This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Digital Categorisation Service'.


 
Disclosure Team 
Ministry of Justice 
102 Petty France  
London 
 
 
SW1H 9AJ 
 
 
Jack Maxwell 
xxxx.xxxxxx@xxxxxxx.xxx.xx 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx 
 
 
10 March 2021 
 
 
Dear Mr Maxwell  
 
Freedom of Information Act (FOIA) Outcome of Internal Review – 210225011 
 
Thank you for your Internal Review request dated 25 February 2021 regarding FOI request 
210114016 in which you asked for the following information from the Ministry of Justice 
(MoJ):   
 
Please provide the following information in relation to the Digital Categorisation 
Service (DCS): 
(1) Please describe how the DCS suggests a provisional category for a prisoner. In 
particular:  
(a) What data points does the DCS use to generate a provisional category?  
(b) What weightings are assigned to those data points?  
(c) How were those data points and weightings identified?  
(d) If they were identified through machine learning, what training data was used in 
this process? 
 
(2) Please provide an example or a template of the completed categorisation form 
which is available to a prisoner on request, once the categorisation decision using the 
DCS has been made. 
 
(3) The evaluation report for the DCS pilot (see here: 
https://www.whatdotheyknow.com/request/656482/response/1589030/attach/7/Evaluati
on%20Report.pdf) states that '[t]he distribution of appeals is quite varied across the 
pilot sites'. In light of the MoJ's analysis, for each of the pilot sites, please provide the 
following information: 
(a) What was the frequency of appeals, and the proportion of these appeals which 
were successful, before the introduction of the DCS? 
(b) What was the frequency of appeals, and the proportion of these appeals which 
were successful, after the introduction of the DCS? 
 
 
The purpose of an Internal Review is to assess how your FOI request was handled in the 
first instance and to determine whether the original decision given to you was correct. This is 
an independent review: I was not involved in the original decision.  
 
The response to your original request confirmed that the MoJ held some of the information 
requested. We disclosed the information to question 1, we do not hold the information for 

question 2 and question 3 was exempted under section 21. After careful consideration I have 
concluded that this response was partially compliant with the requirements of the FOIA.  
 
Statutory deadline 
The statutory deadline for your request was 25 March 2021 and the response was provided 
on 10 March 2021. The response was therefore compliant with the timeliness requirements 
of the FOIA. 
 
Outcome 
After careful consideration I can confirm that the link provided to the evaluation report in 
answer to question 3 did not provide the specific information about appeal rates (as 
compared to broad descriptions such as ‘modest increase’) as requested and did not provide 
the requested information about rates of successful appeals. 
You were right in your response to highlight the passage taken from the report that proves 
this. 
It was thus wrong to provide a link to the report and exempt that part of the request under 
section 21 of the FOIA under information that was already accessible to you. 
In terms of question 3 I am unable to confirm if the MoJ holds the information you have 
requested within the cost limit. Section 12(2) of the FOIA means public authorities are not 
obliged to comply with a request for information if it estimates the cost of complying would 
exceed the appropriate limit. The appropriate limit for central government it is set at £600. 
This represents the estimated cost of one person spending 3.5 working days determining 
whether the department holds the information. 
In this instance to determine if the information requested is held we would be required to 
contact every prison establishment to ask them to conduct a full review of their complaint 
logs, in order to determine if they hold any information on appeals and outcomes. This would 
exceed the appropriate limit. Consequently, we are not obliged to comply with your request. 
You may wish to consider, for example, refining your request to one particular prison 
establishment. Please be aware that we cannot guarantee at this stage that a refined 
request will fall within the FOIA cost limit, or that other exemptions will not apply.  
For guidance on how to structure successful requests please refer to the ICO website on the 
following link: http://ico.org.uk/for_the_public/official_information 
  
http://www.legislation.gov.uk/uksi/2004/3244/pdfs/uksi_20043244_en.pdf 
 
 
In conclusion I believe that the original response was partially incorrect for which I apologise.  
 
 
Appeal Rights 
 
If you are not satisfied with this response you have the right to apply to the Information 
Commissioner’s Office (ICO). The Commissioner is an independent regulator who has the 
power to direct us to respond to your request differently, if she considers that we have 
handled it incorrectly. 


 
You can contact the ICO at the following address: 
 
Information Commissioner’s Office 
 
https://ico.org.uk/Global/contact-us 
 
Yours sincerely  
 
MoJ Digital, Technology and Security