples, have also been used to answer 
several recent Parliamentary Questions concerning juveniles on the NDNAD and to 
brief Home Office Ministers on the success of the legislation (Appendix 3).  They have 
also been published in journals including Police Review and Criminal Justice 
Management journals to articulate the wider benefits to those working in the Criminal 
 
Page 18 of 48 

Justice System. 
8.10.2 
The office of The Prime Minister has also commissioned work by ACRO which has 
been used to brief the Prime Minister. 
8.11 
Improving System Efficiency and Co-ordination of Technical Changes 
8.11.1 
Identifying the business benefits allows the police service to fully utilise the 
opportunities provided by new legislation and policy. They ensure that operational 
policing drives the technology requirement and that the service can respond 
appropriately to new Home Office initiatives and legislation.   
8.11.2 
The NDNAD Custodian has submitted a number of change requests to PITO, some 
of which aim to improve the ability to provide data to the Home Office.  In particular, 
one relates to enhancing the interface between PNC and NDNAD which should enable 
the delivery of the business benefits relating to DNA more readily. 
8.11.3 
To ensure the successful delivery of these change requests, ACRO will work closely 
with the Custodian continuing to articulate the benefits until the technical changes are 
completed. 
8.12 
Expertise to Negotiate with Stakeholders on behalf of ACPO and 
Government 
8.12.1 
ACRO have a proven ability to negotiate with stakeholders at all levels.  The team 
have successfully secured technical changes, reviewed and revised current policy and 
supported all forces through the change process.  This has required negotiation with 
numerous stakeholders including, the Information Commissioner, PITO, ACPO, 
NDNAD Custodian, IDENT1, NIS, the Scottish Executive, PSNI, CRB, DfES and 
several HO departments. 
8.13 
Ability to Deal with Emerging Issues Effectively and Remove Obstacles to 
Progress 
8.13.1 
The requirement to identify business benefits is not restricted to those derived from 
the introduction of new forensic powers and processes.  Work is being done to identify 
the benefits to be drawn from back record converting (BRC) acquittal records to PNC 
and to scan the microfiche library held at NSY into an electronic database.  Both these 
areas are covered separately in this report.   
8.13.2 
Proposals to undertake such work will not receive support without sound business 
cases evidencing the benefits.  ACRO are capable of evidencing and articulating these 
benefits.   
8.13.3 
The skill base within the team also provides a mechanism for identifying and 
addressing obstacles to the implementation of new initiatives and legislation.  By 
environmental scanning for proposed changes to legislation and policy, required 
technical changes to national systems can be properly considered and scoped before 
they are implemented.   
8.13.4 
This preparation enables the police service to allocate the appropriate finance and 
resources to such new measures.  The implementation of the Exceptional Case Model, 
which supports Chief Officers when dealing with requests to remove records, is one 
example.  Other examples include the introduction of PNDs, Simple Cautions and the 
new PACE DNA kit. 
 
Page 19 of 48 

 

STAKEHOLDER SUPPORT AND THE STAKEHOLDER SURVEY 
 
“This group have provided a key forum for understanding modifications required to 
information systems – particularly relevant for me where there is an impact on the 
National DNA Database – arising from changes in legislation, putting operational 
policing needs first”. 
FSS Information Systems 
 
9.1.1 
The DNA & Fingerprint Retention Project ran from October 2003 to May 2006.  In 
January 2006, ACRO wrote to all stakeholders requesting their feedback on the 
success of the project.  This survey attracted significant interest from PITO, NDNAD 
Custodian, Police Practitioners and NIS.  The full survey and a summary of the findings 
can be found at Appendices 1 and 4. 
9.1.2 
The value of providing a focal point for stakeholders in the relevant business areas 
should not be underestimated.  As the survey comments demonstrate, the concept of 
an ACRO has plugged a gap and the benefits which emerge not only relate to policing 
but non-police stakeholders who support it. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Page 20 of 48 

 
10 
COMMUNICATIONS STRATEGY 
10.1 
24/7 Support and Websites 
 
“It was really useful, and novel, to have a team of experts who usually had the 
answer or would find a solution from their wide range of contacts”. 
 
Kathryn Mashiter, Scientific Support Manager, Lancashire Constabulary 
 
10.1.1 
ACRO has developed a robust communication strategy including key individuals 
within forces, such as Scientific Support Managers, Vetting and Disclosure Unit 
Managers, PNC Bureaux Managers and Data Protection Officers.  In respect of the 
work concerning changes to police sampling powers, the team published FAQs on the 
Centrex Genesis web-site and the ACPO Intranet. 
10.1.2 
A permanent 24/7 telephone service has also been useful to ensure that information 
can be provided out of office hours. 
10.1.3 
Since the introduction of the Retention Guidelines, which were published as part of 
the Management of Police Information Guidance on 31 March 2006, call volumes have 
significantly increased.  The Guidelines which were published on a number of websites 
including the ACPO Internet and the Home Office have attracted significant interest 
from the media, members of the public, solicitors and civil liberty groups. 
10.1.4 
ACRO are currently in the process of reviewing the Retention Guidelines, ensuring 
that they contain all newly created recordable offences that have been legislated for 
since the introduction of the Guidelines.  The review will also take account of the 
comments received from police forces and other stakeholders across England and 
Wales. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Page 21 of 48 

 
11 
BUSINESS AREAS 
11.1 
Retention Guidelines and Step Model  
11.1.1 
The retention of criminal conviction data held on the Police National Computer 
(PNC) had been regulated for many years by the ACPO General Rules for Criminal 
Recording Weeding on Police Systems, commonly referred to as the “Weeding Rules”.  
These rules were created by ACPO Crime Business Area to ensure that the retention 
of conviction data was fair, and at the same time protected the public and police 
officers.  Adherence to the weeding rules sought to ensure that all forces adopted a 
consistent approach. 
11.1.2 
In recent years, there have been some significant changes in terms of legislation 
and public expectation, which called for a completely new and radical approach to this 
area of police activity. In particular, legislation had created the opportunity for the 
details of persons who have no previous offending history to be held on the PNC 
alongside those who have criminal convictions.  
11.1.3 
PACE, as amended by The Criminal Justice and Police Act 2001, removed the 
requirement for the police to destroy DNA and fingerprint samples, relating to persons 
following acquittal or a decision not to prosecute.  The Act, by definition, requires the 
details of non-convicted individuals to be retained. Using the PNC to record associated 
demographic information enables a link to be made to DNA and Fingerprints. This in 
turn provides the potential for a match to be made between a crime scene and an 
individual if that person re-offends.  
11.1.4 
PACE, as amended by the Criminal Justice Act 2003, provides the police with the 
additional power to take DNA samples and fingerprints, from all persons coming into 
police custody having been arrested, for recordable offences. In order to link these 
samples to an individual, the police had to keep a demographic record on PNC.   
11.1.5 
A clear distinction had to be made between the retention of data for operational 
policing purposes, and the use that other users or recipients may make of that data.  
This led to the development of the Retention Guidelines.  
11.1.6 
The Retention Guidelines contain a ‘step down model’ and replace the weeding 
regime. The concept of the ‘step down model’ is simply to restrict non-police access to 
certain data fields after set periods of time, whilst allowing the police continued access 
in support of operational policing. The ‘step down’ time periods are based on the 
following criteria; 
•  The age of the subject  
•  The final outcome  
•  The sentence imposed 
•  The offence category 
 
11.2 
Information Commissioner Negotiations 
11.2.1 
Those representing the Information Commissioner have often stated their perceived 
difficulties in having to deal with 43 data controllers for the police forces in England and 
Wales. Their preference to have one higher level data controller in the form of ACPO 
has been articulated on more than one occasion. 
11.2.2 
ACRO’s work has involved a great deal of consultation and negotiation with the 
 
Page 22 of 48 

Commissioner’s Office. These have not always been easy, reflecting the differing views 
that each must, for understandable reasons, put forward. 
11.2.3 
However, by approaching the various issues in an open professional manner has 
meant that we have been able to maintain a close working relationship. This situation is 
probably best reflected in the comments made by the then Assistant Commissioner 
(now Deputy Commissioner) David Smith whilst giving evidence at the Information 
Tribunal Hearing (See Section 11.3). The following is taken from the transcript of the 
evidence; 
MR JONES:  Mr Smith, would you agree with what I said earlier, I think it is apparent from 
your second statement, that there has been much progress between yourself and ACPO I 
think largely to do with the services of Mr Linton and the new provisions in relation to retention 
of conviction data? 
 
MR SMITH:  Yes, there has been a lot of progress, and it may be an opportunity to pay tribute 
to the professional way in which Mr Linton and his colleagues have dealt with this matter. 
11.2.4 
In January 2006, in response to a questionnaire sent out to evidence the 
effectiveness of the DNA and Fingerprint Retention Project Team, Mr Smith said;  
11.2.5 
“We would strongly support the idea that there should be a permanent unit dealing 
with police information management issues. In simple terms I have no doubt that it 
would lead to more consistent and sensible DP and FOI compliance by the police and 
better relations with us as regulator” 
11.3 
Information Tribunal 
11.3.1 
During 2004 the Information Commissioner served Enforcement Notices on three 
Chief Constables requiring them to remove ‘old’ convictions from the PNC. These three 
cases became test cases which ACPO decided to appeal. The matter was subject to 
an Information Tribunal Hearing at the Royal Courts of Justice which commenced on 
23 May 2005.   
11.3.2 
Members of ACRO were amongst those called to give evidence, having collected 
strong evidence in support of the ACPO position. In particular a total of 19 focus 
groups were held in ten forces across the country. The findings of this work were 
produced in a report – “Exploring Operational Policing Views Concerning the Retention 
of Conviction, Acquittal and Arrest History on the Police National Computer”.  
11.3.3 
The police officers and staff who took part in the focus group work were very clear in 
articulating the need for the police to be able to access not only conviction records, but 
also records of persons acquitted or simply arrested, and that those records needed to 
be available for lengthy periods of time. 
11.3.4 
In a Judgment published on the 12 October 2005, the Information Tribunal issued 
an amended enforcement notice allowing the police to retain the data in question but 
restricting access to it. The amended enforcement notice had ramifications beyond the 
3 cases to which it referred, effectively requiring a ‘police only access’ regime to be in 
place in respect of certain data on the PNC. Whilst in the first instance that only related 
to the 3 specific cases, it now clearly includes many others. 
11.3.5 
The Information Tribunal also gave clear support for the introduction of the 
Retention Guidelines ‘step down model’ approach to provide a more sophisticated 
regime for the management of PNC data. 
11.3.6 
Work has commenced to establish which organisations and agencies will be 
 
Page 23 of 48 

considered to be part of the ‘policing family’ and allowed access to PNC. This list will 
be drawn up in consultation with the Information Commissioner (see section 11.2).  
11.4 
Police Information Access Panel (PIAP) 
11.4.1 
To achieve compliance with the Tribunal Judgment ACPO has established the 
PIAP, chaired by A/DCC Adrian McAllister, to carry out a review of non-police users of 
PNC information. ACRO were responsible for the creation of PIAP. They also provide 
the secretariat to, and carry out most of the actions arising from PIAP meetings. 
11.4.2 
The work of the panel is broadly broken down into three areas; 
•  to review all the ‘non-police’ agencies who currently have direct access to PNC 
information and decide which can be regarded as police and therefore have 
access to ‘step down’ information and which cannot 
•  to review all the non-police agencies who access PNC information indirectly 
through CO4 and NIS at New Scotland Yard, against the same criteria 
•  to review arrangements within forces for the sharing of PNC information to ensure 
a consistent approach is achieved nationally 
11.4.3 
In addition the panel will consider new applications for access. This is a challenging 
piece of work, particularly given the number and nature of the agencies concerned. By 
way of illustration there are currently 38 agencies with direct access to PNC. They 
include the Royal Mail, HM Prison Service, IND, Pensions Regulator, DTI, Department 
of Transport, Health and Safety Executive, and Criminal Records Bureau (CRB).  
11.4.4 
Amongst those with applications pending are the Gambling Commission, 
Gangmasters Licensing Authority, and Child Exploitation and Online Protection Centre 
(CEOPC). 
11.4.5 
This work has links to the implementation of the MoPI Guidance in forces, as it is 
likely to influence existing and future Information Sharing Agreements. 
11.4.6 
What is becoming evident is that some form of national governance or custodian of 
information may be imposed unless ACPO can be seen to protect and manage its 
information effectively. 
11.4.7 
This takes on an even greater importance given the level of misuse and abuse of 
PNC information that has been disclosed and discovered during the early stages of the 
work of PIAP. Almost all of the major users including IND, HMPS, and Cabinet Office 
freely admit to the fact that their staff misuse PNC information. 
11.4.8 
Having ACRO take a central role as manager of the information provides clear 
evidence that ACPO is taking appropriate measures to safeguard its data whilst at the 
some time permitting proper access for legitimate purposes.  This is vital to help instill 
public confidence in the way the police manage records and ensure greater 
transparency.  
11.5 
Violent and Sex Offender Register (ViSOR), Data Ownership and Access 
Committee (DOAC) 
11.5.1 
ViSOR was developed by PITO for use by the Police, Prison, and Probation 
Services to store and share information and intelligence on those individuals who have 
been identified as posing a risk of serious harm to the public. The system also allows 
users direct access to limited data fields on PNC. 
 
Page 24 of 48 

11.5.2 
Chief Constable Terry Grange is the ACPO lead for ViSOR. As the system is for the 
joint use of three services, issues have arisen in relation to data ownership and access. 
Given his role as chair of PIAP, DCC Adrian McAllister has agreed to CC Grange’s 
request to establish and chair a committee to consider and resolve those issues.  
11.5.3 
ACRO has now established the DOAC for which they also provide the secretariat, 
and carry out most of the actions arising from meetings. This requires close working 
relationships with colleagues in Scotland, PITO, and NOMS.   
11.6 
Exceptional Case Procedure for Removal of DNA, Fingerprints and PNC 
Records 
11.6.1 
Following the implementation of the Retention Guidelines on 31 March 2006, and 
the blanket cessation of weeding DNA, fingerprints and associated PNC records, it was 
recognised that there was likely to be a significant increase in the number of requests 
being made to Chief Constables for the removal of such records.  Legal advice sought 
from James Strachan (Counsel representing the HO in the S & Marper Appeal), during 
the development of the Guidelines supported this, acknowledging the need for a ‘safety 
valve’, however rarely used, once they were introduced.  
11.6.2 
Whilst acknowledging the responsibility of Chief Officers as Data Controllers, it 
remains important that national consistency is achieved when considering the removal 
of such records. 
11.6.3 
Chief Officers have the discretion to authorise the deletion of any specific data entry 
on the PNC ‘owned’ by them.  They are also responsible for the authorisation of the 
destruction of DNA and fingerprints associated with that specific entry.  ACRO have 
suggested that this discretion should only be exercised in exceptional cases, in 
keeping with Counsel’s advice. 
11.6.4 
It was recognised that support may be required in making decisions regarding 
exceptional cases.  To achieve the consistency required DCC Ian Readhead, ACPO 
Chairman of Data Protection and Freedom of Information Portfolio, directed that ACRO 
maintain a library of circumstances that have been viewed as exceptional cases.  This 
will provide a ‘bank’ of precedents to assist Chief Officers in their decision making 
process when considering requests to remove records.  ACRO has considerable 
experience in the relevant areas and offers advice in relation to requests from data 
subjects, to both police forces and the subjects themselves. 
11.6.5 
Data Protection Officers and others within forces responsible for advising Chief 
Officers on such matters, find it useful to seek advice from ACRO, prior to making 
recommendations to their Chief Officers to delete a record deemed to be exceptional.  
Under the authority of A/DCC McAllister and DCC Readhead, ACRO have ensured 
that those who carry this responsibility are kept updated with relevant policy and 
legislation as well as other information to assist in the process of advising their Chief 
Officer. 
11.6.6 
As of the 19th October 2006 a total of 141 cases have been referred for advice and 
currently resulted as follows: 
•  Retained – 22 
•  Removed – 43 
•  To be removed – 57 
•  Pending – 19 
 
 
 
Page 25 of 48 

11.7 
UKCA - for the Exchange of Criminal Records (UKCA – ECR) 
11.7.1 
The need to improve the quality of information exchanged on convictions was 
prioritised in the European Council Declaration on Combating Terrorism in 2004. This 
work was given added impetus following two cases in Belgium5 and France6 ,  
11.7.2 
Subsequently a Council Decision in November 2005 declared a requirement for all 
the Member States (MS) of the EU to exchange information extracted from criminal 
records. The decision was designed to improve the systems of the 1959 Convention on 
Mutual Legal Assistance in Criminal Matters. To support this decision there was a 
requirement to establish a Central Authority for the exchange of criminal records, in 
every MS.    
11.7.3 
After considering bids to set up this Authority, from CRB, SCRO and ACPO, the 
Home Secretary declared that ACPO should take the lead. On 21 May 2006 the UK 
Central Authority for the Exchange of Criminal Records (UKCA – ECR) was launched 
as part of ACRO. 
11.7.4 
The main tasks for the UKCA – ECR are; 
•  To notify the relevant Member State of any conviction(s) imposed in the UK      
on a National from that Member State  
•  To receive notification of a conviction of a UK national in another Member State 
and then to: 
•  Ensure that PNC is updated or new criminal records created.  
•  Ensure that convictions related to nationals from Scotland and PSNI are entered 
onto PNC and the full details forwarded to SCRO and PSNI. 
•  Ensure that appropriate action is taken if fingerprints are attached to the 
conviction notification.  
•  To receive and respond to requests, from all UK Police forces and other law 
enforcement agencies, for an extract of the criminal record of a national from 
another Member State. 
•  To receive and respond to requests from another Member State, for an extract 
of the criminal record of a UK National.  Whilst this process does not facilitate 
employment vetting it does ensure that CRB searches are carried out against 
PNC records that also contain any relevant foreign convictions of UK Nationals. 
 
11.7.5 
Since 21 May 2006 to the date of this report, there have been 232 UK requests for 
criminal records checks with 19 countries within the EU. 119 (47%) of these requests 
were for Poland alone, next were Portugal with 19.  Of the enquiries requested from 
other EU countries, it has been found that 37% do have previous criminal convictions 
in their country of nationality. 
11.7.6 
The business benefits of this work are considerable. It has the potential to enhance 
future CRB vetting checks, and will give the police service improved and up to date 
information to assist in investigations. Ultimately there is clear potential for the scheme 
to be developed world wide. 
                                                            
5 In 2003 Michel Fourniret, 63, was arrested by the Belgian Police for the murder of six French and one Belgian girl.   He had 
previously been sentenced in France to seven years imprisonment for rape and indecent assault on minors in France.   The Belgian 
authorities were unaware of his previous convictions.  It is thought that he may have murdered up to 40 victims.    
6 Francisco MONTES, 55, was convicted of the murder in France of Caroline Dickinson, in 2004.  He had previously been arrested 
for numerous sex offences in Germany and Spain. 
 
 
Page 26 of 48 

11.7.7 
Other benefits include; 
• 
The exchange of criminal records will enable patterns of criminality to be 
more readily identified, facilitating the appropriate operational response.  
People smuggling, international paedophilia, drug trafficking, as well as 
terrorist related offences are crimes which are trans-national by nature.   
• 
Courts will be able to take account of a convicted person’s complete 
offending history when considering sentencing.  
• 
Having a dedicated Central Authority within the UK has already ensured 
greater accuracy in the creation and updating of records.  The unit is also 
able to ensure consistency in identification of the offender by encouraging 
the exchange of fingerprints, (and perhaps later DNA), to prove identity.  
• 
There will be an increased opportunity to identify wanted persons, both in 
the UK and those subject of a European Arrest Warrant.  This will lead to the 
apprehension of offenders denying them the opportunity to commit further, 
often serious crime. 
• 
The ability to identify offenders and emerging offending patterns, such as 
Fourniret7 who commit serious crime in one country and who later move to, 
and continue to commit crime in another country.  
• 
The timely creation of full and accurate conviction information on PNC and 
other national databases, such as ViSOR, in support of policing purposes.    
• 
When investigating Terrorism and Organised Crime the police can make 
greater use of intelligence markers to trace and monitor suspects. 
• 
Employment disclosure will be more effective due to the increase in 
numbers of records being added or updated on PNC. 
• 
Strategies to create full and accurate records of offending will support the 
CJIT exchange development programme. 
• 
Data Sharing Across Government for the purposes of National Security 
Vetting 
 
11.7.8 
The UKCA-ECR inherited a total of 27,529 documents from the UKCA for Mutual 
Legal Assistance in the Home Office. The documents were a mixed collection of 
foreign conviction notifications received from Ministries of Justice in 15 countries, most 
of which are in the EU. These documents, dating from 1999 to 2006 were all sent 
under the 1959 Convention, had had no further action taken on them.      
11.7.9 
They contained details of 25 UK nationals convicted abroad of rape, 3 of attempted 
rape, a further 46 convicted of sexual abuse (29 on children).  There were also foreign 
convictions for 5 murders, 9 attempted murders, 13 manslaughters and 29 robberies. 
The majority of these serious foreign convictions of UK nationals were not on the PNC.    
 
11.7.10 
None of the 25 UK nationals convicted of rape had been made subject of the Sex 
Offender Register. A major cause for concern is the fact that for these particular 
offenders any previous checks for employment through the CRB would have returned a 
‘no trace’, in which case these men could now be employed within the UK as teachers 
or taxis drivers, for instance.  Arrangements have been made to have a list of 525 
                                                            
7 Michel FOURNIRET, 63 was arrested for the murder of six French and 1 Belgian girl by Belgian police in 2003.  Previously he 
had been sentenced for seven years imprisonment for rape and indecent assault on minors in France.  It is thought that he may 
have murdered up to 40 victims. 
 
Page 27 of 48 

serious offenders, checked against the CRB system, to establish if any have applied 
for employment within the UK.     
11.7.11 
There is an opportunity to assist IND in establishing the true credentials and 
background of foreign nationals. Many fraudulently claim to be from the EU, while 
others use forged or stolen documents.    
11.7.12 
In the future it would be entirely sensible to maintain the relationship with the ACRO 
structure, in that a great deal of the work necessary to support the UKCA-ECR function 
could be undertaken by staff employed within any ACRO Bureau, due to the close 
alignment of the policing functions. 
11.8 
Subject Access 
11.8.1 
Subject Access is the mechanism through which the public access police data about 
themselves.  It is important that every opportunity to secure public confidence is 
undertaken.  The process is often enforced for Visa applications and employment 
vetting purposes.  It is therefore important that the police engage in this area from an 
operational perspective as it provides advantages in law enforcement terms relating to 
counter terrorism and protecting the public. 
11.8.2 
The Home Office have asked ACRO to review the Subject Access arrangements 
whilst they consider strategic options to downsize the NIS within an acceptable 
timeframe.  ACRO are committed to develop and streamline the current PNC Subject 
Access arrangements.   
11.8.3 
Police forces currently receive and process all applications and payment for Subject 
Access checks.  The Subject Access forms are forwarded to NIS who log and conduct 
all the PNC checks.  Every month, NIS provide the Home Office with a list of the 
number of checks conducted on behalf of each force.  The Home Office reclaim the 
payment from each force and receive all funds centrally.   
11.8.4 
To support the downsizing of the NIS, the Home Office plan to transfer NIS 
responsibility to conduct Subject Access checks to ACRO.  In the short term however, 
the Home Office are keen that the income generated from Subject Access checks 
should be used to help fund the NIS work since it does not currently appear to fund any 
part of the process. 
11.8.5 
The £10 ‘prescribed maximum’ Subject Access fee was set by the Secretary of 
State when the first Data Protection Act was introduced in 1984.  It has never been 
revised.   Historically, the fee was designed to cover the administrative cost of 
processing the application.  Twenty two years on, it may be appropriate to review the 
fee.  ACRO are working with the ACPO Chair of Data Protection and Freedom of 
Information Portfolio, DCC Ian Readhead, to explore opportunities and will be 
recommending any changes to the fee to the Secretary of State. 
11.8.6 
Many police forces would also like to see a significant reduction in staff and 
administrative costs.  If the Subject Access fees were increased, the income generated 
could pump prime the establishment of a National PNC Bureau with the capability to 
conduct the required volume of Subject Access checks, currently in excess of 200,000 
pa.  Once a new process is established with increased charges applied, it may be 
possible to consider some form of cost recovery for forces.  In the longer term, the 
revenue could be used to centrally administer the whole process, perhaps online and 
ACRO would take responsibility for the work. 
11.8.7 
The volume of Subject Access checks is intrinsically linked to other developing 
 
Page 28 of 48 

areas of business such as the work of the PIAP and the ability to carry out Basic 
checks through the CRB. 
11.8.8 
CRB do not currently offer a basic check, although an equivalent service is available 
through Disclosure Scotland.  Through the work of the PIAP, some non-police 
organisations are being denied access to PNC, particularly for the purpose of 
employment vetting.  As an affordable alternative, many potential employers may 
choose to enforce Subject Access on potential employees, rather than conduct the 
business through Disclosure Scotland.  If CRB introduced the Basic check, it is likely 
that the number of Subject Access checks would significantly drop.  Recent research 
undertaken by Jayne Lawler8 has identified that as many as 80% of all Subject Access 
requests are enforced.   
11.8.9 
The process of Enforced Subject Access is considered inappropriate by the 
Information Commissioner, although it is frequently used for the purposes of 
employment vetting or visa applications.  ACRO have met with the US Embassy and 
are liaising with CRB concerning an ACPO proposal to deal with the Visa 
requirements. 
11.8.10 
An ‘Enforced Subject Access Working Group’ recently recommended that the ‘Home 
Office should support the implementation of basic checks or open up standard checks 
to deal with employee vetting and visa requirements’.  ACRO consider it a retrograde 
step to allow the standard level disclosure service to subsume basic checks where the 
Rehabilitation of Offenders Act should apply.  Such a move would completely 
undermine the principles of the Act. 
11.8.11 
ACRO support the full introduction of the Basic Disclosure Service in England and 
Wales, although it seems increasingly unlikely that CRB will be offering such a service 
in the short to medium term.   
11.8.12 
Similar consideration should be given to the DNA Subject Access Process where 
currently the FSS, the data processor retain the £10 fee.  Following the appointment of 
a Home Office National DNA Database Custodian, CC Tony Lake is supportive that the 
processes are reviewed and alternative arrangements are explored if necessary. 
11.9 
BRC Microfiche 
11.9.1 
In May 2005 an Information Tribunal heard an appeal by three Chief Constables 
against Enforcement Notices, served on them by the Information Commissioner, 
requiring the deletion of conviction data.  The resulting judgment was the latest 
development in a series of legal scrutinies concerning the management of police data.   
11.9.2 
ACPO recognises that the tribunal outcome has presented an opportunity to 
improve the management of police information, not least to ensure that it is not 
disclosed inappropriately.  The microfiche library was considered by the Information 
Tribunal, who directed that erasure, removal or deletion from police systems should 
mean just that.  The microfiche library is therefore not sustainable in its current format.  
In addition to the Information Tribunal directions, there is a Home Office/NIS strategy to 
remove the microfiche library from NSY in 2007.   
11.9.3 
The issues surrounding the microfiche library have been evident for over 16 years 
and are now becoming critical.   A PITO Proof of Concept Pilot to determine whether 
options available for full digitisation of the microfiche library were feasible was carried 
out and finally reported on in February 2004. Although the pilot was a success, the 
                                                            
8 Head of Information Assurance Services, Lancashire Constabulary 
 
Page 29 of 48 

estimated cost of £12m was too expensive, would take at least 6 years to complete, 
and did not offer a complete solution by entering the data on PNC. The proposal was 
rejected. 
11.9.4 
ACPO have tasked ACRO to produce some radical proposals aimed at satisfying 
the directions of the Information Tribunal. A survey of all forces carried out by ACRO 
has revealed that there remains a policing requirement to continue to retain the entire 
microfiche library.  
11.9.5 
A business case that significantly improves the data management aspects for the 
police service, produces substantial cost savings for the Home Office and space 
savings for the Metropolitan Police, will be produced. ACRO will be able to provide the 
space and staff to continue the service provided by NIS, whilst working to have the 
entire microfiche collection digitised. Based on research already undertaken, it is likely 
that this work will take three years to complete.   
11.9.6 
The longer term goal will be to provide all police forces with direct access to the 
microfiche data via the PNC.  Given the scale of the work, it is recognised that any 
proposal will have to be based on a phased approach clearly identifying and 
addressing the risks. 
11.9.7 
The microfiche library houses a historic archive of approximately 5.3 million 
records.  The data on fiche starts from 1918 and ends in May 1995.  It contains 
criminal conviction information; including arrests and convictions together with personal 
details and police intelligence information such as associates and modus operandi.  
For some records there may be more than one fiche. 
11.9.8 
Prior to 1995, police forces sent this information to the NIS in paper format. It was 
then entered onto PNC and filmed for storage as microfiche.  Since May 1995, forces 
have entered their own information onto PNC and the NIS is no longer involved in that 
part of the process.   
11.9.9 
NIS have already BRC over 4 million of these records to the PNC.  This exercise 
has included inputting the arrest and disposal detail to PNC but does not include the 
MO or any warning signals for example.  Effectively this means that records created 
between 1981 and 1995 have already been BRC to ‘conviction level’.   
11.9.10 
Convictions recorded pre 1981 are still only available from microfiche unless an 
individual has subsequently come to the notice of the police, or the CRB, through the 
employment vetting process or when an individual applied for a Subject Access check. 
In such cases the BRC process should have been applied. 
11.9.11 
On a daily basis, police forces from around the country request the information held 
on these records to be manually extracted for analysis following the arrest of a 
suspect.   
11.9.12 
The NIS currently provides a 24/7 service to police to supply information from (or 
copies of) the microfiche.  However forces have indicated that there may no longer be 
a 24/7 requirement for access to the library.  ACRO recognise that such a change 
would bring substantial cashable savings which could be used to improve the 
management of the historic records  
11.9.13 
Currently, CRB provide the funding for staff to BRC records which come to notice 
through the vetting process under Part V Police Act 1997. This funding will no longer 
be required when the ACRO proposals are adopted.  This equates to a saving of ~60 
staff posts. 
 
Page 30 of 48 

11.10 
BRC Acquittals 
11.10.1 
One of the objectives for ACRO is;  
"To devise and implement a solution for the restoration of weeded records held by 
Police Forces under the authority of the Criminal Justice and Police Act 2001".  
11.10.2 
With the work undertaken to stop the weeding of records from PNC complete , there 
is a need to assess the scale of the BRC, which will represent a significant challenge to 
the police service.  
11.10.3 
The requirement is to BRC records which continued to weed from the PNC from 
May 2001 to 05 December 2005. Indications are that there could be as many as 
800,000 records. Where forces followed the advice given in June 2001, the records are 
retained in three formats; paper, microfiche, and electronic. 
11.10.4 
At a recent meeting of the Metropolitan Police PNC Strategy Board, consideration 
was given to three options on how to deal with its own backlog of records (240,000). 
The options were i) to reinstate all the records held by them, ii) not to reinstate any of 
the records held by them, iii) to reinstate only those records where it is the only record 
held on an individual. No final decision was made but there was a strong view that 
nothing should be done with the records because of the associated cost of taking up 
options i) or iii). An action was raised to establish the current ACPO view on what 
should happen to the records.  
11.10.5 
Since 11 May 2001, Sections 81 and 82 of the Criminal Justice and Police Act 2001, 
have allowed for the retention of the DNA and Fingerprints relating to those who are 
acquitted of an offence or a decision is made not to prosecute.  
11.10.6 
Whilst the DNA and fingerprints were retained in these cases, the PNC Nominal 
record continued to weed from PNC until 05 December 2005.  
11.10.7 
In June 2001, forces were advised that:   
"In respect of fingerprint acquittals, Forces must retain the hard copy tenprint 
form, together with the Force source input document for subsequent back-
record conversion, as soon as the technical capability to do that on PNC is 
achieved." 
CC Ben Gunn, Cambridgeshire Constabulary  
 
11.10.8 
Although the retention of fingerprints was allowed from May 2001, they did not 
cease to weed from the NAFIS database (now IDENT1) until 17 August 2003. That 
backlog has been addressed by forces on a selective basis. This has been primarily by 
way of retaining only 'first time come to notice' acquittals (because other 'convicted' 
tenprint sets were already on the system).  
11.10.9 
In respect of DNA samples, the link between PNC and the NDNAD was not effected 
until 05 November 2001. Since that time, the profiles linked to acquitted Arrest 
Summons Numbers have been retained. They are flagged on the NDNAD by way of a 
Retained Acquittal (RA) marker.  
11.10.10 
If the BRC is to be done by forces individually then there are likely to be 
considerable costs involved. One force carried out a feasibility study of its requirement 
to BRC approximately 20,000 paper records. The cost was estimated to be in the 
region of £200,000 with only £35,000 of that going towards changes to its custody 
system. The remainder is the estimated cost of researching and re-inputting the court 
result. If that sort of cost is carried over to all forces then the likely gross cost of dealing 
 
Page 31 of 48 

with all the records will reach £8m. (The force concerned decided that it would not 
pursue the matter further). 
11.10.11 
Options to resolve the issue have been under discussion with PITO who have stated 
it is likely to require substantial work.  An electronic solution from the centre may not be 
possible and cooperation with forces could be required.     
11.10.12 
Decisions need to be made on what part(s) of the weeded record need to be 
reinstated. It may be that it is only the ‘first time come to notice’ records which are 
reinstated, as was the case for a BRC programme for reinstating fingerprints, in 2004. 
This is not the ideal solution and may well take as long to do as all the records when 
taking into account the amount of research required.  There are also likely to be legal 
implications, which could influence this decision.   
11.11 
Parliamentary Questions and Data provision 
11.11.1 
Since the introduction of Sections 9 and 10 of the Criminal Justice Act 2003, ACRO 
have been monitoring the associated business benefits.  Such benefits provided 
invaluable evidence to encourage police forces which were slow to take up the powers 
to take DNA & fingerprints from all persons arrested for a recordable offence and 
detained at a police station.   
11.11.2 
ACRO have supported the FSPU in answering a number of Parliamentary 
Question’s (PQ’s) relating to the retention of DNA, particularly in relation to those who 
are arrested and not proceeded against.  These include questions from Grant Shapps 
MP, John Penrose MP, Norman Baker MP, Edward Leigh MP, Lynne Featherstone 
MP, Stewart Jackson MP.  
11.11.3 
ACRO have also assisted other Home Office Departments such as the Police 
Leadership and Powers Unit and the Police Information Computer Technology Unit 
with Ministerial briefings and PQ’s in respect of the retention and disclosure of 
information held on the Police National Computer. 
11.11.4 
Most recently, ACRO contributed to an article for CJS Review at the request of 
FSPU, following an enquiry from the Prime Minister’s Office.  The ACRO contribution 
formed part of the response provided to the Prime Minister’s Office and informed the 
recent Labour Party Conference.  
11.11.5 
The work has identified the clear requirement for further focused work to support 
police forces who are not maximising their opportunities to lawfully obtain samples.  
This work is detailed in Section 11.12. 
11.12 
Forensic Integration Strategy (FIS) and DNA Operations Group 
11.12.1 
Over the past three years the team have been charged with the completion of a 
number of areas of work on behalf of the FSPU.  
11.12.2 
Initially the project work fell into three key areas: 
i)      Assisting forces to implement the changes to PACE concerned with taking and 
retaining DNA samples and fingerprints following the Criminal Justice and 
Police Act 2001 and the Criminal Justice Act 2003 
ii)     Securing the relevant technology changes through negotiation and liaison with 
PITO, DNA Custodian and IDENT1 
iii)  Writing national policies, on behalf of ACPO, in support of the retention of DNA, 
fingerprints and associated demographic information on the PNC. 
 
Page 32 of 48 

11.12.3 
There have been several occasions when the team have been called upon to 
organise meetings on Forensic issues, most notably a Cross-Border DNA Workshop 
and a seminar on Maximising Opportunities to Share DNA across Europe. 
11.12.4 
ACRO have provided the professional interface with appropriate knowledge to 
complete research amongst practitioners within the police and other relevant 
stakeholders. This innovative work has enabled FIS to develop new initiatives and 
legislation based on operational police requirements. It has also served as an excellent 
buffer to legal challenges. One such example is when ACRO were commissioned to 
produce a report to illustrate the operational policing value of the Criminal Justice Act 
2003 was brought to the attention of the Minister responsible for forensic matters.  
11.12.5 
There has been focused work on increasing the proportion of people who are 
lawfully DNA sampled, by continuing to support the implementation of the Criminal 
Justice Act 2003. Forces suffered variously from not being able to fully engage in 
taking the samples through the delays in having changes made to NSPIS Custody and 
other Requests for Change submitted to PITO. To enable this work research is carried 
out across the figures provided by PITO to identify those forces which are apparently 
under-achieving. Once identified a visit is made to provide advice and support in those 
business areas where required.  
11.12.6 
More recently there has been exploratory work to exchange fingerprints and DNA 
between EU Member States through the work of the UK Central Authority for the 
Exchange of Criminal Records (throughout the EU Member States). This supports the 
FIS work stream to maximise the opportunities to share DNA and fingerprints across 
Europe. At the request of the FSPU, ACRO is exploring the use of Interpol’s i24 for 
DNA information exchange.    
11.12.7 
ACRO provide the secretariat function to the DNA Operations Group, another 
member attends the meetings and the manager is a member of the Forensic Science 
Committee reporting on the ACRO work streams relating to forensics. 
11.12.8 
There remains a further requirement for the team to continue to provide support to 
the FSPU in key areas, specifically:-  
• 
Review of the NDNAD Subject Access Process and publication of finalised 
procedure. 
• 
Focused work to support those forces who are not maximising their 
opportunities to lawfully take DNA and fingerprints. 
• 
Review the position of forces obtaining DNA and fingerprints in relation to 
non recordable offences. 
• 
Review the position of retaining and storing second DNA samples and their 
use. 
• 
Reviewing and coordinating DNA Liaison Panels/Bulletins.  
• 
Review of the work that has been conducted concerning volunteer 
procedures. 
 
11.12.9 
This new work will require additional staffing and funding resources. Although it is 
aimed at Forensic issues it is clearly linked to the remaining work of ACRO in the field 
of records. Funding will be required for two additional staff. As a requirement initiated 
by central government, a study has already begun to provide support to those forces 
who are not maximising the opportunities to take fingerprints and DNA. The work will 
eventually provide greater clarity to forces on the procedures involved in sampling and 
recording and will, by default, lead to cost savings and improved efficiency.  
 
Page 33 of 48 

11.12.10 
Although not directly linked to the FIS work, there is a link to the work of the UKCA-
ECR (See Section 11.7).  The progress of this initiative, built upon a European Council 
Decision to exchange criminal records of those nationals who offend in other Member 
States, will eventually lead to the exchange of fingerprints and DNA. Although not an 
exclusive requirement the UK leads other Member States in requiring the criminal 
record to be linked to fingerprints to prove identity. Other States are less reliant on this 
process but some have announced an interest in following the UK example.   
11.13 
MoPI and IMPACT 
“The relationship between the DNA FRP and my work on Review, Retention 
and Disposal for the Bichard Guidance is significant and my work has benefited 
greatly from the information and advice provided by the DNA FRP team.  I have 
made use of the telephone support line and email and met with various 
individual team members in an effort to align my work with the extensive 
progress already made by the DNA FRP team and am very grateful for their 
quality input to date”. 
                                                                                                                NCPE Bichard Team 
 
11.13.1 
ACRO have been consulted throughout the development of the Code and Guidance 
for MoPI and IMPACT and have made key contributions to several areas of the 
Guidance, including the Review, Retention and Disposal (RRD) of information chapter.   
11.13.2 
ACRO also participated on the working group to produce the Threshold Standards 
document. 
11.13.3 
Following a number of emerging issues relating to RRD, ACRO have been able to 
put forward some alternative views, particularly around making more productive use of 
the PNC.  These have the potential to make significant savings in police staff/officers 
time relating to custody records.  Currently, custody records under the MoPI regime 
require a 6 yearly and therefore ongoing review process on each of 43 forces local 
systems.  This involves numerous complex decisions and significant resources.  ACRO 
have introduced an automated model that completely removes this requirement with a 
significant saving per annum through use of the PNC when arrestees are logged. 
11.13.4 
The Head of ACRO regularly attends both the IMPACT and MoPI Boards. Whilst the 
work of both has been largely in parallel, it has always been recognised that the work 
of ACRO and IMPACT / MoPI would need to be linked.  This is particularly true in 
relation to the development of the Police National Database by 2010/2011.  The PNC 
will however play a fundamental role in policing for at least the next five years and 
neglect in this area, based upon a move to a new system in the future would be a 
significant mistake. 
11.14 
CRB Links  
11.14.1 
ACRO has enjoyed a close working relationship with colleagues in the CRB over the 
last three years. The first contact was to represent ACPO, in the form of the then 
ACPO President Chris Fox, and DCC Ian Readhead, to complete a piece of work to 
jointly exploit opportunities to provide an improved Enhanced Disclosure process.  
11.14.2 
This work culminated in the production of a Joint Report titled “Enhanced Disclosure 
Review Report “. This report was the foundation of a number of changes to the 
process, most notably the introduction of the Quality Assurance Framework. 
11.14.3 
Since that time regular contact has been maintained as part of the communications 
strategy. There continues to be regular consultation and close working liaison with 
 
Page 34 of 48 

CRB, particularly in relation to the development of the Retention Guidelines and 
changes that are required to primary legislation, to amend the definition of police 
‘central records’. 
11.14.4 
That close relationship has been evident throughout the work to establish the ACPO 
UKCA-ECR. Whilst at the outset both ACPO and the CRB submitted business cases to 
become the UKCA, it was made clear that this was a core police function, and the 
Home Secretary appointed ACPO to perform this important role on behalf of the United 
Kingdom. 
11.14.5 
The CRB perform a valuable and essential role in the protection of children and 
vulnerable adults. There is however a risk of ‘mission creep’ where the CRB seeks to 
use both its name and access to police information to move into other areas of police 
work. For example it is known that CRB are interested in taking a more proactive role 
in Subject Access, and have suggested they could supply a new ‘Visa Certificate’ for 
those persons seeking to live or work abroad. These and indeed any other areas of 
activity all rely on access to and use of police information. It may be wise for ACPO to 
carefully consider the implications of any such suggestions which might at first blush 
appear attractive. 
11.15 
Non-police Agencies and Foreign National Criminals 
11.15.1 
The work of PIAP, and to a lesser extent that of ViSOR DOAC, has involved the 
development of close working arrangements with key stakeholders to ensure that 
future agreements for access to systems, particularly the PNC, are mutually 
satisfactory and comply with legal requirements. 
11.15.2 
There has been a great deal of media focus in recent times on both IND and HMPS, 
particularly in relation to the foreign national prisoner issues.  
11.15.3 
Both agencies have had direct access to PNC information for some time. However 
the current agreements are out of date and do not reflect the usage that both agencies 
would now wish to make of the police data. 
11.15.4 
Both agencies are working hard to capture the full range of activities that might 
justify a PNC check for inclusion in their corporate business case for consideration by 
PIAP. ACRO are providing support to both agencies as they develop their business 
cases. 
11.15.5 
IND and HMPS are good examples of organisations whose demand for access to 
PNC information has grown exponentially in a short period of time, and has certainly 
outgrown their own internal ability to deliver. It will undoubtedly be a long time before 
either is able to move to create and update PNC records. 
11.15.6 
By way of example until very recently IND were carrying out around 7,000 PNC 
checks per month. That figure has risen to around 15,000 per month and in early 2007 
there is a predicted level of demand around 250,000 per month. Clearly with their 
current arrangements even if PIAP were to give their agreement to the checks being 
done, IND could not cope. 
11.15.7 
The solution in the short to medium term may be a mixed approach. For instance 
some checks could be by way of automated bulk data searches, others perhaps ‘real 
time checks’ in support of operational IND staff could be carried out by IND whilst the 
remainder of the ‘slow time’ checks could be carried out by ACRO. Clearly the checks 
carried out by ACRO would be at cost, but that is likely to be a cheaper and more 
efficient solution than IND having to recruit, train, and find accommodation for a large 
 
Page 35 of 48 

number of new staff. 
11.15.8 
These principles apply to all non-police agencies with a justifiable demand for PNC 
access.  The creation of an ACRO PNC Bureau brings with it significant benefits 
including economies of scale and a more structured approach supporting the 
requirements of all partner agencies. 
 
Page 36 of 48 

12 
APPENDICES 
 
Page 37 of 48 

 
 
                                     
12.1 
Appendix 1 – Summary of Stakeholder Survey Results 
 
A selection of comments made in response to a questionnaire sent out in January 2006. 
 
DNA Expansion & FIS 
 
“As a policy maker and not a police officer it has on many occasions been very helpful to 
have the advice of the police in terms of practices and procedures on the ground”. 
 
Home Office Forensic Science and Pathology Unit 
 
“This group have provided a key forum for understanding modifications required to 
information systems – particularly relevant for me where there is an impact on the National 
DNA Database – arising from changes in legislation, putting operational policing needs first”. 
 
FSS Information Systems 
 
“Progress has been made in areas that may not have been achieved without the work of 
DNA FRP”. 
FSS Customer Training 
 
“Extremely valuable resource”. 
DNA Consultant 
 
PNC 
 
“Given the complexity and inter-relatedness of the legislation and complexity of the PNC 
itself, I’m not sure that PITO and FSS technical representatives would have been able to 
work through the issues”. 
FSS Information Systems 
 
“The project initially I suspect had fairly focussed terms of reference, however it soon 
became apparent that PNC and in particular the issues dealt with by the Project team cuts 
across a huge area of policing.  The research, evidence and advice provided has been 
invaluable in supporting policy decisions and the necessary contacts to make those 
decisions happen quickly with the necessary support from ACPO.  It has clearly identified 
that there is a large gap in the provision of information in this broad area to all levels of the 
Police Service.  PNC users have made many comments to me about the lack of a central 
advice point,  Currently many enquiries are made through me but quite frankly I am not in a 
position to deal with these enquiries in as professional a manner as I would like to”. 
 
National PNC Advisor 
 
“Absolute requirement” 
 
PNC / PITO / Hendon 
 
“The proposal for establishing a central referral point for ‘exceptions handling’ type work 
would be strongly welcomed by NIS.  This has been lacking in the past, and is particularly 
relevant in maintaining a uniform approach across police forces.  The higher profile of this 
area of business particularly emphasises the need for this.  It would also be extremely useful 
to have a unit with responsibility for maintaining (e.g.) Retention Guidelines up to date”. 
 
NIS (MPS) 
 
 
38

 
 
                                     
The review of the PNC codes of practice, with its requirement for timeliness and accuracy 
overlapped a number of areas covered by this group.  It was good to have one ‘port of call’ 
for this information.  I agree with the sentiments expressed in the covering letter, information 
management is an ongoing responsibility and the creation of a permanent group would 
ensure that the matters constantly arising in this area are addressed quickly  The output from 
such a group would ensure a consistent national approach to these contentious issues. 
 
PNC Consultant 
 
Negotiation with PITO 
 
“The project team have been invaluable to me personally in my current role in raising 
awareness of the issues and priorities of certain work and in ensuring that PITO have clearly 
defined expectations from the users of PNC”. 
National PNC Advisor 
 
“I appreciate the vast numbers of change requests that go into PITO stretches their 
resources and it is useful to have what would be considered specialists in the forensic 
retention, putting our case forward, retention of forensic samples (fingerprints / DNA) 
becomes much less useful if this data is not retained on PNC”. 
Force SSM 
 
“The support provided by the team in dealings with PITO has been unquestionably vital.  This 
was particularly so when negotiating changes to the PNC necessary as a consequence of 
implementation of the Criminal Justice Act 2003”. 
 
Home Office Forensic Science and Pathology Unit 
 
 
Introduction of new procedures & processes 
 
“The benefits to operational policing has led to a strong demand for the implementation 
across the Force.  This in turn has led to the realisation that using Livescan with the Criminal 
Justice Act can produce excellent results.  As a result, consideration is now being given to 
recruiting additional resources to take fingerprints on Livescan immediately upon arrest and 
identifying further offences whilst the detainee is still in custody”. 
 
Custody Sergeant Avon & Somerset Constabulary 
 
“Extremely useful.  Again, using as an example the implementation of C J Act, we were able 
to plan (well in advance) a training programme for staff in our PNC Bureau and the force in 
general.  The documentation received from the DNA FRP Team was comprehensive and 
detailed to practitioner level.  His meant that management did not have to start planning with 
a blank sheet of paper, thus enabling us to adapt the guidance given nationally to suit local 
circumstances.  This helped us to a speedy and relatively trouble free implementation”. 
 
S/Yorkshire Constabulary 
 
“It is not an exaggeration to say that the benefits to operational policing and the wider 
Criminal Justice System following changes in the law introduced by the Criminal Justice and 
Police Act 2001 and the Criminal Justice Act 2003 would not have been realised to the extent 
that they have without the assistance of the DNA/Fingerprint Project”. 
 
Home Office Forensic Science and Pathology Unit 
 
 
39

 
 
                                     
“Our contacts have been very helpful, the team has been friendly and approachable and 
delivered the goods!” 
Judicial Co-operation – Home Office 
 
“This group have provided a key forum for understanding modifications required to 
information systems – particularly relevant for me where there is an impact on the National 
DNA Database – arising from changes in legislation, putting operational policing needs first”. 
 
FSS Information Systems 
 
Communication 
 
“The availability of someone in the team to bounce idea’s and suggestions off has been an 
immense support in ensuring that decisions are only made after all issues have been 
considered and as a result advice and policies have been far more considerate and 
balanced”. 
PITO National PNC Advisor 
 
“During the implementation of legislation re sampling at the point of arrest there were 
numerous difficult issues to resolve.  It was really useful, and novel, to have a team of 
experts who usually had the answer or would find a solution from their wide range of 
contacts.  The links with a team with such a wealth of knowledge has been invaluable.  I feel 
that, in this area, I always have someone to turn to for assistance”. 
Force SSM 
 
“Securing the point of contact within DNA FRP to act on behalf of ACPO has been extremely 
useful in focusing our discussion”. 
International Directorate Home Office 
 
“We would strongly support the idea that there should be a permanent unit dealing with 
police information management issues.  In simple terms I have no doubt that it would lead to 
more consistent and sensible DP and FOI compliance by the police and better relations with 
us as regulator”. 
Information Commissioner’s Office 
 
Legal Challenges 
 
“The assistance and co-operation of Det Supt Linton and his team at the DNA/F’print 
Retention Project has been absolutely invaluable in all stages up to and including the House 
of Lords in R on the application of S & Marper v Chief Constable of South Yorkshire (the 
Appellants have lodged a claim in the European Court I understand).  The team provided an 
indispensable link to the national issues and information relating to S.82 of the Criminal 
Justice and Police Act 2001 – which was the subject of the challenge in S & Marper – and I 
have no doubt made a crucial contribution to the successful outcome”. 
 
Force Solicitor South Yorkshire Police 
 
“I have drawn enormous benefit from the operational advantages offered by the DNA FRP 
retention guidelines.  The RRD chapter I have prepared is based on a presumption of 
retention wherever information is necessary and adequate and my line of argument is 
supported by the work completed by the DNA FRP to date.  Additionally, I had the advantage 
of seeing the judgement from the Information Tribunal case relevant to this topic, prior to the 
completion of my chapter and was able to utilise several examples and strands of argument 
offered by the DNA FRP during this hearing”. 
NCPE CENTREX 
 
40

 
 
                                     
 
“Essential to prove business need and the need for change process involving the Data 
protection commissioner and capable of dealing with legal challenge”. 
 
Information Assurance Officer – Police Force 
 
 
Police Service Support 
 
“Team has assisted Essex Police with particular advice & guidance regarding specific 
complaints raised by data subjects on the continued retention of ‘innocent’ persons’ data and 
forensic material – enabling us to provide a robust response to a complainant which we know 
is in accord with the national view”. 
Information Compliance Team 
 
“Implementing the CJA powers alongside NSPIS custody has been difficulty.  Advice and 
support for the difficulties we have faced have been invaluable.  I have frequently been in 
contact with the DNA FRP office who have been able to assist in issues with NSPIS, PITO 
and Police Standards Unit”. 
Custody Sergeant Avon & Somerset Constabulary 
 
Bichard Code & Guidance 
 
“The relationship between the DNA FRP and my work on Review, Retention and Disposal for 
the Bichard Guidance is significant and my work has benefited greatly from the information 
and advice provided by the DNA FRP team.  I have made use of the telephone support line 
and email and met with various individual team members in an effort to align my work with 
the extensive progress already made by the DNA FRP team and am very grateful for their 
quality input to date”. 
NCPE Bichard Team 
 
“The DNA FRP have played an integral part in the development of the guidance on the 
Management of Police Information (MoPI).  The advice has always been accurate, timely and 
delivered in a format that is easy to know”. 
NCPE Doctrine Writer 
 
Business Benefits 
 
“In responding to questions in Parliament or in dealing with judicial cases the information and 
statistics provided by the team have been extremely valuable and Ministers have in particular 
been very grateful for the evidence provided to support the justification for the extension of 
police powers to take and retain DNA and fingerprints”. 
 
Home Office Forensic Science and Pathology Unit 
 
“The DNA FRP is continuing to provide a source of advice, assisting in making decisions on 
dissemination of intelligence abroad in line with new guidance.  In addition the project has 
provided significant assistance, at the request of the Home Office, which is contributing to the 
development of international DNA intelligence sharing”. 
NCIS, International 
 
“Very useful because all of the work to which the DNA FRP have addressed has implications 
in the OPERATIONAL sphere of Police work.  Example – from the statistics compiled by 
DNA FRP we have been able to monitor the business benefits such as the increase in the 
numbers of fingerprints/samples taken (which leads to a potential increase in detections).  
 
41

 
 
                                     
Whilst acknowledging that this task is achievable in-force, it is extremely time consuming so 
we are grateful for the assistance in this area from the DNA FRP Team”. 
 
Police Standards Unit 
 
 
42

 
 
                                     
12.2 
Appendix 2 - Predicted PNC Charge Increases 
ACRO 
2007-2008 total 
Number of 
Current  
Projected 
requirement 
PNC User 
projected 
checks pa 
charge pa 
Increase 
(1.5/8*project
charge 
ed increase) 
POLICE - proposed 25% increase 
Avon & Somerset 
2,903,460 
£534,755.52 
£668,444.40 
£133,688.88 
£25,066.67 
Bedfordshire 
977,589 
£213,902.21 
£267,377.76 
£53,475.55 
£10,026.67 
Cambridgeshire 
1,057,478 
£235,292.43 
£294,115.54 
£58,823.11 
£11,029.33 
Cheshire 
1,607,218 
£342,243.53 
£427,804.42 
£85,560.88 
£16,042.67 
City of London 
632,305 
£128,341.32 
£160,426.66 
£32,085.33 
£6,016.00 
Cleveland 
937,569 
£256,682.65 
£320,853.31 
£64,170.66 
£12,032.00 
Cumbria 
907,730 
£149,731.55 
£187,164.43 
£37,432.89 
£7,018.67 
Derbyshire 
2,151,290 
£320,853.31 
£401,066.64 
£80,213.33 
£15,040.00 
Devon & Cornwall 
1,492,906 
£534,755.52 
£668,444.40 
£133,688.88 
£25,066.67 
Dorset 
1,516,054 
£213,902.21 
£267,377.76 
£53,475.55 
£10,026.67 
Durham 
963,142 
£235,292.43 
£294,115.54 
£58,823.11 
£11,029.33 
Dyfed-Powys 
1,327,292 
£149,731.55 
£187,164.43 
£37,432.89 
£7,018.67 
Essex 
3,421,170 
£534,755.52 
£668,444.40 
£133,688.88 
£25,066.67 
Gloucestershire 
729,542 
£171,121.77 
£213,902.21 
£42,780.44 
£8,021.33 
Greater Manchester 
4,606,443 
£1,197,852.36 
£1,497,315.46 
£299,463.09 
£56,149.33 
Gwent 
774,177 
£235,292.43 
£294,115.54 
£58,823.11 
£11,029.33 
Hampshire 
2,071,404 
£620,316.40 
£775,395.50 
£155,079.10 
£29,077.33 
Hertfordshire 
1,256,481 
£385,023.97 
£481,279.97 
£96,255.99 
£18,048.00 
Humberside 
1,604,943 
£342,243.53 
£427,804.42 
£85,560.88 
£16,042.67 
Kent 
7,482,565 
£556,145.74 
£695,182.18 
£139,036.44 
£26,069.33 
Lancashire 
2,613,564 
£534,755.52 
£668,444.40 
£133,688.88 
£25,066.67 
Leicestershire 
1,114,310 
£342,243.53 
£427,804.42 
£85,560.88 
£16,042.67 
Lincolnshire 
822,143 
£192,511.99 
£240,639.98 
£48,128.00 
£9,024.00 
Merseyside 
2,523,455 
£684,487.07 
£855,608.83 
£171,121.77 
£32,085.33 
Metropolitan Police 
16,713,022 
£4,342,214.82 
£5,427,768.53 
£1,085,553.71 
£203,541.32 
Norfolk 
915,865 
£256,682.65 
£320,853.31 
£64,170.66 
£12,032.00 
North Wales 
1,219,397 
£213,902.21 
£267,377.76 
£53,475.55 
£10,026.67 
North Yorkshire 
1,020,290 
£213,902.21 
£267,377.76 
£53,475.55 
£10,026.67 
Northamptonshire 
1,594,990 
£213,902.21 
£267,377.76 
£53,475.55 
£10,026.67 
Northumbria 
2,170,395 
£577,535.96 
£721,919.95 
£144,383.99 
£27,072.00 
Nottinghamshire 
2,128,077 
£385,023.97 
£481,279.97 
£96,255.99 
£18,048.00 
South Wales 
1,835,429 
£513,365.30 
£641,706.62 
£128,341.32 
£24,064.00 
South Yorkshire 
2,808,352 
£534,755.52 
£668,444.40 
£133,688.88 
£25,066.67 
Staffordshire 
1,810,916 
£342,243.53 
£427,804.42 
£85,560.88 
£16,042.67 
Suffolk 
583,938 
£213,902.21 
£267,377.76 
£53,475.55 
£10,026.67 
Surrey 
1,046,819 
£342,243.53 
£427,804.42 
£85,560.88 
£16,042.67 
Sussex 
2,434,018 
£491,975.08 
£614,968.85 
£122,993.77 
£23,061.33 
Thames Valley 
3,519,979 
£727,267.51 
£909,084.38 
£181,816.88 
£34,090.66 
Warwickshire 
1,033,628 
£171,121.77 
£213,902.21 
£42,780.44 
£8,021.33 
West Mercia 
1,710,111 
£342,243.53 
£427,804.42 
£85,560.88 
£16,042.67 
West Midlands 
5,002,177 
£1,304,803.47 
£1,631,004.34 
£326,200.87 
£61,162.66 
West Yorkshire 
3,246,685 
898,389.27 
£1,122,986.59 
£224,597.32 
£42,112.00 
Wiltshire 
628,726 
192,511.99 
£240,639.98 
£48,128.00 
£9,024.00 
Sub TOTAL 
96,917,044 
21,390,220.80 
£26,737,776.00 
£5,347,555.20 
£1,002,666.60 
 
43

 
 
                                     
SCOTTISH FORCES (predictions based on current charge of £750,000 pa and predicted 25% increase) 
Central 
200,615 
£30,026.25 
£37,532.81 
£7,506.56 
£1,407.48 
Dumfries & Galloway 
241,811 
£36,192.09 
£45,240.12 
£9,048.02 
£1,696.50 
Fife 
407,140 
£60,937.05 
£76,171.31 
£15,234.26 
£2,856.42 
Grampian 
512,374 
£76,687.53 
£95,859.41 
£19,171.88 
£3,594.73 
Lothian & Borders 
1,047,079 
£156,717.35 
£195,896.69 
£39,179.34 
£7,346.13 
Northern 
227,211 
£34,006.90 
£42,508.62 
£8,501.72 
£1,594.07 
Strathclyde 
1,896,394 
£283,835.17 
£354,793.97 
£70,958.79 
£13,304.77 
Tayside 
478,367 
£71,597.66 
£89,497.08 
£17,899.42 
£3,356.14 
Sub Total 
5,010,991 
£750,000.00 
£937,500.00 
£187,500.00 
£35,156.25 
NON-POLICE - predicted 56% increase 
Assets Recovery Agency 
3,478 
£1,565.10 
£2,408.52 
£843.42 
£158.14 
Bramshill College 
23,916 
£10,762.20 
£16,561.83 
£5,799.63 
£1,087.43 
British Transport Police 
752,894 
£338,802.30 
£521,379.10 
£182,576.80 
£34,233.15 
Centrex 
11,560 
£5,202.00 
£8,005.30 
£2,803.30 
£525.62 
Charity Commission 
186 
£83.70 
£128.81 
£45.11 
£8.46 
Civil Nuclear Constabulary 
3,240 
£1,458.00 
£2,243.70 
£785.70 
£147.32 
Courts (Warrant 
207,133 
£93,209.85 
£143,439.60 
£50,229.75 
£9,418.08 
Enforcement) 
Courts Service 
203,852 
£91,733.40 
£141,167.51 
£49,434.11 
£9,268.90 
Criminal Cases Review 
427 
£192.15 
£295.70 
£103.55 
£19.42 
Commission 
Criminal Records Bureau 
671,585 
£302,213.25 
£465,072.61 
£162,859.36 
£30,536.13 
D.V.L.A. 
24,822 
£11,169.90 
£17,189.24 
£6,019.34 
£1,128.63 
Department of Trade & 
2,074 
£933.30 
£1,436.25 
£502.95 
£94.30 
Industry 
Department for Work & 
53,778 
£24,200.10 
£37,241.27 
£13,041.17 
£2,445.22 
Pensions - Solicitors 
Disclosure Scotland 
1,783,268 
£802,470.60 
£1,234,913.09 
£432,442.49 
£81,082.97 
Environment Agency 
644 
£289.80 
£445.97 
£156.17 
£29.28 
Financial Services Authority 
496 
£223.20 
£343.48 
£120.28 
£22.55 
Foreign & Commonwealth 
13,678 
£6,155.10 
£9,472.02 
£3,316.92 
£621.92 
Office 
Forensic Science Service 
1,802,397 
£811,078.65 
£1,248,159.92 
£437,081.27 
£81,952.74 
Guernsey 
72,634 
£32,685.30 
£50,299.05 
£17,613.75 
£3,302.58 
Health & Safety Executive 
237 
£106.65 
£164.12 
£57.47 
£10.78 
Her Majesty's Inspectorate 
1,086 
£488.70 
£752.06 
£263.36 
£49.38 
of Constabulary 
HM Revenue & Customs 
456,055 
£205,224.75 
£315,818.09 
£110,593.34 
£20,736.25 
Home Office Data Quality & 
99,341 
£44,703.45 
£68,793.64 
£24,090.19 
£4,516.91 
Integrity Team (I month) 
Home Office Departmental 
32,796 
£14,758.20 
£22,711.23 
£7,953.03 
£1,491.19 
Security Unit 
Immigration & Nationality 
225,058 
£101,276.10 
£155,852.67 
£54,576.57 
£10,233.11 
Directorate (ICD) 
Immigration & Nationality 
79,368 
£35,715.60 
£54,962.34 
£19,246.74 
£3,608.76 
Directorate (Status 2) 
Isle of Man 
37,327 
£16,797.15 
£25,848.95 
£9,051.80 
£1,697.21 
Jersey 
71,964 
£32,383.80 
£49,835.07 
£17,451.27 
£3,272.11 
M.O.D. Defence Vetting 
163,960 
£73,782.00 
£113,542.30 
£39,760.30 
£7,455.06 
Agency 
Mersey Tunnels Police 
2,510 
£1,129.50 
£1,738.18 
£608.68 
£114.13 
Ministry of Defence 
74,490 
£33,520.50 
£51,584.33 
£18,063.83 
£3,386.97 
N.C.I.S. 
176,313 
£79,340.85 
£122,096.75 
£42,755.90 
£8,016.73 
N.I.S. 
1,632,535 
£734,640.75 
£1,130,530.49 
£395,889.74 
£74,229.33 
National Air Traffic Services 
2,666 
£1,199.70 
£1,846.21 
£646.51 
£121.22 
 
44

 
 
                                     
Ltd 
National Crime Squad 
45,698 
£20,564.10 
£31,645.87 
£11,081.77 
£2,077.83 
National Ports Office 
19,094 
£8,592.30 
£13,222.60 
£4,630.30 
£868.18 
NHS Counter Fraud 
634 
£285.30 
£439.05 
£153.75 
£28.83 
Office for Civil Nuclear 
27,857 
£12,535.65 
£19,290.97 
£6,755.32 
£1,266.62 
Security 
Office of Fair Trading 
921 
£414.45 
£637.79 
£223.34 
£41.88 
Pensions Regulator 
83 
£37.35 
£57.48 
£20.13 
£3.77 
Police Service of Northern 
472,811 
£212,764.95 
£327,421.62 
£114,656.67 
£21,498.13 
Ireland 
Port of Dover Police 
13,628 
£6,132.60 
£9,437.39 
£3,304.79 
£619.65 
Port of Tilbury Police 
815 
£366.75 
£564.39 
£197.64 
£37.06 
Prison Service 
323,247 
£145,461.15 
£223,848.55 
£78,387.40 
£14,697.64 
Probation Service (1 month) 

£0.90 
£1.39 
£0.49 
£0.09 
RAF Provost 
1,946 
£875.70 
£1,347.61 
£471.91 
£88.48 
Royal Mail Security 
159,962 
£71,982.90 
£110,773.69 
£38,790.79 
£7,273.27 
S.C.R.O. 
9,501 
£4,275.45 
£6,579.44 
£2,303.99 
£432.00 
Scottish Drug Enforcement 
28,336 
£12,751.20 
£19,622.68 
£6,871.48 
£1,288.40 
Agency 
Service Police Crime Bureau 
36,510 
£16,429.50 
£25,283.18 
£8,853.68 
£1,660.06 
Transport Security 
15,598 
£7,019.10 
£10,801.62 
£3,782.52 
£709.22 
Vehicle and Operator 
4,616 
£2,077.20 
£3,196.58 
£1,119.38 
£209.88 
Services Agency 
Others 
315,715 
£142,071.75 
£218,632.64 
£76,560.89 
£14,355.17 
Sub Total 
10,164,742 
£4,574,133.90 
£7,039,083.84 
£2,464,949.94 
£462,178.11 
  
 
 
 
 
 
Total annual PNC costs 
 
£25,964,354.70 
 
 
 
recovered 
Projected for 2007-2008 
 
 
£34,714,359.84 
 
 
Estimated increase 
 
 
 
£8,000,005.14 
£1,500,000.96 
(£8m required) 
 
 
45

 
 
                                     
12.3 
Appendix 3 – Business Benefits Summary 
 
Research  into  effectiveness  of  retaining  DNA  under  the  Criminal  Justice  and 
Police Act 2001 
 
The  Criminal  Justice  and  Police  Act  2001  amended  PACE,  providing  the  police  in 
England and Wales with the power to retain DNA samples and fingerprints, relating to 
persons following acquittal at court or other discontinuance of a case.  
 
Definition 
The ‘RA’ flag relates to any Database record where the parent PNC record has 
been deleted.  It has been estimated that roughly 86% of PNC deletions is due 
to acquittals.  
 
As of 30th September 2005 the total number of profiles on NDNAD with an ‘RA’ flag 
was 284,619.  Allowing for a 26% replication rate among acquittals it is estimated that 
there are roughly 181,000 DNA profiles on the Database which would have previously 
fallen to have been removed.  
From  these,  approximately  8,251  profiles  of  individuals  have  been  linked 
with  crime  scene  stains,  involving  13,709  offences.  These  offences  include 
109  murders,  55  attempted  murders,  116  rapes,  67  sexual  offences,  105 
aggravated  burglaries  and  126  of  the  supply  of  controlled  drugs 
(September 2005, NDNAD Custodian Services). 
 
 
Research into effectiveness of DNA sampling under the Criminal Justice Act 2003 
 
The introduction of the Criminal Justice Act 2003 has led to an increase in the number 
of  DNA  profiles  held  on  the  National  DNA  Database  (NDNAD).    This  legislation 
amended PACE,  providing the  police  with the power to take  DNA  (and fingerprints) 
from all persons arrested for a recordable offence and detained at a police station. 
 
Since the introduction of the legislation (April 2004), DNA profiles in respect 
of 124,347 have been added to the NDNAD.  These are persons who have been 
arrested  and  not  subsequently  charged  or  cautioned  with  an  offence  (PITO, 
December 2005).  These DNA profiles have linked more than 2,000 persons to 
over  3,000  crime  scenes.    These  crimes  include;  37  murders,  16  attempted 
murders, 90 rapes, 92 drug related offences and 1,136 burglary offences (DNA 
& Fingerprint Retention Project, January 2006). 
 
 
 
46



 
 
                                     
12.4 
Appendix 4 - Standard Questionnaire Letter and Questionnaire 
DNA and Fingerprint Retention Project 
Kings Worthy Court 
Kings Worthy 
Winchester 
SO23 7QA 
 
Tel:  023 8045 0991 
Fax:  023 8074 5427 
 
xxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xxx.xxxxxx.xx 
 
 
17th January 2006 
Dear             
 
The DNA & Fingerprint Retention Project will complete most of its objectives by the end of March this year and draw to a 
close.  Many of you have been telling us how valuable the Project has been over the last two years in providing support to 
your force and your area of business. Your comments have been welcome and are encouraging. 
 
The new Retention Guidelines are scheduled to come into force in April 2006, when the Management of Police Information 
guidance (Bichard Guidance) is published; the key RFCs will have been completed by PITO; the powers available under the 
Criminal Justice & Police Act 2001 and Criminal Justice Act 2003 will have been implemented across England and Wales; 
all the current legal challenges will have been successfully defended and the benefits to operational policing will have been 
clearly  evidenced.  The  intention  has  always  been  to  work  to  a  disciplined  timetable  and  it  would  be  wrong  to  extend  the 
project even though the work has identified significant gaps in policing. 
 
We are therefore in the process of persuading Government and ACPO that a permanent unit delivering a service that deals 
with  police  information  management  is  essential.  This  national  police  information  management  unit  will  deal  with  many 
areas you are familiar with and continue to provide the comprehensive support service we have strived to achieve. 
 
We are drawing up a business case, which has provisional support from various Home Office departments and the relevant 
ACPO leads. 
 
We recognise that this document should represent your views and evidence the value of the proposals, based upon the service 
we have previously provided during the lifetime of the project. We welcome your views about the need for ongoing central 
support and coordination, which will form an integral part of the new proposals. All comments will be useful to inform the 
recommendations. The feedback will also be used to inform the end of project report. 
 
We hope that by requesting a brief and informative response you can find an opportunity to comment in the relevant section 
of this form. Additional information is welcome should you wish to provide it.  As always a timely response is helpful and 
answers by return, would be appreciated. 
 
We will of course keep you informed of future progress as the proposals are developed. 
 
Yours sincerely, 
 
Gary Linton 
Detective Superintendent 
DNA & Fingerprint Retention Project  
 
47

 
 
                                     
DNA & Fingerprint Retention Project Questionnaire 
 
Name 
Department 
Organisation 
Contact number 
           
           
           
           
1.  How  valuable  has  the  availability  of  advice  Very useful    Useful    Moderate     No value  Unknown 
provided by the DNA FRP (24/7 telephone support or   
e-mail) been to your area of business? 
        
              
             
             
             
 
Comment            
 
 
2.  How  useful  has  the  documented  information  Very useful    Useful    Moderate     No value  Unknown 
provided  by  the  DNA  FRP  been  to  your  area  of   
business? 
        
              
             
             
             
 
Comment            
 
 
3.  How  valuable  has  an  ACPO  point  of  contact  been  Very useful    Useful    Moderate     No value  Unknown 
for your organisation or department as provided by the   
DNA FRP?  
        
              
             
             
             
 
Comment            
 
 
4.  How  valuable  have  negotiations  with  PITO,  Very useful    Useful    Moderate     No value  Unknown 
conducted  by  the  DNA  FRP,  been  to  your  area  of   
business? 
        
              
             
             
             
 
Comment            
 
 
5.  How  valuable  has evidence  of operational  policing  Very useful    Useful    Moderate     No value  Unknown 
benefits, provided by the DNA FRP, been to your area   
of business? 
        
              
             
             
             
 
Comment            
 
 
6.  How  valuable  has  the  DNA  FRP  attendance  and  Very useful    Useful    Moderate     No value  Unknown 
contribution at specialist meetings been to your area of   
business? 
        
              
             
             
             
 
Comment            
 
7. How valuable has the DNA FRP support generally  Very useful    Useful    Moderate     No value  Unknown 
been to your area of business? 
 
        
              
             
             
             
 
Comment            
 
 
48