Mae hwn yn fersiwn HTML o atodiad i'r cais Rhyddid Gwybodaeth 'ERP Systems'.


 
Michael Rohan 
Via email 
 
 
24th February 2020 
 
 
Dear Mr Rohan 
 
 
Re: Freedom of Information Request – ERP Applications for Ark Schools 
 
 
I write further to your request of 29th January 2020 which asked the questions below: 
 
Q1. What Applications are you running for:  
a. Finance (FMS)?  
b. HR?  
c. Payroll?  
Q2. What versions of the above Applications are you running?  
Q3. When was your last Application upgrade?  

Q4. Are you planning another upgrade in the next 12-18 months?  
Q5. If applicable, which Systems Integrator or consultancy do you use to assist with 
upgrades, installations etc?  
Q6. What kind of support is included in the contract/s (functional/technical/etc.?) 
Q7. Where do you advertise any Finance/HR/Payroll procurement opportunities?  
Q8. Who is responsible for looking after these contracts? 

 
I can provide the following responses to your questions: 
 
 
Q1.a. PS Financials. 
 
Q1.b. Cezanne (central personnel), ScholarPack (school personnel), Bromcom (school 
personnel) and an in-house data platform. 
 
Q1.c. Mazars. 
 
Q2. All cloud-based systems so not running on versions. 
Q3. All cloud-based systems so not running on versions. 
Q4. No upgrades planned. 
Q5. In-house.  
Q6. Varied, first line support is done in-house. 
Q7. Ark Schools often makes use of framework agreements established by professional 
buying agencies. In these cases, the procurement opportunity would not be advertised 
by Ark Schools directly, but by the professional buying organisation on  our behalf. In 
cases where Ark Schools is not making use of a framework agreement, the procurement 
opportunity would be advertised on Contracts Finder. Procurement opportunities with 
a value higher than £189,330 would also be advertised in the Official Journal of the 
European Union. 
Q8.  Multiple  Heads  of  Teams, Ark  Schools,  The  Yellow  Building,  1  Nicholas  Road, 
London, W11 4AN, 020 3116 0800, xxxx@xxxxxxxxx.xxx. 
 
In  the  event  that  you  are  not  satisfied  with  this  response,  please  write  to  the  Director  of 
Governance  at Ark  Schools,  who  will  respond within  ten 
Ark Schools. The Yellow Building, 1 Nicholas 
Road, London, W11 4AN 
 
T +44 (0)20 3116 0800 F +44 (0)20 7831 9469 
xxxx@xxxxxxxxx.xxx   arkschools.org 
Ark Schools is a company limited by guarantee 
Registered in England number 05112090 
 



 
working days. Further to this process, you can also contact the Information Commissioner, 
who will investigate the case at their discretion, at the address below:  
 
FoI Compliance Team (complaints) 
Information Commissioner’s Office 
Wycliffe House 
Water Lane 
Wilmslow 
Cheshire 
SK9 5AF. 
 
Yours sincerely, 
 
 
 
James Stone 
Data Protection Manager 
Ark Schools. The Yellow Building, 1 Nicholas 
Road, London, W11 4AN 
 
T +44 (0)20 3116 0800 F +44 (0)20 7831 9469 
xxxx@xxxxxxxxx.xxx   arkschools.org 
Ark Schools is a company limited by guarantee 
Registered in England number 05112090