Mae hwn yn fersiwn HTML o atodiad i'r cais Rhyddid Gwybodaeth 'Make up of SPM's'.



Information Rights Team 
Post Office Limited 
Ground Floor 
Finsbury Dials 
20 Finsbury Street 
 
London EC2Y 9AQ 
 
 
 
Your reference:  
 
Our reference: FOI2021/01104 
 
 
John O'Sullivan  
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx 
 
 
13 January 2022 

 
 
Dear John O'Sullivan, 
 
Freedom of Information Request – FOI2021/01104 
 
I am writing in response to your email received by Post Office Limited (“Post Office”) on 
12 December, which has been dealt with under the terms of the Freedom of Information 
Act 2000 (“FOIA”).  
 
In your email you have requested the following information in bold as below: 
 
Can you say how many current SPM are: 
 
1) Failed coppers? 
2) Retired Publicans 
3) LLB's Historically 
 
What % of the SPM population do these three groups make up? 
 
I can confirm that we may hold information relating to previous employment on 
postmaster applications. 
 
However, after a further review of your request, Post Office believes that to determine the 
information that you require, in relation to previous employment, would significantly 
exceed the cost limit set out under Section 12(1) of the Act. The appropriate limit for Post 
Office is set at £450. This represents the estimated cost of one person spending 18 hours 
in determining whether we hold the information, and in locating, retrieving and extracting 
the information. 
 
I can confirm that whilst Post Office requires potential new postmasters to go through a 
structured application process which requires applicants to provide a work and education 
history on their application, Post Office does not transfer this level of detail on to its 
systems.  Therefore, to establish a current postmaster’s former employment along with 
their academic awards would necessitate the individual review of each application which 
we estimate would take at least 30 minutes per record to locate, retrieve and extract the 
information. With over 11,000 branches, this would significantly exceed the 18 hours’ time 
limit and therefore the exemption is engaged.  
 
Whilst Post Office has an obligation under Section 16 of the Act to provide advice and 
assistance to requesters, we do not envisage any way that you may narrow your request 
to bring it within the limit set by the Act. 
 
Public 
 

 
 
I would also like to address the issue of your multiple recent requests for information 
under the Act. 
 
Given the frequency of your recent requests as wel  as their contents, we wish to remind 
you of the points made in our letter of 12 April 2021 which refused certain of your 
requests on the grounds that they were vexatious (attached again for reference). You will 
recal  that in that letter we explained the rules and guidance on vexatious requests, 
drawing particular attention to the burden on a public authority such as Post Office 
Limited ("Post Office") and the references to frequent or overlapping requests.  
  
That letter also drew your attention to the Information Commissioner's webpage titled 
“How to access information from a public body” (located here: https://ico.org.uk/your-
data-matters/official-information/)
. This webpage includes a list of ‘Dos and Don’ts’ to 
assist members of the public with making effective requests under FOIA. In particular, 
please note that this section advises giving the public authority "ample opportunity to 
address any previous requests you have made before submitting new ones” as wel  as 
advocating against “disrupt[ing] a public authority by the sheer weight of requests or the 
volume of information requested”. It advises that requesters, “Use straightforward, polite 
language; avoid basing your request or question on assumptions or opinions, or mixing 
requests with complaints or comments.” 
  
Despite that letter we note that your recent requests are again detailed, frequent and a 
number of them relate to the same issue or issues in circumstances where we have not 
yet had the opportunity to address previous requests on the same topic. There have been 
7 requests in the month of December alone totaling 31 questions, of which the last 
received on 31 December repeated points made in the 22 December request to which we 
had not yet had an opportunity to respond. Many of the requests are lengthy and mix 
comments with requests for information. For example, a communication received from 
you on 12 December contained comment mixed with questions which did not appear to 
have any significant or serious value or purpose. This is placing significant strain on Post 
Office’s resources. 
  
Any future requests wil  be considered on a case by case basis. However, we would ask 
that you bear in mind the Information Commissioner's guidance when preparing any 
further requests to minimise the chances of future requests being refused on the grounds 
of vexatiousness.  
 
If you have any queries about this response, please contact me. Do remember to quote 
the reference number above in any future communications. 
 
I am sorry I could not provide you with the information you requested on this occasion, 
however if you are dissatisfied with the handling of this response, you do have a right to 
request an internal review. You can do this by writing to the address above stating your 
reasons for your internal review request.  
 
If, having requested an internal review by Post Office, you are stil  not satisfied with our 
response you also have a right of appeal to the Information Commissioner at:  
 
 
 


 
Information Commissioner's Office 
Wycliffe House 
Water Lane 
Wilmslow 
Cheshire  
SK9 5AF  
Telephone: 0303 123 1113 
https://ico.org.uk  
 
Yours sincerely, 
 
 
 
Chris Russell 
Head of Data Protection & Information Rights & DPO 
xxxxxxxxxxx.xxxxxx@xxxxxxxxxx.xx.xx  
http://corporate.postoffice.co.uk/secure-corporate/about-us/access-to-information/   
 
Post Office Limited is committed to protecting your privacy, information about how 
we do this can be found on our website at www.postoffice.co.uk/privacy