This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Post Office Limited’s Historical Shortfall Scheme'.



 
matter how legitimate the subject matter or valid the 
intentions of the requester.” 
 
Frequent or overlapping requests
 
The requester submits frequent correspondence about the 
same issue or sends in new requests before the public 
authority has had an opportunity to address their earlier 
enquiries.” 

 
We also note the following extract from the First-Tier Tribunal’s decision in IPPC v ICO 
(EA/2011/0222, 29 March 2012):  
 
"A request may be so grossly oppressive in terms of the resources and time 
demanded by compliance as to be vexatious, regardless of the intentions or 
bona fides of the requester. If so, it is not prevented from being vexatious just 
because the authority could have relied instead on s.12"  

 
Finally, we note that the Code of Practice issued under section 45 of the Freedom of 
Information Act 2000 states that public authorities should “note that the public 
interest in obtaining the material does not act as a ‘trump card’, overriding the 
vexatious elements of the request requiring the public authority to respond to the 
request”.4
 This point has also been reiterated by the Upper Tribunal5 and First-Tier 
Tribunal6. 
 
For the purposes of section 14, we are entitled to take into account the number of 
requests made by an applicant, the amount of work that would be involved, and any 
other matters that we consider would demonstrate that the request imposes an 
unjustified burden on Post Office. We are entitled to do so in certain circumstances 
even where there is a serious purpose behind the request. 
 
You have submitted 39 requests to Post Office in a period of less than three weeks 
(i.e. between 6 August and 24 August) in quick succession. Your requests are detailed 
and are likely to require Post Office to spend a significant amount of time not only 
retrieving responsive material but also in considering the extent to which exemptions 
under FOI apply to that material. In the circumstances, we consider that this would 
impose a disproportionate and oppressive burden on our resources and unjustified 
level of disruption.  
 
In case helpful, you may wish to consider the guidance on the Information 
Commissioner’s webpage titled “How to access information from a public body”.7 This 
webpage includes a list of ‘Dos and Don’ts’ to assist members of the public with 
making effective requests under FOIA. In particular, we note that this section 
advocates giving the public authority ”ample opportunity to address any previous 
requests you have made before submitting new ones” as well as advocating against 
“disrupt[ing] a public authority by the sheer weight of requests or the volume of 
information requested”.
 
 

https://assets.publishing.service.gov.uk/government/uploads/system/uploads/attachment data/file/7440
71/CoP FOI Code of Practice - Minor Amendments 20180926 .pdf at paragraph 7.11. 
5 https://assets.publishing.service.gov.uk/media/5b57139a40f0b6339963e8cf/GIA 2782 2017-00.pdf at 
paragraph 25.  
6 http://informationrights.decisions.tribunals.gov.uk/DBFiles/Decision/i2653/Boyce%20M%20(EA-2019-
0334)%2028.05.20.pdf at paragraph 6(6). 
7 https://ico.org.uk/your-data-matters/official-information/ 


 
 
If you have any queries about this response, please contact me, quoting the reference 
number above in any future communications. 
I hope the information I have provided on this occasion is useful, however if you are 
dissatisfied with the handling of this response, you do have a right to request an 
internal review. You can do this by writing to the address below stating your reasons 
for your internal review request.  
 
Information Rights Manager 
Post Office Limited 
Information Rights Team 
Ground Floor 
Finsbury Dials 
20 Finsbury Street 
London  
EC2Y 9AQ  
xxxxxxxxxxx.xxxxxx@xxxxxxxxxx.xx.xx   
 
If, having requested an internal review by Post Office, you are still not satisfied with 
our response you also have a right of appeal to the Information Commissioner at:  
 
Information Commissioner's Office 
Wycliffe House 
Water Lane 
Wilmslow 
Cheshire  
SK9 5AF  
Telephone: 0303 123 1113 
https://ico.org.uk  
 
Yours sincerely, 
 
Kerry Moodie  
Information Rights Team 
xxxxxxxxxxx.xxxxxx@xxxxxxxxxx.xx.xx  
http://corporate.postoffice.co.uk/secure-corporate/about-us/access-to-information/   
@postofficenews  
 
Post Office Limited is committed to protecting your privacy, information about 
how we do this can be found on our website at www.postoffice.co.uk/privacy