Mae hwn yn fersiwn HTML o atodiad i'r cais Rhyddid Gwybodaeth 'Deed poll name changed documentation used for passport applications'.




 
 
 
 
 
Freedom of Information Team  
Globe House  
7th Floor  
89 Eccleston Square 
London 
SW1V 1PN 
 
Email: xxx@xxxx.xxx.xx 
Website: www.gov.uk/hm-passport-
office 

 
 
Email xxx@xxxx.xxx.xxx.xx 
Liz Gailer 
 Website www.gov.uk/hm-passport-
office 

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx  
 
 
Reference: FOICR 55828/19 
 
Date: 21 October 2019 
 
Dear Ms Gailer 
 
Thank you for your email of 6 October in which you ask for information regarding how 
many people used a change of name deed poll to apply for a passport.  
 
Your request has been handled as a request for information under the Freedom of 
Information Act 2000 (FOIA).  
 
I would like to know how many people have used a deed poll name change 
declaration to apply for new or passport renewal  in the last 3 years 
 
Under section 12(1) of the Act, HM Passport Office is not obliged to comply with an 
information request where to do so would exceed the cost limit.  
 
We hold the information which you have requested but we have estimated that the cost of 
meeting your request would exceed the cost limit of £600 specified in the Freedom of 
Information and Data Protection (Appropriate Limit and Fees) Regulations 2004. We are 
therefore unable to comply with it. 
 
The £600 limit is based on work being carried out at a rate of £25 per hour, which equates 
to 24 hours of work per request. The cost of locating, retrieving and extracting information 
can be included in the costs for these purposes.  The costs do not include considering 
whether any information is exempt from disclosure, overheads such as heating or lighting, 
or items such as photocopying or postage. 
 
HM Passport Office receives approximately 200,000 applications for change of name per 
year. Therefore, to identify a change of name through a deed poll would require a manual 
search of all our records, and it is not possible to search this many records within the cost 
limit. 
 
 
 
 
Passport Adviceline: 0300 222 0000 
Email us at foi@hmpo.gov.uk 
Visit our website at www.gov.uk 
 
 



If you refine your request to the overall number of name changes received, so that it is 
more likely to fall under the cost limit, we will consider it again. Please note that if you 
simply break your request down into a series of similar smaller requests, we might still 
decline to answer it if the total cost exceeds £600. 
 
If you are dissatisfied with this response you may request an independent internal review 
of our handling of your request by submitting a complaint within two months to 
xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xxx.xx, quoting reference 55828/19. If you ask for an internal 
review, it would be helpful if you could say why you are dissatisfied with the response.  
 
As part of any internal review the Department's handling of your information request would 
be reassessed by staff who were not involved in providing you with this response. If you 
were to remain dissatisfied after an internal review, you would have a right of complaint to 
the Information Commissioner as established by section 50 of the FOIA.  
 
 
Yours sincerely 
 
 
 
C Parsons 
Freedom of Information Team 

Passport Adviceline: 0300 222 0000 
Email us at foi@hmpo.gov.uk 
Visit our website at www.gov.uk