This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Windows 7 and XP Instances'.



 
 
Nobel House  
Area 1E 
17 Smith Square  
T: 03459 33 55 77 
London  
xxxxxxxx@xxxxx.xxx.xx 
 
SW1P 3JR  
www.gov.uk/defra 
 
 
 
Lee Murray  
Our ref: FOI2021/13416 
By email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx  
28 May 2021 
 
 
 
 
Dear Lee Murray, 
 
REQUEST FOR INFORMATION: Windows 7 and XP  
 
Thank you for your request for information of 19 May 2021 about Windows 7 and XP.  We 
have handled your request under the Freedom of Information Act 2000 (FOIA). 
 
Your information request and our response are set out below. 
 
1.  How many instances of the Microsoft Windows 7 Operating System are currently in 
operation across your entire network? How many devices such as kiosks, lap tops 
etc are still running Windows 7? 

 
2.  How many instances of the Microsoft Windows XP Operating System are currently 
in  operation  across  your  entire  network  ?  How  many  devices  such  as  kiosks,  lap 
tops etc are still running Windows XP? 

 
The  information  you  have  requested  falls  under  the  exemption  in  section  31(3)  of  the 
FOIA, which relates to the prevention or detection of crime. We have applied section 31(3) 
which removes Defra’s duty in section 1(1)(a) of the FOIA to tell you whether we hold the 
requested  information.  We  can  therefore  neither  confirm  nor  deny  that  Defra  holds  the 
information  falling  within  the  description  specified  in  your  request.  This  statement  should 
not  be  taken  as  an  indication  that  the  information  you  requested  is  or  is  not  held  by  the 
Department. 
 
In  applying  this  exemption,  we  have  had  to  balance  the  public  interest  in  providing  the 
neither confirm nor deny response. 
 
We  recognise  that  there  is  a  public  interest  in  confirming  whether  information  exists 
concerning  the  software  systems  of  a  government  department.  We  understand  that 
information on the use of Microsoft Excel within government would promote openness and 
transparency. 
 
However, there is a stronger public interest in neither confirming nor denying whether this 
information  exists  as  it  could  aid  malicious  parties  in  attempts  to  attack  the  IT  systems 
concerned.  This  is  because  some  versions  of  Microsoft  Excel  are  now  out  of  Microsoft 
support and there is a known security risk with IT machines that run these systems. Any 
attempt  to  carry  out  a  cyber-attack  against  an  IT  system  is  a  criminal  offence.  This 
exemption  is  engaged  because  either  confirming  or  denying  such  information  is  held  will 
prejudice  the  prevention  of  crime  by  facilitating  the  possibility  of  a  criminal  offence  being 
 

carried  out.  Such  confirmation  can  be  used  to  aid  or  plan  a  cyber-attack  and  it  would 
potentially have detrimental impact to the running of public services. 
 
3.  Who is the officer responsible for maintaining and delivering legacy applications to 
all your users? 
 
After careful consideration we have decided that the [include as appropriate - names, roles 
and contact details of junior staff and contact details of all staff] should be withheld under 
sections 40(2) and 40(3A) of the FOIA as the information constitutes personal data relating 
to persons other than you. These sections exempt personal information from disclosure if 
that  information  relates  to  someone  other  than  the  applicant,  and  if  disclosure  of  that 
information would breach any of the data protection principles in Article 5(1) of the General 
Data Protection Regulation (GDPR). 
 
We  consider  that  disclosure  of  this  information  is  likely  to  breach  the first data  protection 
principle,  which  provides  that  personal  data  must  be  processed  lawfully,  fairly,  and  in  a 
transparent manner. Disclosure would not constitute 'fair' processing of the personal data 
because the junior staff involved would not reasonably expect their name to be disclosed 
in relation to this request for information. 
 
We  attach  an  annex  giving  contact  details  should  you  be  unhappy  with  the  service  you 
have received. 
 
If you have any queries about this letter please contact me. 
 
Yours sincerely 
 
D Lynch 
Information Rights Team  
xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxx.xxx.xx  

 
Annex 
 
Complaints 
 
If you are unhappy with the service you have received in relation to your request you may 
make a complaint or appeal against our decision under section 17(7) of the FOIA or under 
regulation  11 of the EIRs,  as applicable, within 40 working days of the date  of this letter. 
Please  write  to  Andrew  Mobsby,  Head  of  Information  Rights  via  email  at 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxx.xxx.xx and he will arrange for an internal review of your case. 
Details of Defra’s complaints procedure are on our website. 
If you are not content with the outcome of the internal review, section 50 of the FOIA and 
regulation  18  of  the  EIRs  gives  you  the  right  to  apply  directly  to  the  Information 
Commissioner’s  Office  (ICO)  for  a  decision.  Please  note  that  generally  the  ICO  cannot 
make a decision unless you have first exhausted Defra’s own complaints procedure.  
The ICO’s offices are currently closed so please visit their website on how to contact them 
during this period, here: 
https://ico.org.uk  
 
Additionally if you wish to make a complaint to the ICO please use the following link: 
 
https://ico.org.uk/make-a-complaint/official-information-concerns-report/official-information-
concern/