Mae hwn yn fersiwn HTML o atodiad i'r cais Rhyddid Gwybodaeth 'University policies on gender-based violence, sexual misconduct, violence, bullying and harassment'.



Harassment Policy 
Author(s) 
Human Resources Dept 
Area 
Human Resources 
Supporting Document 
N/A 
Implementation Date 
October 2011 
Review Date 
Currently under review (2018) 


GENERAL DETAIL 
As an employer, the University of Derby has a moral and legal responsibility to 
ensure that any form of harassment is prevented and, if this is not possible, to 
respond effectively and promptly when a complaint of harassment is raised. The 
University of Derby expects that all staff wil  themselves observe acceptable 
standards of behaviour and wil  encounter very few problems of harassment 
within their working environment.  
Employers who permit any acts of sexual, sexual orientation, religious, racial, 
disability or age based harassment may find themselves liable under the 
Equality Act 2010. 
Harassment is a great source of stress to an individual, which can seriously 
harm working and social conditions of staff and students. Any difficulty in 
defining what constitutes harassment should not deter staff from seeking advice 
or complaining of behaviour which causes them distress. Anyone who feels they 
are witnessing or experiencing an incident of harassment should talk to 
someone - either a friend, a Human Resource Advisor, or a Manager.  
DEFINITIONS 
Timescales: For the purposes of this policy, one week is deemed to be seven 
days, inclusive of weekends, but exclusive of statutory holidays and 
concessionary days.  
Representation: Parties to a harassment grievance may be accompanied at 
any time through the process by an acknowledged staff representative, this 
could include a member of a professional association, a trade union official, or a 
work colleague of his/her choice. Due to the sensitivity of some cases involving 
harassment, an employee may be represented by a personal friend not acting in 
a professional capacity.  
The Human Resources Department (HRD): Human Resources Department 
may act in an advisory capacity to any party and/or as an independent 
facilitator. In these circumstances Human Resources Department wil  discuss 
the issue(s) of concern. Given their independent role, Human Resources 
Department are not in a position to make decisions, but may offer 
recommendations for resolution.  
Director: For the purposes of this policy, “Director” means a member of the 
University Directorate. 


OBJECTIVE 
The University of Derby is commit ed to providing an environment that is free of 
harassment. No member of staff should have to worry about coming to work 
because of the fear of harassment, bullying or abuse. The University recognises 
that all forms of harassment are unacceptable and wil  respect the particular 
sensitivity of sexual, religious and racial harassment, bullying, age or any other 
form of complaints and their consequences. Any incidents of harassment wil  be 
regarded extremely seriously and may be grounds for disciplinary action, which 
may include dismissal.  
This policy aims to maintain an environment in which harassment is known to be 
unacceptable and informs individual employees how a grievance about 
harassment can be raised. It also identifies at what level such grievances are 
heard, aiming to ensure that any such grievances are dealt with fairly and 
consistently. The policy wil  apply to all members of staff, irrespective of length 
of service or numbers of hours worked, and aims to be non-discriminatory, 
being applied irrespective of sex, marital status, sexual orientation, culture, 
religion, nationality, age, ethnic and national origins, or disability.  
GENERAL PRINCIPLES 
It is the perceptions of those who experience harassment rather than the 
intentions of those accused of harassing which determines what 
constitutes harassment. 
There is not a single definition of harassment, but it can include behaviour which 
is: 

unwanted/offensive to the recipient

intimidating or threatening to the recipient

likely to give rise to a hostile and restrictive environment

Harassment can take the form of obvious racial or sexual harassment, but
can also include

other forms, such as insults or bullying, unfounded criticism on performance
of work tasks, hostility based on age, disability etc.
The University of Derby is responsible for ensuring that the Harassment Policy 
and related procedures are applied fairly, consistently and promptly.  
Both management and members of staff themselves may be hesitant to address 
the issues of harassment given the sensitivity of the subject, or a mistaken belief 
that no problem exists. Human Resources Department are available to provide 
advice and support to any manager or member of staff with regard to 
harassment. Trade Union officials are available to provide advice and support to 
their members.  


When a complaint has been made it wil  be investigated thoroughly and as 
quickly as possible, ensuring that the rights of the alleged harasser are 
protected as well as those of the complainant.  
If a member of staff feels unable to tackle the person concerned, this does not 
constitute consent to the harassment nor wil  it prejudice any complaint s(he) 
may bring. 
The general principle should be that the decision to progress a complaint rests 
with the individual. However, there may be exceptional situations in which that 
principle has to be balanced against the employer’s statutory legal obligations to 
ensure the general welfare of all employees.  
Wherever possible, complaints of harassment should be dealt with informally. 
This is likely to produce solutions which are effective, speedy and with the 
minimum of embarrassment. Although the University wishes to encourage staff 
to exhaust all possible informal channels for the reasons stated above, it is not 
the intention to discourage members of staff from recourse to formal 
procedures.  
GENERAL PROCEDURE 
When a member of staff wishes to raise a harassment grievance, the procedure 
outlined in the Grievance Policy should be followed. This policy provides a 
procedural framework for raising problems informally and formally. It is divided 
into three main stages: informal, formal and appeal. It is not anticipated that all 
harassment grievances wil  go through all procedural stages.  
Whenever possible an informal solution should be sought, but there may be 
some instances where it is appropriate to take formal action immediately. One of 
the main aims of this policy is to make it possible for a member of staff who 
finds it difficult or embarrassing to raise the problem directly with the person 
creating the problem to seek support and/or advice from a third party within the 
University (e.g. a Human Resource Advisor or a Trade Union Representative).  
It is advisable that the complainant should keep a note of the alleged 
harassment and details of the steps s(he) had taken to try to stop the alleged 
harassment.  
Any third party involved in a grievance is at liberty to make notes for future 
reference. Where Human Resources Department is involved, unless expressly 
requested to the contrary, they wil  make brief summary notes and place these 
on the complainant’s personal file held within Human Resources Department in 
case they are required in the future.  
COUNSELLING 
An Employee Assistance Programme (EAP) which includes a counselling service is 
available to all members of staff, which provides the opportunity for individuals to 
discuss their concerns on a confidential and independent basis with a professional 
counsellor. Further information about this service can be obtained from Human 


Resources Department. Any member of staff can take up this option at their 
discretion without prejudicing any harassment complaint.