Mae hwn yn fersiwn HTML o atodiad i'r cais Rhyddid Gwybodaeth 'University policies on gender-based violence, sexual misconduct, violence, bullying and harassment'.


September 2018
University  of Derby  
Professional Conduct and Professional Suitability 
Procedure  
1. Introduction
1.1  The purpose of the Professional Conduct and Professional Suitability  procedure is to ensure 
that students on professional practice focused programmes are professionally fit for practice, and 
to be able to deal with cases where there are concerns promptly, safely, appropriately  and fairly.  
Students on those programmes covered by this procedure adhere to codes of conduct relevant 
to their own professional bodies. Students will be made aware of the content and requirements of 
these on commencing their programme of study. Separate procedures exist to address 
Occupational Health  requirements of fitness to practice where these exist for specific 
programmes.  
1.2  The Student Code of Conduct details what is expected from all students in their behaviour 
and following its rules and regulations.  
This  procedure  applies  to  all  students  studying  one  of  the  PCPS  programmes,  on  or  off  site. 
Students  must  also  comply  with  the  Code  of  Conduct  of  their  relevant  Professional  Statutory 
Regulatory Body.  
1.3 Each College shall produce a list of programmes that use the PCPS policy. This shall be 
reviewed annually and published. Students on these programmes will be informed that the PCPS 
policy applies to them.  
1.4 Issues of student conduct not related to professional conduct or suitability  will be dealt with 
under the University’s disciplinary procedure. However in most instances PCPS is likely to be 
relevant given the high standards of conduct expected from a trainee professional in the 
discipline areas covered by the procedures.  
1.5 Confidentiality  will be maintained throughout  these procedures unless it is identified  that 
there is:  
 an immediate significant risk to the person subject to the procedures or others
 a safeguarding issue relating to a child or vulnerable adult
 information relating to an act of terrorism
 the student agrees otherwise
1.6 In the event that a student as part of the PCPS process makes a disclosure about a 
disability previously unknown the investigator should signpost the student to the Student 
Wellbeing Service, and must address the need to communicate this disclosure to the Student 
Wellbeing Service.  
Where consent to share the disclosure is not forthcoming this should be recorded and stored by 
the *Programme Leader/ Investigator.  If this information is material to the issue being 
*programme leader = Programme Leader, Academic Lead or Workforce Development Fellow
^ PVC/Dean = PVC/Dean of College or Director


considered by the PCPS procedure then a summary of the potential  implications could be 
used as evidence without directly disclosing the disability. 
1.7 There is no requirement for a student to reveal their DBS check during a PCPS 
investigation.  It should be noted that where the issue involves DBS non-disclosure, 
decisions at each stage will be made on the basis of the evidence presented. 
1.8 Normally the procedure will start with an informal first step, which is designed to ensure 
students understand that there is an issue and to attempt, if possible, to support the student to 
take corrective action and prevent the issue from becoming more serious. 
Where the informal approach is not effective, or where the problem is serious, the two formal 
steps may apply.  
1.9 If the findings  of these procedures have an institutional impact they may subsequently be 
referred for consideration under the Disciplinary Procedure under the University  level 
procedures there.  
Additionally,  the PCPS procedure may be invoked  after a disciplinary investigation  into a case 
should there be relevant  concerns about conduct and suitability arising.  
1.10 Records of all PCPS cases will be retained for the duration of the student’s registration on 
the programme and for six years after registration ceases, with the exception of those cases 
which are dismissed with no case to answer as per the outcomes in Section 2.3(i), 3.1.4(i) and 
3.2.6(i).  
1.11 A student may be temporarily suspended as a precautionary measure where this is an 
issue of safeguarding or public protection. In these instances the procedure will follow the 
Disciplinary Procedure Section 4.  
1.12 Where a student is suspended as a precautionary measure as a result of a PCPS concern, 
it is most likely  that the case will be dealt with under the Formal Procedure. 
1.13 At all stages of this Procedure the student is entitled to be accompanied and/or represented 
by a person of their choosing, who may be a member of the Union of Students Advice Centre or 
a member of the University  Community.  The procedure is an internal process, not a legal 
process, and therefore should not be adversarial or legalistic. 
2 Informal Approach 
2.1 Where an issue is raised that is in early stages, or judged by the investigator to be minor in 
nature, an informal approach shall be made.  
2.2 The *Programme Leader (or nominee) will advise the student of the concerns which have 
been raised, ideally within 5 working days and no more than 10 working days of the matter 
coming to light Any evidence to support the allegations  will be copied to the student. The student 
will be invited  to attend a meeting with the *Programme Leader (or nominee), giving at least 5 
working days’ notice. This meeting may at the *Programme Leader’s (or nominee’s) discretion 
include another member of University  staff in order to support the process or other outcome 
going forward. 
2.3 At the meeting the *Programme Leader (or nominee), another member of University  staff 
invited at the *Programme Leader’s (or nominee’s) discretion and the student will discuss the 
matter. The possible outcomes of this meeting are: 
*programme leader = Programme Leader, Academic Lead or Workforce Development Fellow 
^ PVC/Dean = PVC/Dean of College or Director


(i) Dismissed: no further action will be taken. No further action will be taken and no entry made 
on the student’s record.
(ii)Not suitable to be heard under PCPS - Refer to the University Disciplinary Procedure or other 
appropriate University Procedure.
(iii) Issue an advisory note. This will detail the issue and normally include further action 
relating to steps the student can take to address the issue raised. A copy of the advisory note 
will be given  to 

the student,

the *Programme Leader for implementation and monitoring
A copy will also be held on the student's file for reference in any future PCPS investigations. The 
advisory note will be retained for the duration of the student’s registration on the programme 
and for six years after registration ceases. 
(iv) Refer student to Occupational Health / Student Wellbeing / other appropriate support where 
a Health  / Wellbeing related nature issue has been disclosed in relation to the conduct, if a 
concern is identified.
(v) Refer case to Step 1 of the formal procedure: where a satisfactory conclusion cannot be 
achieved under the informal approach. If this is the outcome then the Student Complaints and 
Conduct Team is to be notified  by the *Programme Leader (or nominee). 
2.4 A record of the meeting will be made and signed by both parties, each keeping a signed 
copy 
3 Formal Procedure 
3.1 Consideration by Discipline Lead/Course Director (including Step 1 Meeting) 
3.1.1 The *Programme Leader (or nominee) provides the investigation report to the Student 
Complaints and Conduct Team. This will include a full report of the allegations  of misconduct 
matched to the expectations  of the professional standards appropriate to the course, source 
documentary evidence and notes of informal meeting as signed off by the student and 
programme leader.  Where appropriate  it should also include a summary of action taken to 
address the concerns as part of an informal process or in on programme support. This will be 
compiled in line with data protection legislation. 
The Student Complaints and Conduct Team will provide the report to the Discipline Lead/
Course Director for consideration. 
3.1.2 The Discipline Lead (or nominee) and another Senior Academic from the College not 
previously involved  in the case will meet and on the basis of the preliminary investigator’s report 
will determine the level  of meeting to hear the case based on the severity of the allegations  and 
risk presented by the misconduct.  
Actions identified  will be either: 
(i)
Proceed with Step 1 meeting
(ii)
Refer directly to a Step 2 panel
(iii)
Refer back to the Programme Team for additional  information/ clarification/ evidence/   
   
action 
*programme leader = Programme Leader, Academic Lead or Workforce Development Fellow 
^ PVC/Dean = PVC/Dean of College or Director


This will be notified to the Student Complaints and Conduct team in writing who will make 
arrangements for the appropriate  meeting and notify the student of the proposed course of 
action. 
3.1.3 Step 1 Meeting:  
A Step 1 meeting will normally occur within 10 working days of referral. 
It will be chaired by the Discipline Lead (or nominee) and the Senior Academic will also hear the 
case.  Also present will be the Programme Leader (or nominee). The meeting will be supported 
by a secretary nominated by the Student Complaints and Conduct Team.  
The student will be given  5 working days written notice of the date of the Step 1 meeting. If the 
student does not respond, the meeting may proceed in their absence.  
The student will be provided  with copies of any written material submitted for consideration 
(including the Preliminary Investigation  Report). 
The  student  may  be  accompanied  as  detailed  in  Point  1.3  above.    The  details  of  any 
representation should be notified by the student 3 working days prior to the meeting. 
The student is entitled  to submit a response to the allegations  or additional  information, for 
example, witness statements.  These should be submitted 3 working days prior to the meeting. 
3.1.4 The possible outcomes of a Step 1 Meeting  are: 
(i) Dismissed, no case to answer: No further action will be taken and no entry made on the 
student’s record;
(ii) Not suitable to be heard under PCPS: The matter may be referred to the Disciplinary 
Procedure or other University  process;
(iii) Refer student to Occupational Health / Student Wellbeing Services / other appropriate 
support where a Health and wellbeing related issue has been disclosed in relation  to the 
conduct;
(iv) Issue an advisory note: this will detail the issue and normally include further action 
relating to steps the student can take to address the issue raise. A copy of the advisory 
note will be given to the student, a copy to the *Programme Leader for implementation 
and monitoring and a copy held on the students file for reference in any future PCPS 
investigations. The advisory note will be retained for the duration of the student’s 
registration on the programme and for six years after registration ceases;
(v) Refer case to Step 2 of the formal procedure: where a satisfactory conclusion cannot be 
reached under the Step 1 approach;
(vi) Case proven: In such instances, a consequence as detailed in section 4 of this 
procedure may be given.    On occasion more than one consequence may be appropriate. 
The outcomes of the meeting will normally be communicated to the student at the end of the 
meeting and confirmed in writing within 5 working days of the meeting.  On occasion, it may 
not be possible to reach an immediate conclusion.  In this instance, the Chair will agree the 
timescales and method for completing the Step 1 process with the student. 
 3.1.5 If the student does not accept the outcome they may appeal accordingly as detailed in 
section 5 of this procedure. 
*programme leader = Programme Leader, Academic Lead or Workforce Development Fellow
^ PVC/Dean = PVC/Dean of College or Director


3.2  Step 2 PCPS Panel  
3.2.1  A Step 2 PCPS panel will comprise: 
• a Head of School or Deputy Dean (or nominee)
• a Senior Academic from the College
• an Officer Trustee from the Union of Students 
All will have no previous  involvement in the case. 
Additionally  an external expert in the discipline and/or a DBS signatory may be invited  by 
the Head of School (or nominee) to advise the panel. 
The panel will be supported by a secretary nominated by the Student Complaints and 
Conduct Team. 
3.2.2 The meeting will normally occur within 20 working days of Step 1 referral. 
3.2.3 The student will be given 10 working days written notice of the date of the Step 2 
Panel. If the student does not respond, the meeting may proceed in their absence.  
The student will be provided  with copies of any written material submitted for consideration 
(including the Preliminary Investigation  Report) and the names of panel members and any 
additional  attendees. 
3.2.4 The student may be accompanied as detailed  in Point 1.3 above.    The details of any 
representation should be notified by the student 5 working days prior to the meeting. 
The student is entitled  to submit a response to the allegations  as detailed in the investigation 
report or additional information as appropriate, for example, witness statements.  These 
should be submitted 5 working days prior to the meeting. 
3.2.5 On receiving the information prior to the meeting, the panel may request attendance of 
specified witnesses at the hearing.  The names of any additional attendees will be confirmed 
to the student at least 5 working days before the meeting.  
3.2.6 Possible outcomes of the PCPS Step 2 meeting are: 
(i) Dismissed, as there was no case found to answer. No further action will be taken and no
entry made on the student’s record.
(ii) Not suitable to be heard under PCPS - Refer to the University Disciplinary Procedure or
other appropriate University Procedure.
(iii) Refer student to Occupational Health / Student Wellbeing Services / other appropriate
support where a Health  / Wellbeing related issue has been disclosed in relation to the
conduct, if concern identified.
(iv) Issue an advisory note: this will detail the issue and normally include further action
relating to steps the student can take to address the issue raised. A copy of the advisory
note will be given  to the student, a copy to the *Programme Leader for implementation and
monitoring and a copy held on the students file for reference in any future PCPS
investigations. The advisory note will be retained for the duration  of the student’s registration
on the programme and for six years after registration ceases.
(v) Case proven,  penalty incurred as detailed in section 4 of this procedure.
*programme leader = Programme Leader, Academic Lead or Workforce Development Fellow 
^ PVC/Dean = PVC/Dean of College or Director


The outcomes of the meeting will normally be communicated to the student immediately. 
The student will receive written confirmation of the outcomes within 5 working days.  
3.2.7 If the student does not accept the outcome they may appeal according as detailed  in 
section 5 of this procedure.  
4 Consequences  of a PCPS allegation  being proven at formal  stages.  
4.1  Where it is found that a student has committed a PCPS offence at the formal stages, the 
following penalties  may be applied:  
(i) Advisory note – see point 3.2.6 (iv) above.
(ii) Warning.
(ii) The student may be excluded from University facility and/or Placement facilities for a 
defined period (penalty available  at Steps 1 & 2).
(iii)The student may incur a penalty relating to the use of University facility and/or 
Placement facilities (penalty available  at Steps 1 & 2).
(iv)The student may be suspended from the programme of study for a defined period
(penalty available  at Steps 2 only).
(v) Termination of registration on the programme of study with the option to use achieved 
credits to apply for advanced standing on a different programme (penalty available  at Step 2 
only). 
Consequences (iii), (iv) and (v) above must be confirmed by the Registrar. The Registrar will 
be provided  with the written material considered in the meeting which recommended the 
penalty and a record of the proceedings of that meeting.  
4.2  Where appropriate the Professional Body will be informed.  
4.3  Where appropriate the Independent  Safeguarding  Authority  will be informed. 
4.4  Following suspension or termination of registration the student has no right to return or 
annulment of tuition fees.  
4.5  At the point of termination of registration the student may be considered for an exit 
award.  
5 Appeal  against  the decision  of a Step 1 or Step 2 PCPS decision 
5.1  Right to Appeal  
i. 
Students have the right to appeal against the outcome of a Step 1 hearing or Step 2 
PCPS panel.
*programme leader = Programme Leader, Academic Lead or Workforce Development Fellow 
^ PVC/Dean = PVC/Dean of College or Director


ii.
An appeal will only be allowed on specified grounds:
• if new evidence is available,
• if it can be shown that the correct procedures were not followed
• if the consequence is out of proportion with the offence
iii.
Appeals  must be submitted, in writing, to the ^PVC/Dean  within 10 working days of 
written notification of the outcome following  the meeting, explaining  the reasons for the 
appeal 
5.2  Consideration  of the Appeal  
5.2.1  The ^PVC/Dean  (or nominee) will consider whether there are grounds for appeal. 
5.2.2  Where an appeal is accepted the ^PVC/Dean  will consider the evidence with a Senior 
Academic from the College.  
5.2.3  The ^PVC/Dean  may decide to invite the student to the meeting. In this case the student 
may be accompanied by a friend or a representative as detailed  in point 1.13.  
5.3  Outcome  of the Appeal 
5.3.1  The outcome of an appeal can be to confirm or amend the original  decision and may 
confirm or reduce the original consequence(s).  
5.3.2 The appeal decision is final and completion of internal procedures will be confirmed. 
6 Office  of the  Independent Adjudicator  for Higher Education 
In the event that the student rejects the outcome of the appeal, s/he may request an 
independent review of the process by the Office of the Independent  Adjudicator (OIA).  
In order to do so the student must obtain a Completion of Procedures letter from the University. 
This confirms that the institution has completed consideration of the case through local 
procedures. In such circumstances, the student should forward a completed Scheme 
Application  Form to the OIA, who will review the appeal independently in due course.  Scheme 
Application  Forms are available  from the OIA at:  
Office of the Independent  Adjudicator, 
Second Floor  
Abbey Gate  
57-75 Kings Road
Reading RG1 3AB
Telephone:  01189 599813  
Email: xxxxxxxxx@xxxxx.xxx.xx 
Website: www.oiahe.org.uk  
Glossary of Terms 
1. Vulnerable  Adult
Definition taken from the Protection of Freedoms Act 2012 
*programme leader = Programme Leader, Academic Lead or Workforce Development Fellow 
^ PVC/Dean = PVC/Dean of College or Director