Mae hwn yn fersiwn HTML o atodiad i'r cais Rhyddid Gwybodaeth 'A100 Admission Statistics for International Students'.


 
   
 
 
 
Information Assurance and Governance 
Office of the Principal 
 
 
12 October 2020 
 
Dear Mr/Ms Shun, 
Freedom of Information (Scotland) Act 2002 
Our Ref:   301-20 
 
I refer to your enquiry dated 15 September 2020 asking to be supplied with information under 
the Freedom of Information (Scotland) Act 2002 (“the FOISA”) as outline below in relation to 
admission of international students to our A100 medicine degree programme. 
 
•  A list of international candidates (anonymous) who received offers with achieved grades, 
predicted  grades,  GCSE  results,  UCAT  total  score,  interview  score  for  academic  year 
2017/18, 2018/19 and 2019/20. 
 
You are asking to be supplied with data on an individual basis with details pertaining to each  
applicant.  When an individual applies for a place to study here in St Andrews, this is a private 
matter.    Details  of  academic  qualifications  are  provided  to  the  University  as  part  of  the 
application  process  and  there  is  no  reasonable expectation that this personal information 
would be used for any other purpose and made publicly available, in an anonymised format or 
otherwise. 
 
It  is  important  to  note  that  when  information  is  released  in  response  to  a  Freedom  of 
Information request, this is disclosed into the public domain and not just to the person makin g 
the request.  In this instance, the University is of the view that release of anonymised raw 
data as requested would prejudice substantially the University’s ability to maintain the trust 
and confidence of applicants; there is no expectation  that specific details of the academic 
achievements of applicants will be made a matter of public record.   
 
The University cannot guarantee that the data can be truly anonymised.   In the event that 
data was released with the names of all applicants removed, it would still be possible for an 
individual to identify their own scores and grades from the resulting dataset.   Release of the 
requested information would therefore lead to a breakdown of trust and significantly damage 
the relationship the University has with its applicants. 
 
Such a disclosure would also negatively impact on the University’s: 
 
Information Assurance and Governance 
01334 462776 
xxx@xxxxxxxxxx.xx.xx 
 
The University of St Andrews is a charity registered in Scotland, No: SC013532 
 
 

•  Reputation and the relationship of trust that it has with its students and other members of 
the academic community who expect the University to protect and maintain privacy; 
•  Ability to attract and recruit students in a competitive environment; and 
•  Application process and the overall effectiveness of this. 
 
The  information  is  therefore  being  withheld  under  section 30(c), Prejudice to the effective 
conduct of public affairs
 of the FOISA. 
 
Public Interest 
 
When  applying  the  exemption cited above, the University must consider where the public 
interest lies.  It is recognised that there is a public interest in transparency however, this must 
be balanced against the public interest in  academic institutions being able to operate and 
discharge their functions effectively.  It would not be in the public interest for information to be 
disclosed that could potentially undermine the effectiveness of the application and student 
recruitment process.   
 
The  University  is  of  the  view  that  the  public  interest  lies  in  the  University  protecting  the 
integrity  of  its  relationship  with  prospective students and respecting the right to privacy of 
those individuals who interact with the University in a private capacity. 
 
In  reaching  this  decision,  the  University  was  guided  by  the  Scottish  Information 
Commissioner’s  Decision  007/2019:    Mr  J  and  Edinburgh  Napier  University  where  it  was 
found  that  substantial  prejudice  to  the  effective  conduct  of  public  affairs  was  caused  to 
relationships  of  trust  and  the  integrity  of  operational  practices  through  disclosure  of 
information  (anonymised  survey  returns)  where  there  was  an  expectation  that  the  views 
offered would remain between the individual and the University. The parallel here being the 
expectation  that  details  of  academic  achievements disclosed to the University in a private 
capacity  as  part  of  the  application  process  are  a  matter  between  the  University  and  the 
prospective student concerned. 
 
The said decision makes reference to “the effect of disclosure on the relationships of trust and 
confidence the University must maintain
” accepting that such harm would not be in the pu blic 
interest. 
  
 
Advice and assistance 
 
It is noted that achieved/predicted grades and GCSE results for applicants is also not held in 
a  reportable  and  verifiable  format.    Students  who  have  the  appropriate  academic 
requirements  are  ranked  on  their  UCAT  score  and  the  top  400  or  so  are  then  invited  to 
interview.    We  could  look  to  provide  you  with  the  lowest  and  mean  UCAT  score  for  the 
international/overseas  cohort  and  if  you  would  like  to  be  supplied  with  this  data  as  an 
alternative, please let me know and I will arrange for this to be processed. 
 
For your further information, details of the entry requirements and the selection process can 
be found on the School of Medicine’s website at:  https://www.st-
andrews.ac.uk/subjects/entry/ 

 

 
 
 
Your right to seek a review of how your information request was managed 
If you are not satisfied with the University’s response and/or our reasoning set-out above, you  
have the right to request a review of our decision. The timelines in which this right is available 
are set out in section 20(5)(a) and (b) FOISA and regulation 16 of the EIRs. In broad terms 
the  right  to  seek  a  review  must  be  exercised  within  40  working  days  of  receiving  this 
response. 
The Information Assurance and Governance team are currently working remotely due to the 
Coronavirus pandemic.  Any request for review at this time should be sent by email to foi@st-
andrews.ac.uk 
stating:  
a)  your name and address; 
b)  details of your original request; and 
c)  the reasons why you are dissatisfied with our response.   
 
If you remain dissatisfied with how your request for information has been dealt with following 
Review, you also have the right to apply to the Scottish Information Commissioner (SIC) for a 
decision.  In the event of an appeal to the SIC, the Commissioner will generally only be able 
to investigate the matters raised in the request for review. 
Details  on  how  to  make  an  appeal  online  to  the  SIC  can  be  found  on  their  website:  
http://www.itspublicknowledge.info/YourRights/Unhappywiththeresponse/AppealingtoCommis
sioner.aspx 

This concludes the University’s response. 
Yours sincerely 
 
 
 
 
JUNE WEIR 
Information Assurance and Governance Officer 
Information Assurance and Governance 
01334 462776 
xxx@xxxxxxxxxx.xx.xx 
 
The University of St Andrews is a charity registered in Scotland, No: SC013532