This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Age criteria ACF Officers'.


Army Secretariat 
Army Headquarters 
IDL 24 Blenheim Building 
Marlborough Lines 
Andover 
Hampshire, SP11 8HJ 
United Kingdom 
Ref: FOI2020/01114/10/05 
E-mail: 
xxxxxxxxxxxxx@xxx.xxx.xx
FOI2020/01530 
Website:      www.army.mod.uk
FOI2020/01900 
FOI2020/02016 
FOI2020/02125
John Dauncey 
Email: request-639242-
03 March 2020
xxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx
Dear Mr Dauncey, 
Thank you for your email of 27 January in which you requested the following information: 
“In Regards to the ACF and FOI can you answer the following questions. 
1 How many Cadet Commandants have been appointed over the age of 65 yrs old 2018 to 
2020 ? 
2 What would be the reasoning behind acceptance over the age candidates with the 
exception of specialist skills i.e. musician etc. ?” 

You have also requested the following information on 07 February: 
“I wish to request under the FOI policy a copy of the Scores etc from the Board for 
Commandant Cleveland held on the 17 July 2018 and any correspondence relating to the 
board. 
I also request a copy of the age exemption or waiver that was submitted from the board and 
any other correspondence involved.” 

I am treating your correspondence as a request for information under the Freedom of Information 
Act (FOIA) 2000. A search for the information has now been completed within the Ministry of 
Defence, and I can confirm that the information in scope of your request is held and is below. 
Due to the low number of Cadet Commandants appointed between 2019 to 2020, information in 
relation to the first question of your request dated 27th January has been withheld under Data 
Protection. This information is exempt from release under section 40 (Personal Data) of the FOIA. 
Section 40(2) has been applied to the information to protect personal information as governed by 
the Data Protection Act 2018. Section 40 is an absolute exemption and there is therefore no 
requirement to consider the public interest in deciding to withhold the information. 
In response to second part of your 27th January request, please find below an extract from Army 
Cadet Forces (ACF) Regulations: 
2.3.2.5.1. The age limits for the ACF are: 
a.  a. OfficersThe minimum age for appointment to a Cadet Forces 
Commission is 18 years. An ACF Officer is usually expected to end 
uniformed membership of the ACF at 65 years. 

2.3.7.2.8. Period of appointment or extensions to Officers and Adult Instructors of all 
ranks 65 years and overRPOC Commanders may extend CFAVs beyond the age of 
65 if there are exceptional circumstances (such as them being the only CFAV capable 
of carrying out a role).
Under Section 16 (Advice and Assistance) you might find it helpful to note that being over the age 
of 65 is not against the ACFs Regulations, although as indicated in the policy above a Cadet Force 
Adult Volunteer (CFAV) would be usually expected to resign from uniformed service by the age of 
65. If they are fulfilling a role that would suffer by their leaving, extending their tenure beyond the 
age of 65 would be allowed. 
In response to first part of your second request, please note that aggregated Board member scores 
from the Board for Commandant Cleveland have been withheld under the Data Protection. This 
information is exempt from release under section 40 (Personal Data) of the FOIA. Section 40(2) 
has been applied to the information to protect personal information as governed by the Data 
Protection Act 2018. Section 40 is an absolute exemption and there is therefore no requirement to 
consider the public interest in deciding to withhold the information. All correspondance including 
individual board members grading scores and hand written notes containing personal data after the 
board have been destroyed in accordance with the ACF Regulations.  
Under section 16 (Advice and Assistance) you may find it useful to know that reasons behind the 
appointment would fall under the Data Protection regulations and would not be releasable. 
Additionally, you may find it useful to know that personal data is not obtainable under the FOI Act, 
however individuals can make a subject acess request (SAR) under the Data Protection Act 2018. 
In order to make a SAR, please complete the attached form and forward it to the appropriate 
address indictated in the form.  
In response to the second part of your second request, please note that there is no set form/waiver. 
Para’s 2.3.2.5.1 and 2.3.7.2.8 above explain that CFAVs would be usually expected to leave at the 
age of 65, however this can be extended beyond this if there are no other suitable candidates. For 
a Commandants post this would require a written authority from the RPoC Commander.  
If you have any queries regarding the content of this letter, please contact this office in the first 
instance.  Following this, if you wish to complain about the handling of your request, or the content 
of this response, you can request an independent internal review by contacting the Information 
Rights Compliance team, Ground Floor, MOD Main Building, Whitehall, SW1A 2HB (e-mail CIO-
xxxxxx@xxx.xx). Please note that any request for an internal review should be made within 40 
working days of the date of this response.  
If you remain dissatisfied following an internal review, you may raise your complaint directly to the 
Information Commissioner under the provisions of Section 50 of the Freedom of Information Act. 
Please note that the Information Commissioner will not normally investigate your case until the 
MOD internal review process has been completed. The Information Commissioner can be 
contacted at: Information Commissioner’s Office, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, 
SK9 5AF. Further details of the role and powers of the Information Commissioner can be found on 
the Commissioner's website at https://ico.org.uk/. 
Yours sincerely, 
Manning Portfolio 2 
Army Secretariat 



PRIVATE (When completed) 
MoD Form 1694 – Apr 15 
Data Protection Act 1998  
Subject Access Request (SAR) 
 
Form 
 
 
Please write in BLACK in BLOCK CAPITAL LETTERS inside the boxes.   
I am the Data Subject (The person the information is about):  
   
I am acting on behalf of the Data Subject:  
 
 
  Please complete Parts 1, 3 and 4 plus Part 6 if necessary. 
If you are seeking information on behalf of someone who is unable to act for themselves, you must explain your relationship, what 
information you require and why it is required. Please note that information relating to someone else will not be disclosed without the 
data subject’s written consent or an appropriate Court Order or Power of Attorney. Accordingly I enclose:   
The Data Subject’s written consent to disclosure of the information requested at Part 3: 
 
A Court Order (e.g. Power of Attorney) permitting release of the information requested at Part 3:  
 
My relationship to the data subject is:        
 
(Please specify e.g. Doctor/Solicitor/Spouse/Civil Partner/Father/Mother/Brother/Sister) 
 
 
Part 1 – Data Subject Personal Details 
 
Surname: 
           
Full Forename(s):             
Title:        
 
 
Service/Staff No:             
Rank/Grade: 
      
Date of Birth: 
      
 
 
National         
Contact Tel. No: 
      
E-mail address:              
Insurance Number: 
 
MoD Service  
Civilian:  
 
Royal Navy: 
 
Date(s) of 
Date(s) of 
Joining: 
Leaving: 
 Army:  
 
Royal Air Force: 
 
 
      
      
 
Home Guard (HG) 
County served in 
      
      
      
 
(HG)        
 
Please provide the address that you want the information sent to plus your daytime telephone number (if different from 
above, in case we need to speak to you to discuss your request)
. If seeking information on behalf of someone else please 
provide your full name. 
Surname: 
      
Full Forename(s):        
Title:        
 
 
Address Line 1: 
           
Daytime Telephone:        
 
 
Address Line 2: 
      
County:        
 
 
Address Line 3: 
      
Postcode:        
 
 
Town: 
      
Country:        
 
 
 
Part 2 - What to do next 
Please complete Parts 3 and 4 plus Part 6, if necessary, and forward the form (plus written consent and/or court order if acting 
on behalf of the data subject) to the appropriate address below:
 
Royal Navy:  
RN Disclosure Cell, Mail Point G.2 Room 48, West 
DECA: 
Data Protection Adviser, HRBP, DECA Sealand, 
Battery, Whale Island, Portsmouth, PO2 8DX 
Welsh Road, Deeside, Flintshire, CH5 2LS 
Army & HG 
APC Secretariat, Disclosures 2, Mail point 535, 
Hydrographic 
DPA Focal Point, UK Hydrographic Office, 
Kentigern House, 65 Brown Street, Glasgow, G2 8EX 
Office: 
Admiralty Way, Taunton, Somerset, TA1 2DN 
Royal Air Force: 
RAF Disclosures Room 14, Trenchard Hall, RAF 
 MoD Civilians: 
Defence Business Services Mail and Scanning Hub, 
Cranwell, Sleaford, Lincolnshire, NG34 8HB 
PO Box 38, Cheadle Hulme, Cheshire SK8 7NU 
RFA Seafarers: 
RFA Pers Ops, Room 13, Mail Point G1, West Battery, 
Serv Pers/Vets 
Defence Business Services, Subject Access Request 
Whale Island, Portsmouth, PO2 8DX 
(AFPS, AFCS, 
Team, Room 6303, Tomlinson House, Norcross, 
WPS only): 
Thornton Cleveleys, FY5 3WP  
DSTL: 
DSTL SDPO, i-Sat B, G01, Bldg 5, DSTL, Porton 
Others e.g. the 
Main Building, 2.B.45, Horse Guards Avenue, 
Down, Salisbury, Wilts, SP4 0JQ 
Public 
Whitehall, London SW1A  2HB 
PRIVATE (When completed)  


PRIVATE (When completed) 
Data Protection Act 1998 - MOD Subject Access Request - MOD Form 1694                                                     
Part 3 – Information Requested 
State clearly the information you require, with dates where known e.g. my medical records while serving at HMS Centurion 1990-1993 
Please provide as 
      
much information 
as possible to 
assist us in 
locating your data 

 
Continue using 
Part 6, if 
necessary
 
 
 
 
Please enter the number of Continuation Sheets used: 
   
 
 
  
The MoD will use the information provided to locate the data sought. Your request will be processed in accordance with 
 
Departmental personnel policies under the Data Protection Act 1998. 
 
Part 4 – Declaration by Requestor 
Verification of identity is required before your request can be processed: 
I enclose as verification of identity a photocopy of my: 
Passport:  
 
Driving Licence:  
 
Utility Bill:  
 
Other: 
 
I declare that, to the best of my knowledge, the information I have provided on this form is correct. 
 
Name in Capitals: 
           
 
 
Signature: 
      
 
Date: 
      
 
 
 
Part 5 – MoD Use Only 
 
Actioned By: 
      
Date Received: 
      
(Name in Capitals) 
SAR Reference No: 
 
Signature: 
      
Date Responded: 
      
 
      
 
 
PRIVATE (When completed) 

PRIVATE (When completed) 
Data Protection Act 1998 - MOD Subject Access Request - MOD Form 1694                                                     
Part 6 – Information Requested Continuation Sheet   
Only use this sheet where you have been unable to detail all of the information you are requesting at Part 3. 
 
Name in Capitals:        
Service/Staff No:        
Date: 
      
 
 
 
Please provide as 
           
much information 
as possible to 
assist us in 
locating your data 

 
Continue using 
another Part 6 
sheet, if necessary
 
 
 
 
Continuation Sheet No: 
   
 
 
 
PRIVATE (When completed) 

Document Outline