Mae hwn yn fersiwn HTML o atodiad i'r cais Rhyddid Gwybodaeth 'Mails segregation Bonus scheme'.

link to page 1 link to page 1 link to page 1
Information Rights Team 
Post Office Limited 
Ground Floor 
Finsbury Dials 
20 Finsbury Street 
 
London EC2Y 9AQ 
 
 
 
Your reference:  
 
Our reference: FOI2021/00256 
 
 
Mr John O’Sullivan 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx 
 
 

12 April 2021 
 
Dear Mr O’Sullivan, 
 
Freedom of Information Request – FOI2021/00256 
 
I am writing in response to your requests to Post Office Limited (“Post Office”) under 
the Freedom of Information Act 2000 (“FOIA”) received on 10, 11 and 17, 19, 26 and 
30 March 2021. Appendix 1 to this letter reproduces each of those requests. 
Appendix 2 sets out the other requests that you have made so far this year.  
 
We have considered your requests and consider them to be vexatious. Post Office is 
not required to comply with vexatious requests under section 14 of FOIA and as such, 
your requests have been refused. 
 
The reasons for this decision are set out below.  
 
Section 14 of FOIA 
 
Section 14(1) (Vexatious requests) of the Freedom of Information Act 2000 states: 
  
“(1) Section 1(1) does not oblige a public authority to comply with a request 
for information if the request is vexatious.” 

 
The Information Commissioner’s Guidance (“ICO Guidance”) on “Dealing with 
vexatious requests” explains that dealing with unreasonable requests can place a 
strain on the resources of a public authority and get in the way of delivering 
mainstream services or answering legitimate requests.1 The ICO Guidance further 
states: 
 
“Section 14(1) is designed to protect public authorities by allowing them to 
refuse any requests which have the potential to cause a disproportionate or 
unjustified level of disruption, irritation or distress.”2
 
 
To assist with identifying potentially vexatious requests, the ICO’s Guidance sets out a 
number of indicators which includes the following:3 
 
 
1 https://ico.org.uk/media/for-organisations/documents/1198/dealing-with-vexatious-requests.pdf at 
paragraph 8.  
2 https://ico.org.uk/media/for-organisations/documents/1198/dealing-with-vexatious-requests.pdf at 
paragraph 9. 
3 https://ico.org.uk/media/for-organisations/documents/1198/dealing-with-vexatious-requests.pdf at 
paragraph 25. 
      


link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 2  
Burden on the authority 
The effort required to meet the request will be so grossly oppressive in terms 
of the strain on time and resources, that the authority cannot reasonably be 
expected to comply, no matter how legitimate the subject matter or valid the 
intentions of the requester.” 
 
Frequent or overlapping requests 
The requester submits frequent correspondence about the same issue or sends 
in new requests before the public authority has had an opportunity to address 
their earlier enquiries.” 

 
Finally, the Code of Practice issued under section 45 of the Freedom of Information 
Act 2000 states that public authorities should “note that the public interest in 
obtaining the material does not act as a ‘trump card’, overriding the vexatious 
elements of the request requiring the public authority to respond to the request”.4
 
This point has also been reiterated by the Upper Tribunal5 and First-Tier Tribunal6
 
Your requests 
 
For the purposes of section 14, we are entitled to take into account the number of 
requests made by an applicant, the amount of work that would be involved, and any 
other matters that we consider would demonstrate that the request imposes an 
unjustified burden on Post Office. We are entitled to do so in certain circumstances 
even where there is a serious purpose behind the request. The ICO’s Guidance also 
recognises that a request “which would not normally be regarded as vexatious in 
isolation may assume that quality once considered in context”. The example given by 
the ICO in its Guidance is “where an individual is placing a significant strain on an 
authority’s resources by submitting a long and frequent series of requests, and the 
most recent request, although not obviously vexatious in itself, is contributing to that 
aggregated burden”.

 
Since the beginning of 2021, you have made 22 FOIA requests to Post Office 
containing in total 79 questions or individual requests. This response relates to six of 
those FOIA requests (comprised of 20 questions or individual requests) which we 
received from you within a 15 working day period in March 2021 (as set out in 
Appendix 1).  
 
Your requests are detailed, frequent and a number of them relate to the same issue or 
issues in circumstances where we have not yet had the opportunity to address 
previous requests on the same topic. This is placing significant strain on Post Office’s 
resources. This is also at a time where Post Office’s capacity in its Information Rights 
Team has been affected by Covid-19, of which you have been informed on multiple 
occasions.  
 
Post Office recognises that, in the wake of the recent High Court proceedings and 
press coverage regarding the Horizon system, there is likely to be an increased 
 
4 https://assets.publishing.service.gov.uk/government/uploads/system/uploads/attachment_data/file/744
071/CoP_FOI_Code_of_Practice_-_Minor_Amendments_20180926_.pdf at paragraph 7.11. 
5 https://assets.publishing.service.gov.uk/media/5b57139a40f0b6339963e8cf/GIA_2782_2017-00.pdf a
paragraph 25.  
6 http://informationrights.decisions.tribunals.gov.uk/DBFiles/Decision/i2653/Boyce%20M%20(EA-2019-
0334)%2028.05.20.pdf at paragraph 6(6). 
7 https://ico.org.uk/media/for-organisations/documents/1198/dealing-with-vexatious-requests.pdf at 
paragraph 58. 
 


link to page 3  
volume of requests. However, in the circumstances, we consider that the aggregated 
burden imposed by your most recent requests is disproportionate and oppressive and 
would cause an unjustified burden on our resources and unjustified level of disruption. 
As a result, we consider the requests set out in Appendix 1 to be vexatious under 
section 14 of FOIA and so we are not obliged to respond.  
 
You may wish to consider the guidance on the Information Commissioner’s webpage 
titled “How to access information from a public body”.This webpage includes a list of 
‘Dos and Don’ts’ to assist members of the public with making effective requests under 
FOIA. In particular, we note that this section advises giving the public authority 
”ample opportunity to address any previous requests you have made before 
submitting new ones” 
as well as advocating against “disrupt[ing] a public authority by 
the sheer weight of requests or the volume of information requested”.  
 
The guidance on the Information Commissioner’s webpage also advises that 
requesters, “Use straightforward, polite language; avoid basing your request or 
question on assumptions or opinions, or mixing requests with complaints or 
comments.” 
At times, we consider that some of your requests and the language used 
have not reflected this guidance. For example, your request with reference number 
FOI2021/00178 stated: “My question was does POL always refuse a request under 
cost grounds or do you think hey that's a good question Sir Wynn or JF might be 
interested in that - lets answer it?” 
and your requests with reference numbers 
FOI2021/00223 and FOI2021/00237 (set out in Appendix 1) are lengthy and 
convoluted, mixing requests for information with comment. It can be confusing for 
public authorities where questions are mixed with complaints and other content so we 
would request that you bear in mind the Information Commissioner’s guidance on this 
point.  
 
Any future requests will be considered on a case by case basis. 
 
If you are dissatisfied with the handling of this response, you do have a right to 
request an internal review. You can do this by writing to the address below stating 
your reasons for your internal review request.  
 
Information Rights Manager 
Post Office Limited 
Information Rights Team 
Ground Floor 
Finsbury Dials 
20 Finsbury Street 
London  
EC2Y 9AQ  
xxxxxxxxxxx.xxxxxx@xxxxxxxxxx.xx.xx   
 
 
 
 
8 https://ico.org.uk/your-data-matters/official-information/ 
 



 
If, having requested an internal review by Post Office, you are still not satisfied with 
our response you also have a right of appeal to the Information Commissioner at:  
 
Information Commissioner's Office 
Wycliffe House 
Water Lane 
Wilmslow 
Cheshire  
SK9 5AF  
Telephone: 0303 123 1113 
https://ico.org.uk  
 
Yours sincerely, 
 
 
Jackie Lawrence  
Information Rights Team 
xxxxxxxxxxx.xxxxxx@xxxxxxxxxx.xx.xx  
http://corporate.postoffice.co.uk/secure-corporate/about-us/access-to-information/   
@postofficenews  
 
Post Office Limited is committed to protecting your privacy, information about 
how we do this can be found on our website at www.postoffice.co.uk/privacy 
 
 
 


 
Appendix 1 
 
No.  Date received, 
Request 
reference and title 

10 March 2021 
Can you list the names of the 6 unsuccessful candidates please?Do 
 
you have a record of the voting?For the two seats on the Board is it 
FOI2021/00184 
simply first and second past the post or is there a minimum turn-
 
out and will the candidates need a minimum % difference? 
Seat on the Board 
Vote 

11 March 2021 
Can you please say what % of SPM are female?How many applied 
 
for a seat on the board?How many SPM operate 2 or fewer 
FOI2021/00185 
branches as a %?How many operate 6 or more as a %?We vote on 
 
these matters starting March 22nd so if you could give the answer 
Seat on the Board 
before then it would be great.Im sure we all want paradigmatic 
vote 
representation on the Board, 

17 March 2021 
Please can you say how much the seat on the board campaign has 
 
cost?Do you have details of how much Green Park were paid?Civica 
FOI2021/00199 
Election Services?The cost of the hustings?Any other fees 
 
involved?Thank you 
Seat on the Board 
Cost 

19 March 2021 
Thank you for your reply and answers to some of the points 
 
raised.I notice today 19th March some SPM who wrongfully had 
FOI2021/00223 
money taken from them for "Horizon losses"have received offers of 
 
settlement.Is it the case that this money is from the Government 
Horizon Historic 
rather than POL?in that case surely a spend of the public purse 
Shortfall Scheme 
needs some detail?.Sir Wynn through the Horizon Inquiry is 
 
desperate for proof that POL has learned and moved on from the 
dark days of accusing a High Court Judge of bias.These are some 
things he is looking into B: Build upon the findings of Mr Justice 
Fraser, by obtaining all available relevant evidence from Post Office 
Ltd, Fujitsu and BEIS to establish a clear account of the 
implementation and failings of Horizon over its lifecycle; 
 
C: Assess whether Post Office Ltd has learned the lessons from the 
criticisms made by Mr Justice Fraser in the “Common Issues” and 
“Horizon Issues” trials and those identified by affected postmasters 
and has delivered or made good progress on the organisational and 
cultural changes necessary to ensure a similar case does not 
happen in the future; 
 
D: Assess whether the commitments made by Post Office Ltd within 
the mediation settlement – including the historical shortfall scheme 
– have been properly delivered; 
Surely publishing as much information as possible can only help 
POL demonstrate to wronged SPM,individuals conducting 
Inquiries,the media etc that you have changed? 

26 March 2021 
When all the appellants' barristers had finished, Brian Altman, the 
 
Post Office QC, said he wished to make a brief response. He said:  
FOI2021/00237 
 
 
- the Post Office accepted both Mr Justice Fraser's judgments  
NFSP independence 
 
- it was not disputing any element of Mr Justice Fraser's judgments  
 
 


 
No.  Date received, 
Request 
reference and title  - the CCRC have conducted the investigations in these cases 
leading to the referrals the CCRC has made  
 
- the Post Office has not sought to go behind those investigations 
to do its own (this could undermine Fraser J which PO has no desire 
to do)  
 
- the Post Office has embarked on a post-conviction disclosure 
exercise almost unprecedented in size which has allowed the 
appellants to make the arguments they are making.  
 
- we as counsel have placed before the court points which we 
believe are relevant to the issue of second category abuse, but 
given the very clear public interest, the determination whether or 
not these prosecutions amount to an affront to the public 
conscience is a matter for this court to judge.  
 
Justice Fraser found "The NFSP is not an organisation independent 
of the Post Office, in the sense that the word “independent” is 
usually understood in the English language. It is not only 
dependent upon the Post Office for its funding, but that funding is 
subject to stringent and detailed conditions that enable the Post 
Office to restrict the activities of the NFSP. The Post Office 
effectively controls the NFSP."  
 
Is the QC saying POL accept the NFSP is not independent? 

30 March 2021 
What year was this scheme implemented? What was the total 
 
money that could have been earned in bonuses and how much 
FOI2021/00256 
actually was paid out?For each year the scheme ran,what was the 
 
target%,what was the actual figure reached and what was the 
Mails segregation 
amount paid out each year? 
Bonus scheme 
 
 


 
Appendix 2 
No.  Date received and 
Request 
reference 
1. 
 
4 January 2021 
Please can you say: 
 
 
FOI2021/00003 
How many branches have a VOC score of 82% or more? 
 
 
 
How many have a score under 82%? 
 
How many branches have no data? 
 
Is one reply as a VOC enough to generate a score? 
2. 
 
6 January 2021 
How many Subpostmasters or counter staff (multis and 
 
independants) have tested positive for Covid? 
FOI2021/00007 
 
 
How many branches have had to temporarily close because 
 
of this? 
 
How many days of Covid caused closure has the network 
experienced? 
 
Is the rate of positive test and closure increasing? 
3. 
 
12 January 2021 
What % of serving SPM are prevented from applying for a 
 
Board seat due to not meeting the 82% VOC requirement? 
FOI2021/00016 
 
 
Who proposed this figure? 
 
 
Do you have evidence that particularly since Covid customer 
feedback forums have become a whingers paradise? 
 
To that end what is the satisfaction rating as an average 
prior to March 2019 and afterwards? 
4. 
 
22 January 2021 
What date was the first payment made under this scheme? 
 
 
FOI2021/00034 
How many payments have been made under this scheme? 
 
 
 
How many claims have been rejected under this scheme? 
 
How many claims are yet to be decided under this scheme? 
 
What are the cash values of individual payments made 
under the scheme? 
 
Have SPM who have been deemed to be owed money under 
the scheme been asked to sign NDA? 
 
Can SPM who have been unsuccessful in the scheme appeal 
against the decision or ask for the reasons behind the 
decision? 
5. 
 
26 January 2021 
“I need to regain the trust and confidence of the 
 
postmasters,” Read says. “We are putting a serving 
FOI2021/00047 
postmaster on to the board. Symbolically and practically I 
 
recognise the need to engage with postmasters. We are 
 
doing this through a consultation.” Following a six-month 
 


 
No.  Date received and 
Request 
reference 
review, £37m is also being set aside to make postmaster 
remuneration “fairer”. Read can now push forward with his 
strategic plans. He cites the Post Office’s franchise operation 
as a crucial part of his goal to transform it from a 
“historically very arms-length government-owned operation 
to a different model”. 
 
Can you explain what £37 million being set aside means 
please? 
 
Is it money that will be earned, can be earned or might be 
earned?  
 
Has this figure been used an evidence of a relationship 
reset? 
 
How much of this £37 million has been paid out? 
 
Is this the £37 million the NFSP mentioned in 4 Nov 2019 
interview? 
 
Does this information need updating? 
6. 
 
1 February 2021 
Please can you say how many SPM's have applied for the 
 
position of Board Member? 
FOI2021/00060 
 
 
How much is this as  a % of the SPM population? 
 
 
How many subpostmasters are there? 
 
How much is the  number of applicants of the modified 
(82%) VOC requirement as a % of the SPM pool? 
 
If the figure was 75% how many would be eligible? 
 
If the figure was 84% how many would be eligible? 
7. 
 
3 February 2021 
In the ten month period March 2020 to January 2021 how 
 
much did SPM's receive in payments for these transactions 
FOI2021/00066 
either ordered in branch or on-line? 
 
 
 
What was the same figure for the period March 2019 to 
January 2020? 
8. 
 
5 February 2021 
Please can you supply the SPM pay for Jan 2021 and also 
 
Jan 2020. 
FOI2021/00074 
 
 
Can you give a running total for SPM pay in both these years 
 
up to end of Jan. 
9. 
 
11 February 2021 
Please can you supply the average VOC score for branches 
 
in WHS locations. 
FOI2021/00094 
 
 
What is the highest score and what is the lowest score 
please? 
 


 
No.  Date received and 
Request 
reference 
10. 
 
21 February 2021 
How many POL branches are there and what is the 
 
breakdown by type, Mains, local, Independant, old POL 
FOI2021/00119 
contract, Outreach etc? 
 
 
11. 
 
22 February 2021 
What was SubPostmaster pay for Feb 2021? 
 
 
FOI2021/00118 
What was SubPostmaster pay for Feb 2020 and  
 
 
 
What was SubPostmaster pay for Feb 2013? 
12. 
 
22 February 2021 
What percentage of POL income comes from providing 
 
services for third parties, RM, DVLA, Passport Office, 
FOI2021/00117 
Moneygramme, POCA etc? 
 
 
 
How much of this income as a percentage is paid to SPM's? 
13. 
 
24 February 2021 
Please can you say what SPM income was as a percentage of 
 
POL revenue for 2020-2021? 
FOI2021/00124 
 
 
Can you also supply the figures for 2011 through to  2020 
 
14. 
 
4 March 2021 
The ICO guidance says "You can refuse an entire request 
 
under the following circumstances: etc". 
FOI2021/00178 
 
 
My question was does POL always refuse a request under 
cost grounds or do you think hey that's a good question Sir 
Wynn or JF might be interested in that - lets answer it?  You 
are not a Hospital, School, Council etc who may put front 
line jobs at risk in order to find the money to answer 
questions.  
 
How many people work in your Information Rights dept.? 
 
What is your budget? 
 
Do you refuse requests from the CWU or the NFSP for 
information on grounds of cost? 
15. 
 
9 March 2021 
For the year ending March 2020 could you please supply the 
 
following information: 
FOI2021/00169 
 
 
How many branches received pay of: 
 
less than £1000, 
less than £5000, 
less than £10000, 
less than £150000, 
less than £200000, 
less than £50000, 
less than £60000, 
less than £70000. 
less than £100000. 
 
How many branches received more than £100000? 
 


 
No.  Date received and 
Request 
reference 
16. 
 
25 March 2021 
All the PO products are a matter of public record, you have 
 
no share price to maintain and the Government is your sole 
FOI2021/00258 
shareholder. SPM earn you all your income.  
 
Do they not have a right to know if they are being treated as 
partners or "cash cows?  
 
"Nick Read talks of resetting the relationship but he appears 
to be just installing more One Way Street signs. 
 
 
10