This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Documents Strategy'.

Bob Duncan 
From:  Parth Malkan 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx 
Role:  Project Support Officer (IT) 
Direct line: 020 3738 6208 
Our ref:      IAT/FOI/0665-19 
Date:         31/12/2019 
 
Dear Bob, 
Request for information under the Freedom of Information Act 2000 (‘the FoIA’) 
Thank you for your email of 22 November 2019 and apologies for the delay in the response 
to your request. 
The request 
In your email you said: - 
“Dear Competition and Markets Authority, 
I would be very grateful if the fol owing requests could be considered: 
1. Please confirm if you are in contract for a ful y outsourced managed print service.  
2. Does this include Multi-Functional Devices (MFDs) and printers?  
3. Please confirm date from and date to of contract awarded and what extensions if any.  
4. Please confirm who the contract was awarded to.  
5. Please confirm the name or job role of the employee that is responsible for the 
management of the printer estate for your organisation.  
6. What are the current mailing processes? E.g franking etc? 
7. Please confirm the current Service Level Agreements (SLA’s) in place and whether these 
SLA’s have been met over the last 12 months.  
8. Please confirm if you intend to go out to tender next time or cal  off an existing framework. 
If so, which one?  
9. How many MFDs do you have?  
10. What is the annual spend on MFDs – including lease costs, consumables, costs per click 
and service charges?  
11. How many printers do you have?  
The Cabot, 25 Cabot Square, London, E14 4QZ • Telephone 020 3738 6000 • Fax 020 3738 6067 
www.gov.uk/cma • xxxxxxx.xxxxxxxxx@xxx.xxx.xx • Twitter @CMAgovUK 
 

12. What is the annual spend on printers – including lease costs, consumables, costs per 
click and service charges?  
13. What is the annual spend on toners outside of any contract that is in place with a 3rd 
party?  
14. Please confirm the annual volumes of mono and colour prints.  
15. How much time a month does the IT team spend on printer queries from end users?  
16. Do you have any mobile print capabilities?  
17. Do you have any secure print capabilities?  
18. What print management software do you use across the organisation?  
19. What remote monitoring software do you use across the organisation?  
20. How many locations do you have? 
21. Is there a Digital Transformation strategy in place and if so who is responsible for this? 
Yours faithful y, 
Bob Duncan” 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 


The CMA’s response 
1. Please confirm if you are in contract for a ful y outsourced managed print service. 
Yes, the CMA has a contract for a fully outsourced print service. 
2. Does this include Multi-Functional Devices (MFDs) and printers? 
MFD’s only. 
3. Please confirm date from and date to of contract awarded and what extensions if any. 
Original contract was awarded 18th August 2017 with extinctions until 17th August 
2020.  
4. Please confirm who the contract was awarded to. 
Canon UK. 
5. Please confirm the name or job role of the employee that is responsible for the 
management of the printer estate for your organisation. 
Head of IT. 
6. What are the current mailing processes? E.g franking etc? 
Franking, this function is outsourced and doesn’t sit within the CMA. 
7. Please confirm the current Service Level Agreements (SLA’s) in place and whether these 
SLA’s have been met over the last 12 months. 
Next working day SLA which are being met by the supplier. 
8. Please confirm if you intend to go out to tender next time or cal  off an existing framework. 
If so, which one? 
Yes, we will go out for tender. 
9. How many MFDs do you have? 
We have 24 MFD’s. 
10. What is the annual spend on MFDs – including lease costs, consumables, costs per click 
and service charges? 
On average £100,000. 
11. How many printers do you have? 
We have 1 printer. 
12. What is the annual spend on printers – including lease costs, consumables, costs per 
click and service charges? 
Less than £100. 
 


13. What is the annual spend on toners outside of any contract that is in place with a 3rd 
party? 
Less than £100. 
14. Please confirm the annual volumes of mono and colour prints. 
790,000 B/W and 626,000 Colour. 
15. How much time a month does the IT team spend on printer queries from end users? 
We do not have the exact numbers but proportionately it’s very little time.  
16. Do you have any mobile print capabilities? 
No, we do not have mobile print capabilities. 
17. Do you have any secure print capabilities? 
Yes, we have secure print capabilities from the MFDs. 
18. What print management software do you use across the organisation? 
Uniflow is the print management software we use. 
19. What remote monitoring software do you use across the organisation? 
Solarwinds is the remote monitoring software we use. 
20. How many locations do you have? 
Currently 4. 
21. Is there a Digital Transformation strategy in place and if so who is responsible for this? 
Yes, Head of IT. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 


Internal Review Process 
If you do not accept the outcome of your request for information, you may seek an Internal 
Review of the CMA’s decision by writing to: 
Information Management Team 
Ninth Floor  
Competition & Markets Authority 
Cabot House 
25 Cabot Square 
London 
E14 4QZ 
 
You may alternatively send an e-mail to xxxxxxxxxxxxxx@xxx.xxx.xx. If you do not seek an 
Internal Review within 40 calendar days of the date of the CMA's response to you, the CMA 
wil  consider that you are satisfied with its response and wil  not be obliged to offer a Review 
of your request outside this timeframe. 
In requesting an Internal Review, please provide reasons why you believe your request for 
information should be considered afresh by the CMA. Your reasons wil  assist the Reviewer 
in addressing your concerns about how your request was handled. 
The CMA wil  deal with your request for a Review within 20 working days of receipt or, if this 
is not possible, it wil  advise you of a date by which the CMA expects to have completed the 
Review. 
You are also entitled to complain to the Information Commissioner, but the Commissioner 
may ask you to complete the CMA’s Internal Review process before taking on your 
complaint: 
The Information Commissioner 
FOI/EIR Complaints Resolution 
Information Commissioner’s Office 
Wycliffe House 
Water Lane 
Wilmslow  
Cheshire 
SK9 5AF 
Yours sincerely, 
 
Parth Malkan 
Project Support Officer (IT) 
xxxxx.xxxxxx@xxx.xxx.xx