This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Prompt Payment Reporting'.

Agreement for purchase and supply of goods 
 
 
 

This precedent is enabled with automated clause numbering and cross-referencing.  
(Select All (CTRL A) and use F9 to update the numbering and cross-referencing.) 
 
Dated [date
[name of Council
— and — 
[name of Seller
[title

link to page 3 link to page 4 link to page 4 link to page 4 link to page 4 link to page 4 link to page 5 link to page 5 link to page 5 link to page 5 link to page 5 link to page 5 link to page 5 link to page 6 link to page 6 link to page 6 link to page 6 link to page 6 link to page 6 link to page 6 link to page 7 link to page 9 link to page 10 link to page 11 Contents 

Definitions and interpretation ................................................................................................................... 1 

Order ......................................................................................................................................................... 2 

Conditions applicable ................................................................................................................................ 2 

Quality of the Goods to be supplied .......................................................................................................... 2 

Price ........................................................................................................................................................... 2 

Payment ..................................................................................................................................................... 2 

Packaging ................................................................................................................................................... 3 

Cancellation ............................................................................................................................................... 3 

Delivery ...................................................................................................................................................... 3 
10 
Non-delivery .............................................................................................................................................. 3 
11 
Consequential loss ..................................................................................................................................... 3 
12 
Property ..................................................................................................................................................... 3 
13 
Guarantee of title ...................................................................................................................................... 3 
14 
Risk ............................................................................................................................................................ 4 
15 
Deterioration in the Goods ........................................................................................................................ 4 
16 
Insurance ................................................................................................................................................... 4 
17 
Acceptance of the Goods .......................................................................................................................... 4 
18 
Indemnity .................................................................................................................................................. 4 
19 
Assignment and sub-contracting ............................................................................................................... 4 
20 
Termination ............................................................................................................................................... 4 
21 
General ...................................................................................................................................................... 5 
Schedule 1 Description of the Goods ..................................................................................................................... 7 
Schedule 2 [Purposes for which Goods Supplied] .................................................................................................. 8 
Schedule 3 [Packaging Instructions] ....................................................................................................................... 9 
 

link to page 9 link to page 6 link to page 9 link to page 4 THIS AGREEMENT is made on [date]. 
PARTIES 
(1) 
[name of council] a public authority having its principle place of business at [address] (the Buyer); and 
(2) 
[name of company] company number [number] and whose registered office is at [address] (the 
Seller). 
BACKGROUND 
(A) 
The Buyer wishes to purchase the Goods (as defined in Schedule 1 to this Agreement)  
(B) 
The Supplier has the skills and resources to [design, manufacture and] supply the Goods. 
(C) 
The Supplier is willing to supply the Goods and the Buyer is willing to purchase the Goods, all subject 
to the provisions of this Agreement. 
THE PARTIES AGREE: 

Definitions and interpretation 
1.1 
Definitions 
In this Agreement: 
Acceptance Conditions  has the meaning given in clause 17; 
Delivery Date 
means [date]; 
Goods 
means [specify] and as set out in Schedule 1 to this Agreement; 
Payment Date 
means [date]; 
Price 
means £[amount]; and 
Seller’s Provisions 
has the meaning given in clause 3.1. 
1.2 
Interpretation 
In this Agreement unless the context otherwise requires: 
1.2.1 
words importing any gender include every gender; 
1.2.2 
words importing the singular number include the plural number and vice versa; 
1.2.3 
words importing persons include firms, companies and corporations and vice versa; 
1.2.4 
references to numbered clauses and schedules are references to the relevant clause in or 
schedule to this Agreement; 
1.2.5 
reference in any schedule to this Agreement to numbered paragraphs relate to the 
numbered paragraphs of that schedule; 
1.2.6 
any obligation on any Party not to do or omit to do anything is to include an obligation not to 
allow that thing to be done or omitted to be done; 
1.2.7 
the headings to the clauses, schedules and paragraphs of this Agreement are not to affect 
the interpretation; 
1.2.8 
any reference to an enactment includes reference to that enactment as amended or 
replaced from time to time and to any subordinate legislation or byelaw made under that 
enactment; and 
1.2.9 
where the word including is used in this Agreement, it shall be understood as meaning 
including without limitation


link to page 9 link to page 10
Order 
2.1 
The Buyer orders, and the Seller agrees to sell, the Goods at the Price for delivery by the Delivery 
Date. 
2.2 
The quantity and description of the Goods are set out in [Schedule 1 OR the estimate OR the 
quotation OR [other document]]
2.3 
[[set out other provisions eg as to tolerances, meaning of satisfactory quality in relation to the Goods, 
particular purposes, advantageous price, defects etc in the Goods, any aspect of the appearance and 
finish of the Goods needing to be noted
]] 

Conditions applicable 
3.1 
The provisions of this Agreement shall apply to the sale of the Goods by the Seller to the Buyer. Any 
other provisions, including those of the Seller which the Seller applies or purports to apply, shall not 
be the terms and conditions concerning the sale of the Goods by the Seller to the Buyer, however 
such provisions are introduced (including but not limited to provisions included on quotations, 
estimates, conformations of order, delivery notes or similar documents) (Seller’s Provisions). For the 
avoidance of doubt, the Seller acknowledges and agrees that the Buyer shall not be bound by any of 
the Seller’s Provisions. 
3.2 
An order for the Goods shall be deemed to be an offer by the Buyer to purchase Goods pursuant to 
the provisions of this Agreement. 
3.3 
Any act to fulfil the order for the Goods by the Seller shall be deemed conclusive evidence of the 
Seller’s acceptance of this Agreement. 
3.4 
Any variation of the provisions of this Agreement (including any special terms and conditions agreed 
between the Parties) shall be inapplicable unless agreed in writing by the Buyer. 

Quality of the Goods to be supplied 
The Seller warrants, represents, undertakes and guarantees that the Goods supplied under this 
Agreement will: 
4.1 
be free from defects (manifest or latent), in materials and workmanship; 
4.2 
conform with the specifications, drawings, descriptions given in quotations, estimates, brochures, 
sales, marketing and technical literature or material (in whatever format made available by the Seller) 
supplied by, or on behalf of, the Seller; 
4.3 
be free from design defects; 
4.4 
be suitable, in every aspect, for the purposes intended by the Buyer [which have been agreed by the 
Parties OR which the Buyer has notified to the Seller in writing and which is attached to this 
Agreement as Schedule 2 OR of which the Seller acknowledges that it has been notified]
The Seller acknowledges and agrees that the approval by the Buyer of any designs provided by the 
Seller will not relieve the Seller of any of its obligations under this clause. 

Price 
The Buyer shall pay the Price for the Goods which cannot be varied without the prior written 
authorisation of the Buyer, signed by an authorised representative of the Buyer. 

Payment 
6.1 
Payment for the goods shall be made on the Payment Date OR on delivery OR within 30 days of 
delivery OR when the goods are received whichever is the later if the previous are alternatives. 
6.2 
All amounts stated are exclusive of VAT and/or any other applicable taxes or levy, which shall be 
charged in addition at the rate in force at the date any payment is required from the Buyer. 
6.3 
If a payment is not made by the Buyer by the due date, then the Buyer shall pay the Seller interest at 
a rate which shall compensate for such loss as has been directly caused by the late payment. The 


link to page 5 link to page 5 link to page 5 interest rate shall not be at a rate higher than the interest rate specified in the Late Payment of 
Commercial Debts (Interest) Act 1998. 
6.4 
The time for payment for any sum due under this Agreement shall not be of the essence. 

Packaging 
The Seller shall comply such handling, packing packaging and labelling instructions as the Buyer shall 
specify and as are set put in schedule 3. 

Cancellation 
The Buyer shall have the right to cancel the order for the Goods (or any part of the Goods) which have 
not yet been delivered to the Buyer. The cancellation shall be made in writing. Without prejudice to 
the generality of the foregoing, the Buyer shall pay the Price (or where applicable, that part of the 
Price) for Goods which have been delivered to the Buyer or at the date of the notice of cancellation 
are in transit and the costs of materials which the Seller has purchased to fulfil the order for the 
Goods and which cannot be used for other orders or be returned to the supplier of those materials for 
a refund. 

Delivery 
9.1 
The Goods shall be delivered (carriage paid) to the location specified by the Buyer or at the direction 
of the Buyer [by the Delivery Date OR such date(s) as may be specified by the Buyer]. The Delivery 
Date or any other date and time agreed for delivery of the Goods shall be of the essence of the 
Agreement. 
9.2 
The Seller shall not deliver the Goods in instalments. Where the Parties have agreed in writing that 
the Seller shall deliver in instalments (or the Buyer agrees to accept instalments for the delivery of the 
Goods), a breach concerning any instalment (however caused or of whatsoever nature) shall entitle 
the Buyer to terminate the Agreement and to claim damages, without prejudice to the Buyer’s other 
remedies. 
10 
Non-delivery 
Where the Seller fails to deliver the Goods by the [Delivery Date OR times specified by the Buyer OR 
times agreed by the Parties] the Buyer shall be entitled: 
10.1 
to terminate the Agreement; 
10.2 
to buy the same or similar Goods from another Seller; and 
10.3 
to recover the element of the cost of buying the Goods from another Seller which exceeds the Price. 
These remedies are without prejudice to clause 11 and any or all other rights that the Buyer has. 
11 
Consequential loss 
Without prejudice to clause 10 and the other rights that the Buyer has, in addition, the Seller shall be 
liable for all direct, indirect and consequential loss arising from any breach of the provisions of this 
Agreement. 
12 
Property 
The property in the Goods shall pass to the Buyer when the Goods are unconditionally appropriated 
(by either party, or by or with the consent of either party) to the contract or on delivery to the Buyer, 
whichever event occurs first. 
13 
Guarantee of title 
The Seller warrants that: 
13.1 
it has full clear and unencumbered title to all the Goods; 
13.2 
at the date of delivery of any of the Goods it shall hold such title in the Goods as mentioned in clause 
13.1; 


link to page 6 13.3 
at the date of delivery of any of the Goods it will have full and unrestricted right, power and authority 
to sell, transfer and deliver all of the Goods to the Buyer. From that date the Buyer shall acquire a 
valid and unencumbered title to the Goods. 
14 
Risk 
The Goods will be at the Seller’s risk until: 
14.1 
the Goods are delivered to the Buyer (or are delivered at the Buyer’s direction); and 
14.2 
the Goods are found by the Buyer to be in accordance with the provisions and the specifications, etc 
of this Agreement. 
15 
Deterioration in the Goods 
Without prejudice to the generality of the foregoing, the Seller accepts the risk of deterioration of the 
Goods which is necessarily incident to the course of transit. 
16 
Insurance 
The Seller shall have in place a contract of insurance over the Goods. The Seller shall assign to the 
Buyer the benefit of the contract of insurance on the request of the Buyer. 
17 
Acceptance of the Goods 
The Buyer shall not have accepted, or be deemed to have accepted, the Goods until Acceptance 
Conditions are fulfilled. The Acceptance Conditions are: 
17.1 
the Goods have been delivered to the location specified; and 
17.2 
the Buyer has notified the Seller in writing that the Goods are in complete compliance with the 
provisions and the specifications, etc of this Agreement. 
Although the Acceptance Conditions have been fulfilled, the Buyer may still reject the goods and 
make a claim for damages where the Goods are not in complete compliance with the provisions and 
the specifications, etc of this Agreement within seven days of the notice given under clause 17.2. 
18 
Indemnity 
The Seller shall indemnify, and keep indemnified, the Buyer against all claims, costs and expenses that 
the Buyer may incur and that arise, directly or indirectly from the Seller’s breach of any of its 
obligations under this Agreement. 
19 
Assignment and sub-contracting 
The Seller shall not assign, transfer, charge or otherwise deal with this Agreement or any obligation 
under this Agreement without the prior written consent of the Buyer. Without prejudice to the 
generality of the foregoing, the Seller shall not sub-contract the manufacture, production, or supply of 
the Goods or any right, liability or obligation without the prior written consent of the Buyer. 
20 
Termination 
Without prejudice to any other right or remedy it might have, either party may terminate this 
Agreement at any time by notice in writing to the other party, such notice to take effect as specified 
in the notice: 
20.1 
if the Other Party is in substantial breach of this Agreement and, in the case of a breach capable of 
remedy within ten days, the breach is not remedied within ten days of the Other Party receiving 
notice specifying the breach and requiring it to be remedied; or 
20.2 
if the Other Party becomes insolvent, or if an order is made or a resolution is passed for the winding 
up of the Other Party (other than voluntarily for the purpose of solvent amalgamation or 
reconstruction), or if an administrator or administrative receiver is appointed in respect of the whole 
or any part of the Other Party’s assets or business, or if the Other Party makes any composition with 
its creditors or takes or suffers any similar or analogous action in consequence of debt. 


21 
General 
21.1 
Force majeure 
Neither Party shall have any liability under or be deemed to be in breach of this Agreement for any 
delays or failures in performance of this Agreement that result from circumstances beyond the 
reasonable control of that Party. The Party affected by such circumstances shall promptly notify the 
other Party in writing when such circumstances cause a delay or failure in performance and when 
they cease to do so. If such circumstances continue for a continuous period of more than 6 months, 
either Party may terminate this Agreement by written notice to the other Party. 
21.2 
Amendments 
This Agreement may only be amended in writing signed by duly authorised representatives of the 
Parties. 
21.3 
Entire agreement 
This Agreement contains the whole agreement between the parties and supersedes and replaces any 
prior written or oral agreements, representations or understandings between them. The parties 
confirm that they have not entered into this Agreement on the basis of any representation that is not 
expressly incorporated into this Agreement. Nothing in this Agreement excludes liability for fraud. 
21.4 
Waiver 
No failure or delay by the Buyer in exercising any right, power or privilege under this Agreement shall 
impair the same or operate as a waiver of the same nor shall any single or partial exercise of any right, 
power or privilege preclude any further exercise of the same or the exercise of any other right, power 
or privilege. The rights and remedies provided in this Agreement are cumulative and not exclusive of 
any rights and remedies provided by law. 
21.5 
Agency, partnership etc 
This Agreement shall not constitute or imply any partnership, joint venture, agency, fiduciary 
relationship or other relationship between the Parties other than the contractual relationship 
expressly provided for in this Agreement. Neither Party shall have, nor represent that it has, any 
authority to make any commitments on the other Party’s behalf. 
21.6 
Further assurance 
Each Party to this Agreement shall at the request and expense of the other or any of them execute 
and do any deeds and other things reasonably necessary to carry out the provisions of this Agreement 
or to make it easier to enforce. 
21.7 
Severance 
If any provision of this Agreement is prohibited by law or judged by a court to be unlawful, void or 
unenforceable, the provision shall, to the extent required, be severed from this Agreement and 
rendered ineffective as far as possible without modifying the remaining provisions of this Agreement, 
and shall not in any way affect any other circumstances of or the validity or enforcement of this 
Agreement. 
21.8 
Announcements 
No Party shall issue or make any public announcement or disclose any information regarding this 
Agreement unless prior to such public announcement or disclosure it furnishes all the Parties with a 
copy of such announcement or information and obtains the approval of such persons to its terms. 
However, no Party shall be prohibited from issuing or making any such public announcement or 
disclosing such information if it is necessary to do so to comply with any applicable law or the 
regulations of a recognised stock exchange. 
21.9 
Notices 
21.9.1  Any notice to be given under this Agreement shall be in writing and shall be sent by first class 
mail or email confirmed by first class mail or air mail, to the address of the relevant Party set 
out at the head of this Agreement, or to the relevant email address set out below, or such 


other address or email address as that Party may from time to time notify to the other Party 
in accordance with this clause. The email addresses of the Parties are as follows: 
(a) 
Party A [address
(b) 
Party B [address]. 
21.9.2  Notices sent as above shall be deemed to have been received 3 working days after the day of 
posting (in the case of first class mail), or 7 working days after the date of posting (in the case 
of air mail), or on the next working day after transmission (in the case of email messages, but 
only if a transmission report is generated by the sender’s email provider recording a message 
from the recipient’s email provider, confirming that the email was sent to the address 
indicated above and confirming that the message was successfully transmitted). 
21.9.3  To prove that notice was given, it shall be sufficient to prove that the notice was left, or that 
the envelope containing the notice was properly addressed and posted, or that the 
applicable means of telecommunication was addressed and despatched and despatch of the 
transmission was confirmed and/or acknowledged as the case may be. 
21.10 
Law and jurisdiction 
The validity, construction and performance of this Agreement shall be governed by Northern Irish law 
and shall be subject to the exclusive jurisdiction of the Northern Irish courts to which the Parties 
submit. 
21.11 
Third parties 
For the purposes of the Contracts (Rights of Third Parties) Act 1999  this Agreement is not intended 
to, and does not, give any person who is not a party to it any right to enforce any of its provisions. 
AGREED by the Parties etc 


SCHEDULE 1  
DESCRIPTION OF THE GOODS 


SCHEDULE 2  
[PURPOSES FOR WHICH GOODS SUPPLIED] 


SCHEDULE 3  
[PACKAGING INSTRUCTIONS]