This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Re: FOI21-033 response clarifications'.


Disciplinary Procedure for Staff on Grades 1 - 4 
 
 
 
1. 
Introduction 
 
1.1 
The  Disciplinary  Procedure  provides  a  fair  and  consistent  framework  for  dealing  with 
disciplinary  matters  in  a  prompt  and  efficient  manner  and  is  be  used  where  there  are 
concerns regarding the conduct or behaviour of employees.  The Procedure is informed 
and  guided  by  the  ACAS  Code  of  Practice  on  Disciplinary  and  Grievance  Procedures 
(April 2009). 
 
1.2 
This procedure applies to all employees employed on Grades 1-41 within the University. 
The  disciplinary  procedures  will  not  normally  apply  to  concerns  regarding  capability 
which will normally be dealt with under the University’s capability procedures.  However, 
where issues of performance and conduct are interrelated, they will be dealt with under 
this procedure. 
1.3 
Concerns regarding conduct or behaviour of staff are normally addressed promptly and 
informally  by  line  management,  with  recourse  to  mediation  where  appropriate.  The 
Isolated  minor  infringements  will  normally  be  dealt  with  informally  by  Schools.    Formal 
disciplinary procedures are invoked when necessitated by the nature or frequency of the 
alleged concerns. 
1.4 
The procedure  is  underpinned by the principles  of natural justice, fairness and equality 
and will be applied without distinction. 
1.5 
The University seeks to ensure that confidentiality is maintained throughout the process 
in the interests of protecting the employee’s reputation with colleagues.  The employee 
is also expected to maintain the confidentiality of the process and to respect the right of 
others to raise concerns and the University’s duty to investigate them. The undertaking 
of  confidentiality  during  the  process  does  not  prevent  the  University  from  providing 
relevant information including the nature of the proven allegations and the outcomes to 
any  person  with  a  legitimate  need  to  know  and  where  it  is  in  the  public  interest  to 
disclose that information. 
1.6 
If  it  is  not  possible  for  an  employee  to  attend  any  meeting  during  this  process,  one 
further attempt will be made to reconvene at an alternative date and time suitable for all.  
If  the  employee  is  unable  to  attend  the  reconvened  meeting,  the  meeting  will  be 
conducted in their absence. In cases where the employee against whom the allegations 
have  been  made  commences  a  period  of  sickness  absence,  the  investigation  will 
continue  as  far  as  possible  in  their  absence.  Advice  will  be  sought  from  Occupational 
Health on the prognosis for recovery and the fitness of the employee to take part in the 
disciplinary  process.  It  is  in  the  interests  of  all  parties  that  disciplinary  matters  are 
resolved promptly and in cases of sickness absence the procedure may be adjusted to 
allow the matter to come to a conclusion. 
                                                 
1 Also includes KTP Associates and all other staff in receipt of grades 1 – 4 Terms and Conditions 

1.7 
If  an employee raises a grievance during a disciplinary  process and the  grievance and 
disciplinary  cases  are  related,  the  matters  will  be  dealt  with  concurrently.    If  any 
temporary suspension of the disciplinary investigation is required, all affected individuals 
will be informed.  
1.8 
Any reference to a Head of School2 or representative from Human Resources under this 
procedure  includes  nominees.    It  is  anticipated  that,  in  most  instances,  it  will  be  the 
responsibility  of  the  employee’s  line  manager  to  progress  any  issues  to  which  this 
procedure relates. 
1.9 
At  all  stages  of  the  formal  process  the  employee  who  is  the  cause  for  concern  will  be 
entitled to be accompanied by a local Trades Union Representative or work colleague of 
their choice not acting in a legal capacity. A Trades Union Representative who is not an 
employed  official  must  have  been  certified  by  the  union  as  being  competent  to 
accompany the employee. 
1.10 
Throughout  the  disciplinary  process  advice  and  support  will  be  available  for  all  parties 
from the Human Resources Division. 
1.11 
Where deemed appropriate the University reserves the right to suspend an employee on 
full  pay.  Suspension  is  not  a  disciplinary  penalty  and  would  occur,  for  example,  where 
the University believes that otherwise there maybe an unreasonable risk to the interests 
of the University or to those of any person to whom the University owes a duty of care. 
The terms and conditions of the suspension will be confirmed in writing to the employee 
and the suspension kept under regular review.   
1.12    Individuals may  make a complaint in Welsh or  respond in Welsh to a complaint  raised   
about them. 
1.13 
The procedure has two stages: an “Informal” and a “Formal” stage. 
2. 
Informal Procedures 
 
2.1  
Wherever  possible,  line  managers  will  deal  with  the  issues  in  an  informal  manner  as  a 
part of their management responsibilities with a view to improving the behaviour /conduct 
of  the  employee.  The  line  manager  at  the  informal  stage,  will  make  a  written  note  of 
discussions confirming the main points of concern with the individual and will advise the 
employee of the University’s expectations and the potential consequences of a failure to 
improve. 
 
2.2  
Where  matters  are  more  serious  or  where  informal  actions  have  not  resolved  the 
situation, the formal disciplinary procedure will be invoked. 
 
3. 
Formal Procedures 
 
3.1 
The disciplinary procedure will be invoked on the basis of measured consideration of the 
facts available. 
 
                                                 
2 Where the term Head of School is used for the purposes of these procedures this reference also includes Head of 
Department. 
 
2X 

3.2 
If  informal  action  has  failed  to  address  the  issue  or  the  issue  appears  to  be  of  the 
necessary  seriousness,  the  Head  of  School  will  initiate  the  formal  disciplinary 
procedures  and  will  appoint  an  Investigating  Officer(s)  to  undertake  a  formal 
investigation  to  gather  all  the  necessary  information.  The  investigation  will  be 
commenced as soon as possible and conducted without unreasonable delay. 
 
3.3     The  Head  of  School  will  inform  the  employee  in  writing  of  the  cause  for  concern  and 
provide details of the Investigating Officer(s). 
 
3.4 
As part of the investigation the employee whose conduct is the cause for concern will be  
invited to provide a response to the allegation. 
 
3.5 
The  Investigating  Officer  will  prepare  a  report  outlining  their  findings  for  the  Head  of 
School who will determine whether a formal Disciplinary Hearing should be convened. 
 
3.6 
The employee will be informed in writing of the decision of the Head of School. 
 
4. 
Formal Disciplinary Hearing 
 
4.1 
 If  a  formal  disciplinary  hearing  is  to  be  convened,  the  employee  will  be  informed  in 
writing of the arrangements for the hearing and the cause for concern. The Hearing will 
be held as soon as possible and without unreasonable delay. 
 
4.2 
The  Head  of  School  will  normally  conduct  the  Hearing.  A  member  of  the  Human 
Resources Division  will  be present to advise. Where the cause for concern is  for gross 
misconduct or may result in a dismissal, the hearing will be conducted by a panel. 
 
4.3 
At  the  hearing  the  investigating  officer  will  explain  the  complaint  against  the  employee 
and  go  through the  evidence  that  has  been gathered. The  employee  will  be  allowed  to 
set  out  their  case  and  answer  any  allegations  that  have  been  made.  The  employee 
should  also  be  given  a  reasonable  opportunity  to  ask  questions,  present  evidence  and 
call  relevant  witnesses.  They  should  also  be given  an  opportunity  to  raise  points  about 
any information provided by witnesses. Where an employer or employee intends to call 
relevant witnesses they should give advance notice that they intend to do this. 
 
4.4 
If the employee has a companion, s/he may address the hearing to put and sum up the 
worker’s case, respond on behalf of the worker to any views expressed at the meeting 
and confer with the worker during the hearing.  The companion does not, however, have 
the right to answer questions on the worker’s behalf, address the hearing if the worker 
does not wish it or prevent the investigating office from explaining the employer’s case. 
 
4.5 
After the investigating officer and the employee have left, the person(s) hearing the case 
will consider the matter and decide on the basis of the information presented: 
 
  whether or not the allegations are substantiated,  
  the level of seriousness of the conduct or behaviour within the employment context,   
  whether  disciplinary  action  is  to  be  taken  and  if  so  the  nature  and  level  of  the 
penalty.   
 
A disciplinary penalty to be imposed depends on the facts of the case.  Gross 
misconduct leads to dismissal.  In other cases the appropriate penalty may vary from a 
warning to dismissal. The level of warning issued will depend on the seriousness and 
circumstances of each individual case.  While the following table and the ACAS Code 
 
3X 

give indicative guidance, the person(s) hearing the case will impose the appropriate 
penalty, omitting stages of warning; 
 
Formal Oral Warning 
Normally held on personal file for 6 working months 
First Written Warning 
Normally held on personal file for 6 working months 
Final Written Warning 
Normally  held  on  personal file for  12  working months.   In 
 
exceptional  cases  the  warning  will  remain  on  file  for  a 
period of up to 24 months 
Dismissal 
 
 
 
Further details of these actions are appended in Appendix 1. 
 
4.6 
The outcome will be confirmed in writing to the employee. 
 
5. 
Appeals 
 
5.1 
The employee has a right of appeal against the outcome of a formal disciplinary hearing. 
The employee should write to the Director of Human Resources, setting out the grounds 
for the appeal in writing. The appeal must be submitted within seven working days of the 
date of the letter confirming the outcome. 
 
5.2 
Appeals will be considered by a Head of School or other senior member of the University 
who  has  not  been  previously  involved  in  the  case.  An  appeal  against  dismissal  will  be 
considered by a panel. 
 
5.3 
The decision of the person(s) hearing the appeal is final. 
 
4X 

Appendix 1 - Disciplinary Penalties 
 

 
If the person(s) conducting the hearing decide that there has been a disciplinary offence, an 
appropriate disciplinary penlty will be imposed. There are four possible levels of formal 
disciplinary penalty that may be applied after a disciplinary hearing.  The sanction applied 
will depend on the seriousness of the alleged conduct. Further guidance is given in the 
ACAS Code of Practice on Disciplinary and Grievance Procedures (April 2009). 
 
Formal Oral Warning 
 
A Formal Oral Warning is a sanction for conduct or an offence which is regarded as 
warranting disciplinary action.  The member of staff involved will be informed of the 
underlying rationale for the concern; what improvements are expected; review dates and the 
help that is available to them to assist in achieving the required improvements.  A note of the 
formal oral warning wil  be recorded on the member of staff’s personal file for the duration of 
the warning, which will normally be no longer than six working months.  A copy of the file 
note of the formal oral warning will be sent to the member of staff. 
 
Written Warning 
 
This is a sanction for a serious offence or for an accumulation of minor conduct or other 
offences for which an informal warning and/or a verbal warning has been given or which are 
viewed as serious enough to warrant immediate implementation of a written warning.  The 
member of staff will be informed of the improvements that are required; the timeframe of the 
warning; review dates and of the help that is available to them.  A copy of the written 
warning will be sent to the member of staff and another copy will be kept on the member of 
staff’s personal file for the duration of the warning.  This will normally be for a period of six 
working months. 
 
Final Written Warning 
 
This is the sanction used for very serious conduct or offences falling short of warranting 
dismissal or for continued disciplinary problems following a Formal Oral or First Written 
Warning.  Any further recurrence of the offence or other serious misconduct or issue will 
result in dismissal.  The final written warning will be sent to the member of staff and a copy 
wil  be kept on the member of staff’s personal file for the duration of the warning.  This will 
normally be for a period of 12 working months, except where a final written warning is used 
as an alternative to dismissal in cases of gross misconduct, when normally an interval of up 
to 24 working months will apply. 
 
Dismissal 
If the member of staff’s conduct is sufficiently serious or if their conduct is stil  unsatisfactory 
following a final written warning, this sanction will normally be applied.  Notice to terminate 
the contract will be given in accordance with the statutory rights.  Dismissal will usually be 
the sanction in cases of Gross Misconduct when there is no entitlement to notice. 
 
 
5X 

Appendix 2 – Gross Misconduct 
 
 
Employment may be terminated without notice in the event of a finding of gross misconduct.  
Examples of behaviour which may constitute gross misconduct include (but are not limited to): - 
 

fighting, assault or physical violence; 

theft, fraud, dishonesty, deliberate falsification of records (including research 
misconduct); 

deliberate damage to the property of the University; 

serious breaches of University codes of practice, policies, rules, procedures or 
regulations; 

being charged with, convicted of or imprisoned for any criminal offence (whether or 
not relating to employment) which has the effect of seriously undermining the 
University’s confidence in the member of staff; 

serious disobedience of reasonable instructions from people with authority to give 
them; 

harassment or bullying of another employee, student or visitor, whether on sexual, 
racial, religious or any other grounds; 

serious breaches of regulations relating to health and safety or data protection; 

breach of IT/acceptable policies; 
10 
Conduct calculated or likely to lead to a breakdown in the University’s trust and 
confidence in the member of staff. 
 
 
DOCUMENT CONTROL 
Version 
Date created/ 
Reasons for 
Review 
Name of document 
number 
modified 
creation/modification 
date 
custodian/creator 
0.2 
10 August 2017 
Statement added about   
HR Business Partner   
Welsh language 
Policy & Projects 
Disclaimer: Hardcopies of this document are considered uncontrolled. Please refer to the HR 
website for the latest version 
 
 
6X