This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Days lost to sickness 2021'.


 
 
By email only: Stephen Delahunty 
Charity Commission 
request-721764-
PO Box 211 
xxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx  
Bootle 
L20 7YX 
 
 
 
Your ref:  
Our ref:  C-536665 
 
Date:  23 February 2021 
Dear Mr Delahunty 
Freedom of Information: Staff Absence  
 
Thank you for your email requesting information from the Charity Commission.  Your 
request has been managed in accordance with the provisions of the Freedom of 
Information Act 2000 (the “FOIA”). 
 
You ask the Commission: 
 
“1. What is the total number of sick days taken by the Charity's Commission's staff during 
the last calendar year (2020)? 
2. Can you also provide the reason given for each absence (If part two is likely to take me 
beyond the 24 staff hours limit or £600 cost to collate the information please negate it from 
this request).” 
 
I can confirm the Commission holds information relevant to your request, please see below 
for the response. 
 
I can confirm that the total number of days lost to sickness absence was 2013.5. 
 
The Commission can disclose some information relevant to your request numbered 2. 
 
There were 64 instances recorded as general symptoms. 
There were 29 instances recorded as the digestive system. 
There were 41 instances recorded as respiratory system.     
There were 30 instances recorded as viruses and infectious diseases. 
There were 30 Instances recorded with no known reason. 
There were 17 instances recorded under bone muscle and connective tissue. 
 
On track to meet your deadline? 
t: 
0300 066 9197 (General enquiries) 
Visit www.gov.uk/charity-commission for help 
on filing your annual return and accounts 
w:  www.gov.uk/charity-commission 
 
 
 

 
Some information has been withheld as it is considered the exemption at Section 40(2) of 
the FOIA applies to the disclosure of the data. 
 
Section 40(2)  
 
Personal data about third parties is exempt information if one of the conditions set out in 
section (3) is satisfied, namely whether any of the data protection principles would be 
contravened by the disclosure. 
 
Disclosure of information which can identify individuals would breach the first principle at 
Article 5(1)(a) of the GDPR.  Under this principle personal data is required to be processed 
lawfully, fairly and in a transparent manner. 
 
To disclose personal data in response to a FOIA request would be at odds with this 
principle unless there is a legitimate interest in doing so, and this was in line with the 
expectations of the data subjects concerned. 
 
Personal data is considered to be fair and lawfully processed if at least one of the 
conditions at Article 6 of the GDPR applies, the conditions most relevant to a FOIA request 
are: 
 
(a)  the data subject has given consent to the processing of his or her personal data for 
one or more specific purposes 
 
(f)   the processing is necessary for the purpose of the legitimate interests pursued by the 
controller or by a third party, except where such interests are overridden by the interests or 
fundamental rights and freedoms of the data subject.  
 
The individuals concerned have a legitimate expectation that their data will not be 
disclosed in this manner. 
 
In this instance, I have not identified a legitimate interest which overrides the rights and 
freedoms of the individual who would be identified by the disclosure.   
 
The Commission employs a relatively small number of employees and to disclose 
sensitive personal data relating to small numbers of recorded absence risks releasing data 
into the public domain which could lead to individuals being identified.  
 
The disclosure of such personal information would be unfair on the persons concerned 
and would cause them damage and distress.  
 
Although individuals are not directly identifiable from this data, where small numbers exist 
the chances of ‘motivated intruders’ being able to identify individuals from that data is 
Page 2 of 3 
 

heightened. A ‘motivated intruder’ is specified as someone who will take all reasonable 
steps to identify individuals, but without any prior knowledge. This principle is explained 
further in the ICO’s anonymization code which can be found here.  
This exemption applies because it would be unfair to disclose information constituting the 
personal data of individuals who would have no expectation that information they have 
provided to the Commission would be disclosed to the wider public.   
 
This completes your information request. 
 
Yours sincerely 
 
Katherine O’Hare 
Information Rights & Complaints Manager 
Charity Commission 
 
If you are dissatisfied with the handling of your request or the decision which has been 
reached, you have the right to ask for an internal review. Internal review requests must be 
submitted within two months of the date of this response and should be addressed to the 
Charity Commission at PO Box 211, Bootle, L20 7YX 
(email:xxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx).
 
 
If you are not satisfied with the internal review, you are able to appeal to the Information 
Commissioner. Generally, the ICO cannot make a decision unless you have exhausted 
our review procedure. The ICO can be contacted at the Information Commissioner’s 
Office, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire SK9 5AF (email: 
xxxxxxxx@xxx.xxx.xx).
 
 
Page 3 of 3