This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Full details of the Sex and/or gender — working together to get the question right Study'.

Desk research  - the question of gender: what 
we know/don't  know 

https://blogs.gov.scot/digital/2018/07/05/sex-and-or-gender-working-together-to-get-the-
question-right/  
 
Please add additional research and resources on this topic here. 
Insights  from meeting  with  [REDACTED], Transgender Alliance  Support  group: 
Slide  deck provided  by [REDACTED] as follow  up to his talk. Please field  any contact you wish 
to have with  [REDACTED] through  [REDACTED] or me as he has taken on a bit  work for us 
and GDS to help get the right  design  patterns across government.  Just so we are all  joined  up. 
  
[REDACTED] [REDACTED]   
 
  The fight  for ‘X’  identifier  is for passports only and  not for application  forms. 
Historically  it was because passports were given  to refugees during  the second 
world war and  the passport office were unable  to identify  the gender of children 
due to foreign  names. 
  Any  identity  checks where a National  Insurance  number is drawn upon  will come 
back unfound  for trans people  therefore  all trans people  would fail the check in 
this case. There is issues with National  Insurance  records and Social Security 
Benefits being  taken  off the system – these can’t be accessed for any electronic 
systems. HMRC  and DWP use a ‘special customer records protocol’  for trans 
people.  This protocol is ordinarily  used for royals, witness protection,  undercover 
police and  MSPs. There is a judicial  review against  DWP to determine  whether 
the process is lawful or discriminatory.  results of this are due in December 2017. 
  There is problems with DVLA  and  vote registration  – trans people  cannot be 
found  by these organisations  and some trans people  couldn’t  vote in the last 
election. 
  Proving  identity  is a “nightmare”  for trans people,  in particular  people  have to wait 
at least 2 years after they  receive their gender  recognition  certificate to get their 
birth certificate  updated  therefore  some trans people  may not have  their current 
gender  on their birth certificate  and can struggle  to provide  ID documents. Trans 
people  often  ask NHS  to update  their details  so might have this card available, 
the community health  number is gender  specific so therefore  a new one is 
issued. 
 

 
 
In terms  of data  gather on our application  forms we  have  some  specific 
insights: 
 
  If  asking for title, preferable  to include Mx  and an option  to add  another  title with 
free text box 
  If  asking individuals  if they have  been  known by previous  names, it must be clear 
where this information  goes, if it is shared with any third  party etc. and it’s a 
common misunderstanding  that trans people  don’t  know to declare this 
information. 
  The gender  and sex questions should not be split into two separate questions  as 
this makes it seem like  they  are two different  things and  for the majority  there will 
be no difference. 
  When asking  the gender question, it was suggested that this could be 
worded as “How would you  describe your  gender?”. It was made  clear that 
we will  never be able to list all the ways  that people confirm  their gender, 
Facebook tried this and ended up with  57 variations therefore to make 
people feel respected it was suggested to have male/female/  and “in 
another way”  with an option to enter what  they identify as with a free text 
box. This is preferred to rather than saying  “prefer to self-describe” or 
“other” as other can come  across as very harsh and blunt. People want to 
feel like they exist.
 
 
 
 
 
______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________ 
1. How DS, DBS and Access NI currently handle transgender applications  
Disclosure Scotland Process  
  If you're transgender and applying  for a disclosure  you can apply  using  a special  process. 
  This means you  only  have to tell  Disclosure Scotland  your previous  gender. 

  You don't have to tell  the person or organisation  asking  you for a disclosure  – unless 
you're happy for them to know. 
  You should  use your present name and gender to fill  out the disclosure  application  form. 
o   Disclosure application process for transgender applicants 
You should  use your present name and gender to fill  out the disclosure  application  form. 
Do this  this for whatever type of disclosure  you're applying  for. 
You don't have to: 
  answer 'yes' to the part of the form about previous  names unless you had other names that 
don't relate to your transgender status 
  disclose  names that you  were previously  known by 
  give  your Gender Recognition  Certificate (GRC) to your employer 
  Notify  Disclosure  Scotland  of your  previous  names 
To complete  your disclosure  application,  you'll  need to provide  Disclosure  Scotland  with details 
of your previous  names. 
To do this,  you  should  send a letter to Disclosure  Scotland  including  the following  information: 
  your case reference number 
  your contact details 
  details  of your previous  names 
  a photocopy  of a document  which proves your previous  names, such as your birth 
certificate or GRC 
  if you want the copies of the documents you've supplied  to be returned to you 
You should  only  send Disclosure  Scotland  photocopies  of your documents. 
Disclosure  Scotland's  Vetting Operations  Managers will  let you know they have received your 
paperwork so you can be sure your  information  is handled  safely. 
Volume of cases – [REDACTED] has been informed that  [REDACTED] cases  have been 
processed from January  to now (August)
 
Users can currently  apply  via  paper or online. 
Users don’t have to prove previous  names/identity  if they have provided  the details  on an 
application  form whether paper or online.  However, if they choose the discreet offline  service 
they have to supply  ID documents  in  the previous  name. 
2. DBS 

Brief Summary 
The Disclosure  and Barring  Service (DBS) provide  a sensitive  applications  process for trans 
people  who do not wish to reveal former names. The DBS checks were formerly  known  as 
Criminal  Records Bureau (CRB) Checks. 
Information  from Disclosure and Barring Service  
If a Trans person is required to complete a Disclosure  and Barring  Service (DBS) check, DBS 
offers a confidential  checking process in  accordance with the Gender Recognition  Act 2004. This 
gives the Trans person the choice as to whether they are content or not for their  previous  gender 
to be disclosed  on their DBS Certificate. 
 
If an applicant  decides they do not wish for their previous  identity  to be disclosed  to their 
employer  and/or on their DBS Certificate,  they should  call the dedicated team in  Customer 
Services who are experienced in  dealing  with these types of sensitive  cases. A member of this 
team will  advise the applicant  about the process and what they will  need to do. 
 
If the applicant  does not feel comfortable  dealing  directly  with a member of this dedicated 
Customer Service team, the applicant  should  contact the team and give  details  of a nominated 
person that the DBS can deal with  on their  behalf. Alternatively,  the applicant  can contact the 
team direct by email,  post or telephone. 
Source: https://uktrans.info/legislation/72-political-documents/180-disclosure-and-barring-
service-dbs-checks-for-transgender-persons-formerly-criminal-records-bureau-crb-checks
 
3. Access NI 
 Transgender applicants  
AccessNI has a special  application  process for transgender people who don't want to reveal their 
previous  gender and names to the organisation  requiring  the disclosure. 
If you are transgender and want advice about job  applications  where an AccessNI check is 
required,  or you need help  completing  the AccessNI application,  you should  contact AccessNI 
on 0300  200 7888  and ask for the Operations  Manager. 
Source: https://www.nidirect.gov.uk/articles/about-criminal-record-checks 
4. External desk research 
a. Stonewall Trans Advisory  Group  (Stag) – latest position  on passports 
Key finding: UK passports should  allow  people  who do not identify  as male female to define 
themselves as X. For trans people  who identify  as non-binary  – that is,  neither male or female, or 

some combination  thereof – it would  give  them an option  that wasn’t prescriptive,  whereas the 
only  options  at the moment  are prescriptive  for them. 
“It basical y  al ows  them to express their  identity,  and it’s not just  trans people it impacts,  it’s 
important  to illustrate  it would  have a lot of benefits  for intersex people  as wel .” 
Intersex describes a person who may have the biological  attributes of both sexes. 
Key finding: HSBC is offering  its transgender community  a choice of 10 new gender-neutral 
titles  that wil   be printed  on the person’s bank cards and other comms/materials.  Disclosure 
Scotland are offering many options on the basic online application  form, including the 
gender-neutral title Mx. 
 
Source: https://www.theguardian.com/society/2017/apr/05/uk-passports-should-include-
transgender-title-says-stonewall
 
b. Meet the surgeons – reassignment demand is going through the roof 
Key finding: there are more male to female gender operations  than female to male. Demand is 
outstripping  the number  of doctors who can perform reassignment  surgery. Waiting  times are 
high  and contributing  the stress, anxiety  people are already experiencing 
Source:https://www.google.co.uk/amp/s/amp.theguardian.com/society/2016/jul/10/meet-the-
gender-reassignment-surgeons-demand-is-going-through-the-roof
 
c. Number of British people seeking to change gender soars  
LGBT activists  warn that increasingly  long  waiting  times for people seeking  gender 
reassignment  can be dangerous,  with trans people  already reporting  much higher  rates of suicide 
and depression. 
A Freedom of Information  Act undertaken by The Guardian  revealed that referrals to all  14 
gender identity  clinics  (GICs) in  the UK had increased, with some clinics  reporting  surges in 
patient  numbers of several hundred  per cent. 
At Charing Cross in London, the oldest and largest adult clinic, the number of referrals 
has almost quadrupled in 10 years, from 498 in 2006-07 to 1,892 in 2015-16.
 
 
Source: https://www.google.co.uk/amp/www.independent.co.uk/life-style/health-and-
families/health-news/number-of-british-people-seeking-to-change-their-gender-soars-
a7130006.html%3famp
 
d.  Getting Equalities Monitoring Right 

A survey has taken place in SG Lynn McMinn  will  summarise  the issues for us 
Source: http://www.scottishtrans.org/wp-
content/uploads/2017/06/getting_equalities_monitoring_right.pdf
 
e. East leads West in a question of gender 
Around  the World  there is a slow but steady increase in recognition  of a 3rd gender option,  and 
countries  in Asia and Oceania are taking  the lead. 
In Australia,  a 3rd gender of “X” has been included  as an option  in passports since 2011,  and this 
has now been extended to all federal documents,  including  the 2016  National  Census which 
included  a gender option  of “other”. 
In the last 20 years, a gender perspective has been incorporated  into  International  Human Rights 
Laws and gender equality  has been restated in  many UN resolutions.  More recently there has 
been movement  to broaden the focus from binary  gender to gender identity.  The United Nations 
Human Rights  Council,  adopted a resolution  in  2016,  on “Protection  against violence  and 
discrimination  based on sexual orientation,  and gender identity”  which has been celebrated as a 
major  step in recognising  and respecting  gender diverse people. 
Sourcehttp://www.jigsaw-research.co.uk/Talking/Blogs/Article/129/East-leads-West-in-a-
Question-of-Gender
 
 
6. Defra - learning's from  across government 
Make sure you know if you are collecting data about gender or sex. These are two very different 
things. Don’t get them confused or you will cause confusion and potentially distress for your trans and 
non-binary users. 

         Male / Female / Other, did not go down well. Non-binary users were more aware of equality 
issues, around gender, and felt that ‘Female’ should come first alphabetically.  

         ‘Other’ was also considered inappropriate and felt exclusionary. ‘Another gender’ was felt to be a 
more appropriate term. 

  
Other things to bear in mind: 
         The process of legally changing your gender, in the UK, is a long protracted and an unpleasant 
experience that takes a minimum of two years, involves getting a medical diagnosis of gender 
dysphoria, and submitting evidence to a gender recognition panel. At which point the panel will 
decide if they agree with you. 


         Not all people who have transitioned, identify as trans. Some people identify as trans before 
changing their gender, some whilst transitioning, and some after. 

 I would also recommend reading through some of the evidence submitted to the Women and 
Equalities Committee: Transgender equality inquiry from 2016. 
https://publications.parliament.uk/pa/cm201516/cmselect/cmwomeq/390/39014.h
tm#_idTextAnchor005
 
 I would also recommend speaking to the non-binary inclusion project http://nonbinary.co.uk/. They 
are a small organisation. 

6. Home Office 
National Policy: Identity 
tells  you how to consider  applications  for naturalisation  or registration  where the applicant  has 
changed their gender. (may not be relevant) 
 
7. An  internal perspective – [REDACTED].   
[REDACTED]  met with [REDACTED]  this morning. [REDACTED]  has read 
about our work on Yammer and is keen to get involved in our work to get this 
right.
 
 
1.Gender Recognition Certificate (GRC) – it’s my understanding  that this is issued 
mainly for the purpose of being able to legally change gender on birth certificate; it 
should not be used by organisations as “proof” of being transgender so are Disclosure 
Scotland allowed to require it?  
This is a final step in a long process and not every transgender person has a GRC  – 
they may  not feel they need it or want  to go through the stress of the process or there 
are financial barriers as it is expensive to get. Concerned that by relying on this, 
Disclosure Scotland is not offering the privacy  of not disclosing other names to 
employers to people who may be at different stages of transitioning and I’m not sure 
this adheres to the Equality Act. Implication that we may be saying to people who  do 
not have this that we do not consider them to be “trans enough” – highly offensive and 
discriminatory. 
 

Also non-binary identity does not necessarily mean any  physical “transitioning”  takes 
place (although this varies and is not always  the case), other than sometimes a name 
and/or gender identity change, so these people may not wish to obtain a GRC. 
Circumstances will vary  between individuals  and there is no “single” way  of being 
either transgender or non-binary. Also, non-binary gender identity does not always 
mean the individual identifies as transgender; some do, others don’t. Non-binary 
gender identity is not currently covered under the Equality  Act or recognised in law, 
meaning such individuals  already face stigma and  potential distress when filling out 
official forms. 
 
2. In terms of asking about gender on the form, I think it would  be confusing to ask 
about both gender and  sex, as there is not widespread recognition that they may mean 
different things or sufficient education amongst the general public. Although  it is not 
as blunt as asking about “gender at birth”, which I find to be an offensive and 
insensitive way  of asking anyway,  it is still asking someone to mark a box with 
something that they do not identify with and  could cause distress and confusion. 
 
The response an applicant gives to this field is not required for vetting purposes; it 
would be an inaccurate piece of information to use to identify an individual’s  criminal 
record in any case, as police may not update  records if gender identity has changed. It 
is based on assumptions that we should not be making  and  could well be wrong.  As 
such, whatever  option an applicant selects it should not require any different branch of 
the form to have  to be filled out. My opinion would be that we give options of 
“Female”, “Male”, “Non-binary/no gender” and “Prefer to self-describe” with a blank 
field. I would  suggest having  either a further question “do  you identify as 
transgender?” with a Yes/No option that would either then have perhaps a pop-up 
with information about our process if they don’t wish their employer to know or 
provides an explanation about how we safeguard their information and  advice on how 
to fill out any  previous names  
OR 
We provide a small blurb before the field where we ask for other names that explains 
this includes names that have  been changed because the applicant is transgender – I 
think asking about transgender status in terms of previous names is more sensitive, as 
long as there is a good explanation given that this is required for vetting purposes and 
will be protected information, as asking for previous names can also be distressing but 


we do have  a legal requirement and good reason to do so. Best to ask transgender 
organisations about appropriate wording for this. 
3. Gender - neutral passports passed in Canada 
Canadians  will soon be able to identify a gender-neutral on their passports. As well as 
the .M' for male and  "F"  for female boxes, citizens will also have  the option of o"X". 
The "X"  will indicate the individual's  gender is unspecified and  will apply  for 
passports and  other documents issued by the IRCC.  (Info provided via  [REDACTED] 
from a paper cutting). 
 
4. Gender neutral title welcomed by customer - twitter post (provided by 
[REDACTED]
 
[IMAGE REDACTED] 
 
 4. Regarding title – I would suggest this as either a blank field or adding  Mx to the 
list if there are to be set options ([REDACTED]  - this has been added) 
Digital Design Questions  
Outstanding questions for digital service team is:  
  Can the whole process be moved  online? 
  How do we design  in the same levels  of privacy? 
  What is the experience like  for those going  through  the service. An early conversation 
[REDACTED] has had with a Transgender Support  group has indicated  it is causing 

many problems  for people  in this situation  and in  particular  the volunteers  working  with 
the support  group. 
  What are the needs of our transgender new and future users – discovery  research is 
planned  and will  involve  help/guidance  from Transgender Support  Groups  + 
[REDACTED] and [REDACTED] talking  to DBS and other orgs. A shout out has also 
been put out on  the cross government  user research group. 
  Further research needed into  ‘prefer not to say’ which we have discussed  as a potential 
option  as evidence currently  pointing  to the transgender community  fighting  for a 
recognised  identity  – X 
  [REDACTED] organising  a workshop  with  the digital  design  team, policy,  staff and 
[REDACTED] 
  The process is currently not on the Agent roadmap 
  Does the IDV solution  draw on sex/gender data field  when performing  the ID check and 
how will  this work in this  process? 
  Should  we compare our titles  against HSBC's 10 gender-neutral  titles  to check if we are 
missing  anything? 
[REDACTED]  
 8. Government Digital Service (and design community discussion) 
https://www.gov.uk/service-manual/design/gender-or-sex    
Asking about sex: "biological sex" and "legal sex" 
Biological sex is not clear cut. It is made up of a huge variety of factors. 
  Biological sex  can change  as time goes  on. Don't assume  that sex  and gender  will 
necessarily agree or disagree.  Many trans women consider their sex to be female.  
  For some people, biological sex is not obvious at birth and may be intersex.  How and when 
biological sex is determined can be a controversial matter. 
 
Some legal teams will argue that sex is more stable than gender, and therefore we can use a 
person's "sex" more easily for legislative purposes. In the UK, the concept of "legal sex" 
exists solely as a contrast to "illegal sex" and has nothing to do with identifying people as 
female, male or anything else. 
 
NHS and clinical records of gender  and sex 
NHS medical records don't currently record sex. The NHS will update a patient's gender 
marker on request, with no requirement for any medical intervention. Once changed, it can 
cause difficulties: for example, trans women being called for smear tests but trans men not 
being called. 
 
HSCIC (Health and Social Care Information Centre) have produced astandards 
document  for the clinical structure and content of patient 
recordshttp://www.aomrc.org.uk/doc_download/9702-standards-for-the-clinical-

structure-and-content-of-patient-records(.pdf), which includes these descriptions for the 
actual records: 
 
1.  Patient sex      Sex at birth. Determines  how the individual  will be treated  clinically. 
 
1.  Gender              As the patient  wishes to portray themselves.   
The standards do not specify the questions to be asked to gather the information, nor 
whether it its appropriate to do so. 
 
Changing  title 
The article currently implies changing your title requires a deed poll. It doesn't; see, for 
example, http://uktrans.info/namechange#2 
(In a form,) ask male or female first? In the pattern, we asked people to test with 
the 'female' option first.  [REDACTED] tried this and reported: We 
tried this  with horizontal  options  and saw one occurrence of a user getting  the answer wrong (a 
male participant  who clicked  the first option).  After that we moved  the options  so they're each on 
their own line.  I've not seen any issues   since. 
  If you do ask for gender, display the options stacked one above the other. 
  Preference for 'other' over 'unspecified' as an option 
Further reading 
Sex and Gender  — article from Formulate Information Design, including 
statistics and a whole lot of references 
It’s Time For People to Stop Using the Social Construct 
ofhttp://www.autostraddle.com/its-time-for-people-to-stop-using-the-social-
construct-of-biological-sex-to-defend-their-transmisogyny-240284/“Biological 

Sex” to Defend Their Transmisogyny 
Buzzfield article: This teenager can't get a bank account because they are female  
Article in the Guardian with stories of parents of intersex children and from 
intersex adults: Male and female: what it is like to be intersex 
https://consult.gov.scot/family-law/review-of-the-gender-recognition-act-2004/  [REDACTED] 


http://www.stonewall.org.uk/ 
http://www.scottishtrans.org/wp-
content/uploads/2017/06/getting_equalities_monitoring_right.pdf,  
including… 
https://uxdesign.cc/designing-forms-for-gender-diversity-and-inclusion-d8194cf1f51 
 
9. MyGov Scot blog on diversity 
https://blogs.gov.scot/digital/2017/01/17/diversity-myths-debunked/