Mae hwn yn fersiwn HTML o atodiad i'r cais Rhyddid Gwybodaeth 'University policies on gender-based violence, sexual misconduct, violence, bullying and harassment'.

link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 4 link to page 4 link to page 4 link to page 4 link to page 9 link to page 9 link to page 9 link to page 9 link to page 10 link to page 10 link to page 10 link to page 10 link to page 10 link to page 10 link to page 11 link to page 11 link to page 11 link to page 11 link to page 11 link to page 11 link to page 13 link to page 13 link to page 13 link to page 13 link to page 13 link to page 13
 
 
 
 
 
 
 
 
STUDENT CODE OF CONDUCT AND 
 
DISCIPLINARY POLICY 
 
 
 
 
 
Table of Contents 
 
1. Purpose ..................................................................................................................... 3 
2. Scope ................................
........................................................................................ 3 
 
3. Policy ......................................................................................................................... 4 
Complaints of misconduct ..................................................................................................................... 4 
 
Determining the level of complaint ................................................................................................................. 5 
 
Investigation of complaint ................................................................................................................................ 6 
 
Adjudication ........................................................................................................................................................ 7 
 
Disciplinary Board hearing ................................................................................................................................ 8 
 
Appealing the decision of the Disciplinary Board. ................................................................................. 9 
 
Adjudicating appeals .............................................................................................................................. 9 
 
Suspension ............................................................................................................................................. 10 
 
Criminal matters .................................................................................................................................... 10 
 
Students on professional courses .......................................................................................................... 10 
 
Health matters ....................................................................................................................................... 11 
 
Student attendance and representation at interviews and meetings ................................................... 11 
 
Timescale ............................................................................................................................................................. 11 
 
Record of hearings ................................................................................................................................. 11 
 
The Disciplinary Board ....................................................................................................................................... 11 
 
Monitoring and reporting ................................................................................................................................. 12 
 
4. Forms/Instructions ..................................................................................................... 13 
5. Links/Dependencies ................................
.................................................................. 13 
 
6. Appendices 
............................................................................................................... 13 
 
 
 
 
 
 
 
 
Page 1 of 13 

Policy control 
 
Approved by 
Board of Governors 
 
 
 
   
Assistant University Secretary 
Contact/s 
(Adjudication) 
 
 
 
   
History/Revision dates 
July 2010. Approved 9 July 2015. 
 
 
 
   
Audience 
Internal (Intranet only) 
  X 
 
External (Internet) 
  X 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Page 2 of 13 

 
 
1. Purpose 
 
 

After consulting with the Academic Board and representatives of students, the Board of 
 
Governors hereby makes the following rules with respect to the conduct of students and 
 
procedures for handling disciplinary offences. 
 
 
2. Scope 
 
 
 
 

This Policy covers all students of the University, both taught and research. Students are 
independent adults with legal and social responsibilities and are accountable for their actions 
and behaviour. The University of Bedfordshire fosters a community which has an atmosphere 
of trust and respect and our commitment to this is set out in the Community Partnership 
Agreement. Students are expected to conduct themselves in accordance with these 
principles, and with the University’s commitment to access and diversity. They should show 
proper concern in their behaviour for the reputation of the University and the student body, 
and for its effect on their fellow students, staff and their successors. 
 

Misconduct is behaviour which interferes with the proper functioning of the University and its 
activities, or those who work and study in the University, or which has the potential to 
damage the reputation of the University or the student body. Such behaviour could take place 
on University premises or elsewhere, and whilst engaged in University related activity or not. 
Separate regulations are made for dealing with academic offences. 
 

The following are examples of what might constitute misconduct: 
 
a)  disruption  of,  or  improper  interference  with  the  academic,  administrative,  sporting, 
social or other activities of the University; 
 
b)  obstruction  of,  or  improper  interference  with  the  activities,  functions  or  duties  of 
any student, staff member, Governor, contractor or visitor to the University; 
 
c)  violent,  disorderly,  threatening,  indecent  or  offensive  behaviour  or  language  whilst 
on University premises or elsewhere; 
 
d)  falsification  or  misuse  of  University  records,  including  degree,  diploma  or 
other certificates, and of University equipment, systems and processes; 
 
e)  false pretences or deception relating to academic assessments and examinations; 
 
f)  fraud, deceit or dishonesty in relation to the University or its staff or in connection with 
registering as a student, being a student, holding any office at the University or gaining 
a pecuniary advantage through association with the University; 
 
g)  actions  which  might  cause  injury  or  put  at  risk  the  health  or  safety  of  people  on 
University premises or whilst on University activities; 
 
h)  harassment or bullying in any form including via social media of any student, member of 
staff, Governor, contractor or other visitor to the University on grounds of their perceived 
race,  nationality,  gender,  transgender  status,  disability,  sexual  orientation,  religion, 
belief, age, other personal characteristic or for any other reason; 
 
i) 
breach of the  provisions of the University’s policy  on  Freedom of Speech or  Freedom 
of Expression or other similar policy; 
 
 
Page 3 of 13 

 
j) 
the  expression  of  any  extremist  views  that have  the  potential  to  incite  discrimination 
or violence by or towards others; 
 
k)  theft, damage to or defacement of University property, or the property of other members 
and users of the University or third parties, whether caused intentionally or recklessly; 
 
l) 
attending  classes  or  entering  any  other  learning  environment  whilst  under  the  influence 
of alcohol or drugs; 
 
m)  misuse or unauthorised use of University premises or items of property, including 
computer misuse, or breaches of the University code on acceptable network use; 
 
n)  conduct which constitutes a criminal offence, including possession of offensive weapons, 
possession of implements that are intended for use as weapons and possession of illegal 
substances on University premises or at an event under the control of the University or 
Students Union, or an offence affecting other users of the University or the public; 
 
o)  failure  to  disclose  name,  student  number  or  other  relevant  details  to  a  staff  member  of 
the University, when it is reasonable that such information be given; 
 
p)  failure to comply with a previously imposed penalty under the disciplinary procedures. 
 
q)  bringing the University into disrepute. 
 
This list is not exhaustive. 
 

University halls of residence (whether operated by the University itself or by third parties) also 
operate schemes of discipline within their areas of University premises, as does the Students 
Union. Where serious breaches of disciplinary codes occur in such settings or there are 
persistent offences, they may be referred by those operating those schemes for consideration 
under this Policy. 
 

Students of the University studying at partner colleges will normally be subject to the 
disciplinary procedures of the partner college in the first instance. Where the alleged 
misconduct has the potential to damage the reputation of the University or the University's 
student body, the University will liaise with the partner college as necessary to 
 
determine the appropriate procedures to be followed. At the discretion of the University and 
the partner college, it may be deemed appropriate for an allegation to be considered under 
the University's disciplinary procedures. 
 

A student of the University studying at a partner college may request the University to review 
the decision of the partner college, upon completion of the college's own disciplinary 
procedures. Such a review will normally follow the procedure for appealing a decision to the 
University Secretary (see paragraphs 31-34). 
 

Students of the University who are subject to disciplinary action under this Policy, including 
students at partner colleges who request a review by the University, will be entitled to 
receive a Completion of Procedures letter to take their case to the Office of the Independent 
Adjudicator if they are dissatisfied with the outcome of the disciplinary procedures that are 
applied to them. 
 
 
3. Policy 
 
 
Complaints of misconduct 
 

Any student, staff member, Governor, contractor, visitor to the University or member of the 
public may make a complaint of misconduct about a student. Complaints should be 
addressed to the Student Adjudication Team in the first instance. If the complainant cannot 
 
Page 4 of 13 

 
provide the name of the student about whom they have complained then the Student 
Adjudication Team may take steps to identify the individual concerned if there is sufficient 
evidence available to enable identification. 
 
10 
The University will not normally take disciplinary action in minor disputes between students 
and members of the public, other than where it believes a student’s behaviour constitutes a 
hazard to other people or to property or puts at risk the University’s reputation. 
 
11 
The University encourages individuals to put their name to any complaint they make. 
Anonymous allegations are less easy to investigate, but may be considered at the discretion 
of the University. In exercising this discretion, the factors taken into account will include: 
 

 
the seriousness of the issues raised;

 
the credibility of the complaint; and
 
the likelihood of confirming the allegation from attributable sources.
 
If a complainant does not wish their identity to be disclosed to the student about whom they 
are complaining, the University will endeavour to keep their identity confidential so long as it 
does not hinder or frustrate any investigation. However, the individual making the disclosure 
may need to provide a statement as part of the evidence gathering process, and their 
identity may be revealed or implied as part of the investigating process. 
 
12 
If a complainant makes an allegation that they believe to be true, which is not confirmed by 
subsequent investigation, no action will be taken against them. If, however, they make 
allegations that, on the balance of probabilities, it is determined that they know to be untrue, 
and particularly if they persist with making them, then the University may consider disciplinary 
action against the person who made the complaint. 
 
13 
A manager or staff member receiving a complaint under this code should refer the matter to 
the Student Adjudication Team who will determine whether the complaint is eligible for 
consideration under this Policy. If the complaint is not eligible, the Student Adjudication Team 
will advise the complainant of the reason. 
 
 
Determining the level of complaint 
 
14 
Complaints will be considered either by the student's Head of Department or the Disciplinary 
Board, depending on the level of seriousness. 
 
15 
On receipt of a complaint that is eligible for consideration under this Policy, the Student 
Adjudication Team, on behalf of the Chair of the Disciplinary Board, will make an initial 
assessment of whether the complaint is minor misconduct that can be addressed by the Head 
of Department (Level 1 or 2), or if it is sufficiently serious to require a formal Disciplinary 
Board hearing (Level 3). Consideration will also be given to previous instances of misconduct 
and the Student Adjudication Team may review the student’s disciplinary record to determine 
whether the aggregation of previous minor misconduct justifies the complaint to be treated as 
more serious. 
 
16 
The following framework will be referred to in determining the level: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Page 5 of 13 

Table 1 
 
Level of 
Examples of types 
Action 
Dealt with by 
Record 
seriousness 
of offences 
 
 
 
1 - Minor 
Rudeness 
Guidance: 
Head of 
Department to keep 
 
Pastoral 
Department 
brief note of the 
Disruption in class 
(Informal 
 
guidance 
(with 
complaint and that 
disciplinary 
Poor attitude to 
interview with 
Disciplinary 
guidance interview has 
measures) 
staff, other students 
Personal Tutor 
Board guidance 
taken place 
 
or neighbouring 
 
where 
 
 
residents 
 
appropriate) 
 
2 - Significant  Repeat offences or 
Warning: 
Head of 
Department to keep 
 
more serious 
Disciplinary 
Department 
brief note of the 
(Informal 
offenses 
Interview and 
(with 
complaint and that 
disciplinary 
 
informal warning. 
Disciplinary 
warning interview has 
measures) 
 
 
Board guidance 
taken place 
 
 
Restriction or 
where 
 
 
 
injunction to 
appropriate) 
 
 
 
avoid certain 
 
 
 
 
behaviour. 
 
 
3 - Serious 
Serious 
Formal hearing: 
Student 
Formally recorded 
 
disciplinary 
Formal 
Adjudication 
Disciplinary Board 
(Formal 
offences 
penalties as 
Team and 
hearing, investigation 
disciplinary 
 
described in 
Disciplinary 
and decision 
measures) 
 
paragraph 29 
Board 
coordinated by 
 
 
 
 
Student Adjudication 
 
 
 
 
Team 
 
17 
Where the offence is sufficiently serious, the Student Adjudication Team may make a 
recommendation via the Registrar to the Vice Chancellor to suspend the student about whom 
the complaint has been made whilst the complaint is being investigated. Offences may enter 
at this level or progress through from less serious measures. (See paragraphs 38-42). 
 
 
Investigation of complaint 
 
18 
All complaints that are deemed eligible by the Student Adjudication Team for consideration 
under this Policy will be subject to an initial investigation by the student's department. 
 
19 
The Student Adjudication Team will refer the complaint to the Head of Department who will 
appoint an independent member of staff, with no connection to the action or incident 
complained of, to investigate it. The Head of Department will notify the Student Adjudication 
Team of the name of the staff member investigating and will ensure that a report of the 
investigation is provided to the Student Adjudication Team on completion of the investigation. 
 
20 
Where a case is identified as serious (Level 3) either at the outset or at any time during the 
complaint investigation, the Student Adjudication Team will arrange for a Disciplinary Board 
member to be appointed to oversee the complaint. The role of the Disciplinary Board member 
is to provide advice and guidance on process throughout the case and, where it is determined 
that the complaint requires a formal hearing, the Disciplinary Board member will hear the case 
and decide the outcome and penalty. The same Disciplinary Board member may act 
throughout the case or more than one may be appointed, depending on the length of the case 
and availability of Disciplinary Board member(s). 
 
21 
Any Investigating Staff Member may request the Student Adjudication Team to nominate a 
Disciplinary Board member to act as mentor to the Investigating Staff Member. 
 
22 
The Investigating Staff Member will send a written invitation to the student complained of, 
inviting them to an interview, explaining the allegation which has been made, informing 
them that they may be accompanied by a friend or representative, and providing a copy of 
this Policy. The student will be given at least two clear working days’ notice to attend. The 
 
Page 6 of 13 

 
Investigating Staff Member may also supplement the written invitation by using other 
communication mechanisms such as email and telephone to ensure that the student receives 
the invitation to attend the hearing. 
 
23 
If the student complained of does not respond to invitations sent to the postal, email or 
telephone contact details held for them on the University's records system within a reasonable 
amount of time, the Investigating Staff Member should inform the Student Adjudication Team . 
The complaint will be deemed to be 'not admitted' and will be subject to a Disciplinary Board 
hearing (see paragraph 27-30). 
 
24 
The Investigating Staff Member may interview witnesses and/or the person making the 
complaint. All such individuals should be provided with an opportunity to be accompanied by a 
friend or representative at such interviews. 
 
25 
A student may admit the offence in full or part in writing, or in full or part in person at interview, 
or deny the offence. In all cases, the investigating staff member will submit a report to the 
Student Adjudication Team . 
 
 
Adjudication 
 
26 
On receipt of a report from an Investigating Staff Member, the Student Adjudication Team will 
determine the action to be taken in accordance with the following guide: 
 
Table 2 
 
Category  Level of 
Decision 
Action 
Dealt with by 
 
complaint 
 
 
 
 
(see Table 1) 
 
 
 

1 - Minor 
That there is no 
The Student Adjudication Team 
Student 
 
2 - Significant 
case to answer 
will write to the student 
Adjudication 
 
3 - Serious 
 
indicating that the matter is 
Team 
 
   
 
closed. They will copy this letter   
 
   
 
to the Investigating Staff 
 
 
 
 
 
Member, the Head of 
 
 
   
 
Department, any appointed 
 
 
   
 
Disciplinary Board member and 
 
 
   
 
the person who made the 
 
 
   
 
original complaint. 
 

1 - Minor 
That the offence 
The Student Adjudication Team 
Head of 
 
2 - Significant 
has been 
will request the Head of 
Department 
 
 
 
admitted or 
Department to apply the 
 
 
   
partially admitted 
appropriate action in accordance   
 
   
and is minor 
with Table 1.  The Student 
 
 
   
 
Adjudication Team will write to 
 
 
   
 
the person who made the 
 
 
 
 
 
original complaint advising them   
 
   
 
of the outcome. 
 

1 - Minor 
That the offence 
The Student Adjudication Team 
Student 
 
2 - Significant 
is admitted or 
will appoint a Disciplinary Board 
Adjudication 
 
3 - Serious 
partially admitted 
member to consider the 
Team/ 
 
   
but is more 
allegation at a formal hearing 
Disciplinary 
 
   
serious, or is a 
 
Board 
 
 
 
second or further   
 
 
   
offence 
 
 

1 - Minor 
That the offence 
The Student Adjudication Team 
Student 
 
2 - Significant 
is not admitted 
will appoint a Disciplinary Board 
Adjudication 
 
3 - Serious 
 
member to consider the 
Team/ 
 
   
 
allegation at a formal hearing 
Disciplinary 
 
   
 
 
Board 
 
 
 
Page 7 of 13 

 
 
Disciplinary Board hearing 
 
27 
Where the Student Adjudication Team determines that a complaint should be referred to a 
formal hearing (category C or D in Table 2), the appointed Disciplinary Board member will 
invite the student, the Investigating Staff Member and any witnesses to a meeting. The 
student will be given at least two clear working days’ notice to attend, and will be informed 
that they may be accompanied by a friend or representative, and may bring any witnesses 
they wish to call. At the meeting, the Investigating Staff Member will outline their investigation, 
and the impact of the action complained of upon others, calling any witnesses as appropriate. 
The Disciplinary Board member may at any point in the proceedings decide not to hear 
further evidence from a witness or witnesses on either side. The student, or their 
representative, will be given an opportunity to cross examine both witnesses and the 
Investigating Staff Member. The student (or their representative) will then be invited to put 
forward their case, calling any witnesses as appropriate. The Investigating Staff Member will 
be given an opportunity to cross-examine witnesses and the student. The Disciplinary Board 
member will then ask the Investigating Staff Member, and then the student, to sum up their 
case. After deliberating upon the evidence, the Disciplinary Board member may: 
 
a)  find, on the balance of probabilities, the student is not guilty of the offence; 
b)  adjourn the hearing pending the provision of further evidence for or against the student; 
 
c)  find that, on the balance of probabilities, the student was guilty of the offence. 
 
28 
Where the Disciplinary Board member decides that the student is not guilty, they will write to 
the student indicating this outcome and that the matter is closed. They will copy this letter to 
the  Investigating  Staff  Member,  to  the  Head  of  Department,  and  to  the  person  who  made 
the original complaint. 
 
29 
Where the Disciplinary Board member finds the student guilty, the student will be given an 
opportunity to present any mitigating circumstances or other factors they wish to have taken 
into account. The Disciplinary Board member will then recommend the penalty to be applied, 
or may adjourn the meeting to consider the appropriate penalty further. 
 
Penalties may include one or more of the following: 
 
a)  a  requirement  for  the  student  to  apologise  to  those  affected  by  the  actions  which 
were complained of; 
 
b)  a  written  warning  to  the  student,  to  remain  on  their  record  for  a  period  determined  by 
the Disciplinary Board member; 
 
c)  a fine proportionate to the offence; 
 
d)  a requirement to make good the cost (in full or in part) of any damage or loss caused 
to property, whether that of the University or a third party; 
 
e)  exclusion from a particular section of the  University’s premises or facilities for a fixed 
or indefinite period; 
 
f)  a recommendation via the Registrar to the Vice Chancellor that the student be 
permanently dismissed from the University. Only the Vice Chancellor can permanently 
dismiss a student, and the Vice Chancellor may commute the proposed penalty to a 
lesser one if it is felt appropriate. If a decision to permanently dismiss is enacted then 
the University may advise other appropriate bodies of the action that it has taken. 
 
The above list is not exhaustive. The Disciplinary Board member may recommend a penalty 
or action not listed above, which will be subject to the agreement of the Registrar as Chair of 
the Disciplinary Board. 
 
A record of the offence and penalty will remain on the student’s file for the remainder of their 
period of study. 
 
Page 8 of 13 

 
30 
All recommendations for penalty are subject to confirmation by the Registrar as Chair of the 
Disciplinary Board, and the Registrar's decision is final, except where the recommendation 
is for dismissal, in which case the Vice Chancellor will make the final decision. 
 
 
Appealing the decision of the Disciplinary Board 
 
31 
A student may appeal the decision of the Disciplinary Board by writing to the University 
Secretary within ten working days of receiving written notification of the Disciplinary Board 
decision, setting out the grounds for appeal (students will be deemed to have received 
notification forty-eight hours after posting to the last known registered address if based in 
the UK and ten working days after posting if based outside the UK. If the decision is sent by 
email it will be deemed to have been received the same working day). 
 
32 
The following alone shall constitute grounds for appeal: 
 
a) that  new  and  relevant  material  evidence  or  information  has  emerged,  which  could  not 
have been made available for consideration at the time of the Disciplinary Board hearing; 
b) that the decision reached was perverse in the light of the evidence presented; 
 
c) that  there  was  a  procedural  error  at  the  Disciplinary  Board  hearing  or  in  the  process 
leading up to it which had a material effect upon the Disciplinary Board decision; or 
 
d) that the severity of the penalty imposed was unreasonable and disproportionate. 
 
33 
The University Secretary will determine whether the grounds are sufficient for an appeal to be 
heard. If not, he or she will inform the student in writing of this decision as soon as possible. 
 
This decision is final, and there will be no further right of appeal in the University’s procedures, 
and the student will be informed of their right to take the matter to the Office of the Independent 
Adjudicator (OIA). In such instances, the Student Adjudication Team will issue a Completion of 
Procedures letter to enable the student to refer the matter to the OIA. 
 
34 
If there are sufficient grounds for appeal, then the University Secretary will refer the matter to 
a member of the Vice Chancellor’s Management Group (other than the member with 
responsibility for managing the area in which the offence was investigated, or the University 
Secretary) to act as Adjudicating Officer. 
 
 
Adjudicating appeals 
 
35 
The Adjudicating Officer will convene a hearing as soon as conveniently possible, by inviting 
the student and their representative, the Disciplinary Board member and any witnesses the 
Adjudicating Officer wishes to interview to a meeting. The Adjudicating Officer may also invite 
other members of staff (such as a member of the Legal Office, or of the Student Support 
Services), who have no involvement in the case, to attend the hearing and provide advice. 
 
36 
The format of the hearing will be as follows. The Adjudicating Officer will ask the Disciplinary 
Board member to present the case against the student and the reasons for the penalty 
imposed, where relevant. The student will then be asked to present their grounds for 
appeal. The Adjudicating Officer will then ask questions of both the Disciplinary Board 
member and the student and any witnesses, and will invite both the student and the 
Disciplinary Board member to cross examine. The Adjudicator will then ask the Disciplinary 
Board member and then the student to sum up, before coming to a decision. 
 
37 
The decision may be either to uphold the original decision as to guilt, partially uphold the 
original decision as to guilt, to overturn it, or to amend the penalty imposed. This adjudication 
is the final internal stage for the University, and students may request a Completion of 
Procedures letter to take the matter to the Office of the Independent Adjudicator if they are 
dissatisfied with the outcome. 
 
 
 
 
 
Page 9 of 13 

Suspension 
 
38 
A student who is suspected of having committed a very serious disciplinary offence, or 
against whom a criminal charge is pending, or who is the subject of a police investigation 
may be suspended from attendance at the University at the Vice Chancellor’s discretion. 
Recommendations for suspension of a student should be made via the Registrar to the Vice 
Chancellor. 
 
39 
Suspension is not a sanction or penalty, but is imposed to protect the University community or 
members of that community, or the University’s reputation, pending a criminal trial or 
disciplinary hearing, or to allow an investigation to be carried out unimpeded. The Vice 
Chancellor may impose action short of suspension, such as a requirement that a student does 
not visit a particular campus or building, or that they do not contact a particular individual. 
Failure to comply with such a restriction or a suspension would, in itself, constitute a serious 
disciplinary offence. 
 
40 
If the Vice Chancellor’s decision is to suspend a student then this will be recorded and made 
available to the student concerned, who may make written representations requesting that the 
suspension be rescinded. Any such representations should be submitted to the Student 
Adjudication Team (xxxxxxxxxxxx@xxxx.xx.xx) for consideration by the Vice Chancellor. 
 
41 
A decision to suspend will be subject to review by the Vice Chancellor every four weeks or a 
lesser time period if the Vice Chancellor deems this appropriate, in the light of evidence 
available as to the progress of the case. 
 
42 
A  student  who  has  been  suspended  by  the  Vice  Chancellor  will  remain  suspended  until  they 
receive written confirmation from the Vice Chancellor that the suspension has been lifted. 
 
 
Criminal matters 
 
43 
Where it is suspected that a criminal offence has been committed, the University will refer the 
matter to the police. Where the police are investigating a particular matter, any investigation 
by the University relating to the same matter will normally be suspended but may 
recommence when the police investigation is completed. The University may, exceptionally, 
decide to proceed with its internal disciplinary process before a police investigation is 
complete. In such cases, the University will take into consideration any new information that 
arises from the police investigation. 
 
44 
Whether or not a matter results in a criminal prosecution or other forms of civil reprimand, 
the University may decide to pursue disciplinary action in relation to any matter brought to its 
attention. 
 
45 
The University and the police may share information about a student in order to progress 
either a police investigation or a University disciplinary investigation. The University may also 
use other means of information gathering such as web searches to collect or check 
information that is in the public domain regarding a student or an incident, for example court 
listings or news reports. Such information sharing and gathering will have due regard for Data 
Protection legislation and credibility of the source. 
 
 
Students on professional courses 
 
46 
Where a student on a course leading to a professional qualification is found guilty of certain 
types of disciplinary offence or fraud, the University may be under an obligation to disclose 
the matter to the professional body concerned. Where the offence is so serious that it might 
prevent the student registering with the professional body or completing professional 
placements, it may be necessary for the University to terminate the student’s registration on 
the course or to counsel the student to consider another path of study. 
 
 
 
 
Page 10 of 13 

 
47 
The University has specific legal responsibilities to ensure that children and vulnerable adults 
are safeguarded against the risk of harm and abuse. If a complaint is made under this Policy 
relating to a student on a course that is subject to Fitness to Practice regulation, the Student 
Adjudication Team may refer the complaint for consideration under the Fitness to Practice or 
Safeguarding Policy. 
 
 
Health matters 
 
48 
If it appears to an Investigating Staff Member that a student involved in a disciplinary matter 
is affected by signs of mental health difficulties, or psychological or emotional disorder, they 
may, after consulting with the Student Adjudication Team, refer the student for consideration 
under the University's Fitness to Study Policy. The disciplinary process will be suspended 
pending the outcome of the Fitness to Study procedure. 
 
 
Student attendance and representation at interviews and meetings 
 
49 
Students are entitled to be accompanied by a friend or representative at all interviews and 
meetings where allegations against them are discussed. This could be a member of staff or 
Officer of the Students Union, a family member, fellow student or personal friend. Legal 
representation is not considered appropriate for offences under these regulations. A friend or 
representative may speak on behalf of the student provided clear consent is given by the 
student at the meeting. 
 
50 
The University recognises that students have academic and external commitments and will seek 
to take account of the personal circumstances of students in arranging interviews and meetings. 
In the event of a student being unable to attend an interview or meeting, they must contact the 
relevant University officer before the proposed time in order to seek a deferral. The University will 
normally permit one such deferral at the request of a student. Where a student fails to attend an 
interview or meeting, or seeks to defer the meeting unreasonably, the University may proceed 
with the investigation, adjudication or appeal in their absence. 
 
 
Timescale 
 
51 
The University will aim to complete its investigation and provide the student with an outcome 
as soon as possible and within three months of receiving the initial complaint. The process 
may take significantly longer in cases where the University is awaiting the conclusion of a 
police investigation or other external process before an outcome can be determined. 
 
 
Record of hearings 
 
52 
A record will be made of all interviews and hearings described in this Policy. Where a 
Disciplinary Board hearing takes place, the Faculty in which the Disciplinary Board member 
works will provide a secretary to the meeting, who will conduct the correspondence. Where a 
member of the Vice Chancellor’s Executive Group is hearing an appeal, they will identify a 
staff member to act as secretary and conduct the correspondence. 
 
 
Disciplinary Board 
 
53 
The Disciplinary Board is chaired by the Registrar, who will appoint suitably qualified and 
experienced academic or support staff to be Disciplinary Board members to review 
disciplinary cases through formal hearings, ensuring that all such cases are considered by a 
Disciplinary Board member not within the student's Faculty. Decisions made by individual 
Disciplinary Board members are decisions of the Disciplinary Board. 
 
 
 
 
 
Page 11 of 13 

 
54 
The Student Adjudication Team will brief new Disciplinary Board members on the process and 
cases. All Disciplinary Board members are expected to undertake equality and diversity 
training before or as soon as possible after appointment. 
 
55 
The Disciplinary Board will meet at least once a year to ensure that there is common practice 
around the University, and to agree guidelines on the penalties for various types of offences, 
and definitions of minor and serious offences in the light of changing practice. The 
Disciplinary Board will also consider the effectiveness of these procedures, the speed with 
which disciplinary matters are dealt with, and if necessary make appropriate 
recommendations for amendments. 
 
 
Monitoring and reporting 
 
56 
The Student Adjudication Team will be responsible for agreeing and implementing a system of 
monitoring, recording and reporting of allegations, outcomes and penalties against all of the 
recognised equality criteria, for presentation to the Equality and Diversity Committee annually. 
 
57 
The  Student  Adjudication  Team  will  report  to  Academic  Board  after  the  end  of  each 
academic year on the activity and outcomes of complaints made under this Policy. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Page 12 of 13 

 
 
4. Forms/Instructions 
 
 
Investigator's report template 
 
 
 
5. Links/Dependencies 
 
This policy should be read and its use considered with reference to: 
 
 
Academic Discipline Policy 
 
Research Misconduct Guide 
 
Student Complaints Policy 
 
Fitness to Study Policy 
 
 
 
 
 
6. Appendices 
 
 
None 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Page 13 of 13