Mae hwn yn fersiwn HTML o atodiad i'r cais Rhyddid Gwybodaeth 'Website Accessibility Disproportionate Burden'.


Accessibility regulations: 
disproportionate burden 
assessment 

 
Find out how we're checking our websites for accessibility issues, and what we 
consider to be a disproportionate burden. 
 
West Suffolk Council is committed to meeting its legal obligations set out in 
the The Public Sector Bodies (Websites and Mobile Applications) Accessibility 
Regulations 2018. 
 
However, we have a complex collection of websites and limited resources to 
check them all for accessibility issues.  
 
You can read our approach to checking our websites, and how we've assessed 
what we consider a disproportionate burden.  
 
Our approach to carrying out accessibility checks 
 
We've looked at the various methods as set out in the GOV.UK guidance on 
deciding how to check your websites. 
 
Most of our websites are hosted in house, running on the same content 
management system.  
 
Most of them are developed from the same system but have some functionality 
which is unique to that site. When an accessibility issue is discovered on one 
site, the changes made to correct it can be copied across to the other websites.  
 
Detailed checks 

 
We use Siteimprove to do automated accessibility and quality control checks on 
all of our websites on a weekly basis. These checks and following up on the 
reports can be complex and can require extra capacity and time with limited 
resources to take the correct action. We have to consider the effects of the 
issues on visitors to our websites, and the time and costs it would take to 
resolve each issue.  
 
We are looking at paying for an outside organisation to audit the main West 
Suffolk website, but due to its size and complexity there are costs involved. 
 
We're planning a detailed accessibility check for: 
• 
the main West Suffolk Council website (https://www.westsuffolk.gov.uk) 
• 
digital transactions, many of which are branded consistently with our main 
site or hosted as a sub-domain, for example for example 
https://planning.westsuffolk.gov.uk 
• 
Our sample of transactions will include highly used services across different 
corporate portals and platforms. 

 

The process for doing a detailed check will include: 
• 
manual testing based on GOV.UK's guidance on doing a detailed 
accessibility check 
• 
automated testing using accessibility monitoring software (Siteimprove)  
We believe it is reasonable to carry out a detailed check for westsuffolk.gov.uk 
and our digital transactions, as this covers the most important content provided 
by West Suffolk Council.  
 
Our Accessibility statement for West Suffolk Council websites covers problems 
we found on our websites and our transactions, and our plans to fix them.  
 
Basic checks 
 
We carry out basic accessibility checks on West Suffolk Council websites every 
time a page is updated.  
 
We have a number of web content editors who are responsible for updating 
content for their service. Their role includes making sure their pages are 
accessible. Their updates then go through an approval process. This picks up 
most accessibility, style and quality issues, but occasionally, due to limited 
resources, time constraints and having to use some third-party systems, we 
have to publish content which is not completely accessible. We are working with 
the services and outside organisations to resolve this. Extra training and 
guidance is available for web content editors and services. 
 
Basic checks are carried out by the service responsible for their webpages on 
each website, based on: 
 
•  automated accessibility monitoring software (Siteimprove), for which we already pay 
£3,000 annually 
•  our own internally produced guidance  
 
Services check content, which may include: 
 
•  their landing pages 
•  content pages that are mostly text based 
•  images, video and audio content 
•  interactive tools and transactions, like forms 
•  pages including login functionality, if the website has them 
•  PDFs and other document types they have 
•  dynamic content like pop-up windows 
•  navigation pages, including their sitemap and pages with search 
functionality 
 
Our Accessibility statement for West Suffolk Council websites covers problems 
we found for our websites and our transactions, and our plans to fix them.  
 
 

 

Disproportionate burden 
 
We have assessed that it would be a disproportionate burden within the meaning 
of the accessibility regulations to pay an auditor to do a detailed check on our 
entire collection of websites and third-party systems.  
 
Our most important content and transactions are provided on our main website, 
westsuffolk.gov.uk, and its associated portals and platforms. We're doing 
detailed checks of these when pages are updated.  
 
However, we do not believe the benefit of paying for detailed checks of our other 
websites would justify the impact on our organisation.  
 
Types of website 
 
West Suffolk Council has 10 websites and an intranet and also hosts two 
partnership websites. 
 
These sites cover a variety of purpose, size and content.  
 
Some are hosted by our organisation; others are hosted and maintained by 
external suppliers, and are managed and paid for by an individual council service 
or directorate.  
 
Most of our sites are relatively small in scale, usage and complexity, and do not 
provide essential transactions. 
 
•  https://www.buryfestival.co.uk (24 pages) 
•  http://www.businessfestival.org  (6 pages) (currently hosted externally) 
•  http://www.mildenhallhub.info (19 pages) (currently undergoing a major revamp) 
•  https://www.moyseshall.org (28 pages) 
•  https://recruitment.westsuffolk.gov.uk (29 pages) 
•  https://www.theapex.co.uk (181 pages) 
•  https://www.weststow.org (43 pages) 
•  https://www.westsuffolk.gov.uk (1,176 pages and around 8,000 documents) 
•  https://www.westsuffolkmarkets.co.uk (16 pages) 
•  https://www.whatsonwestsuffolk.co.uk (488 pages) 
•  https://www.angliarevenues.gov.uk (484 pages) (we work in partnership with Anglia 
Revenues Partnership, and host their website). 
•  https://www.suffolkbuildingcontrolgroup.co.uk (41 pages) (a partnership of Building 
Control services across Suffolk) 
 
 
Estimated cost of paying for detailed audits 

 
At the moment we are investigating the costs of paying for an outside company 
to audit our websites. 
 
The main West Suffolk Council website, with over 1,000 webpages, and over 
8,000 documents, is estimated to be between £6,500 and £26,000. 
 

 

We have assessed the costs for an external expert to do a detailed check (and later 
re-audit) on our full collection of 12 websites. This is assuming: 
• 
westsuffolk.gov.uk and our most essential digital transactions would cost 
between £6,500 and £26,000 for a detailed audit  
• 
three other websites can be considered as ‘large’ and would cost between 
£19,000 and £78,000 for detailed audits 
• 
the rest of our websites can be considered ‘small’ and would cost between 
£10,400 and £31,200 for detailed audits. 
The estimated cost to our organisation overall for detailed audits for all of our 
websites would be between £35,900 and £135,200.  
 
These costs are based on estimates from GOV.UK's guidance on deciding how to 
check your website 
and getting an accessibility audit. This includes: 
•  a third-party day rate of £1,300 
•  about 1 to 3 days to audit a small website 
•  about 5 to 20 days to audit a large website 
Assessment of costs and benefits 
 
We believe that: 
 
1.  The costs of paying for detailed checks for all of our websites would be a 
disproportionate burden on our organisation 
2.  The benefit to users of paying for detailed checks on these websites would 
not be justified 
 
In reaching this decision, we have considered the following: 
 
Our organisation’s size and resources 
 
West Suffolk Council is a local authority managing increasing front-line service 
demands but reducing annual budgets. 
 
The nature of our organisation 
 
We do provide services aimed at people with a disability, but these are generally 
included on our main website, westsuffolk.gov.uk, and associated transaction 
platforms (which we're doing detailed checks of).  
 
How much a detailed check would cost and the impact that would 
have  

 
We believe the potential of paying up to £135,000 just on audits (before we've 
actually fixed anything) is unreasonable. 
 
We also have processes in place to check accessibility when web content editors 
are updating the websites, and Siteimprove does weekly automated checks 
which we act upon. 

 

 
We believe that: 
 
•  maintaining statutory and essential front-line services should be 
prioritised over paying for external website audits 
•  it would be reasonable within the meaning of the regulations for our 
services to carry out basic checks of their websites, and use any available 
budget to fix the main issues found on their sites 
 
Our services will be assisted in their basic checks by: 
 
•  automated accessibility monitoring software (Siteimprove), for which we 
already pay £3,000 annually 
•  internal guidance and support from the Communications Team (two of 
who have specialist web content and user experience) 
 
The Communications Team is a small team, and the scale of coordinating the 
auditing and fixing of our main website and transactions leading up to 23 
September 2020, in addition to their other essential functions, means they lack 
the capacity to carry out a detailed audit of our other sites. Therefore, while this 
would be a disproportionate burden we have put practices in place to mitigate 
some of this including the above bullet points. 
 
How much users with a disability would benefit from making 
things accessible 
 
Our users will benefit from us making our websites accessible. 
 
However, we do not believe that for the majority of our websites the extra 
improvements that could be gained from paying for a detailed check would 
justify the cost over doing a basic check internally. 
 
Please note: While this assessment explains our corporate position on 
disproportionate burden, some services may still choose to carry out a detailed 
check themselves, or pay for one if they are able to budget for it. 
 
Last updated 
 
This assessment was last updated on 17 January 2020.