This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'FOI request - Chinese embassy/government'.


 
 
 
5 March 2020 
RECORDS MANAGEMENT SECTION 
 
The University of Edinburgh 
File ref: T3/39/201 
Old College 
 
South Bridge 
Edinburgh EH8 9YL 
Jenna Corderoy 
 
Direct Dial 0131 651 4099 
Sent by email: request-619117-
Switchboard 0131 650 1000 
xxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx 
Email xxxxxxxxxxxxxxxxx@xx.xx.xx 
Dear Ms Corderoy 
Your information request 
Thank you for your email of 12 November 2019 requesting information relating to the 
government or embassy of China. I apologise for the lateness of this response. 
The University of Edinburgh is a global university, rooted in Scotland. We are globally 
recognised for our research, development and innovation and we have provided world-
class teaching to our students for more than 425 years. We are the largest university in 
Scotland and in 2018/19 our annual revenue was £1.1 billion, of which £286 million was 
research income. We have over 43,000 students and almost 16,000 staff. We are a 
founding member of the UK’s Russell Group of leading research universities and a 
member of the League of European Research Universities. 
You asked for external and internal correspondence and communications received by the 
Principal and Vice-Chancellor of the University which mentions or refers to the Chinese 
government or embassy for the period 1 January 2019 to 12 November 2019. 
Please find enclosed the information that you requested. You will see that I have 
provided extracts in some cases: in these instances the other information in the 
documents was not related to your request. 
Withheld information 
I have withheld an attendee list for a conference dinner which mentions the Chinese 
embassy because the names of guests are their personal data. This would breach the 
data protection principles set out in data protection legislation. The Freedom of 
Information (Scotland) Act 2002 does not require us to provide this sort of information as 
it is exempt under section 38(1)(b). The conference programme is included in the 
enclosed information. 
I have withheld two project proposals sent to the University which mention the Chinese 
government. I have also withheld an internal email chain primarily about development of 
a commercial relationship, which mentions the Chinese government. Information 
UNIVERSITY SECRETARY Ms Sarah Smith 
The University of Edinburgh is a charitable body, registered in Scotland, with registration number SC005336 
 

 
provided to the University while a project is being proposed or negotiated is provided with 
the expectation of confidentiality, and disclosure of discussions about the potential 
relationship would breach confidentiality commitments. Disclosure of this information 
would therefore be an actionable breach of confidence. The Freedom of Information 
(Scotland) Act 2002 does not require us to provide this sort of information as it is exempt 
under section 36(2).  
I have withheld an internal email chain relating to formulation of potential press 
communications, and an internal email chain primarily about development of a 
philanthropic relationship, which mention the Chinese government. The Freedom of 
Information (Scotland) Act 2002 (FOISA) does not require us to provide this information 
as it is protected under the following exemptions: 
1.  Disclosure would be likely to prejudice substantially the free and frank provision of 
advice, section 30(b)(i) 
2.  Disclosure would be likely to prejudice substantially the free and frank exchange of 
views for the purposes of deliberation, section 30(b)(ii) 
3.  Disclosure would be likely to prejudice substantially the effective conduct of the 
University’s legitimate business, section 30(c) 
These exemptions are subject to the public interest test. There is clear public interest in 
the transparent operation of public authorities. However, there is also a strong public 
interest in in allowing University staff members to share opinions and views with candour 
when considering potential relationships and in allowing the University a private space to 
discuss the public presentation of significant issues. Disclosure of this information would 
substantially inhibit such free and frank exchanges of views for the purposes of 
deliberation and would have a chilling effect on staff members’ ability to raise or freely 
discuss concerns. This would limit future discussion or debate, adversely impacting the 
quality of the University's decision-making. Disclosing the details of the University’s 
ongoing discussions or potential relationships before any relevant agreements have been 
signed would also be likely to substantially damage the effective conduct of the 
University’s legitimate business. This is because disclosing details whilst active 
discussions are ongoing could damage these negotiations. There is a strong public 
interest in allowing the University to operate its business in a way to maximise the 
chances for success, in this case that means allowing us space to conduct discussions in 
private. 
Therefore, in this case, the University considers that the public interest in withholding this 
information outweighs the public interest in releasing it. 
Right to review 
If you are dissatisfied with this response, you may ask the University to conduct a review 
of this decision by contacting the University's Records Management Section in writing 
(e.g. by letter or email) or in some other recorded form (e.g. audio or video tape). You 
should describe the original request, explain your grounds for dissatisfaction, and include 
an address for correspondence. You have 40 working days from receipt of this letter to 
submit a review request. The contact details for the Records Management Section are at 
the top of this letter. When the review process has been completed, if you are still 
dissatisfied, you may use the Scottish Information Commissioner’s guidance on making 
an appeal 
to make an appeal to the Commissioner. If you do not have access to the 
Internet, please let me know and I will provide a copy of the relevant web pages. 

 

 
Privacy notice for information request applicants 
The University of Edinburgh's request privacy notice, which describes how we use the 
information you have supplied about yourself and your request, is published on the 
University website. 
Yours sincerely  
Eleanor Rideout 
Information Compliance Manager 
 
Enclosure: Correspondence and communications received by the Principal and Vice-
Chancellor of the University which mentions or refers to the Chinese government or 
embassy, 1 January 2019 to 12 November 2019 
 
If you require this letter in an alternative format, such as large print or 
a coloured background, please contact the Records Management 
Section on 0131 651 4099 or email xxxxxxxxxxxxxxxxx@xx.xx.xx 


 

Document Outline