This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'NHS Counter Fraud policies'.



 
OFFICIAL 
 
 
 
 
 
Recruitment Policy 
HR Policy 
July 2019  
V4.0 
 
NHS fraud. 
Spot it. Report it. 
Together we stop it. 

 

 
OFFICIAL 
 
Version control 
Version 
Name 
Date 
Comment 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
OFFICIAL 
 

link to page 5 link to page 5 link to page 5 link to page 5 link to page 6 link to page 6 link to page 6 link to page 6 link to page 6 link to page 6 link to page 6 link to page 6 link to page 7 link to page 7 link to page 7 link to page 7 link to page 7 link to page 7 link to page 8 link to page 8 link to page 8 link to page 8 link to page 8 link to page 8 link to page 9 link to page 9 link to page 10 link to page 10 link to page 10 link to page 10 link to page 11 link to page 11 link to page 11 link to page 11 link to page 11 link to page 11 link to page 11 link to page 11 link to page 12 link to page 12 link to page 12 link to page 12 link to page 12 link to page 12 link to page 12 link to page 12 link to page 12 link to page 12  
OFFICIAL 
 
Table of contents 
1. 
Policy Statement ..................................................................................................... 5 
2. 
Principles ................................................................................................................. 5 
3. 
Procedure ................................................................................................................ 6 
Identifying a Vacant Post ............................................................................................. 6 
4. 
Ring Fencing ........................................................................................................... 6 
5. 
Compiling a Person Specification ............................................................................ 6 
6. 
Compiling a Job Description .................................................................................... 7 
7. 
Advertising a Vacancy ............................................................................................. 7 
Recruitment Process Timetable ....................................................................................... 7 
9. Shortlisting ................................................................................................................... 8 
10. Testing & Interviews .................................................................................................. 8 
Interviews .................................................................................................................... 8 
11.  Interview Assessment ............................................................................................. 9 
12. Appointments Procedure ......................................................................................... 10 
13. Starting Salary and Incremental Dates .................................................................... 10 
14. Withdrawing an offer of employment ....................................................................... 11 
15. Making Reasonable Adjustments ............................................................................ 11 
16. Reserve Candidates ................................................................................................ 11 
17. Feedback ................................................................................................................. 11 
18. Complaints ............................................................................................................... 12 
19. Expenses ................................................................................................................. 12 
20.  Recruiting Ex-Offenders .................................................................... 12 
21.  Policy Statement ................................................................................................... 12 
22. Principles ................................................................................................................. 12 
 
OFFICIAL 
 

link to page 13 link to page 13 link to page 13 link to page 13 link to page 13 link to page 14 link to page 14 link to page 14 link to page 14 link to page 14 link to page 14 link to page 15 link to page 15 link to page 15 link to page 15 link to page 15 link to page 15 link to page 15 link to page 15 link to page 17 link to page 17 link to page 17 link to page 17 link to page 17 link to page 17 link to page 18 link to page 18 link to page 18 link to page 18 link to page 19 link to page 19 link to page 19 link to page 19 link to page 20 link to page 20 link to page 21 link to page 21 link to page 21 link to page 21  
OFFICIAL 
 
23. Recruiting Ex-Offenders .......................................................................................... 13 
24. Security, Storage, Handling, Use, Retention and Disposal of Disclosures and 
Disclosure Information ................................................................................................... 13 

25. Storage, Access & Disposal .................................................................................... 14 
26. Handling .................................................................................................................. 14 
27. Usage ...................................................................................................................... 14 
28. References ........................................................................................... 15 
29. Policy Statement ...................................................................................................... 15 
30. Principles ................................................................................................................. 15 
31. Procedure ................................................................................................................ 15 
32. Recruitment and Retention Premia .................................................... 17 
33. Policy Statement ...................................................................................................... 17 
34. Definition and the Agenda for Change Context ....................................................... 17 
35. Principles ................................................................................................................. 18 
36. Short Term Premia .................................................................................................. 18 
37. Long Term Premia ................................................................................................... 19 
38. Application of Local Recruitment and Retention Premia .......................................... 19 
39. Recruitment ............................................................................................................. 20 
40. Retention ................................................................................................................. 21 
41. Review Process ....................................................................................................... 21 
 
 
 
 
 
OFFICIAL 
 

 
OFFICIAL 
1. Policy Statement 
1.1. 
The Recruitment Policy is designed to support managers in providing a fair, 
consistent and effective approach to the recruitment of all employees and to help 
managers deal with recruitment and selection effectively and consistently. 
2. Principles 
2.1. 
In accordance with the Authority's Equality and Diversity policy, this procedure will 
not discriminate, either directly or indirectly, on the grounds of age, disability, 
gender reassignment, marriage and civil partnership, pregnancy and maternity, 
race, religion or belief, sex, sexual orientation of any other personal characteristic. 
2.2. 
The Organisation endeavours to be an equal opportunities employer and 
recognises the need for equality and diversity in the workplace and has therefore 
taken measures to ensure that any opportunity for discrimination during the 
recruitment process is minimised.  Personal information is removed from 
application forms prior to short listing and is used for monitoring purposes only. The 
organisation are committed to ensuring that objective selection criteria are used, 
the decision making process is recorded and it can be demonstrated that 
appointments are made transparently and on merit. 
2.3. 
Recruitment and selection is carried out in accordance with all relevant legislation. 
2.4. 
The organisation requires that all employees require a standard DBS Check under 
the ‘other workforce’ provision and aligned to DBS Eligibility Criteria Section 15 
which states “Any employment or other work in England or Wales concerned with: 
a) the investigation of fraud, corruption or other unlawful activity affecting the 
national health service, or b) security management in the national health service, 
where “the national health service” means, in respect of England, the health 
service continued under section 1(1) of the National Health Service Act 2006 and, 
in respect of Wales, that continued under section 1(1) of the National Health 
Service (Wales) Act 2006.”. The Organisation is committed to not discriminate 
unfairly against any subject of a Disclosure on the basis of conviction or other 
information received. (See Recruitment of Ex-Offenders Section). 
2.5. 
Data is held and destroyed in line with the General Data Protection Regulations. 
2.6. 
The policy and procedure will be reviewed periodically by the Human Resource 
(HR) Provider and trade union giving due consideration to legislative changes. 
 
 
OFFICIAL 
 5 
 

 
OFFICIAL 
3. Procedure 
Identifying a Vacant Post 
3.1. 
Before deciding to fill a vacancy and progressing to the next stage of the 
recruitment process there are a number of questions to be asked. 
•  Can the work itself be eliminated? 
•  Can the work be absorbed by re-organising existing resources? 
•  Is there still a job to be done? 
•  Is it the same job as was done previously? 
•  Will the job be permanent or temporary? 
•  Can the vacancy by covered with a temporary secondment? 
•  Is this one vacancy or can a single process be used to fill this and subsequent 
vacancies? 
•  Are you recruiting solely to fill this particular post or are you looking for somebody 
with promotion potential? 
3.2. 
Once it is clear that there is a vacancy, either on a permanent basis or temporarily, 
a business case must be submitted and presented before the SMT.   
4. Ring Fencing 
4.1. 
The ‘ring fencing’ of vacancies would normally only apply where certain jobs are at 
risk. Where managers are considering ‘ring fencing’ vacancies for any other reason 
they must consult with HR and the Trade Unions prior to doing so. Ring fencing 
must be aligned to the organisational change policy in all circumstances. 
5. Compiling a Person Specification 
5.1. 
Having established that a vacancy exists a person specification must then be 
completed for the post by the recruitment manager. If it is an existing post then the 
current specification must be reviewed and any necessary changes made. 
5.2. 
The person specification defines the qualifications, skills, experience, and aptitudes 
etc. that are required by a person to fulfil the role. The criteria must be categorised 
as either essential (the minimum standards required to perform the job adequately) 
or desirable (the standards which will enable the person to perform the job more 
 
OFFICIAL 
 6 
 

 
OFFICIAL 
effectively). The criteria used should be competency based to enable candidates to 
demonstrate at interview how they have used particular skills previously. 
5.3. 
The person specification should be prepared in line with the Agenda for Change 
Guidance. 
5.4. 
It is important that the criteria used in the person specification are completely 
justifiable in order to demonstrate that decisions are made solely on merit. 
Managers are invited to consult the HR Advisory Provider for recruitment advice. 
6. Compiling a Job Description 
6.1. 
Having established that a vacancy exists, a job description must then be completed 
for the post. If it is an existing post then the current job description must be 
reviewed and any necessary changes made. 
6.2. 
All new job descriptions must be prepared and evaluated in line with the job 
evaluation framework. If any changes to current job descriptions are made, the role 
must be submitted to the OD Lead and a Trade Union Partner for decision as to 
whether the changes are significant enough for re-evaluation under the job 
evaluation framework of Agenda for Change.  
6.3. 
The job description must summarise the role and responsibilities of the post in a 
concise and accurate way. 
7. Advertising a Vacancy  
7.1. 
All external adverts will automatically be advertised internally via the intranet and 
placed on the NHS jobs website (applicants are required to apply on-line). 
7.2. 
Where a vacancy is to be advertised internally only details will be placed on the 
intranet. 
7.3. 
Once the completed job description, person specification and appointment 
requisition form have been received, adverts will be prepared by the recruiting 
manager, taking into account advertising best practice and the requirement to 
avoid any discriminatory statements within the advert. The advert will then be sent 
through the authorisation chain checking and final approval. 
Recruitment Process Timetable 
8.1 
The closing date for applications will be agreed by the recruiting officer following 
 
final approval of the advert. 
8.2 
A time table must also be drawn up to include: 
 
OFFICIAL 
 7 
 

 
OFFICIAL 
• 
shortlisting date 
• 
interview date (allowing at least 5 days’ notice for candidates) 
• 
testing arrangements and date (where applicable) Application Process 
8.3 
The Recruitment Pack for any external vacancy will be available via Trac. It will 
 
contain as a minimum a job description, person specification and general 
 
information relating to terms and conditions. Some vacancies may warrant further 
 
information, depending on the nature of the post. 
8.4 
A record of website “hits” for each post will be maintained by the HR Shared 
 
Service and is available on request. 
9. Shortlisting 
9.1 
Shortlisting must be carried out in line with the pre-arranged timetable. A minimum 
 
of 2 people from the appropriate section/department must be involved in the short 
 
listing exercise, one of whom should be the recruiting manager. 
9.2 
Having assessed all candidates’ against the essential and desirable criteria given in 
 
the person specification the short listing matrix must be completed fully and signed 
 
and dated by all officers who are involved in the shortlisting decision. 
9.3 
Recruiting Officers must be aware that in the event of a claim against the 
 
Organisation alleging discrimination or unfairness and in line with the General Data 
 
Protection Regulations all written comments can be disclosed. 
10. Testing & Interviews 
10.1  Testing can be used to supplement the recruitment process and enable the panel to 
 
make a better informed selection decision. Testing can take a number of different 
 
formats and can include giving candidates essay type questions to be completed 
 
prior to interview, asking candidates to do a presentation at interview and typing 
 
tests/in tray exercises or a combination of all such as an assessment centre. 
 
Testing may also be carried out via more formal methods such as psychometric 
 
testing. If psychometric testing is undertaken, they must be overseen by an 
 
accredited person. 
Interviews 
10.2  Interviews should normally be undertaken by a minimum of three people, the Panel 
 
should include section/department representatives who were involved in the 
 
shortlisting process and a representative from the HR Department (where 
 
appropriate). The officers who are involved in the recruitment process must be 
 
suitably trained. 
 
OFFICIAL 
 8 
 

 
OFFICIAL 
10.3  The ‘lead’ Panel member will normally be the Recruiting Manager. 
10.4  The questions to be asked by the Panel at the interview should be agreed 
 
beforehand and reflect the criteria in the person specification and also any technical 
 
aspects of the vacant post. 
10.5  To avoid discrimination no reference should be made to the person’s individual 
 
circumstances throughout the interview and the same basic questions should be 
 
asked of each candidate (although it is recognised that further probing questions 
 
may need to be asked in order to follow up particular issues). 
10.6  The interview may be formal/informal depending on the nature/level of the post and 
 
may also incorporate alternative methods of assessment i.e. presentations. 
11.  Interview Assessment 
11.1  Those involved in the interview should make notes throughout, and assess the 
 
applicant’s suitability against the criteria on the person specification via their 
 
responses to the questions asked. 
11.2  Once all candidates have been interviewed the panel members should discuss their 
 
individual assessments and come to a consensus over who is the best applicant. 
11.3  The lead panel member will complete the interview assessment sheet which will be 
 
signed by all panel members. 
11.4  The summary, shortlisting matrix and the application forms of all candidates will be 
 
retained by HR Shared Services for 12 months from the date of appointment as 
 
evidence of how the decision was made, and for feedback purposes. 
11.5  In the case of internal candidates, the panel will nominate one of its members to 
 
contact all unsuccessful candidates and give feedback where requested. 
11.6  The decision to appoint a candidate must only be made by the panel members. 
 
Where the panel is unable to agree which candidate should be appointed they 
 
should arrange a further assessment exercise (i.e. second interview, test, 
 
presentation etc.) 
11.7  Where the panel is still unable to agree on the successful candidate, the recruiting 
 
manager (normally the line manager for the vacant position) will be responsible for 
 
making the final decision. 
11.8  Paperwork relating to the successful applicant should be uploaded to TRAC. 
 
Paperwork relating to unsuccessful candidates should be retained by the hiring 
 
manager for 12 months. (It is appropriate to scan and keep paperwork 
 
electronically). 
 
OFFICIAL 
 9 
 

 
OFFICIAL 
12. Appointments Procedure 
12.1  Once the appointment decision has been agreed by the Panel, HR Shared 
 
Services will write to the individual with an offer of employment.  Offers of  
 
employment must be made on condition of receipt of the following: 
• 
Occupational Health Assessment  
• 
receipt of  satisfactory references going back 3 years from date of offer letter,  
 
(external candidates only), receipt of references dating back 6 months (inter-
 
NHS transfers only) or receipt of one satisfactory reference from the line  
 
manager (internal candidates only) 
• 
proof of right to work in the UK (external candidates only) 
• 
receipt of a satisfactory DBS check  
• 
proof of relevant qualifications 
12.2  Successful candidates should be advised not to submit their resignation to their 
 
current employer (where appropriate) prior to all of the relevant checks being 
 
completed satisfactorily. 
12.3  All new entrants and re-entrants to the Organisation will be engaged on a 
 
probationary period as detailed in the Probationary Review Policy. 
13. Starting Salary and Incremental Dates 
13.1  All new employees should be appointed at the bottom of their pay band 
13.2  When an internal candidate is offered a job that is at a higher pay band, pay should 
 
be set at the minimum of the new pay band. However, if this would result in no 
 
increase either because the individual is receiving a bonus or recruitment and 
 
retention premium or because they are at the top of the band, the individual would 
 
go to the first pay point in the band which would result in an increase in pay. 
13.3  Only in exceptional circumstances will a starting salary which is higher than the 
 
band entry point be agreed, this would normally be where posts is of such a 
 
specialist nature that the higher salary is necessary to secure the best candidate for 
 
the post. Such cases must be discussed with and authorised by the SMT prior to 
 
the salary offer being made. 
13.4  When an internal candidate is offered a job that is at the same pay band as their 
 
current role, they would normally move across on the same pay point. Where an 
 
employee has been in receipt of a bonus payment in their current role, this may be 
 
OFFICIAL 
 10 
 

 
OFFICIAL 
 
consolidated and a higher pay point offered. However, this will be no higher than 
 
the top point of the relevant pay band and no protection will be payable. 
13.5  The pay step date for new employees will normally be the  
anniversary of their 
 
start date. 
13.6  When an internal candidate is appointed, and they move up a pay band, their pay 
 
step date will change to the effective date of promotion. 
 
14. Withdrawing an offer of employment 
14.1  If, after careful consideration, it is decided to withdraw the provisional offer of 
 
employment the grounds for withdrawal must be very clear e.g. due to 
 
unsatisfactory references or other pre-employment checks and the offer of 
 
employment rescinded in writing.  This decision must be made in conjunction with 
 
the HR Advisory provider. 
15. Making Reasonable Adjustments 
15.1  If a disabled candidate is selected for appointment, the need for reasonable 
 
adjustments to the role will need to be discussed with the individual concerned. 
 
Where it is agreed that reasonable adjustments need to be made this should be 
 
discussed with Occupational Health and the HR Advisory provider. 
15.2  In order to establish what adjustments are required, and whether these adjustments 
 
are reasonable, the recruiting manager must complete the NHSCFA’s disability pro 
 
forma with the candidate concerned. 
16. Reserve Candidates 
16.1  Where more than one candidate meets the selection criteria the Panel may decide 
 
to list second and third choice candidates. Where the first choice candidate is 
 
unable to take up employment, for any reason, the second candidate may be 
 
offered the position and so on. Reserves may be held for a period of 6 months and 
 
if there is the requirement to fill the same post during that period the reserve 
 
candidate may be offered the position without having to repeat the recruitment 
 
process. 
17. Feedback 
17.1  Verbal feedback should be made available to all applicants at all stages of the 
 
recruitment process. Feedback would normally be provided by one of the 
 
OFFICIAL 
 11 
 

 
OFFICIAL 
 
shortlisting officers (at the shortlisting stage) and one of the interview panels (at the 
 
interview stage). 
18. Complaints 
18.1  If an applicant is unhappy with the outcome of their feedback, or any stage of the 
 
recruitment and selection process they can address their concerns, in writing, to the 
 
HR Advisory Provider. 
19. Expenses 
19.1  For candidates currently working in the NHS, travel costs will be reimbursed at the 
 
rate appropriate to their current entitlement.  
19.2  For candidates not currently working in the NHS, travel by car will be reimbursed at 
 
the public transport rate. Rail travel should be standard class. 
19.3  Overnight stays before an interview will only be allowed in exceptional 
 
circumstances and only with the pre-agreement of the recruiting manager. For 
 
candidates who withdraw their application or who refuse an offer of employment for 
 
reasons which seem inappropriate to the recruiting manager, expenses will not 
 
normally be reimbursed unless the manager is satisfied that the candidate would 
 
suffer real hardship as a result. 
20.  Recruiting Ex-Offenders 
21.  Policy Statement 
21.1  The organisation is legally required as outlined within the DBS Eligibility Criteria to 
 
undertake a standard DBS Check for any employment or other work in England and 
 
Wales that is concerned with the investigation of fraud, corruption or other unlawful 
 
activity affecting the National Health Service, or security management in the 
 
National Health Service. This policy regarding the recruitment of ex-offenders and 
 
the handling, storage, security and disposal of Disclosure’s should be made 
 
available to all applicants who are required to provide a Disclosure, at the beginning 
 
of the recruitment process. 
22. Principles 
22.1  This policy and procedure will be reviewed periodically by the HR Advisory Provider 
 
and trade unions. Where review is necessary due to legislative change this will 
 
happen immediately. 
 
OFFICIAL 
 12 
 

 
OFFICIAL 
22.2  In accordance with the Authority's Equality and Diversity policy, this procedure will 
 
not discriminate, either directly or indirectly, on the grounds of age, disability, 
 
gender reassignment, marriage and civil partnership, pregnancy and maternity, 
 
race, religion or belief, sex, sexual orientation of any other personal characteristic. 
23. Recruiting Ex-Offenders 
23.1  The organisation actively promotes equality of opportunity for all and welcomes 
 
applications from a wide range of candidates, including those with criminal records, 
 
as we select all candidates for interview based on their skills, qualifications and 
 
experience. 
23.2   For those posts that require a Disclosure, all adverts, recruitment briefs and 
 
application forms will contain a statement indicating what level of Disclosure will be 
 
required in the event of an individual being offered a position. 
23.3  Normally, the organisation will only ask for details of ‘unspent’ convictions as 
 
defined in the Rehabilitation of Offenders Act 1974. However, due to the nature of 
 
work involved the organisation reserves the right, if necessary, to ask details about 
 
an applicant’s entire criminal record. 
23.4  The organisation undertakes to discuss any matter revealed in a Disclosure with the 
 
person seeking employment, before withdrawing a conditional offer of employment. 
 
The organisation will conduct an interview to enable an open and measured 
 
discussion to take place regarding any offences or other matters that might be 
 
relevant to the position. It is intended that this discussion will enable to the recruiting 
 
manage to gain all information required to make a fair and balanced decision. 
 
Potential employees should be given the opportunity to put their offence(s) into 
 
context and provide reassurance of their rehabilitation and how their circumstances 
 
and attitudes have changed. Failure to reveal information that is directly relevant to 
 
the position sought, could lead to the withdrawal of an offer of employment. 
23.5  Having a criminal record will not necessarily bar a potential employee from working 
 
with the organisation. This will depend on the nature of the position and the 
 
circumstance and background of the offence(s) which will be judged on a case-by-
 
case basis, assessing risk in relation to the nature of the role and discussing any 
 
concerns with the applicant. In all cases, the decision of the Senior Management 
 
Team will be final. 
24. Security, Storage, Handling, Use, Retention and 
Disposal of Disclosures and Disclosure Information 

24.1  The organisation complies fully with the DBS Code of Practice regarding the correct 
 
handling, use, storage, retention and disposal of Disclosures and Disclosure 
 
OFFICIAL 
 13 
 

 
OFFICIAL 
 
information. It also complies fully with its obligations under the Data Protection Act 
 
and other relevant legislation pertaining to the safe handling, use, storage, retention 
 
and disposal of Disclosure information. 
25. Storage, Access & Disposal 
25.1  Disclosure information will be securely destroyed as soon as the relevant 
 
information has been noted. No Disclosure information will be kept on personal files 
 
and where a Disclosure needs to be kept due to a dispute or because additional 
 
information has been supplied, it will be kept separately and securely in a virtual 
 
hosted environment by the NHSBSA. Where a Disclosure has been kept, it will be 
 
securely destroyed once the dispute is resolved or a decision made regarding 
 
employment or at the latest after 6 months. Access to Disclosure information is 
 
strictly controlled and limited to those who are entitled to see it as part of their 
 
duties. 
25.2  The organisation will not keep any photocopy or other image of the Disclosure or 
 
any copy or representation of the contents of a Disclosure. However, for record 
 
purposes only, the NHSCFA will keep the following information 
• 
The name of the subject 
• 
The level of Disclosure requested 
• 
The position for which the Disclosure was requested 
• 
The unique reference number of the Disclosure 
• 
The date the Disclosure was issued 
• 
Details of the recruitment decision taken. 
26. Handling 
26.1  In accordance with section 124 of the Police Act 1997, Disclosure information is 
 
only passed to those who are authorised to receive it in the course of their duties. 
27. Usage 
27.1  Disclosure information is only used for the specific purpose for which it was 
 
requested and for which the applicant’s full consent has been given. The 
 
organisation will comply with all recommendations from DBS on the proper use and 
 
safekeeping of disclosure information. 
 
OFFICIAL 
 14 
 

 
OFFICIAL 
28. References 
29. Policy Statement 
29.1  This policy is designed to assist current employees who receive a reference request 
 
for former or current employees of the NHS Counter Fraud Authority 
29.2  The policy and procedure will be reviewed periodically by the HR Advisory Provider 
 
and trade unions giving due consideration to legislative changes. 
29.3  In accordance with the NHSCFA’s Equality and Diversity Policy, in applying 
 
this   policy the organisation and line managers will have due regard to eliminate 
 
unlawful discrimination, either directly or indirectly. The policy will promote  equality 
 
of  
opportunity, and provide for good relations between people of diverse 
 
groups, in  
particular on the grounds of the following characteristics protected by 
 
the Equality   Act (2010); age, disability, gender, gender reassignment, marriage 
 
and civil partnership, pregnancy and maternity, race, religion or belief, sex, and 
 
sexual orientation. 
30. Principles 
30.1  It is recommended that all references be provided by the HR Shared Service. 
 
However, if a manager wishes to provide a reference themselves, advice on the 
 
provision of a written or verbal reference regarding a current or former employee 
 
can be obtained from the HR Advisory Provider 
30.2  Requests for a reference should be passed to xxx.xxxxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx 
30.3  The procedure below sets out guiding principles for manager provision of 
 
references and is not aligned to the HR Shared Service Policies or Standard 
 
Operating Procedures in relation to references. 
31. Procedure 
31.1  For the purposes of the General Data Protection Regulations, it will be assumed 
 
that the very fact that a reference request has been submitted is evidence that the 
 
individual has given their consent for the data to be released. 
31.2  References should be given in writing, and it will be made clear in the reference that 
 
it is the organisation’s policy to respond to reference requests giving factual 
 
information only. 
31.3  Factual information will only be provided on the basis that it has been sought from 
 
the prospective employer and managers should not offer additional information if it 
 
OFFICIAL 
 15 
 

 
OFFICIAL 
 
has not been requested. E.g. if the reference request does not seek information 
 
regarding an employee’s disciplinary record, managers should not include this.  
31.4  The factual information that may be provided includes: 
• 
Dates of the employee’s employment with the organisation; 
• 
Reason for leaving the organisation (if applicable); 
• 
The employee’s job title; 
• 
The employee’s grade and salary; 
• 
A brief description of the employee’s key duties and level of responsibility or 
 
a copy of the job description; 
• 
Whether or not any formal disciplinary warnings were issued in the last 12  
 
months (or last 12 months of service for a former employee) but not the  
 
reason for the warning; 
• 
Number of occasions of sickness absence and total number of days in the  
 
previous 12 months (or last 12 months of service for a former employee); 
• 
Details of any statutory shared parental leave or statutory parental leave  
 
taken. 
31.5  The person providing the reference must not provide any personal opinions about 
 
the individual’s performance or conduct. All information given must be factual and, if 
 
challenged, Managers must be able to demonstrate the information supplied.  
31.6  It is the responsibility of the person providing the reference to ensure that the 
 
information contained in the reference is true, accurate, fair and not misleading. 
 
Managers are invited to discuss references with the HR Advisory provider prior to 
 
submission. 
31.7  The reference must be marked “private and confidential” and “for addressee only” 
 
and should be sent back directly to the requestor to maintain confidentiality. 
31.8  Managers must include the following waiver in all references submitted. If the 
 
reference request involves the completion of a form rather than a typed letter, this 
 
waiver should be included in the ‘Additional comments’ section of the reference 
 
request:  
 
“It is organisational policy to provide only a factual reference and the information 
 
provided in this reference is supplied in good faith and confidence. The author of 
 
the reference does not accept responsibility for any errors or omissions in the 
 
OFFICIAL 
 16 
 

 
OFFICIAL 
 
information given, or for any loss or damage incurred from reliance on the 
 
information contained in the reference” 
31.9  If the person who completes the reference receives an enquiry from the prospective 
 
employer about the reference, they must ensure that they do not go beyond the 
 
content of the reference in any further information provided. Any such enquiries 
 
should be dealt with in writing where possible in order to avoid any confusion and to 
 
maintain a record. 
31.10  A copy of the reference provided should be submitted to the HR Shared Service for 
 
retention on the employee’s electronic file. 
32. Recruitment and Retention Premia 
33. Policy Statement 
33.1  The aim of the recruitment and retention premia policy is to ensure that the 
 
organisation remunerates all of its employees at a level at which recruitment and 
 
retention difficulties will not be encountered.  This policy and procedure also takes 
 
full account of the arrangements for the policy as defined under the NHS Terms and 
 
Conditions of Service. 
33.2  The policy and procedure will be reviewed periodically by the HR Advisory Provider 
 
and trade unions giving due consideration to legislative changes. 
33.3  In accordance with the NHSCFA’s Equality and Diversity Policy, in applying this 
 
policy the organisation and line managers will have due regard to eliminate unlawful 
 
discrimination, either directly or indirectly. The policy will promote equality of 
 
opportunity, and provide for good relations between people of diverse groups, in 
 
particular on the grounds of the following characteristics protected by the Equality 
 
Act (2010); age, disability, gender, gender reassignment, marriage and civil 
 
partnership, pregnancy and maternity, race, religion or belief, sex, and sexual 
 
orientation. 
34. Definition and the Agenda for Change Context 
34.1  The Agenda for Change Agreement provides for the application of a Recruitment 
 
and Retention Premium to either an individual post or a specific group of posts in 
 
clearly defined circumstances. 
34.2  Recruitment and Retention Premia are payments that are in addition to the basic 
 
pay of an individual post or specific group of posts. 
 
OFFICIAL 
 17 
 

 
OFFICIAL 
34.3  Part 2, Section 5, of the Agenda for Change Terms and Conditions Handbook 
 
defines these circumstances as “where market pressures would otherwise prevent 
 
the employer from being able to recruit staff to and retain staff in sufficient numbers 
 
for the posts concerned at the normal salary for a job of that weight”. 
34.4  Recruitment and Retention Premia will be supplementary payments over and above 
 
the basic pay that the post holder receives by virtue of their position on their pay 
 
band, any high cost area supplements, or any payments for unsocial hours or on-
 
call cover. 
34.5  Recruitment and Retention Premia will apply to posts rather than to employees. 
 
Where an employee moves to a different post that does not attract a recruitment 
 
and retention premium, either within the same organisation or elsewhere in the 
 
NHS, their entitlement to any previous recruitment and retention premium will cease 
 
and pay protection will not apply. 
35. Principles 
35.1  This policy sets out the process by which Recruitment and Retention Premia will be 
 
agreed. 
35.2  A recruitment and retention premium may be awarded on either a short-term or 
 
long- term basis, determined by principles outlined in the following paragraphs. 
36. Short Term Premia 
36.1  Short-term Recruitment and Retention Premia will apply where the labour market 
 
conditions giving rise to recruitment and retention problems are expected to be 
 
short- term and where the need for the premium is expected to disappear or reduce 
 
in the foreseeable future. Short term premia will normally be applied for a period of 
 
no longer than two years. 
36.2  Application of short-term Recruitment and Retention Premia: 
• 
may be awarded on a one-off basis or for a fixed-term 
• 
will be regularly reviewed (not less than annually) 
• 
may be withdrawn, or have the value adjusted, subject to a notice period of 
 
six months 
• 
will not be pensionable, or count for purposes of overtime, unsocial hours  
 
payments or any other payments linked to basic pay; and 
• 
will count towards the calculation of occupational sick pay. 
 
OFFICIAL 
 18 
 

 
OFFICIAL 
 
37. Long Term Premia 
37.1  Long-term Recruitment and Retention Premia will apply where the relevant labour 
 
market conditions are more deep-rooted and the need for the premium is not 
 
expected to vary significantly in the foreseeable future. 
37.2  Application of long-term Recruitment and Retention Premia: 
• 
will be awarded on a long-term basis 
• 
will be regularly reviewed, including the value (not less than annually) 
• 
may be withdrawn, or have the value adjusted, subject to a notice period of 
six  
months 
• 
may be awarded to new staff at a different value to that which applies to 
existing  
staff 
• 
will be pensionable, and will count for the purposes of overtime, unsocial 
hours  payments and any other payments linked to basic pay; and 
• 
will count towards the calculation of occupational sick pay. 
37.3  Both long-term and short-term Recruitment and Retention Premia will be expressed 
 
as cash sums and will be separately identifiable from basic pay, any high cost area 
 
supplement, and any other component of pay. 
37.4  Locally awarded recruitment and retention premium for a given post shall not 
 
normally exceed 30% of basic salary. It will be the responsibility of the Organisation 
 
to ensure that any premia awarded locally do not normally result in payments in 
 
excess of this amount. In the event that, following review and subject to a 6 month 
 
notice period, the Recruitment and Retention Premia is withdrawn, pay protection 
 
arrangements will not apply. 
38. Application of Local Recruitment and Retention 
Premia 

38.1  To ensure consistency in the application of payment of Recruitment and Retention 
 
Premia the offer of a local Recruitment and Retention Premia should not be made 
 
without prior consultation with the Trades Union. The responsibility for ensuring this 
 
consultation is carried out lies with the HR Advisory Provider on notification from the 
 
Chief Executive Officer. 
 
OFFICIAL 
 19 
 

 
OFFICIAL 
38.2  The application for the award of recruitment and retention premia can only be 
 
generated at senior manager (SMT) level. 
38.3  The Chief Executive Officer will approve the application of premia based on 
 
recommendations by the HR Advisory Provider in a justification report. 
38.4  The HR Advisory Provider will maintain a database of all recruitment and retention 
 
premia being paid within the Organisation, and will initiate a review of all premia at 
 
least annually and provide a report to the Senior Management Team. 
38.5  The Organisation may use premia in two main ways; either through recruitment; or 
 
through a requirement to retain staff; based on the job within a locality or through a 
 
market shortage or a specific skill set, both of these may be applied in a long or 
 
short term capacity. 
39. Recruitment 
39.1  All vacancies should be advertised in line with the Recruitment Policy. 
39.2  Where an advert has produced no suitable applicants the Recruiting Manager 
 
should, in consultation with the Senior Management Team, HR Advisory Provider 
 
and Trades Union representatives, consider the reasons for this. Account should be 
 
taken of the number of applicants, relevant national vacancy data and local labour 
 
market information, the media used and any non-pay improvements which could be 
 
made to the employment package (e.g. training opportunities), or any expected 
 
increase in the supply of staff suitable for the post. 
39.3  If it may be reasonably assumed that a vacancy could be filled through, for 
 
example, advertising in different media or by waiting for an expected increase in 
 
supply (for example from new trainees) then it should be re-advertised. 
39.4  Recruitment and retention premia will be considered in cases where it is proven that 
 
adjustments to non-pay benefits are unlikely to improve the situation and one or 
 
more of the following conditions apply: 
• 
There are documented labour market shortages within a defined  
 
 
geographical area; 
• 
NHS employers locally have jointly agreed to pay supplements for    
 
designated posts and the Organisation needs to remain competitive in the  
 
recruitment market for equivalent posts; 
• 
There is a competitive non-NHS labour market where salary survey data  
 
indicates that enhancements to Agenda for Change evaluated pay rates  
 
would be required to attract and retain staff; 
 
OFFICIAL 
 20 
 

 
OFFICIAL 
• 
Where there is consistent data showing high patterns of turnover, supported 
 
by exit interview data, indicating a direct link to dissatisfaction with pay  
 
levels. 
39.5  However, if after due consideration of paragraphs 4.7 and 4.8 above, it is decided 
 
that the vacancy problem can be addressed most effectively only through payment 
 
of a recruitment and retention premium, management and the Trade Union should 
 
decide in partnership whether the problem is likely to be resolved in the foreseeable 
 
future (in which case any premium should be short-term) or whether it is likely to 
 
continue indefinitely (in which case any premium should be long-term). 
40. Retention 
40.1  Before consideration is given to payment of Recruitment and Retention Premia to 
 
ensure retention of staff, management should ensure non-pay benefits (e.g. training 
 
and development) are sufficiently developed. Where possible, local turnover rates 
 
should be compared with national rates. Regular analysis of exit interview data 
 
should be undertaken to assess how far pay is a factor in employees’ decisions to 
 
leave the Organisation. The analysis of this information will be carried out on 
 
request by the HR Advisory Provider. 
40.2  If it is decided that a retention problem can be addressed most effectively only 
 
through payment of a recruitment and retention premium, management in 
 
partnership with unison and the HR Advisory Provider, should decide whether the 
 
problem is likely to be resolved in the foreseeable future (in which case any 
 
premium should be short-term) or whether it is likely to continue indefinitely (in 
 
which case any premium should be long-term). 
41. Review Process 
41.1  The continued payment of premia to individuals or members of staff in a specific job 
 
type will be reviewed, not less than annually, by the Senior Management Team 
 
following appropriate consultation with Staff Side and the HR Advisory Provider. 
41.2  The review process will cover: 
• 
how far each premium has succeeded in facilitating recruitment or in 
 
stemming staff turnover; 
• 
the likely impact on recruitment/retention if the premium were reduced or 
 
withdrawn; 
• 
any change in the labour market circumstances; 
• 
any relevant data from other NHS employers that employ similar groups of 
 
staff. 
 
OFFICIAL 
 21 
 

 
OFFICIAL 
41.3  The review will consider for each individual or relevant job type whether the 
 
premium should be: 
• 
withdrawn; 
• 
increased or reduced; 
• 
extended for a longer period. 
41.4  The Senior Management Team shall approve the outcome of the review in light of 
 
the recommendations received. 
41.5  Where a member of staff or group of employees is aggrieved by the failure to award 
 
Recruitment and Retention Premium; or a decision to withdraw a premium once 
 
awarded, normal grievance procedures will apply. 
 
 
OFFICIAL 
 22 
 

Document Outline