This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'ALL communications between DEFRA and government departments relating to Cleve Hill Ltd Solar Park'.


 
Hi [REDACTED] 
 
Thanks for this, we’re making progress on both the briefing an speech and hopeful y wil  be able to 
share early drafts with you within the next few days. 
 
Best, 
[REDACTED] 
 
[REDACTED]| Land Use | Natural Environment Directorate | Department for Environment, Food and 
Rural Affairs 
[REDACTED]Address: Seacole Building, 2 Marsham Street, London SW1P 4DF 
 
 
From: [REDACTED] 
Sent: 27 August 2019 17:01 
To: [REDACTED], [REDACTED] 
Cc: [REDACTED], [REDACTED], [REDACTED], [REDACTED] 
Subject: RE: Cleve Hill solar farm - inputs by Friday 23 August 
 
[REDACTED], [REDACTED] 
As referenced in my e-mail below, please see a round of briefing on solar energy issues for the 
Adjournment Debate.   I am still trying to draw together a broader range of briefing to flag up issues 
that may come up in Debate that aren`t directly solar or planning related.   I probably won`t have 
these until later this week so hope you can bear with my while I wait for people in the Department 
to get back to me with their contributions.   Obviously, we are happy to look at any iterations of the 
draft speech ahead of that if that would be helpful. 
 
As before, please let me know if you need any further information. 
 
 
Kind regards, 
 
[REDACTED] 
 
[REDACTED] 
1 Victoria Street   
London SW1H 0ET 
www.gov.uk/beis  https://twitter.com/beisgovuk 
 
 
 
From: [REDACTED] 
Sent: 27 August 2019 09:30 
To: [REDACTED] 
Cc: [REDACTED], [REDACTED], [REDACTED], [REDACTED], [REDACTED] 
Subject: RE: Cleve Hill solar farm - inputs by Friday 23 August 
 
[REDACTED] 

 


With apologies for the late submission, please find attached a briefing pack for the Adjournment 
Debate on 9 September 2019 which covers planning issues related to the Cleve Hill application for 
development consent and the relevant planning process under which the application is being 
considered.  I also attach some background briefing material which is relevant to the Debate – 
Annexes A - D. 
 
I will need to send across some briefing on solar policy and solar projects later today and will pass 
this to you as soon as I can. 
 
We will await sight of the speech and any related material for our comments but, in the meantime, 
please let me know if you need any further information from me. 
 
 
Kind regards, 
 
[REDACTED] 
 
[REDACTED] 
1 Victoria Street   
London SW1H 0ET 
www.gov.uk/beis  https://twitter.com/beisgovuk 
 
 
 
From: [REDACTED] 
Sent: 22 August 2019 16:33 
To: [REDACTED] 
Cc: [REDACTED], [REDACTED], [REDACTED], [REDACTED], [REDACTED] 
Subject: RE: Cleve Hill solar farm - inputs by Friday 23 August 
 
[REDACTED] 
 
Thanks for your e-mail below.    In response: 
 
•  We will aim to have a least one BEIS official on hand for the debate and wil  provide the name or 
names early next week; 
 
•  Thanks for the confirmation of an early view of the briefing and speech.   We have pul ed 
together some lines to take and background briefing which we intend to send across to you later 
today or (more likely) tomorrow to cover the planning issues.   We are also going to offer some 
briefing on the solar energy sector – but have to rely on BEIS colleagues for that so please bear 
with us; 
 
•  EN-3 is relevant in that it sets out the general need for renewable energy.   What it doesn`t set 
out is the framework against which to consider impacts arising from solar projects and the 
weight that should be accorded to them in the planning balance.   So, in considering these 
issues, the Secretary of State would need to step outside of EN-3 to make any judgements on 
planning merits. 
 

 


Hope that helps – but let me or [REDACTED] know if you need anything else in the immediate 
future.   
 
 
Kind regards, 
 
[REDACTED] 
 
[REDACTED] 
1 Victoria Street   
London SW1H 0ET 
www.gov.uk/beis  https://twitter.com/beisgovuk 
 
             
 
From: [REDACTED] 
Sent: 22 August 2019 15:45 
To: [REDACTED], [REDACTED] 
Cc: [REDACTED], [REDACTED], [REDACTED], [REDACTED] 
Subject: RE: Cleve Hill solar farm - inputs by Friday 23 August 
 
Hi [REDACTED] and [REDACTED] 
 
•  Please can you advise on who would be available to attend the parliamentary debate on 9 
Sept (2200-2230hrs)?  Minister Coffey will require a BEIS official to cover any technical 
aspects of energy policy.   
 
•  As discussed, we wil  send through our briefing and speech next week, so you can confirm 
our interpretation of the NPS and your other lines are correct. 
 
•  Finally, can you confirm whether NPS EN-3 is relevant in light of the extracted text below?   
 
Please copy my colleagues into any correspondence, as I will be on annual leave. 
 
Thanks 
[REDACTED] 
 
[REDACTED]| Land Use Division | Natural Environment Policy I Department for Environment, Food 
and Rural Affairs | [REDACTED]| [REDACTED]| Address: 2nd Floor, Horizon House, 1 Deanery Road, 
Bristol, BS1 5AH 
 
2019 is the Year of Green Action! 
Share your stories @DefraNature and #YearOfGreenAction 
 
 
 
 
From: [REDACTED] 
Sent: 20 August 2019 15:02 
To: [REDACTED], [REDACTED] 

 


Cc: [REDACTED], [REDACTED] 
Subject: RE: Cleve Hill solar farm - inputs by Friday 23 August 
 
Thank you [REDACTED] – can you confirm that this is the case for solar developments, despite the 
following statement in EN-3: 
 
EN-3 (National Planning Statement on Renewables) 
 
Infrastructure covered by this NPS 
1.8.1 This NPS covers the following types of nationally significant renewable 
energy infrastructure: 
● Energy from biomass and/or waste (>50 megawatts (MW)) 
● Offshore wind (>100MW) 
● Onshore wind (>50MW) 
 
1.8.2 This NPS does not cover other types of renewable energy generation that 
are not at present technically viable over 50MW onshore or over 100MW 
offshore such as schemes that generate electricity from tidal stream or 
wave power. 
 
Best regards 
[REDACTED] 
 
From: [REDACTED] 
Sent: 20 August 2019 14:50 
To: [REDAC 
TED], [REDACTED], [REDACTED], [REDACTED] 
Subject: RE: Cleve Hill solar farm - inputs by Friday 23 August 
 
[REDACTED], 
 
Thanks for your e-mail.   We think that both EN-1 and EN-3 apply to renewable energy 
infrastructure, with EN-1 covering the generic need for energy infrastructure and EN-3 looking at the 
specifics of various renewables technologies. 
 
 
Kind regards, 
[REDACTED] 
 
[REDACTED] 
1 Victoria Street   
London SW1H 0ET 
www.gov.uk/beis  https://twitter.com/beisgovuk 
 
 
From: [REDACTED] 
Sent: 20 August 2019 14:29 
To: [REDACTED] 
Cc: [REDACTED], [REDACTED], [REDACTED] 
Subject: RE: Cleve Hill solar farm - inputs by Friday 23 August 
 

 


Many thanks [REDACTED], much appreciated. 
 
In terms of the NPS, would you be able to advise me whether to refer to EN-3, or just EN-1?   
 
I asked our legal team here, but they seem unclear..! 
 
Thanks 
[REDACTED] 
 
 
From: [REDACTED] 
Sent: 14 August 2019 16:32 
To: [REDACTED] 
Cc: [REDACTED] 
Subject: Parliamentary debate on the proposed Cleve Hill solar farm 
Importance: High 
 
Dear [REDACTED],  
 
I am responding to your e-mail this morning to my colleague [REDACTED].  
 
I unfortunately cannot confirm if [REDACTED] has received a update from BEIS 
parliamentary team however subject to [REDACTED] in fact being provided a update my 
understanding is that Defra ministers are responding. As Defra are leading I would 
be greatful if we could arrange a telephone call perhaps tomorrow morning to 
discuss the logistics of BEIS contribution. Please do let me know what time would be 
best for you.  
 
I look forward to hearing from you.  
 
Kind Regards,  
[REDACTED] 
 
[REDACTED] 
Dept for Business, Energy & Industrial Strategy, 
Level 3 Orchard, 1 Victoria Street, London, SW1H 0ET. 
www.gov.uk/beis / https:twitter.com/beisgov   
Working pattern – Monday to Friday 
 
 
BREAK 
 
 
 
 

 

Hi [REDACTED], 
 
The speech is stil  too long so I’m trying to condense – I’ve rolled your point about written reps and 
appearing at examination into existing para – can you live with this? 
 
1.  It is important that local people’s opinions on developments are fully considered. There are 
opportunities for local authorities and local communities to be heard at every stage of the 
NSIP process, through written representations or by requesting to speak during the 
Examination. It also includes consultation with a range of statutory and non-statutory 
consultees and stakeholders, including the Environment Agency and Natural England - both of 
whom are consultees in the Cleve Hill application. 
 
 
 
From: [REDACTED] 
Sent: 09 September 2019 13:35 
To: [REDACTED] 
Subject: RE: Clevel HIll adjournment debate - draft speech for Helen Whately MP 
 
Thanks [REDACTED], reviewing now – are you  happy with inserting the following above current para 
9, as per Minister’s emphasis: 
 
I appreciate that local communities will have concerns about the impacts of large 
infrastructure projects.  
I can assure honourable members that the NSIP planning regime gives full consideration 
to…. 
 
From: [REDACTED] 
Sent: 09 September 2019 13:30 
To: [REDACTED] 
Cc: [REDACTED], [REDACTED], [REDACTED], [REDACTED] 
Subject: RE: Clevel HIll adjournment debate - draft speech for Helen Whately MP 
 
[REDACTED], 
 
Good to meet you earlier.   Further to our post- meeting chat, I have done some further work on the 
planning side of the text – including doing some re-arranging to try to give a bit more of a 
narrative.   I have also uploaded into the text some specific wording on Natural England’s 
contribution to the Cleve Hill case.   (Thanks for your wording but [REDACTED] had already provide 
his thoughts on that one.)    As before, I hope that these changes work (and that the formatting 
hasn`t been compromised).   
 

 



I haven’t covered off anything on compensatory measures to mitigate environmental issues which 
the Minister was interested in.   From a look at the application documents submitted for Cleve Hill, 
the developer is proposing mitigation on a number of environmental fronts but this will be subject to 
consideration by the Examining Authority and the BEIS SoS. 
 
Any questions, then please let me know. 
 
 
Kind regards, 
 
[REDACTED] 
 
[REDACTED] 
1 Victoria Street   
London SW1H 0ET 
www.gov.uk/beis  https://twitter.com/beisgovuk 
 
 
                       
 
From: [REDACTED] 
Sent: 09 September 2019 11:14 
To: [REDACTED] 
Cc: [REDACTED], [REDACTED], [REDACTED], [REDACTED] 
Subject: RE: Clevel HIll adjournment debate - draft speech for Helen Whately MP 
 
Dear [REDACTED], 
 
Further to your e-mail below, please see the attached revised speech (in track changes) for this 
evening’s Debate.  I hope I have picked up the key additions raised by Helen Whately but, given the 
meeting with Zac Goldsmith is coming up in half an hour, I have just tried to cover the essentials 
from the planning point of view – with any luck we can refine things later today if necessary.   Hope 
the changes sit reasonably  discretely within the planning sections and don’t bleed into the more 
environmental y focused sections.   
 
Look forward to seeing you very shortly. 
 
 
Kind regards, 
 
[REDACTED] 
 
[REDACTED] 
1 Victoria Street   
London SW1H 0ET 
www.gov.uk/beis  https://twitter.com/beisgovuk 
 
 
      

 

From: [REDACTED] 
Sent: 09 September 2019 09:28 
To: [REDACTED] 
Cc: [REDACTED] 
Subject: Re: Clevel HIl  adjournment debate - draft speech for Helen Whately MP 
Importance: High 
 
Morning [REDACTED], 
  
We have received a draft of Helen Whately’s speech, see copy below. We have been asked to 
review the draft speech for our Minister in light of this. Based on a first read through a couple 
of points jumped out that I’d welcome your consideration of from BEIS perspective i.e. would 
you recommend any edits to the draft speech for our Minister (also attached) re the following 
points: 
 
•  “I support the environment” section – can we add bit about about progress towards renewables and 
zero carbon targets? 
•  There is mention that “At recent public hearings, residents were given just 5 minutes to speak. 5 
minutes is not enough to talk about such a wide range of concerns.” Can we beef up the section 
about opportunities for local people to feed in? 
•  “The development provides an area for wildlife based on research commissioned by Cleve Hill Solar 
Park. But no independent review of the impact on wildlife has been undertaken.” – do we want to pick 
this up, or perhaps safer to steer clear and just mention that scheme requires a full EIA which will be 
tested by the planning inspectorate on behalf on the SoS? 
•  Re ‘planning system’ section of Helen’s speech, do we want to say any more about the approach to 
visual impact for NSIPs? 
  
Other news: 
•  The debate is still on (so far!) 
•  The pre-briefing timing is still to be confirmed – I’ll give you a call as soon as we know 
•  The debate is now being allocated to an alternative Defra minister as Minister Coffey has moved to 
DWP to replace Amber Rudd MP 
  
Happy to discuss. 
  
Best regards, 
[REDACTED]  
BREAK 
 
 
 

 



From: [REDACTED] 
Sent: 09 September 2019 18:09 
To: [REDACTED] 
Subject: RE: Clevel HIll adjournment debate - draft speech for Helen Whately MP 
 
Doug, 
 
Slight update on ownership of the land at Cleve Hill, it looks pretty certain that the developer does 
not own it – as it is applying for the compulsory acquisition of the land it needs.   (Though it is trying 
to obtain the land and rights over land by means of voluntary agreements rather than compulsory 
acquisition.)   
 
 
Kind regards, 
 
[REDACTED] 
 
[REDACTED] 
1 Victoria Street   
London SW1H 0ET 
www.gov.uk/beis  https://twitter.com/beisgovuk 
 
 
 
From: [REDACTED] 
Sent: 09 September 2019 15:45 
To: [REDACTED] 
Subject: RE: Clevel HIll adjournment debate - draft speech for Helen Whately MP 
 
Thanks, [REDACTED] – I have checked the Order Paper a few times and the Debate is resolutely 
refusing to budge from its position (even though the list of today’s business in front of it seems to 
get longer and longer).   [REDACTED] here and I will head over at about 9.30 or so and see you 
inside. 
 
Wil  check out the land ownership issue and report back. 
 
 
Kind regards, 
 
[REDACTED] 
 
[REDACTED] 
1 Victoria Street   
London SW1H 0ET 
www.gov.uk/beis  https://twitter.com/beisgovuk 
 
 
   
 

 


From: [REDACTED] 
Sent: 09 September 2019 09:34 
To: [REDACTED] 
Cc: [REDACTED] 
Subject: RE: Clevel HIll adjournment debate - draft speech for Helen Whately MP 
 
Thanks [REDACTED], 
 
Just when I thought we couldn`t possibly have any more excitement, we lose our (your) Debate 
Minister! 
 
Thanks for your thoughts below – I had started considering whether changes were needed to the 
planning sections of our speech so wil  add your questions to the mix to make sure we cover 
everything. 
 
 
Kind regards, 
 
[REDACTED] 
 
[REDACTED] 
1 Victoria Street   
London SW1H 0ET 
www.gov.uk/beis  https://twitter.com/beisgovuk 
 
 
From: [REDACTED] 
Sent: 09 September 2019 09:28 
To: [REDACTED] 
Cc: [REDACTED] 
Subject: Re: Clevel HIl  adjournment debate - draft speech for Helen Whately MP 
Importance: High 
 
Morning [REDACTED], 
  
We have received a draft of Helen Whately’s speech, see copy below. We have been asked to 
review the draft speech for our Minister in light of this. Based on a first read through a couple 
of points jumped out that I’d welcome your consideration of from BEIS perspective i.e. would 
you recommend any edits to the draft speech for our Minister (also attached) re the following 
points: 
 
•  “I support the environment” section – can we add bit about about progress towards renewables and 
zero carbon targets? 
•  There is mention that “At recent public hearings, residents were given just 5 minutes to speak. 5 
minutes is not enough to talk about such a wide range of concerns.” Can we beef up the section 
about opportunities for local people to feed in? 
•  “The development provides an area for wildlife based on research commissioned by Cleve Hill Solar 
Park. But no independent review of the impact on wildlife has been undertaken.” – do we want to pick 
this up, or perhaps safer to steer clear and just mention that scheme requires a full EIA which will be 
tested by the planning inspectorate on behalf on the SoS? 
•  Re ‘planning system’ section of Helen’s speech, do we want to say any more about the approach to 
visual impact for NSIPs? 
10 
 

  
Other news: 
•  The debate is still on (so far!) 
•  The pre-briefing timing is still to be confirmed – I’ll give you a call as soon as we know 
•  The debate is now being allocated to an alternative Defra minister as Minister Coffey has moved to 
DWP to replace Amber Rudd MP 
Happy to discuss. 
  
Best regards, 
[REDACTED] 
 
BREAK 
 
From: PS, Therese Coffey 
Sent: 08 September 2019 19:01 
To: [REDACTED]; PS, Theresa Villiers <xxxxxxxxx.xxxxx@xxxxx.xxx.xx>; PS, Special Advisers 
<xx.xxxxxxxx@xxxxx.xxx.xx>; Phippard, Sonia <xxxxx.xxxxxxxx@xxxxx.xxx.xx>; Barker, Edward 
<xxxxxx.xxxxxx@xxxxx.xxx.xx>; Ledward, Andrea <xxxxxx.xxxxxxx@xxxxx.xxx.xx>; Trundle, 
Shirley <xxxxxxx.xxxxxxx@xxxxx.xxx.xx>; Southgate, Marie <xxxxx.xxxxxxxxx@xxxxx.xxx.xx>; 
[REDACTED], [REDACTED], [REDACTED], [REDACTED], [REDACTED], [REDACTED], [REDACTED], 
[REDACTED], [REDACTED], [REDACTED]Cooper, David <xxxxx.xxxxxxx@xxxxx.xxx.xx>; [REDACTED]; 
Rowe, Mike <xxxx.xxxx@xxxxx.xxx.xx> 
Cc: PS, Therese Coffey <xx.xxxxxxx.xxxxxx@xxxxx.xxx.xx> 
Subject: RE: End of Day Adjournment debate - Local Environmental impact of a Solar Power plant at 
Cleve Hill - briefing and speech for Minister Coffey 
 
 
Hi [REDACTED], [REDACTED] and team, 
 
Given Minister Coffey’s move to DWP today, Mike Rowe and I are in contact about reallocating this 
debate to another Defra Minister. Will be in touch on this in the morning. 
 
Appreciate the timing is sub-optimal! Grateful if the team could be available in London earlier rather 
than later tomorrow as its likely a pre-brief will be a priority for whomever takes this on. 
 
Finally, grateful if you can let me know in the morning of any amendments to the speech based on a 
review of the advanced copy of Helen W’s speech circulated by [REDACTED] on Fri afternoon. 
 
Please don’t hesitate to be in touch with any questions or queries on this. 
 
Very best and thanks, 
[REDACTED] 
 
[REDACTED] 
Department of Food, Environment and Rural Affairs 
Telephone: +44 (0) 208 565 4599 / +44 (0) +7748 182 343 
Email: [REDACTED] 
 
 
11 
 

_____________________________________________ 
From: PS, Therese Coffey 
Sent: 06 September 2019 17:38 
To: [REDACTED]; PS, Therese Coffey <xx.xxxxxxx.xxxxxx@xxxxx.xxx.xx> 
Cc: PS, Theresa Villiers <xxxxxxxxx.xxxxx@xxxxx.xxx.xx>; PS, Special Advisers 
<xx.xxxxxxxx@xxxxx.xxx.xx>; Phippard, Sonia <xxxxx.xxxxxxxx@xxxxx.xxx.xx>; Barker, Edward 
<xxxxxx.xxxxxx@xxxxx.xxx.xx>; Ledward, Andrea <xxxxxx.xxxxxxx@xxxxx.xxx.xx>; Trundle, 
Shirley <xxxxxxx.xxxxxxx@xxxxx.xxx.xx>; Southgate, Marie <xxxxx.xxxxxxxxx@xxxxx.xxx.xx>; 
[REDACTED], [REDACTED], [REDACTED], [REDACTED], [REDACTED], [REDACTED], [REDACTED], 
[REDACTED], [REDACTED], [REDACTED]Cooper, David <xxxxx.xxxxxxx@xxxxx.xxx.xx>; [REDACTED]; 
[REDACTED] 
Subject: RE: End of Day Adjournment debate - Local Environmental impact of a Solar Power plant at 
Cleve Hill - briefing and speech for Minister Coffey 
 
 
Hi all, 
 
So you are aware, we’ve now been sent the MP’s speech for the debate on Monday, see attached. 
They have said that she may make a few more tweaks to it over the weekend, but it should give you 
an idea of theme and content. They’ve helpful y highlighted sections in green for particular attention 
of the Minister (section in yellow needs to be confirmed). 
 
 Appreciate this is pretty late in the day, but if you think there are any major issues raised here that 
we don’t have covered in the speech, it would be great to have any edits you think are necessary. 
 
[REDACTED] (copied) wil  be PSing the debate on the night. 
 
Thanks 
[REDACTED] 
 
_____________________________________________ 
From: McNab, Douglas 
Sent: 03 September 2019 12:04 
To: PS, Therese Coffey <xx.xxxxxxx.xxxxxx@xxxxx.xxx.xx> 
Cc: PS, Theresa Villiers <xxxxxxxxx.xxxxx@xxxxx.xxx.xx>; PS, Special Advisers 
<xx.xxxxxxxx@xxxxx.xxx.xx>; Phippard, Sonia <xxxxx.xxxxxxxx@xxxxx.xxx.xx>; Barker, Edward 
<xxxxxx.xxxxxx@xxxxx.xxx.xx>; Ledward, Andrea <xxxxxx.xxxxxxx@xxxxx.xxx.xx>; Trundle, 
Shirley <xxxxxxx.xxxxxxx@xxxxx.xxx.xx>; Southgate, Marie <xxxxx.xxxxxxxxx@xxxxx.xxx.xx>; 
[REDACTED], [REDACTED], [REDACTED], [REDACTED], [REDACTED], [REDACTED], [REDACTED], 
[REDACTED], [REDACTED], [REDACTED]Cooper, David <xxxxx.xxxxxxx@xxxxx.xxx.xx>; [REDACTED];  
Subject: End of Day Adjournment debate - Local Environmental impact of a Solar Power plant at 
Cleve Hill - briefing and speech for Minister Coffey 
 
 
[REDACTED], 
 
 
Further to our recent email exchanges on this end of day adjournment debate, please find attached 
1) cover note for Minister Coffey; 2) draft briefing; and 3) draft speech. 
 
 << File: Cleve Hill briefing FINAL 030919.docx >>  << File: Cleve Hill speech FINAL 290819.docx >>   << 
File: Cleve Hill debate cover note.docx >> 
12 
 


The briefing and speech have been cleared by Land Use Deputy Director Marie Southgate and by 
BEIS colleagues (as they relate to a Nationally Significant Infrastructure Project). 
 
Please give me a call if you need any clarification, otherwise I look forward to meeting you at the 
pre-briefing for the debate on Thursday morning. 
 
Best regards, 
[REDACTED] 
 
BREAK 
 
From: [REDACTED] 
Sent: 28 August 2019 18:32 
To: [REDACTED] 
Cc: [REDACTED], [REDACTED] 
Subject: RE: End of Day Adjournment debate 9/9 - Local Environmental impact of a Solar Power 
plant at Cleve Hill - Draft briefing and speech for your review by COP tmrw 
 
Dear [REDACTED], 
 
Further to your e-mail of earlier today, please find attached revised versions of the speech and 
briefing note for the Debate.   The changes suggested aim to remove any indications that a particular 
view prevails in considering the Cleve Hill project and fall back on the general `these issues will be 
considered during examination’ line to avoid offering any hostages to fortune:  I have taken a very 
precautionary approach.   Hope the comments make sense.     
 
Happy to discuss if that would help – otherwise, we’ll await your re-drafts and comment on those as 
an when.     
 
Of course, all this may be academic if the Adjournment Debate is lost as a result of the prorogation 
of Parliament and the revised scheduling of other debates, Parliamentary procedures etc.   If the 
Debate still finds time in the Parliamentary calendar, then it will probably be the very last business of 
the current session.   No doubt all will be revealed in due course. 
 
 
Kind regards, 
 
[REDACTED] 
 
[REDACTED]   
1 Victoria Street   
London SW1H 0ET 
www.gov.uk/beis  https://twitter.com/beisgovuk 
 
 
 
From: [REDACTED] 
Sent: 28 August 2019 11:39 
To: [REDACTED], [REDACTED], [REDACTED] 
13 
 


Subject: RE: End of Day Adjournment debate 9/9 - Local Environmental impact of a Solar Power 
plant at Cleve Hill - Draft briefing and speech for your review by COP tmrw 
 
Thanks, [REDACTED]  – will consider the speech and briefing material at this end and get back to you 
asap.   As indicated in another e-mail chain about the Adjournment Debate, there are a number of 
BEIS energy issues that we will need to provide briefing on – I am aiming to do so as soon as I can. 
 
 
Kind regards, 
 
[REDACTED] 
[REDACTED] 
1 Victoria Street   
London SW1H 0ET 
www.gov.uk/beis  https://twitter.com/beisgovuk 
 
 
 
_____________________________________________ 
From: [REDACTED] 
Sent: 28 August 2019 10:26 
To: [REDACTED], [REDACTED], [REDACTED,] [REDACTED] 
Subject: End of Day Adjournment debate 9/9 - Local Environmental impact of a Solar Power plant at 
Cleve Hill - Draft briefing and speech for your review by COP tmrw 
Importance: High 
   
Please see attached the latest draft of the briefing and speech for Minister Coffey for the End of Day 
Adjournment debate on 9/9 on the Local Environmental impact of a Solar Power plant at Cleve Hill. 
 
Thank you very much for the very helpful pack and additional information you have provided, which 
we have drawn on significantly. 
 
I would be grateful if you could review the attached drafts, particularly in terms of factual accuracy 
regarding the NSIP process and also considering the need to avoid prejudicing any decision on the 
application by your SoS. Any feedback by COP tomorrow would be welcome – apologies for the short 
notice. 
 
Best regards, 
[REDACTED] 
 
BREAK 
 
 
14 
 


[REDACTED], 
 
Those changes are fine from our point of view. 
 
Will you be sending through the final final draft before Thursday’s get together with Minister Coffey? 
 
 
Kind regards, 
 
[REDACTED] 
 
[REDACTED] 
1 Victoria Street   
London SW1H 0ET 
www.gov.uk/beis  https://twitter.com/beisgovuk 
 
 
 
 
 
From: [REDACTED] 
Sent: 03 September 2019 10:38 
To: [REDACTED] 
Subject: RE: End of Day Adjournment debate 9/9 - Local Environmental impact of a Solar Power 
plant at Cleve Hill - final edits query 
Importance: High 
 
[REDACTED], 
 
Thanks for the edits, I have accepted the vast majority of these. I ran your revised versions of para’s 
9 and 10 of the speech past legal again and they have suggested the fol owing further amendments. 
Please can you review ASAP as I need to send by midday. 
 
“…my main concerns are for para 10. It seems that some were in tracked changes and others not so 
hopefully I am working on the correct version. 
 
9.  However, I can assure honourable members that the NSIP planning process is open and 
robust and gives full consideration to the local and wider impacts of proposed major energy 
infrastructure developments.  Legislation on environmental impact assessment requires that 
the developers of such projects must consider their effects on a range of relevant receptors 
including population and human health, human beings, biodiversity fauna and flora, soil, 
water, air, climate, the landscape, material assets and cultural heritage. 
 
10. Where a developments is likely to have a significant effect on an internationally designated 
site of international importance for biodiversity, the Conservation of Habitats and Species 
Regulations require that, in taking decisions on whether to grant or refuse consent, the 
Secretary of State must also consider determine whether the project wil  adversely affect 
the integrity of the site. may have an adverse effect on those sites.  
15 
 

Many thanks, 
[REDACTED] 
 
[REDACTED] | Land Use | Natural Environment Directorate | Department for Environment, Food and 
Rural Affairs 
[REDACTED] | [REDACTED]   
Address: Seacole Building, 2 Marsham Street, London SW1P 4DF 
 
 
 
From: [REDACTED] 
Sent: 02 September 2019 17:16 
To: [REDACTED] 
Cc: [REDACTED], [REDACTED], [REDACTED], [REDACTED], [REDACTED] 
Subject: RE: End of Day Adjournment debate 9/9 - Local Environmental impact of a Solar Power 
plant at Cleve Hill - revised briefing and speech for clearance by COP Monday 
 
[REDACTED], 
 
Further to your e-mails below and earlier today, please find attached revised texts of the speech and 
briefing for the Adjournment Debate.   On the former, your e-mail from early this afternoon made a 
couple of suggestions for changes to the texts in paragraphs 9 and 10 of the speech that had been 
cleared by your legal team: 
 
9.  “I can assure honourable members that the NSIP planning process is open and robust and 
gives full consideration to the local and wider impacts of proposed major energy 
infrastructure developments.  Projects subject to the European Environmental Impact 
Assessment Directive, such as the Cleve Hil  scheme, must be assessed to consider their 
effects on population and human health, biodiversity, land, soil, water, air and climate, soil, 
water, air, climate, material assets, cultural heritage and landscape. 
 
10. Where NSIPs wil  take place near to internationally designated sites the Planning 
Inspectorate, on behalf of the Secretary of State, must also consider whether the project is 
likely to have a significant effect on these sites.” 
 

We do not think that these amendments work because: (on paragraph 9) it seems strange to refer to 
European legislation as the basis for a consideration of impacts at this particular point in time.   I 
think that if a legal basis is necessary, then we should refer to the EIA Regulations which apply to 
development consent applications; and (on paragraph 10), the Secretary of State is the competent 
authority for Habitats purposes not the Planning Inspectorate. I have made some changes to 
paragraph 9 to reflect the above point as well as revising the thrust of the preceding paragraphs (on 
propriety). 
 
More general y, on the speech, we do wonder whether the references in paragraph 28 to initiatives 
outside the UK are taking things a bit too far away from the more local environmental issues which 
wil  be of more interest to the MP and her constituents.            
 
On the briefing, I have done a bit of tidying up of some of the sections that we provided (so 
apologies for not getting this sorted out first time around).   I have also added caveats to the two 
sections on NE and EA thinking about the Cleve Hil  proposal and on the EA’s position on managed 
retreat.   Hope those changes work for you.   
16 
 


 
I also attach some miscellaneous (perhaps esoteric) briefing covering a range of possible 
intervention topics.   I think we wil  need to see how the meeting on Thursday goes before deciding 
whether it should be included in any final briefing that goes to the Minister.   I may also pick up 
some briefing on intermittency of certain renewables generation to cover off any attacks on that 
side of things and will aim to feed this in as soon as I can. 
 
Hope that all makes sense and is helpful – please let me know if you have any questions. 
 
 
Kind regards, 
 
[REDACTED] 
 
[REDACTED] 
1 Victoria Street   
London SW1H 0ET 
www.gov.uk/beis  https://twitter.com/beisgovuk 
 
 
 
 
From: [REDACTED]   
Sent: 30 August 2019 15:15 
To: [REDACTED] 
Cc: [REDACTED], [REDACTED], [REDACTED], [REDACTED] 
Subject: RE: End of Day Adjournment debate 9/9 - Local Environmental impact of a Solar Power 
plant at Cleve Hill - revised briefing and speech for clearance by COP Monday 
Importance: High 
 
[REDACTED], 
 
Further to previous emails on this, please see revised versions of the Cleve Hil  briefing and speech 
attached for your clearance by COP Monday. 
 
Please note I have accepted the vast majority of the edits you proposed, with a small number of 
exceptions. For example, I have left some of the nature recovery network wording in the briefing as 
this is a particular issue flagged by Helen Whately MP, but I have edited it to avoid relating it directly 
to the application site. 
 
We have been careful to ensure the advice on handling for the debate and the signposting of the 
proprietary guidance remains prominent. 
 
Following internal circulation we have also made a series of amendments, mostly minor, to both 
documents. The biggest change to the speech is additional content on Defra work addressing climate 
change as well as the natural environment. 
 
Please do give me a call on Monday if you wish to discuss any of the revised content. 
 
Kind regards, 
17 
 


[REDACTED] 
 
BREAK 
 
[REDACTED], 
 
Thanks very much for keeping us up to date – I noticed this morning that the Debate was still on the 
Order Paper for Monday (though heaven knows what time it might actual y be held – given 
everything else that is on the Order paper for Monday).             
 
Re any pre-Debate meeting with the Minister, someone should be able to get over to you at short 
notice on Monday (though would probably need at least 20 minutes notice to al ow for travel to 
Seacole House).   Let us know how things shape up and we wil  see what we can do. 
 
Re the box for the Debate, I think this will just be me and my Solar Policy colleague, [REDACTED]. 
 
Let’s take stock on Monday.   In the meantime, hope you have a good weekend. 
 
 
Kind regards, 
 
[REDACTED] 
 
[REDACTED] 
1 Victoria Street   
London SW1H 0ET 
www.gov.uk/beis  https://twitter.com/beisgovuk 
 
 
 
From: [REDACTED] 
Sent: 04 September 2019 12:14 
To: [REDACTED] 
Subject: RE: End of Day Adjournment debate 9/9 - Local Environmental impact of a Solar Power 
plant at Cleve Hill  
 
[REDACTED], 
 
We haven`t dealt with any solar farms under the Planning Act regime – Cleve Hill would be the first 
one across our desks (noting it is not likely to arrive here until end-February 2020). 
 
 
Regards, 
 
[REDACTED] 
 
18 
 



[REDACTED] 
1 Victoria Street   
London SW1H 0ET 
www.gov.uk/beis  https://twitter.com/beisgovuk 
 
 
 
From: [REDACTED]   
Sent: 04 September 2019 11:55 
To: [REDACTED] 
Subject: RE: End of Day Adjournment debate 9/9 - Local Environmental impact of a Solar Power 
plant at Cleve Hill  
 
Hi [REDACTED], 
 
Just thinking about queries our Minister might raise tomorrow – do you know if any other solar NSIP 
projects have been granted or refused a DCO to date? I know you flagged two other solar NSIP 
projects in previous briefing info, but these were both stil  at pre-planning stage. 
 
Thanks, 
[REDACTED] | Land Use | Natural Environment Directorate | Department for Environment, Food and 
Rural Affairs 
Tel: [REDACTED] | Email: [REDACTED] 
Address: Seacole Building, 2 Marsham Street, London SW1P 4DF 
 
 
 
Thanks, [REDACTED]  – your comment confirms what I just heard at this end.   
 
As mentioned below, we still think this is one for us – as we don`t think your Ministers are going to 
be able to talk about the environmental impacts of a live planning application without potential y 
compromising our Secretary of State’s ultimate decision-making on the Cleve Hil  case.   However, if 
it stays as a Defra lead, then we will provide you with whatever support is needed in framing the 
speech and briefing for the Debate. 
 
     
Kind regards, 
 
[REDACTED] 
[REDACTED] 
1 Victoria Street   
London SW1H 0ET 
www.gov.uk/beis  https://twitter.com/beisgovuk 
 
 
 
From: [REDACTED] 
Sent: 08 August 2019 16:45 
To: [REDACTED] 
19 
 


Cc: [REDACTED], [REDACTED] 
Subject: RE: RE: Parliamentary Debate on the proposed Cleve Hill Solar Farm, 9 September 2019 - 
Defra seeking BEIS contact 
 
[REDACTED], 
 
Thanks for responding so quickly, good to know you are the correct contact. 
 
Regarding the reason for our Minister taking the lead on this, my understanding is Helen Whately 
MP’s office confirmed that they wish to focus the debate on the environmental impact of the scheme 
and are seeking a response from a Defra Minister to these concerns. 
 
Best regards, 
[REDACTED] 
 
[REDACTED] | Land Use | Natural Environment Directorate | Department for Environment, Food and 
Rural Affairs 
Tel: [REDACTED] | Email: [REDACTED]   
Address: Seacole Building, 2 Marsham Street, London SW1P 4DF 
 
 
 
From: [REDACTED] 
Sent: 08 August 2019 16:24 
To: [REDACTED] 
Cc: [REDACTED] 
Subject: RE: RE: Parliamentary Debate on the proposed Cleve Hill Solar Farm, 9 September 2019 - 
Defra seeking BEIS contact 
 
[REDACTED], 
 
Thanks for your e-mail.   You may have heard from [REDACTED] separately that I am the lead here 
for the Cleve Hill project – at least from the planning point of view anyway.   
 
I have to say that we are still puzzled as to why your Minister is leading on what, according to the 
title of the Adjournment Debate, is very much a planning issue.   The application for development 
consent for the Cleve Hill project is currently with the Planning Inspectorate for examination and in 
due course, the Inspectorate wil  send a report on its conclusions to SoS BEIS for a decision.   Given 
that position, any light you can shed on why Defra seems to be in the lead on this matter – for 
example, if Helen Whately has changed the focus of the debate from that in its title – would be 
gratefully received. 
 
 
Kind regards, 
 
[REDACTED] 
 
[REDACTED] 
1 Victoria Street   
London SW1H 0ET 
www.gov.uk/beis  https://twitter.com/beisgovuk 
 
20 
 

 
        
 
From: [REDACTED] 
Sent: 08 August 2019 16:05 
To: [REDACTED] 
Subject: FW: RE: Parliamentary Debate on the proposed Cleve Hill Solar Farm, 9 September 2019 - 
Defra seeking BEIS contact 
 
[REDACTED], 
  
I hope you may be able to help me as I think you were involved in correspondence regarding the 
Cleve Hill project previously. 
  
Minister Coffey, Minister of State for the Environment, is taking part in a Parliamentary Debate on the 
proposed Cleve Hill Solar Farm on 9 September. My team has been asked to develop a briefing and 
speaking notes, so we are keen to establish contact with the relevant people in BEIS in case we need 
to request additional information. 
  
Colleagues at MHCLG suggested that [REDACTED] might be the relevant BEIS contact for the Cleve 
Hill Solar Farm NSIP project. Please can you confirm if that is correct and if so what his email address 
is?  
  
Many thanks, 
[REDACTED]  
 
21 
 

Document Outline