This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Professional Services Procurement Spend'.

 
PART 3G 
Contracts Standing Orders 2019/20 
 
Definitions  
 
  ‘Aggregation’ is the combining together of the total spend from separate contracts 
where they meet a single requirement for works, goods or services. 
 
  ‘Appropriate Officer’ is the Chief Executive, Strategic Directors, Director, City 
Solicitor, the Chief Financial Officer (S151 Officer) or any other officer designated 
by resolution of the Executive. 
 
  ‘Authorised Officer’ is any officer permitted by an Appropriate Officer to authorise 
orders and contracts as per clause 2.5. 
 
  ‘Best Value for Money’ is the optimum combination of whole life costs, quality and 
benefits, including economic, environmental and social value to meet the 
customer’s requirement. 
 
  ‘Bradford District’ is the geographical area administered by the Council. 
 
  ‘Call Off’ is a separate purchase from an existing framework agreement that 
creates a binding contract.  
 
  ‘Contract’ means a formal agreement between the Council and any Supplier for: 
 
  the supply of works, goods or services including consultants 
  a call-off from a framework agreement 
  an arrangement where no payment is made but there is financial value to the 
Supplier e.g. a catering concession 
 
 
For the purposes of these Contracts Standing Orders this definition does not 
include employment and property contracts or grant agreements. 
 
  ‘Contracts Finder’ is the government portal for information on public sector 
contracts 
 
  ‘Contract Value’ is, for goods, supplies or services the total monetary value over 
the full duration, including any extension options (not the annual value), for 
concession contracts, or other contracts with low, or nil cost to the Council the 
total pecuniary value must be considered. 
 
  ‘Contracts and Grants Register’ the Council’s database of all contracts, 
commissioned activity, purchase orders, framework agreements, and other 
legally enforceable agreements with a value exceeding £5,000 and grants of any 
value. 
 
  ‘Controlled Entities’ a subsidiary company of the Council where the Council 
exercises control similar to that over its own departments, the subsidiary carries 

 
out at least 80% of its activity for the Council and there is no direct participation of 
private capital. 
 
  ‘Corporate Contract’ is an agreement procured in consultation and for the benefit 
of more than one Council department.  More details can be found on Bradnet 
http://intranet.bradford.gov.uk/working-day/corporate-contracts. 
 
  ‘Council’ means the City of Bradford Metropolitan District Council. 
 
  ‘DPS or Dynamic Purchasing System’ is an electronic process for commonly 
used purchases that are generally available and is open throughout the contract 
period to any new supplier that meets the selection criteria. 
 
  ‘Electronic Auction’ is a process whereby suppliers who have submitted 
admissible tenders can revise their original prices or values during the period of 
the auction. 
 
  ‘EU Procurement Rules’ are the Directives and Regulations implemented in the 
UK to set out the law on public procurement. 
 
  ‘EU Thresholds’ the financial threshold at which the EU Procurement rules are 
applicable.  
 
  As of 1st January 2018 these are: Works (maintenance and construction) 
£4,551,413 and Services and Supplies £181,302. 
  Social, Health and some other services have a threshold of £615,278. 
 
  ‘Exception to Competition Log’ a record held by the Director of Finance of all 
contracts over £25,000 in value awarded without competition because the 
contract meets one or more of the requirements listed in CSO 9.1. 
 
  ‘Framework Agreement’ an agreement which sets out the terms and conditions 
under which the Council can make specific purchases  (“call-off”) from a 
Supplier(s) to provide services, goods or works at agreed standards and prices.  
If the Council calls off services, goods or works from the Supplier then a binding 
contract comes into place. 
 
  ‘Grant’ for the purposes of these Contracts Standing Orders means a formal 
agreement giving financial assistance to an individual or organisation to assist in 
meeting its general purpose or objectives but where the specific supply of goods, 
works or services is not required in return.  There may be award criteria, 
performance targets and conditions on how the money is spent and Officers 
should monitor these in accordance with the terms of the grant agreement. 
 
  ‘Light touch regime’ applies to social, health and some other services as listed in 
Schedule 3 of the Public Contracts Regulations. 
 

 
  ‘Local Supplier’ is any supplier that provides works, goods or services from a 
location within the Bradford District or where a substantial number of any 
employees working directly on the contract are resident in the Bradford District. 
 
  ‘Officer’ means employee(s) of the Council. 
 
  ‘OJEU’ is the Official Journal of the European Union which is the publication in 
which all tenders from the public sector above relevant financial thresholds must 
be published. 
 
  ‘Public Service Mutual’ an organisation which has left the Council parent body but 
continues to deliver public services. Mutuals are organisations in which employee 
control plays a significant role in their operation. 
 
  ‘Purchasing Card’ the business equivalent of personal credit card that can be 
used for in store, on line or over the phone for legitimate Council purchases. 
Purchasing Cards are issued to and registered to individual Officers.  
 
  ‘Quotation’ a formal written offer to execute works, or provide services or supplies 
at a stated price. 
 
  ‘Sheltered workshop’ an organisation that employs a proportion of disadvantaged 
or disabled workers which allows the supplier to be eligible to bid for certain types 
of contracts which can be specifically reserved to organisations meeting the 
criteria. 
 
  ‘SIRO’ Senior Information Risk Owner is the person with overall accountability 
and responsibility for information governance. 
 
  ‘Supplier’ an individual or organisation that contracts with the Council to provide 
works, goods or services. 
 
  ‘Tender’ a formal written offer to execute works, or provide services or supplies at 
a stated price 
 
  ‘TUPE’ means the Transfer of Undertakings (Protection of Employment) 
Regulations 2006. 
 
  ‘Whole Life-Cycle Costs’ is an estimate of the total costs of works, goods or 
services over their life.  It is a combination of the purchase price, implementation 
and operating costs, procurement and contract management costs, disposal 
costs less any residual value. 
 
  ‘YORtender’ is the procurement portal used by the Council 
(www.yortender.co.uk) 
 
 
 

 

Introduction 
 
1.1 
The purpose of Contract Standing Orders is to set clear rules by which the 
Council spends money on works, goods and services. The rules apply to any 
contract or grant that results in payment being made by the Council. 
 
1.2 
Public procurement must be undertaken in accordance with principles 
enshrined in EU and national legislation. The Council must always act to 
promote competition and to ensure that each procurement is conducted as an 
open, transparent and fair competition.  The Council must avoid practices 
which may restrict or distort competition. 
 
1.3 
All amounts quoted in these Standing Orders are exclusive of recoverable 
VAT. 
 
1.4 
Any dispute or difference as to the interpretation of these Standing Orders 
shall be resolved by the City Solicitor.  
 
1.5 
The Director of Finance shall undertake a formal review of Contract Standing 
Orders on an annual basis which will be reported to the Governance and 
Audit Committee. 
 

Compliance 
 
2.1 
Failure to comply with these Contract Standing Orders can result in 
disciplinary action against the officers concerned. 
 
2.2 
Every contract made by or on behalf of the Council for works, goods and 
services and all Council employees engaged to act in any capacity to manage 
or supervise a contract must comply with;-  
 
 
EU Procurement Directives 
 
All relevant statutory provisions including the Public Contracts 
Regulations 2015, competition law and Public Services Acts (e.g. Social 
Value, Care Act 2014) 
 
The Council’s Constitution including these Contracts Standing Orders, 
the Council’s Financial Regulations and the Council’s Procurement 
policies 
 
The Council’s strategic objectives and policies 
 
2.3 
All Council Officers and organisations engaged on the Council’s behalf shall 
ensure that all procurement activity is undertaken with regard to high 
standards of probity and in a manner which avoids any conflicts of interest.  
The Council’s Employee Code of Conduct must be followed at all times. 
 
2.4  
In applying these Contracts Standing Orders, all officers shall have regard to 
the duty of Best Value under the Local Government Act 1999. 
 
2.5 
Within limits specified by him/her, an Appropriate Officer may permit other 
officers to authorise orders and contracts in their own names on behalf of the 

 
Council.  Any orders or contracts made shall remain the responsibility of an 
Appropriate Officer.  Appropriate Officers must maintain an up to date record 
of authorised officers and submit a copy of the list of the Director of Finance 
on an annual basis at the commencement of the financial year. 
 
2.6 
The Director of Finance may delegate some, or part of their responsibilities 
set out in these Contracts Standing Orders to Officers in their service area. 
 
2.7 
All orders for works, goods or services must be placed using the Council’s 
approved systems in advance of the invoice being received and coded to the 
appropriate account codes. 
 
2.8 
Miscellaneous payments must only be used where the payment is not as a 
result of a purchase (for example a refund or grant payment). Miscellaneous 
Payments must not be used to: 
 
  Pay suppliers for goods, works or services (including fees in relation 
to consultancy work and training), or 
  To reimburse employee expense claims or petty cash purchases 
 
2.9  
Non-compliance with Council’s procedures and processes for the use of its 
requisition, ordering and payment systems may result in the Director of 
Finance removing Officer access. 
 
2.10  These Contracts Standing Orders must be used, other than in exceptional 
circumstances and following authorisation by either: 
 
2.10.1 The Executive after considering a report by an Appropriate Officer; or 
 
2.10.2 An Appropriate Officer obtains the agreement of the Chief Financial 
Officer and the City Solicitor.  The Appropriate Officer must retain 
written reasons of the decision. 
 
2.11  Authorisation under Standing Order 2.10.2 will be reported to Governance 
and Audit Committee on a quarterly basis. 
 
2.12  All Appropriate Officers are responsible for ensuring compliance by their staff 
and shall report all breaches to the Director of Finance. 
 

Social, Economic, Environmental and Ethical Considerations 
 
3.1 
In formulating proposals for a contract, the Authorised Officer must consider 
the Public Services (Social Value) Act and follow requirements set out in the 
Council’s Social Value and Inclusive Growth Policy. 
 
3.2 
Where appropriate and always subject to EU law and Public Contract 
Regulations, the Authorised Officer should ensure tenders or quotes are 
framed in such a way to encourage local suppliers, small and medium sized 
companies (SME’s) and third sector organisations such as social enterprises 
to bid.  This may include dividing the contract into lots. 

 
 

Pre-Contract Requirements for all Contracts 
 
4.1 
After Council has agreed the Council’s budget and before commencement of 
the financial year the Authorised Officer must prepare and maintain an annual 
procurement plan for all contracts with an estimated value greater than the EU 
Threshold for supplies and services, and then consult the Director of Finance. 
 
4.2 
The procurement of works, goods or services should be done through existing 
approved arrangements where they exist. These include: 
 
 
In-house provision 
 
Corporate contracts, framework agreements or DPS 
 
4.3 
Other  arrangements  should  be  considered  and  used  where  it  can  be 
evidenced that they provide best value for money: 
 
 
Contracts, framework agreements or DPS established by central 
purchasing bodies (Crown Commercial Services, YPO etc.) or other 
public body 
 
Collaborative or shared service arrangements with another public body 
 
Alternative delivery vehicles such as Controlled Entities (Teckal) or 
Public Service Mutuals 
 
Sheltered workshops 
 
Other approved e-procurement solutions (e.g. purchasing cards) 
 
4.4 
Where the Council has an in-house provision and the estimated contract value 
is less than the EU Threshold for supplies and services external suppliers can 
only be used when the Appropriate Officer providing such in-house provision 
confirms that they are unable to meet the requirements on that occasion due 
to insufficient resources, skills or capacity. 
 
4.5 
If the estimated contract value is more than the EU Threshold for supplies and 
services the Appropriate Officer providing such in-house service may also be 
required to clearly demonstrate that they provide best value for money. 
 
4.6 
All procurement processes will be proportionate to the total value of the 
contract (see Table 1), the nature of the works, goods or services and the 
Council will produce clear accessible documentation which must be available 
in electronic format. 
 
4.7 
Before inviting tenders or quotations, the Authorised Officer must: 
 
4.7.1  for contracts with a total estimated contract value in excess of £2m 
report details to the relevant Overview and Scrutiny Committee using 
the standard Committee report template. Reports are to be taken at an 
early stage once officers have a draft procurement strategy and 
specification to allow members to consider the matters in 4.7.2, 4.7.7, 
4.7.8 and 4.7.10. For clarity, details of call-off contracts from a 
framework or DPS do not need to be separately reported providing the 

 
original framework has been reported except where the relevant 
Overview and Scrutiny Committee request a separate report. 
 
4.7.2  have carried out, where appropriate pre-procurement engagement with 
the market (including talking to suppliers, clients and other 
stakeholders) to understand the availability, strengths and weaknesses 
of markets and to develop the specification and the best value for 
money procurement and contractual approach.  Pre-engagement with 
the market must be done in such a way that ensures the subsequent 
procurement process remains open, fair and transparent with no 
supplier gaining an unfair advantage which would distort competition. 
 
4.7.3  Before commencing any process for procuring contracts with an 
estimated value in excess of the EU Threshold for supplies and 
services or any process which involves a proposed service transfer or 
the development of a strategic partnership, the Authorised Officer must 
consult the Director of Finance. 
 
4.7.4  consider whether a framework agreement, DPS or electronic auction is 
appropriate and would deliver best value for money seeking advice 
from the Director of Finance where necessary. 
 
4.7.5  be satisfied that a written and clear specification has been prepared 
which will form the basis of the contract. 
 
4.7.6  for all contracts with an estimated annual cost of more than the EU 
Threshold for supplies and services, or a total value more than the EU 
Threshold for supplies and services (if the contract is for less than 1 
year), or where there is a significant supply risk (identified using a 
procurement risk assessment form available on Bradnet) a 
documented risk log must be maintained. 
 
4.7.7  consider at the outset any equality and diversity implications that may 
require an equality impact assessment to be undertaken. 
 
4.7.8  consider at the outset any TUPE implications. 
 
4.7.9  identify all contracts involving the processing of personal data, 
information security or data processing implications that may require 
additional schedules or terms and conditions considering the General 
Data Processing Regulation, the Data Protection Act, and the need to 
notify the SIRO. 
 
4.7.10 consider at the outset any implications from the Social Value Act. 
 
4.7.11 prepare and document an estimate of the whole life-cycle costs 
including where appropriate any on-going costs and/or disposal costs 
and ensure that the cost is within the approved current and future 
budget provision for both capital and revenue expenditure 
 

 
4.7.12 ensure that all evaluation criteria including sub-criteria have been 
determined in advance, put in order of relative importance or weighting 
and published in the tender documentation.  Selection criteria must be 
relative and proportionate following statutory guidance issued by the 
Secretary of State. 
 
4.7.13 ensure that electronic versions of all the appropriate and approved 
forms of procurement documentation is available through an internet 
portal immediately on publication of any advert. 
 
4.8 
Before entering into any contract, the Authorised Officer must: 
 
 
4.8.1  be sure that they have the necessary authority to enter into the contract 
and that these Contracts Standing Orders, the Council’s Financial 
Regulations and procurement advice have been complied with, and 
that the proposed contract represents best value for money 
 
4.8.2  be satisfied about the technical capability of such proposed Supplier; 
and 
 
4.8.3  where a significant supply risk has been identified (in accordance with 
CSO 4.7.6 and for all contracts which exceed £100,000pa, or £100,000 
(if the contract is for less than 1 year) for the procurement of works or 
goods consult with the Chief Financial Officer to agree appropriate 
checks on the financial and resource capacity of the Supplier to 
perform the contract and to agree what, if any, security should be 
provided for performing the contract.  Forms of security include such 
as: parent company guarantee, Director’s guarantee and performance 
bonds.  
 
4.9 
Authorised Officers are responsible for arrangements to ensure the proper 
control and use of Council ordering and contracting procedures, in 
accordance with guidance issued by the Chief Financial Officer and the City 
Solicitor.  
 
4.10  All quotations and tenders must be undertaken using the Council’s standard 
template documentation unless prior approval has been obtained from the 
Director of Finance. 
 

Contracts under £25,000 
 
5.1 
The Authorised Officer must be able to demonstrate best value for money and 
must invite quotes using local suppliers where the supply base is available.  
All quotations must be in writing. 
 
5.2 
Officers shall retain a written record of actions taken and the reasons. 
 
5.3 
Invitations to quote of £5,000 or above must use the Council’s procurement 
portal, YORtender and all contracts of £5,000 or above must be recorded on 
the Contracts and Grants Register. 

 

Contracts between £25,000 and the EU Threshold for Supplies and 
Services 

 
6.1 
The Authorised Officer must either: 
 
6.1.1  for contracts worth less than £100,000 seek written quotations by selecting 
suppliers registered on YORtender and inviting 4 local suppliers where there 
is a local supply base available, or 
 
6.1.2  for contracts worth more than £100,000 seek written quotations by selecting 
suppliers registered on YORtender by inviting 6 suppliers to quote, including 
at least 4 local suppliers where there is a local supply base, or 
 
6.1.3  advertise an open invitation to tender using both YORtender and Contracts 
Finder. 
 
6.2 
If the minimum number of quotations or tenders cannot be obtained owing to 
insufficient suitable suppliers prepared to quote or provide tenders, then the 
Authorised Officer must keep a record of this. 
 
6.3 
No pre-qualification questionnaire is permitted during the procurement stage. 
Suitable assessment questions to assess eligibility are part of the Council’s 
template procurement documents.  Only the winning bidder(s) will be required 
to submit certificates and documents as evidence of their legal and financial 
standing and technical or professional ability in addition to specific 
requirements relating to insurance, health and safety, equality, environmental 
management etc. 
 

Contracts over the EU Threshold for Supplies and Services 
 
7.1 
Where the contract value is likely to exceed the EU threshold, taking account 
of the rules of aggregation, it must be tendered in accordance with the 
relevant EU procurement rules, unless this rule is through an existing 
framework or DPS agreement that has been established via a compliant EU 
procurement process. 
 
7.2 
Suppliers must be appointed by one of the procedures under Contract 
Standing Order 8.  
 
7.3 
All tenders shall be advertised and available for download on the YORtender 
system and Contracts Finder.  Standard template documentation must be 
used. 
 
7.4 
All tenders above the relevant EU threshold must be advertised in the OJEU. 
 

Procurement Procedures 
 
8.1 
The open procedure under which all those interested may respond to the 
advertisement by submitting a tender.  This is often the most expedient and 
enables all of the suppliers in the market that wish to engage in the process to 

 
submit a tender. There is no pre-qualification questionnaire (PQQ) or short-
listing stage prior to invitation to tender (ITT). 
 
8.2 
The restricted procedure under which a selection is made of those who 
respond to the advertisement and only they are invited to submit a tender.  
This procedure can only be used for tenders above the EU threshold for 
supplies and services.  
 
8.3 
The following procedures apply to more strategic, complex or high value 
projects and must be done in consultation with the Director of Finance as 
there are limited circumstances under which these process can be used. 
 
8.4 
The competitive dialogue procedure under which a selection is made of 
those who respond to the advertisement and the Council enters into dialogue 
with potential bidders to develop one or more suitable solutions on which the 
chosen bidders submit a tender.  This can be used where the contract is 
complex and cannot be purchased “off the shelf”. 
 
8.5 
The competitive procedure with negotiation under which a selection is 
made of those who respond to the advertisement and only they are invited to 
submit a tender.  The Council may then open negotiations to seek improved 
offers.   
 
8.6 
The innovation partnership procedure under which a selection is made of 
those who respond to the advertisement and the Council uses a negotiated 
approach to invite suppliers to submit innovative ideas to meet a need where 
there is no suitable existing “product” on the market.  The partnership can be 
awarded to more than one supplier. 
 
8.7 
For contracts procured under the Light Touch Regime the Director of Finance 
must be consulted and the Authorised Officer must ensure that principles of 
transparency and equal treatment are observed.  
 
 

Exceptions to Requirements of Competition 
 
9.1 
Subject to: 
  The statutory requirements for procurement processes above EU 
thresholds, 
  The Authorised Officer obtains the approval of the Director of Finance 
that an exception to the requirements of competition is appropriate for 
a contract with a value of more than £25,000, 
  That the market for a proposed contract has been investigated, and 
  That the Authorised Officer can demonstrate that departure from 
these Rules is justifiable and provides overall value for money 
 
No competitive procurement process is required where one or more of the 
following exceptions apply: 
 

 
9.1.1 
the purchase of proprietary or patented goods or materials or 
services which, are obtainable only from one supplier, and where no 
reasonably satisfactory alternative is available; 
 
9.1.2 
the execution of works or the supply of goods or services are 
controlled by a statutory body; 
 
9.1.3 
the execution of works or supply of goods or services are of a 
specialised nature which, are carried out by only one supplier, and 
where no reasonably satisfactory alternative is available; 
 
9.1.4 
the execution of works or supply of goods or services for which it can 
be demonstrated that no genuine competition can be obtained; 
 
9.1.5 
the purchase of a named product required to be compatible with an 
existing installation; 
 
9.1.6 
procurements made through or on behalf of any consortium, local 
authority, statutory or similar body provided that tenders or quotations 
are invited and contracts placed in accordance with national or EU 
legislation; 
 
9.1.7 
obtaining work or supplies from the Industrial Services Group or other 
in-house service provider; 
 
9.1.8 
special education, health or social care contracts, if, it is considered 
in the Council’s interests and to meet its obligations under relevant 
legislation; 
 
9.1.9 
the execution of works or the supply of goods and services that are 
required so urgently as not to permit compliance with the 
requirements of competition. However these should be immediately 
reported to the Director of Finance; 
 
9.1.10  carrying out, with the approval of the Chief Financial Officer, security 
works where the publication of documents or details in the tendering 
process could prejudice the security of the works to be done. 
 
9.2 
The Authorised Officer must retain written reasons justifying the decision to 
use Standing Order 9.1 and be able to demonstrate that best value for money 
has been obtained. 
 
9.3 
Any contract worth more than £25,000 awarded using an exception to 
competition shall be notified to the Director of Finance who will record the 
contract in the “Exceptions to Competition Log”. 
 
10 
Submitting and Opening Tenders and Quotations 
 
10.1  Every invitation to tender or request for a quotation must state that a tender or 
quotation will only be considered if it is received by the specified closing date 

 
and time via YORtender, or for quotes below £5,000 at the specified date and 
time. 
 
10.2  All tenders or quotations for each contract must be opened by officers 
appointed by the Authorised Officer at a prescribed time. 
 
10.3  The Authorised Officer must keep a record of all tenders and quotations. 
 
10.4  The Authorised Officer shall after consultation with the Director of Finance 
disqualify a tender or quotation which fails to comply with the requirements of 
this Contracts Standing Order (10) and must return the tender or quotation to 
the tenderer or quotation provider stating the reason for the disqualification. 
 
11 
Errors in Tenders and Quotations 
 
11.1  Prior to acceptance of any tender or quotation received, any arithmetic error 
or other minor discrepancy made in good faith can be corrected by the City 
Solicitor after consultation with the Authorised Officer in one of the following 
two ways: 
  
11.1.1 
The tenderer shall be given details of the error(s) found during the 
examination of the tender and shall also be given the opportunity of 
confirming without amendment or withdrawing the tender; or 
 
11.1.2 
Amending the tender to correct genuine arithmetic error(s) provided 
that in this case, apart from these genuine arithmetic errors, no other 
adjustment, revision or qualification is permitted. 
 
11.2  A written record must be kept of all such amendments. 
 
12 
Post Tender and Quotation Negotiations 
 
12.1  In the interests of ensuring an open, fair and transparent process, negotiation 
following receipt of tenders is only permissible in limited circumstances. 
 
12.2  No negotiation is permitted following receipt of final tenders where the tender 
was subject to EU procurement rules. 
 
12.3  The Authorised Officer may, after consulting with the Director of Finance, and 
where it is intended to obtain better value for money, authorise negotiations 
with one or more tenderers or quotation providers where s/he considers that 
none of the tenders or quotations are acceptable and it is in the Council’s 
interests to do so. 
 
12.4  Negotiation on behalf of the Council should be conducted by two or more 
Authorised Officers and a written record kept of the negotiation. 
 
 
 

 
13 
Accepting Tenders and Quotations 
 
13.1  Prior to accepting a tender or quotation the Authorised Officer must evaluate 
all tenders and quotations received in accordance with the evaluation criteria 
issued with the tender documentation. 
 
13.2  The Authorised Officer can only accept the most economically advantageous 
tender or quotation and must record the reasons for acceptance. 
 
13.3  The Authorised Officer must investigate any tender considered to be 
abnormally low.  
 
13.4  All suppliers who submit a tender or quotation should be notified in writing of 
their success or failure in a timely manner using the standard documents and 
offered feedback. 
 
13.5  For all tenders covered by the EU procurement rules, the minimum statutory 
standstill period is required between notification of the award decision and 
final contract award. 
 
13.6   All contracts over £5,000 must be awarded on the YORtender system and all 
contracts over £25,000 must also be awarded on Contracts Finder.  All 
contracts above the EU threshold must also be published in OJEU. 
 
13.7  For every contract, contract extension, framework or DPS agreement over 
£100k in total value, then the Authorised Officer must submit a written report 
to the Director of Finance which includes details of: 
 
  the winning bid, 
  the suppliers involved, 
  results of any selection process, 
  the value and subject matter of the contract, 
  justification for using any negotiated type procedure, 
  any decision not to award, 
  reasons for not using electronic communications, 
  any conflict of interest, 
  reasons for rejecting abnormally low bids. 
 
14 
Contract Extensions, Variations, Novation or Termination 
 
 
14.1  The Authorised Officer can extend a contract by any value subject to the 
extension being permitted within the scope and terms of the original 
procurement and contract and before the expiry date. 
 
14.2  An options appraisal must be undertaken to determine if it represents best 
value for money to extend the contract and any approval required must be 
sought in a timely manner. 
 
14.3  The Authorised Officer must make every effort to negotiate improved terms 
with regard to the cost and quality of the goods or services. 

 
14.4  No extension shall be made until funding has been secured in accordance 
with the Council’s Financial Regulations or any other similar requirement.  
 
14.5  All contract variations must be carried out within the scope of the original 
contract and must not materially affect or change the contract.  
 
14.6  A new procurement will be required if the proposed variation has a material 
change where one or more of the following are met; 
 
 
14.6.1 
the variation introduces new conditions which had they been part of 
the original procurement procedure would have allowed other 
candidates to be selected to bid or the contract to be awarded to 
another tenderer 
 
 
14.6.2 
the variation changes the economic balance in favour of the Supplier 
 
 
14.6.3    the variation extends the scope of the contract considerably 
 
14.7  Variations with a value of more than £5,000 to contracts procured in 
accordance with these Contract Standing Orders, which are not within the 
scope of the original contract may, if the relevant EU Threshold is not 
exceeded be permitted where one of the following applies: 
 
  A change in supplier cannot be made for economic or technical 
reasons such as interoperability or compatibility with existing services 
or equipment, or 
  A variation to an existing contract is necessary due to unforeseen 
circumstances. 
 
 Such variations must be approved by: 
 
 
14.7.1 
the Assistant Director of the Service if the value of the variation is 
less than 25%, or the revised, total contract value is less than £100k, 
 
 
14.7.2 
the Strategic Director of the Department if the value of the variation 
is greater than 25%, or the revised total contract value exceeds 
£100k, or 
 
 
14.7.3 
the Chief Financial Officer if the value of the variation is greater than 
50% and the total value of the contract then exceeds £100k. 
 
14.8  For works contracts variations must be managed in accordance with the 
relevant works contract clause(s), and by no later than the next periodic 
valuation of the works reported in accordance with 14.7.1 to 14.7.3 above. 
 
14.9  In the event that a Supplier ceases to provide the work, goods or services 
whether as a result of insolvency, company restructuring, company purchase, 
termination of the contract or any other reason then the Authorised Officer 
must consult with the Director of Finance before novating or assigning the 
contract to a new Supplier. 

 
 
14.10  Before commencing a process of terminating a contract with a Supplier for a 
breach of contract the Authorised Officer must consult the Director of Finance. 
 
15 
Written Contracts 
 
15.1  The Authorised Officer must ensure every contract is in writing. 
 
15.2  Every contract with a contract value of £100,000 or more must be executed 
under seal as a Deed with the common seal of the Council by the City 
Solicitor where: 
 
  the Council wishes to enforce the Contract for more than 6 years after its 
end (e.g. for land or construction works); or 
 
  it is required by parties to the Contract; or 
 
  the price paid or received under the Contract is a nominal price and does 
not reflect the value of the goods/services; or  
 
  the City Solicitor deems it necessary taking into account the nature of the 
contract 
 
15.3  Otherwise the following rules for signature apply: 
 
  any contract with a total value over £2 million must be signed by an 
Appropriate Officer  
  any contract with a total value less than £2 million must be signed by a 3rd 
tier Manager or above, except 
  where the total contract value is less than £100,000 and more than 
£25,000 in which case an Authorised Officer can sign within the limits 
specified by an Appropriate Officer as per contract standing order 2.5. 
 
15.4  All  contracts  with  the  exception  of  one-off  purchases  below  £5,000  must  be 
recorded on the Contracts and Grants Register.  
 
16 
Professional Services, Consultants and Intermediary Employment  
 
16.1   An Authorised Officer may only appoint external consultants providing 
professional or consulting services if such services are not available within the 
Council or if Council officers providing them do not have the resources to 
meet the needs of the Authorised Officer. Approval of the Consultancy and 
Contractor Procurement Process must be obtained before seeking quotes or 
tenders. 
 
16.2  Inline with HMRC IR35 and CIS rules the Authorised Officer must consider 
guidance available on Bradnet and identify the employment status of the 
Supplier for tax purposes for the contract entered into, and notify the Director 
of Finance. Although not a definitive list, Suppliers providing works or services 
in instances must be considered: 

 
 
  Services delivered personally by the Supplier 
  Consultancy work 
  Self employed contractors or suppliers 
  The engagement of a worker through a limited company or other body 
  The use of a Personal Services Company 
  The engagement of a CIS registered contractor 
 
16.3  For contracts identified as being within the scope of the IR35 payments can 
only be made in compliance with IR35 legislation. 
 
16.4  The Authorised Officer must consult the Director of Finance for all 
Construction Industry Scheme (CIS) contractor appointments and payments.  
 
17 
Contract Conditions 
 
17.1  The Council’s Standard terms and conditions should be entered for all 
contracts.  Any exception must be agreed in consultation with the City 
Solicitor and the Director of Finance. 
 
17.2  The above rule shall not apply to: 
 
  UK government standard documentation or government sponsored 
schemes such as Academies and amendments may be made for best 
value for money or project specific reasons. 
 
  Construction and/or engineering contracts where bespoke conditions 
based on accepted industry practice are used e.g. JCT, NEC or ICE. 
 
18   
Contract Management 
 
18.1  The Authorised Officer is responsible for contractual spend over the duration 
of a contract, and must scrutinise and challenge supplier performance, costs 
and progress, and must take appropriate measures and sanctions to improve 
supplier poor performance. 
 
18.2  The Authorised Officer must ensure that contract specifications contain 
suitable key performance indicators to incentivise appropriate service delivery 
and to highlight poor performance. 
 
18.3  The Authorised Officer must undertake suitable due diligence checks of a 
Supplier’s technical and organisational measures to fulfil their obligations as 
Data Processors under the General Data Protection Regulation. 
 
19 
Leases and Other Credit Agreements  
 
19.1   The Authorised Officer must ensure that prior to entering into any lease or 
credit arrangement which has a capital cost, the cost must first be approved 
for inclusion in the Capital Investment Plan in accordance with Financial 
Regulations relating to capital expenditure. 

 
 
20 

Grants 
 
20.1   The Authorised Officer must follow the Council’s principles, processes and 
template documents as appropriate for awarding grants prior to entering into 
any grant arrangements. 
 
20.2  Before awarding any grant with an estimated value in excess of £100,000, the 
Authorised Officer must consult the Director of Finance. 
 
20.3  All grant agreements shall be recorded in the Contract and Grant Register. 
 
21 
Payment Outside of Standard Procure to Pay Procedures 
 
21.1  The Director of Finance will make payments on account only on certificates 
(or other forms approved by the Chief Financial Officer) which have been 
issued by the Authorised Officer, or the Architect/Engineer/Supervising Officer 
appointed to deal with a particular contract. 
 
21.2  An Authorised Officer may where there has been written agreement with the 
Director of Finance (setting out the parameters) make purchases and 
payments via a Purchasing Card. Purchasing Cards must only be used in 
accordance with the Council’s Purchasing Card Compliance Policy, any 
exception to the Policy must be agreed in advance with the Director of 
Finance. 
 
21.3   The Director of Finance will withdraw the use of Purchasing Cards should the 
above not be complied with. Instances of non-compliance can result in 
disciplinary action in accordance with CSO 2.1.  
 
21.4  Payment for goods, works and services are not to be made in advance of 
delivery other than in a low contract value and low risk situation that has been 
agreed in writing with the Appropriate Officer. 
 
22 
Claims  
 
22.1   The Authorised Officer must inform the City Solicitor of all claims by or against 
suppliers which are the subject of formal dispute resolution or litigation 
between the Council and the supplier. 
 
23 
Contracts Where Members Have an Interest  
 
23.1  Members shall ensure that all procurement activity which is undertaken has 
regard to high standards of probity and in a manner which avoids any conflict 
of interest. The Members’ Code of Conduct must be followed at all times.  
 

 
TABLE 1 
 
Value 
Total Contract 
Procurement Options 
Additional procedures 
Band 
Value 

£0 - £24,999  
CSO Sections 4 and 5 
  All quotes in writing 
  Must demonstrate value for money 
  Use YORtender for quotes 

over £5,000 
  Must use in-house or corporate contract 

  All contracts over £5,000 to be 
  Must use local supplier if available 
entered on the Contracts & 
  Consider using purchasing card for low 
Grants Register 
value, low risk purchases 
  Invite one or more quotes if appropriate 

£25,000 - EU 
CSO Sections 4 and 6 
  All quotes in writing 
Threshold for 
  Must use in-house or corporate contract 

Supplies and 
  Use YORtender for quotes or 
Services 

formal tender 
  Consider availability of an existing suitable 
framework or DPS arrangement (call-off) 
  >£100k Complete briefing note 

for contract award and 
  Consider if exception to competition 
extensions 
applies 

  All contracts to be entered on 
  <£100k; seek minimum of four quotes 
the Contracts & Grants 
inviting local suppliers if available 
Register 
  >£100k; seek minimum of six quotes, 
inviting at least four from local suppliers if 
available 
  Formal tender process 

Above EU 
CSO Sections 4 and 7 
  All proposed contracts must be 
Threshold for 

referred to Finance and 
  Must use in-house or corporate contract 
Supplies and 
Procurement 
Services 
  Consider availability of an existing suitable 
  Complete Procurement Risk 
framework or DPS arrangement (call-off) 
Assessment Form 
  Consider if exception to competition 
  Use YORtender for formal 
applies 
tender 
  Formal tender process 
  Complete briefing note for 
  Full EU tender process with advert 
contract award and extensions 
published in OJEU in accordance with 
  All contracts to be entered on 
thresholds 
the Contracts & Grants 
 
Register  
  Report to Overview & Scrutiny 
for contracts over £2million 
 
 
 
 

Document Outline