This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Pupil data: Children-in-Need Census expansion'.

Dear Ms Persson,  
 
Thank you for your request for information, and subsequent clarification of 
your request, which was received on 23 August 2020.  
 
Your request was: 
1.  Number of child records in CiN NPD dataset for each year. For the full CiN 
dataset for 2019, number of children with and without a valid UPN. 
2.  Details of what datasets the CiN data has been linked to by the 
department.  
3.  User access to the data:  
a.  Number of approved users outside of the department;  
b.  Details of which third party organisations users are, beyond DfE;  
c.  Details of accountability for the role assignments/security access to 
users;  
d.  How many times the CiN data has been accessed within DfE;  
e.  Number of internal users with access to the CiN data;  
f.  Details on different levels of access rights, and whether these are 
role based within DfE; and  
g.  Whether the same role based security arrangements will apply to 
the expansion of the CiN data set out in RFC 1109: CiN census 
2020 to 2021 assessment code set.  
4.  Which data items are collected by DfE but not included in the NPD 
dataset.  
 
I have answered your questions below. Please also find attached a dataset 
containing the fields requested in questions 1 and 2.  
 
1.  The tab “1. CiN by academic year” in the attached Excel sheet gives the 
number of child records that are held in the CiN NPD dataset for each 
academic year, from 2008/9 to 2018/19. Data is held in several tables 
within the database; the Excel sheet gives the name of each table and the 
number of records held in each per academic year, along with the total 
across all years.  
 
Please note, the number of records in a table does not necessarily 
correspond to the number of individual children. For example, the table 
n_Census_CIN_Assessments will contain a record for each assessment 
that took place, and we know that some local authorities return data on 
more than one assessment per child per year. We also know that children 
may have several different episodes of need, each of which will be 
recorded as a separate record.  
 
The full CiN dataset (i.e. the data collected from Local Authorities, before it 
is matched into the NPD) for the 2018-19 collection contains the following 
number of children with an episode of need at any point within the 
reporting year, with and without a valid Unique Pupil Number (UPN):  
 
Number of children:  
2018/19 

with a valid UPN 
476,848 
without a valid UPN 
231,993 
Total 
708,841 
 
 
2.  The CiN data has been linked to the National Pupil Database (NPD) by the 
department, and the NPD itself contains several other datasets. Within the 
NPD, CiN data is matched to any other dataset which has Unique Pupil 
Number (UPN) as an identifier.  
 
These are as follows:  
 
Dataset  
Description  
School Census Pupil Level 
This has information on pupils attending 
(includes Pupil Referral Units 
maintained schools. From Spring 2013/14, 
from 2013/14) 
this includes local authority (LA) 
maintained PRUs and alternative 
provision (AP) academies, including AP 
Free Schools. 
Pupil Referral Unit Census 
This has information on children attending 
(incorporated into the School 
local authority (LA) maintained PRUs and 
Census from 2013/14)  
alternative provision (AP) academies, 
including AP Free Schools. From Spring 
2013/14, this data is collected as part of 
the School Census. 
Alternative Provision Census  
This has information on children in 
Alternative Provision i.e. a school not 
maintained by an LA but which the 
authority is paying full tuition fees for. 
Early Years Foundation Stage  This has information on the statutory 
Profile  
assessment of children in the final year of 
the Foundation Stage (Reception year). 
Phonics 
This has information on the Phonics 
assessment of learners by the end year 1 
of schooling. 
Key Stage 1  
This has information on the assessment of 
learners by the end of year 2 of schooling. 
Key Stage 2  
This has information on the assessment of 
learners by the end of year 6 of schooling. 
Year 7 Tests  
This has information on the assessment of 
learners by the end of year 7 of schooling. 
Key Stage 3  
This has information on the assessment of 
learners by the end of year 9 of schooling. 
Key Stage 4  
This has information on the assessment of 
learners by the end of year 11 of 
schooling. 
Key Stage 5  
This has information on the post-16 
assessment of learners in school sixth 
forms and FE colleges. 

Children Looked After  
This has information on children looked 
after by local authorities in England. 
Pupil Absence  
This has information on pupil absences 
derived from the termly School Census. 
Exclusions up to 2004/05   
This has information on pupil exclusions 
as collected in the termly School Census. 
Exclusions 2005/06 onwards  
This has information on pupil exclusions 
as collected in the termly School Census 
(new format). 
Post-16 Learning Aims  
This has information on post-16 learning 
aims as collected in the School Census. 
National Client Caseload 
This has information from the National 
Information System  
Client Caseload Information System on 
employment destinations. 
 
A UPN is automatically allocated to each child in maintained schools in 
England and Wales. It is an identifier only for use in an educational context 
during a child’s school career. Local authorities are required to return 
UPNs as part of the CiN census. 
 
A record from the CiN census is matched into the NPD if there is enough 
identifiable or characteristic information (mainly UPN, but also gender and 
date of birth) available in that record which either:  
 
a) identifies the child as already being in the NPD via its appearance in 
other data sources (which includes the school census and the early 
years census and 6 previous CiN-NPD datasets) and from which the 
existing pupil ID can then be attributed to the new record from the 2018 
to 2019 CiN census, or  
 
b) involves creating a new pupil ID for the child when the child's 
characteristics cannot be accurately determined as currently existing in 
the NPD.  
 
Hence, even though a record from the CiN census has been matched into 
the NPD (i.e., given a pupil ID), it does not necessarily mean that it can be 
linked to other data in the NPD if there is no other information attributed to 
that pupil ID from other data sources. This is particularly relevant for the 
CiN census as a new child can appear, and therefore be matched into the 
NPD for the first time, before they start school if enough characteristic 
information is available in their CiN record to create a new pupil ID. 
 
The tab ‘2. CIN-NPD Data items’ of the attached Excel file shows the CiN 
data fields which are stored in each table of the NPD, along with the 
associated identifiability risk level and sensitivity level. Please scroll to the 
right for the key regarding these levels.  
 
3.  User access to the data:  
 

a.  The Department holds the information you have requested. 
However, the information is not held in a centralised format, and the 
Department estimates that the cost of complying with your request 
would exceed the cost threshold applicable to central Government. 
This is £600 and represents the estimated cost of one person 
spending 3½ working days locating, retrieving and extracting the 
information.  
 
Under section 12 of the Act the Department is therefore not obliged 
to comply with your request and will not be processing it further.  
 
However, if you were to make a new request for a narrower 
category of information or limit the scope of your request, the 
Department may be able to comply with your request within the cost 
limit, although I cannot guarantee that this will be the case. 
Some possible ways of narrowing your request include specifying a 
particular time period, or specific data shares that you are most 
interested in.  
b.  Details on the external users of DfE data, including CiN and NPD 
data, can be found in the department’s external data share 
releases. These documents contain detail of all NPD third-party 
data requests and external organisation data shares. Shares that 
involve CiN data are likely to contain the terms “CiN” or “children in 
need”, though we cannot guarantee that all relevant shares will 
contain those descriptive terms.  
 
DfE have data sharing agreements with Ofsted and the Office of the 
Children’s Commissioner (OCC), and details of the CiN data 
provided under these agreements is included in the published 
releases at the link above.  
 
Requests for non-NPD CiN data still go through the Data Sharing 
Approval Panel (DSAP) process.  
 
c.  The department has appointed Information Asset Owners (IAO) for 
each of its information assets, one of which is the CiN dataset. The 
key responsibilities of this role are provided below: 
 
•  Recording and removing assets from the register according to 
the lifecycle of the asset; 
•  Management of asset-risk in line with department appetite; 
•  Escalating risk to asset outside of departmental risk appetite; 
•  Providing formal reporting on assets to the Senior IAO at least 
annually; 
•  Knowing the physical location of the asset; 
•  Decisions on use, transfer, access controls for the asset; 
•  Recording incident management reports relating to the asset; 

•  Being aware of processing activities associated with the asset; 
•  Determining the value of the asset to the business (impact); 
•  Provides strategic direction for use and lifecycle of the asset; 
•  Ensures training in line with Senior IAO; and 
•  Notifying KIM team of replacement when moving from role.  
The CiN IAO controls internal access to the dataset through 
authorisation and management of the accounts with access to the 
data, and these are kept to the minimum to enable the department 
to collect, manage and appropriately use the data to carry out its 
functions e.g. produce statistical releases and secondary analysis. 
Also, the IAO is asked to give advice and approval for external data 
shares before the request is considered by the Data Sharing 
Approval Panel (DSAP). 
 
d.  Information on the number of times the databases holding CiN data 
have been accessed is not held by the department.   
 
e.  CiN data is held on a number of databases within the department, 
for the purposes of primary and secondary statistical analysis.  
 
10 people have access to the dataset that contains the most 
recently collected CiN data. This is restricted to the data collection 
team and management chain, including the IAO, who are directly 
involved in the data collection and statistical release and therefore 
need this level of access to carry out their roles.   
 
After the main statistical release, the CiN data is opened up more 
widely, to colleagues who need to do secondary analysis and 
require access for the purpose of carrying out their role effectively. 
23 individuals have access to this dataset.  
 
137 users have access to the CiN data that resides within the Pupil 
Data Repository (PDR) database, the primary means of accessing 
NPD data for internal DfE staff.  
 
Access rights to the PDR and analytical databases are subject to 
continuous audit and review, with users who no longer require 
access being removed.   
 
The figures above do not include those with access to the CiN 
collection on the department’s COLLECT data collection system, 
such as a small number of Data Collections Service Desk staff and 
the technical development staff who prepare and administer the 
collection. These individuals require access to the collection blade 
to carry out their roles, but are not users of the data.  
 
f.  The IAO determines whether a user has read-only or read-write 
access to the data. The response to question e. details the different 
datasets that the user may have access to. Each of the datasets 

contains the full non-NPD CIN data, so each user has access to all 
of the data included in the data store. The access is role based, but 
not grade-based, and is about the requirement to have access to 
the data. 
 
g.  RFC 1109 and the change to the assessment code set is about the 
introduction of child on child and adult on child codes for the 
physical abuse and sexual abuse factors identified at the end of 
assessment. 
 
This data will be collected and stored in the same way as the other 
assessment factors, and will be collected for the first time in the 
2020 to 2021 data collection (to be collected by the department 
between April and July 2021). This data will be available to internal 
users through the datasets outlined in response to question 3.e..  
 
4.  Considering the most recent data collection included in the NPD, 2018 to 
2019, data on assessments, factors identified at the end of assessment, 
and Section 47 enquiries are collected by the department, but are not 
included in the NPD version of the CIN data. The list of data items is 
provided below: 
 
AssessmentActualStartDate 
AssessmentInternalReviewDate 
AssessmentAuthorisationDate 
AssessmentFactors 
S47ActualStartDate 
InitialCPCtarget 
ICPCnotRequired 
 
Further information on the data items collected is available in the 
guidance documents that are provided for the data collection: 
https://www.gov.uk/guidance/children-in-need-census.   
 
 
I have dealt with your request under the Freedom of Information Act 2000.  
The information supplied to you continues to be protected by copyright. You 
are free to use it for your own purposes, including for private study and non-
commercial research, and for any other purpose authorised by an exception in 
current copyright law. Documents (except photographs) can be also used in 
the UK without requiring permission for the purposes of news reporting. Any 
other re-use, for example commercial publication, would require the 
permission of the copyright holder.  
Most documents produced by a government department or agency will be 
protected by Crown Copyright. Most Crown copyright information can be re-
used under the Open Government Licence 
(http://www.nationalarchives.gov.uk/doc/open-government-licence/). For 
information about the OGL and about re-using Crown Copyright information 

please see The National Archives website -
http://www.nationalarchives.gov.uk/information-management/uk-gov-
licensing-framework.htm. 
 
Copyright in other documents may rest with a third party. For information 
about obtaining permission from a third party see the Intellectual Property 
Office’s website at www.ipo.gov.uk. 
If you have any queries about this letter, please contact me. Please remember 
to quote the reference number above in any future communications. 
If you are unhappy with the way your request has been handled, you should 
make a complaint to the Department by writing to me within two calendar 
months of the date of this letter. Your complaint will be considered by an 
independent review panel, who were not involved in the original consideration 
of your request.   
If you are not content with the outcome of your complaint to the Department, 
you may then contact the Information Commissioner’s Office.   
 
 
Yours sincerely, 
 
Sarah Lodge  
Senior Statistical Analyst, Data Directorate, Department for Education 
Tel:  07881 311620 - email: xxxxx.xxxxx@xxxxxxxxx.xxx.xx