Mae hwn yn fersiwn HTML o atodiad i'r cais Rhyddid Gwybodaeth 'Air Conditioning Inspection Report Environmental Compliance Audit (commonly known as an ACI TM44)'.


 
 
 
11 March 2020  

 
 
 
 
 
Reference: FOI0125 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Dear Mr Evans, 
 
FOI0125 – Request for Information under the Freedom of Information Act 2000 (“FOIA”). 
 
I write further to your correspondance, dated 12 Febrary 2020, requesting the following information 
under the Freedom of Information Act 2000. 
 
1.  How many buildings do you occupy which have air conditioning. Provide addresses? 
2.  Who is the responsible person for ensuring that your buildings are legally compliant on this 
mandatory environmental matter? Provide the name, position, address, email address and 
direct telephone number of the responsible person. 
3.  All reports are mandatorily lodged on a Government database. No reports are currently 
lodged or are out of date, you are therefore non-compliant. Has your Governing Body been 
made aware of this breach? 
4.  Provide the name and email address of the ultimate person who has made the decision to 
ignore this Environmental Legislation. 
5.  Provide the name and email address of the Board Principal/Director of the College. 
6.  If you use a Facilities Management Company to manage compliance, who are they? 
 
Activate Learning has considered this request and can confirm that under Section 1 of the Freedom of 
Information Act 2000 the following information is held in relation to your request. 
 
1.  The main campus of Bracknell & Wokingham College is the only building that has air 
conditioning. The address is Church Rd, Bracknell RG12 1DJ. 
2.  See below. 
3.  Bracknell & Wokingham College has recently acquired two new Daiken air conditioning units. 
These have not yet been fully commissioned, but are currently in process of being so. 
Consequently, our Governing Body has not been notified. 
4.  See below. 
5.  See below. 
6.  We use Equazion to maintain the equipment and have up to date records of the PPM 
routines, the records are being collated as part of a compliance audit which we are carrying 
out. 
 
 


 
 
With regard to questions 2, 4 and 5; Activate Learning has considered this request, and believes the 
requested information to be covered by Section 40(2) of the Act. Section 40(2) states that personal 
information relating to another person is exempt from publication under certain conditions. Activate 
Learning has concluded that the release of this information would contravene the principles set out by 
the General Data Protection Regulation (“GDPR”) and the Data Protection Act 2018 (“DPA”), 
specifically Article 5(a) of the GDPR. Section 40(3A) of the Act states that this exempts information 
from dislcosure. 
 
Section 40(2) is an absolute exemption, and therefore is not subject to the public interest test which is 
set out in section 2 of the Act. Activate Learning appreciates the fact that under the Act, we are 
lawfully permitted to disclose information to abide by the general requirement for transparency in 
public life which falls under the lawful basis of legitimate interests. In order for information to be 
disclosed on the basis of legitimate interests however, the interest in question would need to outweigh 
the interests and rights of the individual whose information will be disclosed under the Act. 
 
In this instance, it is Activate Learning’s opinion that the balance of factors against the disclosure of 
the information outweighs those in favour of release, and is therefore relying on Section 40(2) to 
withhold the requested information. 
 
I trust you are satisfied with this information has been provided to you within 20 days, however if you 
are not satisfied with the way your request has been handled you have the right under Section 17 of 
the Act to ask for an internal review. This should be addressed to: 
 
Clerk to the Corporation 
Activate Learning 
Oxpens Road 
Oxford 
OX1 1SA 
 
If you are disattisfied with the results of the internal review, you also have the right to complain to the 
Information Commissioner: 
 
The Information Commissioner’s Office 
Wycliffe House 
Water Lane 
Wilmslow 
Cheshire 
SK9 5AF 
 
Yours sincerely, 
 
 
 
Nathan Lagden 
Compliance Officer