Mae hwn yn fersiwn HTML o atodiad i'r cais Rhyddid Gwybodaeth 'vehicle Hire/Lease contract'.


   
Legal Compliance 
Room G37 
 
Academic Services 
James Clerk Maxwell Building 
Directorate  
57 Waterloo Road 
 
London SE1 8WA 
 
Tel:   020 7848 4260 
Email: xxxxxxxxxxxxxxxx@xxx.xx.u k   
 
Via email to: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx  
 
Wednesday, 23 March 2011 
 
Dear Mr Middleton 
 
Freedom of Information Act 2000 request - 
vehicle hire/lease contracts 
 
In response to your request for information regarding vehicle hire/lease contracts, 
dated 26 February 2011, made under section 1(1) of the Freedom of Information 
Act 2000 (“the Act”), I am writing to confirm that some of the information you 
require exists and is included in this letter.  
 
You asked the following: 
 
 1. What is your authorities annual cost (excluding VAT) that you spend on the 
hiring/leasing of vehicles? 
 
A search of our commodity codes has revealed a total spend of around £73,000 on 
vehicle hire during the 2009/2010 academic year.  The commodity code in question 
includes taxi hire, car hire, etc. and will not reflect accurately spend on any vehicle 
hire where College staff would drive the vehicle.  It should be noted that the figure 
quoted is inclusive of VAT, therefore, the annual spend excluding VAT is around 
£62,125.  
 
2. Does or would your authority have a requirement to hire/lease any of the following 
makes of vehicles: 
     a) Mini Bus/ MPV 8-9 Seats. 
     b) Vans of all sizes. 
     c) Refrigerated Vehicles. 
 
King’s College London operates a devolved purchasing function and the 
requirements of the varied and diverse operations of the College would not be 
known centrally in any detail.  Given the nature of the College’s business, it is 
feasible that vehicles in all three of the above categories might be hired. 
 
3. Are your hire/lease vehicles on a contract term? 
 
There are no College-wide agreements for vehicle lease or hire.  Some departments 
may have local arrangements. 
 
4. If so, when do they expire? 
 
Non-applicable.  See response to question 3 above 

  
 
5. Would an SME contract hire company (up to £30,000 per annum) be allowed to 
provide your authority with hire/lease vehicles?     
 
All companies are able to bid for the College’s business and the College uses its best 
endeavours to ensure that all prospective suppliers are treated equally and fairly.  
The College would carry out financial checks on prospective suppliers to safeguard 
its interests and to ensure that supplier capture issues are taken into account before 
awarding any contract.  Being a SME is not an impediment to doing business with 
the College. 
 
6. If yes, which person could we contact and what would be their direct telephone 
contact number? 
 
There is no one person responsible for this supply commodity (See response to 
question 3 above).  All contract opportunities at King’s College London would be 
posted on the area of our website dedicated to our suppliers.  Please find information 
at the following link:  
http://www.kcl.ac.uk/about/structure/admin/purchasing/supply/ 
 
As explained above, the College’s Finance department does not hold all the 
information you have requested centrally. In order to find out the annual cost of 
vehicle hire/leasing arrangements, we would need to approach the College’s nine 
academic schools and approximately eighty-nine central departments to locate, 
extract and retrieve information regarding local arrangements.  
 
The College believes that the cost of doing this would exceed the ‘appropriate limit’ 
set by the Freedom of Information and Data Protection (Appropriate Limit and 
Fees) Regulations 2004 (‘the Regulations’). The Regulations specify that a public 
authority does not have to comply with a request for information where the cost of 
complying with the request would exceed the ‘appropriate limit’, which is set for 
universities at £450 or the equivalent of 18 hours of staff time. The College’s policy 
is not to provide information where the cost of doing so would exceed the 
‘appropriate limit’. 
 
This completes your request for information. 
 
If you feel your request has not been properly handled or you are otherwise 
dissatisfied with the outcome of your request, you have the right to complain. Details 
of how to make a complaint can be found in our FoI Policy, a copy of which is 
available on our web site at: 
http://www.kcl.ac.uk/college/policyzone/index.php?id=209   
 
Further information is also available from the Information Commissioner at:  
 
Information Commissioner's Office 
Wycliffe House 
Water Lane 
 



  
Wilmslow 
Cheshire 
SK9 5AF 
Tel: 01625 545 700 
www.ico.gov.uk  
 
Yours sincerely 
 
Sarah White 
Legal Compliance Officer