Mae hwn yn fersiwn HTML o atodiad i'r cais Rhyddid Gwybodaeth 'POL Audit, Risk and Compliance Committee Terms of Reference'.



What was the response of BEIS to findings of the review and what action, if any 
was taken by POL as a result ? 
 
Written evidence cited above can be found at: 
 
https://protect-
eu.mimecast.com/s/G3XvC7plMSEnGnkH8UCot?domain=committees.parliament.
uk 

10/08/2020  
On 21st March 2019, POL issued an application to recuse Mr Justice Fraser, the 
 
High Court Judge presiding over the Group Litigation.  
Freedom of 
 
Information 
On what date did the POL Board and/or GLO Committee take the decision to 
request - Post 
pursue this course of action?  Was a UKGI representative present at the time? 
Offices 
Were any more senior departmental representatives present at the meeting, if so 
Application to 
please can you identify them. Did POL seek ministerial approval before its 
Recuse the 
application to recuse the Judge?  
Judge during its 
Horizon Issues 
 
Trial 
Please release minutes of this meeting.  
 
 
 
On 9th April 2019, POL delivered an appeal against the Judge’s refusal to recuse 
himself. Which UKGI/BEIS representatives attended the Board/GLO Committee 
meeting at which this further action was authorised?  
 
Please release minutes of this meeting. 

10/08/2020  
According to the Horizon Issues Judgement, in July 2016 the POL Board 
 
approved an IT Strategy document identifying that ‘IT was not fit for purpose, 
expensive and difficult to change’ (p 297, para 953): 
Freedom of 
Information 
https://protect-eu.mimecast.com/s/UfTsCgnvyiP4E42TEyvhP?domain=judiciary.uk 
request - Post 
 
Office’s IT 
Strategy 
Please can you disclose if BEIS’s UKGI representative was present at the Board 
document of 
meeting at which this was discussed? Was the Chair of the Audit, Risk and 
July 2016 
Compliance Committee in attendance? Who else was present? Please can you 
release minutes of this meeting? 

10/08/2020  
According to the Horizon Issues Judgement, a Technology Strategy Update 
 
Decision Paper was issued on 30th January, 2017 (p 297, para 953): 
Freedom of 
https://protect-eu.mimecast.com/s/UfTsCgnvyiP4E42TEyvhP?domain=judiciary.uk 
Information 
 
request - Post 
Office’s 
The document constitutes an update to a report approved by the POL Board in 
Technology 
July 2016 (also referred to in the Judgement, as above). Did the 2017 update 
Strategy Uodate  document receive Board approval? If so, please can you disclose if BEIS’s UKGI 
Decision Paper,  representative was present at the Board meeting at which this 2017 Update Paper 
January 2017 
was approved? Was the Chair of the Audit, Risk and Compliance Committee in 
attendance? Who else was present? Please can you release minutes of this 
meeting? 
 



10/08/2020  
In her letter of response to the BEIS Select Committee’s current inquiry into POL 
 
and Horizon (24th June 2020) former POL CEO, Paula Vennel s, stated in relation 
to POL’s Suspense Accounts: 
Freedom of 
Information 
 
request - Post 
‘Since it was a technical financial control issue, I asked the CFO to look into it...I 
Offices 
cannot remember how this was resolved’ (p 15, para 53).  
Suspense 
Accounts 
 
i) Did this request of the CEO to her CFO generate a report into POL’s Suspense 
Accounts? If so, please can you release its findings?  
 
i ) Were any other investigations into POL’s Suspense Accounts conducted after 
independent Forensic Investigators Second Sight raised concerns over their 
origins? If so please can you release their findings? 
 
i i) Did POL’s external auditor ever raise concerns over the unexplained 
accumulation, scale or origin of POL’s Suspense Accounts? 

10/08/2020  
A document known as the Wilmington Report is referred to in the NATIONAL 
 
AUDIT OFFICE report of February 2005 ‘Department of Trade and Industry 
Financial Support of Post Offices’ (Ordered by the House of Commons). 
Freedom of 
Information 
 
request - Report  https://protect-eu.mimecast.com/s/yIP_CmYBki1kykni4UJ0Z?domain=nao.org.uk 
into the 
shareholder 
 
governance 
The remit of the report which was commissioned by the NAO from Wilmington 
arrangements 
Capital Ltd, is described as: 
between POL 
 
and its Sponsor 
Department 
‘ to examine whether the Department’s financial monitoring of Post Office Limited 
is appropriate. Using the private sector as a benchmark, they analysed the 
shareholding relationship between the Department and Post Office Limited and 
considered whether the monitoring and corporate governance relationships meet 
the parties’ objectives’ (p14).  
 
i) Please can you advise if a copy of this report is in the possession of the Post 
Office and if so, please can you release it? 
 
i ) Please can you indicate what, if any actions were implemented as a result of its 
findings regarding the shareholder relationship between POL and its sponsor 
department (known at that time as the Department of Trade and Industry)? 

10/08/2020  
As part of its inquiry into the Post Office and Horizon, the Chair of the BEIS Select 
 
Committee asked its former CEO, Paula Vennel s, for information concerning the 
involvement of UKGI officials in discussions about Horizon at Board level. In her 
Freedom of 
letter of response (24th June 2020) Ms Vennel s, stated: 
Information 
request - 
 
Engagement 
‘The UKGI directors were fully engaged in the discussions...The present UKGI 
with lawyers at 
incumbent director...was fully engaged on the Board, sub- committee and with 
BEIS 
ministers and lawyers at BEIS’ (p17, para 60 in response to Question 16). 
 
 
 


 
i) Please can you confirm the identity of the law firm who were involved on behalf 
of BEIS with which the UKGI POL representative was ‘ful y engaged’. 
 
i ) Please can you confirm if a representative from this law firm gave advice or was 
involved in discussions which led to POL’s application to recuse Mr Justice Fraser 
on 21st March 2019? 
 
i i) Please can you confirm if a representative from this law firm gave advice or 
was involved in discussions which led to POL’s appeal against the Judge’s refusal 
to recuse himself delivered by POL on 9th April 2019.  
 
iv) Did any lawyer representing the Department for BEIS attend any meetings of 
the POL GLO sub-Committee from the time of its inauguration in March 2018 until 
the conclusion of the litigation in December 2019? 

10/08/2020  
In his letter to the BEIS Select Committee of 16th June 2020, POL CEO Nick 
 
Read stated: 
Freedom of 
 
Information 
‘Our General Counsel, Ben Foat, was appointed in May 2019, a number of years 
request - Post 
after the start of the High Court proceedings and had no previous involvement in 
Office’s General  the Group Litigation’(p6). 
Counsel 
 
 
https://protect-
 
eu.mimecast.com/s/CqxMCkrzgfYo2oQikx0Te?domain=committees.parliament.uk 
 
Ben Foat’s employment at POL predates the Litigation, dating from 2015. Prior to 
becoming its General Counsel his responsibilities as Legal Director included legal 
risk management and drafting legal strategy.  
https://protect-
eu.mimecast.com/s/iSZ4Cl2A0HO6R6ZCgwNjK?domain=lawsociety.org.uk 
 
i) Did Ben Foat as Legal Director attend any meetings of the POL Board GLO 
Subcommittee between March 2018 and his appointment as GC in May 2019? 
Please can you provide relevant minutes.  
 
i ) Was Ben Foat as Legal Director personal y involved in generating reports for 
the Board GLO Subcommittee, or for the Group Director of Legal, Risk and 
Governance with regards to the Group Litigation? Please can you supply relevant 
documents. 
 
Did Ben Foat as Legal Director have direct communications with POL lawyers 
Womble Bond Dickinson or with lawyers representing BEIS with regards to the 
Group Litigation prior to May 2019? Please supply relevant documents.  
10 
10/08/2020  
In his Horizon Issues Ruling of December 2019, Judge Fraser expressed concern 
 
that POL investigations routinely used Credence data, or a variety of management 
information, to resolve disputes over branch discrepancies rather than consulting 
Freedom of 
the ARQ (‘Audit’) data: 
Information 
request - Post 
 
 


Office’s 
‘The evidence in both this trial, and the Common Issues trial, where the Post 
Historical 
Office cross-examined a number of SPMs on events in their branch accounts by 
Shortfall 
using a variety of management information, other than the audit data, makes clear 
Scheme 
to me just how important it is to use the audit data, rather than other sources 
 
including management information. The management information is confusing, 
contradictory, has been shown to be wrong and requires numerous assumptions 
 
or a “take it from me” type of approach on the part of a questioner. It is rarely 
agreed what that management data shows. The audit data, by its very nature, wil  
be far superior and the best evidence available of what has occurred on Horizon. 
It should be consulted in circumstances where there is a dispute between the Post 
Office and a SPM. 
(Horizon Issues Judgement, p285, para 905-913). 
 
https://protect-eu.mimecast.com/s/UfTsCgnvyiP4E42TEyvhP?domain=judiciary.uk 
 
i) Please can you confirm, in respect of the Historical Shortfal  Scheme, whether 
POL wil  be consulting ARQ or Credence data supplied by Fujitsu in the course of 
its investigations?  
 
i ) Please can you confirm if POL wil  identify to every complainant in the scheme 
which level of data it is using for its evidence? 
11 
13/08/2020  
According to its Shareholder Relationship Framework Document, Post Office 
 
Limited is to have regular Shareholder meetings with the Department for BEIS 
(p27, Appendix 4, 7b). 
Freedom of 
Information 
https://protect-eu.mimecast.com/s/alrlCkrzgfYgzGji26m1-
request - 
?domain=assets.publishing.service.gov.uk 
Shareholder 
 
meetings 
between Post 
i) Please can you reveal how many such meetings have been conducted 
Office Limited 
(including virtually) since the Agreement took effect on 1st April 2020? 
and the 
 
Department for 
i )Please can you release minutes of all Shareholder meetings to date? 
Business, 
Energy and 
Industrial 
Strategy 
12 
13/08/2020  
According to its Terms of Reference, POL’s Audit, Risk & Compliance Committee 
 
has a duty to review legal matters which may impact on the financial statements of 
the company. 
Freedom of 
Information 
 
request - Post 
The Group Litigation was first mentioned in the 2015-16 POL Annual Report (p74): 
Office’s Audit 
Risk & 
https://protect-
Compliance 
eu.mimecast.com/s/xe5pCpkGnuQ536WU2vI9z?domain=beta.companieshouse.g
Committee and 
ov.uk 
POL’s litigation 
 
i) On what date did the ARC Committee first discuss the emerging risk of the 
Group Litigation as a financial, reputational or strategic risk to POL and was 
BEIS’s UKGI representative Richard Cal ard present? Please can you release 
minutes from this meeting? 
 


i ) How regularly was the progress of the litigation monitored by this committee up 
until the convening of the GLO Subcommittee in March 2018? 
iii) Is POL’s ARC Committee continuing to keep under review the potential 
financial/reputational/ strategic posed by POL’s anticipated legal activity at the 
Court of Appeal, its Historical Shortfall Scheme and investigations into over 900 
previous SPM prosecutions? 
iv) Now that the High Court action has been settled, has the POL GLO 
Subcommittee been superseded by another committee which is overseeing 
current legal strategy and outcomes? If so, please can you identify its 
membership? 
13 
14/08/2020  
According to POL’s 2012-13 Annual Report, the BIS Departmental 
 
Representative, Susannah Storey of the Shared Executive, attended all POL’s 
Audit, Risk and Compliance Committee meetings within this financial year: 
Freedom of 
Information 
(POL Annual Report 2012-13, p44). 
request - 
https://protect-
Departmental 
eu.mimecast.com/s/VuXzC6BkMSVX5MLfBGq5Q?domain=beta.companieshouse
Representative 
.gov.uk 
on Post Offices 
Audit Risk and 
There was no departmental representative on the POL ARC Committee 2013-14: 
Compliance 
(POL Annual Report 2013-14, p54). 
Committee 
https://protect-
eu.mimecast.com/s/zCIvCZz5giPzJxKUzQ0FZ?domain=beta.companieshouse.go
v.uk 
According to the 2015-16 POL Annual Report, the BIS/UKGI representative, 
Richard Callard, joined POL’s ARC Committee part way through the financial year: 
(POL Annual Report 2015-16, p22 & 25). 
https://protect-
eu.mimecast.com/s/4N52C5RjMfgABRkC8plko?domain=beta.companieshouse.go
v.uk 
i) Please can you reveal the date of the last ARC Committee meeting attended by 
Susannah Storey and the date of the first ARC Committee meeting attended by 
Richard Callard? 
i ) Please can you supply any documentation regarding the reasons for the 
departmental representative being withdrawn then re-instated from POL’s ARC 
Committee?  
i i) Please can you supply documents which show whether these decisions were 
made by POL, the Department for BIS, the Shared Executive or its successor 
UKGI? 
14 
14/08/2020  
Annual Reports of POL give no indication that its Internal Audit conducted a 
 
system audit of Horizon. Only the 2016 Annual Report cites al  the audits 
conducted by POL’s Internal Audit which are mainstream, financial services and 
Freedom of 
business transformation: 
Information 
request - Post 
(POL Annual Report  2015-16, p30) 
Office’s Internal  https://protect-
Audit 
eu.mimecast.com/s/4N52C5RjMfgABRkC8plko?domain=beta.companieshouse.go
v.uk 
i) Please can you provide documents to evidence if/when POL’s Internal Audit 
conducted a detailed system audit of Horizon IT itself (as distinct from branch-
 


level audits of Horizon users) prior to the Group Litigation Order made in March 
2017? 
i ) Please can you confirm if the Royal Mail Internal Audit, on whom POL relied 
prior to 2013, conducted a detailed system audit of Horizon? 
i i) Please can you confirm if POL’s Internal Audit had technical auditors 
competent and qualified to perform detailed system audits from the time of its 
inception fol owing POL’s split from Royal Mail?  
(Please detail relevant professional qualifications). 
iv) Has POL’s Audit, Risk and Compliance Committee ever raise concerns 
regarding the technical expertise of POL’s Internal Audit? 
15 
14/08/2020  
The POL Annual Report of 2013-14 explains how a new POL Internal Audit 
 
Department was established after the summer of 2013 following the split from 
Royal Mail (having previously relied upon Royal Mail Internal Audit). POL’s 
Freedom of 
Internal Audit is described as a smal  team supported by co-sourcing 
Information 
arrangements with a major firm: 
request - Post 
Office’s Internal  (POL Annual Report 2013-14, p54):  
Audit and out-
https://protect-
sourcing 
eu.mimecast.com/s/zCIvCZz5giPzJxKUzQ0FZ?domain=beta.companieshouse.go
arrangements 
v.uk 
i) Please can you confirm if these co-sourcing arrangements covered IT audits?  
i ) If so, did the external suppliers perform any system audit of Horizon and can 
you provide the results of any such audit? 
16 
17/08/2020  
On how many occasions has a BEIS Minister and/or UKGI representative for the 
 
Department met with POL directors or officials to discuss the establishment of 
POL’s Historical Shortfall Scheme?  
Freedom of 
Information 
 
request - 
i ) Please can you provide minutes of relevant meetings? 
MinisterialUKGI 
engagement 
 
with Post Office   
directors and 
 
 
officials with 
regard to POLs 
Historical 
Shortfall 
Scheme 
17 
17/08/2020  
i) On how many occasions since the Ruling of the Horizon Issues Trial was 
 
handed down on 16th December 2019  has a BEIS Minister and/or UKGI 
representative for the Department met with POL directors or officials and 
Freedom of 
discussed the referrals of Horizon cases by the Criminal Case Review 
Information 
Commission to the Court of Appeal? 
request - 
Ministerial 
 
engagement 
i ) Please can you provide minutes of relevant meetings? 
and POLs 
response to the 
the Criminal 
Case Review 
Commission 
 


18 
17/08/2020  
i) On how many occasions has a BEIS Minister and/or UKGI representative for the 
 
Department met with POL directors or officials to discuss  investigations into more 
than 900 historical prosecutions secured on the basis of potentially unreliable 
Freedom of 
Horizon data? 
Information 
request - 
 
MinisterialUKGI  i ) Please can you provide minutes of relevant meetings? 
engagement 
with Post Office 
directors and 
officials with 
regard to POLs 
Investigations 
into over 900 
historical 
prosecutions 
19 
17/08/2020  
In her letter of response to the BEIS Select Committee’s current inquiry into POL 
 
and Horizon (24th June 2020) former POL CEO, Paula Vennel s, stated in relation 
to the cessation of branch suspense accounts: 
Freedom of 
Information 
‘The suspense account issue relates to the procedures around disputed 
request - 
shortfalls...this was an area where Post Office needed to improve, both in terms of 
HORiceIncreasi
preventing disputes from arising in the first instance, and of dealing with al  and 
ng Horizons 
especial y complex disputes effectively when they arose. One improvement we 
Error 
made in the first category was the introduction of technology, called HORice, 
Repel ency 
which could help identify anomalies before they escalated into large losses’ (p6, 
para 12 & p8, para 22). 
 
i) Please can you confirm if ‘large losses’ which the HORice technology was 
intended to mitigate against,  were in branch accounts?  
 
i ) When was this technology introduced?  
 
i i) Please can you release documentation which monitored the impact of HORice 
on reducing the incidence and size of ‘large losses’, comparing rates before and 
after its implementation? 
 
(Paula Vennel s’ letter can be found at: 
https://protect-
eu.mimecast.com/s/MOOlCJNL1CpLrpvcGcUak?domain=committees.parliament.
uk/  ) 
20 
17/08/2020  
On 23rd May 2019 Judge Fraser ordered POL to pay £5.5m to the Claimants for 
 
costs incurred during the Common Issues Trial (transcript below). POL’s QC, Mr 
Cavendar sought a 14 day extension to the payment deadline explaining: ‘It is a 
Freedom of 
question of arranging the funds I suppose and talking to our shareholder about it’.  
Information 
request - 
 
Shareholder 
i) Please can you release documents between POL and the Department for BEIS 
Permission for 
and/or between POL and UKGI regarding the authorisation of this payment from 
costs in POLs 
the shareholder?  
Horizon 
Litigation 
 
 


ii) What was the agreed threshold beyond which POL was bound to consult its 
shareholder before releasing funds to Claimants as part of the Horizon Litigation? 
Please can you release documentation in which such limits were specified? 
 
On 11th December 2019 mediation between POL and the GLO Claimants 
concluded with a £57.75m settlement  awarded to the Claimants.  
 
i i) Please can you release documents detailing communications between POL 
and the Department for BEIS and/or documents detailing communications 
between POL and UKGI which authorised this payment? 
 
https://protect-
eu.mimecast.com/s/7O0GCOPQGC5rR5jSA2wLl?domain=postofficetrial.com 
21 
17/08/2020  
On 6th July 2020 in a written response to Lord Arbuthnot, BEIS’s Parliamentary 
 
Under-Secretary, Lord Cal anan made the following comment: 
Freedom of 
‘Following the Common Issues Judgment in March 2019, POL advised Ministers 
Information 
that it intended to change its approach to the litigation. This included changes to 
request - 
the POL legal team and strategy...’ 
Communication
https://protect-
s from POL 
eu.mimecast.com/s/ZeCsCQ6VXiB4ABpcGACTw?domain=theyworkforyou.com 
updating BEIS 
of its change in 
 
legal strategy 
i) Please can you release correspondence and/or minutes of meetings in which 
March 2019 
POL advised the Department for BEIS and/or its UKGI representatives of the 
aforesaid change in legal strategy after the Common Issues Judgement of March 
2019? 
i ) Please can you release correspondence and/or minutes of meetings in which 
the Department for BEIS and/or its UKGI representative responded to POL’s 
information regarding the change in its legal team and strategy as a result of the 
Common Issues Judgement? 
22 
17/08/2020  
In her letter of 24th June to the BEIS Select Committee ex-POL CEO Paula 
 
 
Freedom of 
Vennel s refers to remedial actions taken by POL in response to the 2011 Ernst & 
Information 
Young management letter which had exposed weaknesses in the control and 
request - 
security procedures around Horizon. She maintains ‘improvements to controls’ 
Horizon and 
and ‘focused management action’ resulted in an ‘ultimately positive outcome’ as 
Privileged User 
E&Y audits of 2012 and 2013 ‘made less significant recommendations for further 
Access 
improvements’ (Link, p12, para 40). 
https://protect-
eu.mimecast.com/s/MOOlCJNL1CpLrpvcGcUak?domain=committees.parliament.
uk 
In the Horizon Issues Judgement, however, Judge Fraser is clear that Privileged 
User Access logs were not adequately maintained until 2015 which he considers 
‘...a serious deficiency both in the required level of controls in Horizon, in the 
recording of what privileged users were actually doing...and also a corresponding 
absence of recording and auditing those activities’ 
(Horizon Issues Judgement p218, para 692-694, p118, para 393-394). 
https://protect-
eu.mimecast.com/s/NtlOCKLMGt8xE8Nc365Ly?domain=judiciary.uk 
 


 
i) Please can POL release relevant passages of the E&Y SAS70 audit reports 
and/or management letters of 2012, 2013 and 2014 which address ongoing 
weaknesses in the control and security procedures around Horizon. 
 
i ) Please can you confirm if these audits reports and/or management letters were 
considered by POL’s Audit, Risk and Compliance Committee and if so please 
supply minutes of the relevant meetings identifying al  attendees. 
23 
17/08/2020  
The Dalmellington bug lay undiscovered in Horizon though its effects were 
 
apparent from 2010-2015.  
Freedom of 
(Horizon Issues Judgement p136, para 447-449  
Information 
https://protect-
request - 
eu.mimecast.com/s/NtlOCKLMGt8xE8Nc365Ly?domain=judiciary.uk 
Horizons 
Dalmellington 
and Horizon Issues Technical Appendix p 42-44, para 163-171). 
bug 
https://protect-
eu.mimecast.com/s/S08YCPzRGivAGvRSZ8ZM_?domain=judiciary.uk 
 
In December 2015 an investigation by Fujitsu- prompted by the impact of this bug 
at a post office branch- revealed it had caused 112 incidents since 2010. A 
confidential briefing arising from this investigation was given to POL.  
i) Please can you confirm if this report was presented to POL’s Audit Risk and 
Compliance Committee? 
i ) If so please can you provide relevant minutes detailing al  attendees when it 
was discussed.  
i i) Please can you release this report? 
24 
18/08/2020 
According to the Shareholder Relationship Framework Document between 
 
BEIS/UKGI and POL implemented on April 1st 2020: 
Freedom of 
 
Information 
‘2.3 The Shareholder may also issue a periodic Chair Letter (the “Chair Letter”)’ (p 
request - Letter 
6) https://protect-
to the Chair of 
eu.mimecast.com/s/jxjTCPzRGivyLlVTzgxg2?domain=assets.publishing.service.g
POL from the 
ov.uk  
Shareholder 
 
Please can you determine whether such a Chair Letter has been received by POL 
from the Department for BEIS and if so please can you reveal its contents? 
25 
18/08/2020 
During its High Court Horizon Litigation, Judge Fraser original y asked POL to 
 
report its legal costs to the Court at £250k intervals, but POL costs rose so rapidly 
he had to adjust the reporting interval to £500k: 
Freedom of 
Information 
 
request - Post 
https://protect-
Office’s legal 
eu.mimecast.com/s/QAJvCXr3PfBpLJrT9KaBa?domain=lawgazette.co.uk  
costs and 
reporting 
 
intervals to 
At what intervals was it decided that POL would report its legal costs to 
BEIS/UKGI 
BEIS/UKGI and was this reporting interval ever adjusted to accommodate the high 
rate of expenditure? 
 
10 

26 
18/08/2020 
According to the Shareholder Relationship Framework Document between 
 
BEIS/UKGI and POL implemented on April 1st 2020 POL must produce an Annual 
Business Plan and a three year Strategic Plan  
 
to include:  
Freedom of 
Information 
‘high level financial and performance projections, at both the corporate and line-of-
request - Post 
business level, with sensitivity analyses of the major risks...’ (p 7-9) 
Office’s Group 
https://protect-
Plans, the 
eu.mimecast.com/s/jxjTCPzRGivyLlVTzgxg2?domain=assets.publishing.service.g
impact of its 
ov.uk  
High Court 
Litigation and 
 
ongoing claims 
i) What provision has been made in these plans for the ongoing costs relating to 
related to 
POL’s Horizon issues, namely the 47 cases referred by the Criminal Case Review 
Horizon 
Commission to the Court of Appeal, the 1800 applicants to the Historical Shortfal  
Scheme and the 900 plus historic sub-postmaster prosecutions POL is currently 
investigating?  
 
i ) Have these plans been informed by an Audit, Risk and Compliance Committee 
Report on the potential scale of risk of the above factors to the financial position of 
POL? 
27 
18/08/2020 
According to the Shareholder Relationship Framework Document between 
 
BEIS/UKGI and POL implemented on April 1st 2020, POL’s Board is bound to 
inform the Department prior to taking any final decision on a Relevant Issue which 
Freedom of 
is defined as: 
Information 
request - 
‘an issue which may have a material adverse effect upon the business or financial 
Relevant Issues  prospects of the Group or any Group Company’  and/or ‘regulatory matters, such 
as any Group Company being referred for regulatory investigation by a relevant 
regulatory authority’ (p18) 
 
https://protect-
eu.mimecast.com/s/jxjTCPzRGivyLlVTzgxg2?domain=assets.publishing.service.g
ov.uk  
 
Please can you confirm if the activities of POL with regard to the list below are 
considered by the Board to be Relevant Issues and therefore subject to reporting 
to the Shareholder prior to a final decision being taken? 
i) 47 cases referred by the Criminal Case Review Commission to the Court of 
Appeal, 
 
i ) 1800 applicants to the Historical Shortfall Scheme, 
 
iii) 900 plus historic sub-postmaster prosecutions POL is currently investigating 
28 
19/08/2020 
According to Kel y Tolhurst, replying to Kevan Jones’s parliamentary question 
 
246965 of 24th April 2019:  
Freedom of 
 
Information 
‘Ministers have met with directors and officials of the Post Office four times in the 
request - 
last 12 months to discuss a number of topics including the ongoing group litigation’ 
Ministerial 
(8th May 2019). 
 
11 

engagement 
 
with POL 
directors and 
Ms Tolhurst’s answer to Kevan Jones’s follow-up question of 6th June 2019 
officials 
discloses that she and her predecessor Andrew Griffiths MP, were Ministers in 
attendance along with POL’s  Chair, CEO, CFO and executive director covering 
Legal Affairs. 
 
i) Please can you release minutes of these four meetings? 
 
i ) Please can you disclose on how many occasions a Minister from BEIS has met 
with POL directors and officials since 8th May 2019?  
 
(See MP: Mr Kevan Jones - Written Questions to Department for Business, 
Energy and Industrial Strategy): 
 
https://protect-
eu.mimecast.com/s/C3aCCE0Dyi1M9X9uQovSh?domain=parallelparliament.co.u
k  
29 
19/08/2020 
In her reply to MP Kevan Jones’ parliamentary question on 6th June 2019, BEIS 
 
Postal Minister Kelly Tolhurst makes reference to a pre-Board dinner on 25th 
March 2019 attended by the department’s UKGI representative Tom Cooper (see 
Freedom of 
link below). 
Information 
request - POL 
 
Board meeting 
i) Please can you provide a list of al  attendees at the subsequent POL Board 
March 2019 and  meeting on 25th March 2019? 
two-day 
Strategy 
i ) Please can you confirm if POL’ s Recusal Application submitted to the High 
meeting 26-27th  Court 4 days previously was discussed at this Board Meeting? 
June 2018 
 
i i) Please can you release minutes of this Board meeting? 
 
iv) On what date did the POL Board approve the decision to Recuse Justice 
Fraser? 
 
In her reply to Kevan Jones MP, Kel y Tolhurst also makes reference to a two-day 
strategy meeting 26-27 June 2018 attended by a member of UKGI in lieu of Tom 
Cooper. 
 
iv) Please can you identify who the UKGI representative was who attended in lieu 
of Tom Cooper and if this two-day meeting included on its agenda legal strategy 
with regards to the Group Litigation? 
 
(see below, MP: Mr Kevan Jones - Written Questions to Department for Business, 
Energy and Industrial Strategy): 
 
https://protect-
eu.mimecast.com/s/C3aCCE0Dyi1M9X9uQovSh?domain=parallelparliament.co.u
k  
 
12 

30 
19/08/2020 
On 15th May 2014, Fujitsu announced  the appointment of Michael Keegan as 
 
Head of its UK and Ireland activities (see below). The article notes that prior to 
joining Fujitsu, Mr Keegan’s experience in the IT sector ‘included holding senior 
Freedom of 
leadership roles at the Royal Mail Group/Post Office Ltd’.  
Information 
request - 
 
Michael 
Please can you identify the senior leadership roles held by Michael Keegan at 
Keegan, former  POL along with relevant dates? 
employee of 
Post Office 
 
Limited 
https://protect-
eu.mimecast.com/s/jdXHCGMGASWGYXYs1nM3b?domain=fujitsu.com  
31 
19/08/2020 
According to the Shareholder Relationship Framework Document between 
 
BEIS/UKGI and POL implemented on April 1st 2020, there must be a Shareholder 
meeting at least twice per annum attended by the Shareholder NED, Shareholder 
Freedom of 
representative at Executive Level, Policy Sponsor and Policy Champion (p11).  
Information 
request - 
 
Shareholder 
i) Please can you advise if such a Shareholder meeting has been convened, if so, 
Meeting at POL  how many times and who attended?  
 
i ) Please can you release minutes of the meeting?  
 
https://protect-
eu.mimecast.com/s/99e_Cy9Rzc6kXVXsZz9f7?domain=assets.publishing.service
.gov.uk  
32 
19/08/2020 
Please can you identify how many Post Office Limited auditors responsible for 
 
conducting audits at branch level have been investigated, faced disciplinary action 
or have removed from duty as a result of irregularities in branch audits? 
Freedom of 
Information 
 
request - POL 
Please provide numbers per annum since the rollout of Horizon in 1999. 
Auditors 
33 
20/08/2020 
In written evidence to the BIS Select Committee Inquiry of 2015, POL gave the 
Fujitsu 
following assurance: 
Assurances 
‘There is no functionality in Horizon for either a branch, Post Office or Fujitsu 
regarding 
(suppliers of the Horizon system) to edit, manipulate or remove transaction data 
Horizon and 
once it has been recorded in a branch’s accounts’ (point 47). 
remote access 
 
http://data.parliament.uk/writtenevidenc... 
 
The stance on remote access of that time is recal ed by ex POL CEO Paula 
Vennel s in her letter of response to the BEIS Select Committee’s 2020 Inquiry 
into POL and Horizon: 
 
‘I raised this question repeatedly, both internally and with Fujitsu, and was always 
given the same answer: that it was not possible for branch records to be altered 
remotely without the sub-postmaster’s knowledge’. 
 
 
13 

Please can you supply communications and/or audit reports from Fujitsu in which 
Fujitsu gives assurance that branch accounts could not be remotely accessed 
without an SPM’s knowledge and on which POL’s based the assurances it gave to 
MPs? 
 
(Below, letter from Paula Vennel s to BEIS Select Committee of 24th June 2020, 
p16, point 54): 
 
https://committees.parliament.uk/publica... 
34 
24/08/2020 
In a letter to Marion Fel ows MP of 8th June 2020, Post Office CEO Nick Read 
 
reveals a total of 1199 temporary branch closures across the network at 31st 
March 2020. This figure is exclusive of branches impacted by Covid-19. 
Freedom of 
Information 
 
request - 
i) Please can you reveal how many of the 1199 closures were triggered by 
Temporary 
irregularities in branch accounts fol owing POL audits?  
Branch Closures 
as of 31st March   
2020 
Ii) Of any closures due irregularities in branch accounts, how many sub-
postmasters:  
 
 a) were suspended? 
 
 b) have been re-instated? 
 
 c) had their contracts terminated?  
 
(Letter in Hansard Deposited Paper’s):  
 
https://protect-
eu.mimecast.com/s/s8hyCV71Wi0DjApIQ4vGW?domain=data.parliament.uk  
 
35 
24/08/2020 
i) How many SPMs who ran Post Office branches located in McColls stores have 
 
been suspended and/or terminated as a result of unexplained discrepancies in 
branch accounts discovered by POL audit since 1999? 
Freedom of 
Information 
 
request - Post 
i ) How many Post Office branches in McColls stores have been temporarily 
Office branches  closed due to unexplained discrepancies in branch accounts found by POL audit 
in McColls 
since 1999? 
Stores 
 
i ) How many shortfalls discovered by POL audit in branch accounts at McColls 
have been in excess of £1,000 since the rol out of Horizon in 1999? 
36 
24/08/2020 
i) Please can you release al  versions of POL Audit, Risk and Compliance 
 
Committee Terms of Reference since April 1st 2012 including dates of when each 
version was in use.  
Freedom of 
Information 
 
 
14 

request - POL 
i ) Please can you release Audit, Risk and Compliance Committee (or equivalent) 
Audit, Risk and 
Terms of Reference from the period prior to POL’s split from Royal Mail. Please 
Compliance 
include all versions implemented since 1995 when Post Office Limited (then Post 
Committee 
Office Counters) was operated as a subsidiary of The Post Office, and 
Terms of 
subsequently as a subsidiary of Consignia and Royal Mail Holdings. 
Reference 
37 
24/08/2020 
i ) Is Post Office’s Historical Shortfall Scheme open to sub-postmasters who 
 
operated or continue to operate Post Office branches in WH Smith, Coop, Tesco, 
Londis, Budgens, Premier or Bargain Booze? 
Freedom of 
Information 
 
request - Post 
i ) How many applicants have been turned away from the Historical Shortfal  
Office Limited’s 
Scheme on account of them working or having worked at a post office branch 
Historical 
located in a McCol s store? 
Shortfall 
Scheme 
38 
24/08/2020 
Reference was made in the Horizon Issues Judgement of December 2019 to 
Management Letters from Ernst and Young. The earliest to be cited is that of 2011 
 
which states:  
Freedom of 
 
Information 
‘Within the IT environment our audit work has AGAIN identified weaknesses 
request - Ernst 
mainly relating to the control environment operated by POL’s third party IT 
and Young 
suppliers’ [emphasis added], (p101, para 394): 
Management 
 
Letters up to 
https://protect-eu.mimecast.com/s/iBp0CngDltlWwqrs9KsKX?domain=judiciary.uk 
2011 
 
i) Please can you confirm how many previous Ernst and Young Management 
 
Letters highlighted weaknesses in POL’s IT control environment including 
unaudited Privileged User Access at POL’s third party IT suppliers?  
 
i ) What is the date of the earliest Ernst and Young audit to raise such concerns? 
 
iii) To which individuals and/or committees were these Ernst and Young 
Management Letters circulated?  
 
 
39 
24/08/2020 
The Horizon Issues Judgement of December 2019 refers to a POL Risk 
Compliance Committee meeting of 18th September 2013 which noted some of the 
 
risks highlighted by the recent Ernst and Young audit as having been addressed 
Freedom of 
(p247, para 791): 
Information 
 
request - Post 
https://protect-eu.mimecast.com/s/iBp0CngDltlWwqrs9KsKX?domain=judiciary.uk 
Office response   
to Ernst and 
i) Please can you identify who was present at this meeting and release its 
Young audit 
minutes? 
2013 
 
i )) Please can you release the names of attendees and minutes of the 
contemporaneous 2013 POL Audit, Risk and Compliance Committee meeting in 
which the findings of the same recent Ernst and Young audit were considered?  
 
 
 
15