This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Structure Chart & Job Descriptions'.


 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
JOB DESCRIPTION 
 
 
 
Job Title:      Student Pastoral Support Manager 
 
 
 
Division:   
Corporate 
 
 
Base:              Wythenshawe Hospital 
 
  
 
Full Time:       37.5 Hours   
 
Band:             5 
  
 
 
 
 
Job Purpose 
The Student Pastoral Support (SPS) Manager is responsible for supervising the organisation and 
delivery of the Student Pastoral Support Service for approximately 450 medical students based at 
MFT Wythenshawe and associated community and hospital placements. 
 
The  post  holder,  whilst  managed  by  the  Head  of  Undergraduate  Medical  Education,  will  work 
closely  with  the  Associate  Hospital  Deans  for  Student  Pastoral  Support  and  Hospital  Dean  to 
provide an identifiable, accessible and responsive Student Pastoral Support Service on a day to 
day basis, meeting with students independently and making appropriate Pastoral care decisions.  
 
The post holder will liaise, support and work with appropriate staff at all levels within and outside 
of  the  Trust  to  deliver  an  effective  Student  Pastoral  Support  Service  for  students,  frequently 
distressed, with issues such as health related (predominantly mental health), financial and family 
issues,  including  bereavement  and  personal  relationship  issues.  Support  for  students  in 
preparation for Fitness to Practise Committee Hearings is also frequently provided. 
 
The post holder will ensure effective student support by liaising with and arranging appointments 
with senior staff as appropriate, such as the Director of Occupational Health at the University and 
the  University  Disability  and  Support  Service  (DASS)  or  Associate  Hospital  Dean  for  Student 
Pastoral  Support.  These  are  frequently  emotional,  sensitive  and  complex  issues  and  can  be 
encountered on a daily basis. 
 
The  post  holder  is  responsible  for  overseeing  the  referrals  to  DASS  (Disability  Advisory  and 
Support Services) and the monitoring of accurate records and dissemination of confidential DASS 
Support Plans to appropriate members of staff within the organisation. These confidential support 
plans are distributed frequently and contain sensitive and confidential information, often complex, 
about students.  
 
Main Duties and Responsibilities 
 
Communications 
 
Author: Nicola Lees  
 
 
 
 
 
 
Date: Updated October 2019 
 
P a g e  | 1 


 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
1.  To provide accurate, current information about a wide range of student support and other 
health  services  available  within  the  Trust  and  University,  and  directly  sign-posting 
distressed  students  and  tutors  to  the  Programme  Handbook  and  Support  Services 
available. 
2.  To  provide  expert  advice  and  support  for  staff  and  tutors,  when  required,  to  attend  in 
person to assist in difficult, often sensitive, situations with students to achieve resolution. 
3.  To use methods of communication that are appropriate for the recipient, are inclusive and 
demonstrate compliance with data protection and other legislation and respect for diversity 
and equality. 
4.  To  promote  equity  in  service  provision  with  appropriate  departments  and  services  when 
issues arise. 
5.  Working  with  outside  agencies  as  required,  to  be  instrumental  in  the  strategic  and 
operational development of Student Pastoral Support. Frequent day to day contact with the 
Student  Pastoral  Support  Office  at  the  University  Department  of  Medical  Education 
(DoME). 
6.  Frequent communication with medical students, Undergraduate teams, Consultants, Leads 
and University as well as other sectors. 
7.  Dealing  with  telephone  enquiries  which  frequently  require  tact  and/or  diplomacy,  prompt 
response and communicating, as appropriate, thereafter. 
8.  Responsible  for  managing  the  daily  flow  of  student  correspondence  to  an  agreed 
timescale, including uploading of documents to 1Med Records. 
9.  To draft or redraft response letter, file notes and meeting notes and ensure that all Student 
Pastoral Support correspondence is clear, concise, grammatically correct and written to an 
appropriate standard. 
10. Attend meetings and provide minutes, as required. 
 
 
Analytical and Judgemental Skills 
 
1.  To  deal  with  and  resolve  problems  quickly  and  efficiently,  making  independent  decisions 
for  student  or  tutor  concerns.  Frequently  sensitive,  emotive  and  complex  concerns  and 
enquiries including issues of loss and bereavement with a range of emotions expressed. 
2.  To  use  judgement  when  liaising  with  the  Hospital  Dean,  Associate  Hospital  Deans  and 
Head of Undergraduate Medical Education on urgent matters. 
3.  Responsible for the accurate maintenance of all information in electronic format to enable 
the SPS team to work effectively and efficiently. 
4.  To  produce  regular  interval  reports  showing  activity  and  outcomes  and  service  quality 
improvements as required. 
5.  To  collate  relevant  information  and  liaise  with  appropriate  staff  at  University  Division  of 
Medical  Education  (DoME)  Student  Pastoral  Support  and  the  University  Occupational 
Health and DASS to aim to achieve effective Student Pastoral Support. 
6.  Production of statistics and reports, including the upload of documents and maintenance of 
student timelines of 1Med. 
7.  To assist in areas of audit and quality assurance. 
8.  To conduct satisfaction surveys of student support. 
9.  To  act  as  an  advocate  when  required,  for  vulnerable  students  respecting  and  promoting 
diversity and equality and demonstrating empathy for their situation. 
 
 
Planning and organising 
 
1.  Responsible  for  the  overseeing  the  forward  planning  of  Student  Pastoral  Support  (SPS) 
clinics, for example during induction periods, revision and exam periods and following the 
release of examination results. 
Author: Nicola Lees  
 
 
 
 
 
 
Date: Updated October 2019 
 
P a g e  | 2 


 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
2.  Work  closely  with  the  Student  Pastoral  Support  Assistant  in  detailed  planning  of  SPS 
clinics to ensure smooth and successful delivery. 
3.  Undertake routine clerical duties and any other tasks relevant to the role as requested as, 
and when, required. 
4.  Responsible for the operational aspects of Student Pastoral Support clinics, attending and 
supporting  the  Associate  Dean  for  Student  Pastoral  Support  and,  where  appropriate, 
Hospital  Dean,  checking  accurate  records  known  as  “file  notes”  for  each  student  support 
interaction  and  providing  appropriate  copies  to  University  Student  Pastoral  Support  via 
1Med,  and  sending  encrypted  copies  to  students.  They  will  be  required  to  record  this 
information  on  1Med,  including  reason for  appointment, follow-up  arrangements,  planning 
future arrangements and monitoring referrals, as required. 
5.  The post holder will work closely with the Quality Assurance Manager and Undergraduate 
Senior Management to ensure that students receive an excellent Student Pastoral Support 
Service.    This  will  involve  writing,  distributing,  collecting  and  analysing  student  support 
satisfaction surveys and 1Med data.   
6.  The post holder will also be responsible for visiting students off site, if required, and liaising 
with senior staff at associated hospitals when issues of student support arise. In addition, 
they  will  be  required  to  monitor  student  complaints  concerning  student  support  in 
association  with  the  Head  of  Undergraduate  Medical  Education,  Associate  Hospital  Dean 
for Student Pastoral Support and Hospital Dean and ensure a satisfactory resolution. 
7.  As well as planning and running joint Student  Pastoral  Support Clinics with the Associate 
Dean  for  Student  Pastoral  Support,  they  will  be  required  to  operate  a  drop-in  and 
telephone-based service that requires concentrated and intense mental effort with frequent 
interruptions. 
8.  To work with Associate Dean  for Student  Pastoral Support and Hospital Dean to manage 
often  emotional  situations  of  potential  or  actual  conflict,  mediating  between  staff  and 
students to allow concerns to be expressed freely. 
9.  To  keep  accurate  written  and  electronic  records  (on  1Med)  of  Student  Pastoral  Support 
issues and appointments to assist day to day case management. 
10. Responsible  for  managing  Student  Pastoral  Support  clinics  for  the  Associate  Dean  for 
Student Pastoral Support and, where appropriate, for the Hospital Dean. 
11. To draft or redraft response letters, file notes and meeting notes and ensure that all student 
support  correspondence  is  clear,  concise,  grammatically  correct  and  written  to  an 
appropriate standard. This work is intense and requires sustained concentration, however, 
this may be frequently interrupted. 
12. To  provide  advice  and  assistance  for  students,  tutors  and  Student  Pastoral  Support 
Assistant in the process and progress of student issues. 
 
 
 
Responsibility for Policy and Service Development and Implementation 
 
1.  Responsible  for  ensuring  confidentiality  of  Student  Pastoral  Support  records  and  File 
Notes. 
2.  Attendance  to  Student  Pastoral  Support  meetings  at  the  University  Division  of  Medical 
Education and sub committees related to that role. Follows policies in own role which are 
determined  by  others,  may  be  required  to  comment  on  policies,  procedures  or  possible 
developments. 
3.  Develop  the  SPS  Office  to  keep  abreast  of  continual  changes  within  the  process  of 
supporting students. 
 
 
Responsibilities for Human Resource and Leadership 
 

Author: Nicola Lees  
 
 
 
 
 
 
Date: Updated October 2019 
 
P a g e  | 3 


 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
The  Student  Pastoral  Support  (SPS)  Manager  is  responsible  for the  day-to-day management  of 
their  team.  This  includes  all  issues  relating  to  the  recruitment.  Selection  and  induction  of  new 
staff,  ensuring  that  all  Trust  procedures  are  applied.  They  will  also  be  responsible  for  the 
deployment and training of staff in their remit. 
 
1.  Manage the recruitment and selection of administrative staff in their remit. 
2.  Responsible  for  cover  arrangements  of  administrative  staff  within  remit  and  within 
available resource to ensure administrative services are available as needed. 
3.  Review workload issues, staffing levels and supervisory arrangements for these staff. 
4.  To  undertake  annual  staff  personal  development  (appraisal)  in  line  with  Trust  policy. 
Monitor  the  performance  of  all  staff  within  remit,  ensuring  that  individual  training  and 
development needs are identified and provide staff with access to appropriate training and 
development, Responsible for monitoring of staff performance and early discussion stage 
of disciplinary matters. 
5.  Maintain  and  control  staff  sickness  and  be  responsible  for  the  management  for  the 
administrative staff in their remit in accordance with Trust policies and procedures. 
6.  Establishing  and  operating  effective  administrative  systems,  It  systems  and  procedures 
related to the work of the Student Pastoral Support Office. 
7.  Managing the flow of work, supervising, guiding and supporting the administrative team. 
8.  Influence, lead and encourage administrative staff members within remit. 
9.  Ensure  that  all  staff  mandatory  training  is  completed  along  with  appropriate  compliance 
within the Trust Policies and Procedures. 
10. To develop and maintain good relationships with clinical and non-clinical staff to promote 
an  honest  and  open  culture  to  ensure  speedy  resolution  of  concerns  and  effective 
outcome management. 
11. To  provide  general  advice,  information  and  guidance  directly  to  students  and  tutors  as 
required. 
12. To  advise  students  of  the  University  and  Trust  complaints  procedure  and  inform 
complainants  of  independent  advocacy  and  other  services  that  may  support  them  as 
required. 
13. To  arrange,  attend  and  manage  meetings  with  appropriate  staff  and  students  and 
document details of the concerns/complaints.   
14. To  case  manage  often  highly  complex  and  emotive  student  issues  through  close  liaison 
with the University Student Pastoral  Support Service and the  University and  the Hospital 
Occupational Health Services and DASS. 
15. To report adverse incidents through the Trust’s incidence reporting system. 
 
 
Supplementary Information  
 
Freedom to Act 
Is  guided  by  standard  operating  procedures  (SOPs),  good  practice,  established  precedents, 
protocols and codes of conduct. Work  is managed rather than supervised and results/outcomes 
are assessed at agreed intervals. Understands what results or standards are to be achieved. 
 
Responsibility for Financial and Physical Resources 
1.  Overall responsibility for the security of the Student Pastoral Support Office due to highly 
confidential information stored.  
2.  Observes personal duty of care and for staff members within remit in relation to equipment 
and resources used in course of work
 
 
Effort and Environmental Factors
 
 
Author: Nicola Lees  
 
 
 
 
 
 
Date: Updated October 2019 
 
P a g e  | 4 


 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Physical Effort 
1.  The post holder will mainly be using a PC responding to emails and telephone enquiries 
and inputting information, and working constantly with a VDU screen and, therefore, sat in 
a restricted position. 
2.  Sitting in student clinics, often for long periods of time. 
3.  Required to set up meeting rooms, as appropriate, involving moving chairs and tables. 
 
 
Mental Effort 
1.  A high degree of concentration is required as well as analysis of the student problem and 
understanding  of  policies  and  procedures  both  within  the  Trust  and  the  University.    In 
particular,  an  updated,  advanced  knowledge  of  student  progression  procedures  and 
appropriate counselling, occupational health, DASS and other support services required.   
2.  Must be aware of Data Protection at all times. 
3.  Student  and  Tutor  enquiries  occur  on  a  frequent  and  daily  basis.  With  450  students 
attached to the Trust these enquires can be disruptive and constant. 
4.  Complex student follow-up and monitoring database work also involved. There is a need 
to  work  to  deadlines  in  accordance  with  Enhanced  Monitoring,  providing  information  for 
placement co-ordinators and running information from 1Med to provide accurate  data for 
statistics.  
5.  Attention to detail is essential for accurate preparation for SPS clinics and File Notes, and 
the post holder has to adapt to last minute cancellations by students and SPS Associate 
Deans. 
6.  Confidentiality and trust are key components of this role. 
 
Emotional Effort  
1.  There is a high emotional element to this position.  The post-holder may be the first point of 
contact and will be required to deal with distressed, upset or angry students/relatives or 
tutors.  These will include students with their own health problems, family health issues, 
bereavement, financial, relationship and accommodation issues, as well as difficulties with 
tutors.  They need to take appropriate action and find the appropriate help. These must 
always be dealt with in a sensitive and confidential manner. 
2.  The work is intense and requires sustained concentration, however, this may be frequently 
interrupted. 
 
 
Working Conditions 
The post-holder will be working in their own office located in the Clinical Skills Unit. However, at 
times, it may involve dealing with distressed students in open spaces.  The post-holder is based 
in  the  ERC  building  with  recurrent  heating  and  ventilation  problems.  The  post  holder  will  be 
required to travel to other hospitals and to the University to support students, attend meetings or 
deal with complaints. 
 
 
General & Corporate Duties 
 
Risk Management 
It  is  a  standard  element  of  the  role,  and  responsibility  of  all  staff  of  the  Trust,  that  they  fulfil  a 
proactive  role  towards  the  management  of  risk  in  all  of  their  actions.  This  entails  the  risk 
assessment of all situations, the taking of appropriate actions and reporting of all incidents, near 
misses and hazards. 
 
Records Management/ Data Protection 
Author: Nicola Lees  
 
 
 
 
 
 
Date: Updated October 2019 
 
P a g e  | 5 


 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
As  an  employee  of  the  Trust,  you  have  a  legal  responsibility  for  all  records  (including  patient 
health, financial, personal and administrative) that you gather or use as part of your work with the 
Trust.  The  records  may  be  paper,  electronic,  microfiche,  audio  or  videotapes,  or  x-ray  images. 
You  must  consult  your  manager  if  you  have  any  doubt  as  to  the  correct  management  of  the 
records with which you work. 
 
Confidentiality and Information Security 
As a Trust employee you are required to uphold the confidentiality of all records held by the Trust, 
whether patient records or trust information. This duty lasts indefinitely and will continue after you 
leave  the  trust  employment.  All  employees  must  maintain  confidentiality  and  abide  by  the  Data 
Protection Act. 
  
Data Quality 
All  staff  are  personally  responsible  for  the  quality  of  data  entered  by  themselves,  or  on  their 
behalf, on the Trust’s computerised systems or manual records (paper records) and must ensure 
that  such  data  is  entered  accurately  to  NHS  data  standards,  in  a  timely  manner  to  ensure  high 
standards of data quality in accordance with the Trust Data Quality and Clinical Record Keeping 
Policies. 
   
To ensure data is handled in a secure manner protecting the confidentiality of any personal data 
held  in  meeting  the  requirements  of  the  Data  Protection  Act  1998,  Caldicott  recommendations 
and other relevant legislation and guidance are applicable and should be adhered to. 
 
Health and Safety 
All employees of the Trust have a statutory duty of care for their own personal safety and that of 
others who may be affected by their acts or omissions. Employees are required to co-operate with 
management to enable the Trust to meet its own legal duties and to report any circumstances that 
may compromise the health, safety and welfare of those affected by the Trust’s undertakings. 
 
Infection Prevention 
As  member  of  a  clinical  team  your  personal  contribution  to  reducing  healthcare  associated 
infections  (HCAIs)  require  you  to  be  familiar  with  the  Trust’s  Infection  Control  Manual  including 
the    Hand  Decontamination  Policy,  Personal  Protective  Equipment  Policy,  safe  procedures  for 
using  aseptic  techniques  and  safe  disposal  of  sharps.  You  must  be  aware  of  your  role  in  the 
decontamination  of  patient  shared  equipment  and  are  required  to  attend  mandatory  training  in 
Infection Prevention & Control and support the Trust in achieving compliance with the Health Act 
2006(all measures known to be effective in reducing Health Care Acquired Infections). 
 
Trust Policies 
The Trust operates a range of policies e.g. Human Resources, Clinical Practice (available on the 
Trust’s intranet). All Trust employees must observe and adhere to the provisions outlined in these 
policies. 
 
Equal Opportunities 
The Trust provides a range of services and employment opportunities for a diverse population. As 
a  Trust  employee  you  are  expected  to  treat  all  patients/customers  and  work  colleagues  with 
dignity and respect irrespective of their background. 
 
Safeguarding 
All  staff  have  a  responsibility  to  promote  the  welfare  of  any  child,  young  person  or  vulnerable 
adult  they  come  into  contact  with  and  in  cases  where  there  are  safeguarding  concerns,  to  act 
upon them and protect the individual from harm.  
 
All staff should refer any safeguarding issues to their manager and speculate accordingly in line 
with the Trust Child and Adult Safeguarding Policies.  
Author: Nicola Lees  
 
 
 
 
 
 
Date: Updated October 2019 
 
P a g e  | 6 


 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Any  post  deemed  to  have  regular  contact  with  children  and/or  vulnerable  adults  with  require  a 
Standard/Enhanced* DBS (Disclosure and Barring Service check).  
 
The above is not intended to provide an exhaustive list of duties required of the post-holder and 
will be subject to regular review. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Person Specification 
 
 

 
 
Method of 
Attributes 
Essential 
Desirable 
Assessment 
 
 
 
 
Education/ 
Degree or equivalent relevant 
Certificate in Counselling level 
Certificates or 
Qualifications  professional knowledge in 
2 or Manchester University 
evidence of 
counselling or complaints 
Supporting Student’s Award. 
correct training. 
procedures in client liaison 
      
and student support role. 
     ECDL/equivalent. 
 
 
 
 
 
 
 
 
Experience 
Experience of working to 
Experience  of  liaising  with  a 
 
policies and procedures for 
wide  range  of  people  including 
complaints and interpreting 
senior colleagues 
regulations.  
 
Author: Nicola Lees  
 
 
 
 
 
 
Date: Updated October 2019 
 
P a g e  | 7 


 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Understanding of referral 
At least 2 years’ experience 
system for University 
of dealing with students in 
Occupational Health, DASS 
emotional circumstances. 
and University Student Pastoral 
 
Support. 
Experience of liaising with a 
wide range of people, 
including senior colleagues. 
 
Problem solving abilities. 
 
Ability to work within and 
across teams. 
 
 
 
 
 
 
Application 
Skills 
Excellent listening, 
Form 
 
counselling and people skills. 
Interview 
Ability to provide emotional 
 
Presentation 
support. 
References 
Excellent communication, 
 
interpersonal and 
 
organisational skills. 
 
Excellent time management 
 
skills. 
 
 
 
Good oral and written 
communication skills. 
 
 
 
Self-motivated with the ability 
 
to manage own workload. 
 
 
 
Understanding of the 
 
importance of confidentiality. 
 
 
 
Ability to prioritise competing 
 
tasks effectively 
 
 
 
Organisational ability. 
 
 
 
Excellent interpersonal skills. 
 
 
Excellent computer skills with 
 
proficient knowledge of 
 
Microsoft Office (Excel, Word 
 
and Outlook), Internet skills, 
 
knowledge of databases. 
 
 
 
Ability to work flexibly as part 
Application 
of a team.    
Form 
Evidence of Personal and 
Interview 
Professional Development. 
Presentation 
 
References 
Ability to work independently. 
Document 
 
Author: Nicola Lees  
 
 
 
 
 
 
Date: Updated October 2019 
 
P a g e  | 8 


 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Check. 
 
 
 
 
 
 
 
Knowledge of Student 
Knowledge of medical education 
Application 
Knowledge 
Pastoral Support Issues and 
appropriate policy and 
 
Form 
 
guidance regulations on Trust  Health and Safety issues. 
Interview 
 
and University Complaints 
 
References 
 
Procedures. 
Good understanding of Trust 
 
policies and procedures. 
Knowledge of Caldicott and 
 
Data Protection regulations.  
Knowledge of basic statistics and 
 
data handling. 
Adherence to confidentiality 
 
regulations.
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Conscientious and hard 
Evidence of personal 
Application 
Aptitudes 
working. 
development. 
Form 
 
 
Interview 
 
Ability to remain calm and 
References 
 
professional under pressure. 
 
 
 
 
Proactive and able to work on 
 
own initiative. 
 
 
 
Tactful and diplomatic. 
 
 
Willingness to undertake 
 
training. 
 
 
 
Flexible. 
 
 
 
Caring and professional 
 
manner. 
 
 
 
Team player. 
 
 
 
 
 
 
 
Values  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Author: Nicola Lees  
 
 
 
 
 
 
Date: Updated October 2019 
 
P a g e  | 9 


 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Post Holder’s name/s: 
................................................................................................  
 
Post Holders’ Signature/s: 
............................................................Date: ...................  
 
Manager’s Name: 
........................................................................................................  
 
Manager’s Signature: 
...................................................................Date: ..................... 
Author: Nicola Lees  
 
 
 
 
 
 
Date: Updated October 2019 
 
P a g e  | 10