This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Response times to Freedom of Information requests'.

           THE UNIVERSITY of EDINBURGH  Records Management Section 
The University of Edinburgh 
Old College 
South Bridge 
Edinburgh EH8 9YL 
Direct Dial       0131 651 4099 
Switchboard   0131 650 1000 
24 June 2021 
 File ref: FOI2021/00305  
 Jonathan Dennis 
 Sent by email: request-760520- 
Dear Jonathan Dennis 
Freedom of Information request: FOI2021/00305 
Thank you for your email of 28 May requesting information about freedom of information 
The University of Edinburgh is a global university, rooted in Scotland. We are globally 
recognised for our research, development and innovation and we have provided world-
class teaching to our students for more than 430 years. We are the largest university in 
Scotland and in 2019/20 our annual revenue was £1.12 bil ion, of which £296 mil ion was 
research income. We have over 44,000 students and over 15,000 staff. We are a 
founding member of the UK's Russell Group of leading research universities and a 
member of the League of European Research Universities. 
Information requests 
Each business unit in the University is responsible for ensuring any information requests 
they receive are answered in accordance with the University’s obligations under freedom 
of information legislation. The Records Management Section is responsible for providing 
guidance to local areas and for coordinating responses to requests that are complex or 
where information is held by more than one unit.  Our freedom of information statistics 
are based on the number of requests centrally logged by the Section. 
You asked for freedom of information (FOI) statistics by financial year from 2015/16 to 
2020/21. You asked for information broken down into the “financial year” from 1 April to 
31 March. Please note the University of Edinburgh’s financial year runs from 1 August to 
31 July. 
The answers to your first three questions are available through the Scottish Information 
Commissioner’s Statistics portal. This information is published by quarter so you can 
calculate it either by University financial year, or the year you requested. The number of 
FOI requests received by the University, and the number responded to within statutory 
timescales (your questions 1 and 2) are recorded there. 
University Secretary:  Ms Sarah Smith 
The University of Edinburgh is a charitable body, registered in Scotland, with registration number SC005336 

For the number of freedom of information requests that were satisfied without any review 
process over this time period (your question 3), the University does not directly hold this 
information. However the published statistics include a figure for the number of review 
requests where a ‘decision was taken for the first time’. This represents the review 
requests where we had not responded to the original request before responding to the 
review. If you subtract this from the total number of requests we responded to in the 
relevant period (by adding together the number of responses that were responded to on 
time and the number responded to late), you wil  be able to calculate this figure.  
You also asked for the average response time for freedom of information requests over 
this time period. We have not calculated an average response time. To calculate this 
information we would need to look at information about when we received and responded 
to requests in the two different systems we have used for request management in this 
time period. As the University is not required to create new information in order to 
respond to freedom of information requests we do not hold the information you request. 
Technical exemption 
Please note that as this information is available to you from the Scottish Information 
Commissioner website, it is technically exempt from the University's obligation to answer 
requests for information under the Freedom of Information (Scotland) Act 2002. The 
information is exempt under section 25(1) of this Act, because it is available to you by 
another route. This exemption is a technical matter only and does not affect your ability to 
obtain the information on-line. 
If you do not have access to the Internet or would prefer to receive information in hard 
copy please let me know and I wil  arrange for printouts from the appropriate web pages 
to be sent to you. 
Right to review 
If you are dissatisfied with this response, you may ask the University to conduct a review 
of this decision by contacting the University's Records Management Section in writing 
(e.g. by letter or email) or in some other recorded form (e.g. audio or video tape). You 
should describe the original request, explain your grounds for dissatisfaction, and include 
an address for correspondence. You have 40 working days from receipt of this letter to 
submit a review request. The contact details for the Records Management Section are at 
the top of this letter. When the review process has been completed, if you are stil  
dissatisfied, you may use the Scottish Information Commissioner’s guidance on making 
an appeal to make an appeal to the Commissioner. If you do not have access to the 
Internet, please let me know and I wil  provide a copy of the relevant web pages. 
Privacy notice for information request applicants 
The University of Edinburgh's request privacy notice, which describes how we use the 
information you have supplied about yourself and your request, is published on the 
University website. 
Yours sincerely  


Sara Cranston 
Records Management Section 
If you require this letter in an alternative format, such as large print or 
a coloured background, please contact the Records Management 
Section on 0131 651 4099 or email xxxxxxxxxxxxxxxxx@xx.xx.xx 


Document Outline