This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'SSG UK Specialist Ambulance Services'.


 
SSG UKSAS - CRITICAL CHANGE PROGRAMME (CCP) 
STAKEHOLDER COMMUNICATION AGAINST PLAN – 22nd February 2019 
 
Milestone 
Progress to date 
Progress next period 
Due 
RAG 
Medicine Management (including 
Audits are on trajectory with the audit 
Identify specific start date for the  15th 
Controlled Drugs) 
schedule  
medicine tracking trial – waiting 
February 
Medicines are managed safely and 
 
to hear from the pharmacist lead  2019 
securely including transport and 
 
when this can commence 
destruction.  To include a review of 
The current tracking system is under 
 

Remote Prescribing, personal issue 
review by the CCP Clinical Assurance 
*This milestone has been 
CDs and managing medicine safety 
lead 
completed with additional actions 
alerts 
 
being delivered as a result 
 
Management of PGDs 
All Operational Paramedics are working  Meeting with [redacted] 
15th 
To include an audit trail of staff who 
to the PGDs.  Where confusion exists 
arranged 6th March 2019 
February 
have used PGDs 
between the contracting authority and 
 
2019 
 
SSG with the use of PGDs the relevant 
RISK: until this has been resolved 
 

drugs have been removed with the 
there wil  be no PGD use on the 
*overdue* 
agreement of both parties following a 
[redacted] contract 
 
risk assessment 
 
 
 
Review of POMs to improve stock 
Fareham re-audited and some 
Random audits on sealed bags 
15th 
levels, and the tracking of medicines 
accuracy issues were identified.  A 
shall be performed as a quality 
February 
 
double check system has been 
assurance mechanism  
2019 
Complete 
implemented.  
 
 
*this milestone is now complete 
for ongoing monitoring by BAU 
Incident Reporting  
Develop Incident Reporting system plan  Incident Reporting System 
15th 
Ensure effective incident reporting to  and resource to deliver 
remains delayed pending 
February 
the CQC is embedded, and lessons 
 
resource allocation and budget 
2019 

are learned 
 
25825 - SSG_CCP_Programme_Stakeholder_Communications_22nd_February_2019_V1.0.docx 
   
 
 
 
 
1 of 4 


 
 
IG issue resolved by confirmation the 
RISK: Whilst the electronic Incident 
data can be stored in the UK without 
Report system wil  not be delivered 
technical difficulty 
for the 15th February, the paper 
 
based system has been 
implemented.  RED risk due to the 
uncertainty of CQC expectation of 
paper versus electronic system 
being delivered to this timeframe 
 
Policies and Procedures 
Process for policies and procedures 
Complete  
15th 
Ensure Policies and Procedures are 
approved 20th February 2019 
February 
current and embedded 
2019 
Complete 
 
Maintain records of care 
Risk Assessment database underway 
Risk assessment database 
31st May 
To include risk assessments and be 
to be designed in order to asses trend 
requires completion for approval  2019 
able to clearly demonstrate how 
and incorporate learning into a training 
on the 7th March 2019 by the 

risks are managed. 
plan 
CCP 
 
Ensure there are effective Audit 
Audit data has been inputted with new 
Standardising audit processes  
31st May 
systems in place 
forms created 
2019 
 

 
Training 
-  Skills matrix completed 
*There are no further actions 
15th 
Ensure all staff are current in the 
-  Purchased and configured 
against this milestone.  We 
February 
appropriate training for their role 
200 Samsung tablets to 
continue to monitor and 
2019 
 
enable remote training for the  communicate with the workforce 
workforce 
 

-  Developed database model 
RED: Whilst we await the Statutory 
to assist in the monitoring of 
training courses to be completed 
compliance  
there are no further actions and 
the risk has been accepted that 
25825 - SSG_CCP_Programme_Stakeholder_Communications_22nd_February_2019_V1.0.docx 
   
 
 
 
 
2 of 4 


 
-  Weekly communication to 
CQC may not be satisfied on 
Managers pressing for all 
actions taken 
staff to be encouraged to be 
 
current and compliant in their 
training  
 
Information Management 
IG issue resolved by confirmation the 
A project plan and resource to 
31st May 
Improved Information Management, 
data can be stored in the UK without 
deliver the system scheduled 
2019 
including implementing new systems  technical difficulty 
28th February 2019 

to improve trend analysis and 
 
 
ensure feedback is given 
 
Governance 
Corporate Governance Structure 
Terms of Reference and other 
28th 
Improved Corporate Governance 
drafted and discussed at the SSG 
key documentation being 
February 
 
UKSAS Board on the 14th/15th February  prepared and meetings to be 
2019 
2019 
coordinated with schedules.  
 
 
 

AMBER: Due to pressure on 
resources to manage the 
coordination between Spain and 
UK schedules 
Human Resources 
The process for auditing staff files is 
New HR system: next steps 
31st May 
Implement a new HR system to 
complete.  Temporary files have been 
pending discussion with the 
2019 
improve staff management 
audited.  A database has been created 
CCP early March 2019 
 
for active workforce, separating staff 
 
and self employed.   
Fareham JDs reviewed for 
 
approval early March 2019 by a 

HR System and Legal Support service 
dedicated panel 
business case drafted.  Meeting to take 
 
place in early March 2019 due to 
 
contractual obligations with current 
supplier.  
25825 - SSG_CCP_Programme_Stakeholder_Communications_22nd_February_2019_V1.0.docx 
   
 
 
 
 
3 of 4 


 
 
Recruitment and Selection Policy and 
Procedure approved as wel  as the 
Appraisals and Contract Management 
Review policy.  
 
 
KEY: 
Green – No threat to delivery on time, to budget and quality 
Amber – A threat to delivery on time, to budget and quality, however can be brought back on plan 
Red – Wil  not be delivered to either time, budget and/or quality 
Purple - Complete 
 
MILESTONE SPECIFIC RISKS and ISSUES – please see comments above where milestone specific risks and issues are detailed 
 
GENERAL RISKS AND ISSUES  
  Risk/Issue 
Mitigation/Resolution 
Update 
RAG 
RISK: 
MITIGATION: 
  MD visited Fareham and 
Staff capacity to absorb the pace of 
  Vary the methods of communication 
Cramlington in February 
change – there are numerous changes 
  Increase the face to face methods 
  Open Forum/Town Hal  
being communicated throughout the 
  Provide more channels for feedback and 
meetings held 
organisation and whilst audits are taking 
questions 
  Comms Officer being recruited 

place to ensure compliance it is a risk the    Provide more training to managers to 
  CCP Workforce Reps 
staff become disengaged due to overload 
ensure they are able to better support 
commenced and attended CCP 
their teams when they are unsure 
Board 20th February 2019 
 
 
25825 - SSG_CCP_Programme_Stakeholder_Communications_22nd_February_2019_V1.0.docx 
   
 
 
 
 
4 of 4