This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Structure Chart & Job Descriptions'.


 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
JOB DESCRIPTION 
 
Job Details 
 
Job Title: Core Surgical Training Coordinator   
 
Division: Corporate – UHSM Academy   
 
  
 
Base: Postgraduate Medical Education Department     
  
 
Full Time: 37.5 (1 WTE) 
  
 
Band: 5 
  
 
 
 
Organisational Arrangements 
Reporting to:   
 
Operational Services Manager 
Other accountabilities:   
 
Head of PGME 
 
Job Purpose  
1. 
The  post-holder  will  be  expected  to  provide  a  comprehensive  administrative  and 
management support to the 2 CST Programme Directors  
 
2. 
The post-holder, alongside the Specialty School Manager will be expected to strategically 
manage the Core CST Training (CST) training programme including the maintenance of a 
robust database of trainee ARCP outcomes 
 
3. 
The post-holder will also be expected to provide administrative support to the Director for 
Quality Management and Director for Education in CST training programmes. 
 
4. 
The post-holder will use the Better Training Better Care operating list to create and assess 
specific learning environment for CST training for specialty trainees in years 1 – 2 in CST 
specialties  at  UHSM  (selected  from  Cardiothoracic,  General  Surgery,  Breast,  Vascular, 
Oral  &  Maxillofacial,  Otolaryngology,  Plastics,  Trauma  &  Orthopaedics,  Urology, 
Gynaecology).  
 
5.  
To  be  responsible  for  the  coordination  and  approval  of  all  study  leave  relating  to  CST 
trainees. 
 
6.  
The  post  holder  will  provide  administrative  and  supervisory  support  to  the  Postgraduate 
Department to meet service needs. 
 
7.       To undertake any other duties which is deemed appropriate to the band when requested by 
the Postgraduate Manager 
 
  
 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
The above indicates the main duties of the post which may be reviewed in the light of experience and 
developments within the service. Any review will be undertaken in conjunction with the post-holder 
 
Main Duties and Responsibilities 
 
Human Resources/Administration 
 
Responsible for the administrative team for CST training, co-coordinating and organising CST 
training within Health Education England North West (HEE NW), which includes teaching and 
training events, induction and appraisal at ARCPs. 
 
Take part in the recruitment process for CST, working alongside the Lead employer and HEE 
NW. 
 
Carry out audit and quality assurance work and consequentially propose, develop and implement 
subsequent action plans. 
 
Must be willing to continue own professional development and attend necessary training to fulfil 
the post requirements. 
 
Supervision of junior postgrad administrators. Perform appraisals, 1:1 and develop PDP, including 
planning workload for the Better Training Better Care (BTBC) project officer. 
 
Provide induction and training for staff new in the department. 
 
 
Operational Management 
 
To  lead  on  the  design  the  CST  teaching  programme  in  line  with  the  ISCP  curriculum,  with  the 
CST leads.  
 
To  ensure  registers  are  taken  and  data  is  entered  on  a  database  for  attendance  and  recording 
statistics  of  all  meetings.  Prepare  attendance  reports  for  submission  to  the  relevant  bodies  and 
highlight  to  the  Core  Training  Programme  Directors  and  the  School  of  Surgery  and  particular 
attendance issues / trends. 
 
To be responsible for the collation, evaluation and distribution of all statistics relating to the CST 
teaching programme in line with the interim assessments and final ARCP’s.  Ensure CSTs are 
aware of ARCP requirements throughout the year 
 
To organise the regional CST Training Induction for all new CST trainees. 
 
To receive and deal with complicated and sensitive information from trainees ensuring correct 
procedures are followed.   To offer support and guidance for trainees with difficulties. Provide 
pastoral care, careers advice and support to CST trainees.   
 
To  be  responsible  for  ensuring  appropriate  arrangements  are  made  for  disposal  of  all  animal 
tissue following CST skills teaching. 
 
Financial Management 
 
Corporate  responsibility  for  CST  study-leave  budget  management  and  planning.  Ensure  the 
budget  is  effectively  managed  by  authorising,  monitoring  and  controlling  expenditure  against 
agreed budget setting.  Ensure budgetary decisions are fully informed and properly balanced 
  
 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
To  be  responsible  for  arranging  all  sponsorship  of  educational  meetings  organised  through  the 
department  relating  to  the  CST  teaching  programme  as  directed  by  the  relevant  Programme 
Director. 
 
To  be  responsible  for  the  collection  of  fees  for  meetings,  issuing  of  receipts,  organisation  of 
payment of related expenses and responsibility for  preparing and maintaining spreadsheets and 
accounts of income and expenditure relating to the CST teaching programme. 
 
Identify  and  introduce  cost  improvement  and  efficiency  measures  and  mechanisms  for  income 
generation 
 
Comply  with  Trust  procurement  processes  and  policies  to  order  and  supply  CST  training 
equipment. 
 
Information Management 
 
Management responsibility for maintenance of HEE NW regional databases and of online 
electronic resources, maximizing the use of IT facilities and systems to help maintain efficient 
working practices 
 
Analysis of local data and outcomes pertaining to education of CST trainees. 
 
Management of the CST website, gathering relevant information to be uploaded and keeping all 
information updated. 
 
Governance
 
 
The  post  holder  will  operate  at  all  times  to  high  standards  of  probity  including  observing  Health 
and  Safety  regulations,  all  policies  and  procedures  approved  by  the  Trust,  the  Trust’s  Standing 
Financial Instructions and the Data Protection Act in relation to confidential data, including paper 
and electronic communication. 
 
Communications 
 
Providing  and  receiving  complex,  sensitive  or  contentious  information,  where  persuasive, 
motivational,  negotiating,  training,  empathic  or  re-assurance  skills  are  required.  This  may  be 
because agreement or cooperation is required or because there are barriers to understanding 
 
Facilitate  and  enable  effective  communication  across  all  areas  of  responsibility  including  liaison 
with  HEE  NW  representatives,  Lead  Employer,  Consultant  surgeons  across  the  region,  Trust 
Finance & Supplies department and UHSM/Academy staff. 
 
Provide  specialist  CST  training  knowledge,  planning  and  leadership to  the  CST  lead  and  TPD’s 
across the region, including support for Director of Postgraduate Medical Education. 
 
To inform staff of the importance of the CST programme and BTBC project initiative. By ensuring 
active communication and liaison with all health economy personnel involved in the training and 
assessment process relating to the CST training. 
 
To be responsible for taking, transcribing and distribution of minutes in a timely manner. 
 
To adhere to departmental and/or Standard Operation Procedures (SOPs) 
 
  
 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
To  deal  with  sensitive  telephone  enquiries,  which  will  require  tact  &  diplomacy,  promptly  and 
communicating accordingly thereafter. 
 
Analytical and Judgemental Skills  
 
Judgements  involving  a  range  of  facts  or  situations,  which  require  analysis  or  comparison  of  a 
range of options. 
 
Monitor educational activity and outcomes of training in line with GMC/PMETB standards in order 
to identify areas for service development 
 
Undertake regular region audits of CST placement performance, with the QA manager. 
 
To maintain regional databases and prepare reports for regulatory bodies regarding CST. 
 
Planning and organising 
 
Planning  and  organisation  of  a  number  of  complex  activities  or  programmes,  which  require  the 
formulation and adjustment of plans. 
 
Organisation  of  courses,  conferences  and  educational  events  relating  to  the  CST  teaching 
programme; including travelling to external venues when required. 
 
Ability to be proactive in the development of the CST teaching programme and surgical teaching 
across trainee grades at UHSM. 
 
Use  of  persuasive,  negotiation  skills  to  source  options  for  teaching  venues;  consultant  faculty; 
and surgical equipment/consumables.  Analysis of range of options to achieve best outcome with 
consideration to teaching delivery and educational outcome, versus cost effectiveness. 
 
Responsibility for Policy and Service Development and Implementation 
 
Act  as  a  source  of  specialist  information  and  liaise  with  multiple  external  agencies  and 
stakeholders such as Royal Colleges, HEE NW and Lead employers. 
 
To develop and review new procedures and processes to ensure the efficient running of the CST 
teaching programme. 
 
Develop,  project  plan  and  implement  Trust  wide  educational  projects  and  policy  initiatives  in 
conjunction with the UHSM Academy 
 
In collaboration with the CST lead, ensure that standards and contractual obligations are met to 
national (Royal College) and HEE NW expectations. 
 
Organise Inspection and Performance Review Visits from Postgraduate HEE NW, Royal Colleges 
and  other  specialty  advisory  bodies,  including  organisation  of  visit,  management  of  report  and 
support for implementation of recommendations. 
 
Responsibilities for Human Resource and Leadership 
 
Regularly responsible for the provision of basic HR advice. Responsible for day-to-day 
management of a group of staff. 
 
 
 

  
 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Other Key Responsibilities 
 
As a member of the UHSM Academy, all Academy staff are required to work together as one 
talented team to ensure the objectives and goals of The Academy are achieved.  
 
This requires all members of Academy staff to be flexible, within their hours of work and skills and 
competencies to work within any part of the Academy in order to maintain and deliver any of the 
Academy services. This flexibility will allow The Academy to respond to both predicted and 
unexpected seasonal and other fluctuations in capacity and demand.  
 
The Academy senior management team requires all members of the Academy multidisciplinary 
team to work flexibly, as required, across the Academy for up to 20% of their contracted hours.  
 
Supplementary Information  
 
Freedom to Act 
 
Is guided by precedent and clearly defined occupational policies, protocols, procedures or codes 
of conduct. Work is managed, rather than supervised, and results/outcomes are assessed at 
agreed intervals. 
 
 
Responsibility for Financial and Physical Resources 
Authorised signatory for small payments.  Responsible for the purchase of some physical assets 
or supplies.  Monitors Department/service budgets or financial initiatives 
 
 
Effort and Environmental Factors 
 
 
Physical  Effort:    
There  is  a  frequent  requirement  for  sitting  in  a  restricted  position  for  a 
substantial proportion of the working time due to substantial amount of computer work, sitting at 
VDU.  There is an occasional requirement for light physical effort for several short periods during 
a  shift.  Removal  and  relocation  of  furniture  in  seminar  rooms  i.e.  tables  and  chairs  to  suit  the 
requirements  of  each  teaching  session  on  a  weekly  basis  with  additional  ad  hoc  sessions  and 
handling  CST  equipment.    Office  based  post  with  occasional  requirement  to  transport  CST 
equipment to other hospitals within HEE NW 
 
 
Mental Effort: There is a high degree of complex, analytical work involved in this role.   There will 
be  regular  interruptions  from  CST  trainees  via  telephone,  e-mails  and  personal  visits  to  the 
department.  In addition, the implementation of curricular changes will involve deep concentration. 
Daily requirement for concentration when dealing with reports, data sheets to ensure accuracy. 
 
 
Emotional Effort: Responsibility for trainees involves a high degree of emotional effort.  Trainees 
suffer emotional distress for various reasons such as physical and mental illness, family or financial 
problems etc.  The post holder will come into daily contact with trainees and will need to liaise with 
the Senior Management Team in this support role. 
 
 
General & Corporate Duties 
 
Risk Management 
  
 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
It  is  a  standard  element  of  the  role,  and  responsibility  of  all  staff  of  the  Trust,  that  they  fulfil  a 
proactive  role  towards  the  management  of  risk  in  all  of  their  actions.  This  entails  the  risk 
assessment of all situations, the taking of appropriate actions and reporting of all incidents, near 
misses and hazards. 
 
Records Management/ Data Protection 
As  an  employee  of  the  Trust,  you  have  a  legal  responsibility  for  all  records  (including  patient 
health, financial, personal and administrative) that you gather or use as part of your work with the 
Trust.  The  records  may  be  paper,  electronic,  microfiche,  audio  or  videotapes,  or  x-ray  images. 
You  must  consult  your  manager  if  you  have  any  doubt  as  to  the  correct  management  of  the 
records with which you work. 
 
 
Confidentiality and Information Security 
As a Trust employee you are required to uphold the confidentiality of all records held by the Trust, 
whether patient records or trust information. This duty lasts indefinitely and will continue after you 
leave  the  trust  employment.  All  employees  must  maintain  confidentiality  and  abide  by  the  Data 
Protection Act. 
  
Data Quality 
All staff are personally responsible for the quality of data entered by themselves, or on their 
behalf, on the Trust’s computerised systems or manual records (paper records) and must ensure 
that such data is entered accurately to NHS data standards, in a timely manner to ensure high 
standards of data quality in accordance with the Trust Data Quality and Clinical Record Keeping 
Policies. 
   
To ensure data is handled in a secure manner protecting the confidentiality of any personal data 
held in meeting the requirements of the Data Protection Act 1998, Caldicott recommendations 
and other relevant legislation and guidance are applicable and should be adhered to. 
 
Health and Safety 
All employees of the Trust have a statutory duty of care for their own personal safety and that of 
others who may be affected by their acts or omissions. Employees are required to co-operate with 
management to enable the Trust to meet its own legal duties and to report any circumstances that 
may compromise the health, safety and welfare of those affected by the Trust’s undertakings. 
 
Occasional exposure to animal tissue, with appropriate personal protective equipment, in clinical 
skills teaching seminar room 
 
Infection Prevention 
As  member  of  a  clinical  team  your  personal  contribution  to  reducing  healthcare  associated 
infections  (HCAIs)  require  you  to  be  familiar  with  the  Trust’s  Infection  Control  Manual  including 
the    Hand  Decontamination  Policy,  Personal  Protective  Equipment  Policy,  safe  procedures  for 
using  aseptic  techniques  and  safe  disposal  of  sharps.  You  must  be  aware  of  your  role  in  the 
decontamination  of  patient  shared  equipment  and  are  required  to  attend  mandatory  training  in 
Infection Prevention & Control and support the Trust in achieving compliance with the Health Act 
2006(all measures known to be effective in reducing Health Care Acquired Infections). 
 
Trust Policies 
The Trust operates a range of policies, e.g. Human Resources, Clinical Practice (available on the 
Trust’s intranet). Al  Trust employees must observe and adhere to the provisions outlined in these 
policies. 
 
Equal Opportunities 
  
 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
The Trust provides a range of services and employment opportunities for a diverse population. As 
a  Trust  employee  you  are  expected  to  treat  all  patients/customers  and  work  colleagues  with 
dignity and respect irrespective of their background. 
 
Safeguarding 
All  staff  have  a  responsibility  to  promote  the  welfare  of  any  child,  young  person  or  vulnerable 
adult  they  come  into  contact  with  and  in  cases  where  there  are  safeguarding  concerns,  to  act 
upon them and protect the individual from harm.  
 
All staff should refer any safeguarding issues to their manager and speculate accordingly in line 
with the Trust Child and Adult Safeguarding Policies.  
 
Any  post  deemed  to  have  regular  contact  with  children  and/or  vulnerable  adults  with  require  a 
Standard/Enhanced* DBS (Disclosure and Barring Service check).  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
  
 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Person Specification: 
 
 
 
 
Method of 
Attributes 
Essential 
Desirable 
Assessment 
 
•  Degree level or equivalent 
▪  Administration diploma 
•  Application 
Education/ 
experience  
or equivalent. 
Form 
Qualifications 
 
•  Certificates 
 
•  Ability to work with and lead a team   •  Previous Clinical Skills 
•  Application 
Experience 
•  Experience of working with policies 
Experience. 
Form 
 
and procedures. 
•  Knowledge of Core 
•  Interview 
•  Experience of QA, audit and 
Surgical Training. 
•  References 
management of regulatory visits 
•  At least 3 years NHS 
 
experience working in a 
 
medical education or 
medical staffing setting 
 
 
•  Advance oral and written 
 
•  Application 
 
communication skills, (inc 
Form 
 
negotiation, persuasion and 
•  Interview 
 
motivation) 
•  References 
 
•  Ability to deal with sensitive 
•  Presentation 
Skills 
information in appropriate manner 
 
•  Report writing & analysing  
 
•  Ability to operate with a high 
 
degree of independent judgement 
and initiative. 
•  Experience of managing budgets 
and operating a range of financial 
systems 
•  Highly advanced organisational 
skills and the ability to coordinate 
and prioritise complex projects. 
•  Advance key board skills, including 
excel 
•  Arranging meetings and minute 
taking 
•  Presentation skills 
 
•  Specialist knowledge of surgical 
•  Knowledge of medical 
•  Application 
Knowledge 
training equipment and supplies 
terminology. 
Form 
 
ordering systems. 
•  Knowledge and 
•  Interview 
•  Good understanding of DoH 
understanding of GMC 
•  References 
modernisation & healthcare plans 
Promoting excellence: 
 
•  Health & Safety and 
standards for medical 
       Confidentiality/Data protection 
education and training 
 
•  Willingness to undertake training 
 
•  Application 
Aptitudes 
and self-develop 
Form 
 
•  Enthusiastic, resolute and flexible 
•  Interview 
 
approach to work, including ability 
•  Document 
 
to motivate team members 
Check 
•  Able to travel between across the 
Health Education England North 
West area to external meetings 
•  The ability to work under pressure 
•  Good attendance record