This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Nepro3 Supplier Variations'.


 
 
 
North East Procurement Organisation 
Guildhall 
Quayside 
Newcastle upon Tyne 
 
NE1 3AF 
Telephone:  0191 433 5949 
Email: xxxxxxxxxx@xxxx.xxx 
 
Jonathan Brown (sent by email) 
                                                                
6th August 2021 
 
Dear Mr Brown, 
 
Freedom of Information Request. 
 
I refer to your request of NEPRO(3) Supplier Variations 
 
Your initial request was: 
 
Dear NEPO, 
 
To clarify your earlier response are NEPO stating that you are not aware of 
any variations in the SDA which would represent a breach of the framework 
agreement? Or are NEPO stating that they are aware of variations, but this is 
not subject to FOI and is not a matter of public interest? 
 
The NEPRO website states that suppliers pay a 5% management fee on the 
successful completion of projects.  Does the framework agreement between 
NEPO and Bloom Procurement Services allow the Neutral Vendor to vary the 
amount of the fee charged to SPS suppliers?   
 
If variations are not permitted by the framework the SDA is intrinsically and 
explicitly linked to the framework agreement and so is not a private sector to 
private sector matter which can be ignored by NEPO. Any material variation 
from the framework agreement is a public interest matter. And therefore, is 
covered by and subject to FOI.   
 
If the framework does not allow a fee variation what processes are in place by 
NEPO to ensure that Bloom is complying with this contractual 
condition.  Through these processes how many suppliers are NEPO aware of 
who have benefited from a fee variation? 
 
As a supplier to the Bloom marketplace, I believe that Bloom offers rebates to 
other suppliers (our competitors). What governance does NEPO have in place 
to ensure there are no breaches/special deals and what action does /will 
NEPO take when it discovers such activity? 


We take this matter very seriously as it puts us at a competitive disadvantage 
which goes against the whole concept of a “neutral vendor“ and puts SME’s 
like us at a serious disadvantage with larger companies in receipt of a fee 
variation. 
 
Yours faithfully, 
Jonathan Brown 
 
NEPO’s response: 
 
To clarify your earlier response are NEPO stating that you are not aware 
of any variations in the SDA which would represent a breach of the 
framework agreement? Or are NEPO stating that they are aware of 
variations, but this is not subject to FOI and is not a matter of public 
interest? 
  
NEPO are stating that the SDA is an agreement between Bloom Procurement 
Services Ltd and their supplier(s) and as such this is not covered under FOI.   
  
The NEPRO website states that suppliers pay a 5% management fee on 
the successful completion of projects.  Does the framework agreement 
between NEPO and Bloom Procurement Services allow the Neutral 
Vendor to vary the amount of the fee charged to SPS suppliers?   
  
All suppliers pay 5%. The Managed Service Fee payable to the Delivery 
Partner for all SPS Projects and subsequent Work Order Agreements under 
this Framework Contract shall be in accordance with that which has been 
Tendered under the Pricing Schedule at and capped at no more than 5.0%.  
 
The Managed Service Fee is chargeable to the Appointed SPS Provider only 
and based on the total SPS Proposal cost approved and accepted by the 
Contracting Authority for any given SPS Project and corresponding Work 
Order Agreement. 
 
If variations are not permitted by the framework the SDA is intrinsically 
and explicitly linked to the framework agreement and so is not a private 
sector to private sector matter which can be ignored by NEPO. Any 
material variation from the framework agreement is a public interest 
matter. And therefore, is covered by and subject to FOI.   
  
NEPO do not agree with this for the reason set out above.  
  
If the framework does not allow a fee variation what processes are in 
place by NEPO to ensure that Bloom is complying with this contractual 
condition.  Through these processes how many suppliers are NEPO 
aware of who have benefited from a fee variation? 
  
All suppliers pay 5%. NEPO has robust, comprehensive reporting and 
contract performance monitoring measures which are fully set out in the 
NEPRO Framework. 

 
 
 
As a supplier to the Bloom marketplace, I believe that Bloom offers 
rebates to other suppliers (our competitors). What governance does 
NEPO have in place to ensure there are no breaches/special deals and 
what action does /will NEPO take when it discovers such activity?  
  
NEPO are unable to work with speculation but would welcome evidence. The 
agreement between Bloom Procurement Services Ltd and NEPO is clear on 
the required neutrality and any deviation from this would be against this 
agreement.  
  
We take this matter very seriously as it puts us at a competitive 
disadvantage which goes against the whole concept of a “neutral 
vendor“ and puts SME’s like us at a serious disadvantage with larger 
companies in receipt of a fee variation. 
 
NEPRO(3) enjoys much of its success thanks to the principles of neutrality 
and the fair, open playing field it creates which allows all suppliers, regardless 
of size, the thrive. Indeed, enabling SME’s who were previously ‘locked out’ of 
many national public sector offerings has been a major success measure of 
NEPRO, NEPRO(2) and NEPRO(3). Our recent KPI reporting on awarded 
contracts through NEPRO, shows over 70% of projects have been awarded to 
suppliers with SME status.  
 
RIGHT TO REVIEW  
You may apply to the Managing Director, Guildhall, Quayside, Newcastle 
upon Tyne, NE13AF, for an internal review of the decision. This will be a fresh 
consideration of your request by a more senior officer. If you wish to request a 
review must do this in writing within 40 days of receipt of this letter.  
Following the internal review if you are still unhappy you have a right of 
appeal to the Information Commissioner as specified below.  
You may apply under Section 50 of the Act to the Information Commissioner 
at the address given below   
Information Commissioner, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire 
SK9 5AF  
For a decision whether, in any specified respect, a request for information 
made by you to the Department/office has been dealt with in accordance with 
the requirements of Part 1 of the Act.  
The Information Commissioner shall consider the matter fully and make a 
fresh decision. 
Yours Sincerely  
North East Procurement Organisation Governance Team.