Mae hwn yn fersiwn HTML o atodiad i'r cais Rhyddid Gwybodaeth 'Communications & Services'.


 
Information Governance 
 
 
Medical Directorate 
NHS Grampian 
Rosehill House 
Foresterhill Site 
Cornhill Road 
Aberdeen 
AB25 2ZG 
 
 
BY EMAIL 
Date             24 December 2021 
Daniel Leonard 
Our Ref 
FOI/2021/772 
request-811173-
Enquiries to  Information Governance Team 
xxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx 
Extension  51319 
 
Direct Line  01224 551319 
 
Email 
xxxx.xxx@xxx.xxxx 
 
 
  
 
  
Dear Mr Leonard 
 
 
Freedom of Information (Scotland) Act 2002 
 
I refer to your e-mail dated 29 November 2021, requesting: 
 
“Telephony and UC/ Collaboration 

 
Please confirm the manufacturer of your telephony system(s) that are currently in place 

 
When was the installation date of your telephony equipment? 

 
When is your contract renewal date? 

 
Who maintains your telephony system(s)? 

 
Please confirm the value of the initial project 

 
Please confirm the total ongoing annual spend on telephony 

 
Please confirm the annual support cost for your telephony system 

 
Do you use Unified Communications or Collaboration tools , if so which ones? 

 
Contact Centre 

 
Please confirm the manufacturer of your contact centre system(s) that are currently in 

place? 
 
When was the installation date of your contact centre infrastructure? 

 
When is your contract renewal date? 

 

 
Who maintains your contact centre system(s)? 

 
Please confirm value of the initial project? 

 
Please confirm the value of annual support/maintenance services (in £)? And overall 

annual spend for the contact centre 
 
How many contact centre agents do you have? 

 
Do agents work from home? Or just your offices? 

 
Do you use a CRM in the contact centre? What platform is used? 

 
Do you use a knowledge base / knowledge management platform? What platform is used? 

 
Connectivity and Network Services 

 
Who provides your WAN and internet connectivity and the annual spend on each 

 
Have you , or do you plan to deploy SD Wan services 

 
Have you got SIP trunks, if so who from and confirm annual spend 

 
Please confirm who provides your LAN, WIFI and Security infrastructure 

 
Please confirm your annual spend on each 

 
Please confirm your data centre switching and security infrastructure and have you 

deployed cloud based security and threat management 
 
Organisation 

 
How many employees do you have overall within your organisation? 

 
Can you provide contact details for your procurement lead / category manager for these 

services? 
 
Can you provide names and contact details for the following people within your 

organisation? 
 
• CIO / IT Director 

 
• Head of IT 

 
• Head of Digital Transformation 

 
• Head of Customer services” 

   
 
I can now respond as follows: 
 
Telephony and UC/ Collaboration 

 


Please confirm the manufacturer of your telephony system(s) that are currently in 
place 
Mitel 
 
When was the instal ation date of your telephony equipment? 

Constant update and renewal since pre 2000 
 
When is your contract renewal date? 

31 December 2023 
 
Who maintains your telephony system(s)? 

Maintel Europe 
 
Please confirm the value of the initial project 

£330k  
 
Please confirm the total ongoing annual spend on telephony 

C£160k 
 
Please confirm the annual support cost for your telephony system 

£110k 
 
Do you use Unified Communications or Collaboration tools , if so which ones? 

Mitel UC 
 
Contact Centre 

Please confirm the manufacturer of your contact centre system(s) that are currently 
in place? 
Netcall 
 
When was the installation date of your contact centre infrastructure? 

11 February 2020 
 
When is your contract renewal date? 

31 March 2022 
 
Who maintains your contact centre system(s)? 

Netcall 
 
Please confirm value of the initial project? 

£250k 
 
Please confirm the value of annual support/maintenance services (in £)? And overall 

annual spend for the contact centre 
£40k per annum 
 
How many contact centre agents do you have? 

429 Agents 
 
Do agents work from home? Or just your offices? 

Yes, they work at home and from the office 
 
Do you use a CRM in the contact centre? What platform is used? 

 


IT Service Desk use Landesk 
 
Do you use a knowledge base / knowledge management platform? What platform is 

used? 
No 
 
Connectivity and Network Services 

Who provides your WAN and internet connectivity and the annual spend on each 
BT COIN £84k / SWAN wan and Internet £24K / Vodafone Internet £12K 
 
Have you , or do you plan to deploy SD Wan services 

NO 
 
Have you got SIP trunks, if so who from and confirm annual spend 

NO 
 
Please confirm who provides your LAN, WIFI and Security infrastructure 

HP/Cisco /Not released for security reasons. This information is commercially sensitive; 
s.33(1)(b) of the Act refers – Disclosure would prejudice substantially commercial 
interests. 
 
Please confirm your annual spend on each 

Cisco £71k,   
 
Please confirm your data centre switching and security infrastructure and have you 

deployed cloud based security and threat management 
Not released for security reasons. This information is commercially sensitive; s.33(1)(b) of 
the Act refers – Disclosure would prejudice substantially commercial interests. 
 
Organisation 

How many employees do you have overal  within your organisation? 
Approximately 16,000 users. 
 
Can you provide contact details for your procurement lead / category manager for 

these services? 
Central Procurement Team 
 
Can you provide names and contact details for the following people within your 

organisation? 
 
• CIO / IT Director 

N/A 
 
• Head of IT 

General Manager, eHealth, Scott Simm, scot .xxx@xxx.xxxx 
Please note that providing contact details does not guarantee any business with NHS 
Grampian and all queries should be through the FOI process. 
 
• Head of Digital Transformation 

N/A 
 
• Head of Customer services 

N/A 
 



 
 
 
 
Under section 20 (1) of  the  Act, if you are dissatisfied with the way NHS Grampian has 
dealt with your request, you have a right to request a review of  our actions and decisions 
in relation to your request, and you have a right to appeal to the Scottish Information 
Commissioner.   
 
A request for review must be made within 40 working days and should, in the  first 
instance, be in writing to: Directorate of Corporate Communications, Foresterhil  House, 
Foresterhil , Aberdeen, AB25 2ZB or by email to xxxx.xxx@xxx.xxxx 
 
Requests for appeal can be made by using the Scottish Information Commissioner’s online 
service at www.itspublicknowledge.info/Appeal  or should be made in writing to: Scottish 
Information Commissioner, Kinburn Castle, Doubledykes Road, St Andrews, Fife, KY16 
9DS Telephone: 01334 464610, Fax: 01334 464611.  
 
If you remain dissatisfied following an appeal to the Scottish Information Commissioner 
your recourse is to the Court of Session on a point of law. 
 
 
Yours sincerely 
 
 
 
Roohi Bains 

Information Governance Manager & Deputy DPO 
NHS Grampian